Рейтинг: 4.9/5.0 (1912 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Достаточно часто во многих предприятиях возникает необходимость для направления одного или нескольких сотрудников в служебную командировку. Это нужно как для урегулирования и решения ряда каких-либо вопросов, возникающих в рамках деятельности компании, так и для контроля за работой филиалов крупных организаций.
Под термином «командировка» подразумевается направление работника в связи с возникшей служебной необходимостью за пределы места его основного трудоустройства. Такая поездка оформляется надлежащим образом в соответствии с принятыми законодательством нормативно-правовыми актами и внутренним уставом предприятия и оплачивается фиксированной денежной суммой.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
Это быстро и бесплатно !
Что это такое?При направлении работника в поездку, связанную с основной деятельностью предприятия, составляется документ, именуемый служебным заданием на командировку. Он содержит в себе такие сведения, как количество дней, в течение которых лицо будет отсутствовать на месте основного трудоустройства, сумма оплаты, род деятельности, которую вверено осуществлять сотруднику, а также ряд основных причин, ввиду которых возникла необходимость в поездке.
Документы, необходимые для направления сотрудника в командировку, составляются согласно принятым законодательством образцам и оформляются надлежащим образом только в том случае, если основной род деятельности работника предприятия не имеет статуса разъездного. В случае, если он принят на должность, которая характеризуется как разъездная, и данный аспект согласован изначально в трудовом договоре, подписанном сторонами, необходимость в проведении данной процедуры отсутствует.
Также существует ряд лиц, которые не могут быть направлены в командировку в соответствии с законодательными нормами. К категориям такого круга граждан относятся следующие:
Оплата за время, которое сотрудник проводит по месту командирования, производится в соответствии с тем окладом, который он получает по месту основного трудоустройства. Однако, в дополнение к данной сумме работодатель обязан оплатить все расходы, понесенные работником во время поездки. В данный перечень может входить ряд следующих пунктов:
Если вас интересует, как правильно заполнить авансовый отчет по командировке, прочтите эту статью .
Нужно ли его оформлять в 2016 году?Согласно постановлению правительства, в закон, регулирующий положения о командировочных поездках, были внесены определенные изменения, которые предусматривают отмену некоторых обязательных пунктов оформления служебной поездки.
К изменениям такого рода относятся следующие:
Данные изменения действуют на всей территории России начиная с начала 2015 года, однако не являются строго обязательными. То есть, согласно внутреннему распорядку организации, работодатель вправе оформить все сопутствующие документы, необходимые для направления работника в поездку.
О том, как оформляется поездка сотрудника в программе 1С, смотрите на следующем видео:
Кто его составляет и подписывает?Составление и заверение подписью служебного задания вверяется в обязанности как лица, направляемого в поездку, так и руководителя.
Руководство фирмы заполняет и составляет следующие пункты документа:
Работник же заполняет задание непосредственно после возвращения, составляя в определенной графе отчет о проделанной поездке и проведенных мероприятиях.
Документ необходимо составить и заверить надлежащим образом не позже чем через три дня после возвращения лица из поездки, связанной с деятельностью предприятия.
При направлении работника в поездку составляется служебное задание, которое имеет принятую нормами законодательства единую форму под номером Т-10а. Данный бланк содержит в себе ряд следующих основных пунктов:
Здесь вы можете бесплатно скачать бланк и образец заполнения документа
После того, как сотрудник возвращается из поездки, данный документ согласовывается с непосредственным руководством предприятия, после чего вместе с иными финансовыми документами передается бухгалтеру для произведения зачисления средств на счет работника.
Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно !
В хозяйственной деятельности многих предприятий и фирм возникает необходимость отправки сотрудников в служебные командировки.
Так как поездки по служебным надобностям несколько выходят за рамки обычной, стандартной трудовой деятельности, потребовались дополнительные разъяснения от законодателя о направлении работников в деловые поездки. Рассмотрим положение Правительства страны о командировках.
Как отправить сотрудника в командировку
Прежде всего, отметим, что то, как будет осуществляться трудовая деятельность работника, должно быть в подробностях оговорено при трудоустройстве. В том числе и возможность направления сотрудника в служебные поездки.
Если такого пункта в трудовом договоре нет, то придётся каждый раз просить письменного согласия сотрудника на каждую такую поездку.
Так как командировка – это поездка по служебной необходимости и совершается в интересах работодателя, последний должен своим волевым решением обозначить необходимость командировки – составить и издать приказ о направлении сотрудника в поездку.
С возникновением интереса в командировке у руководства фирмы, связана и обязанность обеспечить такую поездку, то есть командировка всегда осуществляется за средства работодателя.
Командировка считается нормальной трудовой деятельностью и не может оплачиваться ниже, чем установленный размер заработной платы командированного сотрудника.
Кроме того, если на служебные надобности работник в командировке тратить собственные средства, фирма обязана по возвращении возместить затраты сотрудника.
Работник в командировке
По положению о командировках, направленный в поездку сотрудник обязуется выполнять распоряжения руководителя, представляя интересы компании в пункте назначения поездки. В этом и смысл служебных поездок.
Бизнес может потребовать присутствия представителя компании на значительном удалении от головного предприятия, при этом, специфика дела требует присутствия не руководителя организации, а конкретного специалиста. Выходом как раз и является направление требуемого работника в командировку.
Помимо отчёта о проделанной в ходе поездки работе, сотрудник, вернувшийся из командировки, обязан и отчитаться за денежные средства, выдаваемые на поездку – командировочные.
Командировочные – это деньги целевого назначения, значит, тратить их можно только непосредственно на обеспечение поездки (проживание в гостинице, билеты на транспорт, питание).
Нецелевая трата командировочных, как и невыполнение задания руководителя, являются нарушениями установленных правил в сфере трудовых отношений и могут повлечь дисциплинарную и материальную ответственность.
Если фирма направляет сотрудника в командировку, значит это важно и необходимо, следовательно, и относиться к служебной поездке требуется соответственно.
Ниже расположен типовой бланк и образец положения о командировках, вариант которого можно скачать бесплатно.
Положение о командировках — это локальный нормативный акт, регламентирующий все вопросы направления сотрудников в деловые поездки. Новые правила оформления командировок в 2016 году значительно упростили работу кадровых специалистов по оформлению всех необходимых для поездки документов. В этой статье рассмотрим, какие вопросы охватывает Положение о командировках 2016.
Из этой статьи вы узнаете:
Отмена двух обязательных для оформления командировки документов: командировочного удостоверения и служебного задания, значительно облегчила работу кадровых специалистов. После вступления в силу постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 порядок оформления командировок значительно упростился. Правила оформления необходимых документов по-прежнему регулируются постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», но бумажной работы у кадровых специалистов заметно убавилось.
Изменения, внесенные в трудовое законодательство, напрямую влияют на особенности оформления локальных нормативных актов. Если в компании разработано и утверждено собственное Положение о командировках. то в него следует внести изменения согласно действующему законодательству.
Отметим, что у компаний все еще есть возможность работать, используя прежний порядок документооборота, если это зафиксировано в локальном нормативном акте, регулирующем порядок направления сотрудников в командировки.
Так, например, новые правила оформления служебных поездок не обязывают сотрудника составлять обязательный отчет о выполненном поручении. На практике работодатель хотел бы получить подтверждение выполненного сотрудником задания.
Большинство компаний хотя бы изредка направляет своих сотрудников в служебные поездки. Закон не обязывает разрабатывать Положение о командировках. но его наличие в компании значительно упрощает многие аспекты регулярных процессов документооборота.
Особые моменты при разработке положения о командировках 2016Разработка Положения о командировках требует внимательного отношения к двум важным моментам, влияющим на компенсационный пакет сотрудников и управление Компенсация расходов. Отправляясь в командировку, сотрудник рассчитывает на то, что его проживание, проезд, суточные и мобильная связь будут оплачены работодателем. Бытовая сторона поездки для сотрудников, часто бывающих в командировках, имеет большое значение. Дискомфорт от вынужденной служебной поездки и работы в непривычной обстановке можно снизить за счет повышения класса транспорта или уровня отеля, увеличения суточных выплат. Это позволит работнику сосредоточиться на выполнении служебного задания и сделает его пребывание незнакомом месте более комфортным.
Для работодателя важно тщательно проработать все аспекты Положения о командировках. которые связаны с взаиморасчетами между ним и сотрудниками компании.
Рекомендуемое содержание Положения о командировках 2016Положение о командировках. как правило, состоит из нескольких стандартных разделов, которые компания может изменять в зависимости от своих потребностей и пожеланий сотрудников. Рассмотрим типичные разделы Положения о командировках :
Данный раздел является водным и содержит перечень основных понятий. В нем должно быть зафиксировано, какие поездки признаются командировками, на кого распространяется действие документа, кто может быть направлен в служебную поездку, кто несет ответственность за принятие решения о направлении сотрудника, распространяется ли Положение о командировках на зарубежные поездки или действует только для командировок внутри страны. В данном разделе также можно определить, какие поездки не считаются командировками: если должность сотрудника предполагает разъездной характер работы или во время поездки он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.
В этом разделе можно определить длительность командировки. При разработке Положения о командировках работодатель может установить максимальную и минимальную продолжительность служебной поездки. Важной частью данного раздела считается описание процедуры продления срока командировки: кто принимает решение о продлении, какие документы нужно оформить, как произвести оплату расходов, вызванных продлением поездки). Аналогично нужно описать и процедуру досрочного возвращения из командировки. Кроме того, Положение о командировках может содержать указания на то, как определяется дата выезда, прибытия и время нахождения в пути, а также на то, обязательна ли явка сотрудника на работу в день отъезда или приезда.
Данный раздел можно по праву считать основной частью Положения о командировках. Именно он регламентирует все делопроизводственные процессы, связанные с командировками. В нем необходимо указать, кто несет ответственность за документальное оформление направления сотрудника в командировку, кто координирует работы по подготовке сотрудников. Это значит, что в Положении необходимо точно зафиксировать, кто отвечает за оформление таких документов как Приказ о направлении сотрудника в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение, журнал учета командировок.
В разделе Положения о командировках. регламентирующем документооборот, необходимо определить сроки предоставления всех документов при возвращении сотрудника. В этом же разделе определяется лицо, ответственное за оформление документов и утверждение авансового отчета.
В этом разделе рассматривается ключевой вопрос, связанный с командировками, — оплата труда. Статья 167 Трудового кодекса РФ гарантирует сотруднику сохранение места работы и среднего заработка при направлении в командировку. В Положении о командировках необходимо рассмотреть все вопросы, касающиеся командировочных расходов: какие расходы оплачиваются сотруднику в деловой поездке, как определяется размер суточных, как возмещаются транспортные расходы и телефонные переговоры, как оплачиваются расходы по бронированию и найму жилого помещения, какие факторы являются определяющими при расчет аванса.
Спецпроекты журналаВсе вопросы, связанные с возможными компенсациями следует оговорить именно в этом разделе Положения о командировках. Если компания решила включить в свой компенсационный пакет доплату за командировки, это необходимо зафиксировать в соответствующем нормативном акте. Кроме того, в этом разделе необходимо указать, как определяется режим работы и отдыха в командировке.
Оформление данного раздела Положения о командировках. как правило, вызывает у работодателя наибольшие сложности, поэтому рассмотрим его более подробно. Работодателю необходимо определить перечень и объем затрат, которые компания компенсирует командированному сотруднику. Важно указать, какие из расходов оплачиваются только при условии предоставления первичных документов, а какие — при их отсутствии. В перечень затрат для облегчения оформления налоговой отчетности следует включить все, даже кажущиеся незначительными, расходы, К стандартным расходам, как правило относятся:
Оплата проезда на общественном транспорте, к вокзалу, станции, пристани, аэропорту и соответственно от них, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов, оплата услуг такси и аренды автомобиля, оплата парковки, расходы на ГСМ расходы на постельные принадлежности в поездах, оплата провоза багажа.
Оплата выдачи виз, загранпаспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, прочие обязательные платежи и сборы.
Оплата гостиницы или аренды помещения, бронирование, дополнительные услуги гостиниц.
После составления подобного перечня работодатель должен принять решение о размере возможной компенсации и способе ее выплаты. В Положении о командировках работодатель должен описать выбранный им подход:
При определении размера суточных работодатель должен учесть, что ежедневная норма устанавливается каждой организацией самостоятельно, но с суточных свыше 700 рублей по России и 2500 рублей за рубежом у сотрудника должен быть удержан НДФЛ.
К типичным дополнительным разделам Положения о командировках можно отнести главы «Права, обязанности и ответственность командированного работника» и «Заключительные положения». В этих разделах работодатель вправе урегулировать все дополнительные вопросы, связанные с командировками. Примером могут служить виды дисциплинарных взысканий и их размеры. Взыскание может быть применено за несвоевременную сдачу или оформление документов; за отсутствие в командировочном удостоверении отметок (подписей и печатей) организации (организаций), в которые был командирован работник.
Следует отметить, что все вопросы, не урегулированные Положением о командировках, будут решаться на основании действующего законодательства.
Оформление Положения о командировках 2016Процесс оформления Положения о командировках завершается выпуском приказа о введении данного документа в действие. После выпуска приказа работодатель обязан ознакомить персонал с новым нормативным актом компании. Это можно сделать в общем порядке либо с помощью приложения с перечнем должностей, для которых ознакомление обязательно.
К Положению о командировках могут быть приложены типовые формы первичной документации, участвующей в документообороте по данному вопросу.
Положение о командировках относится к одним из важных локальных нормативных актов, необходимых для деятельности любой организации. Оно регламентирует все вопросы, связанные с направлением сотрудников компании в деловые поездки. Правильно составленное Положение о командировках способно избавить работодателя от многих проблем, связанных с оформлением и оплатой служебных поездок.
Более подробно о том, какие особые моменты необходимо учесть, составляя Положение о командировках, какие разделы входят в содержание Положения о командировках, как происходит оформление Положения о командировках, читайте в других материалах журнала “Кадровое дело”:
Как составить положение о командировках в организации?
Каждое предприятие может осуществлять экономическую деятельность только при условии взаимодействия с другими коммерческими партнерами путем подбора поставщиков, заключения договоров и просто на условиях обмена реальным опытом работы.
В связи с этим многие сотрудники компаний в режиме осуществления основных обязанностей направляются в так называемые служебные поездки, порядок осуществления которых не всегда ясен, даже несмотря на имеющееся федеральное законодательство, в котором отражены только общие правила предоставления командировок.
Что говорит закон?В соответствии с нормами закона, командировка – это выполнение задания по поручению работодателя, которое осуществляется не на основном рабочем месте работника, а за пределами предприятия в другом населенном пункте или даже за пределами страны.
В связи с этим работнику предоставляют некоторые гарантии, предусмотренные законодательством, а также локальными актами предприятия, с целью обеспечения необходимых нужд, возникающих в ходе служебной поездки.
То есть командированному сотруднику оплачиваются дорожные расходы, проживание. а также питание и некоторые другие траты, производимые в ходе выполнения служебного задания.
Но, учитывая, что все расходы работника погашаются за счет предприятия, а также весьма скудный перечень трат, который предусмотрен Налоговым законодательством РФ, на многих предприятиях с учетом специфики, а также хода самих поездок разрабатывается Положение о служебных командировках, которое и позволяет обосновать либо предусмотреть многие дополнительные услуги либо иные нюансы.
Нормативная базаПорядок предоставления командировок на федеральном уровне регламентируется Постановлением Правительства РФ №749, где в частности, определен:
То есть в оговоренном нормативном акте освещены практически все нюансы от приобретения билетов к месту командировки и вида транспорта, до размера аванса, незапланированных болезней и праздничных дней, а также до расходов на оформление дополнительных документов в случае той же поездки за рубеж .
Все вышеуказанные расходы также оговорены в п.12 ст.264 НК РФ, включая обслуживание в гостиницах, консульские услуги либо транзит транспорта.
Какие вопросы регулирует?Однако учитывая служебное задание работника, специфику предприятия, а также некоторые другие нюансы, предусмотреть все необходимые траты в командировке в общем в разрезе одного нормативного акта невозможно, в связи с чем на многих предприятиях и создается Положение, в котором учитываются все нюансы осуществления служебных поездок с учетом специфики самих заданий, а также возможных дополнительных трат.
К примеру, в соответствии со ст.264 НК РФ командированный сотрудник не может воспользоваться рестораном в гостинице, но в то же время ему необходимо провести дружеский обед с партнерами. Или работник не может воспользоваться услугами химчистки, так как запрещено пользоваться дополнительными услугами гостиницы, но ведь он может быть направлен на строительный объект и испачкать одежду.
А возможно, в аэропорту произойдет поломка или возникнет сильный ветер и билеты придется вернуть либо партнеры назначат встречу в определенной гостинице и номер придется забронировать. Могут возникнут и иные обстоятельства, в связи с чем придется обратиться к посредникам для оформления документов в сжатые сроки.
То есть дополнительных трат может быть множество и, соответственно, с учетом прежней практики работы с партнерами и спецификой предприятия именно в Положении о командировках их и можно будет отразить.
С приведением примерного перечня трат, условий и порядка их компенсации, а также перечнем документов, которые и подтвердят обоснованность дополнительных расходов — к примеру, на основании тех же писем разъяснений Минфина РФ.
Обязательно или нет?В Приказе Минкультуры РФ № 558 приведен перечень Типовых документов и локальных актов, которые обязательно должны заводиться либо издаваться в режиме кадрового делопроизводства на каждом предприятии с учетом их специфики.
В оговоренном перечне Положение о командировках не упомянуто, хотя некоторые составляющие документации о служебных поездках все же считаются обязательными — допустим, те же приказы. служебные задания либо выездные дела сотрудников за рубеж.
В связи с чем можно сделать вывод, что Положение не является обязательным локальным актом, которое должно издаваться на предприятии. Поэтому, исходя из специфики служебных заданий, а также возможных трат, руководство компании самостоятельно принимает решение о необходимости издания оговоренного акта.
При отсутствии зарубежных командировок, а также сложных заданий, требующих длительного отсутствия, Постановления № 749 будет вполне достаточно.
Особенности положения о командировкахКак было сказано выше, Положение о командировках составляется в том случае, если на предприятии есть в этом необходимость и порядок оформления служебных поездок имеет свои особенности, которые не отражены в федеральном законодательстве — в частности, тот же повышенный размер суточных расходов, использование такси, а также ряд других нюансов.
Основные требования к документуУчитывая, что Положение является локальным актом, подлежащим исполнению обеими сторонами, то есть как работодателем, так и работником, к данному документу предъявляются требования, применимые к документации подобного вида, а именно, оговоренные условия на основании ст.8 ТК РФ не должны противоречить нормам федерального законодательства, то есть трудовому законодательству и Постановлению №749, а также не ухудшать положение работников и размер установленных гарантий и компенсаций.
Также Положение должно быть оформлено в соответствии с Типовыми положениями, которые разработаны тем же Министерством образования РФ и носят рекомендательный характер.
То есть при разработке Положения должны быть учтены все рекомендации, нормы федерального законодательства, а также только документально подтвержденные основания для предоставления гарантий в повышенном размере.
Выплачиваются ли суточные при однодневной командировке? Ответ — тут .
Кто разрабатывает?Соответственно все вышеперечисленные структуры, вернее специалисты из оговоренных отделов, и будут разрабатывать Положение о командировках с привлечением юриста, который сможет провести юридическую экспертизу документа изначально, с целью недопущения нарушений действующего законодательства.
Что должно быть отражено?Служебная поездка состоит не только из исполнения порученного задания, но и из многих нюансов, которые собственно и отражаются в оговоренном документе.
Допустим, максимальный срок командировки на основании того же Постановления №749 определяется работодателем, но именно в Положении можно предусмотреть лимит командировочных дней в год.
Также в Положении должны быть размеры компенсаций тех или иных расходов, виды трат, которые допустимы в ходе командировки — к примеру, использование воздушного транспорта федеральным законодательством разрешено, но ведь стоимость билетов зависит от пассажирского места расположенного в отсеке бизнес-класса либо эконом-класса.
И конечно в Положении о командировках должен быть отражен порядок подачи документов, подтверждающих нахождение работника в командировке — от посадочных талонов, до чеков из гостиницы.
То есть в оговоренном документе должны быть отражены все стадии служебной поездки, от покупки первого билета и времени отправления до сроков сдачи отчетности по расходам.
РазделыВ Положении о направлении работников в служебные поездки должны присутствовать следующие разделы:
Положение о командировках (образец 2016) представлен на нашем сайте и вы можете с ним ознакомиться при составлении собственного локального акта в качестве Типового документа, разработанного с учетом норм закона.
Скачать его можно тут:
Отметим, что Положение утверждается приказом организации.
Пример приказа об утверждении положения о командировках можно скачать здесь:
Как написать служебную записку на командировку? Образец вы найдете тут .
Каков срок сдачи авансового отчета по командировке? Узнайте здесь .
НюансыСледует отметить, что при разработке Положения о командировках его создатели исходят из экономического положения предприятия на момент издания документа, но ведь с течением времени компания может расшириться до нескольких филиалов, контролировать несколько направлений вместо одного и приобрести более стабильное финансовое положение.
К тому же, стоит вспомнить о ежегодном росте цен на те же транспортные расходы либо гостиничные услуги, не говоря уже о курсе валют. Именно поэтому Положение о командировках следует ежегодно пересматривать и вносить соответствующие изменения с учетом нового положения компании.
Какие положения следует добавить для дистанционных сотрудников?По сути, дистанционный работник является таким же сотрудником, как и все остальные, но с удаленным расположением рабочего места, поэтому его вполне можно направлять в командировки, порядок оформления которых имеет некоторые особенности.
В частности, приказ о направлении в командировку, служебное задание, а также авансовый отчет должны быть изданы в установленные сроки и иметь оригинальную подпись.
Но из-за удаленности рабочего места подобные условия соблюсти практически невозможно, поэтому в Положение о командировках можно добавить раздел о наличии тех же подписей в электронном виде с последующим подтверждением оригинальными документами, направленными по почте, что подразумевает установление индивидуальных сроков исполнения отдельных условий.
Как внести изменения в документ?Для этого требуется докладная записка — к примеру, главного бухгалтера с приведением расчетов по реальным расходам со ссылкой на условия положения о командировках.
На основании докладной записки издается приказ с распоряжением разработать новые условия Положения с учетом поступивших данных, и, собственно, разрабатываются и вносятся поправки, которые затем утверждаются уже приказом по предприятию.
Разработать Положение о направлении работников в служебные поездки совсем несложно, ведь для этого понадобится всего лишь нормативная база, а также локальные акты, в которых отражены реальные потребности предприятия в дополнительных внешнеэкономических связях с другими компаниями.
Только посредством учета всех нюансов экономической деятельности предприятия, а также финансовых возможностей им можно создать оговоренный документ.
РубрикиРаботодатель может предусмотреть доплату работникам при служебных поездках в локальном акте (положение о командировках - образец 2016) и при расчете налога на прибыль учитывать ее в расходах.
Кого можно направить в командировкуВ командировку можно направить только штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор (ст. 166 Трудового кодекса РФ). Если вы подписали с человеком ГПД, он не является штатным сотрудником. Направить его в командировку нельзя.
Запрещается направлять в командировку:
— Чиновники планируют отменить суточные при командировках по России. Когда компаниям ждать эти изменения?
— Если поправки примут, то изменения вступят в силу в 2017 году. Суточные останутся для загранкомандировок. А работникам, которых отправляют в служебные поездки по России, будут возмещать документально подтвержденные расходы. Например, по проезду или проживанию (ст. 168 ТК РФ, п. 11 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
— Расходы на еду тоже?
— Да, если размер и порядок возмещения прописать в локальном акте или коллективном договоре. Например, можно указать, что сотруднику компенсируют фактические расходы на питание в командировке в пределах 700 рублей в день. Тогда закрепленную сумму можно будет учесть в расходах. А затраты сотрудника сверх этого лимита не возмещают и не списывают.
— А если компания предусмотрит суточные в локальном акте или коллективном договоре, можно ли включить их в расходы?
— Нет, нельзя. Если их отменят, значит, они больше не будут являться затратами для компаний.
Какие документы подтверждают расходы на проживание— Гостиницы вместо квитанции выдают чек или бланк строгой отчетности. Но квитанция до сих пор упоминается в Положении о командировках, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. В пункте 7 этого документа сказано, что квитанция из гостиницы подтверждает срок командировки при отсутствии проездных документов. Можно ли в налоговом учете списать расходы на проживание и суточные, если работник после командировки привез из гостиницы не квитанцию, а БСО?
— Да, можно, если в нем есть период проживания. В пункте 7 Положения упоминается не только квитанция, но и другой документ, подтверждающий заключение договора с гостиницей. В качестве такого документа можно использовать и БСО, если в нем приведены все реквизиты, обязательные для первички.
— А если сотрудник привез квитанцию?
— Тогда расходы учесть нельзя. Этот документ не упоминается в новых правилах оказания гостиничных услуг, а значит, больше не подтверждает период проживания (постановление Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 ).
Всегда ли положение о командировках обосновывает расходы— Компания предусмотрела в локальном положении о командировках, что за однодневные командировки сотрудникам положен не средний заработок, а обычная зарплата. Можно ли включить ее в расходы?
— Нет, нельзя. Такое условие в локальных актах противоречит законодательству. Работу в однодневной командировке надо оплачивать по тем же правилам, что и в любой другой, то есть за сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ, п. 9 постановления № 749).
— А если доплачивать работнику разницу между зарплатой и средним заработком?
— Работодатель может предусмотреть доплату в локальном акте (положение о командировках - образец 2016) и при расчете налога на прибыль учитывать ее в расходах на оплату труда.
Положение о командировках - образец 2016Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
(ООО «Альфа»)
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
г. Москва 06.03. 2016
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и определяет особенности порядка направления в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств работников ООО «Альфа» (далее – Организация).
1.2. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению руководителя Организации на пределенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
1.3. Настоящее Положение распространяется на всех работников Организации, включая директора.
1.4. К служебным командировкам не относятся:
2. Срок и режим командировки
2.1. Срок командировки работников определяется решением руководителя организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
2.2. Фактический срок пребывания сотрудника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Служебную записку работник по возвращении из командировки представляет работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)
2.3. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
2.4. Явка работника на работу в день выезда в командировку или в день приезда из командировки решается по договоренности с директором Организации.
2.5. На работника, находящегося в командировке, распространяются режим рабочего времени и правила распорядка предприятия, учреждения, организации, в которое он командирован.
2.6. В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности работник обязан незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах работодателя.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства подлежат удостоверению надлежаще оформленными документами соответствующих государственных (муниципальных) либо иных медицинских организаций, имеющих лицензию (сертификацию) на оказание медицинских услуг. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.
Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного местожительства.
3. Документальное оформление служебной командировки
3.1. Основанием для направления работника в служебную командировку является решение о направлении в командировку, оформляемое в произвольном виде.
3.2. На основании решения о направлении в командировку работник кадровой службы издает приказ о направлении в командировку в соответствии с формой № Т-9 (№ Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .
3.3. Информация о командировании работника вносится в журнал регистрации работников, выбывающих в командировку.
4. Командировочные расходы
4.1. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
4.2. Работнику, направленному в командировку как внутри России, так и за ее пределы, возмещаются следующие расходы:
4.3. За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные.
Если работник может ежедневно возвращаться домой, то суточные не выплачиваются.
Для командировок по территории России суточные устанавливаются в размере:
За каждый день нахождения в командировке за пределами России работнику выплачиваются суточные в размере:
4.4. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями.
При проезде к месту командировки воздушным транспортом директору, заместителям директора возмещается стоимость проезда бизнес-классом. Остальным работникам возмещается стоимость проезда экономическим классом.
При проезде к месту командировки железнодорожным транспортом директору и заместителям директора возмещается стоимость проезда в вагоне СВ фирменного поезда, остальным работникам возмещается стоимость проезда в купейном вагоне фирменного поезда.
Работнику возмещаются расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, в том числе на такси, на провоз багажа. При отсутствии документов, подтверждающих размер расходов на проезд в аэропорт или на вокзал, на провоз багажа, расходы возмещаются в размере 1000 руб. за одну поездку.
Суточные в иностранной валюте выплачиваются работнику при направлении работника в командировку за пределы территории России в размерах, определяемых настоящим Положением.
Суточные выплачиваются по следующему правилу:
Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
4.5. Расходы в связи с возвращением командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения директора Организации только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отзыв из командировки, болезнь) при наличии документа, подтверждающего такие расходы.
4.6. Возмещение расходов на перевозку багажа весом свыше установленных транспортными предприятиями предельных норм не производится.
4.7. Работнику возмещаются расходы на служебные телефонные переговоры. При отсутствии документов, подтверждающих произведенные расходы (детализированные счета оператора связи), затраты возмещаются в сумме 200 руб. в сутки.
4.8. Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.
4.9. Работнику возмещаются фактические расходы по бронированию и найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, но не более 5000 руб. за сутки.
При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах:
Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия командированного в пункт назначения и по день выезда из него.
4.10. За время задержки в пути без уважительных причин работнику не выплачиваются заработная плата, суточные, а также не возмещаются расходы по найму жилого помещения и другие расходы.
5. Плата за работу в выходные дни в командировке
5.1. Если работник выезжает в командировку в нерабочий (выходной, праздничный) день, то день отбытия считается первым днем командировки, оплата за который предоставляется в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ, то есть как за работу в выходной или нерабочий праздничный день. Аналогично решается вопрос в случае приезда работника из командировки в нерабочий (выходной,
праздничный) день.
5.2. Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ. Конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. При этом по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
6. Гарантии при направлении работников в служебные командиров
6.1. На основании статьи 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку, а также во время нахождения работника в пути к месту командирования (из места командирования) ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
6.2. В случае направления работника-совместителя в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по их взаимному соглашению.
6.3. При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату:
7. Порядок представления отчетности, связанной с направлением работников
в служебные командировки
7.1. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных им суммах.
Вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию документы (в оригинале), подтверждающие размер произведенных расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, кредитной картой, безналичным перерасчетом). При зарубежных командировках к отчету прилагается ксерокопия отметок в заграничном паспорте.
7.2. К авансовому отчету прилагаются следующие документы:
7.3. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах, установленных пунктом 4.10 настоящего Положения.
7.4. При непредставлении документов, подтверждающих расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились работником лично, расходы возмещаются в размере стоимости проезда до места командировки и обратно в вагоне купе или стоимости авиабилета эконом-класса.
7.5. При непредставлении документов, подтверждающих расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы возмещаются в размере 1000 руб. за одну поездку.
7.6. При отсутствии документов, подтверждающих стоимость служебных телефонных переговоров, расходы возмещаются в сумме, установленной пунктом 4.6 настоящего Положения.
При отсутствии документов, подтверждающих расходы по получению виз, и расходы, связанные с обменом наличной валюты, данные расходы не возмещаются.
7.7. Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, подлежит возвращению работником в кассу в той валюте, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.
7.8. В случае невозвращения работником остатка средств в срок, определенный в пункте 7.7 настоящего Положения, соответствующая сумма возмещается путем удержания из заработной платы работника с учетом предельной суммы удержания, установленной статьей 138 Трудового кодекса РФ.
7.9. Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан подготовить и представить должностному лицу, принявшему решение о командировании, отчет о проделанной им работе либо об участии в мероприятии, на которое он был командирован.
Работником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и врученных им от имени Организации.
Работником, командированным для участия в каком-либо мероприятии, к отчету о командировке прилагаются полученные им как участником мероприятия материалы.
