Приходный кассовый ордер - заполнение онлайн

Прием и выдача наличных денежных средств из кассы предпринимателя или юридического лица осуществляется с использованием предусмотренных нормативными актами Центробанка России и Росстата кассовых документов. Такими являются:

• приходный кассовый ордер (приходник), форма № КО-3, форма согласно ОКУД № 0310003,
• расходный кассовый ордер (расходник), форма, № КО-2, форма согласно ОКУД № 0310002.

Унифицированная форма приходного кассового ордера установлена Постановлением Госкомстата России № 88 принятым 18 августа 1998 года. Этим же нормативным документом утверждена и форма расходного ордера. В Общероссийский классификатор управленческой документации, в котором содержатся все унифицированные формы, данные формы внесены Госкомстатом РФ в 1999 году.

Использование указанных документов необходимо при совершении всех денежных операций по кассе, вне зависимости от того составлялись ли при этом иные первичные документы. Кассовые ордера применяются совместно с ведомостями, авансовыми отчетами и другими бухгалтерскими документами, оформляемыми при движении наличности. Все оформленные ордера фиксируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. В правой части страницы журнала, в специальных графах проставляется порядковый номер и дата приходного ордера, сумма по ордеру и примечание при необходимости.

Для учета движения принимаемых и выдаваемых наличных денежных средств применяется кассовая книга. В ней же указывается остаток средств в кассе на окончание рабочего дня. В случае если в течение дня движения по кассе не было (кассовые документы не выписывались) записи в книгу не делаются. Применение кассовых документов при ведении операций с наличными деньгами является общеобязательным. В то же время для некоторых категорий предпринимателей нормативными актами предусмотрено освобождение от такой обязанности.

Обратите внимание: кассовые документы не оформляются при операциях с наличными деньгами, совершаемыми ИП в случае ведения ими учета доходов/доходов и расходов, а так же других объектов налогообложения или физических показателей.

Непосредственное заполнение бланка ордера осуществляется обычно сотрудником бухгалтерии. А прием денежных средств по нему производит сотрудник, на которого возложены обязанности по приему и выдаче наличных денежных средств. Таким сотрудником может быть кассовый работник (кассир) или иное лицо назначенное распоряжением руководителя или индивидуального предпринимателя. Перед тем как допустить сотрудника к работе с наличными деньгами в кассе, его следует ознакомить с его правами и обязанностями. Также, перед тем как приступить к работе кассир подписывает так называемое «Обязательство кассира» и договор о материальной ответственности. Эти документы позволят предъявить претензии к кассиру в случае отсутствия принятых денежных средств в кассе. Если в штате нет кассира, операции с денежными средствами по кассе могут проводиться руководителем предприятия или индивидуальным предпринимателем.

Приходник можно заполнить онлайн, на персональном компьютере без выхода в сеть или шариковой ручкой. В некоторых организациях доступны программно-технические средства автоматизации, которые при приеме денежных средств не только пересчитывают наличность, но и формируют кассовые документы.

Многочисленные сервисы в сети интернет позволяют приходный кассовый ордер заполнить онлайн. Это можно сделать как с регистрацией в системе, так и без. Неудобство при заполнении документов в интернете может заключаться в том, что иногда сервис может быть недоступен вследствие профилактики или повреждения кабеля, либо в связи с проблемами у провайдера. Удобнее всего воспользоваться готовым образцом. Бланк приходного кассового ордера скачать можно на нашем сайте.

Обратите внимание: исправления ошибок и помарок в приходных и расходных кассовых ордерах не допускаются.

Правильное заполнение приходного кассового ордера важно тем, что в случае помарок или ошибок документ придется подписывать составлять и подписывать заново. Это один из немногих (наряду с расходным ордером) документов, в отношении которого не разрешены исправления.

Для приема в кассу наличных средств, заполненный приходник должен иметь подпись главного бухгалтера (или бухгалтера в случае отсутствия главного). Перед принятием наличных средств кассовый работник должен убедиться в том, что в приходнике есть все необходимые подписи.

Обратите внимание: Если при перерасчете вносимых денежных средств выяснится недостаток наличных, а лицо, которое вносит деньги, отказывается довнести недостающую сумму, то деньги возвращаются, а приходный ордер перечеркивается и возвращается бухгалтеру для переоформления.

Бланк ПКО состоит из двух, разделенных линией отреза, частей. Самого ордера и квитанции (корешка) к нему. Заполняются они следующим образом:

• проставляется порядковый номер и дата документа, в соответствии с журналом регистрации,
• числами и прописью указывается сумма принимаемых наличных денег,
• указываются проводки по счетам бухгалтерского учета (в корешке это не делается),
• прописывается содержание хозяйственной операции (в строке «Основание»),
• приводится размер налога на добавленную стоимость либо делается отметка «без НДС» если налог не учитывается (в строке «В том числе»),
• перечисляются прилагаемые документы с указанием их реквизитов, даты и номера (в строке «Приложение»).

После приема кассиром наличности, корешок приходного кассового ордера отрывается и передается лицу, внесшему деньги. Сам ордер остается на хранение в кассе. Общий срок, установленный для хранения таких документов, равен пяти годам. Течение срока начинается с окончания того финансового года, в котором и был составлен приходный ордер.

Правильно составить документ поможет образец заполнения приходного кассового ордера:

Заполнить приходный кассовый ордер онлайн

Несмотря на то, что Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ разрешает использование разработанных самостоятельно документов, есть виды форм, которые до сих пор остаются унифицированными. К унифицированным формам относится и приходный кассовый ордер. Однако мало соблюдать его форму, важно – правильно его заполнять, чтобы обеспечить достоверность кассовой операции. Об этом в данной статье мы и поговорим.

Приходный кассовый ордер служит для оформления приема наличных средств в кассу. Его форма утверждена еще в 1998 году Госкомстатом РФ в Постановлении №88 от 18.08.98, а применение ее началось с 1999 года.

Несмотря на вступление в 2013 г. в силу закона № 402-ФЗ О бухгалтерском учете, приходный кассовый ордер нельзя дополнять новыми реквизитами или, наоборот, удалять из него что-либо. Дело в том, что этот кассовый документ не предназначен для бухгалтерского учета, поскольку входит в понятие кассового учета, регулирующего оборот денежных средств в кассе предприятия. Кроме того, обязанность по использованию именно формы КО-1 для оформления приема наличных средств установлена Банком России в его Указании №3210-У от 11.03.14 О порядке ведения кассовых операций.

В общем виде приходный кассовый ордер включает в себя две части:

• Саму форму приходного кассового ордера;
• Отрывную квитанцию к нему, которая передается лицу, вносившему наличные деньги в кассу предприятия.

Обязательными к заполнению признаются обе эти части. Но в каких случаях они должны заполняться?

У юридических лиц приходным кассовым ордером оформляется прием в кассу наличных средств.

Почему только у юридических лиц? Дело в том, что Банком России в его Указании №3210-У разрешено индивидуальным предпринимателям самим решать вопрос о применении утвержденных им кассовых документов, но только если ими ведется учет доходов и расходов, а также других обязательных объектов, с учетом налогового законодательства. Иначе обязанность по применению кассовых унифицированных форм на предпринимателей ложится точно такая же, как и на юридических лиц.

Приходный кассовый ордер составляется при поступлении в кассу наличных средств:

• При возврате остатка суммы, выданной под отчет;
• В случае возврата ошибочно выданной излишней суммы зарплаты;
• При сдаче выручки на основании контрольно-кассовой ленты, бланков строгой отчетности и иных документов;
• При поступлении платежа от конкретного покупателя за товары или работы;
• При снятии денег с расчетного счета, и т.д.

Иными словами, прием наличных средств в кассу посредством приходного кассового ордера оформляется по любым основаниям. Но при этом требования к заполнению самого документа независимо от основания поступления денег остаются неизменными для любого случая.

Существует несколько правил, соблюдение которых обязательно при заполнении приходного кассового ордера (ПКО):

1. ПКО составляется в 1-м экземпляре;
2. ПКО не обязательно должен составляться кассиром. В этом качестве могут выступить – главный бухгалтер, бухгалтер; лицо, уполномоченное приказом по предприятию на совершение подобных операций; лицо, которое по договору ведет бухгалтерский учет; руководитель организации, если в ее штате нет должностей главного бухгалтера или бухгалтера;
3. ПКО могут подписывать — главный бухгалтер или бухгалтер; или руководитель организации (при условии, что должности бухгалтера нет в штате); но обязательно кассир;
4. У кассира специально для кассовых операций должна быть печать. а также образцы подписей тех, у кого есть право подписания кассовых документов;
5. Если оформление кассовых документов – обязанность руководителя организации, -то образцы подписей уполномоченных лиц не требуются;
6. Еще до принятия по приходному кассовому ордеру наличных денег кассир обязан проверить наличие всех обязательных подписей и сличить их с имеющимися у него образцами подписей. Если в качестве кассира выступает сам руководитель предприятия, то подобная проверка теряет свою необходимость;
7. После приема денежных средств полученная фактически сумма сверяется с тем, что указано в приходном ордере. Если все верно, то кассир должен будет подписать обе части документа, проставить печать на отрывной квитанции и передать квитанцию вносящему в кассу деньги.

Но, если суммы не соответствуют друг другу, то кассир должен:

• Отдать излишне вносимую сумму, если полученная сумма превышает указанную в приходном ордере;
• Либо предложить плательщику пополнить вносимую сумму, если в приходном кассовом ордере цифра превышает фактически получаемую;
• Если же плательщик отказывается от дополнительного взноса, то кассиру следует перечеркнуть полученный приходный кассовый ордер и вернуть его лицу, оформившему данный документ, с целью переделки.

Вот почему так важно соблюсти при приеме денег и оформлении приходного кассового ордера очередность этапов: если до момента получения денег кассир поставил свою подпись на документе, он фактически подтвердил правильность совершенной операции.

Кстати, на практике очень важным является и такой момент, как проверка всех реквизитов документа. Разве можно быть точно уверенным, что приходный кассовый ордер заполнен на того плательщика, который фактически вносит деньги? Ошибки не допустимы!

Прежде всего, приходный кассовый ордер оформляется:

• Либо непосредственно в момент совершения операции. Например, при приеме денег от конкретного покупателя;
• Либо по окончании всех кассовых операций.

Например, это связано с оприходованием выручки, полученной в течение дня при расчетах с клиентами через контрольно-кассовый аппарат. По окончании всех кассовых операций приходный ордер на практике заполняется на всю сумму вносимых денег. При этом если деньги сдает обособленное подразделение в главную кассу предприятия, то такое поступление средств также оформляется приходным кассовым ордером, но с обязательным указанием кода подразделения.

Заполнить приходный кассовый ордер:

• Можно на бумажном носителе — с помощью компьютерных программ, вроде 1С или в онлайн-режиме, или вручную. В этом случае все подписи ставятся собственноручно тем, кто уполномочен на подписание кассовых документов;
• Можно в электронном формате. Подписи на таких документах ставятся в соответствии с требованиями Федерального закона Об электронной подписи №63-ФЗ от 06.04.11. При этом право электронной подписи кассовых документов утверждается тоже распорядительным документом по предприятию.

Если при оформлении приходного кассового ордера, независимо от формата его составления, допущена ошибка, то никакие исправления вноситься не могут. Подобные документы аннулируются кассиром и передаются лицу, их оформившему, на доработку.

Почему не стоит допускать ошибок:

• Придется переделывать документ.

В этом случае все может обойтись оформлением и переоформлением кипы документации. Например, если, в приходном кассовом ордере неверно указано наименование плательщика, придется делать сторнирующие записи, составлять объяснительные на ошибку и выписывать новый документ;

• Неверно оформленный кассовый документ – это нарушение порядка ведения кассовых операций, которое наказывается штрафом.

В частности, неполное оприходование или неоприходование наличных поступлений в кассу влечет за собой штраф на организацию до 50000 рублей !

Например, с тем, что не вовремя выписан приходный кассовый ордер на поступающую выручку или в самом документе указана сумма, не соответствующая контрольно-кассовой ленте, и т.д.

В этом случае при допущении ошибок также придется оформлять множество документов, но к этому придется еще заплатить огромный штраф. Причем, и должностное лицо, ответственное за кассовую операцию, тоже понесет административную ответственность в виде штрафа. Поэтому кассиру необходимо быть очень внимательным.

Весь процесс заполнения приходного кассового ордера сводится к правильному и тщательному заполнению всех его строчек. В частности:

• Номер документа должен идти по порядку с начала года без пропусков и изъятий;
• Дата составления должна соответствовать дате кассовой операции;
• Проводка должна отвечать содержанию самой операции, где по Дебету ставится только счет 50 «Касса» в корреспонденции с другими счетами, указывающими источник поступления средств. И не следует забывать про прием наличных средств от обособленных подразделений – в приходном ордере необходимо отметить их код, принятый на предприятии;
• Код ОКПО ставится тот, который присвоен Росстатом предприятию;
• Содержание хозяйственной операции отражается в строке «Основание». Например, если деньги поступают от подотчетного лица, то пишется «возврат остатка неиспользованной подотчетной суммы»;
• Строка «В том числе» предназначена для отражения суммы НДС. Если операция облагается данным налогом, то ставится сумма НДС цифрами. Если операция освобождена от НДС, пишется «без налога НДС»;
• Перечисление основных документов, на основании которых произошло оприходование наличных средств, с указанием дат их оформления и номеров, выполняется в строке «Приложение».

Если есть программные средства, то соблюсти все вышеуказанные требования, просто. Но, если приходный кассовый ордер заполняется вручную, то процесс получится очень трудоемкий и длительный. Поэтому на помощь «приходят» онлайн ресурсы, позволяющие без ошибок и быстро заполнить кассовые документы.

Для заполнения приходного кассового ордера в онлайн-режиме существует множество ресурсов, например:

Достаточно в поисковой строке в Интернете написать «заполнить приходный кассовый ордер онлайн» — и перед вами большой список сайтов, где это можно сделать. При этом каждый ресурс имеет свои недостатки и преимущества.

Общими недостатками для всех этих ресурсов являются следующие:

• Порядковые номера кассовых документов не формируются автоматически. А значит, придется все время сверять их с журналом регистрации кассовых документов;
• Корреспондирующиеся счета придется проставлять вручную, а не выбирать их из прикрепленного Плана счетов;
• Код обособленного подразделения поставить нельзя, поскольку онлайн – форма приходного кассового ордера не предусматривает этого;
• Все строчки в онлайн-форме ограничены по своему размеру. Поэтому писать придется очень лаконично;
• Все внесенные данные после закрытия ресурса теряются.

На фоне всех этих неудобств выделяется ресурс online.buhsoft.ru, где все адаптировано под конкретного пользователя, т.е. что-то вроде личного кабинета; запоминаются порядковые номера документов, составляются многоразовые списки контрагентов, и т.д. Но прежде, чем начать работать с подобным ресурсом, необходимо пройти в нем регистрацию.

1. Приходный кассовый ордер составляется на любое поступление наличных средств кассу;
2. Исправления в данном документе не допускаются, а потому при неверном заполнении придется его переделывать;
3. Ошибка в составлении приходного кассового ордера может повлечь за собой не только переделку документа, но и административные штрафы;
4. Приходный кассовый ордер может быть составлен и на бумаге, и в электронном формате;
5. Оформлять приходный кассовый документ может любое лицо, уполномоченное на это приказом предприятия, включая главного бухгалтера, бухгалтера или руководителя;
6. Кассир не может подписать приходный кассовый документ до тех пор, пока не проверит все подписи и вносимую в кассу сумму.

Я являюсь практикующим юристом. В моей практике было много различных спорных юридических ситуаций. На страницах этого сайта я готова поделиться с вами своим опытом в решении различных юридических вопросов.

Приходный кассовый ордер - скачать чистый бланк

При учете кассовых операций используются такие формы первичных документов как: расходный кассовый ордер (РКО), приходный кассовый ордер (ПКО), кассовая книга, чек и т.д. Правила их оформления, учета и хранения установлены законодательством о бухгалтерском учете, НК РФ и указами Центробанка России. В этой статье речь пойдет о приходном кассовом ордере.

ПКО — первичный документ, который оформляется при получении денег в кассу. Это может быть снятие денежных средств с текущего счета для выплаты заработной платы, оплата от покупателя или возврат неиспользованных подотчетных средств.

Законодательно утверждена стандартная форма приходного кассового ордера под номером КО-1.

В этом документе обязательно необходимо указать:

• наименование организации-получателя и ее ОКПО;
• название структурного подразделения (если есть);
• номер и дата составления документа;
• сумму в соответствующих полях цифрами и прописью;
• корреспондирующий счет бухгалтерского учета;
• фамилия, имя, отчество, подпись контрагента и его организация;
• основание получения денег;
• приложение (перечисляются прилагаемые документы, если есть);
• ФИО главного бухгалтера;
• ФИО кассира и его подпись.

образец заполнения приходно-кассового ордера

Аналогичным образом заполняется и квитанция, входящая в состав приходного кассового ордера. ПКО можно заполнять и от руки, и при помощи компьютера, но нежелательно совмещать оба этих способа на одном документе.

Заполнять ПКО может бухгалтер, ведущий соответствующий участок, или сам кассир. После заполнения ордера, но перед приемом средств в кассу необходимо зарегистрировать ПКО в журнале регистрации кассовых документов. После чего ПКО передается на подпись главному бухгалтеру.

Перед приемом денег, кассир должен в приходном кассовом ордере проверить:

• правильность его заполнения;
• наличие подписей всех участников операции и их достоверность;
• наличие дополнительных документов, указанных в приложении и правильность их оформления;
• соответствие суммы денег тому, что указано в ордере.

Если кассир выявил хоть одну ошибку или расхождение данных, он обязан вернуть приходный ордер в бухгалтерию на переоформление. Если же с документами все в порядке, то кассир должен принять у контрагента деньги, поставить свою подпись на ордере и квитанции к нему.

Также на квитанции необходимо указать дату приема денег и поставить печать. Оттиск печати должен захватывать немного приходного ордера. Документы, которые прилагаются к ордеру, заверяются печатью предприятия или штампом «Получено» (где указывают дату получения средств).

После проверки и пересчета денег, кассир отрывает квитанцию и отдает ее контрагенту, а сам приходный ордер оставляет у себя. По итогам рабочего дня на основании всех кассовых ордеров заполняется кассовая книга.

Законодательство строго запрещает принимать в учет приходные кассовые ордера с исправлениями и помарками. Если в ПКО допущена ошибка, то следует полностью переписать документ заново.

Приходный кассовый ордер онлайн - заполнить, 1РЎ, сделать, бланк распечатать РІ 2016 РіРѕР

Поступление наличности в кассу обязательно сопровождается приходным кассовым ордером. В 2016 году оформить данный документ можно не только от руки, но и онлайн. Как правильно при этом его заполнять?

Любое поступление наличности в кассу юридического лица фиксируется приходным кассовым ордером. Независимо от обстоятельств и основания поступления денег порядок заполнения ордера остается неизменным.

Не меняются правила оформления и при онлайн заполнении. Как в 2016 году заполнить приходник правильно онлайн?

Одним из важнейших элементов кассовой дисциплины считается приходный кассовый ордер. �м отмечается всякий прием денежных средств в кассу организации или индивидуального предпринимателя.

Обыкновенно документ составляется по окончании дня на совокупный объем, поступивших за всю рабочую смену денег.

Относительно создания отдельного приходного кассового ордера по какой-либо определенной операции, то данное действие остается полностью на усмотрение самого субъекта.

Строгих требований в этом случае не предполагается. Юрлицо само решает, как удобнее оформлять поступление наличности, руководствуясь действующей учетной политикой .

Что касается формата заполнения документа, то это зависит от самого предприятия. Некоторые юридические лица ведут документацию в бумажном виде.

При внесении денег учредителями в целях пополнения уставного капитала

• РєРѕРґ аналитического учета – отражает внутреннюю аналитику счета.
• СЃСѓРјРјР° – пишется цифрами СЃСѓРјРјР°, внесенная РїСЂРё оплате.
• принято РѕС‚ – указывается фамилия физлица или наименование юрлица, внесших деньги РІ кассу.
• основание – записывается Р·Р° что получены деньги.
• СЃСѓРјРјР° – РїСЂРѕРїРёСЃСЊСЋ Рё без сокращений пишется полученная СЃСѓРјРјР°.
• в том числе – прописывается цифрами СЃСѓРјРјР° НДС. Если организация РЅРµ выплачивает НДС, так Рё пишется «Без НДС».
• приложение – расписывается перечень всех сопутствующих документов СЃ указанием номера каждого Рё даты составления.

После того как ПКО заполнен в единственном экземпляре можно перейти к следующему шагу по его оформлению:

Документ подписывает кассир и бухгалтер

При отсутствии последнего – руководитель организации либо его заместитель

Заполняется корешок от ПКО

� передается получателю

Приходный кассовый ордер заверяется печать

Нужно помнить, что все приходные ордера нумеруются по порядку. Отсчет начинается с первого января каждого нового календарного года.

В программе 1С имеются готовые шаблоны всех документальных форм, необходимых для бухучета. Для начала работы нужно занести в память программы данные организации и сформировать аналитику.

При каждом последующем оформлении ПКО не придется писать название юрлица, ОКУД. ОКПО. Система самостоятельно их впишет.

Так же автоматически будут проставлены дата составления документа и порядковый номер его. Сделать приходный кассовый ордер онлайн в 1С можно так:

Войти в программу

� открыть вкладку «Банк и касса»

�з выпавшего меню

Выбрать «Приходный кассовый ордер»

В открывшемся окошке

Нажать кнопки «Действия» → «Добавить»

В созданном документе указать сумму и наименование контрагента

Для указания суммы следует нажать на значок калькулятора в графе о сумме. Ниже в строке о контрагенте нужно нажать на многоточие. �з выпавшего списка следует выбрать нужную группу и нужного субъекта

Далее нужно нажать на закладку «Печать»

На открывшейся странице указывается от кого приняты средства. Здесь же указываются прилагаемые документы

Для сохранения данных

Следует нажать кнопку «Записать»

Для просмотра всех приходных кассовых ордеров и поиска любого из них необходимо войти во вкладку «Банк и касса», нажать «Приходный кассовый ордер». Можно просматривать все созданные приходники и каждый из них по отдельности.

Перед тем как распечатать сформированный бланк в 1С нужно еще раз проверить правильность его заполнения. При обнаружении каких-либо ошибок можно изменить неточности в ручном режиме.

Для этого нужно выбрать документ, нажать кнопку «Движение документа». Далее следует проставить галочку в пункте «Ручная корректировка». После этого в документ модно внести необходимые изменения и правки.

После выправки ордера нажимается кнопка «Записать». Далее нажимается кнопка «Приходный кассовый ордер», возле кнопки нарисован значок принтера.

Порядок списания бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении, читайте здесь .

Образец приходному кассовому ордеру, смотрите здесь .

На распечатанном ордере ставятся необходимые подписи и печать. Вдоль разрывной линии отделяется квитанция, которая передается получателю. Сам ордер сохраняется в бухгалтерии.

Возможность онлайн заполнения приходного кассового ордера не означает, что нельзя заполнять документ на компьютере в режиме оффлайн или вручную.

Приходный ордер приравнивается к кассовому чеку

ФАС Поволжского округа в Постановлении от 23 марта 2009 г. по делу N А57-8457/2008 подтвердил обоснованность довода о правомерности использования при осуществлении наличных денежных расчетов приходно-кассового ордера установленной унифицированной формы.

ФАС отметил, что организации и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки.

В свою очередь, форма N КО-1 "Приходный кассовый ордер" является унифицированной для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Данный порядок не противоречит Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40.

Таким образом, поскольку порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, Правительством РФ не установлен, а обществом расчеты производились с выдачей бланка строгой отчетности установленной формы, у налогового органа отсутствовали основания для привлечения общества к административной ответственности, заключил ФАС.

Отдел новостей ИА "Клерк.Ру".

Кассовые документы в 2016 году

Кассовые документы в 2016 году должны оформлять все организации, которые ведут расчеты наличными. Организационно-правовая форма и применяемая система налогообложения значения не имеют.

Кассовые документы в 2016 году, такие как приходный и расходный кассовый ордер, бухгалтер вправе оформлять на бумаге или в электронном виде, заверяя электронной подписью. Электронный документ кассир распечатает, подпишет и поставит печать или штамп (если есть). Бумажные кассовые документы в 2016 году оформляют собственноручно или на компьютере. Цвет чернил значения не имеет.

Нумеровать кассовые ордера можно любым удобным способом. Сквозная нумерация необязательна. Исправлять приходный и расходный кассовый ордер нельзя.

Приходные и расходные кассовые ордера регистрируют в журнале по форме № КО-3. На какой период заводить журнал, главный бухгалтер должен решить самостоятельно.

Приходный кассовый ордер заполняют в одном экземпляре. когда в кассу поступают наличные деньги. Для этого берут бланк по форме № КО-1. В бланке есть отрывная часть – квитанция, которую нужно отдать тому, кто деньги внес.

В строке «Основание» самого ордера и квитанции — содержание хозяйственной операции. В строке «В том числе» — сумма НДС цифрами или фраза «Без НДС». В строке «Приложение» — документы, которые подкладывают к ПКО.

Подписывает приходник главбух или бухгалтер, а также кассир. Вместо бухгалтера кассовые документы в 2016 году может заверить другой уполномоченный сотрудник, а если бухгалтера вообще нет, — директор (ИП) и кассир. В организации нет ни бухгалтера, ни кассира? Тогда все кассовые документы подписывает лично директор (ИП).

Печать п оставьте в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.», так, чтобы ее оттиск располагался на квитанции. Кстати, вовсе не обязательно ставить основную печать организации. Часто кассиры используют штамп для документов или кассы.

Расходный кассовый ордер выписывают в одном экземпляре. когда выдают деньги из кассы. Форма — № КО-2.

В строке «Основание» — содержание хозяйственной операции. Например, «Возмещение перерасхода по авансовому отчету». В строке «Приложение» — список документов, дата, когда составлены, и номер.

Бланк РКО предусматривает подписи бухгалтера, кассира и директора. Но если на прилагаемых документах — разрешительная надпись директора, а в компании есть бухгалтер, подписывать РКО директору необязательно.

В кассовой книге формы № КО-4 считают итоги операций за день и остаток наличных в кассе на начало следующего дня. ПКО и РКО, а также отчет кассира (копию записей в кассовой книге за день) передают в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет кассовую книгу и ордера, после чего подписывает кассовую книгу. Таким образом он подтверждает, что получил отчет кассира и первичку.

Бумажную кассовую книгу можно исправлять. В этом случае ошибочные данные зачеркните и напишите правильные. Каждое исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером.

Листы бумажной кассовой книги нумеруют, прошнуровывают и опечатывают на последней странице.

Кассовую книгу можно вести в электронном виде и заверять электронными подписями. Операции в ней ведут и закрывают так же, как и в бумажной. Но исправлять электронную книгу можно только до того, как ее подпишут ЭЦП

Если при проверке вы не сможете представить кассовые документы, компанию и должностных лиц могут оштрафовать за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского и налогового учета.

Компании придется заплатить (ст. 120 Налогового кодекса РФ):

• 10 000 руб. – если налоговая база не занижена и нет кассовых документов за один налоговый период;
• 30 000 руб. – если налоговая база не занижена и нет кассовых документов за несколько налоговых периодов;
• 20 процентов от суммы неуплаченного налога (но не менее 40 000 руб.) – если из-за отсутствующих документов налоговая база оказалась заниженной.

Должностным лицам грозит ответственность по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Она зависит от того, когда допущено нарушение. Если документов нет за период до 10 апреля 2016 года, штраф — от 2000 до 3000 руб. (срок привлечения к ответственности — три месяца). Если период не раньше 10 апреля 2016 года.

• за первое в году нарушение штраф — от 5000 до 10 000 руб.,
• за второе и последующие — 10 000 - 20 000 руб. или дисквалификация на 1-2 года.

Обратите внимание: по новым нарушениям срок привлечения к административной ответственности — два года.