Как правильно заверить копию документа: образцы и порядок действий

Почти у каждого из нас появляется ситуация, когда необходимо предоставлять документацию, заверенную определенным способом. Определенные органы требуют заверения каждого документа должностных лиц. Без выполнения подобных отметок бывает невозможным осуществление некоторых действий.

В основном достаточной является подпись человека, предоставляющего документы. Но в некоторых случаях может потребоваться специальное обозначение от организации или нотариуса.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно !

Правильное заверение ксерокопий документа означает присутствие всех реквизитов, определенных законодательно. Это дает документу юридическую силу .

Заверенная документация может использоваться для сдачи в суд, налоговую, контрагентам, работникам внебюджетных фондов, предоставления специалистам и пр. Она имеет важное значение в защите интересов и исполнении прав для физических и юридических лиц. Человеку может понадобиться заверенная копия для оформления наследства, в учебное заведение, при трудоустройстве, получения выплат и пенсий, разных имущественных сделок.

Так, на основании АДПК РФ определяется норматив, по которому в судебные органы должны сдаваться ксерокопии и подлинники документов, заверенные правильно. Иначе решение суда будет отменено или оспорено.

Часто в организации становится необходимым выполнение копии документации или выписки из нее. Чтобы копии обладали юридической силой, следует знать о правильности действий согласно нормативам делопроизводства к реквизитам.

После текста на свободном месте единственного или последнего листа многостраничного документа следует указать следующую информацию:

• пребывание подлинного документа (данный пункт наиболее важен для федеральных органов власти);
• копия верна;
• название должности заверяющего лица;
• подпись заверителя с расшифровкой;
• дата операции;
• для отправления документа в другую компанию ставится печать.

Правом на заверение копий обладают специалисты, занимающие руководящие должности и имеющие подобные обязанности.

Если в документе имеется более одного листа, то каждый из них нумеруется. Не имеет значения расположение цифровых обозначений, но они должны соответствовать подлиннику.

Обязательно следует скрепить все листы в соответствии с нумерацией документа, сшиваются они железной скобой или нитью. Место соединения располагается в той зоне, где отсутствует текст.

В области скрепления нити или скобы приклеивается специальная бумага с обозначением числа листов и подписи заверяющего лица. Также ставится печать, одна часть которой располагается на листе с нумерацией страниц, а другая – на документе.

В нормативных актах указывается, что листы многостраничной документации можно не соединять между собой. Но тогда на каждом листе проставляются обозначения, свидетельствующие о правомерности дубликата.

Если нормативными документами установлена потребность в нотариальном заверении копий, то необходимо обращаться к нотариусу, иначе бумага не будет действительной. Это может быть копия паспорта, трудовой книжки или какого-либо приказа.

Нотариус может заверять копии документов при предоставлении их оригиналов. оформление и состав которых выполнены согласно российскому законодательству. Согласно установленным правилам, нотариус определяет личность лица, обратившегося для подтверждения дубликатов документов. При этом проверяется паспорт или другой документ удостоверения личности.

Заверять копии бумаг по доверенности можно лишь в том случае, если она включает подобные полномочия. Ее необходимо составлять по установленным правилам, которые оговорены законами о нотариате.

Срок действия копий документов, заверенных нотариусом, не ограничен законодательно.

Но существуют ситуации, когда у него нет прав на заверение дубликатов следующей документации:

• с грифом секретности;
• договоров, составленных в письменной форме с нотариально не удостоверенной подлинностью подписей;
• дипломов об обучении без номера регистрации, подписей лиц;
• выписок без дипломов;
• медицинской документации с указанием о заболеваниях и др.

Также определенные требования предъявляются к содержанию и оформлению документов. Нотариус не имеет право на заверение копий следующих бумаг:

• при наличии в тексте неоговоренных приписок, корректировок, перечеркнутых слов и других исправлений или особенностей;
• при написании некоторых фрагментов карандашом;
• при наличии нечитаемых слов, реквизитов, печатей или подписей;
• при нарушенной целостности;
• при отсутствии нумерации многостраничного документа, скрепления печатью и сшивки;
• при наличии факсимильной подписи;
• при ламинации документа, когда сложно определить его подлинность.

Если вас интересует, как правильно заполнить трудовую книжку, прочтите эту статью .

Электронная документация должна содержать электронную подпись, идентифицирующую владельца сертификата ключа. Сертификат предоставляется физическому лицу, которое действует от собственного имени или юридического лица в соответствии с доверенностью или Уставом.

Данные документы могут использоваться в любых правоотношениях, когда законом не предусмотрено запрета для их применения. Это могут быть товарные накладные. счета-фактуры. акты, заявления, отчеты, счета и договоры.

Не допускается составление в электронном виде документов строгой отчетности.

Документация, составляемая в России, обладает юридической силой только на ее пределах. Чтобы придать ей соответствующий статус для зарубежья, следует провести ее легализацию или использовать апостиль .

Легализация осуществляется следующим образом:

• заверяются копии документа, у нотариуса переводятся на другой язык;
• в Минюсте подтверждается подлинность реквизитов;
• в МИДе заверяется печать;
• документ отправляется в консульство.

Более простым способом заверения иностранных документов является апостиль. Это специализированный реквизит в виде штампа с пунктами, который наносится на лист.

Подробная информация о данных процедурах представлена на следующем видео:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Образец доверенности на руководителя

Город Красноярск"01" февраля 2013г.

Закрытое акционерное общество "Наименование организации", в лице директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, доверяет заместителю директора Васильеву Василию Васильевичу паспорт 6325 № 252361 выдан 13.02.2008г. Ленинским РОВД г.Красноярска, зарегистрированному по адресу: г.Омск, ул. Ленина, д.151, кв.64, представлять интересы ЗАО "Наименование организации" во всех учреждениях, предприятиях, районных и арбитражных судах, Инспекции ФНС России.

Васильеву Василию Васильевичу предоставляется право подписи нижеследующих документов от имени ЗАО "Наименование организации":
- всех гражданско-правовых и трудовых договоров, в том числе договоров ипотеки;
- расчетных, кредитных и иных финансовых документов;
- счетов-фактур, актов выполненных работ (оказанных услуг);
- право оформления сделок, связанных с ценными бумагами;
- решений, актов проверок Инспекции ФНС России;
- претензий;
- приказов: о приеме на работу, о прекращении трудового договора, о перемещении (переводе), о предоставлении отпусков;
- изменений к трудовому договору;
- пенсионных дел;
- справок, уточняющих особый характер работ;
- справки о работе;
- документов передаваемых в ПФР, в том числе: форма СЗВ-К и сопроводительные документы, индивидуальные сведения, сопроводительные документы к ним, список работников, имеющих право на льготное пенсионное обеспечение, анкет застрахованных лиц (форма АДВ-1), заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3), опись документов, передаваемых в ПФР (форма АДВ-6), сопроводительной ведомости формы АДИ-5;
- ученических договоров.
- всех запросов, направляемых ЗАО "Наименование организации" в Инспекции ФНС России, в том числе по г.Красноярску, Красноярского края о предоставлении любой информации, касающейся ЗАО "Наименование организации ", включая:
- запросы о счетах ЗАО "Наименование организации ", предоставлении информации из ЕГРЮЛ, Выписок из ЕГРЮЛ и т.д
- бухгалтерской и налоговой отчетности

Кроме того,Васильеву В.В.предоставляется:
- право заверения копий всех бухгалтерских и иных финансовых документов ЗАО "Наименование организации ",
- право предъявления любых векселей к оплате.
- право обжалования всех действий (бездействий) налоговых органов, в т.ч решений о привлечении Общества к ответственности.
В соответствии со ст.35 ГПК РФ, 62 АПК РФ предоставляются все полномочия с правом:
- полного или частичного отказа от исковых требований;
- признания иска;
- изменения предмета и основания иска;
- право подписания искового заявления;
- право подписания отзыва на исковое заявление;
- право подписания заявления об обеспечении иска;
- право на подписание заявления о пересмотре судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам;
- заключения мирового соглашения и соглашения по фактическим обстоятельствам;
- обжалования судебного акта, судебного акта арбитражного суда;
- предъявления исполнительного листа ко взысканию.

Васильеву В.В. предоставляется право предъявлять исполнительные листы к исполнению, обжалования решений и постановлений судебных инстанций, следственных органов, заявлять и подписывать ходатайства, требования, жалобы, представлять интересы ЗАО "Наименование организации " в собраниях кредиторов, а также предоставляются все права, предусмотренные Федеральным законом " О несостоятельности (банкротстве)".
Доверенность выдана без права передоверия сроком на три года.

Подпись Васильева В.В._________________________________удостоверяю.

Директор Петров П.П.

Оформление доверенности на заверение копий документов

На производстве часто возникают ситуации, когда необходимо оформить доверенность, дающую временное право заверения копий документов. Правильное оформление подобного рода документов позволит передать на время соответствующие права конкретному человеку и не нарушить регламент работы предприятия. В данной статье будут рассмотрены основные вопросы касательно такого рода доверенности.

Законом установлены основные правила, которые касаются содержания и дальнейшего заверения доверенности. Для правомочной передачи человеку прав касательно заверения копий документации этим правилам следует неукоснительно следовать. В противном случае документ будет недействительным.

Чтобы правильно оформить доверенность, позволяющую заверять копии документации, нужно предварительно ознакомиться с необходимым образцом. Правильный образец можно найти в интернете на соответствующих сайтах.

Доверенность должна содержать в себе следующее:

• в шапке документа заносится слово «Доверенность». Тут же следует указать населенный пункт и дату (всегда пишется прописью) составления;
• первый абзац содержит данные о личности, на которую оформляется документ, а также человека, передающего полномочия (ФИО, паспортные данные, гражданство, место рождения и регистрации). При выдачи разрешения на заверение от юридического лица следует указать полные реквизиты компании в соответствии с уставной документацией;
• второй абзац – перечисление полномочий (действий) лица. которые он может совершать определенный период времени от имени доверителя;
• последний абзац содержит информацию о наличии/отсутствии у человека, который получает определенные права, возможности на их передачу другому лицу. Здесь же надлежит указать срок действия. Он пишется прописью;
• подпись лица, которое осуществляет передачу прав.

Несоблюдение одного из вышеизложенных положений ведет к признанию недействительным данного вида документа. Чтобы избежать ошибок и неточностей, следует внимательно читать образец и следовать ему.

Помимо содержания, законодательством регламентируется и порядок оформления доверенности. Нарушение норм оформления ведет к признанию документа недействительным.

Итак, выделяют такие правила оформления доверенности:

1. строгое следование последовательности написания документации, которая определена законом;
2. указание всех цифр и дат делается только прописью;
3. все пункты, прописанные в соответствующих законодательных нормах, должны быть воспроизведены в тексте;
4. максимально полное и исчерпывающее указание данных, касательно лица, которому передается соответствующее право. Это же правило касается и компаний;
5. полное описание передаваемых полномочий, а также обязательное указание срока действия выданной доверенности;
6. не допускается наличие исправлений, перечеркиваний;
7. заверение. Осуществляется либо самой организацией, от сотрудника которой выдается данный документ, либо нотариусом. Последний производит сверку копии и оригинала, после чего осуществляет удостоверение его подлинности. Следует уточнить, что если разрешение на заверение копий документации выдается от имени всей организации, тогда нотариальное заверение не требуется.

Передавать полномочия на заверение копий документации может только уполномоченное лицо. В подобной роли выступает генеральный директор, так как он является исполнительным и ответственным лицом.

Также оформление разрешения осуществляется лишь в том случае, если по уставу данной конкретной организации передача прав заверения не предусмотрена в случае отсутствия на рабочем месте генерального директора. Написанный документ должен быть подписан руководителем организации (обязательно). Необходимо также приложить печать данного учреждения.

Следует знать, что одни и те же полномочия можно выдать нескольким людям. При этом их полномочия будут одинаковыми. В данной ситуации при нотариальном заверении нужно будет предъявить нотариусу паспорта от обеих сторон. При этом текст будет взят нотариусом из ранее наработанных им шаблонов. При завершении составления следует ознакомиться с текстом, чтобы избежать ошибок, неточностей и исправлений.

Это нужно сделать для того, чтобы текст содержал только необходимую информацию, так как шаблон может немного отличаться от ваших потребностей. Только после проверки всех сведений можно оплачивать нотариальные услуги. При обнаружении неточностей или ошибок, нотариус должен внести соответствующие изменения. Нотариально нужно заверять и тот документ, который необходим для действий на территории другой державы.

Придерживаясь всех вышеприведенных правил можно быстро и без проблем написать и заверить данный вид документации.

Отдельным пунктом следует отметить период действия документа. Доверитель в праве когда угодно отменять ранее выданную им доверенность. При этом сотрудник, на которого было оформлено это разрешение, может в любое время отказаться от выполнения возлагаемых на него полномочий. Это считается досрочным прекращением действия данной документации.

В таком случае об этом следует сразу уведомить доверителя, иначе в дальнейшем суд может признать все совершенные действия, произошедшие после отзыва документа, законными. Поэтому отказ от возлагаемых полномочий предполагает незамедлительный возврат доверенности доверителю.

Максимальный срок действия доверенности составляет 3 полных года. Исключением является случай, когда полномочия передаются человеку для реализации определенных действий (например, заверения копий документации) за границей. В такой ситуации разрешение действительно до момента, когда доверитель не отменит его действие.

Обычно срок действия доверенных полномочий указан в тексте документа. Если при составлении граничные сроки действия не были указаны, действует доверенность один полный год с момента ее заверения (по умолчанию).

Таким образом, доверенность прекращает быть действительной в следующих случаях:

1. истечение времени действия;
2. отмена сроков действия со стороны доверителя;
3. отказ от принятия полномочий;
4. прекращение существования юридического лица, от которого было выдано разрешение;
5. прекращение существования юридического лица, на которого было оформлено разрешение;
6. смерть доверителя;
7. признание доверителя недееспособным/ограниченно дееспособным;
8. смерть лица, которому были переданы полномочия;
9. признание лица, которому были переданы полномочия, недееспособным/ограниченно дееспособным.

Зная нюансы составления доверенности, процедура ее оформления пройдет быстро и без проблем. Поэтому прежде чем приступать к ней, нужно ознакомиться с действующим законодательством, чтобы точно все сделать правильно.

Посмотрев запись, вы узнаете, для чего нужна доверенность на право подписи документов и как происходит процедура оформления.

Заверение нотариусом копий документов

Опубликовал notarius в вс, 05/26/2013 - 00:13

Свидетельство верности копии документа - одно из самых распространённых нотариальных действий. Копии, заверенные нотариусом необходимы всегда: например, заверенная копия паспорта - в банке при получении кредита, а заверенная копия трудовой книжки - при решении вопроса о выдаче загранпаспорта. Заверить копию приказа о расторжении трудового договора необходимо при обращении в суд для разрешения трудового спора и для постановки на учёт в службу занятости.

В каком порядке производится заверение копий документов. Как следует из Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, заверенная копия документа выдаётся заявителю не сразу. Независимо от того, необходимо ли заверить копию трудовой книжки или правильно заверить копии документов об образовании, нотариус обязан, проверив паспорт, установить личность гражданина. Если паспорт отсутствует - таким подтверждением может выступать иной документ, удостоверяющий личность. На основании доверенности заверить копию документа закон допускает только в том случае, если доверенность содержит такие полномочия. Помимо этого, указанная доверенность должна быть составлена по всем правилам, установленным Основами законодательства о нотариате.

Как следует из статьи 79 Основ законодательства о нотариате, закон позволяет нотариусу выполнять свидетельствование верности копии с копии документа, - но только при условии, если верность копии была засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого непосредственно исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке такого юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Согласно статье 77 указанных Основ, нотариус вправе засвидетельствовать и выписку из документа - но только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов.

Статья 45 устанавливает перечень требований к документам, представляемым для совершения таких нотариальных действий. Например, нотариус заверит копию паспорта только в том случае, если скопированные листы будут прошиты и пронумерованы. По доверенности заверить копию документов можно только в том случае, если все требования закона будут соблюдены так же, как если бы они соблюдались в отношении доверителя. Срок действия нотариально заверенной копии законом не ограничен.

• в тексте документа присутствуют неоговоренные исправления,приписки, подчистки, зачёркнутые слова и иные неоговоренные исправления или какие-либо особенности;
• документ либо его часть написаны карандашом;
• документ имеет нечитаемые фрагменты текста, печати, реквизиты, либо подписи заверивших его лиц или другие особенности, которые могут привести к неверному пониманию его содержания и вызывают сомнения в его подлинности;
• целостность документа нарушена;
• документ, состоящий более чем из одного листа, не пронумерован, не прошит и не скреплен печатью и подписью уполномоченного должностного лица;
• документ, составленный за рубежом и не прошедший легализацию в установленном законодательством порядке либо не соответствующий каким-либо требованиям международных договоров;
• подпись на документе выполнена при помощи факсимильного штампа, светокопирования либо иного технического способа;
• документ, поверхность которого заламинирована или скрыта иным техническим способом, в результате чего нет возможности сделать однозначных выводов о его подлинности.

Уважаемые посетители! Вы находитесь на справочно-информационном портале, которые поможет вам в поиске нотариуса в Москве и Санкт-Петербурге. Удобный поиск и навигация помогут быстро найти нотариальную контору или нотариуса по удобным вам критериям поиска. Это может быть как поиск по станции метро, район, округ. Для удобства есть так же схема проезда на карте, которая поможет вам для лучшей навигации и ориентации по местности. В базе находятся все необходимые данные о нотариусах, это их телефон, адрес, а так же график работы. Так же на сайте есть много информации и ответов на часто задаваемые вопросы. Например, много статей и информации по завещаниям, как правильно оформлять и прочее. Надеемся, что вам у нас будет интересно, и вы найдете ответы на интересующие вас вопросы.

Образец доверенности на право заверения копий документов

Как известно, российское законодательство позволяет гражданам пользоваться таким механизмом как доверенность. Она может быть различного вида, что прежде всего, влияет на объем полномочий, который получает представитель, действуя от имени доверителя. Содержание доверенности не только влияет на объем возможностей, но и, так же, на требования к ее форме, так как некоторые необходимо удостоверять у нотариуса.

Требования к доверенности на право заверения копий

Доверенность на заверение копий документов образец – это довольно специфический вид доверенности, так как она дает право лишь на одно значимое юридическое действие. Подобный механизм может применяться в основном на предприятиях, в учреждениях, а также в органах власти, так как для физических лиц он бесполезен.

Самое важное при принятии решения на оформление таких полномочий – это соблюдение установленной законодательством формы к данному документу. Подобная доверенность должна составляться в письменной форме. Несоблюдение же данного требования ведет не только к ничтожности самой доверенности, но и к недействительности тех копий документов, которые были заверены на ее основании представителем. А подобное, как известно, может принести как убытки, так и более серьезные негативные последствия.

Помимо выше указанного в доверенности должны быть четко указаны стороны. Если доверителем может выступать любой субъект, то доверенным – только физическое лицо, информация о котором полностью отражается в составляемом документе.

Срок действия подобной доверенности также имеет важное значение, но если стороны забыли или не пожелали его указывать, то такая доверенность на право заверения копий будет действительна в течение одного года.

Как уже говорилось, данный документ имеет узкий профиль и предоставляется лишь одно полномочие – заверение копий. Но это не значит, что возможности представителя не могут быть расширены иными сопутствующими полномочиями.

Так, например, в доверенности можно отметить следующее

право представителя на выдачу копий, а также доставление их в различные организации, учреждения, органы власти;

право представителя взимать плату, за заверение копий в организациях и учреждениях;

право делать запросы на информацию о субъектах, которые обращаются за получением подобных копий

иные права и полномочия.

?Ниже расположен типовой образец и бланк доверенности на право заверения копий документов, вариант которого можно скачать бесплатно.

Может ли должностное лицо управомоченное доверенностью заверять копии документов заверить копию своей доверки?

Роман Ученик (116), на голосовании 3 года назад

Доверенностью предусмотрено право - Расписываться и заверять выписки и копии учредительных, бухгалтерских и иных документов, положений, приказов, распоряжений, доверенностей и иных внутренних документов, издаваемых ОРГАНИЗАЦИЕЙ, в том числе её ФИЛИАЛОМ.

Исходя из этого права должностное лицо заверяет копии своей доверенности по которой ему данное право и передано. Легитимно ли это? Если нет, то хотелось бы узнать норму закона, что впринцепе интересует и при положительном ответе.

Заранее благодарен за ответы и участие.

Голосование за лучший ответ

Александр Снежко Мудрец (10263) 3 года назад

Ольга Бернадская Гуру (4221) 3 года назад

Правом выдавать доверенности наделено лицо управомоченное на совершение определенных действий. Если лицо наделено таким правом, то ему нет смысла выдавать доверенность самому себе. Получится "масло масленое". Посмотрите Гражданский кодекс, глава 49. Поручение.
Но самое главное внимательно прочесть саму доверенность, на заверение копий документов. В любом случае, если поверенный будет действовать вопреки воле доверителя, то в судебном порядке все сделки совершенные доверенным лицом можно признать недействительными.

Право подписи

Сделайте доверенность на фирменном бланке от руководителя, что вы имеете право заверять и подписывать такие документы.

Настоящей доверенностью ООО ". " в лице директора Иванова И.И. действующего на основании Устава, уполномачивает Сидорову О.В. (пасортные данные, зарегистрированной по адресу. ) совершать следующие действия:

- перечисляете конкретно что именно имеете право заверять и подписывать.

Подпись Сидоровой И.В. _________ настоящим удостоверяем.

Доверенность выдана сроком на 1 год (или по конкретную дату, или бессрочно). Без права передоверия.

ООО ". " подпись Иванов И.И.

Поправьте меня если я не права - эти документы итак сотрудник ОК заверяет, что закрепляется как правило в ДИ. Зачем право подписи передавать?

"По закону только руководитель, представляя интересы организации, в том числе в трудовых отношениях, действует без доверенности. Соответственно, иное лицо получает от руководителя специальное полномочие – доверенность. Доверенность оформляем согласно требованиям статей 185-187 Гражданского кодекса."

В свое время работали с одним правовым центром, который нам помогал оформлять документы для вступления в СРО. Руководитель часто бывает в командировках, хотели заверить копии некоторых документов мной как начальником кадровой службы, но специалист этого центра нам сказал, что все документы должен заверить директор, даже кадровые документы, копии трудовых книжек и т.п. так как на право заверять документы должна быть правильно оформлена доверенность. Заморачиваться тогда не стали, все подписал конечно директор. Ну, а позже (после того как и на семинаре услышала про доверенность) сделали такую доверенность на меня, какие именно документы я имею право заверять и подписывать, чтоб у проверяющих органов не возникало вдруг вопросов.

Вот нашла ссылку о праве подписи, может, что пригодиться ***http://forum.kdelo.ru/node/1689***

По поводу бухгалтерии скорее всего тоже нужна доверенность, чтоб юридически все было правильно, конечно, если 2-ндфл подписывает не главный бухгалтер. По идее главный бухгалтер по закону имеет право подписи финансовых документов организации, и несет и уголовную и административную и др. ответственность за это. А на подпись других документов не оговоренных буквой закона, я так понимаю, что нужна доверенность от имени руководителя.