Рейтинг: 4.9/5.0 (1891 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Отчет о движении ГСМ - необходимый документ, который оформляется для учета движения ГСМ на предприятиях, использующих транспортные средства, машины и механизмы. Составляет данный отчет материально-ответственное лицо на основании первичных документов по потреблению топлива. При заполнении формы отчета используются документы, на основании которых производились прием и отпуск ГСМ (ведомости учета возврата талонов, товарно-транспортные накладные, карточки учета расхода ГСМ. акты, требования, ведомости учета выдачи ГСМ и др.).
В отчете указывается дата составления формы, ФИО ответственного лица. В таблице перечисляются все нефтепродукты и талоны на них (автобензин, дизтопливо, моторные масла), их единица измерения. Заносится остаток на начало отчетного периода, поступления от нефтебазы и водителей, расход топлива, а также остаток на конец периода. Указываются показания счетчика (начальные и конечные). В конце формы вписывается количество листов приложений к данному отчету и ставится подпись материально-ответственного лица.
Отчет с приложениями (приходно-расходными документами по ГСМ) проверяется уполномоченным лицом организации и передается в бухгалтерию в установленными документооборотом организации сроки. На основании данного отчета производится дальнейшее оформление расчетов и соответствующей документации по учету движения ГСМ на предприятии.
Отчет о движении горюче-смазочных материалов (xls)
Учет и отчетность
Организации устанавливают нормы расхода топлива исходя из Распоряжения Минтранса РФ, другие - исходя из норм расхода, установленных в ПТС.
Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, расходы на ГСМ и топливо относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В Письме от 10 июня 2011 года № 03-03-06/4/67 Минфин разъяснил, что организация может учитывать затраты на приобретение горюче-смазочных материалов также в соответствии с подпунктом 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ в составе материальных расходов.
В Письме от 30 января 2013 года № 03-03-06/2/12 Минфин сделал вывод, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов на содержание служебного транспорта. В этой связи компании рекомендуется утвердить приказом нормы топлива и ГСМ и сделать эту бумагу приложением к учетной политике.
Документальное подтверждениеДокументальным подтверждением установления норм расхода ГСМ в компании являются: соответствующий приказ, а также учетная политика фирмы. Кроме того, требуется бумажно доказать сам расход: сделать это можно на основании путевого листа.
Обратите внимание, авансовые отчеты, кассовые чеки, накладные и прочие документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ, не могут служить основанием для списания горюче-смазочных материалов в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78 установлено несколько форм путевых листов в зависимости от вида автомобиля.Напомню, что в соответствии с новым законом «О бухгалтерском учете» компаниям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. В этой связи подтвердить расход ГСМ можно либо с помощью путевого листа, либо на основании иного первичного документа, разработанного фирмой и содержащего все необходимые реквизиты.
Зачастую на практике данные путевых листов не совпадают с показателями спидометра или же количеством бензина в баке. За такими неточностями и расхождениями нужно следить. При этом фирма может подстраховаться и подготовить оправдательные бумаги, объясняющие этот факт. Например, можно своевременно оформить приказ о работе в выходной и праздничный день и выписать путевой лист, подготовить документ на встречу контрагентов и смету на представительские расходы, обосновав использование автомобиля необходимостью проведения переговоров.
Повышенный размерК сожалению, не многие компании знают и пользуются возможностью учета расходов на ГСМ в повышенном размере. Вместе с тем, это разрешает делать распоряжение Минтранса России № АМ-23-р. Нормы расхода топлива могут повышаться при работе автотранспорта в следующих условиях:
Таким образом, для регулирования расхода топлива следует установить различные режимы его использования в зависимости от эксплуатации автомобиля. Эти нормы устанавливаются руководителем предприятия.
Если же объемы расхода ГСМ в распоряжении Минтранса отсутствуют, то, согласно Письму Минфина от 14 января 2009 года № 03-03-06/1/6, при установлении норм следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля. Аналогичное мнение высказано в еще одном Письме Минфина от 22 июня 2010 года № 03-03-06/4/61 в отношении транспортных средств марки «ВАЗ-217030», на которые Минтрансом не утверждены объемы использования топлива.
В налоговом учетеКомпания вправе учитывать траты на приобретение ГСМ либо в составе материальных расходов на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ, либо в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Порядок учета топлива для целей налогообложения будет зависеть от производственного назначения автомобиля и порядка его использования в организации. Например, ТС может эксплуатироваться для доставки материалов и товаров заказчику, в этом случае расходы учитываются в составе материальных расходов. Если же машина перевозит руководство или бухгалтера в банк и обратно, или в налоговую и органы власти, то в этом случае траты на бензин будут отражаться в составе прочих расходов. Эти особенности имеет смысл закрепить в учетной политике. При этом списание потраченного топлива и ГСМ производится на основании путевых листов и актов.
И в бухгалтерскомВ бухгалтерском учете расходы на приобретение топлива и горюче-смазочных материалов будут отражаться в зависимости от того, каким образом они приобретаются. Если фирма выдает деньги сотруднику, который самостоятельно производит покупку, то в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:
Приобретаемые горюче-смазочные материалы должны быть оприходованы по дебету счета 10 «Материалы», на субсчете 10-3 «Топливо». Кроме того, ГСМ могут быть отражены на счетах: 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Принятие горюче-смазочных материалов на субсчете 10-3 осуществляется по учетной стоимости (в корреспонденции с кредитом счета 15), а фактические затраты, связанные с покупкой ГСМ, собирают по дебету счета 15 и по итогам каждого месяца выявляют отклонения между фактическими и учетными ценами.
Списание расходов на эти материалы будет зависеть от эксплуатации автомобиля: на счете 44 отражаются «Расходы на продажу», в случае если машина используется для доставки продукции, товаров; на счете 26 «Общехозяйственные расходы» учитываются траты на использование ТС для персонала, например, если в машине ездит главный бухгалтер или генеральный директор; на счете 20 «Основное производство» учитываются расходы, если транспорт задействован для перевозки пассажиров, например, в такси.Не забудьте эти особенности отразить в учетной политике.
Екатерина Шестакова, эксперт журнала "Расчет"
3. Документы по топливу
3.1 «Ввод заправок»
3.2. «Ввод остатков по топливу».
Для правильного формирования отчетов необходимо правильно заполнить вкладку «Топливо» справочник «Транспортные средства»
Для того что бы «Средний расход топлива» менялся с летнего на зимний и обратно необходимо зайти в раздел «Справочники» - «Периоды» и создать соответствующие значения «Периодов».
Стационарный датчик топлива.
1.1.Отчет «Расход топлива мобильным объектом»
В данном отчете выведенные поля обозначают:
Примечание: Учитывая высокую погрешность стационарного датчика топлива, которая составляет от 15 % до 20 %, данные получены на основании показаний стационарного датчика скорее служат для общего анализа, чем для точного контроля расхода топлива транспортным средством.
1.2.Отчет «Расход топлива «Диаграмма»»
При формировании отчета задаются такие параметры:
Данный отчет п озволяет с изменением уровня детализации сформировать график расхода топлива с привязкой его к стационарному датчику топлива.
Наведя курсором на границу диаграммы можно увидеть как в примере: время в котором сформирована точка 10.09.2008 в 12.56.38 номер 3270 с уровнем топлива в данный момент 88 литров.
2. Проточный датчик топлива:
2.1. Отчет «Расход топлива транспортным средством по дням (проточный датчик)»
При формировании отчета задаются такие параметры:
В данном отчете выводятся такие значения:
2.2. Отчет «Отчет по поездкам транспортного средства»
При формировании отчета задаются такие параметры:
Дополнение к Отчету «Отчет по поездкам транспортного средства»
«Остатки и оборот топлива»
Данное дополнение к отчету правильно отображает остатки и заправки топлива лишь при первоначальном заполнении документов «Ввод заправок»
«Ввод остаток топлива».
Формируется оно автоматически при формировании отчета «Отчет по поездкам транспортного средства»
В данном отчете выводятся такие значения:
2.3. Отчет «Остатки и обороты топлива»
Отчет «остатки и обороты топлива» предназначен для формирования итогового отчета по остаткам, заправкам и расходам топлива на транспортных средствах. Для точного формирования отчета необходимо заполнение документа «Ввод заправок» и документа «Ввод остаток по топливу»
При формировании отчета задаются такие параметры:
3. Документы по топливу
Данный документ предназначен как для ручного, так и для автоматического введения «Заправок» и «Расходов» топлива транспортным средством за отчетный период.
Можно создать новый документ «Ввод заправок» или отредактировать уже созданный.
Для формирования документа необходимо выбрать транспортное средство, по которому будет формироваться документ. Создаем новую строку, в которой указываем дату и общий объем (сумму) заправки за день. Так делаем пока не заполним все данные за отчетный период. Нажимаем кнопку «Получить расход топлива» и программа автоматически заполнит данные по указанным дням. Нажимаем кнопку «Записать» и «ОК».
3.2. «Ввод остатков по топливу».
Данный документ предназначен для введения остатков топлива в баках транспортного средства перед началом отчетного периода и для их корректировки.
Можно создать новый документ «Ввод остатков по топливу» или отредактировать уже созданный.
Для формирования документа необходимо выбрать дату, на которую мы хотим ввести остатки топлива. Создаем новую строку и в ней выбираем транспортное средство и указываем или корректируем остаток топлива в баке на дату формирования документа. Нажимаем кнопку «Записать» и «ОК».
Копировать и распространять содержимое страницы
без письменного согласия автора
Путевые листы: оформление и порядок списания ГСМ
Расход бензина водитель организации при выполнении им служебных заданий подтверждает путевым листом, согласно которому производится списание выданного в подотчет израсходованного бензина (талонов на бензин). Безусловно, важно правильно заполнить данный документ, поскольку он является первичным учетным документом не только в бухгалтерском, но и налоговом учете. В статье рассматривается, как согласно нормам законодательства следует заполнять путевые листы легковых автомобилей, какие типичные ошибки встречаются при их оформлении и как на основании этого документа списать бензин бухгалтеру.
Заполнение путевых листов в бухгалтерском учете в рамках уставной и приносящей доход деятельности - подтверждение правомерности списания горюче-смазочных материалов (ГСМ). В налоговом учете, который осуществляется по приносящей доход деятельности, путевые листы подтверждают включение в состав расходов затрат по горюче-смазочным материалам при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Согласно п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ*(1) все хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются первичными учетными документами. Для того чтобы документ был принят к учету в качестве подтверждения совершения хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте“ (далее - Постановление N 78) утверждена форма путевого листа. Однако она разработана для автомобильных организаций. В связи с этим у бухгалтеров бюджетных учреждений часто возникает вопрос: должны ли они использовать форму путевого листа, приведенную в данном постановлении, или им следует разработать свою?
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ в Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 (далее - Письмо N 03-03-04/2/23) разъяснил, что форма путевых листов, утвержденная Постановлением N 78, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер только для автотранспортных организаций.
Остальные организации, в том числе и бюджетные, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде оплаты горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а именно:
а) наименование документа;
б) дата его составления;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Как показывает практика, бюджетные учреждения используют форму путевого листа, утвержденную Постановлением N 78, так как она содержит информацию, необходимую для списания израсходованных ГСМ. Использование установленной данным постановлением формы путевого листа целесообразно еще и потому, что она привычна и не вызывает дополнительных вопросов у органов ГИБДД при проверке. Ведь путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства юридическому лицу, осуществляющему перевозки, а также дает водителю право на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения задания.
Ошибки оформления путевых листов
Прежде чем рассмотреть типичные ошибки при заполнении путевых листов, ответим на актуальный и часто задаваемый бухгалтерами вопрос: можно ли выдавать путевой лист не на каждый день, а на более длительный срок, например на неделю? Следует обратиться к Письму N 03-03-04/2/23, согласно которому, в случае если еженедельное (ежемесячное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист может составляться на этот срок. Правильно оформленный путевой лист, даже если он составлен на неделю (месяц), также подтверждает расходы налогоплательщика на ГСМ. Заметим, что данное в письме разъяснение касается налогового учета. Относительно заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных учреждений Минфин не дал рекомендаций.
Вместе с тем ответ на поставленный вопрос будет неполным, если не учитывать мнение Росстата, представленное в Письме от 03.02.2005 N ИУ-03-22/257. В соответствии с этим письмом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.
В путевом листе должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, на балансе которой числится автомобиль. Необходимым условием оформления этого документа (впрочем, как и любого первичного документа) является заполнение всех соответствующих деятельности организации строк формы, что позволяет отразить множество важных сведений. Например, время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя, пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика.
Заполнение раздела “Движение горючего“
Особое внимание следует обращать на оформление раздела “Движение горючего“. Он заполняется исходя из фактических затрат, показателей приборов и нормы расхода бензина на 100 км. пробега.
Если водитель приобрел бензин за наличные денежные средства, выданные ему в подотчет, то количество приобретенных ГСМ, отраженное по графе “Выдано по заправочному листу N путевого листа, должно соответствовать их количеству, указанному в контрольно-кассовых чеках, приложенных к авансовому отчету водителя и подтверждающих заправку автомобиля бензином в этот день.
Нередко при определении расхода бензина по норме и фактически бухгалтеры прибегают к правилам округления. Это неверно. Так, если при подсчете по норме и фактически было израсходовано 4,5 или 6,12 литра, в путевом листе следует указывать именно эти цифры, а не 5 и 6 литров. В данном случае округление приводит к искажению действительного расхода бензина. Применение правил округления, по мнению автора, может быть допустимо только при списании расхода бензина за месяц, а не по каждому путевому листу.
Расход бензина списывается на основании данных путевых листов. При его списании проверке подлежат обоснованность пробега, расчет расхода. При заполнении графы “Расход по норме“ следует руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте N Р3112194-0366-03*(2), утвержденными Минтрансом РФ, Департаментом автотранспорта, Федеральным государственным унитарным предприятием “Государственный научно-исследовательский институт“ (далее - Нормы расхода топлива и смазочных материалов). Данный документ применяется всеми организациями любой формы собственности. Для каждой марки автомобиля им установлена базовая норма расхода топлива исходя из расчета на 100 км пробега, утверждены надбавки к нормам расхода топлива при эксплуатации автомобиля в зимнее время и езде в горной местности, по дорогам со сложным планом и закруглениями, по городу (поселкам городского типа) при наличии светофоров и знаков дорожного движения.
По надбавкам Нормами расхода топлива и смазочных материалов установлено только их предельное значение, поэтому каждое учреждение самостоятельно должно определить размер соответствующей надбавки, который закрепляется в приказе руководителя. Контролирующие органы при проверке правильности указания норм расхода топлива в путевом листе сверяют их с нормами, утвержденными этим приказом.
Согласно Нормам расхода топлива и смазочных материалов организации вправе применять надбавки, увеличивающие норматив расхода топлива, с учетом следующих обстоятельств:
1) времени года. Норма расхода топлива и смазочных средств в зимнее время увеличивается с 5 до 20%. В Приложении N 2 к Нормам расхода топлива и смазочных материалов установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними. Исходя из Приложения N 2 к названным нормам по учреждению издается приказ, устанавливающий размер нормы, применяемый в организации в зимнее время. Она может быть ниже или равна предельной. Например, организация во Владимирской области может установить зимнюю надбавку в размере, не превышающем 10% нормы расхода топлива по соответствующему транспортному средству;
2) работы автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) со сложным планом, вне пределов городов и пригородных зон, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (то есть на 100 км пути не менее 500). В этом случае размер надбавки не может превышать 10%;
3) работы автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива. Так, если плотность населения превышает 3 млн. человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, от 1 до 3 млн. человек - до 20% и т.д. Причем в случае, когда автотранспорт эксплуатируется в пригородной зоне вне границы города, поправочные (городские) коэффициенты не применяются;
4) обкатки новых автомобилей. При пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, вышедшими из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%; при перегоне автомобилей в спаренном состоянии - до 15%, в строенном - до 20%.
Кроме этого, в ряде случаев норма расхода топлива может снижаться, например, при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м). В этом случае она может быть уменьшена не более чем на 15%.
Часто необходимо применить одновременно несколько надбавок (зимнюю, при езде по городу с соответствующей плотностью населения, в связи с обкаткой автомобиля и т.д.). В этом случае норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
Бухгалтеры при определении норм сталкиваются со следующей проблемой: какую норму расхода топлива установить для автомобиля, если она не утверждена ни одним из нормативных актов? Нормами расхода топлива и смазочных материалов предусмотрено, что в отношении новых моделей, марок и модификаций автомобильной техники, для которых Минтрансом не утверждены базовые нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и предприятий вправе вводить в действие временные нормы, разработанные НИИАТ в установленном порядке (по индивидуальным заявкам организаций), действующие до их утверждения Минтрансом при переутверждении или дополнении данного руководящего документа. Таким образом, организации следует обратиться в НИИАТ, чтобы тот, в свою очередь, утвердил норму расхода топлива для данной марки автомобиля.
Как правило, показатели в графах “Расход по норме“ и “Расход фактически“ равны. В случае если расход по норме превышает расход фактический, списание бензина производится по фактическому расходованию бензина. Если расход фактический превышает расход бензина по норме, то бензин списывается по норме.
Заполнение обратной стороны путевого листа
На практике встречается также следующее нарушение правил заполнения путевых листов: при использовании автомобиля руководителем учреждения на обратной стороне путевого листа в графе “Подпись лица, пользовавшегося автомобилем“ ставится факсимильное воспроизведение его подписи. Это недопустимо, поскольку путевой лист является первичным учетным документом, в котором согласно ст. 9 Закона N 129-ФЗ должна быть личная подпись лица, пользующегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.
Также нередко лицо, эксплуатирующее автомобиль в течение дня, ставит свою подпись не в каждой строке, в которой указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения, а одну внизу путевого листа, предполагая, что тем самым подтвердил использование автомобиля в течение этого дня по нескольким направлениям. Однако контролирующие органы при проверке признают это нарушением.
Кроме того, учреждения часто не указывают на оборотной стороне путевого листа конкретные пункты назначения, а делают запись: “Поездки по городу“ или “Езда по городу“. Контролирующие органы также при проверке путевых листов укажут на это нарушение, поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, была ли автомашина использована именно в служебных целях. Эта информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Поэтому такие записи в путевом листе, как “поездки по городу“, “езда по городу“ или “по заданию организации“, не подтверждают производственный характер расходов учреждения (Письмо Минфина РФ от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).
Отметка о прохождении водителем медосмотра
Перед выездом водитель должен пройти медосмотр. Из письма Минздрава РФ и Минтранса РФ от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 “О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств“ (далее - Письмо N 2510/9468-03-32) следует, что в каждой организации, имеющей автотранспорт, необходимо организовать и в обязательном порядке проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей автотранспортных средств. Статьей 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ “О безопасности дорожного движения“ установлено, что все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны организовать проведение предрейсовых медицинских осмотров водителей. Результаты такого осмотра в обязательном порядке вносятся в журнал (Письмо N 2510/9468-03-32). Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью организации или учреждения здравоохранения. В нем записываются фамилия, имя, отчество, возраст, место работы водителя, дата и время проведения осмотра, заключение, принятые меры, фамилия и инициалы медицинского работника. Только после осмотра водителя и при отсутствии жалоб, объективных признаков заболеваний, нарушений функционального состояния организма, признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психоактивных веществ, нарушений режима труда и отдыха водитель допускается к работе, на путевой лист ставится штамп, в котором указывается дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование.
Штамп не ставится в случаях выявления симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии.
При этом все результаты предрейсового осмотра должны быть зафиксированы в журнале осмотров.
Согласно п. 1.4 Типового положения, приведенного в Письме N 2510/9468-03-32, предрейсовые медосмотры проводятся только персоналом, имеющим соответствующий сертификат, а также медицинским учреждением при наличии лицензии. Данный порядок основывается на требованиях Приказа Минздрава РФ N 238*(3), в котором предрейсовый медицинский осмотр рассматривается как вид медицинской деятельности, подлежащий обязательному лицензированию в соответствии с нормами Закона N 128-ФЗ*(4) и Постановления N 499*(5).
Медосмотр в данном случае как вид медицинской деятельности подлежит лицензированию и может проводиться медицинскими учреждениями или медицинским персоналом, имеющим соответствующий сертификат. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (Постановление ФАС УО от 01.08.2005 N Ф09-3196/05-С7). Поэтому если медицинское учреждение, в котором работает водитель, имеет лицензию на осуществление указанного вида медицинской деятельности, то провести предрейсовый медицинский осмотр работника смогут специалисты данного учреждения. В противном случае один из медработников учреждения должен получить соответствующий сертификат.
Отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано контролирующими органами как нарушение законодательства об охране труда и повлечь на основании ст. 5.27 КоАП РФ наложение на должностных лиц штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб.
Внесение исправлений в путевые листы
Поскольку путевой лист является первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться п. 5 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ. Из него следует, что за исключением кассовых и банковских документов допускается вносить изменения в остальные первичные учетные документы, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление нормы расхода бензина должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).
Порядок списания горюче-смазочных материалов
Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. На практике представление путевых листов в бухгалтерию может быть организовано по-разному. Например, ответственное лицо, регистрирующее выезд автомобилей из гаражей и въезд в них, выдачу ГСМ (денежных средств на приобретение ГСМ, талонов на бензин), представляет заполненные должным образом путевые листы в бухгалтерию организации в зависимости от установленного порядка документооборота (ежедневно, еженедельно либо в конце месяца за месяц). После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина.
Для списания ГСМ бухгалтер использует следующие документы:
- авансовые отчеты, в случае если бензин приобретался за наличные денежные средства; если же заправка автомобиля производилась по талонам - Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) (п. 97 Инструкции N 25н*(6));
- приказы руководителя учреждения, утверждающие:
а) месячный лимит километража пробега автомобиля*(7);
б) норму расхода топлива в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля;
в) размер надбавок к норме расхода топлива в соответствии с Нормами расхода топлива и смазочных материалов;
г) зимний и летний периоды в соответствии с районом, в котором эксплуатируется автомобиль;
д) направление работника в командировку на служебном автомобиле;
- Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) (при списании масел, тормозных жидкостей, тосола и т.д.).
Первоначально бухгалтер проверяет правильность заполнения всех реквизитов путевого листа. Как следует оформлять данный документ и какие ошибки допускаются при его заполнении, мы рассказывали выше. После того как проверено заполнение путевых листов, бухгалтер сопоставляет сведения, указанные в этих документах, с данными, содержащимися в других документах - приказах руководителя организации. В частности, проверяется:
1. Не превышен ли лимит километража пробега автомобиля за месяц. С целью рационального и эффективного использования бюджетных ассигнований и средств, полученных в рамках приносящей доход деятельности, в организации приказом руководителя может быть установлен месячный лимит пробега по каждому автомобилю. Списание ГСМ производится по норме и в пределах установленного лимита месячного пробега автомобиля. В случае превышения установленного лимита без уважительной причины, которой может быть, например, командировка, подтвержденная документально, бухгалтер при расчете расхода бензина использует лимит. При этом следует учитывать, что в данном случае одного приказа на направление работника в командировку на служебном автомобиле будет недостаточно, необходима еще виза руководителя, свидетельствующая о том, что он не против превышения лимита километража данного автомобиля.
2. Соответствие применяемых надбавок к нормам расхода топлива, утвержденным приказом (приказами) руководителя, тем, которые использовались при расчете нормативного расхода топлива.
Далее расчетным путем определяется нормативный расход топлива по данному автомобилю с учетом проделанного километража.
Согласно Нормам расхода топлива и смазочных материалов нормативное значение расхода топлива для легковых автомобилей рассчитывается по следующей формуле:
Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 х D),
Qн - нормативный расход топлива, л;
Hs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S - пробег автомобиля, км;
D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
Приведем пример расчета нормативного расхода топлива.
Согласно путевому листу автомобиль ГАЗ-3110 (двигатель ЗМЗ-4026.10), по которому базовая норма расхода топлива составляет 13,0 л/100 км, проехал 332 км, из них:
- 154 - по области.
Автомобиль эксплуатировался в зимнее время. Согласно приказам руководителя организации применяются следующие надбавки:
- за эксплуатацию автомобиля в зимнее время - 10%;
- за эксплуатацию автомобиля в городе с плотностью населения 1,5 млн. чел. - 10%.
Нормативный расход топлива составит:
- по городу - 27,77 л (0,01 х 13 х 178 км х (1 + 0,01 х 20%);
- по области - 22,02 л (0,01 х 13 х 154 л х (1 + 0,01 х 10%).
Таким образом, по путевому листу было израсходовано 49,79 л бензина.
Данные по нормативному расходованию бензина суммируются по всем путевым листам, и списание бензина производится на общую сумму.
Если согласно путевому листу автомобиль следовал из одного населенного пункта в другой, рекомендуем проверить, правильно ли указано расстояние между ними, воспользовавшись соответствующим справочником.
В бухгалтерском учете списание ГСМ в рамках уставной деятельности отражается так:
Дебет счета 1 401 01 272 “Расходование материальных запасов“
Кредит счета 1 105 03 440 “Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов“
В рамках приносящей доход деятельности делается следующая запись:
Дебет счета 2 106 04 340 “Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)“
Кредит счета 2 105 03 440 “Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов“
Хотелось бы обратить внимание читателей на то, что списание смазочных средств, а именно масел, тормозных жидкостей, тосола и др. происходит также по установленной норме. Исходя из Приложения N 1 к Нормам расхода топлива и смазочных материалов нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля, причем нормы расхода масел установлены в литрах, нормы расхода смазок - в килограммах.
Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей после капитального ремонта и находящихся в эксплуатации более пяти лет.
Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата. Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.
В таблице названного нами выше приложения приведены предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов.
Налоговый учет приобретения ГСМ
Бюджетные учреждения эксплуатируют автомобиль не только в рамках уставной, но и приносящей доход деятельности, при этом возникает вопрос о признании в целях обложения налогом на прибыль затрат по приобретению ГСМ за счет средств, полученных в рамках ведения предпринимательской деятельности.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами организации, принимаемыми в целях налогообложения, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 и пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены в пределах фактически понесенных затрат на расходы при исчислении базы по налогу на прибыль.
Бухгалтеры часто задают вопрос: какими нормами расхода топлива в рамках приносящей доход деятельности следует руководствоваться при отнесении данного вида затрат на расходы при исчислении налога на прибыль? Налоговый кодекс, в частности пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, не содержит положений, позволяющих сделать вывод о том, что затраты на топливо нормируются. Следовательно, организация в рамках приносящей доход деятельности вправе принимать к учету расходы по горюче-смазочным материалам в полном объеме, при условии если они были осуществлены в рамках данной деятельности. Таким образом, норма расходования топлива на 100 км. пробега в рамках приносящей доход деятельности может быть установлена выше общепринятой. Однако для того чтобы избежать конфликтов с проверяющими органами, а также в целях устранения расхождений между уставной и приносящей доход деятельностью, рекомендуем пользоваться общепринятыми нормами расхода топлива.
зам. главного редактора журнала
“Бюджетные организации:
бухгалтерский учет и налогообложение“
“Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение“, N 9, сентябрь 2007 г.
*(2) Действуют до 01.01.2008.
*(3) Приказ Министерства здравоохранения РФ от 26.07.2002 N 238 “Об организации лицензирования медицинской деятельности“.
*(4) Федеральный закон от 08.08.2001 N 128-ФЗ “О лицензировании отдельных видов деятельности“.
*(5) Постановление Правительства РФ от 04.07.2002 N 499 “Об утверждении Положения о лицензировании медицинской деятельности“.
*(6) Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина РФ от 10.02.2005 N 25н.
*(7) С целью рационального и эффективного использования бюджетных ассигнований и средств, полученных в рамках приносящей доход деятельности, в организации приказом руководителя может быть установлен месячный лимит пробега по каждому автомобилю.
ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!
