создание базы данных в Access 2013 пошаговая инструкция

Инструкция по созданию базы данных в Microsoft Access

Инструкция по созданию базы данных в Microsoft Access

Чтобы пользоваться предварительным просмотром презентаций создайте себе аккаунт (учетную запись) Google и войдите в него: https://accounts.google.com

Подписи к слайдам:

Слайд 1
Инструкция по созданию базы данныхв Microsoft Access

Слайд 2
База данных (БД) - совокупность хранящихся взаимосвязанных данных, организованных по определенным правилам.БД служат для хранения и поиска большого объема информации.База данных - структурная информационная модель.

Слайд 3
Классификация БД1. По характеру хранимой информации

содержатся краткие сведения об описываемых объектах, представленные в строго определенном формате
содержатся документы (информация) самого разного типа: текстового, графического, звукового, мультимедийного

Слайд 4
2. По способу хранения централизованные распределенные.Централизованная БД - БД хранится на одном компьютере.Распределенная БД - различные части одной базы данных хранятся на множестве компьютеров, объединенных между собой сетью.

Слайд 5
3. По структуре организации данных реляционные нереляционные.

Базы данных
реляционные
нереляционные
иерархическая
сетевая

Слайд 6
Реляционной (от английского слова relation - отношение) называется БД, содержащая информацию, организованную в виде прямоугольных таблиц, связанных между собой. Такая таблица называется отношением.Иерархической называется БД, в которой информация упорядочена следующим образом: один элемент записи считается главным, остальные – подчиненными. Сетевой называется БД, в которой к вертикальным иерархическим связям добавляются горизонтальные связи.

Слайд 8
Каждая таблица должна иметь свое имя. Таблица - информационная модель реальной системы. Запись - это строка таблицы. Запись содержит информацию об одном конкретном объекте. Поле - это столбец таблицы. Поле содержит определенные характеристики объектов. Основной элемент БД - запись.

Имя таблицы
Поле
Запись

Слайд 10
Основные типы данных:текстовый - одна строка текста (до 255 символов);поле МЕМО - текст, состоящий из нескольких строк, который можно посмотреть при помощи полос прокрутки (до 65535 символов);числовой - число любого типа (можно использовать в вычислениях);денежный - поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т.д.);дата/время - поле, содержащее дату или время;

Слайд 11
счетчик - поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи; логический - содержит одно из значений True (истина) или False (ложно) и применяется в логических операциях;поле объекта ОLЕ - содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д.

Слайд 12
Основные режимы работы с базой данных:• Создание БД;• Редактирование БД;• Просмотр БД;• Поиск информации в БД.

Слайд 13
Основные объекты базы данных:• Таблица - объект, предназначенный для хранения данных в виде записей и полей.• Форма - объект, предназначенный для облегчения ввода данных.• Запрос - объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.• Отчет - объект, предназначенный для печати данных.

Слайд 14
Программное обеспечение, позволяющее работать с базой данных, называется системой управления базой данных. На современных персональных компьютерах наибольшее распространение получили реляционные СУБД Access. Открытие базы данных:1) запустить MS Access;2) выбрать в меню Файл команду Открыть;3) выбрать нужный диск, каталог;4) выбрать имя файла базы данных;5) нажать кнопку ОК.Базы данных имеют расширение mdb.

Слайд 16
1. Создание структуры таблицы:1) В окне базы данных выберите объект Таблица.2) Выберите Создание таблицы в режиме конструктора.3) Укажите имена полей (номер урока, время начала, название урока, примечание) и тип данных для каждого поля (тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка, который появляется в столбце Тип данных). Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

Слайд 17
4) Установите первичный ключ, для этого:• выделите поле, которое должно стать первичным;• выберите Правка, Ключевое поле или нажмите кнопку Ключ на панели инструментов.5) Сохраните структуру таблицы, для этого:• выберите Файл, Сохранить как. ;• напишите имя новой таблицы (можно на русском языке);• нажмите ОК.

Слайд 18
Редактирование структуры БДДобавление нового поля между существующими полями:1) установить курсор в поле, перед которым необходимо добавить новое поле; 2) выбрать Вставка, Строки.Изменение порядка следования полей:1) выделить всю строку поля;2) переместить с помощью мыши строку в новое место (над тем полем, перед которым хотите расположить).

Слайд 19
Редактирование структуры БДУдаление поля:1) выделить всю строку поля (примечание), щелкнув курсором на серой кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо);2) выбрать Правка, Удалить или нажать клавишу Delete.

Слайд 20
II. Заполнение таблицы:1) Перейдите в режим таблицы.2) Введите данные (построчно).3) Сохраните таблицу.Переход на нужное поле или записьДля перехода используется мышь или клавиша Таb, или комбинация клавиш Shift + Таb.Для перехода между записями можно использовать кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где отображается общее количество записей и номер текущей записи. Для перехода к конкретной записи необходимо ввести ее номер и нажать клавишу Enter.

Создание базы данных в MS ACCESS

Создание базы данных в MS ACCESS

Разработка структуры БД «Фрукты»

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

В настоящее время в современном мире электронных технологий практически невозможно представить компанию (фирму или организацию), в которой не требуется обработка некоторого объёма информации. Информацию требуется, где-то хранить. Информация может динамически изменяться. Регулярно требуется выборка данных по определённым критериям из всего массива. Базы данных создаются специально для хранения, обработки, проведения расчётов, сортировки, выборки и представления любых массивов, данных по любым критериям и поэтому базы данных очень актуальны потому что объемы хранимой информации растут с каждым днем.

Эта курсовая работа посвящается реляционным базам данных. Целью данной курсовой работы является создание базы данных по теме «Склад фруктов» в СУБД Microsoft Access.

В задачах данной работы входят:

Изучить теоретические основы баз данных;

Создать три связанные таблицы;

Заполнить базу данных. Количество записей на каждой таблице должна быть не менее 25.

Создать запросы по числовым, символьным, дата, логическим критериям, и сложные запросы, состоящие из комбинаций приведенных типов данных.

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

База данных (БД) представляет собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов, и их взаимосвязей. [14, стр. 8].

Базу данных можно рассматривать как подобие электронной картотеки, то и есть хранилище или контейнер для некоторого набора занесенных в компьютер неких данных. [4, стр. 32].

Назначение баз данных

Базы данных предназначены для того чтобы упростить хранение, поиск, редактирование и добавление новых данных. Преимуществами баз данных перед традиционными «бумажными» методами ведения учета являются:

Компактность. Отпадает необходимость в создании и ведении многотомных бумажных карточек.

Скорость. Компьютер может выбирать и обновлять данные гораздо быстрее человека и поэтому с его помощью можно быстро получать ответы на произвольные вопросы, возникающие в процессе работы.

Низкие трудозатраты. Избавляет людей от необходимости утомительной работы над картотекой вручную. Эту работу компьютер делает тысячи раз быстрее и качественнее чем человек.

Актуальность. В случае необходимости под рукой в любой момент имеется точная и свежая информация. [14, стр. 46]

Сущность - любой различимый объект, факт, явление, событие, идея или предмет, информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкусы, цвета, изобретения и прочее.

Атрибут (Свойство) - поименованная характеристика сущности. Это любая деталь, которая служит для уточнения, идентификации, классификации, числовой характеристики или выражения состояния сущности.

Наименование атрибута должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей, например, ЦВЕТ может быть определен для многих сущностей: СОБАКА, АВТОМОБИЛЬ, ДЫМ и так далее. Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана о сущности. Примерами атрибутов для сущности «автомобиль» являются «тип», «марка», «номерной знак», «цвет» и т. д.

Ключ - минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся атрибутам. Для сущности «расписание» ключом является атрибут «номер рейса». [13, стр. 36].

Первичный ключ - представляет собой одно или несколько полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний ключ - представляет собой одно или несколько полей, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ связи таблиц. [15, стр. 10].

Связь - ассоциирование двух или более сущностей. Абсолютное различие между типами сущностей и связями отсутствует. Один и тот же факт может совершенно обоснованно рассматриваться или как сущность, или как связь. [9, стр. 15-16].

Связь между сущностями имеет две характеристики: степень связи и класс принадлежности сущности к связи. Значения этих характеристик могут быть определены из анализа связей между экземплярами сущностей. Степень связи показывает, сколько экземпляров одной сущности могут быть связаны с каждым экземпляром другой сущности. Степень связи оценивается с каждой из сторон. Степень связи может иметь одно из трех значений:

Один к одному (1:1);

Один ко многим (1: М или М:1);

Многие ко многим (M: N).

Связь 1:1 означает, что каждый экземпляр первой сущности может быть связан только с одним экземпляром второй сущности и наоборот.

Связь 1: М означает, что каждый экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности, а каждый экземпляр второй сущности может быть связан только с одним экземпляром первой сущности.

Связь M: N означает, что каждый экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности и наоборот.

Класс принадлежности сущности к связи может быть обязательным и необязательным. При обязательном классе принадлежности каждый экземпляр сущности обязательно должен быть связан с другой сущностью, при необязательном классе принадлежности не требуется, чтобы каждый экземпляр сущности был связан с каким-либо экземпляром другой сущности. [14, стр. 22-23].

Модели баз данных

Модель данных - это способ структурирования данных, которая рассматривается как некоторая абстракция в отрыве от предметной области. К числу классических относятся следующие модели данных:

Реляционная. [14, стр. 27].

Иерархическая модель данных

В иерархической модели связи между данными можно описать с помощью упорядоченного графа (или дерева).

Тип «дерево» является составным. Он включает в себя подтипы («поддеревья»), каждый из которых, в свою очередь, является типом «дерево». Каждый из типов «дерево» состоит из одного «корневого» типа и упорядоченного набора подчиненных типов. Каждый из элементарных типов, включенных в тип «дерево», является простым или составным типом «запись». Простая «запись» состоит из одного типа, например, числового, а составная «запись» объединяет некоторую совокупность типов.

Корневым называется тип, который имеет подчиненные типы и сам не является подтипом. Подчиненный тип (подтип) является потомком, но отношению к типу, который выступает для него в роли предка (родителя). Потомки одного и того же типа являются близнецами по отношению друг к другу. В целом тип «дерево» представляет собой иерархически организованный набор типов «запись».

К основным операциям манипулирования иерархически организованными данными относятся следующие операции:

Поиск указанного экземпляра БД

Переход от одного дерева к другому;

Переход от одной записи к другой внутри дерева (например, к следующей записи типа Сотрудники);

Вставка новой записи в указанную позицию;

Удаление текущей записи и т. д.

В соответствии с определением типа «дерево», можно заключить, что между предками и потомками автоматически поддерживается контроль целостности связей. Основное правило контроля целостности формулируется следующим образом: потомок не может существовать без родителя, а у некоторых родителей может не быть потомков. Механизмы поддержания целостности связей между записями различных деревьев отсутствуют.

К достоинствам иерархической модели данных относятся эффективное использование памяти ЭВМ и неплохие показатели времени выполнения основных операций над данными. Иерархическая модель данных удобна для работы с иерархически упорядоченной информацией.

Недостатком иерархической модели является се громоздкость для обработки информации с достаточно сложными логическими связями, а также сложность понимания для обычного пользователя. [14, стр. 27-30]

Сетевая модель данных

Сетевая модель данных позволяет отображать разнообразные взаимосвязи элементов, данных в виде произвольного графа, обобщая тем самым иерархическую модель данных.

Сетевая БД состоит из набора записей и набора соответствующих связей. На формирование связей особых ограничения не накладываются. Если в иерархических структурах запись-потомок могла иметь только одну запись-предка, то в сетевой модели данных запись-потомок может иметь произвольное число записей-предков (сводных родителей). [14, стр. 30-31].

К числу важнейших операций манипулирования данными баз сетевого типа можно отнести следующие операции:

поиск записи в БД;

переход от предка к первому потомку;

переход от потомка к предку;

создание новой записи;

удаление текущей записи;

обновление текущей записи;

включение записи в связь;

исключение записи из связи;

изменение связей и т. д.

Достоинством сетевой модели данных является возможность эффективной реализации по показателям затрат памяти и оперативности. В сравнении с иерархической моделью сетевая модель предоставляет большие возможности в смысле допустимости образования произвольных связей.

Недостатком сетевой модели данных является высокая сложность и жесткость схемы БД, построенной на ее основе, а также сложность для понимания и выполнения обработки информации в БД обычным пользователем. Кроме того, в сетевой модели данных ослаблен контроль целостности связей вследствие допустимости установления произвольных связей между записями. [14, стр. 30-32].

Реляционная модель данных

Реляционная модель данных основывается на понятии «отношение». Отношение представляет собой множество элементов, называемых кортежами. Формой представления является двумерная таблица.

Таблица имеет строки (записи) и столбцы (колонки). Каждая строка таблицы имеет одинаковую структуру и состоит из полей. Строкам таблицы соответствуют кортежи, а столбцам -- атрибуты отношения.

Доменом называется множество атомарных значений одного и того же типа. С помощью одной таблицы удобно описывать простейший вид связей между данными, а именно деление одного объекта (явления, сущности, системы и проч.), информация о котором хранится в таблице, на множество подобъектов, каждому из которых соответствует строка или запись таблицы.

Достоинство реляционной модели данных заключается в простоте, понятности и удобстве физической реализации на ЭВМ. Именно простота и понятность для пользователя явились основной причиной их широкого использования. Проблемы же эффективности обработки данных этого типа оказались технически вполне разрешимыми.

Недостатками реляционной модели являются следующие: отсутствие стандартных средств идентификации отдельных записей и сложность описания иерархических и сетевых связей. [14, стр. 32-33].

В этой подглаве будут рассмотрены две системы управления базами данных:

Microsoft Visual FoxPro 9.0

Microsoft Access 2013

Microsoft Visual FoxPro 9.0

Visual FoxPro - это объектно-ориентированный, визуально программируемый язык управления базами данных. Язык Visual FoxPro может применятся пользователями различных уровней подготовки: начинающий программист может создавать с помощью Visual FoxPro простые приложения в достаточно короткие сроки, опытный пользователь может воспользоваться широчайшими возможностями обработки информации с помощью полнофункциональной интегрированной среды программирования Visual FoxPro - объектно-ориентированным программированием (ООП), классами, COM-объектами, а также предоставляемым Visual FoxPro доступом к наиболее популярным серверам баз данных - Microsoft SQL Server, Oracle, DB2, Informix и т.д.

FoxPro сильно интегрирован с SQL, позволяет вставлять блоки SQL-команд непосредственно в тело основного кода и использовать в SQL-запросах собственные функции. Что позволяет быстро и эффективно обрабатывать большие базы, даже если таблицы не индексированы.

Есть возможность создания составного индекса, работа с курсорами (виртуальными таблицами, не отличающимися от обычных, но исчезающих после завершения сеанса работа, т.е. не остаются ни в памяти, ни на диске), возможность экспортировать\импортировать данные в\из XML, VFoxPro работает с другими базами по средствам драйвера ODBC, VFoxPro обладает высокой надежностью при работе с БД (в т.ч. и с индексами) и полностью соответствует объявленным возможностям.

На Fox pro не представляется интересным создавать приложения, не связанные с БД, хотя сам FoxPro является языком самодостаточным. Это связано с тем, что с FoxPro поставляется с очень минимальным классом для работы с визуальными компонентами, а исходник этого класса закрыт. Поэтому разработчик ограничен в возможностях «украшать» свою программу. Следующее, в FoxPro не происходит объявления типа переменных, это лишает возможности контролировать правильность обращения к переменной и, главное, под переменную отводится максимальное кол-во памяти, поэтому программы, написанные на FoxPro очень ресурсоемкие.

Большой недостаток FoxPro - это крайне слабый конструктор отчетов, крайне осложняющий разработку приложения. Для работы программы, созданной на FoxPro, необходимы библиотеки поддержки, что увеличивает размер поставляемой программы еще, примерно, на 4 Mb. [9, стр. 7].

На сегодняшний день Microsoft прекратила поддержку FoxPro. Девятая самая последняя версия. И это является самым большим недостатком.

Microsoft Access 2013

Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Ускоренное освоение приложения благодаря использованию встроенных решений.

Создание нескольких отчетов с разными представлениями одних и тех же данных.

Быстрое создание таблиц без применения сложных операций управления базой данных.

Новые типы полей, расширяющие возможности пользователей.

Сбор и обновление сведений непосредственно из источника.

Общий доступ к данным через Microsoft Windows SharePoint Services.

Отслеживание списков служб Windows SharePoint Service с использованием разнообразных клиентских возможностей Office Access 2007.

Перемещение данных в службах Windows SharePoint Services для оптимизации управления.

Доступ к данным и использование информации из нескольких источников.

Ограниченность многопользовательского режима работы.

В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры.

Разграничения доступа MS Access не имеет надежных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. [15]

В этой курсовой работе в качестве СУБД был выбран MS Access по ряду причин:

Одним из самых веских причин является то что Fox Pro уже больше не выпускается. MS Access в отличии от Fox pro постоянно обновляется и становится лучше с каждым годом. Сейчас самая последняя версия это MS Access 2013.

Продвинутый и современный интерфейс MS Access. Так как у FoxPro нету поддержки интерфейс остался времен Windows XP.

По сети достаточно много информации по MS Access.

Распространенность MS Access.

Как видно из этого списка если бы проект Fox pro не закрыли, он был бы очень популярной базой данных и вполне могла бы заменить MS Access.

Типы данных MS Access

Типы данных MS ACCESS (таблица №1)

ГЛАВА 2. ОБЪЕКТЫ БАЗ ДАННЫХ

Таблица - это объект, предназначенный для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте реального мира, например, о клиентах фирмы. Таблица состоит из заголовка и тела. Заголовок включает имена атрибутов объекта (столбцов) и их свойства, например, фамилию, телефон и адрес клиента. Тело содержит кортежи (строки), каждая строка представляет множество значений столбцов, в которых хранятся данные о конкретном экземпляре объекта.

Таблица состоит из полей. Максимальное число полей в таблице - 255. Для каждого поля задается его имя. Максимальное число знаков в имени поля также равно 64. Каждое поле имеет определенный тип данных. В зависимости от способа создания таблицы тип данных может задаваться создателем таблицы путем явного выбора, определяться исходя из типа вводимых данных или определяться типом данных, служащих источником данных при создании данной таблицы. [6, стр. 138]

Для каждой таблицы можно определить первичный ключ, обеспечивающий уникальность каждой строки, один или несколько индексов, обеспечивающих упорядоченность записей, и другие свойства. [14, стр. 53].

При работе с MS Access таблицы являются одним из основных объектов, на их базе осуществляется построение всех других элементов, таких, как формы, запросы и отчеты. В таблице собираются данные по конкретной теме, например, вся информация о клиентуре фирмы. Каждая строка данных таблицы клиентов содержит информацию об определенном клиенте. Информация эта может быть неоднородна, и поэтому строка состоит из нескольких разнотипных полей, содержащих фамилию клиента, его телефон, адрес, номер счета и т. д.

БД Access может состоять из нескольких таблиц, в каждой из которых хранится информация на одну тему. В одной таблице могут храниться сведения о клиентах, в другой - о поставщиках, в третьей - информация о расходах, налогах и затратах на развитие фирмы, и т. д. [9, стр. 39-45].

Запрос представляет собой обращение к данным для получения информации и выполнения действий с данными. Запрос можно использовать для просмотра, изменения и анализа данных, для выполнения расчетов, объединения данных из разных таблиц или добавления, изменения или удаления данных в таблице. Запросы можно также использовать для включения данных в форму или отчет. [4, стр. 55]

Запросы на выборку - наиболее часто используемый тип запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять. Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов данных итоговых значений.

Запросы с параметрами - это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных. Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Перекрестные запросы - запросы, которые используются для расчетов и представления данных в структуре, облегчающий их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Запросы на изменение - запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

На удаление записи

На обновление записи

На добавление записей

На создание таблицы

На объединение [15, стр. 24-25].

Формой называется объект базы данных, используемый для просмотра, ввода или изменения данных. По сравнению с ручным вводом данных, интерфейс, основанный на формах, позволяет автоматизировать процесс путем добавления в форму функциональных элементов, ввести проверку данных, настроить представление данных для просмотра [15, стр. 47].

Эффективная форма ускоряет работу с базой данных, так как пользователям не требуется искать нужные сведения. Привлекательная форма делает работу с базой данных не только эффективно, но и более приятной. Кроме того, формы могут предотвращать ввод неверных данных. [12, стр. 85].

Разновидности форм в MS ACCESS:

Форма для ввода и модификации данных

Форма с одним элементом - это форма в которой значения полей каждой записи отображаются в одной колонке друг под другом. Каждое поле располагается в собственной строке. [14, стр. 145].

Разделенная форма - это форма, разделенная на две части: представление данных в виде формы и представление тех же данных в виде таблицы. [12, стр. 87].

Форма для нескольких элементов (ленточная форма) - Значения полей каждой записи отображаются в одной строке. Количество строк соответствует количеству записей. [14, стр. 144].

Составная форма (главная и подчиненная, с отношением «один-ко-многим») - Составная форма удобна при работе со связанными таблицами. Данные главной формы (взятые из родительской таблицы) будут представлены в отдельной области; данные подчиненной формы (взятые из дочерней таблицы) отобразятся в форме таблицы. Для каждой записи главной формы в подчиненной форме появляется одна или несколько записей.

Сводная таблица (сводная диаграмма) - она содержит диаграмму и может встраиваться в другие формы и отчеты. [14, стр. 145].

Форма навигации - это форма где можно сделать удобную для пользователя навигацию по таблицам, формам, отчетам и т.д.

Пользовательское окно диалога - эта форма которая при вызове открывается как отдельное окно.

Отчет оформляется в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или распечатать сводную информацию по БД. Для получения такой информации должны быть проведены подсчеты во всех группах данных, результатами которых будут общие и промежуточные суммы. По структуре и оформлению отчет подобен форме. В него также можно добавлять управляющие элементы и оформлять данные в соответствии с собственными вкусами (или требованиями заказчика).

Отчет, однако, по сравнению с формой обладает большей гибкостью в представлении данных, и благодаря группированию данных с его помощью можно представить информацию более наглядно. [10, стр. 294 - 251].

ГЛАВА 3. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Разработка структуры БД «Фрукты»

После установки на рабочем столе появится значок MS Access. Чтобы создать новую базу данных откройте программу и в вкладке файл нажмите «создать». (см. рис. №1)

На рисунке №1 предлагаются шаблоны которые можно использовать в работе. Но сейчас предполагается что база будет пуста и далее нужно выбрать пункт «Пустая база данных рабочего стола». В открывшимся окне назовите файл, выберите куда сохранять базу и нажмите создать.

После создания откроется пустая база данных. Предварительно нужно придумать как данные будут организованы в этой базе данных. Тема этой курсовой работы называется «склад фруктов». То и есть должна быть таблица где эти записи будут хранится. Будут и клиенты которые будут покупать эти фрукты, а также будут поставщики которые будут поставлять товар на данный склад.

Для их правильного взаимодействия будут созданы связи между ними. Но тут недостаточно трех таблиц так как клиенты могут покупать много товаров, а поставщики могут поставлять разные фрукты. И связи с этим должны быть созданы еще две таблицы. Эти таблицы называются вспомогательными таблицами которые обеспечивают связь многие ко многим. (см. рис. №2)

На рисунке №2 изображена общая структура базы данных. Дополнительная таблица «Продажа» служит мостом между таблицами «Клиенты» и «Склад фруктов», а «Поставка» между «Склад фруктов» и «Поставщики». (см. рис. №2)

Чтобы создать первую и условно главную таблицу «Склад фруктов» перейдите на вкладку «Создание» и в группе «Таблицы» выберите пункт «таблица». (см. рис. №3)

После нажатия кнопки откроется пустая таблица которая содержит поле код. Для создания нового поля нажмите на вверх поля которое имеет надпись «Щелкните для добавления». В раскрывшимся списке типов данных выберите необходимый и назовите его. При данных действиях будет создана новое поле. Также не забудьте сохранить таблицу. Для этого нужно найти сохраняемую таблицу, нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт «сохранить». (см. рис. №4)

Другой способ создания таблиц имеется в режиме «Конструктор». В вкладке «Главная» есть группа «Режимы». При щелчке на нижний треугольник появится режимы. Выберите режим «Конструктор». По задачам курсовой работы нужно сделать на каждую таблицу не менее 8 полей с разными типами данных. (см. рис. №5)

На дополнительных таблицах это правило не распространятся потому что они будут соединять таблицы. И соответственно их поля будут выглядеть так как на рисунке №6. (см. рис. №6)

Остальные таблицы делаются также, но только поля и данные будут отличатся от остальных таблиц.

Было создано три таблицы:

А также две дополнительные таблицы

Таблицы нужно заполнить данными. По условиям данной курсовой работы количество записей должна быть не менее 25.

В MS Access запрос можно создать двумя способами. Первый способ -- это создание запроса с помощью мастера. Для этого нужно зайти на вкладку «создание» и в группе «запросы» нужно найти «мастер запросов». При нажатии в появившимся окне предлагаются типы запросов. В этом случае выберите «простой запрос». Потом выбираются таблицы и соответствующие поля и после нажатия на кнопку «готово» откроется запрос.

Второй способ более гибкий и дает возможность построить более сложные запросы. Для этого нужно в вкладке «создание» и в группе «запросы» нужно найти «конструктор запросов». Далее откроется окно которое будет предлагать добавить таблицы. (см. рис. №7)

После добавления нужно нажать «закрыть» и приступить к созданию условий запроса. Выбираются таблицы и поля. В строке «условия отбора» пишется условие. Например, «количество> 100».

Так как в этой базе есть связи многие к многим запрос получится неправильным и поэтому нужно добавить дополнительные два условия чтобы запрос получился правильным. (см. рис. №8)

В данном случае запрос ведется между таблицей «клиенты» и «склад фруктов». При создании запросов может появится необходимость сохранить запрос в виде таблицы. Для этого нужно перейти в «режим конструктора» и в группе «тип запроса» выбрать «создание таблицы». Теперь если нажать на кнопку «выполнить» будет создана таблица с результатами запроса.

При построении условий у MS Access есть инструмент «построитель» при помощи, которого можно очень легко сформировать запрос. Она вызывается при клике правой кнопкой мыши в выбранной ячейке «условия отбора». В списке выберите «построить».

В этом окне можно выбирать свои таблицы из базы и добавлять в окно выражений. Также здесь существуют специальные функции. Например, текстовые, математические, статистические и т.д. Если при построении запроса нет ошибок, то при нажатии на кнопку «ок» окно закроется и условие будет построено. (см. рис. №9).

У MS Access множество способов создания форм. Все они представлены на вкладке «создание» в группе «формы». (см. рис. №10).

Можно создать пустую форму и делать все с нуля. При данном подходе поля выбираются из правой колонки где доступны все таблицы из этой базы данных. Такая форма создается без элементов управления или формата.

В режиме конструктора форм можно вносить сложные изменения в формы, например, добавлять настраиваемые типы элементов управления и составлять программы.

В режиме «форма» можно быстро создать форму которая будет содержать все поля выбранной таблицы. Чтобы создать такую форму сперва нужно открыть таблицу, а потом щёлкнуть по кнопке «форма».

В Мастере форм создание приводится пошагово. Также MS Access позволяет пользователя построить формы с различными видами навигации. Например, комбинация таблицы и формы которая помещается в одно единое окно.

В этом случае нет надобности строить форму с нуля. И поэтому был выбран режим «форма». По условию курсовой работы нужно к каждой таблице создать форму. Всего есть 5 таблиц.

После того как таблица будет открыта следует перейти во вкладку «Создание» и выбрать там пункт «Форма».

В результате данных действий будет создана форма, которая будет содержать все поля выбранной таблицы. Далее потребуется добавить кнопки сохранения и удаления записей. Для этого во вкладке «Конструктор» нужно выбрать «Кнопку». После этого нужно щёлкнуть на желаемом месте формы, а затем в появившимся модальном окне нужно выбрать пункт «обработка записей» а потом выбрать «сохранить запись».

Таким же образом добавляется, и кнопка удаление записи. Только вместо пункта «Сохранить запись» нужно выбрать «Удалить запись».

По желанию можно перемещать удалять поля, чтобы конечному пользователю было удобно пользоваться формой.

Создание навигации по формам.

Для того чтобы сделать навигацию по формам нужно выбрать вкладку «Создание» и щёлкнуть по пункту «Навигация». В меню нужно выбрать «Горизонтальные вкладки». (см. рис. №11)

В появившейся форме нужно создать вкладки. Для этого нужно дважды щелкнуть по вкладке «Создать» и ввести имя формы. Например, в этом случае у данной базы 3 формы. Если имя формы соответствует названию существующей формы, MS Access автоматически вставит выбранную форму. Так же нужно проделать с оставшимися формами.

Теперь, когда пользователь будет переходить по вкладкам, будут, и открывается формы.

Как и в формах отчеты делаются несколькими путями, а именно:

Делать отчет можно с нуля. Для этого предназначен режим «Пустой отчет».

Для данной курсовой работы нужно сделать отчеты по запросам. И для этого нужно открыть запрос которая сохранена как таблица и выбрать режим отчет. При данных действиях создается готовый отчет которую можно редактировать, менять цвета и выравнивать. (см. рис. №12).

база данный запрос таблица

Во всех сферах деятельности человека базы данных играют большую роль. В частности, MS Access широко используется для создания баз данных небольшого размера особенно в малом и в среднем бизнесе.

В этой работе были рассмотрены основные понятия баз данных, его модели и две СУБД: Microsoft Access 2013 и Visual FoxPro 9.0. В качестве предмета исследуемой СУБД была выбрана MS Access. Также были раскрыты понятия объектов баз данных такие как таблицы, запросы, формы и отчеты.

В итоге была создана база данных «Склад фруктов» которая содержит:

5 таблиц. «Склад фруктов», «Поставщики», «Клиенты», «Поставки» и «Продажи»

Запросы по критериям:

Сложный (Символьный и Дата)

Сложный (Символьный и Числовой)

Сложный (Числовой и Дата)

Отчет по запросу простой (Дата)

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Бекаревич, Ю.Б. Создание реляционной базы данных и запросов. MS Access 2007 [Текст]: учебное пособие / Ю.Б. Бекаревич, Н.В. Пушкина. - Санкт-Петербург: СПБГУЭФ, 2012. - 87 с.

Гринченко Н. Н. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access [Текст]: Учебное пособие для вузов / Н. Н. Гринченко [и др.]. - Москва: Горячая линия-Телеком, 2004. - 240 с.

Гурвиц, Г.А. Microsoft Access 2007. Разработка приложений на реальном примере [Текст] / Гурвиц Г.А. - Санкт-Петербург: БХВ-Петербург, 2007. - 674 с.

Дейт, К.Д. Введение в системы баз данных [Текст] / К. Дж. Дейт; 7-е издание. - Санкт-Петербург: Издательский дом «Вильямс», 2001. - 1027 с.

Десять основных преимуществ MS Access 2007 [Электронный ресурс] / Microsoft Office. - Электронные данные. - Редмонт: Корпорация Майкрософт, cop. 2014. - Режим доступа: http://office.microsoft.com/ru-ru/access-help/HA010165021.aspx. - (Дата обращения 21.05.2014)

Диго, С.М. Базы данных. Проектирование и создание [Текст]: учебно-методический комплекс / Диго С.М. - Москва: Издательский центр ЕАОИ, 2008. - 171 с.

Днепров, А. Видеосамоучитель. Microsoft Access 2007 [Текст] / Днепров А. - Санкт-Петербург: Питер, 2008. - 240 с.

Кириллов, В.В. Введение в реляционные базы данных [Текст]: учебная литература для вузов / В. В. Кириллов, Г. Ю. Громов. - Санкт-Петербург: БХВ-Петербург, 2009. - 464 с.

Клепинин, В.Б. Visual FoxPro 9.0. Наиболее полное руководство [Текст] / В.Б. Клепинин, Т.П. Агафонова. - Санкт-Петербург: БХВ-Петербург, 2005. - 1199 с.

Лори, У.Ф. Microsoft Office Access 2007 для чайников [Текст] / У.Ф. Лори, К. Кен, Д. Кауфельд. - пер. с англ. А.Г. Сысонюка. - Москва: ООО И.Д. Вильямс, 2007. - 384 c.

Одиночкина, С.В. Разработка баз данных в Microsoft Access 2010 [Текст] / Одиночкина С.В. - Санкт-Петербург: НИУ ИТМО, 2012. - 83 с.

Райордан, Р. Основы реляционных баз данных [Текст] / Райордан Р. - Москва: Издательско-торговый дом «Русская Редакция», 2001. - 384 с.

Сулейманов, К. Системы баз данных. Реляционные базы данных, и работа с ними в среде СУБД MS Access [Текст] / К. Сулейманов, С. Мовшович. - Белоруссия: Белорусский торг. экон. унив. потреб. кооперации, 2010. - 120 с.

Хомоненко, А.Д. Базы данных [Текст]: учебное пособие / А.Д. Хомоненко, В.М. Цыганков, М.Г. Мальцев. - 4-е изд. доп. и перераб. - Санкт-Петербург: КОРОНА принт, 2004. - 736 с.

Черноусова, А.М. Создание и использование баз данных [Текст]: учебное пособие / Черноусова А.М. - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2009. - 244 с.

Размещено на Allbest.ru

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы