Руководства, Инструкции, Бланки

Военное Делопроизводство Инструкция

Рейтинг: 4.9/5.0 (103 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя


I. Общие положения

1.1. Делопроизводитель отвечает за полный, своевременный и качественный прием, регистрацию и последующую отправку корреспонденции в структурные подразделения (должностным лицам) предприятия, а также за сохранность используемых в работе документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.2. Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N. ).
1.3.2. Положением о делопроизводстве предприятия (инв. N. ).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N. ).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN. ).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты и другие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии (согласно перечню 1 к настоящей Инструкции).
1.4.2. Организационную структуру предприятия.
1.4.3. Отраслевые стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.4. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
1.4.5. Основы научной организации труда в делопроизводстве.
1.4.6. Схему организационного взаимодействия делопроизводства со структурными подразделениями предприятия.
1.4.7. Правила эксплуатации вычислительной техники.
1.4.8. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).

II. Должностные обязанности

2.1. Делопроизводитель обязан:
2.1.1. В соответствии с резолюцией руководителя предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки и вести банк данных на указанные документы.
2.1.2. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.1.3. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
2.1.4. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
2.1.5. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.
2.1.6. Подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.1.7. Обеспечивать сохранность служебной документации.
2.2. Делопроизводитель должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику архивного отдела отчетную и иную служебную документацию.
2.3. Регламент рабочего времени делопроизводителя соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.
В случае служебной необходимости делопроизводитель может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

III. Полномочия работника

3.1. Делопроизводитель имеет право:
3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
3.1.2. Запрашивать у ответственных исполнителей структурных подразделений информацию о документах, подлежащим направлению (возвращению) в делопроизводство.
3.1.3. Готовить и представлять заведующему делопроизводством предложения по совершенствованию организации его работы.

IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника

4.1. Делопроизводитель несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
4.1.1. Нарушение положений нормативно-правовых актов, других документов и материалов по ведению делопроизводства на предприятии (в части касающейся).
4.1.2. Невыполнение служебных указаний завделопроизводством.
4.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.2. Основным критерием оценки труда делопроизводителя является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда делопроизводителя уполномочен осуществлять завделопроизводством. Полномочия завделопроизводством по применению мер поощрения и взыскания в отношении делопроизводителя определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN. ).

военное делопроизводство инструкция:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (с изменениями на 27 мая 2004 года) (утратил силу с 15 сентября

    Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (с изменениями на 27 мая 2004 года) (утратил силу с 15 сентября 2009 года на основании приказа Минобороны России от 19.08.2009 N 879)

    Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (с изменениями на 27 мая 2004 года) (утратил силу с 15 сентября 2009 года на основании приказа Минобороны России от 19.08.2009 N 879)

    Приказ Минобороны России

    Документ опубликован не был

    Дата начала действия:

    Дата окончания действия:

    15 сентября 2009

    Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации


    МИНИСТР ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    от 23 мая 1999 года N 170

    (с изменениями на 27 мая 2004 года)
    ____________________________________________________________________
    Утратил силу с 15 сентября 2009 года на основании
    приказа Минобороны России от 19 августа 2009 года N 879
    ____________________________________________________________________

    ____________________________________________________________________
    Документ с изменениями, внесенными:
    приказом Минобороны России от 26 мая 2000 года N 265 ;
    приказом Минобороны России от 27 мая 2004 года N 158 .
    ____________________________________________________________________

    1. Утвердить и с 1 июля 1999 года ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (приложение N 1 к настоящему приказу).

    2. Заместителям министра обороны Российской Федерации, главнокомандующим видами Вооруженных Сил Российской Федерации, командующим войсками военных округов, флотами, армиями и флотилиями, командующему Воздушно-десантными войсками, начальникам главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации, командирам соединений и воинских частей, начальникам (руководителям) организаций Вооруженных Сил Российской Федерации:

    привести свои распорядительные акты по делопроизводству в соответствие с настоящей Инструкцией .

    3. Считать, не действующими в Вооруженных Силах Российской Федерации с 1 июля 1999 года приказы и нормы приказов министра обороны СССР согласно Перечню (приложение N 2 к настоящему приказу).

    4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на Управление делами Министерства обороны Российской Федерации.

    5. Приказ разослать до отдельной роты.

    Министр обороны Российской Федерации
    Маршал Российской Федерации
    И.Сергеев

    Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации

    Приложение N 1
    к приказу Министра обороны
    Российской Федерации
    от 23 мая 1999 года N 170

    (с изменениями на 27 мая 2004 года)

    I. Общие положения

    1. Настоящая Инструкция определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях и организациях (далее именуются - воинские части) Вооруженных Сил Российской Федерации (далее именуются - Вооруженные Силы).

    2. Особенности ведения делопроизводства определяются:

    при подготовке проектов документов для представления Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, а также при подготовке проектов приказов и директив Министра обороны Российской Федерации - соответствующими инструкциями*;

    * Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 года N 450.

    * Приказ Министра обороны 1988 года N 160.


    по секретной переписке и правилам ведения секретного делопроизводства - Наставлением по защите государственных секретов в Вооруженных Силах*.

    * Приказ Министра обороны 1990 года N 010.

    3. Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием средств связи, электронно-вычислительной техники и других технических средств.

    Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда действующим законодательством предусмотрено составление письменного документа.

    4. Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательством Российской Федерации, приказами министра обороны Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

    5. Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими частями по подчиненности, воинскими частями, не подчиненными друг другу, а также с гражданскими организациями и гражданами.

    Ведение служебной переписки между подразделениями воинской части, между отделами и службами в армии, на флотилии и ниже, а также внутри управлений, направлений, отделов и служб запрещается.

    6. Служебная переписка в Вооруженных Силах ведется на русском языке.

    7. Служебная переписка с учреждениями и гражданами (подданными) иностранных государств, а также с представительствами Российской Федерации за границей ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны Российской Федерации и Управление внешних сношений Министерства обороны Российской Федерации.

    8. Служебная переписка с должностными лицами министерств обороны (вооруженных сил) иностранных государств ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны Российской Федерации, главные управления Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации и Управление внешних сношений Министерства обороны Российской Федерации.

    9. Служебная переписка с учреждениями и организациями иностранных государств, международными организациями, ведающими обеспечением безопасности мореплавания и изучением морей и океанов, по вопросам безопасности судоходства и организационно-техническим вопросам, касающимся гидрографии, океанографии, морской картографии и навигационного оборудования морей, ведется Главным управлением навигации и океанографии Министерства обороны Российской Федерации непосредственно.

    10. Служебную переписку с организациями и гражданами государств - участников Содружества Независимых Государств по вопросам трудовых отношений может вести непосредственно Управление труда и заработной платы гражданского персонала Вооруженных Сил.

    11. Командиры (начальники) воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:

    а) определять порядок работы со служебными документами в воинской части;

    б) знать фактическое состояние делопроизводства и принимать необходимые меры по сокращению служебной переписки, запрещая ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи и информационным системам, если действующим законодательством не предусмотрено составление письменного документа;

    в) правильно организовать ведение делопроизводства, постоянно содержать его в готовности к выполнению поставленных задач, контролировать работу подчиненных органов и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;

    г) своевременно доводить до личного состава поступающие служебные документы, контролировать их учет и исполнение;

    д) обеспечивать готовность к спасению служебных документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

    е) организовывать и систематически проводить с личным составом воинских частей занятия по изучению требований настоящей Инструкции, обеспечивать необходимые условия для правильной организации и ведения делопроизводства, выделять для этого помещения и материально-технические средства, осуществлять контроль за выполнением этих требований;

    ж) требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

    з) принимать меры по совершенствованию делопроизводства, качественному подбору личного состава для работы со служебными документами, обеспечению книгами, журналами, бланками, предусмотренными настоящей Инструкцией, внедрению оргтехники и автоматизированных технологий обработки служебной информации;

    и) обеспечивать правильное пользование действительными и условными наименованиями воинских частей при изготовлении и отправке служебных документов, обращая особое внимание на правильность ведения переписки с гражданскими учреждениями и организациями;

    к) своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения*, ненужных для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, и освобождать от этих документов делопроизводства воинских частей;

    * Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 года N 033.


    л) принимать практические меры по наведению должного порядка в делопроизводстве;

    м) обеспечивать своевременную сдачу в архивы служебных документов с постоянными и длительными (10 лет и более) сроками хранения. Не допускать уничтожения служебных документов, подлежащих сдаче в архивы.

    12. Запрещается требовать от подчиненных представления сведений и документов, не предусмотренных табелями срочных донесений, приказами и директивами Министра обороны Российской Федерации и директивами Генерального штаба Вооруженных Сил.

    13. Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами, обязаны:

    а) знать и строго выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;

    б) быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущих привести к таким последствиям;

    в) знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного начальника;

    г) передавать служебные документы из одного отдела (службы) в другой только через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в соответствующих журналах учета. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала для временного пользования под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре. Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать;

    д) давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;

    е) немедленно сообщать своему непосредственному начальнику об утрате или недостаче служебных документов, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних и неучтенных служебных документов;

    ж) при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнение с военной службы или работы, перевод к новому месту службы или работы), при убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдать все числящиеся за ним служебные документы и издания лицу, ведущему делопроизводство;

    з) своевременно сдавать в делопроизводство документы, надобность в которых миновала;

    и) предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания представителям делопроизводства по их требованию.

    14. Лицам, работающим со служебными документами, запрещается:

    а) сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (работы) отношения к этим сведениям;

    б) обращаться куда-либо с личными просьбами, изложенными на бланках с наименованием воинской части;

    в) самовольно провозить и пересылать за границу Российской Федерации служебные документы, не подлежащие продаже в торговой сети и опубликованию в открытой печати. В необходимых случаях эти документы могут быть высланы через соответствующие воинские части в установленном порядке;

    г) изготавливать блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки, не предусмотренные настоящей Инструкцией, с наименованием воинской части или воинской должности командира (начальника);

    д) вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц.

    15. Изготовление бланков, книг и журналов, предусмотренных настоящей Инструкцией, и обеспечение ими воинских частей возлагаются на Центральное вещевое управление Министерства обороны Российской Федерации, Главное техническое управление Военно-Морского Флота и соответствующие органы в округах, группах войск и на флотах. Заявки на обеспечение бланками, книгами и журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года.

    В исключительных случаях (при отсутствии централизованного снабжения) изготовление и закупку указанного имущества осуществляют воинские части.

    16. Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на одного из заместителей командира (начальника) воинской части.

    17. Общее руководство по организации и ведению служебной переписки и делопроизводства в Вооруженных Силах осуществляется Управлением делами Министерства обороны Российской Федерации.

    18. Работа со служебными документами в воинских частях в нерабочее время допускается только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части.

    19. Работа со служебными документами и хранение их за пределами служебных помещений воинских частей, как правило, запрещаются. Такую работу вправе разрешить командир (начальник) воинской части или начальник штаба воинской части. Несекретные служебные издания (кроме изданий с пометкой "Для служебного пользования") военнослужащие и лица гражданского персонала могут брать с разрешения непосредственного начальника для работы в домашних условиях на срок не более 10 суток.

    20. Несекретные служебные издания (кроме изданий с пометкой "Для служебного пользования") могут выдаваться для самостоятельной работы офицерам запаса и в отставке с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части через делопроизводство под расписку в карточке выдачи.

    21. Офицеры запаса и в отставке могут знакомиться с несекретными служебными документами и изданиями с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части.

    22. При регистрации в гостиницах, санаториях, домах отдыха, на туристских базах и т.п. военнослужащие указывают фамилию, имя, отчество, год и место рождения, серию, номер, дату выдачи паспорта гражданина Российской Федерации или служебного паспорта и орган, выдавший этот паспорт, а при отсутствии паспорта - серию, номер, дату выдачи удостоверения личности (военного билета) и воинскую часть, выдавшую его.

    23. Военнослужащие при переписке с гражданскими учреждениями и организациями, при записях в книгах жалоб и предложений предприятий бытового обслуживания, в книгах отзывов указывают почтовые адреса по месту жительства или пребывания без указания принадлежности к Вооруженным Силам. При этом военнослужащие, проходящие военную службу по призыву, указывают почтовые (телеграфные) адреса, устанавливаемые командирами (начальниками) воинских частей по согласованию с объектами почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации.

    24. Военнослужащие, лица гражданского персонала воинских частей, дислоцированных за пределами Российской Федерации, указывают условные наименования воинских частей без пунктов дислокации.

    II. Основные виды служебных документов, издаваемых в Вооруженных Силах

    25. В Вооруженных Силах издаются и применяются следующие служебные документы: приказы, директивы, приказания, указания, постановления, положения, предписания, рапорты, доклады, донесения, договоры (контракты), планы, расписания занятий, отчеты, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты и другие разработанные в установленном порядке документы (текстовые и графические), написанные или нарисованные от руки в рабочих тетрадях или на отдельных листах, напечатанные на пишущей машинке, изготовленные на персональных электронно-вычислительных машинах, изданные типографским, электрографическим или другим способом.

    Кроме служебных документов, в Вооруженных Силах применяются служебные издания, перечень которых приведен в Положении об издательской деятельности по выпуску служебных изданий (документов) в Вооруженных Силах*.

    * Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 года N 355.

    26. Приказ - основной распорядительный служебный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия командиром (начальником) воинской части.

    27. Командир (начальник) воинской части в соответствии со статьей 92 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации отдает письменные приказы по строевой части, по боевой подготовке и другим вопросам, право регламентировать которые ему предоставлено.

    Приказами командира (начальника) воинской части по строевой части (приложение N 1 ) могут регламентироваться следующие вопросы:

    а) зачисление в списки личного состава воинской части, на обеспечение. При зачислении военнослужащего в списки личного состава воинской части и при назначении его на воинскую должность указываются установленные ему оклад по воинской должности, размеры надбавок к окладу по воинской должности за сложность, напряженность и специальный режим военной службы, а также за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, и других надбавок;

    б) исключение из списков личного состава воинской части, с обеспечения. При убытии военнослужащего, проходящего военную службу по контракту, из воинской части в связи с перемещением по службе (зачислением в распоряжение) в приказе командира (начальника) воинской части об исключении из списков личного состава указывается, в каком размере и в каком месяце военнослужащему оказана материальная помощь в году убытия. Если материальная помощь не оказывалась, в приказе указывается: "Материальная помощь в текущем году не оказывалась".

    При исключении из списков личного состава воинской части военнослужащего, проходящего военную службу по контракту, в связи с увольнением с военной службы в запас (отставку) в приказе указываются полные годы, за которые подлежит выплате единовременное денежное пособие, размер его в окладах денежного содержания, каким государственным орденом (орденами) награжден в период прохождения военной службы, а также размер премии за личный вклад и достигнутые результаты в боевой подготовке, освоении учебных программ, выполнении специальных заданий командования и добросовестное исполнение служебных обязанностей;

    в) изменения в персональных учетных данных личного состава;

    г) нахождение на лечении и возвращение на службу из лечебного учреждения. При убытии военнослужащего на стационарное лечение указывается об исключении его с продовольственного обеспечения и выдаче ему продовольственного аттестата;

    д) назначение на воинские должности, присвоение воинских званий;

    е) прием на работу, перевод на другую работу и увольнение с работы лиц гражданского персонала (приложение N 2 );

    ж) убытие в командировки, отпуска, на учебу и прибытие из командировок, отпусков и с учебы;

    з) применение поощрений и наложение взысканий;

    и) другие вопросы, право решения которых предоставлено командиру (начальнику) воинской части.

    В конце приказа командира (начальника) указывается, до каких воинских частей разослать или до кого довести приказ.

    28. Приказы командира (начальника) воинской части изготовляются на пишущих машинках, средствах электронно-вычислительной техники или пишутся от руки на отдельных листах или в специальных книгах.

    29. Нумерация приказов ежегодно начинается с первого номера.

    30. Приказы командира (начальника) воинской части по строевой части о составе суточного наряда (статья 261 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации) издаются отдельно, имеют свою нумерацию с добавлением индекса "НР" (приложение N 3 ). Эти приказы в архив не сдаются, в течение трех лет хранятся в воинской части, после чего уничтожаются.

    31. Директива - распорядительный служебный документ, содержащий указания по подготовке и ведению боевых действий, вопросам боевой готовности, всестороннего обеспечения войск (сил), боевой и оперативной подготовке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим вопросам жизни и деятельности войск (сил). Директива применяется главным образом в системе руководства Вооруженными Силами, стратегическими и оперативно-стратегическими объединениями.

    32. Приказы и директивы издаются во исполнение законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и директив вышестоящих командиров (начальников), а также в инициативном порядке.

    33. Приказание - распорядительный служебный документ, издаваемый начальником штаба от имени командира (начальника) воинской части или военным комендантом от имени начальника гарнизона.

    34. Указание - распорядительный служебный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов (директив) и других актов вышестоящих органов.

    35. Постановление - правовой акт, содержащий решение коллегиального органа или должностного лица (постановление Военного совета, постановление о возбуждении уголовного дела и др.).

    36. Положение - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа военного управления.

    37. Наставление, руководство, инструкция, правила регламентируют организационные, научно-технические, хозяйственные, финансовые и иные специальные стороны деятельности воинских частей и должностных лиц. Тексты этих документов могут подразделяться на разделы, главы, пункты и подпункты. Разделы нумеруются арабскими цифрами или прописными буквами русского алфавита, главы - римскими цифрами, пункты - арабскими цифрами с точкой, подпункты - строчными буквами (реже - арабскими цифрами) с круглой скобкой. Разделы и главы должны иметь заголовки. Пункты и подпункты заголовков не имеют. Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего текста. Подпункты нумеруются в последовательном порядке в пределах каждого пункта. Разделы и главы имеют сквозную нумерацию.

    После цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы без буквенного обозначения.

    38. Положения, наставления, руководства, инструкции и правила утверждаются, как правило, приказами соответствующих должностных лиц.

    39. План - служебный документ, в котором излагается перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков исполнения, ответственных исполнителей и исполнителей, а также служебный документ с графическим изображением участка местности, здания, сооружения и пр.

    40. Отчет, доклад - служебные документы, содержащие сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему командиру (начальнику).

    41. Протокол - служебный документ, в котором зафиксирован ход проведения каких-либо действий, мероприятий (протокол собрания, заседания; протокол осмотра и т.д.).

    42. Акт - служебный документ, подтверждающий установленные факты и события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации, приема-передачи дел и должности и т. д. несколькими лицами и подлежит утверждению должностным лицом в пределах полномочий.

    43. Телеграмма - служебный документ для передачи распоряжений и сообщений срочного характера по техническим средствам связи.

    44. Справка - описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

    45. Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию служебных документов.

    III. Требования к составлению и оформлению служебных документов

    46. Составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала.

    47. Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах. При оформлении служебных документов на отдельных листах применяется бумага форматов А3 (297 х 420 мм), А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Служебные документы, подлежащие сдаче в архивы, исполняются на бумаге первого сорта.

    48. В служебных документах, изготавливаемых машинописным способом или с помощью других технических средств, реквизиты должны располагаться в пределах границ согласно приложению N 4 .

    49. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

    а) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);

    б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

    в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

    г) давать возможность обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;

    д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.

    50. Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования.

    Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении.

    51. При составлении служебных документов рекомендуется:

    пользоваться простыми предложениями;

    не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

    52. Текст телеграммы должен излагаться без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов и исправления, подпись пишется с новой строки (приложение N 5 ).

    Исходящие телеграммы пишутся (печатаются) на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и заверяются печатью "Для телеграмм".

    53. В соответствии с современными требованиями составления служебных документов пишутся с прописной буквы:

    все слова в названиях следующих органов государственной власти Российской Федерации: Президент Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации;

    первое слово в названиях федеральных органов исполнительной власти (Министерство обороны Российской Федерации, Государственный комитет Российской Федерации по связи и информатизации, Федеральная служба безопасности Российской Федерации).

    54. При употреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное число с указанием меры пишется цифрой (не более трех изделий, но 3 км). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложение (Двадцать пять изделий, но воинская часть получила 25 изделий). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (радиоприемник 2-го класса).

    55. Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, директив, приказаний и указаний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: "Основание: ______." с указанием наименования, даты и номера документа.

    56. При ответах на запросы и поручения после наименования адресата указывается номер служебного документа (поручения), на который дается ответ, например: "На N 137 от 09.12.98 г.".

    57. Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусматривать отмену ранее изданных служебных документов. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов, подпунктов, абзацев, статей, исключения их, а также путем замены предложений (слов) другими предложениями (словами) или исключения их.

    58. На срочных документах, доставляемых местным адресатам через экспедиторов (посыльных) воинских частей, ставится надпись: "Срочно - доставить к __________" (указывается время, к которому необходимо доставить документ).

    59. Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов "утра", "дня", "вечера" и "ночи".

    60. В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования "гвардейский" или "гвардейская") и государственных наград. Сокращенные обозначения воинских частей применяются в соответствии с Наставлением по службе оперативных штабов*.

    * Приказ Министра обороны 1989 года N 0140.


    Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей, которым присвоены условные наименования.

    Полные действительные наименования воинских частей, включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию документа.

    61. Служебный документ должен иметь следующие реквизиты: наименование министерства - автора документа; название вида документа (не указывается на письмах) или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дату, индекс (номер), текст, визы, подпись, отметку об исполнении служебного документа и направлении его в дело.

    62. Министерство обороны имеет наименования: полное - Министерство обороны Российской Федерации (далее именуется - Министерство обороны) и сокращенное - Минобороны России.

    63. В служебном документе (кроме писем) указывается название вида документа - приказ, директива, приказание, инструкция и т.д.

    64. Служебный документ формата А4 (210x297 мм) должен иметь заголовок, отражающий предельно кратко и точно основное существо излагаемого вопроса. Служебный документ объемом не более одной страницы может составляться без заголовка.

    Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос "О чем?": "О выделении. ", "Об утверждении. ", "О командировании. ".

    Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) на расстоянии 2-3 интервалов от наименования вида документа. Заголовок располагается: в служебных письмах - от левой границы текстового поля, а в приказах, директивах, положениях, инструкциях и других служебных документах выравнивается по центру.

    Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148x210 мм).

    Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

    65. Текст служебного документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

    Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

    Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

    66. Индекс (номер) служебного документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива служебных документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел, кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего служебный документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др.

    67. Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться служебный документ; дату; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен служебный документ.

    68. На оборотной стороне последнего листа служебного документа в левом нижнем углу печатаются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.

    Исп. фамилия, имя, отчество (орган военного управления)

    69. В процессе подготовки и оформления служебного документа он может быть дополнен такими реквизитами, как: наименование структурного подразделения - автора документа; резолюция; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования; отметка о наличии приложения; адресат; индекс объекта почтовой связи; почтовый и телеграфный адрес; номер абонентского телеграфа; номер телефона; место составления или издания; отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др. При необходимости в правом верхнем углу первой страницы проекта служебного документа может быть проставлена пометка "Проект".

    70. Оформление приложений к служебному документу.

    Если к служебным документам, кроме приказов, директив, приказаний и указаний, прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова "Приложение". Слово "Приложение" печатается с красной строки и подчеркивается. После слова "Приложение" ставится двоеточие.

    Если приложения названы в тексте служебного документа, то отметка о них оформляется по следующей форме:

    Приложение: в 3 экз. на 10 л. каждый.

    Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

    Приложения: 1. Штатное расписание. в 3 экз. на 4 л. каждый.

    2. Смета расходов. в 3 экз. на 3 л. каждый.

    При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом служебном документе после текста указывается:

    Приложения: согласно описи на. листах.

    Если приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то после перечисления материалов, их номеров и количества листов добавляются слова "только адресату", если адресатов несколько, то указывается, какому адресату: первому, второму и т. д.

    Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

    Приложение: брошюра в 2 экз.

    При наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте служебного документа.

    На служебных документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, Министру обороны Российской Федерации и его заместителям, приложения разрешается перечислять на обороте последнего листа служебного документа.

    В качестве приложений к приказам, директивам, приказаниям и указаниям помещаются положения, наставления, руководства, инструкции, планы, перечни, правила, списки и другие служебные документы. Эти приложения являются неотъемлемой частью распорядительного служебного документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте распорядительного документа. Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Об этих приложениях в текстах указанных распорядительных служебных документов указывается: "Утвердить прилагаемое. " (следует название документа) или "Утвердить Инструкцию" (указывается ее название), а затем следуют слова (приложение N ____ к настоящему приказу).

    На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется строчными буквами (начиная с прописной) слово "Приложение", а ниже следует название распорядительного документа, его дата и номер. Например:

    Приложение
    к приказу командующего войсками
    Московского военного округа
    1998 года N 170


    Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" проставляются выше слова "Приложение". Приложения к проекту распорядительного служебного документа должны быть подписаны руководителем управления, готовившего проект этого документа, или его вышестоящим начальником. Подпись состоит из наименования должности, воинского звания, инициала имени и фамилии должностного лица, подписывающего приложение.

    IV. Угловые штампы, бланки с угловыми штампами, применяемые в служебной переписке

    71. Служебные документы, подготавливаемые от имени одной воинской части, оформляются на бланке с угловым штампом, а от имени двух и более организаций - на чистых листах бумаги.

    72. В воинских частях для служебной переписки применяются угловые штампы или бланки с угловыми штампами, предусмотренные Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в Вооруженных Силах.*

    * Приказ Министра обороны Российской Федерации 1998 года N 70.

    V. Визирование (согласование) проектов служебных документов

    73. При необходимости оценки целесообразности служебного документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам проводится согласование проекта служебного документа с заинтересованными должностными лицами, которые обязаны рассматривать поступившие на согласование проекты служебных документов в кратчайший срок с учетом общего срока исполнения служебных документов, но при всех условиях в течение не более 10 дней.

    74. Отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на согласование, не допускается.

    75. Согласование может быть внутреннее (с подразделениями и должностными лицами воинской части) и внешнее (с неподчиненными организациями).

    76. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта служебного документа должностным лицом, непосредственно подчиненным командиру (начальнику), на подпись которому готовится проект служебного документа. При отсутствии возражений проект визируется должностным лицом в пределах полномочий. Виза включает в себя личную подпись должностного лица, ее расшифровку (должность визирующего, воинское звание, если он военнослужащий, инициал имени и фамилия) и дату визирования.

    77. В случае несогласия с проектом дается мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту служебного документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Должностное лицо, разрабатывающее проект служебного документа, при согласии с замечаниями и предложениями вносит в проект необходимые изменения, а при несогласии - докладывает лицу, подписывающему служебный документ.

    78. Визы проставляются на экземпляре проекта, остающемся в деле воинской части, ниже текста и подписи. На проектах приказов и директив визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта в нижней его части. Если проект служебного документа согласовывается со многими штабами, управлениями, то к нему может прилагаться лист согласования (приложение N 6 ).

    79. Проект служебного документа после согласования его с заинтересованными лицами и перед представлением на подпись командиру (начальнику) должен пройти правовую экспертизу, которую проводят должностные лица юридической службы в соответствии с Положением о юридической службе в Вооруженных Силах Российской Федерации*. При отсутствии замечаний начальник юридической службы (группы), старший юрисконсульт (юрисконсульт) или помощник командира по правовой работе, проводящий правовую экспертизу, визирует первый экземпляр проекта служебного документа на оборотной стороне последнего листа проекта, после чего проект представляется на подпись командиру (начальнику) воинской части.

    * Приказ Министра обороны Российской Федерации 1998 года N 100.

    80. При наличии замечаний проект служебного документа возвращается исполнителю для доработки или докладывается командиру (начальнику) с этими замечаниями.

    81. Внешнее согласование проекта служебного документа оформляется грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне проекта служебного документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), воинское (специальное) звание, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

    СОГЛАСОВАНО
    Заместитель Министра транспорта
    Российской Федерации
    _______________________________
    (подпись, инициал имени, фамилия)


    Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

    СОГЛАСОВАНО
    Протокол заседания
    _________________________________
    (наименование коллегиального органа)


    СОГЛАСОВАНО
    Письмо Росархива

    10.01.98 N 02-15/1247-Т

    82. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание проекта служебного документа затрагивает интересы нескольких организаций. На проекте служебного документа делается отметка: "Лист согласования прилагается".

    83. Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта служебного документа осуществляется в следующей последовательности:

    а) с организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания служебного документа, или когда содержание служебного документа затрагивает их интересы;

    б) с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных положениями об этих организациях;

    в) с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

    г) с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

    VI. Подписание служебных документов

    84. Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его воинское звание, личная подпись и ее расшифровка (инициал имени и фамилия).

    85. При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

    86. Служебные документы, направляемые от имени Министерства обороны организациям, не подчиненным Министерству обороны, подписываются Министром обороны Российской Федерации или его заместителями, а от имени других органов военного управления - руководителями этих органов от командира (начальника) воинской части, ему равного и выше. Служебные документы, направляемые подчиненным воинским частям или учреждениям, подписываются должностными лицами в пределах полномочий по подчиненности.

    87. Приказы и директивы подписывают командиры (начальники), которым уставами Вооруженных Сил и положениями об органах военного управления предоставлено право издавать приказы и директивы.

    88. Приказания подписывают начальники штабов всех наименований или военные коменданты гарнизонов.

    89. Указания подписывают начальники главных и центральных управлений Министерства обороны и управлений видов Вооруженных Сил, заместители и помощники командующих войсками округов, группами войск, флотами, армиями, флотилиями, командующие (начальники) родами войск, начальники управлений, служб и отделов, подчиненных командующему войсками округа, группой войск, флотом, армией, флотилией, и адресуют нижестоящим должностным лицам по роду своей деятельности.

    90. Приказы по вопросам боевой готовности, оперативной и боевой подготовки, по результатам инспектирования (проверок) войск, организационным, мобилизационным и другим важнейшим вопросам подписывают главнокомандующий (командующий, командир, начальник) и начальник главного штаба (штаба), а в воинской части, где должность начальника штаба штатом не предусмотрена, приказы подписывает командир (начальник) воинской части единолично.

    91. Право, подписи служебных документов, кроме приказов, директив, приказаний и указаний (пункты 87-90 настоящей Инструкции), в пределах полномочий предоставляется:

    а) в воинской части (на корабле), соединении - командиру и его заместителям (старшему помощнику командира корабля);

    б) на судне - капитану и первому помощнику;

    в) в учреждении, включая военное образовательное учреждение профессионального образования, на предприятии, в организации - начальнику (руководителю) и его заместителям;

    г) в гарнизоне - начальнику, его заместителям и военному коменданту гарнизона;

    д) в управлении округа, группы войск, флота, армии, флотилии - командующему, его заместителям (помощникам), заместителям начальника штаба, командующим (начальникам) родами войск и их заместителям, заместителям начальника тыла, начальникам самостоятельных управлений, отделов и служб;

    е) в центральных органах военного управления Вооруженных Сил:

    начальникам главных управлений и управлений Генерального штаба и их заместителям;

    командующим (начальникам) родами войск, их заместителям;

    начальникам самостоятельных управлений, направлений, инспекций, отделов, служб и их заместителям;

    заместителям: начальника Генерального штаба Вооруженных Сил, начальника Тыла Вооруженных Сил, начальника вооружения Вооруженных Сил, начальника строительства и расквартирования войск, начальника связи Вооруженных Сил, начальника штаба Тыла Вооруженных Сил;

    командующим (начальникам) родами войск видов Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальников главных штабов видов Вооруженных Сил, начальникам главных управлений и управлений видов Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальника вооружения и начальника Тыла, начальникам самостоятельных инспекций, комитетов, отделов и служб всех наименований;

    начальникам главных и центральных управлений Министерства обороны и их заместителям.

    92. В центральных органах военного управления Вооруженных Сил право подписи некоторых видов служебных документов может быть предоставлено начальникам несамостоятельных управлений, направлений, инспекций, комитетов, отделов и служб. Виды служебных документов и перечень должностных лиц, имеющих право подписывать эти служебные документы, устанавливаются решениями начальников главных штабов видов Вооруженных Сил, командующих (начальников) родами войск, начальников главных и центральных управлений Министерства обороны, главных управлений и управлений Генерального штаба Вооруженных Сил.

    93. В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного отсутствия по другой причине командира (начальника), имеющего право подписывать служебные документы, это право принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности отсутствующего. О возложении на военнослужащего временного исполнения обязанностей объявляется приказом убывающего на время или вышестоящего командира (начальника). В этом случае на служебных документах перед наименованием должности пишется: врио (временно исполняющий обязанности). Если на военнослужащего возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности, которая вакантна, то на служебных документах перед наименованием должности пишется: врид (временно исполняющий должность).

    Подписывать служебные документы с предлогом "за" или проставлением черты перед наименованием должности запрещается.

    94. Для направления служебного документа в подчиненные воинские части нескольким адресатам командиром (начальником) может подписываться только один экземпляр, который остается в делах отправителя. В этом случае адресатам посылаются экземпляры документа, исполненные техническими средствами копирования или заверенные должностным лицом в пределах полномочий или непосредственным исполнителем служебного документа. Для направления служебного документа нескольким адресатам в высшие инстанции командир (начальник) подписывает все экземпляры. В этом случае в делах остается копия документа, исполненная техническими средствами копирования или заверенная исполнителем.

    95. Предписания офицерам о направлении к месту военной службы по окончании военного образовательного учреждения профессионального образования может подписывать начальник отдела кадров, а отпускные билеты слушателям (курсантам) - начальник строевого отдела военного образовательного учреждения профессионального образования.

    96. Командиры (начальники) воинских частей своими приказами могут ограничить круг должностных лиц воинских частей, которым настоящей Инструкцией предоставлено право подписи служебных документов.

    97. Служебные документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

    98. В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается доклад, в котором указываются основания для составления проекта служебного документа, с кем согласован проект, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, мотивы непринятия поступивших предложений. Доклад должен быть предельно кратким.

    Если проект служебного документа подготовлен в соответствии с поручением вышестоящего командира (начальника), то к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается и это поручение.

    VII. Утверждение служебных документов

    99. Служебные документы утверждаются командиром (начальником) воинской части, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

    100. Утверждение служебного документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

    101. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности и воинского звания лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

    102. Если служебный документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа, его даты и номера.

    103. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу служебного документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

    VIII. Дата служебного документа и вступление его в силу

    104. Датой служебного документа является дата его подписания. Для служебного документа, принимаемого коллегиальным органом, датой является дата его принятия, а для утверждаемого служебного документа - дата его утверждения. Дату служебного документа и, если необходимо, надписи "Вручить лично" и о срочности проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее служебный документ. Для служебных документов, составленных совместно несколькими организациями, датой является дата подписания его должностным лицом, которое подписывает его последним.

    Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 декабря 1998 года).

    Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении служебного документа, передаче телефонограмм и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 13.12.98).

    105. Служебные документы вступают в силу с момента их подписания (принятия или утверждения), если в тексте служебного документа или законодательством не предусмотрена другая дата.

    IX. Адресование служебных документов

    106. Служебные документы адресуют в организации, их структурные подразделения, воинские части, конкретному лицу.

    107. При адресовании служебного документа в организацию, воинскую часть или их структурные подразделения без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

    111. При адресовании служебных документов (кроме директив), рассылаемых большому числу адресатов, перечисляются не более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Запрещается перечислять все воинские части и учреждения, входящие в состав округа, флота, армии, флотилии, соединения. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки (указатель рассылки) и на каждом документе указывается только один адрес. Например:

    Командирам воинских частей

    Только: командиру войсковой

    112. Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, имеющих условные наименования, производится по их условному наименованию. Например:

    114. Адресование служебных документов физическому лицу в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи * производится в следующем порядке:


    наименование адресата (фамилия, имя, отчество);

    название улицы, номер дома, номер квартиры;

    название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

    название области, края, автономного округа (области), республики;

    страна (для международных почтовых отправлений);

    почтовый индекс. Например: Карпухину Александру Егоровичу, улица Остоженка, дом 11, квартира 5, город Москва, 119115.

    115. При ведении служебной переписки между центральными органами военного управления Вооруженных Сил, а также внутри округов и флотов служебные документы могут адресоваться и пересылаться по действительным или условным наименованиям. Доставка таких служебных документов осуществляется силами и средствами фельдъегерско-почтовой связи.

    116. При ведении служебной переписки между центральными органами военного управления Вооруженных Сил и штабами, управлениями, направлениями, отделами и службами округов, групп войск, флотов и в обратном порядке служебные документы составляются и адресуются по действительным наименованиям, а пересылка (доставка) их осуществляется:

    а) в штабы, управления, направления, отделы и службы центральных органов военного управления Вооруженных Сил, округов и флотов - по условным наименованиям, а если они не присвоены, - по действительным наименованиям с указанием почтовых индексов и наименований пунктов приписки к объектам почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации;

    б) в штабы, управления, направления, отделы и службы групп войск и войск, временно находящихся за границей, - по условным наименованиям с указанием почтовых индексов без наименования пункта дислокации.

    В таком же порядке по присвоенным действительным наименованиям служебные документы составляют и адресуют воинские части, которым условные наименования не присвоены.

    117. Штабы, управления, направления, отделы и службы центральных органов военного управления Вооруженных Сил, округов, групп войск, флотов, которым присвоены условные наименования, при переписке с воинскими частями, с гражданскими учреждениями, предприятиями и организациями и военными представительствами на предприятиях промышленности все служебные документы составляют и адресуют по условным наименованиям.

    118. Военные представительства Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях при ведении служебной переписки несекретные служебные документы, не требующие скрепления гербовой печатью, составляют на бланках с угловыми штампами по наименованиям: "Представительство заказчика N. ".

    Несекретные служебные документы, направляемые военным представительствам Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях, адресуются по условным наименованиям: "Представительство заказчика N. ". Пересылка этих документов осуществляется по почтовым адресам, установленным для предприятий, учреждений и организаций, с указанием на пакете (конверте) фамилии и инициалов военного представителя.

    Указывать на пакетах (конвертах) слова: "Военное представительство", "Военный представитель", "Представительство заказчика" или "Представитель заказчика", а также воинское звание военного представителя запрещается.

    X. Делопроизводство Организация и задачи несекретного делопроизводства

    119. В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. В зависимости от объема служебных документов ведение несекретного делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение (часть), а там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части назначается ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства.

    В воинской части могут быть организованы делопроизводства (филиалы) и в соответствующих отделах (службах) в зависимости от характера выполняемых работ. Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих отделов (служб), а особенности учета, хранения и обращения с некоторыми служебными документами определяются специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.

    120. Несекретное делопроизводство воинских частей должно размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт управления дежурного по воинской части.

    Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в общих рабочих комнатах этих отделов (служб). Служебные документы хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках.

    121. По окончании рабочего дня помещения несекретного делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по воинской части (оперативному дежурному, начальнику караула) под расписку в книге приема и сдачи служебных помещений и находящихся в них сейфов и ключей от них, предусмотренной Наставлением по защите государственных секретов в Вооруженных Силах*.

    * Приказ Министра обороны 1990 года N 010.

    122. Для ведения несекретного делопроизводства назначаются лица, способные обеспечить сохранность служебных документов. Они обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции. Если в делопроизводстве работает более одного человека, то между ними распределяются функциональные обязанности. Время работы сотрудников несекретного делопроизводства, включая время на выполнение внутренних работ, регламентируется распорядком дня.

    123. Основные задачи несекретного делопроизводства:

    а) прием, учет, отправка и хранение служебных документов и служебных изданий;

    б) доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;

    в) ведение и оформление дел;

    г) выдача исполнителям служебных документов, служебных изданий и дел для работы;

    д) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов и служебных изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство;

    е) учет печатей и штампов, множительных аппаратов, электронно-вычислительных машин, факсов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);

    ж) подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

    з) учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; учет, хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей информации.

    Прием и учет служебных документов

    124. Прием поступающей служебной корреспонденции производится экспедицией или делопроизводством воинской части.

    125. В нерабочее время служебная корреспонденция принимается дежурным по штабу воинской части, который записывает ее в книгу учета входящей корреспонденции (приложение N 7 ), а с прибытием лица, ответственного за делопроизводство, передает всю полученную корреспонденцию в делопроизводство под расписку в этой книге, не вскрывая пакеты, бандероли и посылки. О получении срочных пакетов дежурный докладывает командиру (начальнику) воинской части или начальнику штаба воинской части.

    126. Принимаемые и передаваемые телефонограммы записываются дежурным по штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. В конце текста телефонограммы указываются время приема (передачи) и фамилии принявшего и передавшего телефонограмму. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года.

    127. Если дежурный по штабу воинской части не назначается, то служебная корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным по воинской части в порядке, предусмотренном пунктами 125 и 126 настоящей Инструкции.

    128. Лицо, принимающее служебную корреспонденцию, обязано проверить правильность адресования пакетов, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (расписке), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью "Для пакетов".

    129. Лицо, ведущее делопроизводство, вскрывает полученные пакеты, разрезая их с трех сторон так, чтобы не повредить вложенные документы, изымает все вложения и проверяет их наличие. Если при вскрытии будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

    130. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения служебного документа.

    131. Ошибочно засланные пакеты и служебные документы передаются или пересылаются по принадлежности за их же номерами, а излишние возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в другую воинскую часть.

    132. Поступившие в воинскую часть служебные документы (в том числе приказы, директивы, приказания и указания), а также документы, подготовленные в воинской части, регистрируются в журнале учета служебных документов (приложение N 8 ). В штабах объединений и выше, а также в военных комиссариатах субъектов Российской Федерации приказы (директивы, приказания и указания), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям, регистрируются, кроме того, в книге учета приказов и директив (приложение N 9 ).

    133. Служебные документы регистрируются в воинской части один раз: поступившие - в день поступления, подготовленные в воинской части - в день утверждения или подписания.

    134. Пакеты с надписью: "Вручить лично" регистрируются в журнале учета служебных документов (приложение N 8 ) без вскрытия путем записи номеров документов и наименования отправителя, имеющихся на пакете. При наличии на пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться или же производится по возвращении их в делопроизводство. Если запись о содержании такого документа не производится, то в графе "Наименование или краткое содержание документа" делается пометка: "Вручен лично". В отдельных случаях пакеты с надписью: "Вручить лично" могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом.

    135. Служебные документы, поступающие в воинские части, секретариаты и канцелярии для временного пользования и не подлежащие постоянному хранению, регистрируются в журнале учета переходящих служебных документов (приложение N 10 ) и передаются по принадлежности под расписку в этом журнале или по реестру (приложение N 11 ) с последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов.

    136. При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп (приложение N 12 ). При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится штамп (приложение N 13 ).

    На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких книгах, журналах (с указанием их номеров по Номенклатуре дел, книг и журналов) и за какими порядковыми номерами они учтены.

    137. До регистрации служебные документы для доклада и исполнения передавать запрещается.

    138. Рабочие тетради, служебные издания и другие подобные документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются в соответствующих книгах и журналах учета (без регистрации в журнале учета служебных документов).

    139. Служебные документы, подготовленные для пользования внутри воинской части и подлежащие хранению в делах, после подписи (утверждения) учитываются в журнале учета служебных документов (приложение N 8 ).

    140. Служебные документы, подготовленные для временного пользования (справки, планы, графики, расписания и т.п.), в журнале учета служебных документов не регистрируются и уничтожаются в делопроизводстве по миновании надобности. По указанию командира (начальника) воинской части один экземпляр таких документов может быть оставлен для пользования и учтен в делопроизводстве.

    141. Командир (начальник) воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам служебные документы докладываются непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство. Остальной личный состав документы на исполнение получает в несекретном делопроизводстве или через уполномоченных несекретных делопроизводств в управлениях, направлениях, отделах и службах воинской части.

    142. Служебные документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств.

    Рассмотрение и организация исполнения служебных документов

    143. Поступившие служебные документы докладываются командиру (начальнику) воинской части и рассматриваются им, как правило, в день поступления, а документы с отметкой "Срочно" и телеграммы - немедленно.

    144. Служебные документы из делопроизводства передаются исполнителям под расписку в журнале учета служебных документов (приложение N 8 ). Передача служебных документов из одного направления, отдела (службы) в другой производится через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в журналах учета. Допускается передача документов для временного пользования другим исполнителям воинской части под расписку в реестре (приложение N 11 ). В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под расписку в том же реестре.

    В центральных органах военного управления Вооруженных Сил, в штабах и управлениях округов, групп войск, флотов, армий и флотилий документы для согласования могут передаваться в таком же порядке в другие штабы, управления, направления, отделы, службы. Служебные документы могут передаваться для согласования в гражданские учреждения по реестру с разрешения командира (начальника) воинской части.

    145. Доклады, предложения, заключения и проекты служебных документов, представляемые во исполнение поручений, адресованных нескольким должностным лицам, должны быть согласованы с ними, а также с другими заинтересованными должностными лицами.

    146. К докладам, предложениям, заключениям и проектам служебных документов, представляемым во исполнение поручений, прилагается материал с оригиналом поручения, во исполнение которого подготовлен служебный документ.

    147. В тех случаях, когда в поступившем документе запрашивается о разъяснении того или иного вопроса или испрашивается разрешение на проведение какого-либо мероприятия, а также по другим аналогичным запросам и ходатайствам командир (начальник), которому адресован такой документ, ответ на него может дать на этом же документе в виде краткой резолюции. Такой служебный документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за входящим номером без сопроводительного письма.

    148. Если командир (начальник), которому адресован служебный документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.

    Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован служебный документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее служебный документ.

    149. Решения и поручения (в дальнейшем - поручения) по исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях этих документов. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции командира (начальника).

    В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, а если он не указан, то ответственным исполнителем становится лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

    150. Резолюция может быть написана на бланке или на отдельном листе, приложенном к служебному документу. На нижнем поле этого листа (бланка) указываются дата и номер документа, к которому относится резолюция.

    В необходимых случаях для написания поручения, а также для ознакомления со служебными документами прилагаются специальные листы (приложения N 14 -15 ), которые после исполнения служебного документа наклеиваются на оборотную сторону его последнего листа.

    151. Служебные документы передаются исполнителю в день их рассмотрения командиром (начальником), но не позднее следующего дня, через несекретное делопроизводство.

    152. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение служебного документа в установленный срок. Соисполнители должны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы по вопросам, входящим в их компетенцию.

    153. Все служебные документы должны исполняться в установленный срок, который указывается в самом служебном документе либо в поручении (в резолюции) о его исполнении. Срок исполнения служебного документа определяется должностным лицом, подписывающим служебный документ (поручение), исходя из срока, установленного органом, направившим служебный документ, или срока, установленного законодательством. При установлении срока исполнения служебного документа командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.

    154. Если срок исполнения служебного документа не указан ни в самом служебном документе, ни в поручении, то служебный документ должен быть исполнен в срок не более месяца, а служебный документ с пометкой "Срочно" - в трехдневный срок.

    155. Изменение срока исполнения служебного документа производится должностным лицом, установившим срок. При необходимости продления срока исполнения служебного документа должностному лицу, давшему поручение, не позднее чем за три дня (по срочному документу - за один день) до истечения срока исполнения представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мер и срока, необходимого для исполнения (доработки) служебного документа.

    Доклад с ходатайством о продлении срока исполнения служебного документа допускается представлять без согласования с должностными лицами, указанными в поручении в качестве соисполнителей.

    156. Об изменении срока исполнения служебного документа делаются соответствующие отметки в документах, в которых был указан первоначальный срок исполнения.

    Отправка служебных документов

    157. Служебные документы после их подписи командиром (начальником) регистрируются в журнале учета служебных документов (приложение N 8 ) и отправляются по назначению делопроизводством, как правило, в день их приема от исполнителей.

    Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно. Отправка служебных документов без регистрации их в журнале учета запрещается.

    158. При приеме служебных документов для отправки лицо, ведущее делопроизводство, обязано в присутствии исполнителя проверить правильность оформления и адресования служебного документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов, а также наличие на экземпляре, остающемся в деле, расчета рассылки и отметки, в какое дело служебный документ следует подшить.

    Расчет рассылки подписывается начальником управления, направления, отдела (службы), которым подготовлен служебный документ.

    159. Присвоенный воинской части цифровой индекс проставляется впереди исходящего номера и отделяется от него дробной чертой. Например: 205/123.

    Если служебный документ составлен на бланке с угловым штампом, то исходящий номер проставляется в угловом штампе.

    Если служебный документ составлен на листке без углового штампа, то исходящий номер проставляется под датой подписанного служебного документа.

    160. Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности, воинского звания, фамилии и инициалов. Копия подшивается в дело вместе с исполненным документом.

    Если копия исходящего служебного документа требуется для работы, она выдается исполнителю под расписку в журнале учета исходящих служебных документов (приложение N 8 ).

    В тех случаях, когда оставлять в делах копии отправляемых служебных документов нет надобности, разрешается исполнение исходящих служебных документов по количеству адресатов без копии.

    161. Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата и исходящий номер на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловым штампом (без углового штампа), проставляются ниже подписей должностных лиц, в левом нижнем углу.

    162. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, при котором он отправлен.

    163. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие воинские части они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В журнале учета служебных документов (приложение N 8 ) указываются, кому отправляется служебный документ, порядковый номер по книге реестров (разносной книге) и дата отправки.

    164. Разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. В этих случаях в журнале учета служебных документов (приложение N 8 ) производится отметка об отправке: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер по реестру и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале учета служебных документов (приложение N 8 ).

    165. Рабочие тетради и служебные издания разрешается отправлять за их учетными номерами без сопроводительных писем.

    166. Наряды, накладные и другие приходно-расходные служебные документы на вооружение, военную технику и другие материальные средства в журнале учета служебных документов не регистрируются и пересылаются за присвоенными им номерами по соответствующим книгам учета.

    Конвертование служебных документов

    167. Служебные документы, подлежащие пересылке, конвертуются. Отправляемые одновременно несколько служебных документов одному и тому же адресату вкладываются в один пакет.

    В тех случаях, когда приложения посылаются в нескольких пакетах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на пакете ставится номер этого письма, а на последующих пакетах ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы "к", например: к N 205/275. На основном служебном документе или в сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов.

    168. Служебные документы, посылаемые постоянным адресатам, могут отправляться в пакетах с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом.

    169. На лицевой стороне пакета (почтового конверта, оболочки почтового отправления) указываются:

    а) степень срочности, если она имеется на подписанном служебном документе;

    б) почтовый адрес получателя;

    в) номера всех служебных документов, вложенных в пакет. На пакетах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись: "Вручить лично".

    170. В адресах на пакетах запрещается указывать воинские звания, фамилии, имена, отчества и штатные воинские должности отправителей и получателей служебных документов, а также принадлежность их к Вооруженным Силам, кроме случаев, предусмотренных пунктами 118 и 171 настоящей Инструкции.

    171. Почтовые адреса на пакетах (почтовых конвертах, оболочках почтовых отправлений) отправителей и получателей пишутся в следующей последовательности:

    а) для воинских частей, расположенных на территории Российской Федерации, - наименование получателя (фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес получателя пишется в правой части пакета, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. В наименовании адресата пишется: "Командиру (начальнику) войсковой части _______" (указывается условное наименование воинской части, а если оно не установлено, то действительное);

    б) для воинских частей, расположенных вне территории Российской Федерации, а в военное время для всех воинских частей - "Командиру войсковой части - полевая почта ______". При этом указываются номер полевой почты и почтовый индекс без указания пункта дислокации;

    в) для военных представительств Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях - фамилия, инициалы военного представителя; условное (предприятие п/я К-0001) или действительное наименование предприятия, учреждения и организации; название населенного пункта (город, поселок и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; почтовый индекс.

    172. Если отправителю служебного документа известно действительное наименование воинской части, но неизвестно ее условное наименование или известно условное наименование, но неизвестно наименование населенного пункта или пункта приписки к узлу (станции) фельдъегерско-почтовой связи или к объекту почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации, то документ может быть адресован: в случае, если действительное наименование воинской части подлежит засекречиванию в соответствии с Перечнями сведений, подлежащих засекречиванию в Вооруженных Силах*, - в порядке, установленном для документов, имеющих гриф секретности, в остальных случаях - по условному наименованию в порядке, установленном для несекретных служебных документов.

    * Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 года N 055.


    Отправка таких документов производится в двойной упаковке с предупредительной надписью: "Двойной пакет". На внутреннем конверте указывается, кому адресован документ (действительное или условное наименование воинской части - получателя), а на внешнем конверте пишется адрес узла (станции) фельдъегерско-почтовой связи военного округа, на территории которого находится отправитель.

    173. Адреса получателей и отправителей служебных документов следует писать (печатать) четко, полно, без сокращений и помарок. Пятизначные номера условных наименований на пакетах проставляются под словами "Войсковая часть" или "Полевая почта".

    174. Лицо, ответственное за конвертование и отправку служебных документов, обязано перед отправкой пакетов сверить адреса и номера, указанные на пакетах, с адресами и номерами, указанными на служебных документах, в книге реестров (реестрах) и журналах учета, в которых эти документы зарегистрированы.

    175. В воинских частях, где имеются экспедиции, пакеты с документами для отправки сдаются в эти экспедиции по книге реестров или реестру (приложение N 16 ).

    Пакеты, подлежащие пересылке через объекты почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации, оплачиваются в установленном порядке по действующим тарифам этого Государственного комитета, а затем сдаются экспедицией в объект почтовой связи, к которому приписана воинская часть, или на станцию фельдъегерско-почтовой связи для пересылки по назначению.

    176. В воинских частях, где нет экспедиций, пакеты сдаются в объект почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации сотрудником делопроизводства за плату или с наклеенными марками.

    177. Служебные документы местным адресатам могут сдаваться по принадлежности под расписку в реестре через экспедиторов (посыльных, фельдъегерей) воинских частей.

    178. Правилами оказания услуг почтовой связи установлены следующие размеры и предельная масса внутренних (для пересылки и доставки в пределах Российской Федерации) почтовых отправлений в упаковке:

    письма - 110 x 220 мм, 114 х 162 мм или 162 x 229 мм, 229 x 324 мм, 250 x 353 мм; предельная масса - 2 кг;

    почтовые карточки - 105 x 148 мм;

    бандероли максимальные: 36 см в одном из трех измерений (длина, ширина, высота); предельная масса - 2 кг, а с вложением одной книги - 3 кг при сумме трех измерений, не превышающей 65 см. Для бандеролей, свернутых трубкой, - 70 см в длину и 15 см в диаметре. В отдельных случаях бандероли, свернутые трубкой, могут приниматься длиной до 1,5 м, когда вложение не может быть перегнуто (карты, схемы и т. д.). Минимальные размеры бандеролей - 10 см в одном измерении и не менее 5 см в другом (при любой минимальной толщине), а свернутых трубкой - 10 см в длину и 5 см в диаметре. Допускается превышение установленной максимальной массы бандероли на 100 г.

    Посылки, в том числе с одеждой граждан, призванных на военную службу, максимальные: 50 x 50 x 40 см; предельная масса - 20 кг. Подлежат приему отдельные посылки с предметами до 2 м при условии, что периметр (длина окружности) наибольшего поперечного сечения не превышает 1,5 м. Минимальные размеры посылок: 10 см в одном измерении и не менее 5 см в каждом из остальных измерений.

    Хранение служебных документов, оформление и ведение дел, книг, журналов

    179. Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год.

    180. В каждой воинской части на все заводимые дела, книги и журналы к началу года составляется номенклатура дел, книг и журналов (приложение N 17 ). Номенклатура составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Она является основным учетным документом на текущий год. Нумерация формируемых дел, книг и журналов (в том числе переходящих) по возможности должна сохраняться из года в год. В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы учета несекретного делопроизводства воинской части, делопроизводств направлений, отделов и служб, а также дела, книги и журналы, не законченные ведением в прошлом году.

    При составлении номенклатуры следует руководствоваться примерным перечнем дел, книг и журналов, включаемых в номенклатуру (приложение N 18 ), а также Перечнем документов со сроками их хранения*.

    * Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 года N 033.

    181. Номенклатура дел, книг и журналов подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, утверждается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Номенклатура дел, книг и журналов учитывается в журнале учета служебных документов, а после годовой проверки наличия служебных документов и перерегистрации переходящих дел, книг и журналов подшивается в дело. В номенклатуре производятся все необходимые отметки в графах и итоговая запись о количестве дел, книг и журналов, заведенных в течение года. Например: "По настоящей номенклатуре за 1998 год заведено 105 дел, книг и журналов в 130 томах".

    182. Направлениям, отделам, службам и другим подразделениям воинской части выдаются выписки из номенклатуры. Выдача дел, книг и журналов в направления, отделы, службы и другие подразделения воинской части производится под расписку в карточках выдачи (приложение N 19 ).

    183. Изменения в номенклатуру вносятся с письменного разрешения должностного лица, утвердившего ее. Внесенные в номенклатуру изменения заверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

    Вторые и последующие тома дел, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения за теми же номерами с указанием "том 2", "том 3" и т. д. для чего в номенклатуре после соответствующих номеров дел, книг и журналов оставляется место для записи последующих томов.

    184. Учетные карточки на вооружение, военную технику и другие материальные средства оформляются в картотеках, размещаемых в картонных коробках или деревянных ящиках длиною 38 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек.

    На лицевую сторону каждого картотечного ящика наклеивается титульный лист, на котором указываются данные применительно к приложению N 19 .

    Заверительные надписи в картотеках оформляются на листе формата карточки, помещаемом за последней карточкой.

    Коробки и ящики с карточками, если они не убираются в шкафы, должны запираться и опечатываться.

    Учетные карточки (картотека) на вооружение, военную технику и другие материальные средства подлежат учету по номенклатуре дел, книг и журналов.

    185. При реорганизации воинской части, влекущей за собой изменение рода войск, действительного или условного наименования, ведение дел, книг и журналов прекращается и в порядке, установленном настоящей Инструкцией, составляется новая номенклатура, в которую вносятся вновь заводимые дела, книги и журналы.

    Если воинская часть будет только переименована (присвоено почетное наименование), ведение дел продолжается. В этом случае на обложках дел под старым наименованием указывается новое наименование воинской части.

    186. Журналы, рабочие тетради и книги учета делопроизводства и исполнителей, магнитные носители информации, которые ведутся в течение нескольких лет, могут учитываться по книге учета рабочих тетрадей (приложение N 20 ). Эта книга вносится в номенклатуру и переучитывается из года в год.

    187. По окончании года все дела, книги и журналы учета со сроком хранения 10 лет и более учитываются в инвентарном журнале (приложение N 21 ).

    В том случае, если некоторые дела или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с отметкой, за каким номером они учтены в следующем году.

    188. При небольшом объеме служебной переписки журнал учета служебных документов может вестись на протяжении нескольких лет. В этом случае регистрация документов должна ежегодно начинаться с первого номера.

    189. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается вместе, в одно дело, в порядке поступления и исполнения служебных документов. Приказы и директивы подшиваются (брошюруются) в порядке их номеров в отдельные папки по годам издания. При этом приказы подшиваются (брошюруются) отдельно от директив.

    Как исключение некоторые служебные документы по одному и тому же вопросу, исполненные в новом году, могут подшиваться в дела прошлого года (и наоборот, служебные документы прошлого года - в дела нового года) без их перерегистрации. В этих случаях в книгах и журналах учета указывается, в дело какого года подшиты эти документы.

    190. Дата начала дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна соответствовать дате первого подшитого в это дело служебного документа. Дата окончания дела должна соответствовать дате последнего подшитого в дело служебного документа. Эти даты проставляются на обложке дела после его окончания.

    191. Подшивка служебных документов в дело производится так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе двух сантиметров, а листы не выступали за края обложки.

    Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.

    192. При формировании дел необходимо соблюдать состав служебных документов, которые должны подшиваться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, лишних экземпляров размноженных копий не допускается. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы.

    Номер дела, в которое должен быть подшит служебный документ, определяет исполнитель. На документе проставляется отметка: "В дело N _____" (указываются номер дела, дата, подпись исполнителя или командира (начальника).

    193. Все подшитые в дело служебные документы нумеруются в правом верхнем углу нумератором или графитным карандашом. Нумерация листов в каждом томе дела начинается с первого номера. Чистые листы не нумеруются.

    Лист, сложенный вдвое и пришитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и пришитый за один край, нумеруется как один лист, фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются очередным порядковым номером на оборотной стороне в левом верхнем углу.

    194. Если к служебному документу подклеены одним краем другие служебные документы (переводы, вставки текста, справки и т.п.), то на каждом листе подклеенного служебного документа проставляется очередной порядковый номер.

    Если на листе служебного документа наклеены фотоснимки, таблицы, схемы и т.п. то этот лист нумеруется как один. На оборотной стороне такого листа делается опись наклеенных на него документов, которая удостоверяется подписью исполнителя. Во внутренней описи и заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе пять наклеено три фотоснимка согласно описи на обороте листа".

    195. Карты, схемы, планы, чертежи, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких картах, схемах, планах и чертежах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. Во внутренней описи и заверительной надписи в конце дела о таких склейках делается оговорка. Например: "Лист пять - карта-склейка из 10 листов".

    Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки, магнитные носители информации и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в дела, могут храниться в деле в отдельных папках (конвертах) или могут быть сброшюрованы в альбом и взяты на инвентарный учет.

    196. При подшивке служебных документов металлические скрепления удаляются. Использование при подклейке мучного и крахмального клейстеров не разрешается.

    197. В каждом деле ведется внутренняя опись подшитых в него служебных документов (приложение N 22 ).

    198. Одновременно с заведением дела заполняется карточка его выдачи (приложение N 19 ), которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с ним сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая карточка, которая приобщается к заполненной. Заполненная карточка во внутреннюю опись дела не вносится, не нумеруется и листом дела не считается.

    В журналах учета служебных документов (входящих и исходящих) делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа.

    199. Подлинные личные документы военнослужащих и лиц гражданского персонала (свидетельства о рождении, о браке, документы об образовании и т.п.) в дела не подшиваются. При необходимости в дела подшиваются только заверенные в воинской части копии этих документов.

    200. Обложки дел должны быть стандартного размера (229 х 324 мм) и изготовлены из твердого картона.

    На обложке дела проставляются: номер и наименование дела согласно номенклатуре дел, условное наименование воинской части, а если таковое не присвоено, то действительное наименование; дата начала и окончания, количество листов в деле, количество приложений к нему и срок хранения дела в архиве (приложение N 23 ). Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после номера тома в скобках - "последний".

    Наименование дела должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в него документов. Присваивать делам наименования "Разная переписка", "По общим вопросам" и т.п. запрещается.

    Если делу нельзя дать одно общее название, то заголовок составляется путем обобщения сходных служебных документов. На обложках книг и журналов указываются те же данные, что и на обложках дел. Все заводимые книги и журналы должны быть пронумерованы.

    201. Записи в книгах и журналах учета производятся чернилами или пастой фиолетового, синего, черного цветов. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправлявшего. Подчистки не допускаются.

    Надписи на обложках дел, книг и журналов производятся чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.

    202. Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся на замок сейфах, шкафах или ящиках, которые опечатываются личной печатью работника делопроизводства, ответственного за их хранение. Место и порядок хранения ключей устанавливает начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.

    203. Изъятие из дела служебного документа производится с разрешения начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей. При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель (приложение N 24 ). Справка-заместитель подписывается начальником делопроизводства или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и заверяется мастичной печатью "Для пакетов". Исправление общего количества листов, в этом случае не производится, а на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела.

    Об изъятых служебных документах делается отметка во внутренней описи.

    Временное изъятие служебных документов из текущих дел производится лицом ответственным за ведение делопроизводства. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.

    204. После закрытия дел, книг и журналов текущего года делаются соответствующие отметки в номенклатуре дел.

    Законченные ведением дела, книги и журналы хранятся в делопроизводстве и составляют архивный фонд воинской части.

    О сданных на хранение в архив и уничтоженных делах, книгах и журналах делается отметка в номенклатуре дел с проставлением даты и номеров сдаточных описей или актов.

    205. Порядок оформления дел, книг и журналов, подлежащих сдаче в архивы в воинских частях, их хранения, подготовки и сдачи в центральные архивы, архивы округов, флотов и флотилий, а также правила фондирования документов определены Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации*.

    * Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 года N 270.

    Постоянная готовность несекретного делопроизводства

    206. Несекретное делопроизводство находится в постоянной готовности для работы в условиях перехода войск с мирного на военное положение.

    Основные задачи несекретного делопроизводства: обеспечение вывоза и сохранности служебных документов, бесперебойная работа с ними, своевременная сдача в архив и уничтожение ненужных служебных документов.

    В делопроизводстве должна быть инструкция личному составу делопроизводства по действиям при переводе Вооруженных Сил с мирного на военное время, которая утверждается командиром (начальником) воинской части. К инструкции должны прилагаться описи служебных документов, вывозимых по боевой тревоге, и описи служебных документов, сдаваемых в архив.

    207. Для хранения несекретных документов, вывозимых по боевой тревоге, делопроизводства должны иметь запираемые ящики, а для доставки архивных материалов к месту сдачи - мешки и бирки с приспособлениями для опечатывания.

    208. По боевой тревоге вывозится минимально необходимое количество несекретных служебных документов, изданий, дел, книг и журналов. Перечень их определяет начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.

    Контроль за состоянием несекретного делопроизводства

    209. Командиры (начальники) воинских частей систематически контролируют состояние несекретного делопроизводства и порядок работы со служебными документами.

    210. Ежегодно (в январе-феврале) состояние делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира (начальника) воинской части. Члены комиссии перед проверкой инструктируются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Комиссия проверяет выполнение требований настоящей Инструкции, наличие текущих и архивных дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", бланков строгого учета, печатей и штампов (где нет секретных отделов), наличие служебных документов, не подшитых в дела, и выборочно проверяет наличие несекретных служебных документов из числа наиболее важных. Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием служебных документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.

    211. К началу работы комиссии все учтенные служебные документы должны быть сданы в делопроизводство, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах учета нового года. В книгах и журналах прошлого года делается отметка с указанием новых учетных номеров.

    О результатах проверки командиру (начальнику) воинской части представляется акт, в котором указываются, какие документы проверялись, за какой период, с какого и по какой номер, обнаруженные недостатки и предложения. К акту прилагается перечень не подшитых в дела служебных документов.

    XI. Контроль за исполнением служебных документов

    212. В воинских частях должен быть установлен контроль за исполнением служебных документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц.

    213. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

    Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов военного управления, так и направляемых в подчиненные воинские части.

    214. Служебные документы, взятые на контроль, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов (приложения N 25 -26 ) или заносятся в память электронно-вычислительной машины, предназначенной для этой цели, с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.

    На лицевой стороне первого листа таких служебных документов в правом верхнем углу ставится штамп (приложение N 27 ).

    215. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству.

    На исполненном служебном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен служебный документ, дата исполнения и номер дела, в которое служебный документ должен быть подшит. Эта отметка делается на оборотной стороне последнего листа служебного документа и свидетельствуется подписью исполнителя.

    На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на оборотной стороне последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос, заверяемую своей подписью.

    О снятии служебного документа с контроля делается отметка в журнале (карточке) контроля.

    216. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на командиров (начальников), которым были даны поручения, и непосредственных исполнителей.

    Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами соответствующих командиров (начальников).

    217. Для ведения контроля за исполнением служебных документов в каждой воинской части отрабатывается система контроля, которая должна включать:

    а) средства контроля: система автоматизированного контроля или журналы (карточки) контроля за исполнением служебных документов;

    б) органы контроля: соответствующие командиры и начальники, штабы, делопроизводства и лица, специально назначенные для контроля;

    в) методы контроля: личный контроль соответствующих командиров и начальников; заслушивание должностных лиц, назначенных для ведения контроля; периодические проверки; анализ исполнения служебных документов.

    218. Лица, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны:

    а) постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;

    б) упреждать возможность невыполнения поручений в установленные сроки, докладывать о всех случаях задержки исполнения соответствующим командирам (начальникам);

    в) периодически анализировать состояние исполнения документов, в том числе и в подчиненных воинских частях, разрабатывать мероприятия по усилению контроля исполнения и вносить командирам (начальникам) предложения об улучшении этой работы.

    219. Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника) воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам (начальникам).

    В актах проверки отражаются следующие вопросы: общее количество служебных документов, поставленных на контроль; сколько из них исполнено в установленные сроки; какие поручения не исполнены в срок; причины неисполнения; виновные лица; предложения по совершенствованию контроля.

    XII. Учет и рассылка приказов и директив

    220. Издаваемые командиром (начальником) воинской части приказы и директивы регистрируются в книге учета приказов и директив (приложение N 9 ). Приказы нумеруются отдельно от директив. Порядковые номера приказов и директив ежегодно начинаются с первого номера.

    Если приказы и директивы ведутся в специальных книгах, то в книге учета приказов и директив они не учитываются.

    221. Приказы и директивы должны издаваться в строго ограниченном количестве и высылаться только в те воинские части, которым они необходимы. Высылка приказов для сведения не разрешается.

    Ответственность за определение тиражей и правильность рассылки приказов и директив возлагается на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.

    222. Приказы и директивы рассылаются по расчетам рассылки, которые составляются на каждый приказ (директиву) в отдельности.

    Расчеты рассылки приказов и директив составляются на обороте последнего листа подлинного экземпляра приказа (директивы) или на отдельном листе, подписываются начальником управления (направления, отдела, службы), подготовившего проект приказа (директивы), и утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

    В необходимых случаях расчеты рассылки могут составляться в специально заведенной книге расчетов рассылки.

    223. Приказы и директивы, высылаемые воинским частям, могут направляться за присвоенными им номерами без сопроводительных писем с указанием на пакете номера приказа (директивы) и количества экземпляров (если направляется более одного экземпляра). Например: "N 311 - 2 экз.".

    При высылке нескольких экземпляров приказа (директивы) одному и тому же адресату они могут высылаться и при сопроводительных письмах, в которых указывается количество экземпляров и для кого они предназначены.

    224. Штабы армий, им равные и выше, а также военные комиссариаты субъектов Российской Федерации рассылку своих приказов, а также приказов и директив, полученных из вышестоящих инстанций для подчиненных воинских частей, производят по книге учета приказов и директив (приложение N 9 ) или по типовым расчетам, утверждаемым соответствующими начальниками. Типовые расчеты периодически уточняются.

    225. Воинским частям, которым приказы и директивы в полном объеме не требуются, высылаются выписки из них. На пакетах и реестрах проставляются: номер и год издания документа. Например: "вып. N 170-96 г.". О произведенных выписках на приказах и директивах делаются отметки с указанием объемов выписок, кому высланы.

    226. Объявление в своих приказах приказов и директив вышестоящих командиров (начальников) запрещается, за исключением приказов по личному составу.

    Командиры (начальники) воинских частей в своих приказах и директивах могут довести в изложении до подчиненных воинских частей отдельные требования приказов и директив вышестоящих командиров (начальников) с обязательной ссылкой на них.

    227. Подлинные приказы командиров (начальников) воинских частей брошюруются в отдельное дело, за исключением случаев, когда такие приказы ведутся в специальных книгах.

    Подшивать приказы и директивы в дела с другими служебными документами запрещается.

    Дела с подлинными приказами и директивами на руки исполнителям не выдаются.

    228. Порядок ознакомления с приказами и директивами устанавливается командиром (начальником) воинской части.

    В каждой воинской части ведется журнал учета объявления приказов, директив и других служебных документов личному составу и должностным лицам (приложение N 28 ).

    229. Вводимые в действие приказами уставы, наставления, инструкции, правила и другие руководящие документы, предназначенные для постоянного пользования, разрешается учитывать по журналу учета служебных изданий (приложение N 29 ).

    230. Документы, послужившие основанием для издания приказа (директивы), листы согласования, доклады подшиваются отдельно в соответствующие дела с отметкой на них даты и номера приказа (директивы).

    231. Справочная работа по приказам и директивам командиров (начальников) проводится применительно к требованиям Инструкции по ведению справочной работы по приказам и директивам Министра обороны*.

    * Директива Генерального штаба 1977 года N ДГШ-31.


    Ответственность за ведение справочной работы по приказам и директивам возлагается на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на одного из заместителей командира (начальника) воинской части.

    232. При расформировании воинской части все приказы (директивы) вышестоящих командиров (начальников) по указанию штаба округа, группы войск, флота передаются в другие воинские части или уничтожаются на месте в установленном порядке.

    Подлинные приказы и директивы расформированной воинской части подлежат сдаче в архив.

    XIII. Особенности работы со служебными документами, содержащими информацию ограниченного распространения

    233. К служебным документам (изданиям), содержащим информацию ограниченного распространения, относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающуюся деятельности воинских частей, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

    234. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

    а) акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

    б) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

    в) описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

    г) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

    д) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

    е) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

    235. Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определен настоящей Инструкцией в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти*.

    * Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233.

    236. На служебных документах (изданиях), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

    237. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на служебных документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим служебный документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

    238. Прием и учет служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

    Служебные документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются по журналу учета служебных документов (приложение N 8 ), а служебные издания - по журналу учета служебных изданий (приложение N 29 ), как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру служебного документа добавляется отметка "ДСП".

    239. Служебные документы с пометкой "Для служебного пользования" печатаются (размножаются) в машинописном бюро. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, отпечатавшего документ, дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.

    Печатание (тиражирование) изданий с пометкой "Для служебного пользования" на полиграфических предприятиях Вооруженных Сил производится в соответствии с требованиями Положения об издательской деятельности по выпуску служебных изданий (документов) в Вооруженных Силах Российской Федерации*.

    * Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 года N 355.

    240. Служебные документы с пометкой "Для служебного пользования":

    а) передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение и только под расписку;

    б) пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

    в) размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего командира (начальника);

    г) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);

    д) разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и т.п. Они выдаются под расписку руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в чемоданах (портфелях).

    241. При направлении служебного документа с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается исполнителем и утверждается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

    242. Исполненные служебные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие служебные документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

    243. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

    244. Передача служебных документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного командира (начальника).

    245. При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим командиром (начальником).

    246. Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом командира (начальника) воинской части. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.

    В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

    Результаты проверки оформляются актом.

    247. О фактах утраты служебных документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику), который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде командиру (начальнику), назначившему комиссию.

    248. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

    249. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится приказами командиров (начальников), подписавших (утвердивших) такие служебные документы, или приказами вышестоящих должностных лиц, а также без приказов - путем зачеркивания этими командирами (начальниками) или вышестоящими должностными лицами на подлиннике служебного документа пометки "Для служебного пользования" с указанием даты, их воинского звания, должности и фамилии.

    О снятии пометки "Для служебного пользования" на служебных документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Имеющиеся на служебных документах, делах или изданиях пометки "Для служебного пользования" зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки, воинского звания, должности и фамилии лица, снявшего пометку.

    Например: "Пометка "Для служебного пользования" снята приказом командира войсковой части ____ ____ года N ____ полковника Максимова А.П.".

    250. Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются обобщенные сведения, касающиеся деятельности воинских частей, предприятий оборонной промышленности, материально-технического обеспечения и других аналогичных сведений, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с пометкой "Для служебного пользования".

    251. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, военнослужащий (работник) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

    252. Снятие копий со служебных документов с пометкой "Для служебного пользования", поступивших из вышестоящей воинской части, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения командира (начальника), подписавшего служебный документ.

    XIV. Бланки строгой отчетности

    253. Бланки строгой отчетности учитываются и хранятся в порядке, установленном для документов с пометкой "Для служебного пользования".

    К бланкам строгой отчетности относятся бланки: документов, удостоверяющих личность и гражданство военнослужащих; документов, удостоверяющих личность и правовое положение военнослужащих; трудовых книжек с вкладышами к ним, воинских перевозочных документов, аттестатов на материальные ценности, чековых, квитанционных и расчетных книжек, а также бланки с угловыми штампами воинской части, бланки с грифом "Секретно" (по заполнении) и другие бланки, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом.

    254. Учет бланков строгой отчетности ведется в направлениях (отделах, службах) воинских частей по журналу (приложение N 30 ) или по формам, установленным соответствующими наставлениями, руководствами, инструкциями, правилами. По состоянию на 01.01 каждого года в журнале учета бланков строгой отчетности выводится итоговая запись об остатке наличия бланков.

    255. Для издания бланков строгой отчетности определяется их тираж. При издании бланки строгой отчетности нумеруются.

    XV. Особенности учета и рассылки служебных изданий

    256. Все полученные из других воинских частей, а также изготовленные в типографиях несекретные служебные издания учитываются по журналу учета служебных изданий (приложение N 29 ). На сопроводительных письмах, при которых они получены, указывается, за какими номерами учтены эти издания по журналу учета, а должностное лицо, получившее служебные издания на хранение, расписывается в этом.

    На служебных изданиях, остающихся для пользования внутри воинской части, на обложке и титульном листе проставляется учетный номер (приложение N 31 ). Дополнительно полученные экземпляры служебных изданий учитываются за новыми номерами.

    Несекретные служебные издания при их печатании и тиражировании подлежат предварительному и последующему контролю органами информационной безопасности в средствах массовой информации.

    257. Тиражи и расчеты рассылки служебных изданий утверждаются начальниками штабов округов, групп войск, флотов, им равными и выше, командующими (начальниками) родами войск, начальниками главных и центральных управлений Министерства обороны и Генерального штаба Вооруженных Сил.

    Служебные издания с учетом их содержания направляются по подчиненности и только в те воинские части, для которых они действительно необходимы.

    Пересылка служебных изданий через штабы округов в воинские части, непосредственно подчиненные главнокомандующим видами Вооруженных Сил, командующим (начальникам) родами войск, начальникам главных и центральных управлений Министерства обороны, дислоцирующиеся на территории округов, запрещается.

    258. Служебные издания, поступающие для рассылки, рассылаются за инвентарными номерами, за исходящими номерами (если они присвоены изданию) или при сопроводительных письмах, в которых указываются наименование и количество экземпляров изданий. Сопроводительные письма, при которых получены или отправлены издания, подшиваются в отдельное дело. Расчеты рассылки в этом случае подписываются исполнителем и утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

    259. Для временного пользования служебные издания высылаются в другие воинские части с сопроводительным письмом. Отметка об отправке служебного издания в журнале учета не производится, и по возвращении служебные издания хранятся за прежними инвентарными номерами. Отметки о возвращении изданий производятся на сопроводительных письмах. Контроль за возвращением этих служебных изданий осуществляют лица, ведущие делопроизводство.

    260. Служебные издания пересылаются через объекты почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации или через узлы и станции фельдъегерско-почтовой связи.

    261. В случае износа журнала учета служебных изданий, а также в тех случаях, когда большинство служебных изданий разослано или уничтожено, с разрешения начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей может быть произведен переучет служебных изданий и заведен новый журнал.

    Переучет производится лицом, ответственным за хранение и учет служебных изданий. Для проверки правильности переучета по приказу командира (начальника) воинской части назначается комиссия. Комиссия обязана проверить наличие всех имеющихся служебных изданий, сверить записи в старых и новых журналах, оправдательные документы, подтверждающие отправку или уничтожение служебных изданий, и удостоверить актом правильность перерегистрации. В новый журнал учета переносятся только те служебные издания, которые к моменту переучета имеются в воинской части.

    После переучета служебных изданий старый журнал учета уничтожается по истечении установленного срока хранения.

    262. При наличии в воинской части большого количества служебных изданий (более 5 тысяч наименований), перерегистрация которых связана с большими трудностями, разрешается заводить новые журналы учета. При этом для отличия от старых инвентарных номеров на служебных изданиях перед номерами проставляется индекс (например: инв. N 1/1, 1/2, 1/3 и т. д.). Журналы старого учета по мере их закрытия и перерегистрации оставшихся изданий в новые проверяются комиссией с составлением акта.

    263. Служебные издания хранятся в том же порядке, что и служебные документы. Выдача служебных изданий производится под расписку в карточке выдачи (приложение N 19 ) или в читательском абонементе. Служебные библиотеки могут вести картотеки на служебные издания. На каждой карточке проставляется инвентарный номер, за которым учтено служебное издание.

    264. Передача служебного издания Министерства обороны в организации Российской Федерации, не подчиненные Министерству обороны, производится с разрешения должностного лица, принявшего решение о его издании.

    Передача служебных изданий организациям иностранных государств или международным организациям производится на основании международного договора.

    XVI. Изготовление и размножение служебных документов

    265. Служебные документы могут изготавливаться и размножаться на пишущих машинках, электронно-вычислительных машинах, копировальных аппаратах и с помощью других технических средств, рукописным способом, а также издаваться в типографии.

    Рукопись для печатания служебного документа на пишущих машинках и других технических средствах должна быть написана четко, разборчиво и только чернилами или документальной пастой фиолетового, синего или черного цветов. В левом верхнем углу первого листа рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать.

    266. Помещения, в которых расположены технические средства для изготовления и размножения служебных документов, по окончании рабочего времени запираются, опечатываются и сдаются под наблюдение дежурному по воинской части.

    267. Служебные документы должны размножаться в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаться только тем воинским частям, которым они необходимы.

    Снятие копий со служебных документов, поступивших из вышестоящих воинских частей, и изготовление выписок из них (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования") допускаются с разрешения начальника штаба воинской части, издавшей служебные документы, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей. Если разрешение дано устно, то на служебном документе отмечается, когда и каким должностным лицом дано разрешение. Эта отметка заверяется подписью исполнителя.

    Снятие копий со служебных документов, разработанных в воинской части, и изготовление выписок из них допускаются с разрешения начальника управления, направления, отдела, службы этой воинской части.

    268. Учет служебных документов, размноженных на пишущих машинках, электронно-вычислительной технике, копировальных аппаратах и других технических средствах, производится в журнале учета размножения служебных документов (приложение N 32 ).

    269. Операторам, машинисткам и другим лицам, работающим на множительных аппаратах, персональных электронно-вычислительных машинах, запрещается размножать какие-либо посторонние документы, хранить в столах и выносить из воинской части какие бы то ни было служебные материалы. Не оконченные печатанием служебные документы, бланки, журналы учета, магнитные носители информации и другие материалы по окончании работы сдаются на хранение в делопроизводство или заведующей машинописным бюро.

    XVII. Уничтожение служебных документов, книг и журналов

    270. Служебные документы, дела, книги и журналы учета, издания и литература, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения должны уничтожаться.

    Отбор и уничтожение указанных документов производятся комиссией. Состав комиссии назначается приказом командира (начальника) воинской части из числа наиболее квалифицированных лиц, способных правильно определить историческую, научную ценность и практическую надобность служебных документов, дел, книг и журналов. В состав комиссии включаются не менее трех человек, в том числе лицо, ведущее делопроизводство.

    271. При отборе служебных документов, дел, книг и журналов для уничтожения необходимо руководствоваться Перечнем документов со сроками их хранения*.

    * Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 года N 033.


    Отбор и уничтожение архивных дел, книг и журналов с истекшими сроками хранения производятся в установленном порядке (абзац в редакции приказа Минобороны России от 27 мая 2004 года N 158 .

    272. Отмененные и утратившие практическое значение приказы и директивы вышестоящих командиров (начальников), дела, служебные издания, техническая документация, книги и журналы учета, документы "Для служебного пользования", бланки строгого учета, носители информации, используемые на объектах электронно-вычислительной техники, рабочие тетради и другие материалы инвентарного учета уничтожаются по акту (приложение N 33 ) комиссией, назначаемой в порядке, предусмотренном пунктом 270 настоящей Инструкции.

    Акт составляется в одном экземпляре. Последний лист акта подписывается всеми членами комиссии, а остальные листы свидетельствуются подписью председателя комиссии.

    273. Несекретные служебные документы, кроме указанных в пункте 272 настоящей Инструкции, уничтожаются без составления акта. Отметки об уничтожении в журналах учета заверяются подписями лица, ведущего делопроизводство, и исполнителя. После сверки учетного номера и количества листов документ уничтожается.

    274. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные служебные документы, необходимые для дальнейшей работы и хранения, на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы и из каких дел изъяты (учетные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также - в какие дела подшиты изъятые документы и номера листов. Перечень подписывается всеми членами комиссии и прилагается к акту, а в акте указывается фактическое количество листов в деле, подлежащих уничтожению.

    275. Акты на уничтожение служебных документов могут составляться на отдельных листах или в специально заведенных для этих целей книгах. В этих случаях номер акта должен состоять из номера книги (согласно номенклатуре) и через дробную черту порядкового номера акта в данной книге (например: 15/1, 15/2, 15/3 и т.д.).

    276. Перед уничтожением служебных документов по акту комиссия сверяет номера и наименования служебных документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета, где были учтены эти документы.

    277. При уничтожении служебных документов обязаны присутствовать все члены комиссии. Они несут персональную ответственность за правильность и полноту указанных в акте на уничтожение служебных документов.

    278. В актах на уничтожение служебных документов не должно быть никаких исправлений. В исключительных случаях в акт могут быть внесены исправления, но они должны быть оговорены и заверены подписями всех членов комиссии.

    279. Служебные документы, составленные для временного пользования внутри воинской части, не состоящие на учете в несекретном делопроизводстве и не подлежащие хранению в делах, а также черновые материалы и проекты документов по миновании надобности сдаются в делопроизводство для уничтожения.

    280. Уничтожение служебных документов, конвертов, писем, военных газет, журналов, конспектов, еженедельников, боевых листков производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих машинах, а там, где их нет, - путем сожжения. При сожжении фотокинопленки пепел собирается и сдается на переработку для извлечения серебра. Печи для сожжения документов должны иметь на дымоходах металлические сетки. Порядок пользования бумагоперерабатывающими машинами и печами устанавливается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

    Сожжение или механическая переработка служебных документов должна производиться до полного их уничтожения.

    Уничтожать служебные документы каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается.

    281. В гарнизонах, где имеются бумагоперерабатывающие (картонажные) фабрики, разрешается уничтожать служебные документы путем переработки на этих фабриках.

    282. Об уничтожении документов лицо, ведущее делопроизводство, производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета. На актах указывается о списании в журналах учета уничтоженных документов.

    XVIII. Ведение исторического формуляра

    283. В воинских частях (от отдельного батальона, ему равного и выше) и военных образовательных учреждениях профессионального образования, не входящих в состав Военно-Морского Флота, ведется исторический формуляр в порядке и по форме согласно приложению N 34 .

    284. В воинских частях Военно-Морского Флота ведется исторический журнал в порядке и по форме, устанавливаемым приказом главнокомандующего Военно-Морским Флотом.

    285. В воинских частях (ниже отдельного батальона), в учреждениях, на предприятиях, в организациях и военных представительствах, в главных и центральных управлениях Министерства обороны и Генерального штаба Вооруженных Сил, управлениях командующих (начальников) родами войск, управлениях округов, групп войск и армий, а также в самостоятельных управлениях, инспекциях, комитетах, направлениях, отделах и службах ведется историческая справка по форме I и II разделов исторического формуляра.

    XIX. Карточка учета Боевого Знамени воинской части

    286. Во всех воинских частях, которым вручено Боевое Знамя воинской части, ведется карточка учета Боевого Знамени воинской части (приложение N 35 ).

    287. Карточка учета Боевого Знамени воинской части составляется в двух экземплярах по вручении Боевого Знамени. Один экземпляр карточки представляется в Генеральный штаб Вооруженных Сил, второй - хранится в разделе III исторического формуляра.

    288. Карточка учета Боевого Знамени воинской части подписывается командиром и начальником штаба воинской части, заверяется гербовой печатью, хранится и пересылается как секретный служебный документ. Если должность начальника штаба в штате воинской части не предусмотрена, то карточку учета Боевого Знамени воинской части подписывает командир (начальник) воинской части единолично.

    XX. Другие вопросы несекретного делопроизводства Прием и передача текстов служебных документов с использованием средств факсимильной связи

    289. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов несекретных служебных документов. Передача с использованием средств факсимильной связи текстов служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.

    Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

    290. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

    Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4 (210x297 мм), не должен превышать 5 листов.

    291. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и подписывается командиром (начальником) воинской части в пределах его полномочий.

    Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (с изменениями на 27 мая 2004 года) (утратил силу с 15 сентября 2009 года на основании приказа Минобороны России от 19.08.2009 N 879)

    Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (с изменениями на 27 мая 2004 года) (утратил силу с 15 сентября 2009 года на основании приказа Минобороны России от 19.08.2009 N 879)