Рейтинг: 4.2/5.0 (1901 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
3. Специфика делового стиля письма…………………………………..7
3.1. Оформление делового письма……………………………………. 9
4. Основные правила ведения делового совещания………………. 10
5. Два стиля проведения деловых совещаний……………………. …13
Список использованной литературы……………………………….….18
Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.
Чаще всего деловые совещания проводятся:
при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение
если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы
если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами. Она также выполняет важнейшую роль в любой организации.
1. Деловая переписка
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.
Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.
Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
документы оформляются на специальных бланках – бланках для писем - и подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции;
текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;
события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной–двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.
2. Деловое письмо и его функции.
Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации – автора документа.
Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.
Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.
К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.
В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.
2.1. Общая структура делового письма
Простое письмо – это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо – многоаспектный документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура – три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.
В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую.
Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, пункты, а при необходимости – и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев – отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание. Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос.
Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.
3. Специфика делового стиля письма
Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т.п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др.)
Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с. в силу, в целях и др.), сложных союзов (вследвствии того что; ввиду того что; в силу того что и т.п.), а также словосочитаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…; по той причине того, что…; тот факт, что…; и др.)
Язык делового письма характеризуется употреблением слов с «универсальным» значением, таких, например, как «Слабо», «недостаточно», «мало». Вот типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление подобных слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.
В письме не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т.д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным.
Если в деловом письме автор документа – лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует…, не возражает…, предлагает…; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят…, от первого лица множественного числа: просим…, сообщаем…, подтверждаем…
Если автор - лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу…, ставлю Вас в известность…, довожу до Вашего сведения…; от первого лица множественного числа: поддерживаем…, одобряем…, выражаем…; и т.д.
Еще одна специфическая особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами:
инициатива – брать на себя, выступать с, проявлять, терять, уступать;
налог – взимать, облагать, платить, снижать;
руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, укреплять и т.д.
характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых языковых оборотов:
В порядке оказания технической помощи…
В связи со сложной экономической ситуацией… и т.д.
Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий…
Обращаемся к Вам с просьбой…
Одновременно с этим письмом высылаются…
Просим Вас не задерживать ответ…
Наличие их в деловом языке – следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.
Владение деловым стилем – это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.
3.1. Оформление делового письма
Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) – печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.
Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.
В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:
1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.
2.Постоянно поддерживать разговор.
3. Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения.
4. Выслушивать мнения всех оппонентов.
5. Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.
6. При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?».
7. Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.
Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, – как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.
Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий.
Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.
При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.
Принятие решения складывается из пяти этапов:
а)установление контактов
б)определение проблемы
в)определение целей
г)изложение мыслей
д) готовность к действию.
4. Основные правила ведения делового совещания
Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.
Следующим шагом в проведении совещания является выбор времени.
Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня.
Внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков.
Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.
Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.
От оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Усвоение при свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35%. Выступающий должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм. Приемлемым считается темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала.
Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям. Так, например, "промышленная индустрия" - слово "индустрия" и заключает в себе понятие промышленной; "форсировать строительство ускоренными темпами" - "форсировать" и означает "вести ускоренными темпами". Необходимо также помнить, что безличные конструкции часто прикрывают нежелание выступающего брать на себя ответственность, самостоятельно думать ("представляется целесообразным" - "я считаю целесообразным", "думается, что. " - "я думаю, что. ), а употребление словесных "красивостей", преувеличение говорит о стремлении к перестраховке и показушничеству ("высказывать критику" - "высказывать пожелания", "что-то сделать" - "достигнуть целей, рубежей, горизонтов").
Большое значение при проведении делового совещания играет тон разговора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям. Психолог П. Вацлавек определил, что в процессе решения любой проблемы межличностные отношения играют доминирующую роль. Если отношения между людьми нарушены, то даже наилучшие аргументы не приводят к положительному результату. Этот феномен принято называть "моделью айсберга". Если все параметры, влияющие на решение проблемы, принять за "большую льдину" - 100%, то "часть над водой" (10-20%) - занимает предметная область, а "в воде" (80-90%) - область взаимоотношений. Во избежание действия данного феномена, а также просто для его снижения одним из правил в учебных материалах Образовательного института компании "Фольксваген" является ориентация на цель переговоров, беседы, совещания, а не на проблему, на распознавание и выработку общих интересов, терпение и искренность.
Проанализировав не эффективно проведенные деловые беседы, совещания,заседания,переговоры,психологи, в качестве основных причин, мешающих продуктивному общению, выделяют следующие:
а) использование обидных, некорректных слов, различных колкостей;
б) попытки интерпретировать слова другого человека (например: "Ты молчишь, потому что тебе нечего сказать");
в) использование различного рода метафор (например: "Ты краснеешь, как помидор", а в ответ: "А ты ни с чем лучше не мог меня сравнить");
г) использование слов "всегда", "никогда"; д) приписывание другому невысказанных им мыслей (например: "Ты думаешь. "); е) использование прямых указаний.
Систематизировав весь материал, необходимый для проведения совещания, проанализировав все нюансы эффективности своего выступления, руководитель должен определить стиль предстоящего мероприятия.
5. Два стиля проведения деловых совещаний
При этом неизбежны компромиссы.
При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся «протащить» свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений.
Авторитарное ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение.
Психологи утверждают, что оба стиля поведения – дипломатический и авторитарный – могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше. Поэтому есть смысл подробно рассмотреть лишь дипломатический стиль ведения делового совещания как наиболее предпочтительный в условиях, когда административно-командная система осталась в прошлом.
Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение.
Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей строительных организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени. В настоящее время деловая переписка имеет важнейшее значение, она должна обладать этикой и быть предельно лаконичной и понятной.
Список использованной литературы:
1. И.С.Дараховский, Т.В.Прехул “ Бизнес и менеджер”, Москва, 1992г.
2. Фишер Р. Эртель Д. “Подготовка к переговорам”, Москва, Филинъ, 1996г.
3. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству.2-е издание, испр. И доп. – М. «Март» Ростов-на-Дону: издательский центр «Март», 2006 – 320с.
4. Веселов П. В. Современное деловое письмо. – М.- 1990. – 150с.
5. Психология и этика делового общения: Учебник для ВУЗов. / Под ред. проф. В.Н. Лавриненко .- 3-е. изд. перераб. и доп.- М. ЮНИТИ-ДАНА,2000.-327с.
6. Основы менеджмента: Учебное пособие. - М. ИВЦ «Маркетинг»,2000 г.
Образец делового письма
"Деловые письма предназначены не для того,
чтобы вызвать восхищение читателя,
а чтобы его убедить и победить. "
(из французского пособия деловым людям)
Деловой этикет вообще - это порядок поведения, установленный в деловом общении. В частности, он проявляетсяв форме изложения текста делового письма, прежде всегов формулах обращения, выражении просьб. напоминаний,отказов,претензий ,в способах аргументации. формулировках указаний,в заключительных словах письма.
Язык и стиль делового письма
Деловое письмо является самым распространеннымуправленческим документом. В отличие от приказов, актов, протоколов,в письме – при определенной регламентированности форм – тем не менее, в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность.
Деловой стиль – этосовокупность речевых средств. функция которых –обслуживание сферы официально-деловых отношений. Каковы особенности этих отношений?
участники делового общения – преимущественно юридические лица. действующие от имени руководителей и других должностных лиц организации, учреждения, предприятия;
характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
предметом делового общения являетсядеятельность организаций – управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;
управленческие документы в основном ориентированы на конкретного получателя;
большинство письменно оформляемых ситуаций однотипные, повторяющиеся .
Особый язык делового письма, сложившийся за последние 100-150 лет, определяют как официально-деловой. В этом стиле выработались особые языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают фиксацию управленческой информации наиболее эффективным образом.
Главное требование, предъявляемое к деловому письму, сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса /см. пример письма:отказ от участия в совещании в связи с командировкой приглашаемого лица и просьбой – цитата –«. в связи с вышеизложенным прошурассмотретьвопрос перенесенияданного совещания–на какую дату ? – с участием ЗАО. »/.
В настоящее время при подготовке деловой документации следует придерживаться Государственного стандарта России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» /ГОСТ Р 6.30-2003/, который разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела /ВНИИДАД/ Росархива взамен ГОСТ Р 6.30-97 .
Язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.
Преимущества таких писем – в меньших затратах рабочего времени на их составление (в трафаретных письмах — лишь заполнение пробелов) и обработку.
Типовой текст строится на основе не только клишированных словосочетаний, но и предложений:
Например: В ответ на Вашу просьбу высылаем интересующую Вас информацию.
Настоящим подтверждаем свое участие в выставке (совещании).
Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.
Трафаретные тексты, естественно, не могут использоваться всегда: сегодня увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Однако контракты, письма-заявки и другие виды писем, необходимых для предприятия в большом количестве, чаще всего представляют собой все-таки трафаретные тексты. В связи с этим специалистам организации целесообразно подготовитьшаблоны основных разновидностей деловых писем и в дальнейшем их использовать при написании конкретных писем.
Умение менять характер речи в зависимости от изменения содержания высказываний, условий и задач речевого общения не дается человеку от рождения — оно вырабатывается и переходит в прочный навык,если человек стремится добиться этого.
Поскольку «ясно осознанная ихорошо сформулированная цель — основа коммуникативного успеха». она подается в виде речевой формулы, гдеключевым словом являетсяглагол-действие :просим, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.
Основными чертами официально-делового стиля считаются:
• точность, ясность выражения мысли;
• лаконичность (от греч.lakonikos=немногословный)и краткость текста;
• нейтральный тон изложения.
Точность изложения предполагаетоднозначность понимания содержания письмаавтором текста и его адресатом. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы Она достигается путемправильного построения предложений, использования специальной отраслевой терминологии, устойчивых языковых формул и сочетаемости слов в каждом предложении.
Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации,в нейтральном официально-деловом стиле.
Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.
Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.
Как составить деловое письмо
Как сравнительно быстро и правильно сформулировать запрос, сделать предложение, обосновать претензию и т.д.?
Подготовительный этап написания делового письма
Начиная работать над очередным письмом, еще раз продумайте:
1. КомуВыпишите? О чем? Какой вопрос/ы собираетесь обсудить?-желательно ,обсуждать в одном письме ограниченное число вопросов.
2 .До написания письма сформулируйте (устно илилучше письменно!)краткоичеткоосновные мысли (1-2, максимум 3), которые собираетесь довести до адресата (т.е.составьте план)
II. Основная часть делового письма
Основная часть письма служит для последовательного,подробного имотивированного рассмотрения различных аспектов вопроса. (При условии, чтов письме-запросепросили разъяснитьсоответствующую процедуру. Иначе бессмысленно описывать на двух страницах подробности процесса, которым данная организация не занимается, лучше сразу, если возможно, дать ссылку на адреса профилированных предприятий).
Основная часть письма может состоять из 1-3 абзацев, каждый из которых включает от одного до трех предложений. Предложения внутри абзацев должны быть объединены одной мыслью.
Префекту Западного Административного Округа
Уважаемый Юрий Михайлович!
В ответ на Вашу факсограмму с информацией о проведении совещания, (назначенного на 10 августа 2012 г.) сообщаю, что Генеральный директор ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» Жук Вадим Александрович не сможет принять в нем участие, в связи с ранее запланированной командировкой, приходящейся на дату проведения совещания. В связи с вышеизложенным прошу рассмотреть вопрос перенесения данного совещания(. ) с участием ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».
Первый заместитель генерального директора
по производственной деятельности П.С. Черкасов
Западного административного округа
На №…. от 20.07.2012
Об участии в совещании
по совместной реализации
Уважаемый Юрий Михайлович!
В ответ на Вашу факсограмму № …..от 20.07.2012 сообщаем, что генеральный директор ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» В.А.Жук не сможет участвовать в совещании 10 августа 2012 г. поскольку будет находиться в ранее запланированной командировке.
Подтверждаем нашу заинтересованность (в участии) в данном совещании и просим Вас рассмотреть вопрос о его переносена вторую половину августа.
по производственной деятельности П.С.Черкасов
Западного административного округа г. Москвы
«О принятии участия в совещании
по совместной реализации инвестиционных программ »
Уважаемый Юрий Михайлович!
Мы внимательно ознакомились с вашей факсограммой от 20 июля 2012 г. направленной на имя Цветинского Юрия Геннадьевича. Благодарим вас за интерес, проявленный к нашей компании. Участие в совещании по совместной реализации инвестиционных программ является интересным и актуальным предложением для ЗАО «Группа компаний «Жилищный Капитал».
Вынужден вам сообщить, о том, что Цветинский Юрий Геннадьевич находится не в пределах Российской Федерации. Вследствие указанной причины наша компания не сможет принять участие в совещании, назначенное на 1 августа 2012 г.
С надеждой на дальнейшее сотрудничество,
по государственным целевым программам Ю.Е. Дубовиков
Западного административного округа
На №…. от 20.07.2012
Об участии в совещании
по совместной реализации
Уважаемый Юрий Михайлович!
Благодарим Вас за приглашение на совещание по совместной реализации инвестиционных программ.
В ответ на Вашу факсограмму № …..от 20.07.2012 сообщаем, что <должность> ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» Ю.Г.Цветинский будет находиться <в командировке, в отпуске> и не сможет принять участие в совещании 1 августа 2012 г.
Подтверждаем нашу заинтересованность в обсуждении программ по совместной реализации инвестиционных проектов и готовность принять участие в будущих совещаниях.
по государственным целевым программам Ю.Е.Дубовиков
Префекту Западного административного
округа города Москвы
«О предоставлении информации»
Уважаемый Юрий Михайлович!
В ответ на Вашу факсограмму от 23.07.2012 о необходимости присутствовать на совещании по вопросу реализации Инвестиционного контракта от 27.05.2009, зарегистрированного в Едином реестре контрактов и торгов города Москвы 28.05.2009 за № 13-04031305701-0081-00001-09 на строительство реабилитационного центра с жилым комлексом, расположенного по адресу: г. Москва, ЗАО, 9-я Чоботовская аллея, вл. 35, стр. 1, сообщаю, что 24.07.2012 присутствовать на указанном совещании не имею возможности, в связи с нахождением в период с 23.07.2012 по 30.07.2012 в зарубежной служебной командировке.
Вся необходимая документация по вопросу строительства реабилитационного центра будет предоставлена в течение суток.
С протоколом совещания и иной информацией по принятым вопросам готов ознакомиться.
Генеральный директор В.А. Жук
Замечание. Полученное письмо имеет целью пригласить адресата на совещание по определенному вопросу (известному обеим сторонам ! ).
В большом 1-м абзаце (5 строк) ответного письма (см. образец письма до редактирования) нет смысласо множеством «технических подробностей» рассказывать о Контракте. Требуется только дать ответ: будет ли В.А. Жук участвовать в совещании илинет (тогда нужна мотивировка отказа).
Одновременно нужно обозначить, что тема совещания важна, и дать гарантию, что Ваше ЗАО…»будет держать руку на пульсе».
Западного административного округа
на № …. от 24.07.2012
Об участии в совещании
по вопросу реализации
на строительство реабилитационного центра
Уважаемый Юрий Михайлович!
В ответ на Вашу факсограмму № …..от 23.07.2012 сообщаю, что, к сожалению, не смогу принять участие в совещании 24 июля 2012 г. поскольку с 23 по 30 августа буду находиться в зарубежной командировке.
Вся необходимая документация по строительству реабилитационного центрабудет предоставлена в течение суток.
С протоколом совещания и иной информацией по принятым решениям готов ознакомиться.
Исх. № 1/ЖК от 24.07.2012г. Префекту ЗАО г. Москвы
На № 04-26/18 от 20.07.2012г А.А. Иванову
«Об участии на совещании»
Уважаемый Александр Александрович!
Благодарим Вас за приглашение участвовать в совещании. К сожалению, в связи со следующими обстоятельствами, Э.И. Быкова находится в рабочей командировке, мы не можем принять участие в совещании.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
И.о. ПЗГД по финансовой деятельности М.В. Рыбакова
Западного административного округа
Ю.М.Алпатову /А.А. Иванову ?/
на № 04-26/18 от 20.07.2012
Об участии в совещании
Уважаемый Александр Александрович!
Благодарим Вас за приглашение на совещание по вопросу….
К сожалению, Э.И. Быкова находится в рабочей командировке и не сможем принять участие в совещании.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
по финансовой деятельности М.В. Рыбакова
Пример 5. – письмо «ни о чём»
округа г. Москвы
«О принятии участия в совещании
по вопросу «Строительство объектов
Уважаемый Алексей Олегович!
На Вашу факсограмму от 04.05.2012 о принятии участия в совещании по вопросу «Строительство объектов соцкультбыта» сообщаем следующее.
Мы с пониманием относимся к значимости обсуждения данного вопроса исчитаем необходимым принимать участие в подобных мероприятиях. однако, вынуждены сообщить,НО что/в связи со сложившимися обстоятельствами. /не представляет ся возможным присутствовать на указанном совещании.
Надеемся, что при повторном рассмотрении данного вопроса обстоятельства сложатся благоприятно и позволят нам принять участие в совещании.
Генеральный директор В.А.Жук
III. Заключительная часть делового письма
Заключительная часть письма может выражать жесткоетребование (например, соблюдать установленные договоренности и пр.),просьбу или иметьинформативно-рекомендательный характер и, как правило, представляет собой один абзац из 1-2 предложений.
В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:
Просим ответить в двухнедельный срок.
Прошу отослать ответ обратной электронной почтой
Просим ответить по возможности скорее.
/ Примеры «из жизни» другого предприятия / :
Пример 1:«В связи с вышеизложеннымпрошуВас дать указание ДЦФТО. ж. д. проверить факт неправомерной задержки вагона,отменить предъявленный штраф и возвратить ГП «ХХХХ» снятую с него суммупо Акту общей формы №1319 от 13.04.20. г. в размере 9969,3 р.»
Пример 2:«В свою очередь,по вопросам… аккредитованыООО «НПО ХХХ» (г. Москва, тел. ФИО) и ООО «ХХХХ» (г. Дзержинск, Нижегородская обл. тел. ФИО)».
Пример 3:«Счет-фактура и акт о выполненных работах будут представлены Вам после их выполнения».
Пример 4:«Перечисленное выше позволяет нам, согласно ГК РФ (ст. 45О, п.З), в одностороннем порядке расторгнуть вышеуказанный Договор с отнесением понесенных ГП «ХХХХ» убытков на ЗАО «Архангельский завод технических спиртов».
Замечание. Принципиальная и жесткая позиция пишущего данное письмо оправданна, однако,если стратегически нужно сохранить дальнейшие деловые отношения с ЗАО. целесообразнозавершить письмоне ультиматумом . аконкретными предложениями по урегулированию конфликта (исповедуя принцип:Если хочешь убедить - не обижай!)
Однако, принимая во внимание, что отмеченные недостатки могут быть устранены, а меры по расторжению договора могут в определенной мере негативно повлиять на работу Вашего производства, предлагаем выполнить комплекс следующих мероприятий:
1. Обеспечить систематическую и своевременную арендную плату на арендованный подвижный состав под Вашим личным контролем.
2. Сформировать совместную рабочую группу для технического освидетельствования всех вагонов-цистерн, арендованных Вами через ГП «ХХХХ».
3. Осмотр технического состояния вагонов-цистерн, описание выявленных недостатков и их освидетельствование после восстановления и ремонта произвести на станции Архангельск-город Северной ж. д. в октябре 20. г.
О конкретных сроках осмотра и специалистах, входящих в рабочую группу от ГП «ХХХХ», сообщим Вам дополнительно.
IV. Этикетная завершающая часть письма
Письмо должно завершатьсяприемлемой формулой вежливости, характер которой определяется типом отношений с клиентом /партнёром (частые, долгосрочные контакты и пр. или случайный вариант ), предполагающейпродолжение деловых отношений с данным адресатом:
С уважением. С глубоким уважением. Всего доброго. До свидания. С пожеланиями всего наилучшего. Всех благ... Желаем успехов. и др.
Этикетные и устойчивые выражения могут использоваться и в других частях письма: пожелания, благодарности: благодарю/им, выражаю/ем надежду ( благодарность), желаем успехов, приносим извинения; с целью информации, заявления, обещания:гарантируем, обязуемся; сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; заверяем, заявляем, объявляем; напоминания:напоминаем; или подтверждения,:подтверждаем, требования, просьбы:настаиваем, прошу/им, обращаемся к Вам с просьбой и пр.
1. Прочитайте внимательно составленное Вами письмо. Текст должен быть изложен грамотно, в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации.
Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют строго фиксированного места, как в немецком или английском языках), все же существуют определенные грамматические правила расположения слов в предложении. Например, при прямом (или «нейтральном») порядке слов подлежащеепредшествуетсказуемому . согласованное определение стоит перед определяемым словом, дополнение располагается после сказуемого.
2. Нельзя забывать и о внешнем оформлении письма в соответствии с существующими требованиями /ГОСТ Р 6.30-2003/.
Письма рекомендуется печатать на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) с использованием шрифтаTimesNewRoman кеглем№ 14 (допускается и№ 12 ) через 1,5 интервала (адресная часть – через 1 интервал, полужирным ).
Текст письма выравнивается по левому и правому полю. Абзацный отступ -1.
верхнее поле (если таковое имеется) - 2см. нижнее поле - 2см, левое поле –2,5– З см, правое поле -1-1,5 см
¦ номер (состоит из знака № порядкового номера документа) и дата;
¦ заголовок или тема письма (печатается при необходимости в левом верхнем углу полужирным шрифтом, через 1 межстрочный интервал (отделяется от даты 2-3 интервалами), точка в конце заголовка и кавычки не ставятся.
Текст письма отделяется от заголовка ( или адреса, если нет заголовка) 2-3 интервалами. Если письмо содержитболее одной страницы следующиенумеруются арабскими цифрами. Номер на первой странице не ставится.
К стандартным аспектам языка деловой письменности относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления.
Принцип экономии — универсальный принцип делового общения — выражается в деловой переписке в стремлении к лаконичной, емкой фразе. Однако он при этом, вступая в противоречие с требованием точности и полноты информации, способствует появлению звуковых и буквенных сокращений.
Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т.д.
Практически при составлении каждого письма возникает вопрос о том, как сократить название той или иной организации. Можно ли сократить его в одном абзаце и не сократить в другом?
На этот счет существуют определенные правила, которые необходимо знать составителю.
1. При адресовании писем какой-либо организации следует приводить название организации в том виде, в каком оно дано в документах этой организации или в специальных справочниках. Сокращение отправителем названия организации-адресата самовольно может быть расценено как акт неуважения к адресату.
2. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего письма. Недопустимо сокращать одно и то же словосочетание (слово) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.
3. Отказ от номенклатурных сокращений придает письму строго официальный характер.
4. Сокращения, представляющие собой номенклатурные названия предприятий, организаций, учреждений, а также обозначающие марки изделий, пишутся с прописной буквы (ВАЗ-099).
5. Цифры, входящие в аббревиатуру и обозначающие марку изделия, отделяются от буквенных сокращений дефисом, если цифрам предшествуют буквы: кабель РКБО-2, задвижки чугунные РУ-10, электролампы ДБ-20, кирпич ШБ-5.
6. В марках материалов буквенные сокращения и цифровые знаки пишутся слитно: сетка сварная ВР1, лак НЦ218, эмаль ПФ266, сталь Б2.
7. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
8. Не допускается сокращение слова, если оно может повлечь за собой иное толкование, двусмысленность в восприятии фразы.
9. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме слов, приведенных в списке ниже.
При сокращении слов следует учитывать правила, приведенные в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ2012-79). Типов сокращений достаточно много:
1) инициальный, представляющий сокращение по первым буквам полного наименования (ВГТРК, ОРТ, СНГ);
2) слоговой тип (техпром, Газпром, драгмет);
3) простое усечение (техн. зав. главн. обр.);
4) смешанный тип (Промстройбанк, НИИасбест, финотдел).
В современных деловых письмах все виды сокращений используются очень широко. При этом меняется состав сокращений. Уходит огромное количество аббревиатур, порожденных плановой социалистической экономикой. Рыночная экономика и интеграция нашей страны в мировую экономику обусловили приток новых слов, среди которых велик процент англоязычной лексики
Список общепринятых сокращений
Традиционные текстовые сокращения и т.д. — и так далее и т.п. — и тому подобное с.г. — сего года см. — смотри напр. — например пр. — прочее
янв. окт. — январь, октябрь г. — год, город (рядом с населенным пунктом) гг временной промежуток
г. г-н — господин (индекс вежливости при пофамильном обращении)
км — километр кг — килограмм млн. — миллион млрд. — миллиард
Наименования должностей, ученых званий, степеней
Зав. зам. и.о. пом. канд. техн. наук, ст. научн. сотрудник, проф. ген. директор.
Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий
АООТ — акционерное общество открытого типа
АОЗТ — акционерное общество закрытого типа
ОАО — открытое акционерное общество
ЗАО — закрытое акционерное общество
ООО — общество с ограниченной ответственностью
ТОО — товарищество с ограниченной ответственностью
ГП — государственное предприятие
МП — муниципальное предприятие
ЧП — частное предприятие
ИЧП — индивидуальное частное предприятие
СП — совместное предприятие
НПО — научно-производственное объединение
ОО — общественное объединение
Другие общепринятые сокращения
КБ — коммерческий банк
ТНК — транснациональная компания
