Бланк документа и его виды - Студопедия

Качество подготовки фирменной организационно-распорядительной документации свидетельствует в пользу культуры организации и упрочивает ее положительный имидж среди работников, клиентов и других контрагентов. Немаловажную роль в этом играет изготовление стильной, удобной и правильно оформленной бланочной продукции компании, дизайн, качество и внешний вид которой с давних времен служит целям коммерческой идентификации компании среди клиентов и способствует укреплению ее положительного имиджа.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией об организации. Содержание и размещение реквизитов на всех видах бланков зависит от информации, содержащейся в учредительных документах предприятия (организации, учреждения). Требования к изготовлению и хранению бланков, а также их виды предусмотрены ГОСТ Р 6.30 - 2003.

В управленческой, финансово-хозяйственной деятельности предприятий, организаций и учреждений для документирования используют следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк– бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (за исключением письма).

2. Бланк для письма .

3. Бланк конкретного вида документа (кроме письма).

ГОСТ Р 6.30-2003 классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам (рис.3):

1) Классификация 2) Классификация

по автору документа по виду документа

Бланк структурного подразделения

Бланк должностного лица

Бланк организационно-распорядительного документа

Бланк для письма

Бланк конкретного вида документа

3) Классификация по

Рис.3 – Классификация бланков организационно-распорядительных

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного вида документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как отсутствие пыления с поверхности листа и несворачиваемость при перегревах или смачивании, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88 % до 98 %. При этом независимо от сферы и порядка применения для изготовления бланков документов должна быть использована белая бумага или бумага светлых тонов.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги: А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров: левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов в бланке: 1) угловое ; 2) продольное .

Виды бланков и образцы их оформления предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003. При разработке вида и стиля бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить следующие условия: 1) какие документы будут создаваться на этом бланке (кроме писем) или какой-то конкретный вид документа; 2) кто будет являться автором документа, создаваемого на этом бланке; 3) как будут располагаться реквизиты на бланке.

Элементами любого бланка является логотип, наименование организации и ряд других элементов фирменного стиля организации. В числе основных элементов фирменного стиля маркетологи называют логотип организации, фирменные цвета и шрифты, используемые для написания наименования организации и другой фирменной информации, текстовый знак и фирменную символику. Наиболее часто фирменный стиль находит свое применение в визитных карточках, фирменных конвертах для писем, фирменных бланках, на папках, буклетах, плакатах, флагах, упаковочной продукции и др.

Логотип – оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы. Логотип специально разрабатывается фирмой с целью привлечения внимания к ней и к ее товарам.

Фирменное наименование– наименование фирмы (организации), под которым она официально участвует в экономических операциях. Обычно фирменное наименование включает собственное имя фирмы, наименование области ее деятельности и наименование организационно-правовой структуры.

Фирменный стиль – один из важнейших компонентов успешного бизнеса, активный маркетинговый инструмент любой современной компании. От того, насколько профессионально разработан фирменный стиль организации, во многом зависит, будут ли ее запоминать клиенты, партнеры, потребители продукции (услуг) и будет ли она выделяться среди конкурентов.

БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ - это

БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ согласно параграфу 4.6 ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк, изготавливаемый для организации. Образцы бланка организации приводятся в приложении Б к ГОСТ Р 6.30–2003 (рис. Б.1, Б.2, Б.3, Б.5), а также в приложениях № 11, 12, 13, 14, 15, 16 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М. Флинта. Наука. С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. 2009 .

Бланк строгой отчетности — Бланк строгой отчетности  это документ, подтверждающий получение оплаты денежных средств. Он заменяет собой кассовый чек. Согласно Федеральному закону от 22.05.2003 года № 54 ФЗ О применении контрольно кассовой техники при осуществлении… … Википедия

БЛАНК — бланка; 1) белый лист с напечатанным обозначением учреждения, лица, от которого будет послано написанное на этом листе письмо; 2) печатная бумага с пробелами в тексте, куда вставляются рукописью нужные недостающие слова, нпр. бланки для… … Словарь иностранных слов русского языка

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. По ГОСТу 6.39 72 установлено два основных вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем. Фирменный бланк бланк с фирменной… … Бухгалтерская энциклопедия

Бланк строгой отчетности — (далее БСО) документ, выдаваемый вместо чека ККМ при расчетах с населением за оказанные услуги. БСО, в частности, являются: железнодорожные и авиабилеты и иные проездные документы туристические путевки театральные билеты и т. д. БСО может… … Бухгалтерская энциклопедия

Бланк — А. Предназначенный для заполнения макет документа для внесения записей в отведенные места от руки или машинным способом. Б. Лист бумаги с названием компании, фирмы, организации, предназначенный для его заполнения текстом. Словарь бизнес терминов … Словарь бизнес-терминов

БЛАНК — (от франц. blаnc белый, чистый) 1) незаполненный макет документа; 2) лист бумаги с напечатанным названием учреждения, организации, предназначенный для последующего заполнения текстом. Райзберг Б.А. Лозовский Л.Ш. Стародубцева Е.Б. Современный… … Экономический словарь

БЛАНК ПИСЬМА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. На бланке письма… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА (КРОМЕ ПИСЬМА) — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Бланк — У этого термина существуют и другие значения, см. Бланк (значения) … Википедия

БЛАНК СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ — согласно параграфу 4.6 ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк, изготавливаемый для структурного подразделения организации. Бланк для структурного… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

• Делопроизводство в кадровой службе. Рогожин М. Ю. В пособии представлены примеры заполнения основных документов кадровой службы предприятия: приказов о приеме, переводе, увольнении работников, справок по персоналу, командировочных… Подробнее Купить за 548.1 руб
• Трудовая книжка РФ. Бланк документа «Трудовая книжка» в твердой обложке соответствует установленному образцу. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности итрудовом стаже работника.Бланки… Подробнее Купить за 270 руб
• Делопроизводство. Документационный менеджмент. Демин Ю. М. Книга представляет собой одно из первых отечественных пособий по документационному менеджменту. Материал пособия излагается комплексно, на основе актуальных руководящих документов и в тесной… Подробнее Купить за 143.5 руб

Как сделать бланк с логотипом и реквизитами в Word e за 5 минут

? Неоднократно я сталкивался с ситуацией, когда у людей возникали проблемы с созданием шаблона фирменного бланка в Word. Я говорю, так ты мол, используй колонтитулы. А на меня смотрят с отсутствием понимания и легкой ненавистью.

И я решил сделать небольшое видео о том, как настроить колонтитулы в Word для создания фирменного бланка с логотипом и реквизитами предприятия. Согласитесь, даже если вы просто частный предприниматель, если у вас есть фирменный бланк, да еще с логотипом, отношение к вам и к вашим документам, будет более серьезным.

Вступите в группу. и вы сможете просматривать изображения в полном размере

Как всё будет выглядеть в блоге:

Как сделать бланк с логотипом и реквизитами в Word'e за 5 минут

?Неоднократно я сталкивался с ситуацией, когда у людей возникали проблемы с созданием шаблона фирменного бланка в Word

Скопируйте код для блога:

Как сделать фирменный бланк своими руками

Нет никакого смысла тратить сотни долларов на дорогую фирменную бумагу и конверты, ведь вы можете сделать фирменные бланки сами, с помощью обычного офисного инструментария. Используя Microsoft Word 2007, можно легко и быстро сделать профессиональные фирменные бланки. Единожды создав образец, вы сможете распечатывать любую фирменную канцелярскую продукцию. Итак, ниже вашему вниманию представлен пункт 1. Начнем!

• Убедитесь, что вы оставили достаточно места для логотипа компании, ее названия, адреса и прочей контактной информации.
• Не хотите ли вы добавить в бланк слоган своей компании? Это отличная идея в том случае, когда основной продукт или услуга, предоставляемая вашей компанией, не указана на бланке.

Запустите Microsoft Word. У Microsoft Word есть все необходимые инструменты для создания отличного образца. Вам будет достаточно просто воссоздать нарисованное на бумаге.

Откройте новый документ и сохраните его как образец. Назовите его «Пустой образец 1» или что-то вроде этого. В будущем это поможет вам быстро его найти и сохранить в папке с образцами. Таким образом, вы сможете быстро поднять документ и распечатать фирменный бланк в нужный момент.

• Если вы работаете в Word 2003, вы увидите колонтитул, выбрав команду «Колонтитул» в меню «Вид». По умолчанию сразу откроется поле, ограниченное пунктиром, для создания колонтитула.

• Каждый раз, вводя следующую строку данных, нажимайте клавишу Enter. Таким образом, все элементы разместятся красивыми рядами в столбик.
• Можно опустить адрес сайта, если он включен в ваш логотип.
• Для каждого элемента выверите шрифты, размеры и цвета. Шрифт для названия компании лучше сделать на две единицы больше, чем адрес, а также выделить другим цветом. Очень желательно, чтобы шрифт, размер и цвет названия компании гармонировали с логотипом на бланке. Номера телефона и факса, а также адрес электронной почты должны быть набраны тем же шрифтом, что и адрес, но на две единицы меньше.

Добавьте логотип в колонтитул. Для этого выберите «Рисунок» во вкладке «Вставка». Просмотрите цифровую копию логотипа, выберите файл с расширением .jpg. bmp или.png, и нажмите кнопку «Вставить».

• Наведите курсор на один из углов логотипа. Он трансформируется в маркер изменения размера. Кликните на одном из углов и одновременно потяните его в сторону, чтобы уменьшить или увеличить изображение.
• Подберите такой размер логотипа в верхнем левом углу колонтитула, чтобы сбалансировать текстовую информацию.
• Переместить логотип можно таким образом: кликните на изображении, чтобы его выбрать, затем кликните и одновременно потяните в нужное место.

• Для этого кликните по стрелке внизу кнопки «Фигуры» во вкладке «Вставить» и выберите самую первую линию в меню «Линии». Чтобы нарисовать линию, кликните и потяните.
• Кликните правой кнопкой мыши на линии и выберите такой цвет и ширину линии, чтобы подчеркнуть логотип. Используйте диалоговое окно «Формат автофигуры». Выберите кнопку «Центр» на вкладке «Вид».
• Еще раз кликните правой кнопкой мыши на линии и создайте ее копию. Вставьте копию линии в документ.

• Выберите выпадающее меню под кнопкой «Нижний колонтитул» во вкладке «Вставить».
• Выберите опцию «Текст по центру» в разделе «Абзац» вкладки «Главная».
• Введите слоган. Выберите нужный шрифт и размер. Девизы обычно пишут курсивом, иногда даже заглавными буквами, выделяя Первую Букву Важных Слов.

Просмотрите получившийся бланк. Нажмите клавишу Esc, чтобы закрыть окна редактирования колонтитулов. Откройте бланк в режиме просмотра на весь экран или распечатайте копию. Вам нравится ваш фирменный бланк?

Сохраните фирменный бланк на жесткий диск. Когда вам понадобится сделать документ на фирменном бланке, откройте документ с бланком, и нажмите «Сохранить как» в меню кнопки с логотипом Office Windows.

Фирменный бланк - что это?

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.1.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

Не пугайтесь, пожалуйста, моего вопроса.
У меня закрались сомнения на теперешней работе. На предыдущих моих работах фирменный бланк всегда заказывали на какой-нибудь типографии и он был красочный, красивый, с реквизитами, логотипом, т.е. настоящий фирменный бланк, который не требовал печати, если там стоит подпись директора.
На сегодняшней моей работе фирменный бланк набран в ручную в Word(е) и логотип вставлен тоже самодельный, все это черно-белое, и вообще не выглядит, как привычный мне фирменный бланк. Надо ли на такой бланк ставить печать?
Так вот вопрос: есть ли какая-нибудь нормативка, которая точно говорит о том, что же считать фирменным бланком.
Спасибо.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Жар-птицы стаями не летают.

Так вот вопрос: есть ли какая-нибудь нормативка, которая точно говорит о том, что же считать фирменным бланком.
Спасибо. на счет "фирменного" не скажу.

Свиток: ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 января 2009 г. № 4 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

21. Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

22. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

23. Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. № 69 (далее – СТБ 6.38-2004): бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

24. При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти-семи строк текста.

25. На бланк для письма наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

26. На общий бланк наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей организации;

наименование структурного подразделения;

место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

27. Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

28. Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.

При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

29. При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.

30. При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

31. Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

32. Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.

Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.

33. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

34. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

". 21. Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. "

Извлечение из документа:

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь"

Фирменны - бланк определенной организации, фирмы, бланк, который отличается от бланков других организаций своими реквизитами и прочими прибамбасами.

Печать ставится не на "красивый"-"некрасивый", а ставится на те документы, куда по законодательству положено ставить печать
Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

- Бать, скажи как прожить, чтоб не притомиться?
- Живи как человек, набело

Рио-де-Жанейро, - это хрустальная мечта моего детства, не касайтесь ее своими лапами. (с)

Я не боюсь выделяться из толпы, я боюсь ею быть.

УТВЕРЖДЕНО Постановление
Совета Министров
Республики Беларусь 31.07.2000 № 1172

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь
1. Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (далее – гербовые бланки) являются полиграфической продукцией.

Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам государственных органов и иных государственных организаций, определенных Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 года «О государственных символах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г. № 111, 2/1050);

2. Требования к гербовым бланкам определяются в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3. Гербовые бланки государственных органов и иных государственных организаций подлежат обязательному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости – серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам гербовых бланков в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале) с использованием следующих реквизитов:

наименование вида гербового бланка;

номер сопроводительного документа;

организация – поставщик гербовых бланков;

серия и номер гербовых бланков;

наименование структурного подразделения государственного органа и иной государственной организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

4. Гербовые бланки хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются и опечатываются.

5. Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале).

6. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на структурное подразделение, ответственное за делопроизводство государственных органов и иных государственных организаций. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются приказами (распоряжениями) руководителей государственных органов и иных государственных организаций.

7. Учетно-регистрационная форма (карточка, журнал) включается в номенклатуру дел государственного органа и иной государственной организации.

8. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом (распоряжением) руководителя государственного органа и иной государственной организации. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале) после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, использовании и хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителей государственных органов и иных государственных организаций.

9. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии государственного органа и иной государственной организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью. Указатель рассылки с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Создание бланка организации: с чего начать?

Ни одна организация не может обойтись в своей деятельности без бланка организации. Специалисты по кадрам, юристы, секретари используют бланк для письма и общий бланк (например, уведомление профсоюза об увольнении работника оформляется на бланке для письма).

В данной статье рассказано о требованиях к оформлению бланка организации, рассмотрены правила расположения реквизитов на бланке и приведены образцы их оформления.

В п. 19 Инструкции по делопроизводству сказано, что документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Документы, которые разрешается оформлять не на бланках организации (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.), должны оформляться с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. Отметим, что бланки разрабатывают и используют при подготовке документов в организациях независимо от их формы собственности.

Справочно:бланк документа – это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной (п. 21 Инструкции по делопроизводству). Обратите внимание, что в законодательстве о делопроизводстве и архивном деле не используют такое понятие, как фирменный бланк.

Виды фирменного бланка

Бланк организации, по сути, является ее визитной карточкой.

Инструкция по делопроизводству предусматривает 2 вида бланка, которые можно использовать в организации (п. 23 Инструкции по делопроизводству). Разрабатывать их нужно в соответствии с требованиями Государственного стандарта РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69 (далее – СТБ 6.38-2004).

Бланк для письма используют при подготовке и оформлении писем (независимо от их вида). Общий бланк используют для оформления:

– распорядительных документов (приказы, постановления, решения);
– организационных документов (положения, инструкции);
– справочно-информационных (акты, протоколы, справки).

На основе общего бланка можно изготавливать бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов, протоколов.

Бланк письма организации (скачать образец)

По данной ссылке вы можете бесплатно скачать «Бланк письма организации » в формате jpg, размером 79,3 КБ. Еще больше полезных файлов можно найти внизу страницы.

В каждой уважающей себя организации должна существовать своя документация. Помимо этого существует необходимость писать различные деловые письма и служебные записки. В таком случае письмо будет иметь представительный статус, если оно написано на бланке именно этой организации.

Если вы хотите подчеркнуть солидность своей компании, то бумага для писем должна содержать информацию о том, кто вы, какую компанию представляете, дату, подпись, герб. Все эти реквизиты значительно увеличивают вашу значимость в глазах адресата. Он понимает, что имеют дело с солидной конторой и будут реагировать соответственно. Основывается составление такого бланка на различных документах учредительного характера в каждой конкретной организации. В любой организации бланк письма будет разным. В зависимости от сопутствующих документов и стремления выразить себя, но при этом не перестараться и создать нужное впечатление.

Сам по себе бланк письма может содержать следующие реквизиты:

1. Обязательно Государственный Герб. Конечно Российской Федерации, мы же с вами русские люди и должны быть патриотами своей страны (2. Герб субъекта РФ или 3. Возможно наличие герба компании или товарного знака).
2. Индивидуальный код организации
3. Каждой организации присваивается свой регистрационный государственный номер и на бланке письма он также должен присутствовать. Это позволит вашему адресату при необходимости проверить и удостовериться, что ваша фирма действительно существует и имеет все государственные лицензии и так далее.
4. ИНН и КПП. Все эти номера отражают то, что организация является послушным налогоплательщиком и несет свою меру ответственности перед государством.
5. Название организации. Не слишком вычурно, деловым шрифтом, но заметно, чтобы все видели.
6. Все самые важные и актуальные данные справочного характера относительно организации.
7. Дата.
8. Сам документ подлежит обязательной регистрации и указанию соответствующего номера.
9. Нужная ссылка на номер регистрации и дату документа.
10. Реквизиты адресата.
11. Текстовый заголовок.
12. Контрольная отметка.
13. Основной текст документа.

Все бланки писем изготавливаются обычно исходя из двух вариантов. Это может быть продольное или угловое расположение необходимых реквизитов. Угловое расположение реквизитов в значительно большей степени зарекомендовало себя в деловой практике, чем продольное. Это удобно, поскольку справа остается полезное пространство, где можно внести необходимые данные или наложить свою резолюцию. Но и у продольного расположения реквизитов есть свои плюсы.

К одному из самых важных плюсов относится то, что название организации может быть слишком длинным. Или сами реквизиты на двух и более языках. В таком случае при угловом размещении получится просто некрасивое нагромождение букв и в результате официальный документ приобретет непрезентабельный вид. Чтобы этого избежать и применяется продольное размещение всех необходимых реквизитов и данных.

Сам бланк письма может быть изготовлен не только для руководителя компании. В некоторых случаях он может быть составлен и для отдельного должностного лица, если ему положено представлять интересы компании и необходимо делать это официально.

В практике делового документооборота деловые письма являются обязательным условием. Необходимо контактировать с партнерами, инвесторами и прочими заинтересованными лицами. Делать это лучше всего на специальном бланке. Он будет полностью отражать все нужные реквизиты и название компании, а также нести на себе представительские черты и характерные особенности именно вашей компании.