Рейтинг: 5.0/5.0 (1904 проголосовавших)Категория: Инструкции
Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актов
Республики Беларусь 29 января 2009 г. N 8/20434
Постановление министерства юстиции республики беларусь 19 Января 2009 г. N 4 об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях республики беларусьНа основании Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" и Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.
2. Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. N 13 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь" (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г. N 11).
3. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики беларусь Глава 11. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее - организации).
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь.
Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.
Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
4. Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.
Инструкция по делопроизводству, имеющая типовой характер, устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях.
Инструкция по делопроизводству, имеющая примерный характер, устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках.
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения.
5. Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.
Инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии).
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.
6. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).
Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т.п.
Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.
При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).
Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.
7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.
Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.
Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ.
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.
8. Контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь и вышестоящими организациями.
Министерство юстиции Республики Беларусь приняло постановление от 30.12.2015 № 225 «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4». Изменениям подверглась Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением № 4.
В частности, согласно новой редакции пункта 9 Инструкции документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в том числе электронные документы).
Документы в электронном виде, электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде. Требования к документам в электронном виде распространяются на электронные документы, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь. Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной.
Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа, и реквизитов, формируемых до момента выработки электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП). Особенная часть электронного документа содержит ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания: дата, регистрационный индекс, резолюция, отметка о поступлении и др. Особенная часть может содержать дополнительные данные, в том числе необходимые для проверки ЭЦП. Особенная часть располагается в регистрационно-контрольной карточке (далее – РКК) документа и (или) отдельных файлах, являющихся неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.
Установлено, что состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п. Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:
Основные положения постановления № 225 вступают в силу с 16 января 2016 г.
Главная Нормативная база Нормативные правовые акты по делопроизводству
Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы делопроизводства
Прокурор: Птичкин пролежал в СИЗО привязанным к кровати 20 часов и умер
Версия для печати
© 2014
Верховный Суд Республики Беларусь
Разработано в студии Pixelhead
В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.1.
Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.
Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:
5 января 2015, 9:24
Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 декабря 2014 г. № 240 внесены изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4.
Среди прочего официальный адрес электронной почты включен в реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные».
Определено, что резолюции по исполнению поручений Президента Республики Беларусь, Главы Администрации Президента Республики Беларусь и его заместителей, председателей палат Национального собрания Республики Беларусь и их заместителей, Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей, руководителей государственных органов, иных организаций оформляются на отдельных листах резолюций.
Изменено оформление реквизита «Отметка об исполнителе».
В части ревизита «Отметка о зверении копии» введена норма о том, что копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном ч. 2 п. 64 Инструкции.
Установлены требования к программному обеспечению, используемому для оформления документов.
Определены требования к документам, предназначенным для обращения в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов.
Установлены требования к регистрации и отправке исходящих документов в электронном виде.
Так, отправка документа в электронном виде более чем в один адрес осуществляется путем прикрепления его к сообщению электронной почты, указания в соответствующем поле ввода всех официальных адресов согласно списку рассылки. Официальным адресом электронной почты является адрес, указанный на бланке организации.
Отметка об отправке (штамп отправки) документа по электронной почте проставляется на исходящем документе на бумажном носителе, остающемся в организации, только после его фактической отправки по электронной почте.
Определено, что объем дела не должен превышать 300 (ранее – 250) листов при толщине не более 40 мм.
Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров.
Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:
Установлены допустимые форматы документов в электронном виде, графических образов документов на бумажных носителях (сканов)
Определены особенности хранения документов в электронном виде.
Хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет, указанных во введенном в Инструкцию Перечне документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде (приложение 20).
Установлен порядок формирования гибридных дел. Допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения документов.
Постановление вступает в силу с 1 января 2015 г.
Информация подготовлена редакцией портала «Нормативка.by»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ апреля 2013 г. № 66 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в областных, Минском городском, Белорусском военном судах Республики Беларусь
На основании статьи 26 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», подпунктов 6.30, 6.32 пункта 6, пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском, Белорусском военном судах Республики Беларусь.
2. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.
Исполняющий обязанности Министра А.В.Билейчик
СОГЛАСОВАНО Председатель Верховного Суда Республики Беларусь
Республики Беларусь.04.2013 № 66 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в областных, Минском городском, Белорусском военном судах Республики Беларусь
1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок организации и ведения делопроизводства в областных, Минском городском, Белорусском военном судах Республики Беларусь (далее, если не установлено иное, – суды). 2. Действие настоящей Инструкции распространяется в том числе на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью технических средств.
3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников суда. Все работники ответственны за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
4. Начальники отделов, заведующие секторами, секретари судебных заседаний (секретари судебных заседаний – помощники судей), другие работники отделов (секторов), занимающиеся делопроизводством в суде, должны быть ознакомлены с современными формами и методами делопроизводства, со структурой судов, органов и учреждений юстиции Республики Беларусь, нормами уголовного, гражданского и административного права и процесса. Работники, занимающие названные должности, обязаны изучить положения настоящей Инструкции в течение одного месяца со дня поступления на работу.
РУКОВОДСТВО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ СУДА
5. Председатель суда осуществляет общее руководство делопроизводством в данном суде и отвечает за его состояние.
Председатель суда осуществляет организационные функции по направлениям деятельности суда в соответствии с Кодексом Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей и Положением о председателе областного, Минского городского, Белорусского военного суда Республики Беларусь, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2005 г. № 32 «Об утверждении Положения о председателе районного (городского), межгарнизонного военного суда Республики Беларусь и Положения о председателе областного, Минского городского, Белорусского военного суда Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г. № 109, 8/12845).
6. Начальник отдела организационно-кадровой работы, начальник отдела приема граждан, рассмотрения жалоб и делопроизводства в президиуме суда и начальник отдела статистики и анализа судебной практики организуют ведение делопроизводства в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Начальник отдела организационно-кадровой работы руководит работой сектора по уголовным делам, сектора по гражданским делам, архива суда.
Начальник отдела приема граждан, рассмотрения жалоб и делопроизводства в президиуме суда руководит работой сектора делопроизводства в президиуме суда.
7. Специалисты отделов и секторов, секретари судебных заседаний (секретари судебных заседаний – помощники судей), другие работники отделов и секторов выполняют работу согласно установленному распределению обязанностей в суде и в соответствии с настоящей Инструкцией.
ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование) проекта, утверждение и размножение.
Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.
Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, основной части и заключения. Во введении указываются события и факты, послужившие основанием для составления документа. В основной части приводятся разъяснения, расчеты, излагаются события, вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.
9. Документы должны оформляться на бланках, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69 (далее – СТБ 6.38-2004), и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г. № 42, 8/20434).
Изготавливают бланки двух форматов: А4 и А5.
Бланки документов должны иметь поля:
правое – не менее 8 мм;
верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема текста бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов документов.
Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.
Реквизиты бывают постоянные и переменные.
Постоянный реквизит документа – реквизит, нанесенный при изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.
Угловой вариант расположения реквизитов является наиболее рациональным, так как большая часть документов является адресуемыми (письма, справки, докладные записки). Неадресуемые документы (протокол, акт) часто содержат гриф утверждения, который располагается в той же части листа, что и реквизит «Адресат».
Продольный вариант расположения реквизитов удобен для оформления документов на двух языках.
На общих бланках указывают реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату, регистрационный индекс, место составления или издания.
На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и других документов). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их количество превышает 200 документов в год.
При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.
На бланках для писем указывают реквизиты: наименование суда, индекс предприятия связи, почтовый и электронный адрес, номер телефона, номер факса, дату, регистрационный индекс, ссылку на регистрационный индекс и дату входящего документа.
При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы), но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.
Рукописное оформление документов должно соответствовать его оформлению с помощью технических средств: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.
10. В соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004 организационно- распорядительные документы имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения:
Государственный герб Республики Беларусь;
код организации по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 28 декабря 2001 г. № 52 «Об утверждении, введении в действие и отмене классификаторов и руководящих документов», или по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 28 апреля 2003 г. № 22 «Об утверждении, введении в действие, изменении и отмене государственных стандартов Республики Беларусь, межгосударственных стандартов, Правил ЕЭК ООН, руководящих документов, правил и рекомендаций по межгосударственной стандартизации»;
наименование структурного подразделения;
почтовый адрес отправителя;
коммуникационные и коммерческие данные;
название вида документа;
ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
место составления или издания;
гриф ограничения доступа;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
отметка о наличии приложения;
отметка об исполнителе;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнении документа и направлении его в наряд (дело);
отметка о поступлении;
отметка о переносе данных на машинные носители.
11. Изготовление и использование бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь осуществляются в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г. № 66, 1/1414).
12. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках с продольным расположением постоянных реквизитов помещается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм. Расположение реквизитов на бланке осуществляется согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.
13. Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь в соответствии с Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г. № 75, 5/3742), подлежат обязательному учету. Учет бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь ведется в журнале учета и регистрации бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются и опечатываются.
14. Контроль за использованием и хранением бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, штампов возлагается распоряжением председателя суда на одного из работников суда.
15. Проверка наличия, использования и хранения бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь производится не реже одного раза в год комиссией, назначенной приказом (распоряжением) председателя суда. О проводимой проверке делается отметка в учетно- регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения председателя суда.
16. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью для документов. Указатель рассылки с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.
17. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону, факсу, электронной почте) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные письма.
18. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 08.04.2013.
При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа.
Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и другое) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и другое) – дата утверждения.
Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.
При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
19. Индекс присваивается документу при его регистрации. Регистрационный индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел) и порядкового регистрационного номера документа. Например: 02-3/43.
Регистрационными индексами распорядительных документов (приказов, постановлений и других документов) и протоколов являются их порядковые регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение делопроизводственного года.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту.
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается только в письмах и включает регистрационный индекс и дату, указанные в документе, на который дается ответ. Ее располагают под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».
20. Реквизит «Место составления или издания» обязательно указывается на общем бланке. Его располагают под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс» в соответствии с административно- территориальным делением. На бланках для писем этот реквизит не проставляется.
21. Гриф ограничения доступа размещается в заголовочной части документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
22. Документы адресуют организациям, структурным подразделениям, конкретным должностным лицам, гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям.
В реквизит получателя документа «Адресат» входит наименование организации и почтовый адрес.
При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Управление организации и
деятельности судебных органов
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например:
Начальнику управления кадров и
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:
пр-т Машерова, 23, г. Минск
При адресовании документа разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. № 1111 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г. № 145, 5/14830). Например:
«Центр судебных экспертиз и
юстиции Республики Беларусь»
ул. Кальварийская, 43, г. Минск
При адресовании документа в несколько однородных организаций их наименования указывают обобщенно. Например:
Районные (городские) суды
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список на рассылку и на каждом документе указывают только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
Если документ является ответным, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящую организацию одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящей организации.
Адресование документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю, осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем почтовый адрес. Например:
д. 46, кв. 15, г. Минск
Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. – почтовый ящик, в.ч. – воинская часть, обл. – область, г. – город, с. – село, р-н – район, ул. – улица, корп. – корпус, кв. – квартира. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).
23. Утверждение – один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, имеет юридическую силу только с момента его утверждения.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным документом: приказом, постановлением, решением или протоколом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений.
Утверждение документа оформляется грифом утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая наименование суда, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:
При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации. Например:
Начальник главного управления
юстиции Минского горисполкома
При утверждении документа распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса. Например:
Приказ Министра юстиции
Республики Беларусь.10.2012 № 4
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
24. Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа между реквизитами «Адресат» и «Текст», включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована. Например:
обобщение к 16.06.2012.05.2012
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.
При отсутствии на документе места допускается прилагать к документу отдельный лист резолюции с отметкой на документе о наличии такого листа.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться, поскольку каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым без пометки «ответственный».
Срок исполнения устанавливается председателем суда исходя из содержания документа, или используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
25. Краткое содержание документа указывается в заголовке. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать содержание документа. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «О чем?». Например: приказ «Об изменении. ». Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок формулируется исполнителем документа.
Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. Допускается на документах формата А5 не указывать заголовок к тексту.
26. Отметка о контроле проставляется по форме «К» или «Контроль» от руки или штемпелем и помещается на левом поле первого листа документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту».
27. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.
Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы).
Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа – вводной части, затем излагаются просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.
Текст документа в соответствии с содержанием допускается разделять на разделы, главы, пункты и подпункты.
Для нумерации используются только арабские цифры, разделенные точками.
28. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись».
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:
Приложение: 1. Акт приема-сдачи работ на 3 л. в 2 экз. Протокол согласования на 5 л. в 3 экз.
Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. первому адресату.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
В распорядительных документах (приказы, указания, решения и другое) выделение отметки о приложении после текста не допускается. Указание о наличии приложения дается в тексте документа.
На документе, являющемся приложением к распорядительному документу, в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного индекса. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Например:
