Руководства, Инструкции, Бланки

создание автоматизированных бланков

Рейтинг: 4.9/5.0 (751 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Создание автоматизированных бланков

4. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота

Среди мероприятий, направленных на совершенствование до­кументооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема докумен­тооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения до­кументов в учреждении: создание моделей учрежденческого до­кументооборота, составление маршрутных карт технологическо­го процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперофамм и документограмм, схем движения до­кументов и др. К числу способов, позво­ляющих эффективно совершенствовать технологию документо­оборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформ­ления документации, упорядочения документационной нагруз­ки во времени с целью более равномерного ее распределения [23, 71].

Сокращение объема документооборота связывается с рег­ламентацией документирования, уменьшением количества внут­ренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использова­нием бездокументных связей. Опосредованное влияние на до­кументооборот оказывают такие составляющие документационного обеспечения управления, как информационно-поиско­вая система учреждения, система контроля исполнения доку­ментов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятель­ности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов дви­жения кортежей документов (по каждому типу решений).

В соответствии с этим должна формироваться методика обследования и совершенствования документооборота, осно­ванная на изучении организационной структуры учреждения с целью выявления уровней принятия решений; органов и звеньев управления, принимающих решения; функциональной деятельности учреждения с целью определения круга решае­мых вопросов и их типологии; документационного обеспече­ния деятельности учреждения с целью выявления кортежей до­кументов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения решений, установления маршрутов кор­тежей документов; подсчета временных затрат на документо­оборот по типовым вопросам деятельности учреждения.

Так, в технологической карте на документооборот отра­зится весь маршрут документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты располо­жены операции в их технологической последовательности, по горизонтали — методика работы, применяемое оборудование и материалы, продолжительность процесса, трудовые затраты.

Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями.

Объемные документы справочного характера и долговре­менного пользования следует изготовлять с заменяемыми стра­ницами, что позволит при внесении изменений не перепеча­тывать весь документ. При подготовке оперативных докумен­тов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практи­куются ответы на самом запросе при помощи штампа или под­писи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую инфор­мацию.

Конечно, экономия бумаги не является главной в сокра­щении документооборота. Основное — удобство работы и лик­видация излишних документов. Унифицированная форма до­кумента должна быть удобна для заполнения и чтения, содер­жать достаточно места для размещения нужной информации.

Еще один реальный способ сокращения объемов доку­ментации — построение эффективных информационно-поис­ковых систем (ИПС). Возьмем такой пример. Приказ по лич­ному составу печатается в нескольких экземплярах и подшива­ется в дело с приказами, в личных делах, в бухгалтерии. При­чина такого "тиража" — создать возможность обнаружить доку­мент в необходимый момент. В результате создаются дублет­ные дела, которые включаются в номенклатуры и затем пере­даются в архивы. По сути же это удвоенная или утроенная до­кументация и, соответственно, увеличенный, документооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходи­мость дублирования документов. Определяется степень центра­лизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др. Основные принципы ра­циональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.

В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественного или несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных докумен­тов, и наоборот [3, 199 – 204].

Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множитель­ная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому каждая организация стремится приобрести совершенную множитель­ную машину и увеличивает тиражирование, часто без доста­точных оснований. Для оптимального использования множи­тельной техники рекомендуется: копировать документы с умень­шением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок".

В целях сокращения объема документооборота рекомен­дуется составление плана по следующим направлениям:

- в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов;

- ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции;

- в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;

- унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п. письма единой формой правового акта "Указание";

- разработать трафаретные тексты наиболее часто повторяющихся документов;

- повысить качество подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии с действующими стандартами;

- расширить практику бездокументного решения служебных вопросов;

- для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;

- разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения.

В наши дни стоит задача определить пути сокращения числа бумажных документов в условиях новой информационной технологии. Такая технология предполагает замену бумаж­ного документа машинным носителем информации. Это по­зволит формировать локальные базы данных, сокращая тем самым количество обращающейся документации [14, 115 – 121].

Микропроцессорная техника позволяет создать более ра­циональные схемы подготовки и прохождения документов, на­много сокращает время их обработки. Тем не менее, управлен­ческий документ как таковой не ликвидируется, а заменяется небумажной, машинной формой, которая должна быть удобна пользователю (в то же время бумажный документ сохранится в целом ряде случаев в силу традиционных критериев).

Переход к новой машинной технологии начинается пре­жде всего с упорядочения документационного обеспечения уп­равленческих процессов, технологии управленческой деятель­ности. Важным моментом является разработка матрицы доку­ментирования, учитывающей бумажные и машинные докумен­ты и жесткие требования к бумажным документам, ориентиро­ванные на последующий переход к безбумажному документи­рованию.

В унифицированных формах сохраняются действующие в управленческих процессах номиналы документов. Это назва­ния формы типа: отчет, справка, сводка и др. Номинал отра­жает правовой уровень документа, характер его содержания, то есть направленность фиксируемого управленческого действия. Задача сводится к построению правовой иерархии принимае­мых управленческих решений и циркулирующей информации и закреплению ее за определенными номиналами. Например, констатация производимых действий — акт, констатация уст­ной речи — протокол.

Устанавливается набор обязательных реквизитов, правила их написания, места расположения. Такими реквизитами мо­жет быть номинал, краткое содержание, дата, удостоверение подлинности, отметка о регистрации, авторство, сроки хране­ния. Например, следует установить единый цифровой порядок написания даты и постоянное место для нее в штампе бланка, единый порядок удостоверения документа традиционным или машинным способом. Определяются также жесткие текстовые структуры и языковые формулы для групп документов.

Наиболее перспективным является представление текста в виде анкеты или таблицы. Устанавливается состав показателей, подлежащих записи в машинную память, из которых формиру­ются самостоятельные документные формы на основе единых требований. Целесообразна также разработка правил проектиро­вания форм документов. На первом этапе упорядочения тради­ционной документации будут и бумажные, и машинные доку­менты. Следующий этап — переход к безбумажной технологии. Базовым средством этого этапа является миникомпьютерная система текстовой обработки или пишущий автомат, который позволяет печатать текст на бумаге, одновременно воспроизво­дить его на экране, корректировать без перепечатки, записывать на машинный носитель и хранить в машинной памяти.

В условиях новой информационной технологии вся до­кументальная деятельность в аппарате управления группирует­ся в два блока:

- блок автоматизированной подготовки документов;

- блок машинной регистрации поступления в систему, где сосредоточены учет, поиск, контроль исполнения и другие операции.

На начальном этапе создания машинного документа спе­циалист создает первоначальную редакцию документа, одно­временно выводя ее на экран дисплея и занося в машинную память. Создается машинный черновик. Внесенные в него из­менения воспроизводятся сразу на экране, причем первый ва­риант из памяти стирается. Отработанный вариант визируется автором и направляется на согласование. Согласование также производится машинным способом путем вывода документа на экран. На всех этапах согласования сохраняются в памяти ма­шины все внесенные изменения и их авторство. Стадия подпи­сания документа также имеет машинную форму. Руководитель выводит на свой экран окончательный текст документа, все ви­зы согласования и мнения специалистов. Изучив всю инфор­мацию, руководитель принимает окончательное решение.

После окончательного подписания документа все его промежуточные варианты могут быть из памяти машины стер­ты. Однако для наиболее важных документов, содержащих принципиальные решения или комплексные сведения, все мнения специалистов хранятся столько же, сколько и сам до­кумент.

Таким образом, в автоматизированной технологии бумажная форма появляется лишь на завершающем этапе документирования при наличии в этом необходимости.

Безбумажное документирование предусматривает еще создание автоматизированных бланков текстовых заготовок. В них заключаются унифицированные формы документов, по­вторяющиеся тексты и отдельные фразы, адреса, должности, обязательные реквизиты и т.п. Специалист-оператор выбирает необходимую форму, выводит ее на экран и задает машине программу — остальное делает техника.

Например, для подготовки конкретного документа необ­ходимо вызвать на дисплей соответствующую форму и запол­нить ее нужными данными. В этом смысле современная техника оказалась более удобной, чем рекламировавшееся в 60-х годах микрофильмирование, которое не было принято потребителя­ми как заместитель бумаги для оперативного использования.

Второй блок автоматизированного документационного обеспечения — блок машинной регистрации поступления в систему.

Задача заключается в том, чтобы определить рациональ­ную технологию регистрации всех поступлений и обеспечить доступность информации для потребителей. Наиболее целесо­образно применение регистрационно-контрольной карточки как формы, связующей бумажный и машинный носители и яв­ляющейся унифицированным местом сбора сведений об ин­формационном массиве (своего рода страховой фонд машин­ной системы). Карточка в определенных условиях может заме­нить обращение к документу, она же может служить информа­ционным источником в государственном архиве после переда­чи в него документов.

Карточка основывается на унифицированной форме, но с добавлением таких показателей, как способ записи информа­ции, отметка о переносе текста документа в машинную память, срок его хранения. Регистрация проводится одновременно с поступлением документа в систему по соответствующей про­грамме. Данные регистрации централизованно записываются в машинную память.

На базе регистрации и идентификации каждого докумен­та реализуется автоматизированный поиск и контроль испол­нения. Идентификация документа производится при помощи следующих реквизитов: код формы по ОКУД, код организа­ции-автора по ОКПО, порядковый номер внутри организации-автора, дата подписания. Речь идет о том, что для поступаю­щего в организацию документа не следует изобретать новый входящий индекс, потому что пользоваться можно тем, кото­рый он получил "при рождении". В условиях новой информа­ционной технологии машинные носители заменят бумагу на всех промежуточных стадиях подготовки документа, при обме­не информацией между машинами, при передаче одноразовых оперативных сообщений. Эффективно применение машинных методов для построения информационно-поисковых систем по управленческим документам с возможностями многоаспект­ного использования. Но в официальной сфере бумажный до­кумент сохранится в обозримом будущем. Даже при безбумаж­ном делопроизводстве целесообразно выводить на бумагу в од­ном экземпляре документы, подлежащие передаче на государ­ственное хранение, так как речь идет о комплектовании "госу­дарственной памяти" [19, 154 – 161].

Таким образом к разработанной рациональной схеме документооборота должны применяться следующие требования:

- прямоточность предполагает перемещение документов по наиболее короткому пути;

- непрерывность - непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение, что обеспечивает равномерную загрузку сотруд­ ников;

- ритмичность - равномерность движения потоков документов. Этот прин­цип очень тесно связан с принципом непрерывности, т. к. движение до-

кументопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения;

- параллельность выполнение отдельных операций по обработке доку­ мента в процессе его движения;

- пропорциональность - возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям;

- экономичность - экономия в движении документа;

- самостоятельность и ответственность - при всех действиях (направ-­ лении, распределении, согласовании, подписании и др.) необходимо строго руководствоваться функциями учреждения, компетенцией работников.

Необходимо обратить внимание на правильность оформления документов. Поэтому необходимо рассмотреть основные формуляры – образцы составления основных наиболее употребляемых документов, регулирующих организационно – распорядительную деятельность изучаемого предприятия [3, с.17]. (Приложение 1).

создание автоматизированных бланков:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Автоматическое заполнение договора

    Автоматическое заполнение договора/договоров в Word 2007/2010/2013/2016

    Договорные отношения давно и прочно закрепились в нашей жизни, договора встречаются везде и повсеместно, практически ничто уже не обходится без заключения какого-либо договора. Предоставление услуг, выполнение работ, поставка материальных ценностей, аренда имущества, купля-продажа и многое другое - все это договоры. Договоры, как правило, составляются юристами и учитывают все нюансы той или иной деятельности. Кураторы же имеют дело с типовыми формами договоров и производят с ними однотипные, повторяющиеся действия, которые можно и нужно автоматизировать.

    Итак, менеджеры или кураторы договоров, используя текстовый редактор, (например Microsoft Word) вносят изменения в типовые формы, шаблоны, корректируя определенные поля, такие как номер и дата договора, наименование контрагента, стоимость договора, паспортные данные, банковские реквизиты. При этом пересчитываются различные суммы, такие например как НДС, кстати суммы в договорах зачастую дублируются прописью. Для составления преамбулы договора, такие параметры как имена, фамилии и должности склоняются в различные падежи. Все это требует повышенного внимания и приводит к зрительным нагрузкам. Чем объемнее договор, чем больше в нем различных форм и приложений, тем сильнее желание автоматизировать его заполнение.

    Надстройка для автоматизированного заполнения договоров в Word

    Автоматическое заполнение договоров можно реализовать различными способами, но подробнее остановиться хотелось бы на наиболее удобном и доступном. И как ни странно такой способ заложен в самом текстовом редакторе Microsoft Word. Встроенный в редактор язык программирования Visual Basic for Application позволяет успешно автоматизировать рутинные задачи, к которым несомненно можно отнести и заполнение договоров. Видов договоров множество: договор подряда, договор поставки, договор аренды, договор купли-продажи, договор комиссии, кредитный договор и многое другое, но все они имеют приблизительно одинаковые поля для заполнения. Если эти поля разметить специальным образом в шаблоне договора, а необходимую информацию запросить у пользователя через диалоговое окно, то впоследствии можно программно заменить эти поля на необходимую информацию.

    При этом часть рутинной работы пользователю выполнять все-таки придется при внесении данных в специальную форму - диалоговое окно, но лишь часть, все остальное будет делать уже машина. Запуск надстройки, вызов диалогового окна осуществляется нажатием кнопки, выведенной в меню, либо на ленту, в зависимости от приложения.

    Использовать систему для ускоренного заполнения полей договора проще, чем кажется на первый взгляд. Для начала нужно определиться с теми параметрами, которые будут запрашиваться у пользователя надстройки и выбрать наиболее подходящую конфигурацию надстройки. Далее необходимо скачать и установить надстройку для Word по заполнению договоров. Предварительно разметить свой шаблон договора метками, описанными в документации к надстройке. Открыть шаблон договора и вызвать диалоговое окно надстройки. Затем заполнить поля диалогового окна (вручную заполняется только часть полей, другая часть формируется автоматически, например суммы, написанные прописью и даты) и запустить программу нажатием кнопки "OK".

    Автоматическое заполнение договора между двумя юридическими лицами

    В случае заключения договора между юридическими лицами изменяемыми (запрашиваемыми у пользователя в диалоговом окне) являются: наименования организаций, фамилии их представителей, адреса и банковские реквизиты. Различаться также могут суммы, валюты и налоговые ставки. Все эти параметры договора вынесены для заполнения на специальную форму - диалоговое окно.

    В надстройке реализован выбор валюты (по умолчанию установлены рубли), преобразование даты, автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога), автоматическое написание суммы договора и налога прописью, автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж (для преамбулы) должности, фамилии, имени и отчества. Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж. После автоматического заполнения полей сформированный договор сохраняется под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон.

    скачать надстройку для заполнения договора между юридическими лицами (полный вариант)

    На практике чаще используется упрощенная модель надстройки, когда "свои" реквизиты указываются в тексте договора и изменениям не подлежат, а в диалоговом окне запрашиваются только данные контрагента.

    видео по работе с надстройкой

    скачать надстройку для заполнения договора между юридическими лицами (сокращенный вариант)

    Автоматическое заполнение договора между юридическим и физическим лицом

    Договоры между юридическими и физическими лицами отличаются наличием паспортных данных одной из сторон. Отсюда и несколько другой набор полей в диалоговом окне, где кроме паспортных данных присутствуют адреса и телефоны. В остальном все механизмы аналогичны описанным в предыдущем пункте.

    скачать надстройку для заполнения договора между юридическим и физическим лицом (стандартный вариант)

    Возможности надстроек для заполнения договоров

    Надстройки позволяют осуществлять:

    2) преобразование даты к виду "26" сентября 2013;

    3) автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога);

    4) автоматическое написание суммы договора и налога прописью;

    5) автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж должности, фамилии, имени и отчества (для преамбулы);

    *Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж.

    6) автоматическое формирование инициалов подписантов;

    7) автоматическое сохранение сформированного договора под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон;

    8) импорт данных из диалогового окна в файл Excel;

    9) экспорт данных из файла Excel в диалоговое окно.

    Аналогичным образом можно настроить заполнение любых шаблонов документов для юристов, нотариусов, бухгалтеров, финансистов, сметчиков, риелторов и многих других.

    Универсальная надстройка для Word по заполнению любых документов Word данными из Excel

    Договоры, соглашения, доверенности, заказы, заявки, акты, квитанции и многое другое можно автоматически заполнять данными из Excel при помощи универсальной надстройки. Количество изменяемых полей в документе не привязано к полям диалогового окна поэтому пользователь сам определяет их количество и названия для кодов, используемых в шаблонах документов. Для заполнения активного документа Word достаточно указать файл Excel с исходными данными. Помимо этого предусмотрено массовое заполнение документов Word.

    скачать надстройку для заполнения документов Word данными из Excel

    Возможна также доработка стандартных надстроек, представленных на этой странице под специфические параметры заказчика: удаление ненужных, добавление новых текстовых полей и выпадающих списков диалогового окна (цена договорная).

    Надстройки для Excel по заполнению любых документов Word

    Все рассмотренные выше надстройки устанавливаются в приложение Microsoft Word. Для заполнения шаблонов документов Word можно также использовать надстройки, которые устанавливаются в приложение Excel. При этом запускаться надстройка будет из Excel. В случае, когда исходные данные вносятся на рабочий лист книги Excel, логичнее использовать надстройку для Excel, чтобы не совершать лишних движений и не переходить из одного приложения в другое. Узнать больше об использовании надстроек для Excel .

    Другие материалы по теме:

    Создаем средствами VBA автоматизированный бланк заказа для обслуживания покупателей ~ Трюки и приемы в Microsoft Excel

    Теперь, после того как мы познакомились с простыми конструкциями доступа из процедур VBA к ячейкам листа Microsoft Excel, пора перейти к более сложной задаче. Будем считать, что нам необходимо разработать удобный бланк заказа при обслуживании покупателей в компьютерном салоне. Наша задача — обеспечить удобный подбор необходимой покупки из возможных вариантов по информации, присутствующей в прайс-листе.

    Будем считать, что комплектация состоит максимум из 3 компонентов: ноутбука, сумки к нему и модема. При этом различных моделей ноутбуков, сумок и модемов достаточно много, и эта номенклатура отражается на втором листе книги. Такой лист с названием Прайс представлен на рис. 2.1. Понятно, что строк в прайс-листе может быть достаточно много, и при подборе заказа не очень удобно его постоянно прокручивать.

    Наша задача далее заключается в разработке удобного электронного бланка. Заметим только, что в разрабатываемой книге Microsoft Excel предполагается, что прайс лист должен находиться на втором рабочем листе в последовательности листов (в дальнейшем программном коде используется номер листа в качестве параметра семейства Worksheets). На рис. 2.1 видно, что первая строка прайс-листа представляет собой совокупность заголовков, а сами данные располагаются со второй строки. В столбцах А и В содержится описание модели ноутбука и его цена соответственно. Следующие два столбца — название модели сумки с ценой, а затем модем, также с ценой.

    Рис. 2.1. Содержание листа Прайс

    Мы попробуем на первом рабочем листе создать удобный для пользователя электронный бланк заказа, который будет использовать информацию из прайс-листа.

    Интерфейс первого листа, который нам необходимо разработать, показан на рис. 2.2. Разберем технические действия для его создания. Во-первых, необходимо расширить столбцы А, В и С, а затем в ячейку В2 ввести текст «Бланк заказа» и отформатировать его соответствующим образом. После этого разместим в ячейке В3 другой текст — «Заказ №». Рядом с этим текстом на листе расположим элемент управления «Поле» (или как мы раньше его называли — текстовое окно) для набора с клавиатуры номера заказа. Для свойства Name этого элемента выберем значение Nomer. добавим серый фон окна (с помощью свойства BackColor ), а для свойства AutoSize установим в качестве значения True. В этом случае ширина текстового окна будет автоматически изменяться при вводе символов.

    Теперь следует заполнить текстом (см. рис. 2.2) содержимое ячеек В5, С5, А7, А8, А9, В11 и выполнить соответствующее форматирование. После этого уберем с экрана сетку, а для прямоугольного диапазона А5-С14 установим внешние границы. Кроме этого, можно также установить заливку для диапазона А5-С14 (это выполняется с помощью несложных технических действий в Microsoft Excel).

    Теперь следует разместить три элемента управления типа «Поле со списком» — с ними мы уже работали в первой главе. Для того чтобы не было противоречий с программным кодом, имена этих элементов выберем (сверху вниз по рис. 2.2) Spk1, Spk2 и Spk3 соответственно. Таким образом, мы создали интерфейс для нашей разработки. Далее наступает этап программирования созданных элементов, поэтому перейдем в редактор Visual Basic для написания программного кода.

    Рис. 2.2. Лист книги с электронным бланком

    Первая наша задача заключается в том, чтобы при открытии книги созданные три поля со списком на первом листе автоматически заполнялись информацией из прайс-листа. Из первой части цикла статей мы уже знаем, что при открытии книги автоматически выполняется предопределенная процедура Workbook_Open(). Для того чтобы перейти к написанию этой процедуры, следует в редакторе Visual Basic открыть меню View и выбрать раздел Project Explorer и в появившемся на экране окне дважды щелкнуть на пиктограмме с названием ЭтаКнига. Таким образом, мы получим доступ к методам объекта Workbook .

    В соответствии с листингом 2.1 оформим процедуру Workbook_Open(). которая обеспечивает заполнение элементов управления «Поле со списком» моделями ноутбуков, сумок и модемов.

    Прокомментируем еще несколько программных конструкций этой процедуры.

    Так, в записи While Worksheets (2).Cells (N + 2, 1) .Value <> "" извлекается содержимое ячейки первого столбца с информацией об очередной модели ноутбука со второго листа. Конструкция о обозначает «не равно», а "" — это две пары кавычек, между которыми ничего нет. В совокупности эта запись обозначает выполнение цикла, пока значение в очередной ячейке списка ноутбуков на втором листе не окажется пустым. Пустая ячейка — это индикатор того, что данных в этом столбце больше нет. Таким образом, чтобы избежать при заполнении списков потери информации, следует не допускать разрывов в данных на втором листе.

    В процедуре листинга 2.1 после подсчета количества ноутбуков используется метод Addltem, который добавляет в элемент управления «Поле со списком» новый элемент (новую строку). Так, в конструкции Worksheets(1).Spk1.Addltem Worksheets(2).Cells(i, 1).Value через пробел записывается содержимое ячейки, которое включается в список Spk1 в качестве его очередного элемента. В данном случае это содержимое ячейки, расположенной на втором листе. Заполнение других списков производится аналогичным образом и различается только номерами столбцов. Таким образом, мы создали процедуру Workbook_Open(). которая обеспечивает заполнение списков данными со второго листа (из прайс-листа) при открытии книги. Теперь, для того чтобы все то, что мы создали, заработало, необходимо книгу сохранить, закрыть и заново ее открыть.

    Видно, что списки заполнены, однако пока выбор в списках той или иной модели не приводит к заполнению информации о ее цене. Нашу разработку следует продолжить, поэтому мы заново вернемся в окно написания программного кода. Для автоматической подстановки цены модели необходимо написать процедуры, выполняемые при щелчках на элементах «Поле со списком». В листинге 2.2 приведена процедура, которая выполняется при щелчке на первом поле со списком (это список, включающий модели ноутбуков).

    В этой процедуре ячейка С7 заполняется ценой ноутбука из прайс-листа. Если посмотреть на бланк заказа, то именно ячейка С7 на этом листе отводится для цены ноутбука. Здесь Spk1.Listlndex — номер выделенного элемента в первом списке. Двойка добавляется к этому значению потому, что индексация элементов в поле со списком начинается с нуля, а данные о моделях ноутбуков на втором листе располагаются со второй строки. Здесь также учитывается, что цены ноутбуков указаны во втором столбце прайс-листа. Таким образом, в рассмотренной строке мы извлекаем информацию о цене ноутбука. Может возникнуть вопрос — почему в правой части программной строки мы указали номер листа (2), а в левой нет? Это связано с тем, что объект с именем Spk1. событие, связанное с которым мы обрабатываем, находится на первом листе, который рассматривается процедурой в качестве рабочего листа по умолчанию. Щелчки на двух других списках приводят к аналогичным действиям (к заполнению цен выбранных сумки и модема), и в листинге 2.3 приведены процедуры, реализующие этот эффект.

    В результате мы получили автоматизированное заполнение бланка заказа (выбор в списках названий позиций товаров и автоматическую подстановку цены). Для калькуляции суммы заказа осталось только в ячейку C11 поставить формулу для вычисления суммы: =СУММ(C7:C9). Заметим, что это обыкновенная формула в ячейке первого листа Microsoft Excel.

    На рис. 2.3 показано заполнение бланка заказа выборкой товаров. Следующий этап автоматизации заключается в создании печатной формы этого бланка. Сначала разместим на первом листе кнопку Печать (см. рис. 2.3), а затем для нее напишем необходимую процедуру. Но в первую очередь мы должны на третьем листе книги создать печатную форму, которая будет автоматически заполняться по щелчку на кнопке. Первая задача на этом пути, как и прежде, чисто техническая — обеспечить форматирование третьего листа книги подобно тому, как это показано на рис. 2.4 (никаких элементов управления здесь нет). Форматирование листа: добавление фона к ячейкам, создание внешних и внутренних границ, подбор размера шрифта, выравнивание содержимого ячейки по горизонтали. Также здесь мы убрали отображение сетки. В дальнейшем в ячейку C2 будет подставляться номер заказа с первого листа (точнее, из соответствующего текстового окна), а содержимое таблицы также будет автоматически заполняться информацией о заказанных позициях и их ценах.

    Рис. 2.3. Вариант заполнения электронного бланка

    При желании на печатную форму можно добавить логотип организации и внести дополнительную текстовую информацию. В этом случае третий лист нашей книги станет больше похож на печатную форму документа. Фактически мы разработали заготовку, в которую по щелчку на кнопке Печать будет заноситься информация о текущем заказе с первого листа. Перейдем в режим конструктора и далее в редактор написания программного кода. Это выполняется, как мы знаем, двойным щелчком на кнопке Печать. В этом случае вы автоматически попадаете в процедуру, которая обрабатывает щелчок на рассматриваемой кнопке. В листинге 2.4 приводится текст этой процедуры.

    Рис. 2.4. Печатная форма бланка

    БСО24 - Техническая документация автоматизированной системы формирования и печати бланков строгой отчётности

    Создание учётной записи компании

    Для использования автоматизированной системы БСО24 необходимо создать учётную запись компании. При создании указывается наименование, ИНН, ОГРН, адрес и телефон. Первые три поля не могут быть изменены впоследствии.

    Перед использованием автоматизированной системы необходимо задать начальные параметры.

    Перед использованием системы Настройка формата бумаги и бланка

    На начальном этапе настройки системы нужно указать:

    • Формат бумаги (в настоящее время поддерживается только “обычный” формат А4)
    • Формат бланка
    • Стандарт бланка
    Настройка дополнительных полей

    Бланк может содержать следующие дополнительные поля:

    • Заказчик
    • Подпись заказчика
    • Оплата наличными или пластиковой картой
    • Место печати (М.П.)
    Персональная настройка

    Каждый бланк формируется материально ответственным лицом. На бланке строгой отчётности пропечатываются инициалы и фамилия того, кто сформировал бланк.

    Создание заказа

    Заказ - создание необходимого вам количества бланков. Каждый заказ имеет серию, а так же начальный и конечный номер. Номера бланков следуют подряд, без прерываний или повторений. Заказ может быть отпечатан сразу (для последующего заполнения ручкой), или формироваться каждый бланк в отдельности (для учёта и хранения в БСО24).

    Первый заказ всегда является тестовым. При создании остальных заказов есть возможность выбора создавать тестовый или действительный заказ.

    Формирование бланка

    После создания заказа для заполнения автоматизированным способом, каждую операцию с наличными или пластиковыми картами необходимо проводить через БСО24, оформляя и печатая соответствующий бланк. Для формирования необходимо указать наименование операции и сумму (не более пяти операций), заполнить дополнительные поля (при необходимости) и нажать кнопку “СФОРМИРОВАТЬ И ОТПЕЧАТАТЬ”. Бланк будет сформирован системой и отправлен на печать.

    Печать бланка

    Для печати нужно использовать следующие настройки принтера:

    • Формат бумаги: А4
    • Ориентация: Альбомная
    • Поля: минимальные (не более 4 мм)
    • Цветность печати: градации серого.

    Создание автоматизированных бланков

    Фризен Ирина Григорьевна – кандидат педагогических наук, преподаватель информационных технологий, автор многочисленных работ в сфере информационных технологий.

    Настоящее учебное пособие написано в соответствии с государственной программой изучения дисциплины для средних специальных учебных заведений по специальности 230103 «Автоматизированные системы обработки информации и управления».

    В пособии дается достаточный материал для проведения практических занятий по дисциплине, а также основной теоретический материал, необходимый при изучении того или иного вопроса. На основе предлагаемого материала можно строить проведение различных видов занятий.

    Учебное пособие ставит перед собой цель помочь студентам изучить данную дисциплину в полном объеме, отвечающем требованиям государственного стандарта по дисциплине.

    Предназначается для преподавателей и студентов средних специальных учебных заведений, а также может быть использовано студентами высших учебных заведений, изучающих данную дисциплину.

    В учебном пособии рассматривается более 60 задач, сопровождаемых 130 рисунками и подробными объяснениями.

    Книга: Офисное программирование 6.2. Создание и автоматическое заполнение бланков стандартных документов Разделы на этой странице:

    6.2. Создание и автоматическое заполнение бланков стандартных документов

    Создание VBA-программ

    Пример 39. При оплате за обучение студент вносит деньги в кассу, где бухгалтер заполняет от руки квиток об оплате. Автоматизировать ручную работу бухгалтера, создав форму, заполняющую карточку оплаты, которую можно при необходимости отправить на печать.

    Интерфейс шаблона и приложения

    В качестве интерфейса сначала рассмотрим самую простую форму приложения, отвечающего условиям задачи и включающего в себя соответствующие текстовые поля ввода и рабочие кнопки (рис. 85).

    Рис. 85. Форма примера 39 в рабочем состоянии

    Далее рассмотрим, как автоматизировать печать квитанции об оплате за обучение.

    Начнем с разработки бланка стандартного документа (печатной формы). Эту форму можно сделать на базе шаблона с текстовыми полями, в которые будут заноситься изменяющиеся сведения. Для этого выполните следующие команды: Файл + Создать. В правой части окна нового документа выберите раздел Шаблоны и гиперссылку На моем компьютере (рис. 86). После чего появится диалоговое окно Шаблоны (рис. 87), в котором на вкладке Общие необходимо выделить пиктограмму Новый документ и поставить переключатель Шаблон в рамке Создать.

    Включите панель Формы (Вид + Панели инструментов + Формы). Для дальнейшей работы понадобится только один элемент этой панели – Текстовое поле

    которое позволяет создать на форме изменяющееся поле (либо посредством кода, либо самим пользователем). Выбирая курсором место в документе Word для расположения соответствующего поля и расположив на нем элемент Поле. можно получить необходимую форму. Для того чтобы расширить поле, надо поставить в него курсор и несколько раз нажать Tab. Для того чтобы подчеркнуть поле, выделите его как текст и примените к нему подчеркивание.

    Рис. 87. Диалоговое окно Шаблоны

    Создайте шаблон документа, придерживаясь рис. 88.

    Рис. 88. Шаблон документа word, в который вносятся данные для печати

    В некоторых полях (поля выделены серым фоном) можно ввести значения по умолчанию. Значение по умолчанию устанавливается при помощи диалогового окна Свойства. которое можно вывести на экран следующим образом:

    щелкнуть правой клавишей мыши по необходимому текстовому полю;

    в появляющемся контекстном меню выбрать Свойства ;

    указать значение по умолчанию (рис. 89).

    Значения по умолчанию позволяют менять только те данные, которые должны изменяться нечасто. Например, оплата за обучение в основном одна и та же – 1500 руб. поэтому значение этого поля будет меняться не очень часто.

    Рис. 89. Установка параметров текстового поля «сумма_опл»

    Рассмотрим и другие необходимые элементы рабочего окна «Параметры текстового поля». В поле Тип указывается тип значения, которое можно помещать в поле. Можно заполнить поле Максимальная длина. хотя наиболее важным для дальнейшего использования кодом VBA является поле Закладка. Значение этого поля будет служить меткой, в которую должен устанавливаться курсор, перед помещением в документ очередной порции информации. Поэтому, как только все необходимые поля определены, нужно указать для каждого из них осмысленные метки. Для бланка документа Word, приведенного на рис. 86, зададим (последовательно) такие метки:

    Фамилия – фамилия студента;

    Имя – имя студента;

    Отчество – отчество студента;

    Группа – наименование группы;

    Месяц_опл – название месяца, за который вносится оплата;

    Сумма_опл – внесенная сумма;

    ФИО_бух – фамилия принявшего бухгалтера;

    Дата_опл – дата оплаты.

    После окончания разработки формы документа сохраним его под именем Оплата за учебу в каталоге Шаблоны. На рис. 88 представлен шаблон созданного документа с изменяющимися полями.

    Создание модуля Печать для шаблона документа

    Далее необходимо перейти в редактор VBA и создать форму приложения, отвечающего условиям задачи (рис. 85).

    В листинге представлен код процедуры печати бланка квитанции об оплате, сопутствующие и отладочные процедуры.

    Листинг (занести в Модуль1 проекта Оплата за учебу )

    ' переменные формы приложения

    Public фам1 As String

    Public имя1 As String

    Public отчество1 As String

    Public групп1 As String

    Public месяц As String

    Public сумма As String

    Public бух As String

    Public дата As String

    ' переменные формы шаблона документа

    Public фамилия As String

    Public имя As String

    Public отчество As String

    Public группа As String

    Public месяц_опл As String

    Public сумма_опл As String

    Public фио_бух As String

    Public дата_опл As String

    Dim book(8) As String

    Dim dataMas(8) As String

    Dim i As Integer

    Sub Печать() 'процедура печати бланка

    'Заносим информацию в массивы bookmarmas, datamas

    book(1) = «фамилия»: dataMas(1) = фамилия

    book(2) = «имя»: dataMas(2) = имя

    book(3) = «отчество»: dataMas(3) = отчество

    book(4) = «группа»: dataMas(4) = группа

    book(5) = «месяц_опл»: dataMas(5) = месяц_опл

    book(6) = «сумма_опл»: dataMas(6) = сумма_опл

    book(7) = «фио_бух»: dataMas(7) = фио_бух

    book(8) = «дата_опл»: dataMas(8) = дата

    'заполнение полей квитанции:

    ActiveDocument.PrintPreview Выполняется предварительный просмотр печати.

    'Для того чтобы реально распечатать документ, применяется метод PrintOut объекта Application (см. Help)

    В связи с различием переменных, принимаемых и передаваемых на печать, объявим как Public переменные двух видов: получаемые интерфейсной частью приложения и печатаемые в форме шаблона.

    Обратите внимание на то, что здесь все данные имеют тип String. Такие однотипные данные позволяют записывать их в поля формы в цикле, содержащем всего два оператора (см. описание листинга).

    Создание модулей работы кнопок формы приложения

    Работа кнопки Выдать справку состоит в считывании введенной информации в текстовые поля формы приложения, передаче их значений переменным формы шаблона документа с дальнейшим выводом информации в шаблон документа.

    Private Sub CommandButton1_Click()