Руководства, Инструкции, Бланки

образец заполнения табель учета рабочего времени при сменном графике img-1

образец заполнения табель учета рабочего времени при сменном графике

Рейтинг: 4.2/5.0 (1827 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Унифицированная форма Т-13: табель учета рабочего времени

Как заполнять табель учета использования рабочего времени по форме Т-13

Каждое предприятие, в котором имеется укомплектованный штат работников, должно иметь табель учёта рабочего времени. Этот документ помогает фиксировать количество отработанных часов каждым сотрудником, а также прогулы и отпуска. Такая информация крайне важна при формировании и начислении заработной платы.

Подобный табель является отчётной документацией для налоговой службы, что позволяет выявить количество налогооблагаемой прибыли.

Для чего он нужен?

Подобного рода документ достаточно важен на каждом предприятии, особенно если оно имеет большие масштабы с огромным количеством штатных работников. Благодаря ведению табеля можно без особого труда вычислить количество отработанных часов в месяц каждым работником. Эти данные являются основополагающими в формировании и распределении заработной платы.

Руководитель организации имеет возможность осуществлять контроль за посещаемостью каждого сотрудника, при этом не тратя лишнего времени на подтверждение этого факта. На основе данных могут быть приняты решения о награждении самых ответственных работников премиями, а также наказание сотрудников, имеющих прогулы без основательных на то причин.

Налоговая служба, проводящая проверку, знакомится с документом и имеет конкретное подтверждённое удостоверение, являющееся поводом для начисления зарплат, а также для применения штрафных санкций и поощрений.

Если вас интересует ставка налога на имущество организаций на 2016 год, ознакомьтесь с этой статьей .

Правила и порядок заполнения

Как правило, табель ведётся в двух типовых формах: бумажной и электронной. хотя большинство современных организаций отдают предпочтение второй. Специально для таких целей существуют бланки, разработанные с учётом автоматического подсчёта количества рабочих дней и часов за указанный период. Более старые варианты предполагают ручной внос данных, а также их обработку.

Когда предприятие имеет множество структурных единиц, выделяется обособленная должность табельщика, который ведёт ежедневный учёт о количестве отработанных часов каждого сотрудника, включая себя. Если организация невелика, и вести учёт не предполагает особой трудности, эту работу может выполнять любой сотрудник, имеющий к этому навык.

Существует утверждённая форма табеля, рекомендованная Государственными органами, которая является обязательной, но вполне может быть расширена по личной необходимости.

Заполненный табель в конце месяца несут на подпись руководителю, который подтверждает, что сотрудники обязаны получить заработную плату в соответствии с количеством отработанных часов и занимаемой должности. В документ обязательно вносятся работники, устроенные на время, а также сезон, либо лица, проходившие практику на производстве. Благодаря этому можно фиксировать достоверность факта нахождения на рабочем месте в случае возникновения производственного травматизма.

Вы можете бесплатно скачать бланк и образец заполнения данного документа в формате Excel

Порядок ведения табельного учёта

Табель должен заполняться ответственным лицом ежедневно, указывая количество отработанных часов, явок и неявок. Итак, рассмотрим поэтапно порядок заполнения:

  1. В самом верху электронного документа необходимо указать реквизиты предприятия, а также его подразделения. Далее необходимо заполнить ячейки с именами «Дата составления» и «Отчётный период», указав календарные значения.
  2. В первом столбце раздела 1 необходимо указать порядковый номер сотрудника, обычно при этом процессе учитывается иерархия, то есть от управляющего к подчинённым.
  3. Далее напротив каждого порядкового номера указываем личные данные работника, а также занимаемую должность.
  4. Далее идут ячейки, отображающие календарный месяц по дням, в которые необходимо вносить данные о количестве отработанных часов. Для этого используют не только цифры, но и буквенные обозначения, указав при этом внизу таблицы полную карту расшифровки.
  5. После этого нужно заполнить столбцы, указав количество выходных и праздничных дней, а также прогулы и отсутствия на рабочем месте, указав их причину.
  6. Второй раздел, в котором на основании полученных результатов начисляется заработная плата, нужен для бухгалтерии, поэтому дальнейшее заполнение производится непосредственно главным бухгалтером.
  7. Нижняя часть документа обязательно должна иметь подпись руководителя предприятия либо его подразделения, иначе документ не имеет силы и не может служить основанием для начисления зарплат.

Подробнее о порядке ведения документа можно посмотреть на видео:

Составление при сменном графике и другие нюансы

Имея предприятие, в котором непрерывное производство осуществляется посменно, в табеле выделяется дополнительная графа, в которой указывается, в какую смену и в какой день человек работал. Поскольку оплата работы по ночному тарифу немного выше дневной, бухгалтерия сможет быстро подсчитать зарплату, учитывая количество отработанных смен в разное время суток.

Стажёры, проходящие обучение, в табель не вносятся, поскольку заработная плата им не начисляется.

В случае предоставления отпуска по уходу за ребёнком, свободные ячейки табелируются как отпуск, при этом учитываются все календарные дни. Если человек отсутствует на рабочем месте, не нужно спешить с выводами. Необходимо дождаться его выхода на работу и выяснить причину. Если она веская, и на это есть документ, то в табеле делают соответствующую пометку. Без удостоверяющего документа табельщик имеет право поставить прогул, что карается штрафом и дальнейшим увольнением с занимаемой должности .

Если по каким-то причинам работника увольняют в середине месяца, дальнейшие дни, когда он уже не работает, помечаются отметкой «Х». С нового месяца его исключают из табеля. При неполном рабочем дне необходимо указать точное количество отработанных часов, даже если каждый день их количество одинаковое.

Санкции при неверном заполнении табеля

В том случае, когда ответственное лицо допускает ошибку в заполнении документа, на основании которого формируется заработная плата, руководитель имеет право применить санкции, оштрафовав его на сумму убытка, понесённого при этом инциденте.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Другие статьи

Приказ о табеле учета рабочего времени образец - Издание приказа - Каталог образцов - Бланки и образцы документов

Табель учета рабочего времени

Независимо от величины и специфики производства, на каждом предприятии полагается вести табель учета рабочего времени. Основываясь на этом документе проводят начисления заработанной платы и расчет с рабочими.

Расходы организации на оплату труда не снижают налогооблагаемую прибыль. Законодательно, отсутствие этого документа влечет проблемы с налоговыми инстанциями, т.к. начисление заработанной платы становится необоснованным документально. Заполняется табель по стандартизированной форме Т-12 ручным методом в единичном экземпляре, утверждается подписью руководства структурного отдела, кадрового работника и предается в бухгалтерию.

При желании, руководители также могут воспользоваться формой Т-13, предусматривающей автоматизированную обработку данных. Бланк частично заполняет вычислительная техника, например следующие реквизиты: структурный отдел, занимаемая должность, фамилия и инициалы, табельный номер.

Отдельного специалиста для заполнения бланков руководители организаций нанимают не часто, считая это нерациональным. В связи с этим табель учета рабочего времени полагается вести доверенным лицом, которым может быть кадровый специалист, бухгалтер либо руководитель структурного отдела. Эта обязанность должна быть прописана при оформлении трудового договора или возложена на сотрудника отдельным приказом.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Первая страница. Название предприятия в аналогии с учредительной документацией указывается в первой графе. В графе «Структурное подразделение» обозначаем название отдела, если он имеется в организации. Столбцы «Номер документа» и «Дата составления» (чаще всего последний день учетного месяца) заполняются соответственно. В графе «Отчетный период» прописывается с первого по последнее число текущего месяца.

Вторая страница. Графа 1 – порядковый номер работника. В графы 2 и 3 переносятся сведения из личных карточек сотрудников (образец – форма Т-12). Ведомость ведется на протяжении рабочего месяца, в последний день которого подводятся итоги отработанных каждым работником организации часов.

Колонки 4 и 6 разбиваются на две строки. В верхней отмечается код (условное обозначение) затрат рабочего времени, в нижней прописывается длительность времени по согласованному коду в часах и минутах. Эти графы используются для отображения каждодневной величины отработанных часов каждым работником.

Учет затрат рабочего времени принято рассчитывать следующими методами:

1) Сплошная регистрация присутствия и отсутствия на рабочем месте (заполняют кодами только верхние строки граф, оставляя нижние пустыми).

2) Регистрация одних отклонений (прогулов, задержек, сверхурочных часов).

По окончанию месяца, при подсчете общей суммы отработанных дней и часов, заполняют столбцы 8-17 табеля учета рабочих часов. Больничные, командировки, выходные и прогулы, т.е. все те дни, когда работник отсутствовал, из подсчета исключаются.

Совокупность чисел в верхней строчке 5 и 7 графы заносится в графу 8 учетной ведомости, а сумма чисел нижней строки – в графу 9. Сумму дней неявок отдельно заносят в графы 14-16.

Из образца в таблице 1-го листа в графу 15 заносят код причины отлучек с рабочего места.

Количество выходных каждого сотрудника прописывается в графе 17.

На третьей странице табеля учета рабочего времени в строки 18-22 прописывается общий для всех работников вид оплаты и коррелятивный счет, а в строки 18-34 – индивидуальные виды оплаты и счета.

Бухгалтерия заполняет третью и четвертую страницы табеля.

Скачать бланк

Форма Т-12: forma-t-12.xls [145 Kb]

Табель учета рабочего времени (форма Т-12)

первичный документ бухгалтерского учета образец

Табель учета рабочего времени - это первичный документ бухгалтерского учета созданный для фиксации вида рабочего времени (работа в дневное время, ночное время, командировка) и продолжительности вида рабочего времени (8 часов, 5 часов, 3 часа). Каждому работнику присваивается табельный номер. Включение работника в табель учета рабочего времени осуществляется на основании док."Приказ о приеме работника на работу".

Рабочее время - это период времени в течении которого работник обязан выполнять свои трудовые обязанности. Продолжительность такого периода времени (8 часов, 16 часов), его повторяемость (2 через 2) фиксируется в док."Трудовой договор".

Режим рабочего времени (режим работы) - это распределение рабочего времени в течении определенного календарного периода (в течении месяца, недели, суток). К режиму времени относятся понятия: с 9 до 19, ненормированный рабочий день, сменная работа. Режим работы устанавливается док."Внутренний распорядок" или док."Трудовой договор".

Ночное время - время с 22 часов до 6 часов утра.

Табель учета рабочего времени

На основании табеля учета рабочего времени рассчитывается зарплата, пособия, контролируется соблюдение режима рабочего времени, составляется статистическую отчетность. Однако в составлении и заполнении этого документа есть свои особенности.

В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для оформления такого учета нужен табель учета рабочего времени. В этом документе должны содержаться сведения как о фактически отработанных сотрудниками часах (в том числе сверхурочных), так и о неотработанном времени (в том числе праздничных днях, отпусках).

На основании табеля учета рабочего времени рассчитывается заработная плата, пособия, контролируется соблюдение работниками установленного режима рабочего времени, а также составляется статистическую отчетность. Инспекторы труда проверяют с помощью табеля наличие нарушений трудового законодательства, например, не превышена ли допустимая продолжительность рабочего времени для совместителя или сверхурочной работы. Если проверяющие найдут подобные нарушения, в том числе связанные с неправильным заполнением табеля, директору может грозить штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а компании - в размере от 30 до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как составить табель учета рабочего времени

Для табеля учета рабочего времени предусмотрены две типовые унифицированные формы. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

  • Форма № Т-12 применяется при заполнении кадровых документов, в том числе табеля, вручную.
  • Форма № Т-13 предусмотрена для компаний, которые применяют автоматизированную обработку учетных данных. Однако после заполнения ее надо будет распечатывать, поскольку там должны стоять живые подписи ответственных лиц.

    Скачать табель учета рабочего времени можно в сервисе Ваш кадровый секретарь в разделе Кадровые документы, которые всегда должны быть в компании.

    Однако, как и все первичные документы, табель можно составить в свободной форме (письмо Роструда от 14.02.13 № ПГ/1487-6 1). Использовать типовые бланки Т-12 и Т-13 не обязательно. Их можно взять за основу, упростить и доработать под себя, в том числе и коды.

    В табеле учета рабочего времени надо обязательно указать данные о количестве дней и часов, которые сотрудник провел на работе. Также следует отметить причины неявок на работу. Все они закодированы, но коды приведены в форме № Т-12. Их надо использовать и для заполнения формы № Т-13.

    Табель заполняет ежемесячно уполномоченное на это лицо, после чего документ подписывает руководитель структурного подразделения и сотрудник, ответственный за кадровый учет. Затем табель передается в бухгалтерию (абз. 2 раздела 2 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1).

    Дополнительные дни, которые компания объявляет выходными, надо записать в табеле учета рабочего времени по особым правилам. А отработанное время в праздники отмечают в табеле специальными кодами.

    Как записать выходные в табеле учета рабочего времени

    Код учета рабочего времени в табеле зависит от того, на каком основании компания предоставляет и как оплачивает дополнительные выходные.

    Вариант 1. Компания предоставляет сотрудникам дополнительные выходные и уменьшает на них норму рабочего времени за месяц. При пониженной норме сотрудники должны получить полный оклад, а сами выходные компания не оплачивает. Поэтому в табеле такие дни отмечают кодом В.

    Вариант 2. Компания предоставляет сотрудникам выходные и оплачивает их по среднему. Тогда за отработанные дни сотрудники получат зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные - средний заработок. В табеле учета такие дни отмечают с кодом ОВ.

    Как записать работу в праздники

    За работу в праздник и выходной положены двойной оклад либо доплата по одинарной ставке сверх оклада и дополнительный день отдыха (ст. 153 ТК РФ). В табеле работу в такой день отмечают кодом РВ (см. образец).

    Причем код можно ставить одинаковый независимо от того, выбрал сотрудник двойную или одинарную оплату.

    Дополнительный выходной день, который сотрудник выбрал взамен отработанного в праздник, надо отметить в табеле с кодом НВ. Но зарплату за месяц, в котором работник использовал этот день отдыха, надо выплатить в полном размере. Причем даже если сотрудник взял выходной не в мае, а например в июне или июле (письма Роструда от 18.02.13 № ПГ/992-6-1, Минтруда России от 11.03.13 № 14-2/3019144-1157).

    Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. ОКУД 0504421

    Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы. Код формы по ОКУД 0504421.

    Табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений обособленных подразделений. Табель открывается ежемесячно за 2 - 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Записи в Табель работников учреждения, их исключение из табеля производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда).

    В табеле регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений.

    В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.

    При наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонений, а знаменатель - часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.

    В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель подписывается лицом, на которого возложено его ведение.

    Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам Сумма (41, 44, 46, 48, 50, 52). После утверждения руководителем учреждения табель используется для составления Расчетно-платежной ведомости форма по ОКУД 0504401 и Расчетной ведомости форма по ОКУД 0301010.

    Табель используется для отражения начислений по оплате труда работникам учреждения, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца и суммы причитающейся к выплате в окончательный расчет, а также отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда и иных сумм удержаний.

    Основанием для начисления заработной платы служат: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием (утвержденными штатами) и ставками (тарифами) заработной платы, Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, табель учета рабочего времени форма 0301008, Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях форма 0504425, другие учетные документы по учету труда и его оплаты.

    Расчетно-платежная ведомость форма 0504401 составляется по учреждению, подписывается исполнителем, ответственным за формирование ведомости и лицом, проверившим ее. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

    В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск, при увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по Платежной ведомости (ф. 0504403), расходному кассовому ордеру. Начисленные и выплаченные суммы в межрасчетный период включаются в Расчетно-платежную ведомость (ф. 0504401) текущего месяца при формировании общего расчета. При этом по графе Сумма к выдаче против фамилии работника делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе Выплаты в межрасчетный период .

    В конце Расчетно-платежной ведомости форма 0504401 кассиром проставляется надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме оплаты труда, сверенной с общим итогом по Платежной ведомости форма 0504403, Расчетно-платежной ведомости форма 0504401, подтверждаемая подписью кассира. Если деньги выдавались не кассиром, а иным уполномоченным лицом - раздатчиком денег, то на Расчетно-платежной ведомости форма 0504401 дополнительно делается надпись Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи. После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром (раздатчиком денег) в Расчетно-платежной ведомости форма 0504401, и подсчета выданных и депонированных сумм, отраженных в Расчетно-платежной ведомости форма 0504401, формируется Расходный кассовый ордер на выданную сумму оплаты труда из кассы, с указанием его реквизитов в Расчетно-платежной ведомости форма 0504401. Указанный Расходный кассовый ордер форма 0310002 на сумму выданной оплаты труда по Расчетно-платежной ведомости форма 0504401 подлежит регистрации в Журнале регистрации приходных и расходных ордеров форма 0310003.

    В централизованных бухгалтериях Расчетно-платежные ведомости форма 0504401 составляются раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату по ведомости подписывается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом), и руководителем (уполномоченным им лицом) централизованной бухгалтерии.

    Как составить табель учета рабочего времени: образец заполнения

    Любое предприятие выплачивает заработную плату, основываясь на данных фактически отработанных часов или дней. Эти данные для бухучета и выплаты заработной платы согласно отработанному времени требуют специального бланка для первичного учета. Таким бланком принято считать табель учета рабочего времени.

    Ниже приведена информация об этом документе, его регламент заполнения согласно рабочего времени, проработанного на предприятии.

    Для чего необходим этот документ и зачем его оформлять?

    Начать следует с того, что табель – это документ, который обязан вести каждый работодатель или его доверенное лицо на предприятии независимо от количества работников и формы собственности в штатном расписании.

    Если данный документ будет отсутствовать на предприятии, это приведет к ответственности руководства в виде штрафов при проверке органом охраны труда.

    В случае, когда в затратах предприятия оплата труда занимает весьма существенное место, документы при налоговой проверке могут выдать гипотезу касательно безосновательного начисления ЗП и исключения ее из списка расходов предприятия. В таком случае будут иметь место неприятные последствия.

    В этой обзорной статье рассмотрен образец заполнения табеля учета рабочего времени при сменном графике.

    Формы Т-12 и Т-13: правила и этапы заполнения

    Табель учета ведется каждый рабочий день месяца, а в последний день подготавливается отчет об общем количестве отработанных дней/часов. Готовый составленный документ передается в бухгалтерию.

    Приведем пример инструкции по заполнению табеля учета времени работы и подсчета оплаты труда, взяв за основу формы Т-12 и Т-13. Они существенно ничем не отличаются.

  • В верхней части следует указать название организации соответственно учредительным документам и названию структурного подразделения, если оно имеется.
  • Заполняются ячейки «дата составления» (последний день рабочего месяца) и «номер документа».
  • В «отчетном периоде» указывается интервал времени, с которого по которое число насчитывается заработная плата согласно плану.
  • Первый столбец в табеле учета рабочего времени обозначает порядковый номер работников.
  • 2-3 столбцы заполняются на основании личных карточек сотрудников согласно форме Т-2, заведенной на основании приказа о приеме на предприятие.
  • 4 и 6 графа предназначена для кодов затрат рабочего времени и информации о количестве часов, отработанных в прошедшем месяце.
  • 5 и 7 графа предназначена для отметки промежуточных результатов за две половины месяца.
  • 8-17 столбцы заполняются в конце отчетного месяца.
  • В итоговый подсчет дней не включаются дни отсутствия работника (больничные, командировки, прогулы, выходные).
  • 14 и 16 столбцы заполняются количеством дней и часов.
  • 15 – код причины неявки на работу
  • 17 – общее количество праздничных, выходных дней работника за отчетный месяц.

    Подписывается документ работником отдела кадров, структурного подразделения, директором или любым уполномоченным им лицом.

    Образец заполнения табеля можно посмотреть здесь .

    Составление табеля при сменном графике и другие нюансы

    Согласно 91-й статье ТК РФ работодатель должен вести учет фактически отработанного времени каждым работником. Затраты рабочего времени оплачиваются согласно физического нахождения по месту работы. Высчитываются они путем регистрации появления и неявки на рабочее место.

    Сменная работа является условием коллективного договора и должна быть задокументирована. Работа по сменам может осуществляться исключительно по графику сменности согласно статье 103 ТК РФ. В нем учитывается ежедневное время работы и частота смен. График сменности в этом случае выступает как локальный самостоятельный нормативный акт.

    Для согласования работы в ночные смены требуется, чтобы работа включалась в список, определенный договором или актом работодателя по статье 97 ТК РФ.

    На практике чаще всего используется график ежедневной работы «табельного режима». При табельном режиме учитываются отработанные смены за месяц, а продолжительность ее должна быть одинакова на протяжении всего периода. Работа, выполненная сверх продолжительности, не может быть компенсирована недоработкой в другой день либо отгулом.

    Если условия предприятия не позволяют соблюдать условия работы согласно статье 94 ТК РФ, предпринимают введение суммированного учета времени работы. Работа посменно может сочетаться с введением учета времени. Порядок введения в компании суммированного учета регулируется исключительно внутренним трудовым распорядком. Статья 104 ТК РФ требует лишь не превышать номинальное число рабочих единиц в месяц.

    На следующем видео подробно рассмотрен порядок ведения табеля учета времени работы:

    Санкции при неверном заполнении табеля

    По ходу проведения налоговых и финансовых проверок ревизоры могут найти следующие виды нарушений в заполнении табеля учета:

  • данные по зарплате не соответствуют указанным в документах первичной отчетности и табеле;
  • данные о зарплате не соответствуют указанным в платежно-расчетных документах и табеле;
  • использование кодов и обозначений неверное;
  • не учтены переработки или сверхурочные;
  • расчет суммы пособий на листке временной нетрудоспособности.

    Нарушения могут привести к наложению штрафных санкций на бухгалтера или работодателя до 5000 рублей. Неимение табеля учета или его отсутствие на рабочем месте во время проверки ревизоров может повлечь административное наказание согласно статье 5.27 и наложение штрафных санкций на руководителя подразделения размером до 50000 рублей .

  • Сменный режим работы

    Нужно сотрудников занятых на производстве перевести на посменный график. Два дня по 12 часов (-1ч на обед), 2 дня выходной, две ночи (-1 ч на обед), два выходных. Не понятно, как сделать правильно. Ночные смены читала сокращены на 1 час. Но сотрудники должны передать смену, т.е. раньше на час не уйти. Как быть? В ночь сделать 2 перерыва на обед по часу, а оплатить как за 11 часов и в табель ставить 11 ч, а не 10? (если учесть, что дневные смены должны по времени приравниваться в сокращенным ночным.) Как это правильно оформить, без нарушений. И если найдете, образец табеля в таком варианте Скачайте формы по теме

    при сменной работе сотрудники трудятся в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности. При составлении графиков сменности необходимо учесть следующие особенности сменного режима работы:

    продолжительность рабочего времени не должна превышать установленной нормы (ч. 2 ст. 91 ТК РФ); смена в ночное время сокращается на один час без последующей отработки (ч. 2 ст. 96 ТК РФ); работа в течение двух смен подряд запрещается (ч. 5 ст. 103 ТК РФ); еженедельный непрерывный отдых не должен быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ).

    В табеле необходимо указывать раздельно количество часов, фактически отработанных в дневное и ночное время. Пример заполнения табеля рабочего времени, где сотрудник работает по графику сутки через трое можно посмотреть в прикрепленном к ответу файле.

    Работой в ночное время считается работа с 22 до 6 часов. У сотрудников, которые работают в ночное время, продолжительность смены сокращается на час. В некоторых случаях продолжительность ночной смены сокращать не нужно (она равна дневной). Это возможно, если: сотрудник принят специально для работы в ночное время; уравнять ночную и дневную смены нужно по условиям труда.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» .

    1.Рекомендация:Как организовать сменный режим работы

    Основания для ввода сменного режима работы

    Сменная работа вводится по решению работодателя в случаях, если:*

    • длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. Например, когда возникает необходимость круглосуточного оказания услуг (в частности охранные предприятия, организации, оказывающие услуги скорой медицинской помощи);
    • требуется более эффективное использование оборудования, увеличение объема выпускаемой продукции, оказываемых услуг. Например, в целях увеличения объема продаж некоторые организации торговли и общественного питания (магазины, столовые) работают круглосуточно.

    Об этом говорится в части 1 статьи 103 Трудового кодекса РФ.

    Для того чтобы перейти на сменный режим работы, работодатель должен:*

    Приказ о переходе на сменный режим работы издайте в произвольной форме. В нем укажите должности, в отношении которых устанавливается сменный режим, сроки и процедуру введения сменной работы.

    Условие о сменной работе в локальном документе (161,53449)

    • продолжительность рабочей недели;
    • продолжительность ежедневной смены, в том числе неполной смены;
    • время начала и окончания работы;
    • время перерывов в работе;
    • число смен в сутки;
    • чередование рабочих и нерабочих дней.

    Об этом говорится в части 1 статьи 100 Трудового кодекса РФ.

    При сменной работе сотрудники трудятся в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности. Составляя его, необходимо учесть мнение профсоюза (иного представительного органа сотрудников) (при его наличии в организации). Об этом говорится в частях 2 и 3 статьи 103 Трудового кодекса РФ.

    При составлении графиков сменности необходимо учесть следующие особенности сменного режима работы:*

    • продолжительность рабочего времени не должна превышать установленной нормы (ч. 2 ст. 91 ТК РФ ). При этом если в организации введен суммированный учет рабочего времени, при определении нормального количества рабочих часов нужно учесть особенности, установленные статьей 104 Трудового кодекса РФ;
    • для отдельных категорий сотрудников продолжительность рабочей смены не должна превышать установленный предел (ст. 94 ТК РФ );
    • рабочая смена, непосредственно предшествующая нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ );
    • смена в ночное время сокращается на один час без последующей отработки (ч. 2 ст. 96 ТК РФ );*
    • работа в течение двух смен подряд запрещается (ч. 5 ст. 103 ТК РФ );
    • еженедельный непрерывный отдых не должен быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ ).

    Типовой формы графика сменности не установлено. Поэтому организация вправе составить такой документ в произвольной форме. График сменности можно оформить как приложение к локальному нормативному акту, устанавливающему сменный характер работы (коллективный договор, Правила трудового распорядка и т. д.), либо утвердить как отдельный документ приказом руководителя организации.*

    Совет редактора: для удобства составления графика сменности воспользуйтесь унифицированной формой, которая предусмотрена для учета рабочего времени (форма № Т-13 ). С этой целью в указанной форме можно использовать графы 1–6.

    Чтобы составить корректный график, необходимо определить учетный период, например месяц, квартал или год. С учетом количества сотрудников, объема выполняемых работ и общего числа смен в сутки распределите смены и определите их примерную продолжительность. Определите число рабочих дней (смен) за учетный период. Затем рассчитайте суммарное количество часов по сменам каждого сотрудника в учетном периоде. Сравните полученный результат с нормой рабочего времени за учетный период. С учетом сравнения скорректируйте график в части продолжительности смен и их частоты (при необходимости).*

    Пример проверки соответствия запланированного графика сменности законодательству*

    В «Альфе» установлен сменный режим работы. Продавцу Н.И. Коровиной предварительно определен график сменности сутки через трое. Планируемое время начала работы Коровиной – с нуля часов соответствующих суток смены, предполагаемая продолжительность смены – 24 часа. Учетный период – квартал.

    Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова составили для нее предварительный график сменности на II квартал 2013 года. Рабочими днями Коровиной будут:

    • в апреле – 1, 5, 9, 13, 17, 21, 25 и 29 числа;
    • в мае – 3, 7, 11, 15, 19, 23, 27 и 31 числа;
    • в июне – 4, 8, 12, 16, 20, 24 и 28 числа.

    Всего за II квартал 2013 года Коровина должна отработать 23 смены (8 смен + 8 смен + 7 смен).

    Отработанное Коровиной рабочее время составит 552 ч. (24 ч. 23).

    Норма рабочего времени за II квартал 2013 года составляет 469 ч.

    Переработка в предварительно выбранном режиме составит 83 ч. (552 ч. – 469 ч.) или порядка 3,6 ч. (83 ч. 23) в смену.

    Для оптимизации труда Коровиной и уменьшения нагрузки ее смену необходимо сократить на 3,61 часа ежесменно.*

    Тогда за учетный период она отработает 469 ч. (20,39 ч. 23).

    В таком режиме переработка равна нулю (469 ч. – 469 ч.).

    Такой режим выгоден и сотруднице, и организации.*

    С учетом расчетов Громова внесла предложение об установлении продавцам 20,39 часовой рабочей смены в режиме сутки через трое, со временем работы с 03-37 до 24-00.

    Утвержденный график сменности работодатель обязан довести до каждого сотрудника не позднее чем за один месяц до его введения в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ ).

    График сменности является обязательным документом для сторон трудового договора, поэтому организация не вправе привлекать сотрудника для работы вне графика за исключением некоторых случаев привлечения к сверхурочным работам (ст. 99. 103 ТК РФ).

    Внимание: график сменности составьте так, чтобы рабочее время сотрудника не превышало нормальное количество часов для данной категории лиц за учетный период. Поэтому сверхурочная работа не может включаться в график сменности. Часы, отработанные сотрудником сверхурочно, определите на основании табеля учета рабочего времени (по формам № Т-12. № Т-13 или по самостоятельно разработанной форме ). При этом следует учитывать, что сверхурочная работа не должна превышать для каждого сотрудника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч. 1. 6 ст. 99 ТК РФ).*

    Как правило, сменную работу вводят вместе с суммированным учетом рабочего времени. Он применяется, если продолжительность работы сотрудников отклоняется от установленной нормы в 40 часов в неделю (ч. 1 ст. 104 ТК РФ ).*

    Максимальная продолжительность рабочей смены законодательством не установлена (письмо Роструда от 2 декабря 2009 г. № 3567-6-1 ). Исключением из данного правила являются отдельные категории сотрудников, для которых рабочее время в течение смены ограничено. К ним, в частности, относятся:*

    Подробный список сотрудников, которым установлена максимальная продолжительность рабочей смены, приведен встатье 94 Трудового кодекса РФ.

    Привлечение сотрудников к работе в течение двух смен подряд недопустимо (ч. 5 ст. 103 ТК РФ ).* При неявке сменяющего сотрудника работодатель с письменного согласия сотрудника, отработавшего смену, может привлечь его к сверхурочной работе и при этом обязан принять меры по его замене. По истечении четырех часов работы во второй смене сотрудник должен прекратить работу. Это следует из положений подпункта 3 части 2 и части 6 статьи 99 Трудового кодекса РФ.

    Сколько часов нужно указывать в табеле учета рабочего времени для сотрудника, который работает сутки*

    При работе сотрудников, которые работают по графику сутки, например, сутки через трое, установите им суммированный учет рабочего времени .

    Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику. Для этого используйте типовые формы № Т-12 или № Т-13 (применяется при автоматизированной обработке данных) либо самостоятельно разработанную форму .*

    При круглосуточном режиме рабочего времени в табеле необходимо раздельно отражать работу в дневное и ночное (с 22 до 6 часов) время (ст. 96 ТК РФ ).*

    Если организация применяет унифицированные формы, то в соответствии с указаниями. утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. учет рабочего времени методом сплошной регистрации за отработанные сутки отразите:

    • буквенным кодом «Я» или цифровым «01» с указанием количества часов работы в дневное время;
    • буквенным кодом «Н» или цифровым «02» с указанием количества часов работы в ночное время.

    Если организация применяет собственную форму, то рабочее время отразите буквенными кодами, которые утверждены и соответствуют явке и работе в ночное время.

    Обеденный перерыв не входит в рабочее время, и его наличие и продолжительность (не менее 30 минут и не более 2 часов) зависят от конкретных условий работы (ст. 108 ТК РФ ).

    Если по условиям работы такой перерыв предоставить невозможно, то необходимо создать условия для того, чтобы сотрудник мог пообедать непосредственно на рабочем месте. Отсутствие перерыва в этом случае не будет нарушением трудового законодательства.

    Пример заполнения табеля при работе по графику сутки через трое*

    В «Альфе» вахтеры работают по графику сутки через трое.

    Вахтеру А.С. Кондратьеву установлен рабочий день продолжительностью 24 часа – с 8:00 одного дня до 8:00 следующего дня без перерыва на обед (с предоставлением регламентированных перерывов для питания в течение рабочего времени). Очередной рабочий день по графику длится с 8:00 1 ноября 2012 года до 8:00 2 ноября 2012 года.

    Время работы Кондратьева сотрудник кадровой службы отразил в табеле .

    При сменном режиме работы традиционные выходные дни суббота и воскресенье могут быть предусмотрены графиком сменности в качестве рабочих дней. В таком случае в качестве выходных дней графиком сменности будут предусмотрены любые другие дни недели. Это

    Если смена приходится на ночное время. то работодателю следует соблюдать требования трудового законодательства о повышенной оплате труда и о сокращении продолжительности рабочей смены (ст. 96. 154 ТК РФ).*

    Нужно ли сокращать на один час рабочую смену, если она попадает на ночное время лишь частично (

    Ответ на этот вопрос зависит от конкретной ситуации.

    Смена, в которой не менее 50 процентов рабочего времени приходится на ночное время, считается ночной (п. 1 Разъяснения, утвержденного постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 7 мая 1987 г. № 294/14-38 ).

    По общему правилу продолжительность работы или смены в ночное время нужно сокращать на один час без последующей отработки (ч. 2 ст. 96 ТК РФ ). Исключения составляют отдельные случаи. например, если сотрудник специально принят для работы в ночное время (ч. 3 ст. 96 ТК РФ ).

    Исходя из указанного следует, что если ситуация не подпадает под исключения и при этом смена более чем на 50 процентов приходится на ночное время, то ее нужно сократить на один час. Если же смена попадает на ночное время менее чем на 50 процентов, то сокращения не требуется.*

    Пример оформления перехода на сменный режим работы

    В связи с переходом магазина на новый режим работы руководитель организации издал приказ о введении сменного режима работ. Руководитель отдела кадров ознакомил сотрудников с изменениями, продавец Н.И. Коровина согласилась работать по сменному графику. В связи с изменением режима работ с сотрудницей заключили дополнительное соглашение к трудовому договору .

    Коровину Н.И. ознакомили с графиком сменности под подпись за месяц до его введения.

    Нина Ковязина. заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    2.Ситуация:Как установить продолжительность ночной смены

    Работой в ночное время считается работа с 22 до 6 часов. У сотрудников, которые работают в ночное время, продолжительность смены сокращается на час. При этом, чтобы сохранить недельную норму рабочего времени, отрабатывать сокращенный час сотрудник не должен.

    В некоторых случаях продолжительность ночной смены сокращать не нужно (она равна дневной). Это возможно, если:*

    • сотруднику установлена сокращенная продолжительность рабочего времени;
    • сотрудник принят специально для работы в ночное время;
    • уравнять ночную и дневную смены нужно по условиям труда;
    • сотрудники трудятся посменно при шестидневной неделе с одним выходным.

    Об этом сказано в статье 96 Трудового кодекса РФ.

    Нина Ковязина. заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    Персональные консультации по учету и налогам

    Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.