Руководства, Инструкции, Бланки

бланк документа формуляр документа img-1

бланк документа формуляр документа

Рейтинг: 4.9/5.0 (1843 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Бланк документа формуляр документа

Постановление Госкомстата РФ от 25.05.1998 N 55 (ред. от 26.03.1999) "Об утверждении Отраслевого (ведомственного) стандарта на формуляр - образец государственного статистического наблюдения"

2. Формуляр - образец

2.1. Настоящий стандарт устанавливает форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы отчетно - статистической документации, а также требования к построению формуляра - образца, основные реквизиты, правила их расположения и требования к бланкам.

2.2. Документы, входящие в состав системы государственного статистического наблюдения, необходимо оформлять на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

2.3. Размер левого поля на лицевой стороне должен быть не менее 20 мм, правого поля - 10 мм. При печатании документов на оборотной стороне листа размер левого поля должен соответствовать размеру правого поля на лицевой стороне, размер правого поля должен соответствовать размеру левого поля на лицевой стороне. Размер верхнего и нижнего полей должен быть не менее 10 мм.

2.4. Документы, входящие в состав системы государственного статистического наблюдения, должны состоять из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской, в пределах которых располагается пять зон.

Реквизиты документа следует располагать в соответствующих зонах, установленных для них на формуляре - образце (Приложение N 1). Допускается располагать реквизиты параллельно длинной стороне листа (горизонтальное расположение) или короткой стороне листа (вертикальное расположение).

2.5. В зоне 1 располагается гриф "Федеральное государственное статистическое наблюдение" ("региональное государственное статистическое наблюдение"). Под ним приводится текст: "Конфиденциальность гарантируется получателем информации" и далее под текстом: "Непредставление или нарушение сроков представления информации, а также ее искажение влечет ответственность, установленную Законом Российской Федерации от 13 мая 1992 г. N 2761-1 "Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности".

2.6. В зоне 2 по центру указывается наименование документа ("СВЕДЕНИЯ О. ") и период, за который (или дату, на которую) представляется статистическая информация. В правой стороне под наименованием документа приводится индекс (номер) формы, наименование документа о ее утверждении и периодичность представления информации. С левой стороны под наименованием документа располагается адресная часть (кто и кому представляет документ) и сроки его представления.

2.7. В зоне 3 указывается наименование отчитывающейся организации и ее почтовый адрес. В этой зоне также располагается кодовая часть, включающая коды: формы - по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), организации - по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), вида деятельности - по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП), отрасли - Классификатору отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), территории - по Общероссийскому классификатору объектов административно - территориального деления (ОКАТО), министерства (ведомства), органа управления - по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), формы собственности - по Классификатору форм собственности (ОКОПФ), организационно - правовой формы - по Классификатору организационно - правовых форм (ОКФС), а также предусмотрена резервная графа для возможного использования локальных кодов.

Коды (за исключением кода формы по ОКУД) проставляет отчитывающаяся организация на основе информационного письма ГМЦ Госкомстата России или территориального органа Госкомстата России.

Реквизиты зон 1 - 3 следует располагать только на лицевой стороне.

2.8. В зоне 4 располагается содержательная часть документа. При этом показатели содержательной части форм статистической отчетности могут располагаться в виде графо - клеток или в виде вопросника, где все показатели располагаются последовательно в порядке очередности.

Структура содержательной части формы в зоне 4 должна быть максимально унифицирована для обеспечения единого подхода к процессу автоматизированной обработки статистической информации. Нумерация всех разделов должна начинаться с 1. Подразделы нумеруются комбинацией цифр X, V, где X - номер раздела, V - номер подраздела. Все строки зоны 4 нумеруются последовательно сквозной нумерацией во всех разделах, начиная с первой строки первого раздела (подраздела). В разделе (подразделе) все показатели располагать в подлежащем или сказуемом (иное не рекомендуется).

Данные зоны 4 следует располагать на лицевой стороне документа. Допускается также расположение их частично или полностью на оборотной стороне или последующих страницах.

2.9. В зоне 5 приводятся подписи руководителя организации и должностного лица (с расшифровкой должности), ответственного за составление формы, с указанием фамилий подписывающих форму лиц, номера контактного телефона и даты составления документа.

В документах, состоящих из двух и более страниц, реквизиты зоны 5 следует располагать на последней странице.

(п. 2.9 в ред. Постановления Госкомстата РФ от 26.03.99 N 21)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.10. В документе указываются номера страниц, начиная со 2-й, если формуляр состоит из нескольких страниц.

2.11. Проектирование формуляра - образца производится на ПЭВМ с использованием текстового редактора Word. При этом следует соблюдать следующие параметры:

- шрифт - Times New Roman;

- размер шрифта - 10;

- межстрочный интервал - одинарный;

- размер шрифта для наименования разделов формы - 12.

Гриф "Федеральное государственное статистическое наблюдение" ("региональное государственное статистическое наблюдение") набирается прописными буквами, жирным шрифтом. Текст "Конфиденциальность гарантируется получателем информации" и название формы печатаются прописными буквами.

2.12. Бланки форм государственного статистического наблюдения следует изготавливать в соответствии с формуляром - образцом.

При наличии свободного места на бланке допускается печатать типографским способом инструктивные указания по заполнению формы.

Другие статьи

Формуляр-образец ОРД

Формуляр-образец ОРД

Формуляр - совокупность реквизитов, из которых состоит документ.

Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов например, приказа, акта. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в ОКУД. В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для каждого реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учётом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Формуляр–образец документа – модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов.

Формуляр–образец документа является шаблоном, по которому должны составляться документы. Формуляры-образцы, как правило, приводятся:

Ø в стандартах

Ø в инструкциях

Ø в методических пособиях по ДП

схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия.

Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

Формуляр–образец служит целям унификации и стандартизации документов.

На основе государственных формуляров–образцов могут разрабатываться формуляры–образцы для какой-либо отрасли или конкретного предприятия.

Единые требования к оформлению всех документов, входящих в систему ОРД, унифицированы и закреплены в ГОСТ Р6.30–97. Стандарт обязателен для применения во всех организациях, независимо от организационно-правовой формы. Данные требования по оформлению документов обязательны в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает максимальный набор реквизитов . используемых при оформлении документов, и определяет место их расположения на документе .

Состав реквизитов в конкретном документе зависит от его вида. Отсутствие даже одного реквизита приводит к тому, что документ теряет юридическую силу и становится недействительным .

Формуляр-образец применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей. - не бо­лее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле до­кумента почти всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависи­мости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом - реквизит 01 «Го­сударственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъек­та Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типо­графским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.

Правое поле - 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Расчет положения реквизитов на рабочем поле документа по знакам печати для формата А4 и А5

Количество букв от полей

Все темы данного раздела:

Субботина Н.А.
Преподаватель дисциплины «Документационное обеспечение управления» Екатеринбург Содержание Введение. 4 Тема №1. Краткая характеристи

Тема №1. Краткая характеристика современного делопроизводства
Краткая история делопроизводства. Современное делопроизводство: цель, функции и принципы. Система делопроизводства Концепции офисных технологий Т

Основные функции и принципы делопроизводства
Основные функции делопроизводства:(от лат. функция – «исполнение, осуществление») Ø обеспечивающая – обеспечение процесса предприятия докуме

Система делопроизводства
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопро

Концепции офисных технологий
В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы: труд, энергия, полезные ископаемые – можно добывать, перерабатывать, использова

Офис как информационная система
С этой точки зрения офис рассматривается только как производственная система, основной продукт которой – информация в различных видах, а весь информационный процесс в аппарате упр

Офис как коммуникативная система
Анализ учрежденческой деятельности показывает, что значительную часть времени сотрудники уделяют коммуникациям (общению), т.е. действиям, результатом которых напрямую не является составление

Тема № 2. Нормативно-правовая база ДОУ как основа технологии процессов управления
Понятие нормативно-методической основы ДП Виды нормативных документов, регулирующих вопросы делопроизводства Инструкция по ДП организации Систе

Законы и подзаконные акты РФ
Важнейший для делопроизводителя документ Ø Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ(с изм. от 10 января 2003 г.)

Государственные стандарты
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв Приказом Главархива

Государственные и отраслевые инструкции
Типовая Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68, которая содержит общие требования к функционированию служб делопроизводст

Локальные акты предприятия
К числу основных нормативных актов предприятия, регламентирующих отдельные направления осуществления ДОУ, следует отнести: · Правила внутреннего распорядка; · Пол

Задачи и функции службы делопроизводства.
Независимо от названия службы делопроизводства основной целью ее деятельно­сти является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Достиже­

Организационные формы работы с документами
Делопроизводство может быть организовано в централизованной, децентрализованной или смешанной форме. Централизованная форма — это выполнение всех технологически

Должностной состав службы делопроизводства
Согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, а также Квалификационному справочнику[10], по характеру труда работники службы делопрои

Документ и система документации. Понятие о документационном обеспечении управления
Понятие «документ», «информация», «документирование», «документационное обеспечение управления» и «текст» Управленческая деятельность и её документирование Классификация документо

Юридическая сила документа и его значение
Документ возник, чтобы зафиксировать информацию и придать ей законность, правомерность (юридическую силу). Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован: орг

Основные направления совершенствования документации
Основным направлением совершенствования работы с документа­ми является унификация и стандартизация. Под унификациейпони­мается приведение чего-либо к единой системе, форме, единооб

Унификация и стандартизация
В документоведении унификация и стандартизация – это процесс установления единообразия при создании и оформлении документов. Унификация документов предполагает: ·

Унифицированная система документации
В итоге многолетних усилий по совершенствованию документации было унифицировано свыше 35000 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор

Состав управленческих документов на предприятии
Основные группы документов: · организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инс

Основные группы управленческой документации на предприятии в составе УСОРД
1. Документация по созданию предприятия (организации, учреждения) 2. Документация по реорганизации предприятия (организации, учреждения) 3. Документация по ликвидации предприятия

Организация службы документационного обеспечения в банке
Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке. Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность служб документационного обеспечения. Взаимодействие службы д

Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке
Делопроизводство в банке осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, секретарем руководителя или другим должностным лицом банка.

Унифицированная система банковской документации
1. Платежная документация по безналичным расчетам через банки 2. Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков 3. Документация по кредитным операциям банков

Тема № 6. Общие правила оформления документов
Каждый документ состоит из отдельных элементов (реквизитов): текст, подпись, печать, дата, адрес и др. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. В разных

Состав реквизитов. Правила оформления реквизитов
01 – Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с ФКЗ «О государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, ч.1

Обязательные реквизиты
Требования к минимальному составу информационных элементов (реквизитов) для любого документа определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 «

Конструкционная сетка
Формуляр-образец устанавливает определенные требования к пост­роению конструкционной сетки. Конструкционная сетка- эта сетка, состоящая из горизонталь­ных и вер

Нулевое положение табулятора
От нулевого положения табулятора печатаются следующие рекви­зиты: ü наименование организации; ü справочные данные об организа­ции; ü наименование вида доку

Постоянные и временные реквизиты
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян­ными и переменными. К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но присутствуют на докуме

Перечень документов, на которых ставится печать
Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.) Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов. Довереннос

Тема № 7. Организационно-распорядительная документация
7.1. Организационные документы 7.2. Распорядительные документы 7.3. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Современное деловое письмо

Организационные документы
Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить её структуру, определить штатную численность, состав работников по должностям, определить функции структурных по

Положения
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа

Инструкция
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. - а

Должностная инструкция
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия. Должностная инструк

Распорядительные документы
(постановления, распоряжения, решения, приказы, указание, поручение) Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону. Стадии подготовки распорядител

Распоряжение
Распоряжение– это правовой акт, документ, издаваемый руководством предприятия для разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной и административной д

Решение
Решение– документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. Решения могут приниматься по разнообразным вопросам

Протокол
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол составляется при проведении особо в

Справка
Справка– это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов. Справки бывают двух основных видов: Ø справки, подтверждающие

Доверенность
Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Осуществление доверяемых полномочий зависит от воли предст

Докладная и служебная записки
Докладная записка – документ, адресованный руководству (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Телеграмма
Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей

Телефонограмма
Телефонограмма –обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Она используется для опера

Понятие и реквизиты служебных писем
Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведом

Виды служебных писем
В ряде случаев составляются сопроводительные письма – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов, когда направляемый адресату осно

Тема № 8. Правила и формы коммерческой переписки с деловыми партнерами
При составлении писем деловым иностранным партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам, т.к. существуют международные стандарты на основные коммерческие документы. Делово

Договор
Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Заключение конкретного контракта обычно начинае

За недопоставку и убытки
Сумма претензии ____ руб. Согласно договору (контракту) от 01.02.2005 № ____ Ваша организация должна была поставить _______________________________

Претензия
Согласно договору от 01.02.2005 № 17/а ЗАО «СЕЗАМ-ПЛЮС» взяло на себя обязательство по изготовлению, доставке и установке 4 деревянных, покрытых дубовым шпоном, дверей. Согласно п.п. 4.3,

За недопоставку и убытки
Сумма претензии ____ _______ руб. Согласно договора (контракта) от 01.02.2005 № ____ Ваша организация должна была поставить _______________________

Ответ на претензию
Ответ на претензию может содержать следующие варианты: - о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято; - об удовлетворении претензии полнос

Исковые заявления
Исковые заявления составляются для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отношениях работника и предприятия. В заголовочной части заявления указываютс

И оплате за время вынужденного прогула
00.00.2006 Я, ФИО, работал (а) _____________________________________________________________________ (должность, выполняемая работа

Повреждением здоровья
00.00.2006 Я, ФИО, работал (а) на (в) _______________________________________________________________ (наименование предприятия, учреждения, органи

Ущерба, причиненного работодателю
________________________ _____________ работает ___________________________________ (ФИО ответчика) (указать место работы и должность) С ним заключен договор о пол

О взыскании заработной платы
00.00.2006 Я, _____________________________________________________________________________, работаю ФИО _________________________________________________

О взыскании неустойки за недопоставку
(просрочку поставки) продукции Цена иска _______ руб. Согласно договору, заключенному между нашими предприятиями (заказу, принятому к исполнению),

Документоведение и процессуальные документы

/ Документоведение и процессуальные документы

Специальность (направление): юриспруденция

Форма обучения: все

Форма контроля:зачёт

Форма проведения: письменно

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЁТУ

1.Предмет и задачи дисциплины «Документоведение. Процессуальная документация».

2. Возникновение и история развития делопроизводства в России.

3.Понятие и функции «Документа»

4. Классификация документов.

5.Понятие и значение делопроизводства.

6.Понятия официальный документ и служебный документ.

8.Понятие бланк документа и его виды, формуляры документов.

8. Основные реквизиты служебного документа.

8. Понятие реквизит документа.

9. Состав реквизитов документов.

13. Формат документа, размеры бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве.

Размеры полей, используемые в документах.

Способы нумерации страниц документа.

Корректурные знаки, используемые при правке текста.

Техника составления и редактирования документов.

Понятие документооборота и его принципы.

Состав кадровой документации.

Документация, используемая при приеме на работу, переводе и увольнении. =35

Особенности оформления деловой корреспонденции по внешнеэкономической деятельности.

Общая характеристика документов личного характера.

Понятие процессуального документа. Требования к процессуальным документам.

Классификация процессуальных документов.

Требования, предъявляемые к составлению процессуальных документов.

Правила подачи жалоб.

Порядок рассмотрения жалобы. = 36

Понятие "экспертиза ценности документа"

Что включает в себя контроль исполнения документов.

Понятие "приказ" и "судебный приказ". = 39

Понятие "система документации" и "унифицированная система документации".

Суть унификации и стандартизации делопроизводства.

Макет и формуляр документа.

Документация, используемая при приеме на работу, переводе и увольнении. = 20

Порядок рассмотрения жалобы. = 27

Понятие "процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства".

Понятие "юридическая сила (статус) документа".

Понятие "приказ" и "судебный приказ". = 31

Правила и сроки хранения служебных документов.

В УТВЕРЖДЕННОМ СПИСКЕ ВОПРОСОВ НЕТ ВОПРОСОВ ПОД №7, №10, №11 И №12, И ЕСТЬ ТРИ ВОПРОСА ПОД №8. Нумерация ответов сохранена оригинальная.

1. Предмет и задачи дисциплины «Документоведение. Процессуальная документация».

Под документом необходимо понимать любой письменный источник, содержащий законы, указы, распоряжения, указания, разъяснения, в которых содержатся изложенные факты или действия, предоставляемые юридическим или физическим лицом в другие инстанции. Документ издается, передвигается между организациями, обрабатывается и хранится по определенным правилам, которым признана сила закона или ГОСТа. Таким образом, документам придана стандартная форма, установлен порядок прохождения документов как в самой организации, так и за ее пределами, а также порядок регистрации и хранения. Изучение этих вопросов и является задачей и предметом изучения курса.

Предметом курса являются документы и способы документации. Документ: как на традиционном бумажном носителе, так и на дискете, CD-диске.

2. Возникновение и история развития делопроизводства в России.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе нее принимаются управленческие решения.

Делопроизводство в Древней Руси (11-15 века) было тесно связано с дипломатическими отношениями и необходимостью оформления правовых документов – договоров с государствами, переписки, купчих грамот и пр. Гос.учреждений не было, документооборота фактически не было, системы делопроизводства не было. В 13-14 веках с увеличением числа документов, начали формироваться традиции составления и хранения документов. Первые хранилища документов – в монастырях.

Впервые делопроизводство стало появляться в России с конца 15 века. Первым центральным органом были приказы (центральные органы гос.власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления) и приказные избы (органы государственного управления на местах). Впервые в этих органах и зародилась работа с документами и формировался свой штат чиновников. В их производстве находились входящая и исходящая документация, которая регистрировалась с проставлением порядкового номера, автора документа, даты. Документы собирались в хронологическом порядке (как и сейчас), склеивались и заверялись дьяком на оборотной стороне. Документы этого периода имели форму свитка, длина которого была значительной. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. В период Приказного делопроизводства Царь (=высший орган власти) издавал Указы, Акты, Жалованные Грамоты. Боярская дума издавала Приговоры. На всех документах указывался титул, звания и полномочия, издавших их. С этого периода в наше время перешло слово "волокита".

Глубокое преобразование в аппарате управления проводил Петр 1. В 1717-1718 г.г. им были отменены приказы и приказные избы и введены коллегии, сенат, канцелярии, появилось коллежное делопроизводство, появились впервые должности секретаря, обер-секретаря, а также кабинет секретаря. Петр 1 издал "Генеральный регламент государственных коллегий", регламентирующий деятельность секретарей по ведению делопроизводства. Впервые определен порядок учета и хранения документов. Появилось слово архив.

В 1802 году коллегии заменены министерствами, которыми строго была определена компетенция их руководящих работников (должностные инструкции) с правом подписания каждым работником определенных видов документов. Для переписки стали применять бланки.

1917-1945гг. Первый этап советского делопроизводства. Уменьшаются размеры бумаги и ее сорт для документов. 20-е гг. – разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков, а также стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок, и т.д.). 30-е гг. - утверждается термин документ.

1945-1990гг. Второй этап советского делопроизводства. 1965 - создаются основные положения единой гос. системы делопроизводства (ЕГСД). 70-80-е гг. - создаются ГОСТы. Начало 90-х гг. – издание Общероссийского классификатора управленческой документации.

3. Понятие и функции «Документа»

Понятие "документ" является фундаментальным в документоведении, оно широко используется во всех сферах производственной и общественной деятельности. В зависимости от специфики отрасли "документ" понимают по-разному. На международном уровне признано было определение "документа", разработанное Международной организацией по стандартизации (ИСО): документ – записанная информация, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Согласно стандарту ИСО информация может быть записана любым способом фиксирования (с точностью до знака, изображения, звука). Наиболее широкое определение по ГОСТу 8.04-98: документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Функции документа – это его место и роль в обществе, целепологание как материального объекта.

Информационная – фиксация, хранение и передача информации во времени и пространстве.

Коммуникативная –передача, обмен информации.

Социально-культурная (кумулятивная) – накапливание информации с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколения.

Бланк документа формуляр документа

ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к построению формуляра-образца


ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА


Unified systems of documentation.
Requirements for lay-out of standard form

Дата введения 1988-01-01

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Главным научно-исследовательским центром ведения общесоюзных классификаторов Государственного комитета СССР по стандартам (ГНИЦВОК Госстандарта)

О.А.Чертищев; Н.Н.Федотов, канд. техн. наук; В.А.Архипов (руководитель темы); С.А.Алексеева (руководитель темы); Л.М.Азаренкова; В.М.Устинов, д-р ист. наук, проф.; В.И.Кокорев, канд. техн. наук; Н.М.Богинская, канд. техн. наук; А.И.Чугунов, д-р ист. наук, проф.; А.В.Пшенко, канд. ист. наук; А.К.Сокова, канд. ист. наук.

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 30.03.87 N 1056

4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ


Настоящий стандарт устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов.

Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций, и организационно-распорядительную документацию.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документы, используемые на различных уровнях управления народным хозяйством, должны создаваться на унифицированных формах.

1.2. Унифицированные формы документов на бумажном носителе необходимо проектировать на основе формуляра-образца с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Формирование документов на магнитном носителе - пo ГОСТ 6.10.3 .

1.3. Формуляр-образец строится для множества документов, объединенных их функциональным назначением и уровнем использования: общесоюзные, отраслевые (ведомственные), республиканские документы.

1.4. Функциональное назначение унифицированных форм документов должно соответствовать классу Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД)*.
________________
* На территории Российской Федерации действует ОК 011-93 .

1.5. Формуляр-образец для межотраслевых (межведомственных) форм документов общесоюзного назначения утверждается министерством (ведомством) - разработчиком унифицированной системы документации (УСД) соответствующего функционального назначения.

Для отраслевых (ведомственных) республиканских форм документов формуляр-образец утверждается министерством (ведомством) по согласованию с министерством (ведомством) - разработчиком УСД соответствующего функционального назначения.

Необходимость разработки формуляра-образца определяется министерством (ведомством) СССР и союзной республики.

1.6. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества, после унификации этих реквизитов и определения необходимых для их размещения площадей.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.

1.7. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов.

Описание может содержаться на стандартных листах бумаги или записано на машинном носителе.

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ НА ОСНОВЕ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА

2.1. Формуляр-образец устанавливает:

1) форматы бумаги;

2) служебные поля;

3) конструкционную сетку;

4) расположение частей и зон;

5) расположение реквизитов.

2.2. Формат бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме унифицированного документа.

2.2.1. Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов A3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105х148 мм) по ГОСТ 9327 .

В виде исключения для отдельных форм документов, устанавливаемых министерствами (ведомствами) - разработчиками унифицированных систем документации, допускается применение других форматов бумаги.

2.2.2. Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное.

При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L, например, A4L.

2.3. Для унифицированных форм документов формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее:

1) для лицевой стороны листа:

поле подшивки (левое или верхнее) - 20 мм

левое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за левое), нижнее и правое - 10 мм;

2) для оборотной стороны листа:

поле подшивки (правое или верхнее) - 20 мм

правое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за правое), нижнее и левое - 10 мм.

2.4. Конструкционная сетка формуляра-образца

2.4.1. Конструкционная сетка формуляра-образца образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.

2.4.2. Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно быть:

1) между соседними вертикальными линиями - 2,6 мм (шаг письма);

2) между соседними (горизонтальными линиями - 4,25 мм (межстрочный интервал).

Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм.

2.4.3. Линии конструкционной сетки имеют порядковые номера в соответствии с черт.1.


Конструктивным элементом проектируемых форм документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями.

Конструктивным элементом может быть также базисный прямоугольник, включающий две и более ячеек конструкционной сетки.

2.4.4. Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линиями конструкционной сетки, ограничивающими ячейку или базисный прямоугольник; между номерами ставится точка.

2.4.5. Количество вертикальных и горизонтальных линий конструкционной сетки приведено в табл.1.


Примечание. В целях обеспечения рационального использования бумаги допускается изменять диапазон используемых горизонтальных линий конструкционной сетки в заголовочной и содержательной частях формуляра-образца.

2.5.2. Зоны формуляра-образца устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак тире.

2.5.3. В пределах, заголовочной части формуляра-образца устанавливаются две зоны:

1) зона 1 - для размещения реквизитов в заголовочной части документа;

2) зона 2 - для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа.

Заголовочная часть документа включает реквизиты, наносимые на бланк документа при его составлении.

2.5.4. Рекомендуется размещать реквизиты заголовочной части документа в линейной (анкетной) форме. Кодовые обозначения размещают в виде столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к которому он относится в соответствии с черт.2.


Допускается размещать кодовые обозначения реквизитов заголовочной части документа по строке таким образом, чтобы порядок следования кодов повторял порядок следования обозначаемых ими реквизитов в соответствии с черт.3.

2.5.5. Реквизиты заголовочной части документа при размещении кодовых обозначений в виде столбца рекомендуется формировать в границах зон 1 и 2 в соответствии с табл.3.

Примечание. Для формата А6 размещение кодовых обозначений по строке не допускается.

2.5.7. В границах содержательной части формуляра-образца следует выделять специальную зону для записи реквизитов, подлежащих дальнейшей обработке средствами организационной или вычислительной техники.

Реквизиты, подлежащие дальнейшей обработке, рекомендуется не прерывать другими реквизитами, а границы их расположения следует выделять жирной линией.

2.5.8. В границах оформляющей части формуляра-образца устанавливается одна зона.

2.6. Требования к расположению реквизитов

2.6.1. Унифицированные формы документов должны содержать следующие реквизиты:

1) наименование формы;

3) наименование организации - составителя документа;

4) код организации - составителя документа;

5) дата документа;

6) постоянные реквизиты документа;

2.6.2. Состав дополнительных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) - разработчиками унифицированных систем документации.

В число дополнительных реквизитов формуляра-образца рекомендуется включать:

1) адрес организации - составителя документа;

2) наименование получателя (лей) документа;

3) периодичность представления документа и/или срок его представления;

4) гриф утверждения формы документа.

2.6.3. При размещении реквизитов формуляра-образца определяют поля данных, границы расположения реквизитов формуляра-образца, наносимых при проектировании форм документов.

Поля данных характеризуются координатами верхней левой и нижней правой ячеек определенного поля данных или соответствующими координатами базисных прямоугольников, между которыми ставится знак тире.

Пример. Координаты ячеек 1.0-5.57 определяют поле данных реквизита "Наименование формы", координаты ячеек 1.58-3.68 - поле данных реквизита "Код формы" по ОКУД, в соответствии с черт.2.

2.6.4. Ячейка конструкционной сетки является полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.

Поля данных реквизитов определяются исходя из максимального количества знаков, необходимых для записи данного реквизита.

2.6.5. В зоне 1 формуляра-образца размещают реквизиты, идентифицирующие конкретный документ, с обязательным включением реквизитов "Наименование формы" и "Наименование организации - составителя документа", и определяют поля данных для размещения переменных реквизитов заголовочной части документа.

2.6.6. В зоне 2 размещают реквизиты "Код формы" и "Код организации - составителя документа" определяют поля данных для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа и размещают обозначения используемых классификаторов. Первым располагают код формы документа. Для обозначения классификаторов используют их сокращенные наименования, например, для обозначения общесоюзных классификаторов используют их аббревиатуру.

2.6.7. В содержательной части формуляра-образца размещают реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и (или) устанавливают поля данных, предназначенные для размещения реквизитов содержательной части документа, с учетом границ установленных зон.

Реквизиты содержательной части документа следует размещать на лицевой и оборотной сторонах листа, при этом установленный для оформляющей части диапазон горизонтальных линий конструкционной сетки используется на последней странице документа.

2.6.8. В оформляющей части формуляра-образца размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам проектируемой совокупности форм, с обязательным включением реквизитов "Дата документа" и "Подпись". Эти реквизиты и требования к их расположению определяют министерства, ведомства - разработчики УСД.

3. ТРЕБОВАНИЯ К РАЗРАБОТКЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

3.2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного в соответствии с разд.2 с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготовляются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.3. Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5*. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.
________________
* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 1.5-92 **.

** На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 1.5-2004. - Примечание "КОДЕКС".

3.4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общесоюзных классификаторах технико-экономической информации (ОК ТЭИ).

3.5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

В унифицированных формах документов общесоюзного назначения должны применяться коды ОК ТЭИ. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов ОК ТЭИ, рекомендуется указывать кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору общесоюзных классификаторов (ОКОК)*.
________________
* На территории Российской Федерации действует ОК 026-95 .

3.6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.

3.7. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и/или ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

3.8. Требования к текстам документов и порядок их изложения - по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

3.9. Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОК ТЭИ.

4. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ БЛАНКОВ

4.1. Бланки форм документов должны быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники.

4.2. Бланки должны быть изготовлены в соответствии с утвержденной формой в масштабе 1:1.

Запрещается изготовлять типографским способом и применять бланки документов, не утвержденные и не прошедшие регистрацию в установленном порядке, не имеющие кода формы.

4.3. Для бланков документов применяют бумагу по ГОСТ 6861. Бланки должны печататься краской одного цвета, как правило, черного; формы, предназначенные для размножения, выполняют только на белой бумаге.

4.4. При изготовлении бланков документов полиграфическим способом размеры типографских шрифтов должны обеспечивать выполнение требований соответствующего формуляра-образца и определяются по согласованию организации - разработчика формы документа с организацией, изготовляющей бланк документа.

4.5. Требования к шрифтам, линиям, текстовым частям документов, изготовляемым с АЦПУ - по ГОСТ 2.004 .

4.6. Отклонения размеров бланков, граф формы и др. не должны превышать ±1 мм от размеров, установленных формой документа.

4.7. На нижнем поле бланка следует печатать выпускные данные в соответствии с ГОСТ 7.4 .

Текст документа сверен по:
официальное издание
Унифицированные системы документации: Сб.ГОСТов. -
М. ИПК Издательство стандартов, 2001

ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к построению формуляра-образца