Учет бланков строгой отчетности (БСО)

Согласно действующему законодательству все субъекты предпринимательской деятельности при осуществлении расчетов наличными денежными средствами обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Однако, законодательство позволяет индивидуальным предпринимателям обходится без неё, в таком случае используются бланки строгой отчетности. В связи с эти на предпринимателе лежит обязанность организовать учет бланков строгой отчетности.

Сразу отметим, что все вопросы относительно использования, хранения, учета, уничтожения бланков строгой отчетности детально регламентированы в «Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», утвержденном Правительством РФ. Согласно данному Положению предприниматель должен завести журнал учета бланков строгой отчетности, в котором фиксируются все бланки. На сегодняшний день унифицированной формы данной книги нет, поэтому предприниматель может самостоятельно разработать форму данного журнала. Однако, необходимо помнить, что книга учета БСО должна быть прошита и пронумерована, а также скреплена печатью и подписью ИП.

Одновременно с этим предприниматель должен издать локальный акт, в котором утверждается порядок заполнения журнала (книги) учета бланков строгой отчетности. Этим же приказом назначается ответственное лицо за учет БСО, в чьи обязанности входит ведение журнала учета, а также все иные мероприятия в отношении бланков строгой отчетности.

Отметим еще один нюанс с данными документами. Законодательство предусматривает бухгалтерский учет бланков строгой отчетности, в частности для них выделена отдельная группировка в плане счетов, а ИП имеют право получить налоговый вычет, в размере суммы, потраченной на приобретение БСО. В связи с этим чрезвычайно важно сформировать порядок учета бланков строгой отчетности, который в обязательном порядке должен соответствовать действующему законодательству. В целях контроля за сохранностью бланков предприниматель обязан осуществлять периодическую инвентаризацию. Итоги которой объединяются в акт инвентаризации бланков строгой отчетности.

В связи с тем, что бланки строгой отчетности подлежат учету, то и организация их хранения требует самого пристального внимания со стороны предпринимателя.

В частности, законодательство предусматривает, что хранение бланков строгой отчетности должно исключать возможность их получения неуполномоченными лицами. Для этого все бланки должны храниться в сейфе или специальном помещении. Данные сейфы или помещения должны ежедневно опечатываться.

Срок хранения бланков строгой отчетности законодательством регламентируется только в отношении, копий использованных бланков, а также их корешков. Они должны храниться не менее пяти лет, но при этом их уничтожение допускается только по прошествии месяца со дня последней инвентаризации. Относительно неиспользованных бланков никаких сроков не предусмотрено, поэтому они могут храниться любое время.

Периодически осуществляется инвентаризация бланков строгой отчетности, которая позволяет выявить их недостачу или нарушение правил хранения. Инвентаризация проводится комиссией, состав которой утверждается предпринимателем. Также целями инвентаризации является уничтожение бланков строгой отчетности. Оно является обязательной процедурой по истечению сроков хранения, а также в отношении поврежденных или испорченных бланков. В этом случае составляется акт списания бланков строгой отчетности.

С учетом того, что все бланки строгой отчетности подлежат учету, то и их выдача сопровождается оформлением специальных документов. Но прежде чем бланки будут получены должностными лицами, должна осуществиться их приемка ответственным лицом. Приемка бланков из типографии также осуществляется комиссией, данный факт подтверждает акт приемки бланков строгой отчетности. Форма данного акта утверждена Постановлением правительства и носит обязательный характер. Выдача бланков сотрудникам также подлежит документированию, в этом случае составляется акт передачи бланков строгой отчетности. Любой акт содержит информацию о форме полученных и выданных бланков, их количестве и заверяется подписями лиц, получающих и выдающих. Акты приема передачи БСО хранятся вместе с журналом их учета, на протяжении всего периода его использования. Проверка данных актов осуществляется при проведении инвентаризации. Законодательство позволяет оформлять как временной акт приема бланков строгой отчетности, кода сотрудники получают их на определенный период времени, например, один рабочий день, так и количественный, когда бланки выдаются в определенном количестве на неопрделенный срок.

Как было отмечено выше, списание бланков строгой отчетности возможно по истечению срока их хранения. Однако, кроме этого законодательство допускает уничтожение БСО пришедших в негодность, а также неиспользованных. При этом необходимо учитывать, что испорченные БСО, например, с неверной датой, иными реквизитами, подлежит хранению с журналом учета и не может быть уничтожен ранее пяти лет.

Кроме того, существует определенный порядок списания потерянных бланков строгой отчетности. Как правило, этот факт подтверждает инвентаризационная опись бланков строгой отчетности, которая сопоставляет данные книги учета с фактическим наличием бланков у ответственного лица. На сегодняшний день законодательная ответственность за утерю не предусмотрена, однако, предприниматель вправе применить к виновному сотруднику меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные трудовым законодательством. Утеря бланков строгой отчетности также требует от предпринимателя изготовления новых в количестве равном количеству пропавших. Особо стоит отметить, что если утеря произошла в результате совершения противоправных действий, например кражи, то в обязательном порядке необходимо оповестит об этом следственные органы.

Таким образом, использование бланков строгой отчетности освобождает индивидуального предпринимателя от обязанности использования контрольно-кассовой техники, но в то же время ставит его перед необходимостью применения бланков строгой отчетности, к которым предъявляются весьма серьезные требования. Поэтому каждый предприниматель, должен четко знать, как учитывать, как выдавать, как списать бланки строгой отчетности. Для этого стоит изучить упомянутое в начале Положение и сформировать свою учетную политику в области применения бланков строгой отчетности. Книга учета бланков строгой отчетности должна быть у любого предпринимателя, даже если все расчеты ведутся безналичным способом. Ведь перипетии бизнеса таковы, что в любой момент может возникнуть ситуация необходимости применения таких бланков. Тем более, что государственный реестр бланков строгой отчетности в России не существует, а это значит что в любой момент может появиться определенная форма документа, которая должна будет использоваться при осуществлении того или иного вида деятельности. Всегда надо быть готовым к подобным неожиданностям.

Бюджетный учет: как хранить, учитывать и - списывать БСО в - бюджетном учреждении - Бухгалтерия Онлайн

31 августа 2016

В своей повседневной работе бухгалтер бюджетной сферы сталкивается с множеством документов, учет которых в той или иной степени регламентирован государством. В этом смысле среди всей первички особняком стоят бланки строгой отчетности, которые используются в учреждениях всех отраслей: в медицине, образовании, правоохранительных органах и т.п. Юлия Вольхина, руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет», рассказывает об основных требованиях к обороту бланков строгой отчетности в государственных (муниципальных) учреждениях. (Также см. «Бюджетный учет: чем бухучет «бюджетников» отличается от «коммерческого» бухучета» ).

Материалы по теме

Как изменится закон о применении ККТ: онлайн-кассы, электронный чек, отмена льготы для плательщиков ЕНВД

Минфин сообщил, в каком случае ИП на патенте при оказании услуг общепита может продавать пиво и пивные напитки без применения ККТ

Бланки строгой отчетности (БСО) — разновидность документов, которые используются для фиксации состояния либо права на что-либо, подтверждения полученного статуса и пр. БСО подлежат особому учету, поэтому они в обязательном порядке содержат набор идентификационных параметров:

• сведения об утверждении формы бланка;
• наименование документа;
• серия, номер.

Дублировать серии и номера на бланках, имеющих отрывные части, запрещено. Исключение — бланки, которые заполняются в двух экземплярах с применением копировальной бумаги. Там идентификационные параметры повторяются. (Также см. статью о БСО в коммерческих организациях «Как создавать и учитывать бланки строгой отчетности »).

В деятельности учреждения можно выделить три направления, связанные с учетом бланков строгой отчетности:

• текущая финансово-хозяйственная деятельность;
• оформление трудовых отношений с работниками;
• расчеты с населением.

Единого реестра БСО в России пока не существует. Основные формы бланков, которые часто используются в бюджетной сфере:

• квитанции (выдаются вместо чека ККТ при расчетах с населением за оказанные услуги);
• билеты и абонементы на зрелищные мероприятия;
• трудовые книжки и вкладыши к ним;
• удостоверения;
• военные билеты;
• медицинские книжки;
• родовые сертификаты;
• листки нетрудоспособности;
• санаторно-курортные путевки;
• аттестаты, дипломы;
• ценные бумаги;
• топливные карты и пр.

Активнее всего бланки строгой отчетности используются в медицинских и образовательных учреждениях. Однако такие документы, как трудовые книжки или листки нетрудоспособности, необходимы в учреждениях любой отраслевой принадлежности. Это значит, что бухгалтер должен обладать полным спектром знаний об обращении, учете и хранении БСО. Конкретный набор документов для той или иной организации зависит от специфики ее деятельности и утверждается руководителем.

Для бухгалтера основополагающими нормативными правовыми актами (НПА), которые регулируют учет бланков строгой отчетности в бюджетных учреждениях, являются несколько инструкций:

• инструкция по применению единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н ;
• инструкция по применению плана счетов бюджетного учета, утвержденная приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н ;
• инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н ;
• инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н .

Кроме того, необходимо знать отраслевые НПА, которые регламентируют структуру конкретных бланков, правила их заполнения, учета и хранения. Так, если форма школьного аттестата утверждена государственным органом (приказ Минобрнауки России от 27.08.13 № 989 «Об утверждении образцов и описаний аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним»), следует применять именно ее. Аналогичные приказы действуют для документов о высшем образовании, трудовых книжек, листков нетрудоспособности и других БСО.

Обеспечивать себя необходимыми бланками строгой отчетности бюджетные учреждения должны самостоятельно. Как было сказано выше, если необходимая форма БСО утверждена госорганом, применять можно только ее. В этом случае организация приобретает нужное количество бланков у их производителя. Данные о них размещены на сайте ФНС России в разделе «Лицензии, разрешения, реестры».

Казенные и бюджетные учреждения в вопросах приобретения бланков должны опираться на положения федерального закона от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», а автономные — федерального закона от 18.07.11 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Второй вариант — самостоятельно разработать и изготовить отдельные виды бланков, например служебные удостоверения. Согласно положению об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (постановление правительства РФ от 06.05.08 № 359 ), чтобы сформировать БСО, можно использовать автоматизированные системы. Печатать можно только типографским способом. Однако надо учитывать, что к автоматизированной системе предъявляется огромное число требований: защита от несанкционированного доступа, возможность сохранять уникальный номер и серию бланка и пр. Поэтому государственные (муниципальные) учреждения зачастую предпочитают приобретать уже готовые документы.

Расходы, связанные с изготовлением и/или приобретением бланков, бухгалтер должен отнести на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Почтовые марки или маркированные конверты относят к денежным документам и учитываются на счете 0 201 35 000 «Денежные документы».

Один из необходимых шагов на начальном этапе работы с БСО — назначить ответственных. Руководитель своим приказом формирует специальную комиссию, в обязанности которой входит контроль за оборотом бланков. С каждым членом комиссии заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Форма договора стандартна, она утверждена постановлением Минтруда России от 31.12.02 № 85 .

Любое учреждение, которое использует в своей деятельности БСО, обязано обеспечить определенные условия для их хранения: в оборудованных сейфах, металлических или деревянных, обитых железными листами, шкафах или, в случае большого количества БСО, в опломбированных помещениях. Условия содержания должны исключать возможность несанкционированного доступа посторонних лиц к документации.

Для отдельных видов бланков существуют специальные правила. Например, для учета «больничных листов» разработана инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения (приказ ФСС России и Минздрава России от 29.01.04 № 18/29 ). А учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним регламентируют правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя (постановление правительства РФ от 16.04.03 № 225 ).

Хранить копии/корешки бланков учреждение должно в течение 5 лет. После этого срока их можно утилизировать, однако делать это можно только через процедуру инвентаризации.

Согласно упомянутым выше инструкциям по применению планов счетов, изготовленные или приобретенные бланки обязательно должны получить отражение в бухгалтерском учете. Они не являются материальными запасами, поэтому учет ведется по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности». Бухгалтер фиксирует количество БСО, которые находятся в учреждении на хранении или выданы сотрудникам. Для этих целей счет может быть разделен на субсчета 03.1 «Бланки строгой отчетности на складе», 03.2 «Бланки строгой отчетности в подотчете» и др.

В бухгалтерском учете поступление бланков отражается по кредиту счета 302 26 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам по прочим работам, услугам». Одновременно с этим следует отразить их поступление по дебету забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности». Основанием для учета становятся документы поставщика — накладные или акты выполненных работ. Метод двойной записи в данном случае не применяется: фиксируются только факты поступления бланков или их выбытия.

Способ оценивания бланков надо указать в учетной политике учреждения: либо по цене приобретения, либо, что на практике встречается чаще всего, каждый бланк за 1 рубль.

Учреждение обязано вести журнал по прочим операциям (форма 0504071) по счету 03 «Бланки строгой отчетности». Журнал подшивается вместе с первичными документами, свидетельствующими о движении БСО.

Кроме того, для каждого вида бланков ведется отдельная книга учета бланков строгой отчетности (форма 0504045). В ней указывается дата получения или выдачи бланков, их количество и стоимость. По итогу отчетного периода данные анализируются, и выводится остаток. Листы таких книг нумеруются, а сами книги должны быть прошнурованы и опечатаны.

БСО требуют особого подхода не только к вопросам их хранения и учета. Бухгалтеру очень важно знать, как списать бланки строгой отчетности. В случае порчи или выявленного брака такие бланки нельзя просто выбросить.

Контроль за состоянием БСО осуществляется при инвентаризации, в ходе которой следует проверить наличие и сохранность копий/корешков бланков, отсутствие брака, исправлений, соответствие сумм в копиях/корешках данным ведомостей или кассовых отчетов и пр. По результатам инвентаризации формируется ведомость расхождений (форма 0504092), на основании которой и проводится списание обнаруженных испорченных или бракованных БСО. Процедура имеет строго определенный порядок. Первый шаг — подготовить акт о списании бланков строгой отчетности. Он также может быть составлен в произвольной форме, однако бюджетные учреждения чаще всего используют установленную форму (форма 0504816). В акте обязательно перечисляются члены комиссии, период, за который происходит списание, дата. Кроме того, следует указать номера списываемых документов, их серии и причины списания. После этого бланки строгой отчетности должны быть уничтожены. Дату уничтожения тоже фиксируют в акте. Документ должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден руководителем учреждения.

Медицинское учреждение оказало услугу на сумму 1 250 рублей. При ее оплате через кассу потребителю была выдана квитанция. Данные операции будут отражены следующими записями:

Учет бланков строгой отчетности - в бюджетном учреждении, бухгалтерии, порядок, пр

БСО относится к такой категории документов, которые в некоторых случаях могут заменить контрольно-кассовое оборудование (ККО). Бланки строгой отчетности значительно удобнее в использовании, в отличие от ККО.

Кроме удобства в использовании нужно учитывать, что учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии является достаточно сложным занятием.

Журнал учета БСО используется для ведения учета формуляров, которые должны быть напечатаны в типографии.

Книга БСО содержит в себе следующую информацию:

• количество БСО, которые были получены РёР· типографии;
• использованные БСО;
• остаток БСО;
• списанные БСО.

В книгу учета БСО не вносятся сведения, касающиеся каждого бланка которые выдаются клиентам. Потому что журнал рассчитан на внутренний учет.

�ндивидуальный предприниматель может вести книгу учета лично. Руководство предприятия должно заключить с сотрудником соглашение о материальной ответственности.

• Хранение, оприходование бланков.
• Прием финансовых средств РѕС‚ населения РІ наличной форме Рё выдачу клиентам формуляров.
• Внесение соответствующих записей РІ РєРЅРёРіСѓ учета.

При автоматическом режиме выпуска для самостоятельно изготовленных БСО бизнесмен должен назначить ответственное лицо.

Эта обязанность должна быть закреплена за определенным сотрудником. Для других работников предприятия доступ к документу нужно ограничить.

Потеря незаполненных бланков не может быть поводом для наказания ответственного сотрудника. Руководство может использовать дисциплинарное взыскание эквивалентное расходам на бланки.

Если нарушение будет выявлено налоговым инспектором во время проверки, то ответственное лицо будет оплачивать штрафные санкции за то, что были нарушены правила хранения документации.

Все данные систематизируются по названию, сериям и номерам бланков, которые были присвоены им в типографии или были получены в соответствующем ведомстве.

Записи в формулярах и журнале учета написанные вручную, должны быть заполнены грамотно, без помарок и подчисток. Также в учетном журнале должна отражаться информация о приеме бланков строгой отчетности и о выдаче их ответственному лицу.

Не добавляется в записи только прием финансовых средств. Операции проводятся в форме документооборота следующим образом:

В нем должна быть указана дата приема БСО, наименование бланков, их номер, серия, а также количество бланков. Все это должно быть скреплено подписью материально ответственного лица

Данная операция аналогична приему

Эта операция включает в себя внесение данных о причинах списания, на основании которых проводится операция

Причиной списания может стать бракованная бумага, которая числиться на приходе. Сюда также относятся неправильно составленные бланки, которые не утилизируются. Они должны быть приложены к книге учета.

Дополнительно к списанию могут быть отнесены те формы, которые не используются в работе компании и копии БСО с истекшим сроком архивации.

Когда заканчивается сроки хранения, то вся бракованная документация утилизируется по акту. Данная процедура предусматривает наличие комиссии, состав которой должен быть утвержден приказом по компании.

Бланк строгой отчетности – это документ, который печатается типографским способом. Также любой предприниматель или предприятие, на основании законодательства имеет права самостоятельно разрабатывать удобную для своей деятельности модель учетной книги.

В обязательном порядке журнал должен быть прошит и пронумерован. Также материально ответственный работник, бухгалтер, руководство организации должны скрепить документ печатью и поставить свои подписи.

Учет в журнале БСО должен вестись по наименованию, серийному номеру и номеру бланка. В документе должна быть указана дата и количество поступивших формуляров, а также их реквизиты.

Регламентируется учетный журнал на местном уровне с помощью издания акта, в котором будет указано лицо ответственное за ведение журнала.

Руководство компании и ответственный сотрудник, подписывающие соглашение о материальной ответственности, в документе прописывают обязательства касающееся создания необходимых для сохранности БСО условий.

БСО, которые выпускаются при помощи автоматизированных систем, не нуждаются в ведении учетной книги. Доступ к системе нужно ограничить, а у каждого бланка должно быть своя серия и номер.

Согласно новому Положению, которое вступило в силу 21.05.2008 г. бланк строгой отчетности может быть изготовлен не только в типографии, но и при помощи специальной автоматизированной системы (АС).

Ранее законодательство не предусматривало такой возможности как изготовление бланков при помощи компьютеров.

Поэтому Министерство финансов указывало, что такого рода документация должна была изготавливаться только типографическим способом. Однако в новом Положении нет точного определения автоматизированной системы.

Здесь сказано, что в процессе использования АС необходимо обеспечение выполнений определенных правил:

Автоматизированная система должна предусматривать защиту от противоправного доступа

Она будет выполнять идентификацию документов, фиксировать и сохранять все проводимые операции с бланком на протяжении как минимум 5 лет

Во время заполнения формуляра и при выпуске документа с помощью АС

Должны сохраняться уникальная серия и номер документа

Если представители фискального органа или организаций будут требовать информацию, хранящуюся в автоматизированных системах, касающуюся выпущенных документов, то предприниматели или руководство организации обязаны ее предоставлять.

Поскольку БСО требуют учета, то соответственно организация их хранения потребует особого внимания.

Так, законом предусмотрено, что хранение учетных бланков должно исключить любую возможность их получить лицам, с ограниченным доступом.

Поэтому такого рода документация должна храниться в сейфе или специализированном помещении, которое подлежит ежедневному опечатыванию.

Сроки хранения формуляров регламентируются законом. Это касается также копий использованных документов и их корешков. Храниться они должны как минимум 5 лет.

�х утилизация возможна только по истечении 30 дней со дня проведения граничной инвентаризации. Что касается неиспользованных бланков, то сроки их хранения законом не предусмотрены.

Особенности организационно-правовых форм ООО касаются не только порядка учета и оплаты налогов, но и регистрации.

Основной нюанс процедуры открытия и регистрации ООО заключается в количестве собственников. Регистрация ООО может происходить даже с одним человеком.

Чтобы зарегистрировать ООО, необходимо собрать большое количество документов. К их числу относятся:

При регистрации ООО возможно несколько вариантов:

Можно купить или арендовать нежилое помещение под офис или склад

Причем с юридической точки зрения данный вариант наиболее предпочтительный для регистрации, но дорогостоящий. Поэтому обычно не все учредители соглашаются на такой способ

Это услуга, которую предоставляют компании, используя адреса нескольких юридических лиц. Подобный способ считается достаточно дешевым

В качестве адреса для ООО может выступать адрес его участников

Как правило, используется адрес учредителя или генерального директора ООО. В данном случае является необязательным наличие права собственности достаточно прописки. Такой вариант выгоден отсутствие дополнительных расходов

Любое бюджетное учреждение обязано использовать БСО. Рљ РЅРёРј относятся — трудовые книжки, включая вкладыши Рє РЅРёРј, квитанции, приходные Рё расходные ордера. бланки удостоверений Рё РґСЂСѓРіРёРµ.

Форма бланков утверждается нормативно-правовыми актами, принятыми правительством РФ. Ответственным за хранение бланков является руководитель учреждения или доверенное лицо.

Порядок учета формуляров закреплен приказом Минфина от 01.12.10 № 157. Учет БСО ведется на забалансовом счете 03.

Порядок проведения расчетов наличными между ООО и физическим лицом, читайте здесь .

Все про расчет наличными между юрлицами, смотрите здесь .

Списание использованных или испорченных бланков производится по акту о списании. По каждому виду бланков предприятие обязано вести отдельный журнал.

Что касается отдельных операций по счету 03, то организация должна вести журнал, который составляется ежемесячно. Позже его подшивают вместе с документами, которые фиксируют перемещение БСО.

Как видно, бланки строгой отчетности долгое время используются субъектами хозяйственной деятельности.

Они позволяют эффективно функционировать любому виду бизнеса, снижать затраты налогоплательщиков при определении налоговой базы.

Тогда как контролирующие органы могут отслеживать движение денег и документов между субъектами хозяйствования.