Руководства, Инструкции, Бланки

фотография рабочего времени главного бухгалтера образец img-1

фотография рабочего времени главного бухгалтера образец

Рейтинг: 4.6/5.0 (1813 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня – это непрерывное наблюдение за рабочим процессом для изучения использования рабочего времени, а также измерения его затрат в каждой смене. Фотография рабочего дня составляется с целью повышения производительности труда.

Составление фотографии рабочего дня обусловлено необходимостью определения:

  • темпов производства продукции в течение одной смены;
  • баланса использования времени, затраченного на работу;
  • причин потери рабочего времени;
  • времени на отдых, обслуживание рабочего места, а также времени для заключительных работ.

Фотографии рабочего дня могут быть нескольких видов (индивидуальная, маршрутная, бригадная) в зависимости от цели их проведения. Унифицированной формы данного документа не существует, поэтому каждая организация (предприятие) составляет его в произвольной форме, путем указания информации, соответствующей следующим реквизитам, необходимым для дальнейшего анализа:

  • дата наблюдения;
  • наименование подразделения;
  • номер документа;
  • фамилия, имя, отчество, специальность, профессия сотрудника, а также наименование работы, которую он выполняет на предприятии;
  • характеристика его рабочего места;
  • реквизиты выполняемой им работы: ее код, текущее время в часах и минутах, продолжительность работы в минутах;
  • время, которое затрачивает сотрудник на подготовительные и заключительные работы;
  • время, которое используется для обслуживания рабочего места;
  • оперативное время;
  • время, затраченное на перерыв в работе (регламентированное и нерегламентированное);
  • ФИО, а также подпись руководителя подразделения;
  • подпись лица, ответственного за составление документа.

Фотография рабочего дня проводится в несколько этапов: подготовительный процесс; непосредственно сам процесс наблюдения; анализ полученных результатов; разработка мероприятий, целью которых является ликвидация потерь рабочего времени на основе его коэффициентов. Фотография рабочего дня является основой для анализа использования рабочего времени, выявления устаревших или ошибочных норм, а также определения объема производимой продукции за единицу времени и за смену в целом.

Другие статьи

Карта фотографии рабочего дня (2)

Карта фотографии рабочего дня (2)

Тпз – время, затраченное на подготовительные и заключительные работы (пришел на рабочее место,
включил компьютер, дождался загрузки программ и т. п.);

То6с – время, затраченное на решение организационных вопросов, обслуживание рабочего места;

Топ – время, затраченное на выполнение обязанностей (оперативное время);

Топ = Топ1 + Топ2 +. Топn;

Тпер – время, на которое сотрудник прерывал работу;

Тпер = Трпер + Тлпер;

Тлпер – время, на которое сотрудник прерывал работу по личным вопросам (нарушая трудовую
дисциплину);

Трпер – время, на которое сотрудник прерывал работу на регламентированные нужды или по причинам
неполадок на производстве;

Тд – нормативная продолжительность рабочего периода составления фотографии рабочего дня;

Тф – фактическое время пребывания сотрудника на рабочем месте в период составления фотографии
рабочего дня;

Тф = Т пз + Топ + То6с + Тпер

Как побороть нехватку рабочего времени

Как главному бухгалтеру побороть нехватку рабочего времени

Что является самым ценным активом главного бухгалтера? Довольно распространено мнение, что это коллектив, который он создал. Да, хороший коллектив — это немало, но как быть, если на качественное управление сотрудниками постоянно не хватает времени?

Главбух приходит в офис раньше официального начала рабочего дня, а уходит гораздо позже его окончания. И при этом все равно ничего не успевает! День пролетает как одно мгновение, порой и пообедать некогда. И даже надежда на то, что можно выйти на работу в выходные и все успеть, не оправдывается. А вместо удовлетворенности работой накапливаются усталость и стрессы.

Поэтому самый ценный актив — это рабочее время, и от того, насколько эффективно главный бухгалтер его использует, зависит качество работы не только его самого, но и всей бухгалтерии в целом.

На этот раз поговорим о том, как подчинить себе время, чтобы успевать делать все то, что действительно нужно, но при этом не тратить его впустую.

Почему необходимо регулярно проводить инвентаризацию рабочего времени

Работа похожа на газ: если ее не контролировать, то постепенно она займет все свободное пространство. Как только вы дадите слабину и позволите себе работать больше положенных восьми часов в день, то вам всегда будет чем заняться. Позволили себе задержаться на час — отныне так и будете оставаться на час дольше. Морально смирились с выходом в субботу — выйдете и будете трудиться в субботу до позднего вечера. А дел не убавится, скорее, наоборот, их с каждым месяцем будет все больше и больше. И вот уже главный бухгалтер ставит крест на своем отпуске, а суббота становится практически официальным рабочим днем. Такое поведение — путь в никуда, ведь в сутках всего 24 часа, а 25-й не появится, как бы мы этого ни хотели. Да и здоровье с таким графиком подорвешь очень быстро. А про проблемы в семье даже и говорить не стоит.

Работа похожа на газ: если ее не контролировать, то постепенно она займет все свободное пространство.

Выход из этой ситуации один — не увеличивать и без того нерезиновое рабочее время, а сокращать объем обязанностей, которые мы на себя взваливаем. Прежде всего речь об абсолютно бесполезных функциях, а также тех, которые не соответствуют уровню главного бухгалтера и могут быть делегированы подчиненным.

Вы, наверное, не раз вечерами ловили себя на мысли, что время стремительно пролетает. Вроде только что пришли на работу — и вот уже конец дня. И самое главное, что даже вспомнить особенно нечего. Целый день какая-то суета, беготня, без дела не сидели, а результата фактически и нет. Вот и засиживается главбух по вечерам, чтобы «поработать спокойно и сделать хоть что-то полезное».

Давайте разбираться, куда уходит наше время.

Что такое один час в день и почему нужно ценить каждую минуту

Представьте, что вам выдают зарплату не раз в месяц, а ежедневно. Такая маленькая сумма совсем не чувствуется и будет утекать сквозь пальцы. Так же и со временем. Главные бухгалтеры очень часто сетуют, что не могут вырваться в отпуск даже на две недели. А что такое две недели в год? Это всего 20 минут в день. Вдумайтесь! Стоит лишь перестать тратить на бесполезные дела всего каких-то 20 минут в день и можно спокойно сходить в двухнедельный отпуск.

Дальше еще интереснее — освобождение от ненужных дел одного часа в день дает экономию в размере… полутора месяцев в год! И эта экономия вполне реальна, так как при элементарном анализе рабочего времени главного бухгалтера бестолковых задач наберется гораздо больше, чем на час в день.

Просто начните относиться к своему времени бережно. Каждый раз, когда кто-то из коллег захочет отнять у вас 5 минут на непонятный разговор, вспомните, что в годовом измерении это 2,5 дня вашей жизни, потраченных на работе впустую.

Как рассчитать годовой бюджет рабочего времени

Чтобы определить, на что расходуется рабочее время, необходимо разбить ваши основные дела на ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные и занести их в таблицу (см. ниже). Например, на подписание первичных документов уходит около часа в день. Еженедельную «оперативку» у генерального директора, которая отнимает полтора часа, помещаем в графу «Неделя». Ежемесячную проверку декларации по НДС, на которую тратится полдня, показываем в графе «Месяц». И так далее. Безусловно, все цифры в таблице будут приблизительными, но небольшая погрешность вполне допустима, так как нам необходимо общее понимание, на какие обязанности уходит рабочее время.

Годовой бюджет рабочего времени главного бухгалтера (условный пример)

Бюджет рабочего времени, часы

Суммарное нормативное количество рабочих часов в году (8 ч 22 раб. дн. 12 мес.)

После того как основные задачи в таблице записаны, подсчитываем количество часов каждого столбца. Затем ежедневные задачи умножаем на число рабочих дней в году (252), еженедельные — на 52 недели и так далее. Складываем все полученные цифры и получаем реальный годовой бюджет рабочего времени.

В приведенном примере фактический бюджет рабочего времени получился практически равным нормативному, что еще раз говорит о том, что этот пример — условный, ненастоящий. В действительности итоговая цифра составляет 2500, 3000, а иногда и 3500 часов. Именно отсюда возникают и 12-часовой рабочий день, и рабочие субботы, и накопленный за последние несколько лет неиспользованный отпуск.

Какие бывают «убийцы» рабочего времени и как с ними бороться

Типичная ситуация: главный бухгалтер без дела не сидит, но при этом эффективность его работы оставляет желать лучшего. Все дело в «убийцах» рабочего времени. Что вы делаете со шкафом, который заполнен всяким хламом так, что хорошие вещи в него уже не помещаются? Скорее всего минимум раз в год вы проводите инвентаризацию и выкидываете все ненужное, чтобы освободить место. Время тоже нуждается в ежегодной инвентаризации.

Вот основные «убийцы» рабочего времени: ответы на письма или разговоры по телефону (с сотрудниками, коллегами, контрагентами); совещания; подписание (акцепт, визирование) документов; проверка качества работы подчиненных; выполнение работы вместо сотрудников; детальный контроль того, что делают подчиненные.

Поговорим подробнее о том, как можно справиться с каждым из «убийц» рабочего времени.

Ответы на письма или разговоры по телефону

Представьте, что 50 человек в компании время от времени ездят в командировки. И каждый по возвращении звонит или пишет и спрашивает, как ему правильно оформить авансовый отчет. Мало того, что один и тот же вопрос могут задать разные люди, так еще и один и тот же человек спрашивает по нескольку раз. Полезен для главбуха подобный расход времени? Вопрос риторический.

Выход прост — нужно не полениться и подготовить письменные инструкции для сотрудников. Как составить отчет по командировке, как написать отчет по приобретению товарно-материальных ценностей и т. д. А затем выложить их вместе с образцами оформления на видное место — повесить на стену перед входом в бухгалтерию или разместить на корпоративном сервере.

Первое время звонков будет по-прежнему много, но если вы проявите твердость и перестанете всех жалеть, постепенно люди привыкнут к новым правилам. Конечно, если позвонит генеральный или финансовый директор, то вы не сможете им не ответить, но VIP-сотрудников не так много, да и оформлением документов для них обычно занимаются секретари, которых тоже при желании можно отослать к инструкции.

Участие в совещаниях

Есть совещания, ходить на которые главному бухгалтеру ну очень не хочется. Просто потому, что ничего полезного из них почерпнуть нельзя. Скажем, «оперативка» производственных служб, где главный энергетик в очередной раз поссорится с главным механиком на предмет мощности новой насосной станции.

Самое эффективное решение в данном случае — не участвовать в подобных мероприятиях. Если отказаться не получается, делегируйте эту функцию своему заместителю. Конечно, есть собрания, пропустить которые нельзя. Но и тут есть возможность для оптимизации.

Если отказаться от участия в совещаниях не получается, делегируйте эту функцию своему заместителю.

Многие планерки страдают либо отсутствием четкой повестки дня, либо ее невыполнением. Вместо того чтобы принять решение по первому вопросу, разговор неожиданно перескакивает либо на второй, либо совсем отклоняется от темы. В итоге два часа проговорили, а результата нет, нужно собираться еще раз. Чтобы исправить ситуацию, настойчиво призывайте участников соблюдать регламент.

Подписание документов

Безусловно, совсем избавиться от подписания документов не получится. Но уменьшить их количество можно и даже нужно. Возможно, вы не хотите полностью упускать контроль над расходными кассовыми ордерами. Издайте распоряжение, что РКО на сумму… ну, скажем, менее 1000 руб. подписывает ваш заместитель, а свыше 1000 руб. — только вы. Так вы и контроль над крупными суммами сохраните, и мелочевку делегируете. И из 300 расходников, которые раньше вы ежемесячно подписывали, 250 перейдут на уровень ниже, и только 50 останутся у вас. А расходы времени на подписание сократятся в шесть раз.

Проверка качества работы подчиненных

Возьмем проверку бухгалтерской или налоговой отчетности. Если процесс формирования отчетности четко не выстроен и в нем принимают участие несколько сотрудников, то вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, резко возрастает. И соответственно, увеличивается время, которое главбух тратит на исправление недочетов.

Если процесс формирования отчетности четко не выстроен и в нем принимают участие несколько сотрудников, то вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, резко возрастает.

Выход — регламентировать закрытие отчетного периода, желательно с дальнейшей автоматизацией. Контролировать такой процесс будет значительно проще и быстрее. А главное качество отчетности повысится.

Работа вместо сотрудников

Ох, это мой самый любимый пункт! Когда руководитель работает вместо сотрудников, они ему так благодарны!

Главный бухгалтер, устав по нескольку раз повторять одно и то же, просто говорит: «Лучше мне самой сделать, чем тебе объяснять. Потом еще перепроверять придется…». Бухгалтер с радостью отвечает: «Да-да, вы лучше сделаете, профессиональнее!» И ножки свесил, так как знает, что зарплату все равно получит, а ответственности будет меньше. И при первом удобном случае подкидывает руководителю новые задания под видом своей «сирости и убогости».

Решение очевидно — каждый должен заниматься тем, что входит в его обязанности.

Детальный контроль подчиненных

Представьте, что вы уехали на один день на семинар, накануне раздав своим подчиненным различные поручения. В перерыве вы берете телефон и начинаете звонить: «Маша, ты платежку отправила? Как не отправила? А что такое случилось? Не знаешь, где лежат ключи от Банк-Клиента? Так в верхнем ящике стола у меня ключ валяется, я же тебе говорила. Давай быстрее отправляй!» Или: «Наташ, ты позвонила Иван Иванычу? Как нет? Ну, я же тебе строго-настрого наказала связаться с ним. Недоступен по рабочему? На сотовый звони! Как не знаешь номер сотового. Возьми у Нади».

Стиль руководства, при котором сотрудникам постоянно надо давать «тактические пинки», приведет к тому, что они никогда ничего не будут делать самостоятельно. А зачем суетиться? Ведь если задание действительно серьезное, то главбух перезвонит, напомнит, поможет. А не позвонил, значит, и дело не важное, какой смысл напрягаться? В итоге главный бухгалтер тратит огромное количество времени на напоминания, на приведение сотрудников в чувство, на призывы к ответственности и разжевывание элементарных вещей.

Выход — использовать только стратегические «пинки». Приучить подчиненных, что любое ваше поручение должно быть выполнено. А если возникла какая-то проблема на пути выполнения, не ждать, пока главбух поинтересуется, как дела, а позвонить самим: «Мария Викторовна, здравствуйте! Вы просили отправить платежку, а я не могу найти ключ от Банк-Клиента. Где я могу его взять?»

Несколько слов про отпуск — не роскошь, а необходимость

Что нужно, чтобы со спокойной душой отдохнуть? Для начала понять, что это правильно. Человек, который два года подряд не брал отпуск, не может полноценно трудиться. Не надейтесь, что за сэкономленные две недели вы сможете доделать все незавершенные дела. Вы все равно ничего не успеете, но при этом будете работать все менее и менее эффективно. А отдох-нувший человек сделает гораздо больше того, кто мучается от хронической усталости или депрессии. Поэтому ваш отпуск должен стать чем-то вроде явления природы — отменить его невозможно. Заранее, чуть ли не в январе, настройтесь сами и настройте всех остальных: «Будь хоть потоп, но в августе я ухожу в отпуск». И не на две недели, а на четыре. По возвращении вы увидите: ничего страшного в ваше отсутствие не произошло, мир не рухнул. А вы готовы к новым трудовым свершениям.

Что получится, если упорно бороться с «убийцами» рабочего времени

Предположим, после составления годового бюджета рабочего времени у вас получилась загрузка в размере 3000 часов. Это в среднем означает 11-часовой рабочий день.

И допустим, что в результате борьбы с неконтролируемым потоком документов, которые требуют подписания, удалось выиграть полчаса в день. По итогам года это 126 часов. Создание инструкций позволило сэкономить еще один час в день. Получаем еще 252 часа в год. Сокращение времени на совещания составило два часа в неделю, или 104 часа в год. В результате годовой бюджет времени уменьшился на 482 часа, а рабочий день — до 9,5 часа. Это, конечно же, не совсем идеал, но, согласитесь, уже гораздо лучше.

Универсальный способ, который позволит победить любого «убийцу» рабочего времени, — это жесткий лимит для каждого процесса.

Универсальный способ, который позволит победить любого «убийцу» рабочего времени, — это жесткий лимит для каждого процесса. Например, пообещать себе не тратить на подписание первичных документов более получаса в день. А если не укладываетесь в установленные рамки, анализировать причины и находить пути для оптимизации. Только так можно удержать ситуацию под контролем. Без этого эффективной работы, приносящей моральное, да и материальное удовлетворение, не получится. Освободившееся время вы сможете потратить на более важные дела, до которых раньше не доходили руки. Или просто отдохнуть.

Об авторе

Павел Меньшиков — автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.

Помогите пожалуйста составить фотографию рабочего дня бухгалтера по учебной практики

Помогите пожалуйста составить фотографию рабочего дня бухгалтера по учебной практики

т. к практику не проходила понятия не имею что писать

Олеся Полукарова Знаток (375) 3 года назад

Вот образец как писала я
№ п/пВыполняемые функцииВремя начала, (ч, мин) Время окончания, (ч, мин) Продолжи-тельность (мин)
1Приход на работу7-42
2Включение компьютера7-447-451
3Подготовка рабочего стола, проверка почты, запуск программы 1С7-468-0014
4Функционал согласно должностной инструкции, расчет отпускных, создание документа задание на платеж 8-108-4030
5Исполнение поручений руководителей в филиале8-419-5069
6Время на личные нужды и отдых9-5110-0514
7Исполнение поручений руководителей в филиале10-0611-2181
8Функционал согласно должностной инструкции, авансовые отчеты11-2212-0039
9Время на личные нужды и отдых, обеденный перерыв12-0012-45
10Функционал согласно должностной инструкции, авансовые отчеты12-4714-1689
11Функционал согласно должностной инструкции, изучений изменении в бух. учете по расчету декретных и детских, корректировка установленной справки для расчета больничного с учетом периода на которые страховые звносы не начислялись, формирование справок 14-1614-5539
12Время на личные нужды и отдых14-5615-0610
13Функционал согласно должностной инструкции, создание платежных поручений на основании согласованного задания на платеж по отпускным15-0715-3427
14Функционал согласно должностной инструкции, изучении информации по заполнению Анкеты предприятия для заполнения регулярной кадровой отчетности15-3616-4569
15Подготовительно-заключительное время16-4617-0014
ИТОГО--496,00

Олеся Полукарова Знаток (375) 3 года назад

еще оформляется в виде таблички фотография

Удачный день! Искусственный Интеллект (129221) 3 года назад

1 Приход на работу. Утренний моцион - кофе.
2 Включит комп
3 Посмотреть еженедельник
4 Получить выписку из банк
5 Разнести выписку в 1С
и т. д.

Юлия Мастер (1069) 3 года назад

утро-просмотр денежных поступлений и отгрузок по банк-клиент, разнос этих данных в программу 1с, выписка по необходимости счетов на оплату, накладных на отгрузку и счет-фактур, прочие поручения руководства

Как правильно оформить фотографию рабочего дня?

Как правильно оформить фотографию рабочего дня?

Как правильно провести фотографию рабочего дня? Нужен механизм проведения фотографии рабочего дня.

Ответ

Тамара Ивановна, предлагаем Вам изучить рекомендацию ВИП-версии Системы Кадры – Как составить фотографию рабочего дня. которая поможет реализовать поставленную задачу. Также надеемся Вам помогут прилагаемые к ней образцы документов (см. ниже).

Обратите, пожалуйста, внимание, в материале даны ссылки на ВИП-версию Системы Кадры. Они доступны только пользователям ВИП-версии.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Как составить фотографию рабочего дня. С.А. Долгова

Понятие фотографии дня

Фотография рабочего дня (фотография рабочего времени) представляет собой вид наблюдения, при котором в течение всего рабочего дня независимый специалист фиксирует все без исключения затраты времени сотрудника на выполнение любых его действий: как рабочих, так и личных. При этом, в зависимости от требования к точности фотографии, фиксации подлежат все дела, в том числе мелкие, такие как минутный разговор по телефону, перерыв на чашечку кофе и т. п.

Чтобы сделать фотографию рабочего дня, необходимо:

  • определить цели составления фотографии рабочего дня;
  • разработать правила и нормы оценки рабочего времени;
  • подготовить бланк отчета наблюдения (карту фотографии рабочего дня);
  • провести инструктаж наблюдателей и (или) сотрудников, чьи фотографии рабочего дня планируете сделать;
  • составить фотографии рабочего дня;
  • обработать результаты фотографирования;
  • сделать анализ результата наблюдения и разработать мероприятия для реализации целей наблюдения.

Фотографирование рабочего дня выполняют в основном с целью:

  • определить фактические затраты рабочего времени сотрудника;
  • выработать нормативы (объема выпускаемой продукции, оказания услуг и т. д.);
  • выявить и устранить потерю рабочего времени;
  • совершенствовать систему мотивирования;
  • повысить самоорганизацию сотрудников;
  • оптимизировать бизнес-процессы организации и др.

Определение норм и правил

Перед началом фотографирования рабочего дня необходимо:

  • определить ответственного за фотографирование рабочего дня;
  • определить период для анализа рабочего времени сотрудника;
  • определить требование к точности наблюдения действий сотрудника.

Ответственный за наблюдение

Наблюдение и фиксацию рабочего времени сотрудника можно поручить, например, сотруднику службы персонала, непосредственному руководителю или коллеге сотрудника, за которым будет вестись наблюдение. Желательно, чтобы этот человек хорошо знал, в чем суть работы наблюдаемого. Кроме того, необходимо учитывать, в каких отношениях состоят наблюдатель и сотрудник, за которым ведется наблюдение: негативных, нейтральных или доброжелательных. Это также может повлиять на результат работы обоих (снизить результативность из-за стресса или личных дружеских бесед и т. д.).

Кроме того, возложить обязанности по составлению фотографии рабочего дня можно и на самого сотрудника. В этом случае учтите степень ответственности сотрудника, убедитесь в понимании им важности всего процесса и разработайте систему контроля и проверки работы сотрудника.

Для контроля выполнения данного фотографирования назначьте сотруднику проверяющего. Проверяющим может быть непосредственный руководитель сотрудника, его коллега, специалист службы персонала.

Для более достоверной оценки деятельности сотрудника рекомендуется сделать анализ фотографий нескольких рабочих дней, или, по возможности, полной рабочей недели, или полного рабочего цикла (если работа сотрудника циклична). Связано это с тем фактом, что в разные дни качество и объем труда любого сотрудника часто меняется в зависимости от сложности поставленных задач, влияния на объем работы других членов команды и т. п.

Также необходимо учитывать тот факт, что в первые дни фотографирования рабочего времени оцениваемый сотрудник может испытывать стресс (внутреннее сопротивление процессу анализа его времени). В связи с этим отчет может содержать в себе действия, которые сотрудник не выполняет в своем естественном рабочем состоянии либо же выполняет в другом темпе. Анализ времени сотрудника в течение нескольких дней постепенно снижает уровень стресса, сотрудник привыкает к процессу и начинает вести себя более естественно, что в результате дает более полную и адекватную информацию о его деятельности.

Изначально определите, с какой точностью по времени наблюдатель должен фиксировать изменения вида деятельности контролируемого сотрудника:

  • поминутно, то есть наблюдатель ни на минуту не покидает сотрудника и фиксирует все его действия в ту же минуту, как они были совершены;
  • с определенным интервалом, то есть наблюдатель фиксирует род занятия сотрудника с периодичностью три, пять, десять минут и т. д.

На требования к точности фиксирования времени влияют:

  • вид деятельности сотрудника (интенсивности смены занятия);
  • загруженности наблюдателя (наблюдение параллельно за одним или несколькими сотрудниками);
  • необходимость точности для реализации цели наблюдения.

Также изначально определите, насколько точно должны быть записаны действия сотрудника, например «беседа по телефону с клиентом организации» или «беседа по телефону с клиентом организации по вопросу брака, звонок переведен на отдел продаж» и т. д. Требование к подробности описания действия также зависит от цели наблюдения и вида деятельности сотрудника.

Карта фотографии рабочего дня

Результатом фотографирования рабочего дня является отчет наблюдения – карта фотографии рабочего дня. В ней фиксируют, чем именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник. Оформите карту в произвольной форме.

Прежде чем приступить к составлению фотографии, объясните участникам процесса (наблюдателю, сотруднику, проверяющему) их функции и цели фотографирования.

Если фотографирование проводит сторонний наблюдатель, а не сам сотрудник, ознакомьте его с формой отчета – картой фотографии рабочего дня. Объясняете наблюдателю, что он должен фиксировать в ней все действия контролируемого сотрудника (как рабочие, так и личные), указывая время начала выполнения нового действия и его длительность.

В свою очередь сотруднику объясните цели фотографирования. Сделайте акцент на том, что результат наблюдения будет использован для совершенствования труда, а не против сотрудника лично.

Если фотографирование проводит сам сотрудник, то также поясните ему правила работы с отчетом и цели фотографирования, чтобы сотрудник понимал важность и ответственность поставленной задачи и добросовестно ее выполнил. Далее объясните проверяющему, назначенному сотруднику, его цель: периодически (раз в полчаса, час или в другой период, удобный как для сотрудника, так и проверяющего) осуществлять контроль заполнения бланка отчетности и соответствия фиксированных данных с реальными действиями контролируемого сотрудника в момент проверки.

В том случае если составление фотографии рабочего дня возложено на наблюдателя, он располагается рядом с рабочим местом сотрудника на комфортном обоим участникам наблюдения расстоянии. Стоять за спиной сотрудника не стоит.

Стремитесь сделать процесс наблюдения менее заметным, так, чтобы он не мешал контролируемому сотруднику, так как это может снизить результативность сотрудника и причинить ему психологический дискомфорт.

Наблюдатель составляет фотографию рабочего дня сотрудника в процессе наблюдения за его работой в течение всего периода, который был выбран для анализа. При этом каждое действие наблюдатель фиксирует в бланке отчета наблюдения.

Наблюдатель не должен вмешиваться в деятельность сотрудника: помогать ему, вступать с ним в переговоры и т. п.

В том случае если сотрудник самостоятельно фотографирует свой рабочий день, назначенный ему проверяющий периодически контролирует правильность заполнения бланка отчета наблюдения, в котором сотрудник фиксирует свои действия.

По окончании фотографирования рабочего дня заполненный бланк отчета наблюдения передают в службу управления персоналом для дальнейшей обработки результатов.

Все действия, которые осуществлял сотрудник, объедините в группы, каждой присвойте свой индекс. Сходным операциям присвойте одинаковый индекс.

  • Тпз – время, затраченное на подготовительные и заключительные работы (пришел на рабочее место, включил компьютер, дождался загрузки программ и т. п.);
  • Тобс – время, затраченное на решение организационных вопросов, обслуживание рабочего места;
  • Топ – общее время, затраченное на выполнение должностных обязанностей (оперативное время);
  • Тпер – время, в которое сотрудник прерывал работу.

Для более точного анализа деятельности сотрудника разбейте его оперативное время на подгруппы или выделите дополнительные категории.

Например, на бухгалтера по расчету заработной платы, в соответствии с его должностной инструкцией, возложены обязанности по приему, анализу и контролю табелей учета рабочего времени; обработке листков временной нетрудоспособности; начислению заработной платы сотрудникам организации и т. д. Каждое из этих действий выделите в отдельную группу, пропишите группы в бланке карты фотографии рабочего дня и рассчитайте время, которое сотрудник тратит на выполнение каждой обязанности. Это позволит выявить области с максимальными временными затратами.

Далее составьте баланс фактического времени сотрудника. Он представляет собой таблицу, в которой по каждой группе высчитывается количество случаев, длительность (суммарное время операций по группе), процент (доля) затрат времени от продолжительности всего рабочего дня или наблюдаемого периода.

После этого вычислите коэффициенты, которые позволят сделать более точные выводы о потерях времени. Список коэффициентов и формулы их расчета см. в таблице.

Анализ результата наблюдения

Анализ результатов позволяет понять, сколько рабочего времени фактически сотрудники используют для рабочих целей, как часто сотрудники делают перерывы в работе, сколько времени тратят на обед, сколько времени занимает подготовительная работа и т. д.

При анализе фотографии рабочего дня определите причины, которые мешают эффективно выполнять работу. Выявив все проблемы и сложности, разработайте мероприятия, которые помогут разрешить проблемы.

Пример составления фотографии рабочего дня бухгалтера по расчету заработной платы

В организации «Альфа» было принято решение составить фотографию рабочего дня бухгалтера А.В. Дежневой. Цель наблюдения – определить фактические затраты рабочего времени сотрудника и выявить его потерю. Наблюдателем была назначена менеджер по персоналу И.А. Игнатьева.

По итогам фотографирования с 16 по 20 января 2013 года составлена карта фотографии рабочего дня. Игнатьева совместно с главным бухгалтером В.Н. Зайцевой (непосредственным руководителем Дежневой) сделали анализ информации, зафиксированной в карте, разработали и реализовали следующие мероприятия:

  • на основании коэффициента потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины (3,1 процента), с Дежневой была проведена беседа о сокращении данных потерь времени;
  • на основании коэффициента потерь времени по организационно-техническим причинам (9,4 процента) проведено техническое обслуживание компьютера Дежневой, устранена причина данных потерь времени;
  • на основании анализа времени на оказание методической помощи сотрудникам организации по вопросам бухгалтерского учета был сокращен перечень вопросов, на которые бухгалтер Дежнева обязана оказывать консультацию, что освободило ее время для текущих рабочих процессов;
  • на основании результата анализа времени, затраченного на прием, анализ и контроль табелей учета рабочего времени и подготовки их к счетной обработке, было принято решение о возложении данных обязанностей на менеджера по персоналу Игнатьеву.

Коэффициенты для анализа фотографии рабочего дня сотрудника

Тпз– время, затраченное на подготовительные и заключительные работы (пришел на рабочее место, включил компьютер, дождался загрузки программ и т. п.);

То6с– время, затраченное на решение организационных вопросов, обслуживание рабочего места;

Топ– время, затраченное на выполнение обязанностей (оперативное время);

Тпер– время, на которое сотрудник прерывал работу;

Тлпер– время, на которое сотрудник прерывал работу по личным вопросам (нарушая трудовую дисциплину);

Трпер– время, на которое сотрудник прерывал работу на регламентированные нужды или по причинам неполадок на производстве;

Тд – нормативная продолжительность рабочего периода составления фотографии рабочего дня;

Тф – фактическое время пребывания сотрудника на рабочем месте в период составления фотографии рабочего дня;

С уважением и пожеланием комфортной работы, Галина Цимерман,

эксперт Системы Кадры

Кадровый портал КАДРОВИК

Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

Интернет-площадка для общения, обмена опытом и профессионально значимой информацией в сфере кадрового менеджмента.

Официальный сайт Национального союза кадровиков

Ежемесячное издание профессионального сообщества специалистов по персоналу.

Официальный печатный орган Национального союза кадровиков.

идем учиться: семинары, бизнес-классы, курсы

Журнал Деловой Фарватер - Рабочий день бухгалтера

Всё о безопасности бизнеса 8(495)763-94-17 Рабочий день бухгалтера Как наладить и проконтролировать работу бухгалтерии

Тамара Сударева, старший финансовый консультант компании «Налоговик»

Часто приходится слышать, что бухгалтерия не работает, только деньги получает. Получается, что бухгалтер абсолютно неважное приложение к бизнесу, поскольку:

А) ничего не производит и не продает;

Б) тратит деньги предприятия, независимо от объема работы получая оклад. Ведь практически невозможно бухгалтеру назначить сдельную оплату труда;

В) про полученные предприятием убытки директор тоже узнает от бухгалтерии.

Словом, один негатив. При этом бухгалтер бесконечно стонет, что не справляется, не успевает, приходит на работу в выходные и праздничные дни, особенно накануне или в период сдачи отчетности. Как руководству проконтролировать его нагрузку?

Фотография рабочего дня бухгалтера – залог повышения качества труда бухгалтерии.

Например, бухгалтеру установлен рабочий день с 9 до 18 часов, с перерывом на обед с 13 до 14 часов. Как использует свое рабочее время бухгалтер, насколько рационально оно организовано, что можно предпринять для лучшей организации труда? Ниже приведено примерное расписание дня рядового бухгалтера.

Если Вы не понимаете, чем занимаются работники бухгалтерии в рабочее время, проведите хронометраж рабочего дня. Или пусть работник запишет все свои дела за неделю. Тогда Вам станет ясно, с какими проблемами сталкивается во время работы каждый бухгалтер.

Хронометраж рабочего дня поможет разработать регламент работы бухгалтерии, который, в свою очередь, позволит использовать рабочее время по назначению и исключит необходимость работы бухгалтера в выходные и праздничные дни.

Вот основные обязанности работников бухгалтерии. Если ваш бухгалтер выполняет все нижеперечисленные работы, то он явно на своем месте.

1. Работники бухгалтерии должны не только ежедневно формировать кассовые отчеты и проводить выписки банка. Оперативная бухгалтерская работа должна вестись на всех участках бухгалтерского учета от оприходования материалов до обработки авансовых отчетов.

2. Работник бухгалтерии, ответственный за тот или иной участок учета должен с определенной периодичностью предоставлять руководителю бухгалтерской службы отчет о проделанной работе в виде распечатки из бухгалтерской программы. Первичные учетные документы должны составляться «день в день».

Чтобы помочь своему бухгалтеру, воспользуйтесь следующими нехитрыми советами:

1. Организуйте часы приема авансовых отчетов от подотчетных лиц и по «личным вопросам», тогда ни бухгалтерия, ни остальные сотрудники не будут отвлекаться от осуществления прямых трудовых обязанностей. Работники, ответственные за доставку в бухгалтерию первичных учетных документов от покупателей (например, экспедитор) обязаны своевременно представлять в бухгалтерию необходимые документы.

2. Установите дисциплинарные взыскания за нарушение этого правила, тогда «первичка» до бухгалтера дойдет вовремя. В договоры с контрагентами – поставщиками включайте пункт, предусматривающий штрафные санкции за несвоевременное предоставление первичных документов. Тогда составление декларации по НДС не составит труда и не потребуется вносить бесконечные корректировки. Регулярно проводите сверку с ИФНС по уплате налогов. Это экономит время в случае возникновения расхождений и помогает избежать претензий со стороны налоговых органов.

Помните, ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций законом возложена на руководителя.