Как правильно вести кассовую РєРЅРёРіСѓ - образец заполнения вручную, РїРѕСЂСЏРґРѕРє, оформлеР

Несмотря на то, что сейчас многие бизнесмены осуществляют свою деятельность по безналичным расчетам, вместе с тем, еще используются операции с финансовыми средствами в наличной форме.

Как следствие предпринимателям требуется кассовая книга. Поэтому возникает необходимость разобраться, что это такое и как правильно ее заполнять.

Кассовая книга является специализированным журналом (регистром), куда вносятся все сведения об осуществляемых компанией операциях сопровождающихся наличными расчетами.

Журнал входит в бухгалтерскую отчетность �П. Ведение кассовой книги является обязательным. Составляется и оформляется регистр по правилам налогового законодательства.

С 2016 года кассовая книга обязательна для всех предпринимателей, включая тех, кто работает по упрощенной налоговой системе. Журнал составляется строго по форме КО-4 .

К ведению книги кассового учета нужно относиться серьезно, потому что во время налоговой проверки ее тщательно изучают сотрудники ФНС .

В случае неправильного оформления кассовой книги или по причине совершенных ошибок, внесения недостоверной информации с предпринимателя взимается штраф.

Ведется журнал кассового учета с начала и до конца текущего года. Как вести кассовую книгу должно быть известно каждому бизнесмену.

Книга кассового учета – документ, в котором собраны все кассовые операции, проводимые предпринимателем на протяжении дня. Кассовая книга ведется каждодневно, за исключением выходных.

В ней должно отражаться движение наличных денег, которое подтверждается приходной и расходной кассовой документацией. В конце дня в нее вписываются итоговые данные, которые включают обороты и расчеты лимита кассы.

В журнале регистрируются все приходно-расходные операции, включая расчеты сумм, корреспондирующих счетов и характер проведенных транзакций. Благодаря регистру фиксируются все финансовые потоки в наличной форме в работе фирмы.

Кассовая книга является обязательным документом, в который руководство фирмы может включать самостоятельно разработанную первичную документацию.

Кассовая книга как собственно и любое обращение наличности должна соответствовать нормативным актам Центробанка .

Каждый бизнесмен, осуществляя предпринимательскую деятельность должен вести ее в соответствии с законодательством России.

Тем более если это касается расчетов по оплате налогов, составлению и оформлению отчетности и другой аналогичной документации.

К числу таких обязательных документов можно отнести кассовую книгу, наличие которой является обязательной для тех, чья деятельность связана с наличными деньгами.

В отдельных случаях �П может обойтись без кассовой книги. Однако если зарплата выплачивается работникам в наличной форме через кассу фирмы, то потребуется кассовая книга.

При этом если заработная плата сотрудникам компании начисляется безналичным платежом на платежные карточки, то предприниматель обязательно должен знать, что собой представляет кассовая книга, и какую информацию надо в нее вносить.

�П должен уметь правильно ее вести, оформлять разбираться в нюансах ее заполнения. Поэтому иногда лучше воспользоваться услугами бухгалтера, который знает, как нужно вести книгу учета .

Основанием для заполнения кассовой книги является Указание Центробанка от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…». В журнале должны учитываться все денежные поступления/ отчисления.

В организации по закону должна быть одна книга кассового учета. На листах обязательно должна быть нумерация. Журнал также должен быть прошнурован, а в конце книги ставится сургучная или мастичная печать.

Прошитые листы заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица. Опечатка производится мастичной печатью с использованием клея в составе, которого есть жидкое стекло.

Листы журнала должны быть сделаны из папиросной бумаги, краска штемпельная. При этом бумагу с оттиском печати нужно смазать с обеих сторон клеем, а после того как она будет опечатана, следует нанести повторно слой клея.

Все записи в книге кассового учета осуществляются в 2-х экземплярах. Для этого можно использовать обычную копирку.

Копия должна быть отрывной, так как она является частью отчета кассира.Оригинал сохраняется в кассовой книге. Нумерация оригинала и копии должна быть идентичной.

В кассовой книге нельзя подчищать и исправлять записи, за исключением исправлений, подтвержденных подписями кассира и главбуха.

Допускается автоматизированное ведение кассовой книги. В этом случае листы должны быть созданы в форме машинограмм, а нумерация листов осуществляется автоматически.

Выдачу средств из кассы, без подтверждения в виде росписи поставленной получателем в расходном кассовом ордере или при остатке наличных денег в кассе делать категорически запрещено.

Вся выданная денежная сумма будет отнесена к недостаче, затем взыскана с кассира. Все денежные средства в наличной форме, без подтверждения соответствующими кассовыми документами, считаются излишком и зачисляются в прибыль фирмы.

Руководство предприятия обязано оборудовать помещение надлежащим образом и создать условия для хранения денег в помещении кассы.

Это правило распространяется также на период транспортировки денег из финансовых учреждений и вовремя сдачи их в отделение банка. �наче руководство компании будет нести административную или уголовную ответственность.

Рекомендации о том, как обеспечить хранение денежной массы в помещении и при транспортировке содержаться в пункте 7 Указаний Центробанка.

Требования, касающиеся технической оснащенности, а также установки сигнализации в помещении кассы компании распорядительным документов не установлены.

Однако рекомендуется хранить наличные деньги в несгораемых шкафах из металла, ключи от которого должны быть у кассира. В случае потери ключа желательно сообщить в полицию и сменить замок.

До того, как открыть помещение и несгораемый шкаф кассиру надо убедиться в сохранности замков, решеток на окнах, дверях и печатей, а также в исправности сигнализации.

При обнаружении повреждений кассир должен сообщить об этом инциденте руководству фирмы и в полицию.

Если на предприятии работает только один кассир, то при необходимости его временной замены нужно заключить договор с другим сотрудником. Это поможет избежать возможных недоразумений в будущем.

�меются готовые формы, по которым заполняется кассовая книга. Все операции, которые проходят в кассе в течение суток, должны отображаться на одной странице регистра.

По истечении рабочего дня нужно свести остатки и подвести итоги. Далее кассир по результатам своей работы составляет отчет, а всю наличность сдает в отдел бухгалтерии.

Нужно ли �П вести кассовую книгу, читайте здесь .

В кассовой книге все листы отрываются, так как одна часть сделана для того, чтобы отрывать, а другая остается в ней. Чтобы оторвать лист можно согнуть его по специальной линии и писать под копирку.

Журнал заполняется так:

Колонка «Остаток на начало дня»

Включает в себя сумму, которая отображена на предыдущем листе в столбце «Остаток на конец дня»

В колонку «Номер документа»

Пишется специальный номер ордеров прихода и расхода

В колонку №2

Вносятся данные из ордеров, сумма прихода и расхода пишется полностью (руб./коп)

В корреспондирующий счет вписывается

счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (�П номер могут не писать)

Перенос» объединяет операции из предыдущих строк

Оборот бланка нужно заполнить или прочеркнуть символом Z

�тоги в течение дня выводятся по приходу/расходу

Остаток на конец дня должен быть идентичен остатку на его начало

В нижней части листа кассир и бухгалтер

Фиксируют число поступивших кассовых ордеров и ставят подписи

Внешне регистр выглядит как 50-100 страничный журнал. В ней должен быть бланк титульного листа, который заполняется сведениями о периоде действия регистра. Для книги учета финансовый лимит не устанавливается.

Титульный лист журнала отображает:

1. ОКПО компании.
2. Ф�О предпринимателя.
3. Год ведения книги учета.
4. Название структурного подразделения.

Если журнал ведется вручную, то следует все листы пронумеровать, прошнуровать и опечатать на последнем листе. Все записи производить в 2-х экземплярах.

Для этого используется копировальная бумага. Обязанности кассира:

• просчитывать итоговые операции Р·Р° сутки;
• высчитывать остаток наличности РІ кассе РЅР° начало будущего РґРЅСЏ;
• передавать отчет РІ бухгалтерию (отрывную РєРѕРїРёСЋ страницы), РїСЂРёС…РѕРґ/расход РІ ордере.

Все записи в регистре должны проверяться бухгалтером и соотносится с числом ордеров. После чего он обязан подтвердить документ, поставив подпись в регистре.

В кассовой книге, составленной вручную можно делать исправления, перечеркивая неправильные данные и вписывая достоверные.

А вот подчистки в журнале недопустимы. Если же происходят какие-то исправления, то необходимо подтвердить их подписью главбуха и кассира.

Любое поступление и расход наличности на протяжении дня занесутся в книгу кассового учета. Также операции должны подтверждаться приходным /расходным кассовым ордером .

В журнал записи вносятся каждый день, за исключением выходных. Под конец дня кассир должен проверить все записи, которые были внесены в книгу, потом все подсчитать и поставить подпись.

Что делать если кассовый чек выбит с ошибкой

От ошибок, в том числе при обращении с ККТ, никто не застрахован. Вам нужно ознакомиться с данной статьей, чтобы знать, как обезопасить себя от последствий в случае, если вы пробили кассовый чек с ошибкой.

Из этой статьи вы узнаете:

1. Порядок действий бухгалтера, если чек ККТ пробит с ошибкой
2. Штрафы за неоприходование выручки
3. Как составить акт по форме КМ-3

Если чек ККТ пробит с ошибками, прежде всего попросите кассира составить акт «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» по форме КМ-3. Заберите неверный чек вместе c актом в бухгалтерию. Проследите, чтобы ваш кассир правильно заполнил журнал кассира-операциониста (форма КМ-4), в котором ему нужно указать сумму по ошибочному чеку в графе 15.

Ошибочно пробитый чек означает, что деньги по нему в кассу фактически не поступили. Проверяющие могут посчитать подобные средства неоприходованной выручкой, поскольку сумма отражена в фискальной памяти вашей ККМ. За неоприходование кассовой выручки юридическое лицо могут оштрафовать на 40 000—50 000 руб. а руководителя организации на 4000—5000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ. Соответственно задача бухгалтера — проследить за тем, чтобы кассир правильно оформил документы к ошибочному чеку, чтобы не дать повода кому-либо считать неполученную выручку сокрытой.

Правила оформления документов в отношении неверно выбитых чеков прописаны в пункте 4.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Минфином России 30.08.93 № 104 (далее — Правила № 104). Итак, рассмотрим по порядку, что же нужно сделать.

В конце смены попросите кассира в одном экземпляре составить акт по форме КМ-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 (далее — акт КМ-3). В акте КМ-3 указывают номер ошибочного чека и его сумму в графах 4 и 5 соответственно. Подписывают документ кассир-операционист, старший кассир, заведующий отделом (секцией), а также руководитель предприятия. Лучше, если также свою подпись поставит и главный бухгалтер. Поскольку именно он является ответственным за ведение кассовой книги и соответственно за полнотуоприходования выручки в кассу организации (п. 2.6 Положения о порядке ведения кассовых операций от 12.10.2011 № 373-П).

Поскольку деньги по ошибочному чеку не были получены, возвращать их кому-либо не нужно. Акт КМ-3 как раз подтверждает разницу между показаниями фискальной памяти ККМ и фактической выручкой.

Дополнительно вы можете попросить кассира написать объяснительную записку в произвольной форме, в которой он укажет причину допущенной ошибки. Эту записку также приложите к акту КМ-3. И хотя налоговики не имеют права требовать обязательного наличия такого документа, поскольку пункт 4.3 Правил № 104 не содержит подобных указаний, на практике они иногда это требование предъявляют. Поэтому, чтобы избежать споров с инспекторами, вы можете подготовиться заранее.

Получив от кассира чек, погасите его, то есть поставьте штамп «Погашено». А затем, чтобы не потерять, наклейте на лист бумаги, приложите к акту КМ-3 и храните вместе с другими кассовыми документами за эту дату не менее пяти лет (п. 11 постановления Правительства РФ от 30.07.93 № 745). Также желательно снять копию с кассового чека и приложить ее к акту КМ-3 вместе с оригиналом. Дело в том, что чеки печатают на термобумаге, которая со временем полностью обесцвечивается, поэтому, чтобы избежать претензий налоговиков, лучше подстраховаться.

После того как ваш кассир снимет Z-отчет, проследите, чтобы он правильно заполнил все графы в журнале кассира-операциониста (форма КМ-4). А именно: в графу 10 «Сумма выручки за рабочий день (смену)» необходимо, чтобы он записал всю выручку за день так, как отражено у вас в Z-отчете. В графу 11 «Сдано наличными» кассир впишет сумму уже за минусом данных по ошибочному чеку. А в графу 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» кассир впишет как раз сумму по чеку с ошибкой.

Когда вы будете оформлять приходный кассовый ордер на сумму дневной выручки, из суммы по Z-отчету вычтите данные по ошибочно пробитым чекам. Тогда вы оприходуете в кассу компании именно ту сумму денег, которая фактически получена. Расходный кассовый ордер на неверную сумму оформлять не нужно.

В бухгалтерском учете будут проводки:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62

Пример. Заполнение акта о возврате денежных сумм (форма КМ-3) на примере ООО «Салют»