Существует ряд ситуаций, когда без арендованного автомобиля не обойтись.

1. Если арендатор находится в другом регионе или стране, а использование общественным транспортом вызывает трудности, лучше арендовать автомобиль с водителем или управлять им самостоятельно.

2. Арендатор — организатор бизнеса по пассажирским или грузовым перевозкам. Или ИП-водитель такси, который желает подписать договор аренды с выкупом автомобиля.

3. Еще один пример целесообразности аренды — наемный сотрудник компании, использующий собственный транспорт для рабочих поездок. Если с работником не заключили договор аренды, он должен настоятельно требовать его подписания.

Во всех остальных случаях: представительские услуги, организация свадеб и прочих торжеств, транспортировка грузов, желательно заключить договор на оказание услуг — брать на себя ответственность за перевозку людей и сохранность груза нет никакой необходимости. Ведь ответственность наступает сразу — как только вы превращаетесь пусть и во временного, но в собственника.

Из всего вышесказанного становится абсолютно ясно, что любые действия и отношения в имущественной сфере должны быть юридически закреплены, чтобы избежать неприятностей в будущем. Тем более, что договор на аренду автомобиля может заключаться на любой срок и даже бессрочно. А если вы не знаете, как заключить договор аренды автомобиля безвозмездно или как составить договор аренды автомобиля директора — наш сайт вам в помощь!

Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника

· Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только, выплачивая ему компенсацию, но и заключив с сотрудником договор аренды транспортного средства.

Есть два вида договоров аренды транспортных средств:

Правовое регулирование каждого из них имеет свои особенности.

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель должен предоставить арендатору автомобиль и оказать ему услуги по управлению этим автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель просто должен предоставить арендатору автомобиль во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

Заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации нельзя.

По Гражданскому кодексу РФ при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ). Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. По этому основанию договор может быть признан недействительным (ст. 168 ГК РФ).

Если возникла необходимость заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, заключите два договора – договор аренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

В этом случае наличие наемных сотрудников не обязательно. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ).

Вместе с тем, контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем (см. например, письма Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73, от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21 и УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).

При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации.

Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются:

· свидетельство о его регистрации

· страховой полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)).

Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней).

При аренде личного автомобиля сотрудника обязательно ознакомьтесь с условиями страхования этого автомобиля (ОСАГО).

Если организация взяла в аренду уже застрахованный автомобиль. возможны три ситуации.

Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.

Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если организация планирует допустить к его вождению других людей, в полис нужно будет внести изменения. Сделать это должен сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор аренды не обязывает сотрудника (арендодателя) оформить страховку, все дополнительные расходы понесет организация (арендатор) (ст. 646 и 637 ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Третья: сотрудник-арендодатель не передает организации-арендатору полис страхования обязательной гражданской ответственности. В этом случае организация должна самостоятельно оформить полис ОСАГО. Ведь владельцами транспортных средств (на которых возлагается обязанность страховать ответственность) признаются не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Если договор аренды не предусматривает выкуп автомобиля организацией (арендатором), то в течение срока действия договора право собственности на автомобиль принадлежит сотруднику-арендодателю (ст. 608 ГК РФ).

В бухучете стоимость автомобиля, полученного в аренду, отразите на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. При получении автомобиля в аренду сделайте проводку:

Дебет 001 – отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать: согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (формы № ОС-1 или № ОС-1б. утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.

Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

Амортизацию по арендованному автомобилю, который не числится на балансе, не начисляйте (п. 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Суммы арендной платы отнесите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 76 – отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

В феврале 2008 года ЗАО «Альфа» (арендатор) заключило со штатным водителем Ю.И. Колесовым договор аренды транспортного средства без экипажа.

Объект аренды – легковой автомобиль:

– регистрационный знак – Т543НЕ99

– идентификационный номер (VIN) – ХТА211020Х0325409

– год выпуска – 2000

– мощность двигателя (кВт/л. с.) – 51/70

– паспорт ТС – серия 62АС № 776059

– свидетельство о регистрации транспортного средства – серия 45 ЕХ № 062540.

Автомобиль арендован для служебных поездок генерального директора.

Срок действия договора – с 1 февраля 2008 года по 31 января 2009 года. Стоимость автомобиля – 175 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 11 800 руб.

Бухгалтер ЗАО «Альфа» сделал в учете следующие проводки.

В феврале 2008 года:

Дебет 001 – 175 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче транспортного средства).

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:

Дебет 26 Кредит 76 – 11 800 руб. – отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

Договор аренды транспортного средства может предусматривать выкуп автомобиля. В этом случае по окончании срока действия договора (или до окончания срока, но после выплаты выкупной стоимости) собственником автомобиля становится арендатор (п. 1 ст. 624 ГК РФ).

Налогообложение операций по договору аренды транспортного средства зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника

Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом, НДФЛ нужно исчислить по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удерживается при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Нужно ли удерживать НДФЛ с дохода в натуральной форме. если организация оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника, зависит от вида затрат и условий договора аренды.

Расходы на ремонт учитываются в следующем порядке. Если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 634, 644 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включаются в базу по НДФЛ. Аналогичная точка зрения высказана, в частности, в письме УМНС России по г. Москве от 19 января 2000 г. № 08-12/3062. Во всех остальных случаях стоимость ремонта доходом арендодателя не является. Объясняется это тем, что у арендодателя (сотрудника) не возникает при этом экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). Поэтому отсутствует налоговая база по НДФЛ.

Расходы на техосмотр учитываются в порядке, аналогичном учету расходов на ремонт. То есть если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 635, 645 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включаются в базу по НДФЛ. В остальных случаях стоимость проведенного техосмотра доходом арендодателя (сотрудника) не является.

ГСМ и другие аналогичные затраты (размер которых зависит от фактического потребления) не должны включаться в налоговую базу по НДФЛ. Арендатор осуществляет их исключительно в собственных интересах (ст. 636, 646 ГК РФ). Следовательно, сотрудник (арендодатель) никакой экономической выгоды не получает и дохода в натуральной форме не возникает (п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, НДФЛ платить в этом случае не нужно. Аналогичные разъяснения дал Минфин России в письмах от 9 июля 2007 г. № 03-04-06-01/220 и от 11 июля 2008 г. № 03-04-06-01/194.

Если организация произвела улучшения имущества (например, реконструкцию или модернизацию) с согласия сотрудника (арендодателя), затраты организации-арендатора, связанные с такими улучшениями, считаются доходом арендодателя в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). Датой получения дохода в этом случае является момент передачи реконструированного (модернизированного) автомобиля сотруднику (арендодателю) по окончании договора аренды (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Аналогичная точка зрения высказана в письме Минфина России от 18 ноября 2005 г. № 03-05-01-04/363.

По общему правилу взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с суммы арендной платы не начисляются. Объясняется это тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (в данном случае автомобиля), не признаются объектом обложения страховыми взносами. Такой порядок следует из положений части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, статей 606, 642 Гражданского кодекса РФ и подтвержден в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.

Если организация заключила с сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем, такой договор можно расценивать как смешанный, то есть в нем присутствуют элементы двух видов договоров (аренды и оказания услуг) (п. 3 ст. 421, ст. 606, 779 ГК РФ).

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму арендной платы начислять нужно только в том случае, если такая обязанность предусмотрена договором аренды (абз. 4 п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). В противном случае взносы начислять не нужно. Данное правило касается как договоров аренды автомобиля с экипажем, так и без него.

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника. можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

– затраты на ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ)

– страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).

Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806, УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).

Предоставление личного автомобиля сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений статьи 143 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21.

Нужно ли начислять НДС на стоимость ремонта, техобслуживания, страхования автомобиля и других расходов, которые организация оплачивает в пользу сотрудника по договору аренды автомобиля с экипажем, зависит от вида затрат и условий договора аренды.

Расходы на текущий и капитальный ремонт по договору аренды транспортного средства с экипажем должен осуществлять арендодатель (ст. 634 ГК РФ). Поэтому, если фактически стоимость ремонта оплачивает организация-арендатор, эти средства являются доходом сотрудника-арендодателя, полученным на безвозмездной основе. Это связано с тем, что работы (услуги) по ремонту автомобиля, оплаченные за счет арендатора, выходят за рамки договора аренды (т. к. не могут быть предусмотрены его условиями). Кроме того, в данном случае не возникает встречного обязательства (ст. 423 ГК РФ).

Таким образом, при оплате расходов на ремонт арендатор обязан начислить НДС со стоимости безвозмездно оказанных арендодателю работ (услуг) по ремонту автомобиля (п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Исключением из данного правила является случай, когда арендатор оплачивает ремонт автомобиля, поврежденного по его вине (ст. 639 ГК РФ). В такой ситуации арендатор возмещает арендодателю причиненный ущерб, поэтому стоимость ремонта автомобиля безвозмездно полученным доходом арендодателя не является (п. 1 ст. 39 НК РФ, ст. 423 ГК РФ). Следовательно, со стоимости ремонта НДС начислять не нужно.

Расходы на текущий и капитальный ремонт по договору аренды транспортного средства с экипажем обязан нести арендодатель (ст. 634 ГК РФ). Поэтому, если договор аренды транспортного средства с экипажем содержит условие об оплате ремонта арендатором, он может быть признан судом недействительным в силу ничтожности (ст. 168, 180 ГК РФ, постановление ФАС Московского округа от 20 января 2009 г. № КГ-А40/12869-08). Потребовать применения последствий недействительности (например, компенсации произведенных арендатором затрат) через суд может любая заинтересованная сторона: арендатор, налоговая инспекция и т. д. (ст. 166 ГК РФ).

В зависимости от условий договора аренды затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, расходы на техосмотр, ГСМ), а также расходы по страхованию транспортного средства может нести как арендатор, так и арендодатель (ст. 636, 637 ГК РФ).

Если по условиям договора такие расходы оплачивает арендатор, то начислять НДС на их стоимость не нужно. Это связано с тем, что подобные расходы арендатор производит в собственных интересах и безвозмездно полученного дохода у арендодателя не возникает.

Если по условиям договора аренды эксплуатационные расходы (расходы по страхованию) возложены на арендодателя, однако фактически их оплачивает арендатор, такие средства являются доходом арендодателя, полученным на безвозмездной основе. Это объясняется тем, что они получены арендодателем за рамками договора аренды (поскольку не предусмотрены его условиями) и без возникновения встречного обязательства. Следовательно, со стоимости таких расходов нужно начислить НДС.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 39, подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и статьи 423 Гражданского кодекса РФ.

Транспортный налог должен заплатить тот, на кого зарегистрирован автомобиль (ст. 357 НК РФ). Автомобиль, арендуемый у сотрудника, зарегистрирован на его имя. Поэтому организация не должна платить транспортный налог.

В договоре возложить обязанности по уплате транспортного налога на арендатора, нельзя.

Сотрудник-арендодатель должен сам платить транспортный налог (ст. 45 НК РФ). К временному владельцу обязанности по уплате налога не переходят (п. 40 Методических рекомендаций, утвержденных приказом МНС России от 9 апреля 2003 г. № БГ-3-21/177). Поэтому ничего не даст и оформление доверенности на имя организации.

Единственный способ возместить расходы сотрудника (арендодателя) – установить в договоре такую плату, которая включала бы в себя сумму транспортного налога. Тогда фактически налог будет заплачен за счет организации (арендатора), а всю сумму арендной платы можно будет включить в расходы организации.

Порядок отражения в бухучете.

Арендованный автомобиль организация должна учесть за балансом (Инструкция к плану счетов и п. 2 ст. 8 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Поэтому в течение срока действия договора аренды налог на имущество арендатор не платит (п. 1 ст. 374 НК РФ). Если договор аренды предусматривает выкуп автомобиля (п. 1 ст. 624 ГК РФ), то после перехода к организации (арендатору) права собственности на него у организации появится обязанность платить налог на имущество.

Организация применяет общую систему налогообложения. Доходы и расходы определяет методом начисления

В январе ОАО «Производственная фирма Мастер» (арендатор) заключило с начальником цеха В.К. Волковым (арендодатель) договор аренды транспортного средства без экипажа. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 июля.

Объект аренды – легковой автомобиль. Он арендован для доставки продукции до склада организации. Стоимость автомобиля – 215 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 14 000 руб.

Налог на прибыль «Мастер» платит ежемесячно.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. К февралю доход Кондратьева превысил 40 000 руб. Детей у сотрудника нет. Стандартные вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.

В учете организации бухгалтер сделал следующие записи.

Дебет 001 – 215 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче транспортного средства).

Ежемесячно с февраля по июль включительно:

Дебет 25 Кредит 76 – 14 000 руб. – списана плата за аренду личного автомобиля сотрудника

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 1820 руб. (14 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ

Дебет 76 Кредит 50 – 12 180 руб. (14 000 руб. – 1820 руб.) – выплачена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» ежемесячно в течение срока действия договора аренды уменьшает налоговую базу на 14 000 руб.

Как отразить при налогообложении расчеты с арендодателем по договору аренды автомобиля, если условиями договора предусмотрен выкуп автомобиля по окончании срока аренды, а арендные платежи не идут в зачет выкупной цены.

При расчете налога на прибыль выкупная стоимость автомобиля единовременно не учитывается, так как выкупленный автомобиль в целях налогообложения прибыли признается амортизируемым имуществом. Об этом сказано в пункте 5 статьи 270, пункте 1 статьи 256 Налогового кодекса РФ. Первоначальной стоимостью автомобиля будет выкупная цена в соответствии с условиями договора (абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ).

С суммы, уплаченной сотруднику за выкуп автомобиля, НДФЛ не удерживается. В данном случае сотрудник обязан сам заплатить налог. Это следует из пункта 2 статьи 226 и подпункта 2 пункта 1 статьи 228 Налогового кодекса РФ. Кроме того, он имеет право на имущественный налоговый вычет, получить который он может при подаче налоговой декларации за год в налоговую инспекцию (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). При этом если автомобиль находился в собственности сотрудника более трех лет, то доход от его реализации в полной сумме освобождается от уплаты НДФЛ (п. 17.1 ст. 217 НК РФ).

На выплаченную сотруднику сумму также не нужно начислять:

– взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 3 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ)

– взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Арендные платежи в выкупную стоимость автомобиля не входят. Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль уплачивает помесячно

ЗАО «Альфа» 1 февраля заключило договор аренды автомобиля с менеджером А.С. Кондратьевым сроком до 1 апреля. Стоимость переданного в аренду автомобиля, указанная в договоре, составляет 250 000 руб.

По условиям договора арендная плата составляет 12 000 руб. в месяц. Выкупная цена установлена в сумме 170 000 руб. (без зачета уплаченных арендных платежей). По условиям договора право собственности на автомобиль переходит организации после предварительной оплаты в размере 50 процентов выкупной цены автомобиля. Аванс уплачивается «Альфой» не позднее 1 апреля. Оставшаяся часть выкупной стоимости погашается «Альфой» до 15 мая.

Доходы сотрудника с начала года превысили 40 000 руб. Детей у него нет. Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

В учете бухгалтер сделал следующие проводки.

Дебет 001 – 250 000 руб. – отражена на забалансовом счете стоимость арендованного автомобиля

Дебет 26 Кредит 76 – 12 000 руб. – отражена в составе расходов арендная плата

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 1560 руб. (12 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с арендной платы

Дебет 76 Кредит 50 – 10 440 руб. (12 000 руб. – 1560 руб.) – уплачена сотруднику арендная плата.

В феврале бухгалтер учитывает при расчете налога на прибыль арендную плату в сумме 12 000 руб.

Дебет 26 Кредит 76 – 12 000 руб. – отражена в составе расходов арендная плата

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 1560 руб. – удержан НДФЛ с арендной платы

Дебет 76 Кредит 50 – 10 440 руб. – уплачена сотруднику арендная плата.

В марте при расчете налога на прибыль бухгалтер учитывает арендную плату в сумме 12 000 руб.

Дебет 76 Кредит 51 – 85 000 руб. (170 000 руб. × 50%) – перечислен аванс в размере 50 процентов выкупной стоимости автомобиля

Кредит 001 – 250 000 руб. – списана с забалансового учета стоимость арендованного автомобиля

Дебет 08 Кредит 76 – 170 000 руб. – отражена первоначальная стоимость выкупленного автомобиля

Дебет 01 Кредит 08 – 170 000 руб. – учтен автомобиль в составе основных средств.

Дебет 76 Кредит 51 – 85 000 руб. – погашена оставшаяся часть выкупной стоимости автомобиля.

Начиная с мая ежемесячно бухгалтер при расчете налога на прибыль учитывает расходы в виде амортизационных отчислений.

Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом, НДФЛ нужно начислить по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удерживается при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Нужно ли удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме, если организация оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника?

Ответ на этот вопрос зависит от вида затрат и условий договора аренды.

Расходы на ремонт учитываются в следующем порядке. Если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 634, 644 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включаются в базу по НДФЛ. Аналогичная точка зрения высказана, например, в письме УМНС России по г. Москве от 19 января 2000 г. № 08-12/3062. Во всех остальных случаях стоимость ремонта доходом арендодателя не является. Объясняется это тем, что у арендодателя (сотрудника) не возникает при этом экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). Поэтому отсутствует налоговая база по НДФЛ.

Расходы на техосмотр учитываются в порядке, аналогичном учету расходов на ремонт. То есть если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 635, 645 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. В остальных случаях стоимость проведенного техосмотра доходом арендодателя (сотрудника) не является.

Расходы на ГСМ и другие аналогичные затраты (размер которых зависит от фактического потребления) не должны включаться в налоговую базу по НДФЛ. Арендатор осуществляет их исключительно в собственных интересах (ст. 636, 646 ГК РФ). Следовательно, сотрудник (арендодатель) никакой экономической выгоды не получает и дохода в натуральной форме не возникает (п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, НДФЛ платить в этом случае не нужно. Аналогичные разъяснения дал Минфин России в письмах от 9 июля 2007 г. № 03-04-06-01/220 и от 11 июля 2008 г. № 03-04-06-01/194.

Если организация произвела улучшения имущества (например, реконструкцию или модернизацию) с согласия сотрудника (арендодателя), затраты организации-арендатора, связанные с такими улучшениями, считаются доходом арендодателя в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). Датой получения дохода в этом случае является момент передачи реконструированного (модернизированного) автомобиля сотруднику (арендодателю) по окончании договора аренды (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Аналогичная точка зрения высказана в письме Минфина России от 18 ноября 2005 г. № 03-05-01-04/363.

По общему правилу взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с суммы арендной платы не начисляются.

Это объясняется тем, что выплаты по таким договорам не признаются объектом обложения взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование поскольку предметом договора является передача имущества в пользование (в данном случае автомобиля).

Такой порядок следует из положений части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, статей 606, 642 Гражданского кодекса РФ и подтвержден в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.

Если организация заключила с сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем, такой договор можно расценивать как смешанный, то есть в нем присутствуют элементы двух видов договоров (аренды и оказания услуг) (п. 3 ст. 421, ст. 606, 779 ГК РФ).

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платить нужно только в том случае, если в договоре аренды автомобиля с экипажем прописана такая обязанность (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Транспортный налог должен заплатить тот, на кого зарегистрирован автомобиль (ст. 357 НК РФ). Автомобиль, арендуемый у сотрудника, зарегистрирован на его имя. Поэтому организация платить транспортный налог не должна.

Нельзя в договоре возложить обязанности по уплате транспортного налога на арендатора.

Сотрудник-арендодатель должен сам платить транспортный налог (ст. 45 НК РФ). К временному владельцу обязанности по уплате налога не переходят (п. 40 Методических рекомендаций, утвержденных приказом МНС России от 9 апреля 2003 г. № БГ-3-21/177). Поэтому ничего не даст и оформление доверенности на имя организации.

Единственный способ возместить расходы сотрудника (арендодателя) – установить в договоре такую плату, которая включала бы в себя сумму транспортного налога. Тогда фактически налог будет заплачен за счет организации (арендатора), а всю сумму арендной платы можно будет включить в расходы организации.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какой режим налогообложения применяет организация.

Организация применяет упрощенку.

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов. арендные платежи не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами. могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:

– суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

– затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Затраты можно признать только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 03-11-04/2/24, УМНС России по г. Москве от 16 марта 2004 г. № 21-09/17094).

Какую сумму арендной платы можно учесть при расчете единого налога. если организация арендует автомобиль у учредителя (участника, акционера), применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Арендную плату за автомобиль можно включить в расходы в сумме, предусмотренной договором. При этом не важно, кто является арендодателем. Однако, принимая решение о размере арендной платы, помните, что налоговая инспекция вправе проверить правильность начисления налогов с учетом рыночного уровня ставок арендной платы по аналогичным сделкам (п. 2 ст. 40 НК РФ).

Если размер арендной платы отклоняется от рыночного уровня более чем на 20 процентов, налоговая инспекция может пересчитать налоги и начислить пени. Поэтому, заключая договор аренды с учредителем (участником, акционером), учтите средние ставки платы за аренду идентичных автомобилей, сложившиеся в вашем регионе. Узнать их можно в местных транспортных компаниях, которые оказывают аналогичные услуги. Такую же рекомендацию содержит письмо Минфина России от 19 августа 2005 г. № 03-11-04/2/52.

Организация применяет упрощенку.

Единый налог платит с разницы между доходами и расходами

ЗАО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог по ставке 15 процентов.

В январе организация заключила с водителем Ю.И. Колесовым договор аренды транспортного средства без экипажа. Срок действия договора – один год.

Объект аренды – легковой автомобиль. Ежемесячная арендная плата за автомобиль по договору составляет 12 300 руб.

Вся сумма выплат, начисленных Колесову по договору аренды, ежемесячно включается в налоговую базу по НДФЛ. Стандартные налоговые вычеты предоставляются ему до того месяца, когда общая налоговая база, исчисленная нарастающим итогом с начала года, не превысит ограничений, установленных Налоговым кодексом РФ.

Ежемесячная сумма НДФЛ с доходов Колесова (без учета стандартных налоговых вычетов) равна:

12 300 руб. × 13% = 1599 руб.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.

При расчете единого налога бухгалтер ежемесячно уменьшает налогооблагаемые доходы на сумму расходов, связанных с арендой автомобиля, в общей сумме 12 300 руб.

Как отразить при налогообложении расчеты с арендодателем-сотрудником по договору аренды автомобиля, если условиями договора предусмотрен выкуп автомобиляпо окончании срока аренды, а арендные платежи не идут в зачет выкупной цены.

Стоимость выкупленного автомобиля при расчете единого налога учитывается по мере оплаты и после ввода автомобиля в эксплуатацию. При этом расходы в течение налогового периода принимаются равными долями. Об этом сказано в пункте 3 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

С суммы, уплаченной сотруднику за выкуп автомобиля, НДФЛ не удерживается. В данном случае сотрудник обязан сам заплатить налог. Это следует из пункта 2 статьи 226, подпункта 2 пункта 1 статьи 228 Налогового кодекса РФ. Кроме того, он имеет право на имущественный налоговый вычет, получить который он может только при подаче налоговой декларации в налоговую инспекцию за весь год (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

На выплаченную сотруднику сумму также не нужно начислять:

– взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 3 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ)

– взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Договором зачет арендной платы в счет погашения выкупной стоимости автомобиля не предусмотрен

ЗАО «Альфа» 1 февраля заключило договор аренды автомобиля с менеджером А.С. Кондратьевым сроком до 1 марта. По условиям договора по окончании аренды автомобиль выкупается.

По условиям договора арендная плата составляет 12 000 руб. в месяц. Выкупная цена установлена в сумме 170 000 руб. и уплачена Кондратьеву 1 марта.

Доходы сотрудника с начала года превысили 40 000 руб. Детей у него нет. Поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

С суммы арендной платы за март организация удержала НДФЛ в размере 1560 руб. (12 000 руб. × 13%).

При расчете единого налога в I квартале бухгалтер организации учитывает в составе расходов:

– 12 000 руб. – сумму арендной платы

– 42 500 руб. (170 000 руб. 4) – стоимость приобретенного основного средства, относящуюся к I кварталу.

Как отразить при налогообложении расчеты с арендодателем-сотрудником по договору аренды автомобиля, если условиями договора предусмотрен выкуп автомобиля по окончании срока аренды, а также договором предусмотрен зачет арендной платы в счет погашения выкупной стоимости автомобиля.

В данном случае сумма арендной платы формирует первоначальную стоимость автомобиля. Поэтому арендную плату в составе расходов при расчете единого налога не учитывается. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Аналогичная позиция отражена в письме Минфина России от 23 сентября 2008 г. № 03-11-05/218 в отношении лизинговых платежей. Лизинг является разновидностью аренды (ст. 625 ГК РФ). Поэтому указанными письмами могут руководствоваться и арендаторы.

Стоимость выкупленного автомобиля при расчете единого налога учтитывается после одновременного выполнения двух условий:

– арендованный автомобиль полностью выкуплен (его стоимость оплачена)

– арендованный автомобиль введен в эксплуатацию.

Это следует из статьи 624 Гражданского кодекса РФ, подпункта 1 пункта 1 и пункта 3 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

С суммы, уплаченной сотруднику за выкуп автомобиля, НДФЛ не удерживается. В данном случае сотрудник обязан сам заплатить налог. Это следует из пункта 2 статьи 226, подпункта 2 пункта 1 статьи 228 Налогового кодекса РФ. Кроме того, он имеет право на имущественный налоговый вычет, получить который он может только при подаче налоговой декларации за год в налоговую инспекцию (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

На выплаченную сумму сотруднику также не нужно начислять:

– взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 3 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ)

– взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Договором предусмотрен зачет арендной платы в счет погашения выкупной стоимости автомобиля

ЗАО «Альфа» 1 февраля заключило договор аренды автомобиля с менеджером А.С. Кондратьевым сроком до 1 марта. Договором предусмотрен выкуп арендованного имущества.

Автомобиль передан в эксплуатацию организации 1 февраля. По условиям договора арендная плата составляет 12 000 руб. в месяц. Выкупная цена установлена в сумме 170 000 руб. Договором предусмотрен зачет арендной платы в счет погашения задолженности по выкупу автомобиля. Оставшаяся часть выкупной стоимости погашена 1 марта.

При расчете единого налога при упрощенке в I квартале бухгалтер «Альфы» учел в составе расходов часть выкупной стоимости арендованного автомобиля, относящуюся к данному кварталу, в размере 42 500 руб. (170 000 руб. 4). Сумму арендной платы в составе расходов отдельно бухгалтер не учитывал.

Организация платит ЕНВД.

Налоговую базу организаций – плательщиков ЕНВД расходы, связанные с арендой автомобиля у сотрудника, не уменьшают. Объясняется это тем, что ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ).

Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД.

Расходы, связанные с арендой и эксплуатацией арендованного автомобиля сотрудника учитывайте по правилам режима налогообложения, который применяется для деятельности, в которой занят сотрудник.

Организация может одновременно использовать арендованный автомобиль в деятельности, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения. В этом случае расходы, связанные с арендой и эксплуатацией арендованного автомобиля, нужно распределить.

Такой порядок установлен пунктом 9 статьи 274 и пунктом 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

ООО «Торговая фирма Гермес» продает товары оптом и в розницу. В отношении оптовых операций организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно. В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально выручке за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Объемы выручки, полученной «Гермесом» от различных видов деятельности за март, составляют:

– по оптовой торговле (без учета НДС) – 13 000 000 руб.

– по розничной торговле – 7 000 000 руб.

В марте организация заключила со своим сотрудником договор аренды транспортного средства без экипажа. Автомобиль используется в обоих видах деятельности. Ежемесячная арендная плата по договору составляет 7500 руб.

Чтобы распределить арендные платежи между двумя видами деятельности организации, бухгалтер «Гермеса» сопоставил выручку по оптовой торговле с общим объемом товарооборота.

Доля выручки от оптовой торговли в общем объеме доходов от реализации за март составляет:

13 000 000 руб. (13 000 000 руб. + 7 000 000 руб.) = 0,65.

Доля расходов, связанных с арендой автомобиля, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за март, равна:

7500 руб. × 0,65 = 4875 руб.

Эту сумму бухгалтер организации учел при расчете налога на прибыль за январь–март.

Доля расходов, связанных с арендой автомобиля, которую можно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составила:

7500 руб. – 4875 руб. = 2625 руб.

С суммы арендной платы бухгалтер не стал начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. К марту налоговая база по НДФЛ превысила 40 000 руб. Детей у него нет. Стандартные вычеты сотруднику не предоставляются. Сумма НДФЛ равна:

7500 руб. × 13% = 975 руб.

В каких случаях организация вступает в гражданско-правовые отношения, арендуя транспортное средство с экипажем, а когда эти отношения суд сможет признать впоследствии трудовыми, рассказывается в статье. Как не перепутать договор аренды с использованием личного имущества работника с компенсацией? Автор рассуждает также о том, какая ответственность и на кого возлагается в случае дорожно-транспортных происшествий, повреждения транспортного средства. Кадровик должен насторожиться уже тогда, когда в его ведение попало оформление гражданско-правового договора, ему желательно проконсультироваться с юристом.

Специальные нормы для договора аренды транспортных средств

Договор аренды транспортных средств является отдельным видом договора аренды. Его объектом может стать любое транспортное средство: автомобиль, автобус, бульдозер, экскаватор и другая строительная техника. Передать по договору аренды можно и такие транспортные средства, как воздушные, морские и речные суда.

Словарь кадрового делопроизводства. По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование.

Транспортные средства принято использовать для перевозки грузов, пассажиров и багажа. Они характеризуются сложным техническим устройством, требуют специальных знаний и навыков для эксплуатации, являются источником повышенной опасности. Указанные особенности и послужили причиной выделения в Гражданском кодексе РФ специальных норм, регулирующих вопросы аренды транспортных средств.

К заключению договора аренды транспортного средства приходится прибегать в тех случаях, когда возникла необходимость в использовании транспортного средства, но нет возможности или экономической целесообразности для его приобретения. Одним из преимуществ договора аренды автомобиля по сравнению с его покупкой является то, что в отличие от собственника арендатору не приходится платить налог на имущество и транспортный налог.

Право сдачи транспортного средства в аренду принадлежит его собственнику.