Руководства, Инструкции, Бланки

Скачать "Пошаговая Инструкция Кадры С Нуля"

Бесплатно. Без регистрации и смс.

пошаговая инструкция кадры с нуля

Рейтинг: 5.0/5.0 (1380 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Как с нуля организовать кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство Пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства с нуля

Кадровиком в организации обычно принимают лиц, уже имеющих опыт работы в кадрах, особенно, если в отделе запланирована только одна штатная единица. Но случается и так, что кадровую работу поручают новичку или совместителю, например, юристу. Если организация только начинает свою деятельность, или кадровые дела запущены до нельзя, новичку придётся самостоятельно изучать – как организовать кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции (2015 год был богат изменениями в трудовое законодательство). В статье представлен алгоритм, в котором учтены последние изменения законодательства, и по нему вы легко наладите работу отдела кадров .

С чего начать

[wpsm_ads1] Кадровое делопроизводство с нуля начинать нужно с анализа деятельности предприятия. Для этого нужно уточнить:

  • структуру предприятия (список всех подразделений);
  • численность (по подразделениям);
  • штатный состав (сколько каких единиц требуется каждому подразделению);
  • размеры окладов и постоянных надбавок (премий или выплат за вредность).

Обязательно возьмите копии учредительных документов :

  • устав;
  • учредительный договор;
  • протокол о назначении руководителя;
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговой;
  • статистические данные (с кодами).

Для облегчения работы приобретите :

  • Трудовой кодекс с комментариями (в последней редакции. Лучшие комментарии пишет Ю.П.Орловский);
  • методичку по ведению трудовых книжек (в последней редакции);
  • кадровую программу (обязательно легальную и сертифицированную);
  • бланки трудовых книжек и вкладышей.

Для хранения документов вам понадобится сейф. Доступ посторонних к документам – это нарушение трудового законодательства! А штрафы за нарушение трудового законодательства 2015 весьма существенны:

  • от 500 рублей до 300 тысяч – кадровику ;
  • от 30 до 50 тысяч – предприятию.

[wpsm_titlebox title=»1. Оформление директора» style=»3″]
Чтобы начать оформлять документальную составляющую ОК, нужно оформить на работу директора организации. ведь только он имеет полномочия подписывать все документы организации.
[/wpsm_titlebox]

Оформление на работу директора

Для оформления директора, как и других работников в последующем, вам понадобятся актуальные формы документов. Если ваша кадровая программа имеет функцию автоматического заполнения документов – можно пользоваться ей. Если программы нет, скачать все актуальные формы документов можно на сайте «Консультант+» .

Директор вступает в должность на основании решения учредителей, поэтому приказ о приёме на работу в этом случае не оформляется. Но личное дело директора формируется как и положено (об этом поговорим в отдельной статье).

[wpsm_titlebox title=»2. Штат предприятия» style=»3″]

Как только директор у нас принят, определяемся со штатом предприятия.[/wpsm_titlebox]

Составляем штатное расписание

Вы уже знаете структуру, численность и состав должностей и профессий организации, поэтому штатное расписание (ШР) вам составить будет не сложно. Но перед тем, как начать оформление ШР, директор сначала должен издать приказ о его разработке .

Оформляем — в утверждённую форму документов (или в кадровой программе) просто нужно внести по подразделениям:

  • должности;
  • количество единиц;
  • оклады (надбавки и премии).

[wpsm_titlebox title=»3. Утверждение штатного расписания» style=»3″]

Оформленное штатное расписание должен утвердить директор своим приказом. [/wpsm_titlebox]

Итак, штатное расписание утверждено, теперь можно разрабатывать положение об отделе кадров и принимаем на работу себя. Об оформлении сотрудников подробно рассматривается в отдельной статье.

Разрабатываем номенклатуру дел

Номенклатурными делами называют папки, содержащие кадровые документы, например, приказы по отпускам или входящую документацию. По сути, номенклатура дел – это перечень документов, обязательных для ОК. Утверждается номенклатура также директором.

[wpsm_titlebox title=»4. Папки для дел» style=»3″]
На основании номенклатуры нужно подписать папки, в которых будут формироваться дела .
[/wpsm_titlebox]

Согласно номенклатуре разработаем положения и локальные нормативные акты:

  • правила трудового распорядка;
  • кол договор (если требуется);
  • положение об оплате труда (разработаем самостоятельно или возьмём в бухгалтерии).

Для работы отдела кадров всё готово, теперь можно готовить документы о приёме на работу.

Утверждаем типовой бланк трудового договора

Трудовой договор – основной документ, закрепляющий условия работы и оплаты труда. В договоре должны присутствовать условия, без которых не обойтись по нормам Трудового кодекса (ТК).

О том, как составить трудовой договор в соответствии с требованиями ТК, рассмотрим более подробно в следующей статье. А тут можно отметить: решите с директором вопрос о должностных инструкциях :

  • составлять ли инструкции отдельными документами;
  • просто вписывать должностные обязанности в трудовой договор.

Разработанный бланк договора утверждается приказом директора .

[wpsm_titlebox title=»Изменения в договоре» style=»3″]
Важно:если в дальнейшем понадобится изменить что-то в договоре, всегда обращайтесь к директору со служебной запиской об утверждении новой формы ТК.
[/wpsm_titlebox]

Теперь, когда восстановлено или налажено кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции (2015) выполнены, можно заняться оформлением работников.

Содержание статьи:
  • кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2016
  • номенклатура дел с нуля
  • с чего начать новичку в отделе кадров

Другие статьи

Кадровое делопроизводство с нуля в 2016 – 2017 годах: пошаговая инструкция и правила оформления

Кадровое делопроизводство на предприятии

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь .

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Пошаговые рекомендации по оформлению Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.

Обязательные документы кадрового делопроизводства

Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием. увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.

  • отпуска;
  • премии;
  • командировки;
  • дисциплинарные взыскания и.д.

Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.

Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.

Следующий обязательный документ это карточки Т-2. в которых отражаются все основные сведения о работнике. Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.

Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.

После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.

К прочим обязательным документам относится:

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции. коллективный договор. книга основания для приказов.

Рекомендации по организации и ведению кадрового делопроизводства представлены в следующем видеосюжете:

Сбор и изучение учредительных документов

После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.

Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

Оформление перечня документов

Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.

В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.

Оформление на работу директора

Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.

Составление локальных нормативных актов

Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание. Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.

Разработка типового образца трудового договора

В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.

  • наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
  • ФИО работника;
  • должность, на которую принимается работник;
  • срок трудового договора;
  • вид договора (совместительство или основная должность);
  • должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
  • оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
  • график работы;
  • результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
  • реквизиты и подписи сторон.

Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.

Подготовка документов учета

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить. А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.

Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.

Оформление на работу сотрудников
  • прием заявления у работника;
  • ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
  • оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
  • оформление приказа о приеме на работу;
  • заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы.
  • передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы .

В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Как вести кадровый учет в ООО с нуля - кадровые документы и делопроизводство

Кадровый учет в ООО с нуля — пошаговая инструкция Что подразумевает кадровый учёт
  1. Синонимы к кадровому учёту - это кадровое делопроизводство. ведение кадровой документации.
  2. Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
  3. К кадровому учёту относится:
    • создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
    • фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
    • оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
    • ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
    • ведение табеля по учетному времени.

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

  • Протоколы о том, что Общество было создано.
  • Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
  • Заключения от органов по контролю.
  • Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
  • Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
  • Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
  • Положения о созданных филиалах организации.
  • Список аффилированных лиц.
  • Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
  • Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.
Группы кадровых документов

Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

  1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
  2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).
Виды

Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

  • Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
  • Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
  • Переписки по службе (внутренние).
  • Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
  • Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.

Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

  • Положение о структуре предприятия.
  • Установленные стандарты в работе.
  • Цель создания ООО.
  • Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
  • Указание о командировках.
  • Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
  • Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
  • Инструкции по работе.
  • Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
  • Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

Унифицированные формы по учету кадров

Основные унифицированные формы по учёту кадров:

  1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
  2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
  3. T-3 «Штатное расписание».
  4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
  5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
  6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
  7. T-7 «График отпусков».
  8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
  9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
  10. T-10 «Командировочное удостоверение».
  11. T-11 «Указ о поощрении работника».
  12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
  13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
  14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
  15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
  16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
  17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
  18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
  19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».
Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля
  1. Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
  2. Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
  3. Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
    • Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
    • График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
    • Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
    • Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
    • Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
  4. Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
  5. Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
  6. Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
  7. Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
  8. Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.
Штрафы за неведение кадрового учёта

Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.

На этом, статья будет закончена. Спасибо за прочтение!

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Кадровое делопроизводство с нуля

  • Юридическая фирма Ангард. Основана в 2012 году, с целью оказания правовой поддержки населению, в 2013 с приходом новых специалистов, нам удалось прочно закрепиться на рынке корпоративного права (регистрация ООО, регистрация некоммерческих организаций, арбитраж, юридическое и бухгалтерское обслуживание).

Сегодня мы предлагаем качественные юридические и бухгалтерские услуги, как организациям, так и гражданам, опыт наших специалистов: юрист - более 17 лет, бухгалтер - более 10 лет! Любая форма оплаты. Задать вопрос Кадровое делопроизводство с нуля

Эта статья будет полезна не только опытным кадровым работникам, но и бухгалтерам, офис – менеджерам, которым из-за нехватки кадров, руководство поручило вести кадровый учет. Зачастую этой работой занимаются и начинающие коммерсанты, поэтому шаг за шагом, мы вместе постараемся привести в порядок Ваше кадровое делопроизводство. Поскольку пошаговая инструкция очень большая по объему, как и сам процесс создания или восстановления кадрового учета, то мы рекомендуем добавить эту страницу в закладки, либо полностью ее скопировать на свой компьютер, чтобы при выполнении каждого шага, Вам не пришлось снова искать рекомендации к следующим действиям. Также в этой статье Вы не только получите рекомендации, но и ссылки на образцы основных и популярных документов по кадровому учету.

Также напомним, что эта инструкция называется Кадровое делопроизводство с нуля, поэтому, если в Вашей организации уже какие-то шаги сделаны, то рекомендуем просто пропустить не нужный Вам абзац.

В основе настоящей статьи лежит многолетний опыт специалистов юридической фирмы «Ангард» по сопровождению бизнеса клиентов нашей фирмы. Нам тоже когда-то приходилось учиться, и мы это также делали с помощью интернета и специальных семинаров. Поэтому если Вам покажется данное руководство полезным и полным, то поделитесь им с Вашими друзьями и коллегами. Поскольку нет ничего приятнее для автора, чем многочисленные ссылки и положительные комментарии на форумах и в социальных сетях.

Шаг 1. Литература. Законы. Программное обеспечение.

Прежде, чем браться за кадровый учет, будет не лишним запастись некоторыми полезными книгами, если нет возможности приобрести их в книжном магазине, либо Вам удобнее пользоваться литературой, когда она храниться в электронном варианте, то Вы можете воспользоваться такими интернет-порталами как «Консультант +». либо «Гарант». Еще один плюс в использовании интернет-порталов это наличие АКТУАЛЬНЫХ нормативных актов.

Наличие специального программного обеспечения не является обязательным условием кадрового учета, поскольку необходимость ведения учета с помощью специальных программ, возникает только когда Ваш штат составляет более 10 человек. Самой популярной программой является «1С: Зарплата и кадры», у Вас никогда не возникнут проблемы с поиском людей, которые смогут помочь установить и настроить 1С именно под Ваши нужды.

Шаг 2. Изучаем учредительные документы организации.

Кадровый учет стоит начинать именно с приема на работу директора. Для того, чтобы правильно оформить трудовые отношения, Вам необходимо изучить Устав организации. В этом документе содержится порядок приема на должность директора, срок трудовых отношений, заработная плата, иногда Устав может содержать некоторые особенности, например, исполнительным органом фирмы назначают совет директоров, само понятие «совет» подразумевает, что в организации будут трудится несколько директоров. В Уставе, также может быть определен порядок формирования и утверждения штатного расписания.

Шаг 3. Составляем обязательные документы для работодателя.

Есть список обязательных локальных документов и дополнительных (которые становятся обязательными в случае наступления каких-либо событий), итак к обязательным документам относятся (образцы всех обязательных документов Вы также сможете просмотреть в специальном разделе « Образцы документов для работодателя »):

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание организации;
  • график отпусков;
  • трудовые договоры;
  • документы по обработке персональных данных работников, письменное разрешение работника на обработку этих данных и передачу данных иным лицам, а также документы подтверждающие, что Вы разъяснили работникам их права и обязанности в области обработки персональных данных;
  • трудовые книжки;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее;
  • книга, в которой ведется приходно-расходный учет трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • табель учета рабочего времени;
  • личные карточки работников;
  • форма расчетного листка, утвержденная руководством организации;
  • расчетные ведомости, иные документы о начислении и выплате заработной платы, компенсаций, материальной помощи, отпускных, иных платежей.
  • приказы: все приказы о приеме, увольнении работников, о предоставлении им отпусков, повышения заработной платы, на самом деле перечень приказов очень велик, поэтому все перечислять не будем. Также в кадрах должны храниться и основания к этим приказам, например, работник был депримирован на основании приказа, приказ был вынесен на основании служебной проверки, так вот материалы этой проверки также хранятся в кадрах.

К дополнительным локальным актам относятся (образцы самых популярных дополнительных документов для работодателя Вы сможете просмотреть в специальном разделе «Образцы документов для работодателя »):

  • коллективный договор;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • положение об аттестации;
  • положение о коммерческой тайне;
  • должностные инструкции, если они не отражены в трудовом договоре. И иные локальные акты, необходимые организации для ведения деятельности, которые не отражены в списке обязательных.
Шаг 4. Оформление директора.

Одним из первых решением собрания учредителей, является решение о назначении директора организации, поэтому и мы Вам рекомендуем начать кадровый учет с руководителя организации, так сказать, чтобы не нарушать хронологию и числовой порядок нумерации приказов. (Кстати, наиболее распространенной ошибкой в кадровом учете, является именно нарушение порядка приказов, что сразу выдает то, что какие-то приказы были сделаны задним числом, а иногда и в нерабочий день, поэтому рекомендуем всегда оставлять пару номеров в запас, если они Вам не понадобятся, то Вы всегда сможете их использовать, например, для отзыва выданных ранее доверенностей). Итак, из второго шага нам стали известны особенности приема директора, из Устава организации нам стали известны условия труда, порядок и размер оплаты труда. Из решения учредителей нам стала известна дата, с которой директор приступил к исполнению своих обязанностей, соответственно дата приема на работу не должна отличаться от даты в решении. Составляем трудовой договор.

Шаг 5. Составление Правил внутреннего трудового распорядка, штатного расписания и прочих локальных актов.

Если у Вас нет специального программного обеспечения, то составить эти документы Вам придется самим (воспользуйтесь нашими образцами. чтобы не терять время на составление «рыбной части» документа). Сначала досконально обсудите содержание документов с руководством, проверьте соблюдены ли нормы действующего законодательства, после изготовления в конечном варианте документы утверждаются приказом руководителя.

Шаг 6. Типовой бланк трудового договора с работниками. И иные документы.

На данном этапе у Вас уже будут сведения о должностях работников, заработной плате, Вы ее пропишите в штатном расписании, количество часов, которое работник будет обязан отработать в неделю (день, месяц). Поэтому Вам останется лишь дополнить эти сведения должностными обязанностями работника (если они не будут отдельно прописаны в должностной инструкции), также включаем в него и другие условия, которые будут одновременно выгодны работодателю и в тоже время не нарушать действующее законодательство.

Начинаем подготовку остальных документов, договоры о материальной ответственности, табеля рабочего времени, также не лишним будет подготовить бланки приказов (о принятии, увольнении, предоставлении отпуска, проведения служебной проверки и др.) Большинство необходимых документов Вы найдете в специальном разделе « Образцы документов для работодателя »

Шаг 7. Вопрос о ведении трудовых книжек.

Обращаем Ваше внимание на то, что пока кроме директора у нас никто не трудоустроен, то и обязанности по ведению трудовых книжек лежит на нем, поэтому нам необходимо сделать приказ о принятии руководителем ответственности за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек. После принятия на работу кадрового сотрудника, эти обязанности можно будет переложить на него, также с изданием соответствующего приказа. Не забываем, что этот приказ должен быть в любом случае, поскольку директор – наш первый сотрудник и именно он когда-то принял на работу кадровика.

Шаг 8. Прием на работу сотрудников.

Поскольку у Вас уже готов весь пакет документов, то с оформлением сотрудника на работу у Вас не должно возникнуть никаких проблем, или Вы можете ознакомиться с пошаговой инструкцией прием на основную работу .

Кадровое делопроизводство с нуля - Отдел кадров

Группа Информация

Описание: КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ: краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового дела во вновь открывающейся фирме и восстановление кадрового делопроизводства: пошаговая инструкция. Показать полностью…

Группа по кадровому делопроизводству. Уважаемые гости и друзья нашей группы! Приглашаем Вас внимательно ознакомиться с содержанием нашей группы (Кадровое делопроизводство с нуля - Отдел кадров). Здесь Вы найдете много полезных и нужных материалов и сервисов.

Кадровое делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность.
Кадровое делопроизводство - трудовые книжки, прием на работу, отпуск и т.д. у нас вы найдете информацию о приеме на работу, как вести учет трудовых книжек, оформить отпуск или увольнение, кадровый учет;
-какие документы по кадровому делопроизводству должны быть в каждой организации;
-пошаговые процедуры кадровых операций

Кадровое делопроизводство. Основные документы кадрового делопроизводства и управления персоналом: номенклатура, хранение и уничтожение, порядок заполнения и внесения исправлений.

Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее. С 1 января 2013 года коммерческие организации получили право применять свои формы первичных учетных документов, в том числе и кадровых.

Особое внимание уделено оформлению больничных листов с учетом последних изменений в законодательстве; работе с персональными данными сотрудников; организации кадрового делопроизводства и ответственности работодателя за нарушения в области трудового права.

Внедрение документооборота
Готовые отраслевые решения. Быстрое внедрение.

Консультации по кадровому делопроизводству. Обучение в подарок

Все о кадровом делопроизводстве
Пошаговые решения любой задачи кадровика, новости, советы экспертов.

Кадровое сопровождение бизнеса
Ведение кадрового учета для малого бизнеса. Удобно, выгодно, качественно

Теги:
кадровое делопроизводство на предприятии
кадровый учет и делопроизводство
ответственный за ведение кадрового делопроизводства
кадровое делопроизводство должностные инструкции
кадровая документация делопроизводство
знание кадрового делопроизводства
кадровое дело
кадровые документы
трудовая книжка
приказ по личному составу
инструкция по ведению трудовых книжек
инструкция по заполнению трудовых книжек
кадры
персонал
трудовые ресурсы
отдел кадров фсб
hr менеджер
кадровик
образцы документов по делопроизводству
делопроизводство и документооборот
кадровое дело журнал
сайты для кадровиков
кадровый документооборот
журнал кадровик
справочник кадровика
кадровый аутсорсинг
аутсорсинг персонала
гост по делопроизводству
инструкция по делопроизводству
юридическое обслуживание
юридическое сопровождение
охрана труда и техника безопасности
охрана труда на предприятии
личное дело
трудовой кодекс
кадровое делопроизводство
курсы кадрового делопроизводства
делопроизводство в кадровой службе
кадровое делопроизводство
кадровое делопроизводство скачать
ведение кадрового делопроизводства
инструкция по кадровому делопроизводству
кадровое делопроизводство с нуля
кадровое делопроизводство бесплатно
кадровик кадровое делопроизводство
кадровое делопроизводство скачать бесплатно
кадровое делопроизводство обучение
кадровое делопроизводство работа
организация кадрового делопроизводства
кадровое делопроизводство приказы
специалист по кадровому делопроизводству
системы кадрового делопроизводства
семинар кадровое делопроизводство
тесты по кадровому делопроизводству
делопроизводство кадров Место: Москва, Россия

Другое Действия

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2016

Александр Емекеев, начальник отдела информационных систем управления ОАО «Генерирующая компания»: «Время согласования документов между территориально распределенными подразделениями сократилось в 3-5 раз»
В 2015 году одна из крупнейших региональных генерирующих компаний Российской Федерации ОАО «Генерирующая компания» приняла решение о переходе на объединенную базу данных системы электронного документооборота. Реализацией проекта занималась компания «ТатАИСЭнерго», в качестве базового решения для ОБД была выбрана СЭД «Дело» компании ЭОС.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2016

В этой статье мы не будем приводить образцы заполнения форм, оформления других документов или тексты нормативных документов, которые должны быть в организации. Остановимся только на последовательности выполнения работы по организации кадрового делопроизводства в компании с нуля.

Нормативная база

При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Трудовой кодекс Российской Федерации (чтобы не запутаться в изменениях и дополнениях, имеет смысл примерно раз в полгода приобретать новый текст Трудового кодекса с изменениями – если, конечно, у вас в организации не установлена справочная правовая система, которая регулярно обновляется).

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Перечень типовых управленческих документов, образующийся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Кроме того, полезной окажется книга Я.Е. Варламовой и Е.А. Кошелевой «Кадровое делопроизводство с нуля» (М. Профессиональное издательство, 2008).

Обратите внимание

Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Найти его можно в любой справочной правовой системе (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс) или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании

Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно. К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся:

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о защите персональных данных работника;

положение об охране труда и противопожарной безопасности.

Все остальное подождет: браться за разработку документов, которые носят факультативный характер, можно только тогда, когда оформлены обязательные документы.

Шаг 2: корректируем штатное расписание

Скорее всего, в компании уже разработано штатное расписание, есть штат сотрудников, успешно выполняющих поставленные задачи, с которыми заключены трудовые договоры, оформлены приказы о приеме на работу и внесены записи в трудовые книжки. Но, как показывает практика, не всегда эти документы оформлены правильно.

Запросите в бухгалтерии информацию о заработной плате сотрудников и наименовании их должностей – на основании этих данных нужно выверить штатное расписание.

Следует учесть, что названия должностей в штатном расписании не всегда совпадают с реальными должностями сотрудников. Бухгалтерии эта информация для перечисления платежей и налогов не очень нужна, но программы типа 1С требуют заполнение раздела с такой информацией, и иногда бывает введена должность, не соответствующая действительной. Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников.

У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Если бухгалтерский учет автоматизирован, то табельные номера присваиваются программой, если нет, то вам придется их присваивать самостоятельно, начиная с того сотрудника, которые работает дольше всех, и заканчивая тем, кто пришел в организацию позже всех. После увольнения сотрудника его табельный номер лучше никому не передавать: пусть все номера будут уникальны и закреплены только за одним человеком, когда-либо работавшим в компании.

Пока бухгалтеры готовят вам сводку по работникам нужно проверить состояние личных дел работников и их личных карточек, если они велись, а также выяснить, каких документов не хватает в личном деле каждого работника. Каждому работнику нужно написать памятку о том, копии каких документов необходимо донести.

Шаг 3: проверяем соответствие информации в штатном расписании и трудовых договорах

После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в нем с данными в трудовых договорах. Если информация расходится (обычно неверно указывается заработная плата или указывается просто «Заработная плата согласно штатному расписанию», что является нарушением Трудового кодекса Российской Федерации и может повлечь за собой штрафные санкции; даты подписания договора приходятся на выходной день; подпись представителя Работодателя не соответствует лицу, заявленному как представитель – например, вместо генерального директора расписался его заместитель), то договоры необходимо переделать. При этом следует исходить из того, что договор, подписанный неполномочным лицом, по сути, не является договором; другими словами, трудовой договор в письменной форме отсутствует. Поэтому он должен быть оформлен, разумеется, текущей (подлинной) датой. Во всех остальных случаях делаются дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми трудовой договор дополняется новыми условиями либо уточняются (изменяются) те условия, которые были указаны неверно.

Если договор оформлен правильно, но позже были внесены изменения (повышение оклада, перевод сотрудника на другую работы), то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику. Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику.

Шаг 4: проверяем правильность оформления кадровых приказов

Далее необходимо проверить наличие и правильность оформления приказов о приеме на работу, перемещении сотрудников (если они были) и др. (даты, подписи, информация, содержащаяся в них). Приказы должны соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работниками, и штатному расписанию. В них должна стоять подпись не только руководителя компании, но и самого сотрудника. Если отсутствуют какие-либо приказы о приеме на работу или переводе работающих сотрудников или они оформлены с нарушениями, их необходимо восстановить, переделать или «доподписать». По закону вы не несете ответственности за то, что было до вас, однако сотрудник имеет право потребовать копию такого приказа, и ему необходимо ее предоставить.

Шаг 5: проверяем правильность ведения трудовых книжек

Следующим этапом работы является проверка наличия трудовых книжек. Книжки всех оформленных на работу сотрудников должны храниться в компании. Если вы найдете книжки уволившихся сотрудников, то нужно в адрес владельцев книжек направить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. После получения ответа трудовую книжку необходимо отправлять заказной бандеролью с уведомлением о вручении. Если ответа нет, просто вложите уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Трудовые книжки неработающих сотрудников нужно хранить отдельно от остальных до востребования, но не менее 50 лет.

Если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу или переводе – не спешите ее делать. Сначала внимательно ознакомьтесь с обоими документами, регламентирующими заполнение трудовых книжек: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. И только когда вы будете уверены в своих знаниях, можно приступать к внесению записей в трудовую книжку. Помните: неверно оформленная запись может привести к тому, что работнику могут не засчитать стаж работы в компании, в которой была сделана неправильная запись.

Шаг 6: оформляем личные дела или личные папки сотрудников (если до вас их не вели)

Обязательно следует оформить на работников личные карточки по форме № Т-2. Сегодня многие программы позволяю заполнять форму № Т-2 на компьютере и распечатывать на обычной бумаге, чем и пользуются некоторые кадровики. Однако государственные архивы пока принимают личные карточки только на плотной, «полукартонной» бумаге. Поэтому если ваша организация является источником комплектования государственного архива, купите формы № Т-2 в магазине канцтоваров в необходимом количестве либо приобретите соответствующую бумагу для их распечатки.

Заполняются личные карточки кадровиком – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Полученные от сотрудников копии документов (паспорта, страхового свидетельства и др.) необходимо поместить в папки-«файлы», после чего делается опись каждого дела, – и личные папки у вас сформированы. В них же можно вложить и копии приказов и договоров, чтобы вся информация о работнике была в одном месте, но это не обязательно. К личным карточкам можно приклеить фотографии работников.

Часто личные дела вкладывают внутрь формы № Т-2, что неверно: личные карточки должны храниться отдельно от всех других документов.

Новые документы и копии добавляются в личную папку по мере поступления.

Шаг 7: оформляем необходимые учетные книги или журналы

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее можно вести только в бумажном виде. Так как это журналы учета бланков строгой отчетности, каждая страница книги нумеруется, а сама она прошивается и скрепляется печатью организации.

Шаг 8: составляем график отпусков

За две недели до наступления нового года в организации должен быть утвержден график отпусков. Работу над ним нужно начинать уже в ноябре. Если компания небольшая, можно опросить сотрудников на предмет того, когда бы они хотели уйти в отпуск, если крупная – направьте начальникам отделов письмо с просьбой предоставить такую информацию по их отделу.

При составлении графика отпусков следите за тем, чтобы во время ухода в отпуск сотрудников небольшого отдела направление не оставалось бы незакрытым. Например, если в компании всего два менеджера по продажам, то их отпуска не должны совпадать по времени даже частично, более того, между этими отпусками должен быть период совместной работы – для передачи дел от одного менеджера к другому.

Если вы сами опрашиваете сотрудников о времени ухода в отпуск и возникает конфликт из-за того, кто и когда идет, не пробуйте его решить сами – доведите информацию до сведения руководства и оформите график в соответствии с решением руководства. Если вы запрашиваете информацию через начальников отделов, доверьте решение спорных вопросов им. На сбор информации для составления графика отпусков обычно уходит от одной до трех недель.

После оформления график отпусков необходимо отдать на утверждение руководителю.

За две недели до начала отпуска необходимо уведомить сотрудника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Время начала отпуска может быть изменено по согласованию сотрудника с руководителем. Если на время начала отпуска сотрудник заболел и предоставил больничный лист, необходимо по его заявлению перенести отпуск на другое, удобное для него, время. Все эти изменения вносятся в соответствующие графы графика отпусков. И не забывайте о том, что работник не может не ходить в отпуск два года подряд и обязательный оплачиваемый отпуск может быть заменен денежной компенсацией только в случае увольнения сотрудника.

Шаг 9: формируем кадровые дела

Дела можно комплектовать по следующим темам:

«Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» (срок хранения – 75 лет);

«Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)» (срок хранения – 5 лет);

«Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;

«Переписка по кадровым вопросам с государственными органами и коммерческими организациями» и др.

График отпусков, график дежурств, штатные расписания удобнее выделить в отдельные дела и хранить в тонких папках.

Личные дела и личные карточки удобнее хранить в алфавитном порядке в соответствии с фамилиями работников, все остальные документы – в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Приказы по личному ставу имеют два срока хранения: 5 и 75 лет, поэтому разделяются как минимум на два дела (все приказы, которые не перечислены в перечне с 5-летним сроком хранения, имеют срок хранения 75 лет).

Если компания достаточно большая и в деле в течение одного года образуется более 250 листов, то его нужно разбить на несколько дел или на тома (например: «Трудовые договоры (А–К)», «Трудовые договоры (Л–Я)»; «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)»).

При формировании дел необходимо пользоваться разделами 7 и 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Шаг 10: оформляем номенклатуру дел

Номенклатура дел может быть оформлена отдельно по кадровым документам или включена в общую номенклатуру дел организации.

В целом процесс формирования дел и составления номенклатуры в кадровом делопроизводстве ничем не отличается от формирования дел и составления номенклатуры в общем делопроизводстве.

И только после всех этапов можно приступать к разработке должностных инструкций, положения о персонале и прочих факультативных (не обязательных с точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации) локальных нормативных актов.

Ю.В. Еремеева, руководитель канцелярии,
член Клуба профессиональных секретарей