Должностная инструкция секретаря-референта

Ниже представлен типовой образец документа. Документы разработаны без учета Ваших персональных потребностей и возможных правовых рисков. Если Вы хотите разработать функциональный и грамотный документ, договор или контракт любой сложности обращайтесь к профессионалам.

УТВЕРЖДАЮ
__________________________
(Ф.И.О.)
Директор предприятия
(учреждения, организации)
__________________________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРАНТА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов
предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются
организационные и документационное обеспечение управленческой
деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору
предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации
делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим,
средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или
без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах
секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной
деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык
коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам
предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией
делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов
предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае
отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать
финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения
документов, информационно-справочное обслуживание и хранение
документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность
составления, согласования, утверждения документов, представляемых на
подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений
руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное
и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и
доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ
справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним
компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями
(как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по
вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой
деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и
копировально-множительных работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации
документационного обеспечения предприятия.
3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение
или на уничтожение.
3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю
финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а
также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений
руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение
руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов,
подготовленных с нарушением установленных правил их составления и
оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов
(ISO).
4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках
своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению
документационного обеспечения деятельности предприятия,
совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе
применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для
выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов,
образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющих гриф \"КТ\" или
\"Конфиденциально\".
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)
предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления
необходимой информации руководству.

Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству
предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению
документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф
\"Конфиденциально\" или \"КТ\".
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

С инструкцией ознакомлен: ______________ ____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
\"___\"__________ ____ г.
Заголовок 1HYPER15Основной шрифт абзаца

Должностная инструкция секретарь-референт

1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
   - законодательными актами Украины;
   - Уставом предприятия;
   - Положением о функциональных службах предприятия;
   - приказами (указаниями) руководства предприятия;
   - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
   - настоящей должностной инструкцией.
   
5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
   - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
   - организации работы с документами, составления документации;
   - организации управленческого труда;
   - применение средств вычислительной и организационной техники;
   - перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
   - культуры труда и служебной этики;
   - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
   
7. _________________________________________________________________.
8. _________________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4. Осуществлять 1000 контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
7. Вести прием посетителей.
8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
   - оформление приказов по личному составу;
   - оформление личных карточек формы ___ или личных дел;
   - оформление трудовых книжек;
   - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
   - оформление командировочных документов;
   - оформление листов нетрудоспособности;
   - ведение табеля учета рабочего времени;
   - выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
   
9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
13. _________________________________________________________________.
14. _________________________________________________________________.

1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления, международных правил оформления документов (ISO).
4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".
8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
10. _________________________________________________________________.
11. _________________________________________________________________.

1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".
4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. _________________________________________________________________.
6. _______________________________________________________ 1000 __________.

Должностная инструкция секретаря-референта

Должностная инструкция секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

My CMS

Рейтинг:   0  /  5

Должностная инструкция секретаря приемной

1. Общие положения

1.1. Секретарь приемной руководителя относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя предприятия.
1.2. На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет.
1.3. Секретарь приемной руководителя подчиняется ____________________.
1.4. В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:
- законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;
- методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;
- уставом предприятия;
- приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя);
- правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь приемной руководителя должен знать:
- нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

II. Функции секретаря приемной

На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:
2.1. Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация проведения телефонных переговоров руководителя.
2.4. Организационная подготовка заседаний и совещаний.
2.5. Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль.
2.6. Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
2.7. Организация приема посетителей.

III. Должностные обязанности секретаря приемной

Для выполнения возложенных на него функций секретарь приемной руководителя обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
3.5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Копировать документы на персональном ксероксе.
3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

IV. Права секретаря приемной

Секретарь приемной руководителя имеет право:
4.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
4.2. Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.
4.3. Повышать свою квалификацию в установленном порядке.
4.4. Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.

V. Ответственность секретаря приемной

Секретарь приемной руководителя несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

Нравится 0 Плохо 0

Должностная инструкция переводчика

Методику научно-технического перевода.

Действующую систему координации переводов.

Специализацию деятельности предприятия.

Терминологию по тематике переводов на русском и иностранных языках.

Словари, терминологические стандарты, сборники и справочники.

Основы научного литературного редактирования.

Грамматику и стилистику русского и иностранного языка.

Основы экономики, организации труда и управления.

Законодательство о труде.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила и нормы охраны труда.

* для переводчика II категории - требуется высшее профессиональное образование и стаж работы в должности переводчика не менее 3 лет;

для переводчика I категории - требуется высшее профессиональное образование и стаж работы в должности переводчика II категории не менее 3 лет.

1. Документы регламентирующие деятельность переводчика

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (заведующего канцелярией); Положение о канцелярии, Должностная инструкция переводчика, Правила внутреннего трудового распорядка.

4.1. Переводит научную, техническую, общественно-политическую, экономическую и другую специальную литературу, патентные описания, нормативно-техническую и товаросопроводительную документацию, материалы переписки с зарубежными организациями, а также материалы конференций, совещаний, семинаров и т.п.

4.2. Выполняет в установленные сроки устные и письменные, полные и сокращенные переводы, обеспечивая при этом точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригиналов, соблюдение установленных требований в отношении научных и технических терминов и определений.

4.3. Осуществляет редактирование переводов.

4.4. Подготавливает аннотации и рефераты иностранной литературы и научно-технической документации.

4.5. Участвует в составлении тематических обзоров по зарубежным материалам.

4.6. Ведет работу по унификации терминов, совершенствованию понятий и определений по тематике переводов по соответствующим отраслям экономики, науки и техники, учет и систематизацию выполненных переводов, аннотаций, рефератов.

Переводчик имеет право:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

5.2. Запрашивать от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5.3. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации).

5.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Переводчик несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

7.1. Режим работы переводчика определяется в соответствии с
Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

7.2. В связи с производственной необходимостью переводчик может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Условия оплаты труда переводчика определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Руководитель структурного подразделения

Курс лекций

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов.

Гражданский кодекс Российской Федерации регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Ряд статей Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливает обязательность документирования, а также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновении, прекращении).

В ряде статей Гражданского кодекса установлены нормы документирования, требования к форме документа, к составу его информации, т.е. к содержанию документа.

Государственное регулирование вопросов, связанных с хранением документов, нашло частичное отражение в Уголовном кодексе РФ. который предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164 УК РФ).

В Кодекс включены и нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры (ст. 243). Статьи 324, 325 относят к правонарушениям приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.

В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13, 20) к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. Административная ответственность при этом может выражаться в вынесении предупреждения или наложении штрафа на граждан.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др. В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Часть этих документов применяется давно (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); необходимость создания некоторых регламентирована впервые (уведомления). Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора). Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) - все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок.

Нормативно-методическая база работы секретаря

Огромное значение при работе секретаря имеют нормативно-методические акты.

Одними из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства являются:

"Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)", разработанная Росархивом в 1991 году.

"Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденная Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.

Положение "Об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденное Указом Президента от 17.03.1994 № 552

Положение "О Федеральном архивном агентстве", утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290.

"Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

"Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

"Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

"Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утвержденные Постановлением Правительства РФ от 06.02.2004 № 51.

"Инструкция по заполнению трудовых книжек", утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

"Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", утвержденный Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1

"Правила оказания услуг почтовой связи" (введены в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221)

"Правила оказания услуг телеграфной связи" (утверждены Постановлением Правительства Российской от 15.04.2005 № 222)

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Подробнее об этих нормативно-методических документах Приложение 2

Пакет этих документов необходимо постоянно обновлять по мере замены старых нормативно- методических актов новыми.

2.3.Должностная инструкция секретаря, ее основные разделы. Квалификационные требования к секретарю.

Должностная инструкция секретаря - это правовой акт, необходимый для регулирования правового положения секретаря. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.

Значение должностной инструкции секретаря очень велико.

Она прежде всего необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.

Должностные инструкции могут разрабатываться "внешними" организациями, государственными или частными (например, консультативными, внедренческими фирмами), но чаще всего их разрабатывает отдел кадров организации по согласованию с юрисконсультом, а затем уже она утверждается руководителем организации.

Примерная последовательность работ по созданию должностной инструкции может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, Трудового кодекса РФ, ГСДОУ, отраслевых типовых инструкций и других нормативно-методических материалов в сфере информационного и документационного обеспечения управления.

Наибольшую ценность для составления инструкции представляет такой нормативный правовой акт, как "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". См. Приложение 2

В должностных инструкциях допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников.

Должностная инструкция секретаря имеет определенную форму. При ее разработке работодателю следует опираться на положение о структурном подразделении организации. Должностная инструкция и положение о структурном подразделении являются взаимосвязанными документами, которые дополняют друг друга. Эта взаимосвязь прослеживается в том, что обязанности каждого секретаря вытекают из задач и функций самого структурного подразделения организации. Основой для будущей инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования к специалисту составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные “типовые” данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: “Должностные обязанности”, “Должен знать”, “Квалификационные требования”.

Сама должностная инструкция секретаря включает в себя следующие разделы:

В разделе "Общие положения" содержится информация о порядке назначения, освобождения секретаря от должности, замещения его во время отсутствия, требования к квалификации секретаря и наличию специальных знаний, подчиненность работника.

При этом требования к квалификации секретаря и к наличию специальных знаний устанавливаются в должностной инструкции на основе "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих".

В разделе "Функции работника" определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.

В разделе "Должностные обязанности" определены конкретные обязанности, выполняемые секретарем. В нем указываются как общие обязанности, свойственные для всех секретарей (например, организация приема посетителей, ведение телефонных переговоров), так и специальные обязанности, исполнение которых необходимо только этому секретарю (например, ученому секретарю - подготовка предложений к планам издания научных трудов).

В разделе "Права" закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.

Раздел "Ответственность" регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав. Он устанавливает личную ответственность секретаря за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, раскрывает содержание и формы ответственности за последствия своей деятельности, а также за несвоевременное принятие мер или действий, относящихся к его обязанностям. При подготовке этого раздела за основу следует брать раздел "Должностные обязанности", в соответствии с которым и детализируются основания ответственности секретаря. Желательно в должностной инструкции указать по каждому виду выполняемой работы конкретные меры ответственности.

Наряду с основными разделами в инструкцию могут быть включены и другие разделы.

Раздел "Взаимоотношения" призван регулировать взаимоотношения между секретарем и иными работниками, а также устанавливать определенные служебные связи с другими организациями. Здесь указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

Помимо общепринятой структуры, в должностную инструкцию могут вводить новые разделы, например, "Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций" или "Организация рабочего места и оптимальные условия труда".

После надлежащего оформления и согласования инструкции она подписывается, утверждается и доводится до исполнителя путем проставления ознакомительной визы.

Должностные инструкции не являются постоянными по содержанию, они со временем могут изменяться и дополняться. Все существенные изменения в отношении прав и обязанностей работника вносятся в такие инструкции только на основании приказа руководителя организации.

На базе должностных инструкций разрабатывается трудовой договор для каждой должности, в том числе секретаря. Таким образом, происходит персонификация труда. В этом случае должностная инструкция выступает в качестве своеобразного "щита", защищающего работника в случае возникновения конфликтной ситуации с работодателем, поскольку фактически разделяет трудовые обязанности между всеми работниками организации.

При составлении должностной инструкции секретаря нужно руководствоваться следующим.

Квалификационные требования к секретарю.

Требования к квалификации кандидата на должность секретаря устанавливаются по следующим направлениям:

- уровень образования (начальное профессиональное, среднее (полное) общее, высшее);

- практический опыт в этой должности, который называют стажем работы.

Сегодня от секретаря все чаще требуется высшее образование. В некоторых организациях в зависимости от специфики работы и иных обстоятельств к секретарям могут предъявляться и повышенные требования, например, знание одного или нескольких иностранных языков. Секретарь руководителя обязательно должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Для исполнения своих обязанностей секретарю необходимо как минимум знать:

законодательные и нормативные правовые акты, нормативно-методические документы по ведению делопроизводства;

основы трудового законодательства;

стандарты системы организационно-распорядительной документации;

организацию и технологию документационного обеспечения управления;

структуру и руководящий состав организации и его структурных подразделений;

правила орфографии и пунктуации;

составлять план работы секретаря;

использовать компьютер для планирования рабочего дня секретаря;

организовывать рабочее место секретаря

3.1. Требования к организации рабочего места секретаря и условия труда

Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Рабочее место секретаря в приемной обычно распола­гается в помещении, смежном с кабинетом руководите­ля, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко мож­но было видеть всех входящих. В помещении должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосред­ственно в процессе работы.

Рабочее место секретаря состоит из трех зон:

основная, где находится рабочий стол;

зона обслуживания посетителей, называемая «прием­ной»;

вспомогательная зона, где располагаются шкафы, ксе­рокс, факс и т. д.

Мебель для посетителей должна находиться в месте, хо­рошо просматриваемом секретарем, и быть удобной для размещения в помещении.

В соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не ме­нее 6 м 2 на человека, работающего за компьютером, а объема — не менее 20 м 3. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не ме­нее 1,5 м. Температура воздуха в помещении должна быть 22-24 градуса, а влажность — 40-60%. Свет должен падать сверху и слева. В противном случае при работе нарушается правильное положение головы.

Правила рекомендуют подбирать окраску стен, потол­ка и мебели в зависимости от светопоглощающих или отражающих свойств различных цветов. Главное в цве­товом решении офиса — мягкие, неконтрастные сочета­ния, без резких, «кричащих» цветов. Мебель должна быть светлой, но не очень яркой. Предпочтителен цвет на­турального дерева. Сочные цвета могут присутствовать в различных деталях интерьера, аксессуарах рабочего места, обивке мебели.

Большую часть рабочего времени секретарь работает си­дя, поэтому он должен иметь возможность удобно вытя­нуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, ра­боты на пишущей машинке, чтения.

Влияют на работоспособность и запахи. Исследования показали, что запах лимона в большинстве случаев пони­жает производительность труда, а запах розы — повыша­ет. Благотворно влияют на настроение живые цветы в офисе. Чтобы не было повышенной утомляемости, необходимо проветривать помещение. Благоприятные климатические условия на рабочем месте секретаря могут быть обеспечены с помощью кондиционеров или вентиляционной установки с ионизированным воздухом.

Основные санитарно-гигиенические нормы труда см. Приложение 10

Рабочий стол секретаря должен быть расположен удобно так, чтобы ему не надо было часто вставать за отдельными предметами. Учитывая этот фактор, к основному столу секретаря всегда ставятся дополнительные столы-приставки.

Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая. Располагать принадлежности на рабочем и приставном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.

Важным элементом рабочего стола является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. В рабочем столе также должен быть строгий порядок. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей. Все ящики должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены.