Пример составления приказа с угловым расположением реквизитов

Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".

Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Пример составления приказа с угловым расположением реквизитов.

Правильно составляем приказы по личному составу

Негосударственным органам и организациям негосударственной формы собственности право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов может быть предоставлено Президентом или в установленном им порядке.

Текст приказа и его заголовок

При составлении приказа в обязательном порядке необходимо указать краткий и емкий заголовок, точно передающий смысл приказа, который не берется в кавычки и не закрывается точкой (п. 54 Инструкции).

Если приказ по личному составу касается одного работника, то в заголовок выносят фамилию и инициалы работника: «О приеме на работу Давыденко И.П.», «О командировании Стрельникова А.Н.» и др.; если группы работников, но по одному основанию – приказ будет иметь общий заголовок: «О приеме на работу», «О предоставлении трудовых отпусков» и др.; если приказ по личному составу объединяет несколько действий (прием и увольнение; прием, перевод и увольнение и т.п.), заголовок будет носить общий характер: «По личному составу».

Текст распорядительного документа (приказа), как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей (п. 99 Инструкции). В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. В приказах по личному составу основание издания документа указывают в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, его указывают в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагают в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Расставляем пункты в приказе

После распорядительного слова с новой строки с соблюдением абзаца прописными буквами печатается фамилия работника (п. 90 Инструкции), на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа.

Каждый приказ по личному составу должен иметь основание. При приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу и трудовой договор (контракт), в других случаях – соответствующие документы (заявления, докладные записки, документы аттестационной комиссии и др.). Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Их указывают после этого пункта и нумеруют арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.

Слово «Основание» печатается от нулевого положения табулятора (без абзаца), а относящаяся к нему информация – столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере) (пп. 87, 88 Инструкции). После слова «Основание» ставится двоеточие.

Датой приказа является дата его подписания (п. 46 Инструкции).

ЭТО ВАЖНО! При подготовке проекта приказа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляет должностное лицо, подписывающее документ, собственноручно.

Дата подписания приказа, даты в тексте, в других его реквизитах (виза согласования, ознакомления) оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами – «25.12.2011».

Следует обратить особое внимание, что даты приема, перевода и увольнения указывают в приказах по личному составу без предлога «с», а крайние даты при указании периодов – с применением предлогов «с» и «по».

Для придания юридической силы документу необходим еще один реквизит – «Подпись». В п. 57 Инструкции определено, что данный реквизит состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (вначале указываются инициалы, затем фамилия на уровне последней строки наименования должности без пробелов).

Наименование должности следует печатать от нулевого положения табулятора (без абзаца). При этом к наименованию должности (директор, ректор и др.) принято добавлять видовое наименование организации (например, ректор института, директор фабрики и т.п.). Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя или другого лица, имеющего право издания приказов (как правило, заместителя руководителя).

Серова И.И. Серова

Несколько иначе оформляется виза ознакомления работника с приказом по личному составу. Она включает слова «С приказом ознакомлен(а)», подпись работника, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Указывать должность работника в визе ознакомления не нужно, так как она обозначена в тексте приказа. Если приказ по личному составу касается 2, 3 и более работников, то запись об ознакомлении с приказом формулируется во множественном числе: «С приказом ознакомлены», после чего ставится двоеточие.

При подготовке приказа по личному составу возможно заранее впечатать необходимый шаблон виз согласования и ознакомления (необходимые наименование должности и инициалы, фамилию работника, согласующего приказ; инициалы и фамилию работника, которого необходимо с этим приказом ознакомить). И работникам останется лишь собственноручно расписаться в установленном месте и проставить дату.

Шаблон реквизита «Виза ознакомления» (нескольких работников)

С приказом ознакомлены: Подпись А.И. Петрова

Подпись С.Ф. Щупиков

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования: сначала визы согласования, а затем ознакомления. При отсутствии свободного места визы оформляют на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

Присвоение приказу буквенного индекса

В образцах приказов по личному составу регистрационные индексы дополнены буквенным индексом – «к» и «л». Возникает вопрос: почему у приказов одной группы документов регистрационные индексы различаются?

В подп. 142.3 п. 142 Инструкции установлено, что распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства РБ установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

Для приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении, поощрении, премировании, длительных (более месяца) и зарубежных командировках установлен срок хранения 75 лет; приказов о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках – 3 года (Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38).

ЭТО ВАЖНО! Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный буквенным индексом «к» – для приказов 75-летнего срока или «л» – для приказов 3-летнего срока хранения (подп. 142.4 п. 142 Инструкции).

Образцы приказов смотрите в рубрике

«Полезная документация» на

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов - последние обновления

Составление и оформление основных документов управления УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ ФедерациИ профсоюзов БелорусскОЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ ТРУДОВЫХ И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ ЧЕРНЫШЕВА Составление и оформление УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ ФедерациИ профсоюзов БелорусскОЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ ТРУДОВЫХ И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ ЧЕРНЫШЕВА Составление и оформление основных документов управления Практическое пособие по дисциплине «Делопроизводство» МИНСК 2002 УДК 002. Белаш Ч 39 Чернышева Составление и оформление основных документов управления:Практическое пособие по дисциплине «Делопроизводство». Материал пособия содержит учебные примеры составления и оформления основных документов управления и практические задания по документированию на персональном компьютере. Образцы документов составлены в соответствии с новым стандартом СТБ 6. Издание имеет справочно-практическое назначение и рассчитано на студентов очной и заочной форм обучения, слушателей центров обучения по документационному обеспечению управления, а также всех специалистов, работающих с документами. Чернышева, 2002 СОДЕРЖАНИЕ Введение 5 Системы документации 6 Основные регламентирующие документы 7 Состав реквизитов и места их расположения 8 Рис. Расположение основных реквизитов документов 10 Бланки документов предприятий 11 Рис. Форма общего бланка с продольным расположением реквизитов 12 Рис. Форма общего бланка с угловым расположением реквизитов 13 Рис. Форма бланка письма с продольным расположением реквизитов 14 Рис. Форма бланка письма с угловым расположением реквизитов 15 Образцы основных документов управления 16 Рис. Форма приказа 16 Рис. Образец приказа 17 Рис. Форма указания 18 Рис. Образец указания 19 Рис. Образец сводного приказа по личному составу 20 Рис. Форма полного протокола 22 Рис. Образец полного протокола 23 Рис. Форма акта 24 Рис. Образец акта 25 Рис. Форма докладной записки 26 Рис. Образец внутренней докладной записки 27 Рис. Образец объяснительной записки 27 Рис. Форма справки 28 Рис. Образец справки с места работы 28 Рис. Образец справки по производственной деятельности 29 Рис. Форма заявления 30 Рис. Образец заявления 30 Рис. Образец резюме 1 31 Рис. Образец резюме 2 32 Рис. Образец исходящего письма-просьбы 33 Рис. Образец входящего письма-ответа 34 Рис. Образец гарантийного письма 35 Рис. Образец гарантийного письма 36 Рис. Образец информационного письма 37 Рис. Образец факса 38 Рис. Образец телефонограммы 39 Рис. Образец телеграммы 39 Рис. Образец типового письма иностранному партнеру с использованием свободной пунктуации 40 Реквизиты типового письма иностранному партнеру 41 Рис. Образец письма иностранному партнеру 42 Рис. Перевод на русский язык письма иностранному партнеру 43 Практические задания по документированию 44 Общие рекомендации по выполнению заданий на персональ- ном компьютере типовой алгоритм подготовки документа 44 Тема 1. Построение формуляра-образца организационно- распорядительных документов 45 Тема 2. Оформление приказа 45 Тема 3. Оформление выписки из приказа 47 Тема 4. Оформление распоряжения 47 Тема 5. Оформление решения 48 Тема 6. Оформление протокола 48 Тема 7. Оформление акта 49 Тема 8. Оформление внутренней и внешней докладной записки 51 Тема 9. Оформление справок и заявлений 53 Тема 10. Составление и оформление служебного письма 55 Тема 11. Подготовка серийных документов 59 Краткий словарь терминов 62 Литература 74 Основная 74 Дополнительная 75 ВВЕДЕНИЕ Одной из важнейших задач современного менеджмента является рациональная работа с документами в офисе. Ведь именно через документы работники предприятий и организаций независимо от их профиля и уровня получают большую часть деловой информации, а на составление документов и работу с ними тратится в среднем до 60% рабочего времени. К тому же интенсивность таких процессов, как получение информации и ее обработка, анализ и принятие решений, выполнение этих решений, контроль и учет исполнения и т. Современная жизнь человека и государства невозможна без документов. Знание делопроизводства будет востребовано при любой общественно-политической ситуации, вот почему делопроизводство является одной из основных дисциплин при подготовке и руководителей любого ранга, и специалистов самого широкого профиля: юристов, менеджеров, экономистов, бухгалтеров, банкиров и т. Документационное обеспечение управления ДОУкак принято сейчас рассматривать процессы делопроизводства и документооборота, состоит в решении следующих задач: — документирование составление и оформление документов ; — организация работы с документами обеспечение движения, поиска, хранения использования документов, систематизация архивного хранения. Предлагаемое издание является практическим пособием по первой части делопроизводства — документированию и предназначенно для использования в учебном процессе любого образовательного учреждения на практических занятиях и лабораторных работах в компьютерных классах по дисциплине «Делопроизводство». Материал пособия содержит учебные примеры составления и оформления основных документов управления и практические задания по документированию на персональном компьютере. Образцы документов составлены в соответствии с новым стандартом СТБ 6. Издание имеет справочно-практическое назначение и рассчитано на студентов очной и заочной форм обучения, слушателей центров обучения по документационному обеспечению управления, а также всех специалистов, работающих с документами. В пособии приведен краткий словарь терминов и обширный список источников и литературы по делопроизводству. Организационно-правовая документация Устав организации; Положение об организации; Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; Регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; Штатное расписание; Инструкции по отдельным видам деятельности например, инструкция по документационному обеспечению ; Должностные инструкции работникам; Правила, памятки и др. Плановая документация План Перспективный план Программа График Схема Генеральная схема 3. Распорядительная документация Постановление Решение Приказ Распоряжение Указание 4. Справочно-информационная, справочно-аналитическая и отчетная документация Справочно-информационные документы Справочно-аналитические и отчетные документы протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, переписка служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень, отчет основные регламентирующие документы 1. Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Закон Республики Беларусь «Об электронном документе», от 10 января 2000г. Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь. ГОСТ 16487 — 83. Делопроизводство и архивное. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Методические указания по практическому применению СТБ 6. Система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Правила выполнения, обращения и хранения. Процедуры выработки и проверки электронной подписи. Состав реквизитов и места их расположения Каждый вид документа управления акт, протокол, письмо и т. Реквизит — это отдельный информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место в пространстве и времени. Реквизиты могут быть графическими герб, печать, эмблемано в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простымисостоящими из одного-двух слов или цифр номер листаили сложнымикоторые включают в себя несколько самостоятельных частей гриф согласования, гриф утверждения, адресат и др. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. Максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, согласно стандарту СТБ 6. Однако в документах конкретного вида применяется не весь набор, а гораздо меньшее число необходимых реквизитов. Расположение наиболее часто используемых реквизитов документов показано на рис. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЙ Бланк документа — это стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации. Рекомендуется использовать следующие виды бланков документов: ? общий бланк для составления любых видов документов, кроме писем ; ? бланк письма; ? бланк конкретного вида документа за исключением письма. Стандартом предусмотрено два варианта расположения реквизитов на бланках: ? продольный с центровкой реквизитов заголовочной части документа в верхней части листа ; ? угловой размещение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа. Для бланков используют бумагу форматов А4 210 х 297 мм и А5 148 х 210 мм. Все бланки документов должны иметь следующие поля: — верхнее — 20 мм; — нижнее — 20 мм; — левое — 30 мм; — правое — не менее 10 мм. Организациям и предриятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимо иметь специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях. Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия в дательном падеже или наименование структурного подразделения, предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме, срок исполнения. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения если в пункте приказа несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт. 2. Предписываемое действие и срок исполнения. Последний пункт приказа определяет контроль за исполнением приказа возложить на … указывается структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль — наименование должности, инициалы, фамилия пишутся в винительном падеже. Наименование должности руководителя Подпись Инициалы, фамилия Визы Рис. Минск Об увеличении уставного капитала общества В связи с решением Общего собрания акционеров от 10. Руководителю Юридического отдела Савчуку Руководителю Финансового управления Обросимову Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова Генеральный директор Подпись Шухов Визы В дело 01-05 Подпись Расшифровка подписи Дата Рис. Образец приказа Эмблема организации Наименование организации предприятия УКАЗАНИЕ 00. Распорядительная часть указания начинается словом ОБЯЗЫВАЮ пишется от поля, крупно. Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в обязанности по должности, то распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ: Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и строится по схеме: исполнитель полное наименование должности, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения — действие глагол в неопределенной форме — срок исполнения. В последнем пункте указания определяется должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением Контроль за исполнением указания возложить. Наименование должности руководителя или одного из заместителей Подпись Инициалы, фамилия Визы Рис. Форма указания НПО «ОРБИТА» УКАЗАНИЕ 00. Директор объединения подпись Образец указания АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ЗАКРЫТОГО ТИПА «ОМЕГА» ПРИКАЗ 03. Витебск По личному составу 1. Основание: заявление Орлова Контракт с работником, имеющим право на пенсию, от 07. МИШИНУ Татьяну Степановну, специалиста отдела маркетинга, на должность ведущего специалиста отдела реализации готовой продукции с 10. Докладная записка начальника отдела реализации готовой продукции МИРОНОВУ Сергею Петровичу, специалисту отдела маркетинга, учебный отпуск на 15 дней с 10. Справка-вызов на сессию МГЛУ. САНЬКО Нине Аркадьевне, экономисту редакционного отдела, очередной отпуск с 08. Основание: заявление Санько ДРОЗДОВУ Алису Федоровну, бухгалтера, 20. Очередной отпуск использован по 18. Основание: заявление Дроздовой ЯСЬКОВИЧ Павла Андреевича, старшего специалиста отдела снабжения, 01. Очередной отпуск использован по 01. Основание: приказ Генерального директора от 15. КОМАНДИРОВАТЬ. АРТУРОВА Олега Георгиевича, технолога, в Москву в Академию наук на три дня с 13. Основание: распоряжение главного инженера завода Генеральный директор Подпись Воронов Визы: главного инженера главного бухгалтера начальника отдела кадров С приказом ознакомлены: Подпись Образец сводного приказа по личному составу Эмблема организации Наименование организации предприятия ПРОТОКОЛ 00. Фамилия Секретарь — Форма полного протокола ПЕДАГОГИЧЕСКОЕ ОБЩЕСТВО РБ Секция стенографии и машинописи ПРОТОКОЛ 03. Гродно совещания преподавателей стенографии, машинописи Председатель — Нестерук Секретарь — Шустова Присутствовали: 27 человек список прилагается ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О республиканском совещании преподавателей стенографии и машинописи и письме Центрального Совета педагогического общества. Информация преподавателя стенографии Доклад заведующей общим отделом издательства «Пламя» Предлагается организовать на местах конкурсы на лучшую стенографистку и машинистку города, области и т. Познакомить преподавателей курсов, школ, ПТУ с рекомендациями Центрального Совета педагогического общества РБ. Внести изменения в изучение теории стенографии по материалам нового учебника в планы на следующий учебный год. СЛУШАЛИ: Оформляется так же, как и первый вопрос. Нестерук Секретарь Подпись Составлен комиссией: Председатель — должность, инициалы, фамилия Члены комиссии: 1. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов. Могут содержатся выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты. Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи С актом ознакомлены: Подпись Расшифровка подписи Дата Подпись Расшифровка подписи Дата Рис. Форма акта Эмблема организации АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ФАКЕЛ» АКТ 11. Борисов О проверке кассы УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись Красин Члены комиссии: 1. Панкратов Присутствовала: кассир В результате проведения ревизии комиссия установила: 1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 11. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира Лариной на 1 л. Председатель комиссии Подпись Красин Члены комиссии: Подпись Панкратов С актом ознакомлена: Подпись Образец акта Эмблема организации Наименование организации предприятия или структурного подразделения Наименование должности включаянаименование организации в дательном падеже г-ну Фамилия, инициалы ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00. Текст состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для составления докладной записки. Во второй части приводятся выводы и предложения о конкретных действиях. Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время по состоянию на …. Приложение: текст приложения оформляется в соответствии с СТБ 6. Форма докладной записки Отдел новых проектовГенеральному директору агентства ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА г-ну Петрову Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе 5 сотрудников не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики БГУ или Школы рекламы. Руководитель отдела Подпись Образец внутренней докладной записки Научно-исследовательский историко-архивный отдел Заместителю директора краеведческого музея Полетаеву Поломка была совершена в мое отсутствие, так как с 5 сентября я замещаю на 0,5 ставки музейного смотрителя отдела природных ресурсов и обхожу закрепленные за мной залы по специальному графику. Музейный смотритель личная подпись Образец объяснительной записки Эмблема организации Наименование организации Адресат Справочные данные об организации СПРАВКА 00. Наименование должности Подпись Расшифровка подписи Рис. Форма справки Закрытое Акционерное ЖЭС — 17 Общество «ДВИНА» пр. Жукова, 29 220045, Минск Тел. Общий трудовой стаж Кирсановой Ольги Петровны, проживающей по адресу: ул. Минск, составляет 19 девятнадцать полных календарных лет. Справка выдана по состоянию на 01. Начальник отдела кадров Подпись Гарин Главный бухгалтер Образец справки с места работы Отдел перевозок Генеральному директору компании СПРАВКА г-ну Савельеву Самолеты авиакомпании «Белавиа» имеют 180 посадочных мест. Но предоставить большее число мест нашей компании она не имела возможности. Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая имеет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини. Образец справки по производственной деятельности Наименование структурного Адресат подразделения ЗАЯВЛЕНИЕ Резолюция руководителя 00. Форма заявления Библиотека завода Директору завода «Прогресс» г-ну Аристову Библиотекарь Личная подпись Образец заявления Никифорова Тамара Алексеевна Переводчик ул. Цель. получение должности декана факультета иностранных языков. Образование: 2000 — настоящее время Белорусский государственный институт международных отношений — аспирантура по специальности «Международные отношения и средства массовой информации» 1993 — 1999 Белорусский государственный университет — диплом по специальности «Английский язык и литература». Трудовая деятельность. 1998 — настоящее время Техникум авиационного приборостроения. Специальные знания: Свободное владение английским и немецким языками. Опыт работы на компьютере по программам: MS WINDOWS, MS WORD, MS EXСEL, MS ACCESS, MS POWER POINT и др. Закончила курсы стенографии и делопроизводства. Образец резюме 1 ШАДРИН ВЛАДИМИР ПЕТРОВИЧ 216001, Курск, ул. ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ 21 мая 1965 г. Курск ЦЕЛЬ Получение должности коммерческого директора в торговой компании. ОБРАЗОВАНИЕ 1993 - Курсы по маркетингу при учебном центре «Просперити» 1989-1990 - Курсы английского языка при КГУ. Диплом экономиста по специальности «Планирование народного хозяйства». Фирма «ПЛЮС» Россия, г. Курскначальник отдела продаж. Оптовая торговля продовольственными товарами консервы, сухие супы. Функции: организация продаж, контакты с розничными торговыми предприятиями, составление договоров, контроль за расчетами. В подчинении 3 человека. За период работы расширил сеть торговых точек с 17 до 60. ИЧП «ФОБОС» Россия, г. Курсккоммерческий директор. Розничная торговля продовольствием и ТНП. Функции: закупка товаров и организация реализации через торговые точки фирмы. В подчинении 3 человека. В фирме работал со дня ее основания. Организовал 5 торговых точек киоски, секции в магазинах по розничной торговле. Областная оптовая база «КурскСнабСбыт». Инженер, старший инженер, зам. Функции: организация закупок продовольствия и его сбыта через сеть магазинов базы. В подчинении 2 человека. Разработал механизм организации торговли «с колес», в результате чего практически свел к минимуму затраты на содержание складских помещений. Служба в СА, интендант батальона. Английский язык разговорный уровень и работа с профессиональной документацией. ПК-пользователь Windows,MS Office, Lotus Notes, Internet, E-mail. B, опыт вождения 4 года. Образец резюме 2 НПО «Сож» ул. Вокзальная, 18 246003, г. Гомель Республика Беларусь E-mail: nauka sozh. Южный городок,17 224005, г. Брест Республика Беларусь 03. Продукция Вашей фирмы пользуется заслуженным спросом у наших клиентов. Мы готовы расширить сотрудничество с Вами и просим выслать нам номенклатурный перечень новых изделий Вашей фирмы. С уважением Директор подпись Ганич Артузова Нина Петровна 23 245 1719 В дело 03-10 подпись Образец исходящего письма-просьбы ООО «Меркурий» Директору НПО «Сож» г-ну Ганичу Южный городок, 17 224005, г. Вокзальная, 18 Республика Беларусь 246003, г. Гомель Республика Беларусь Тел. И Прошу рассмотреть 20. Благодарим за проявленный Вами интерес к продукции нашей фирмы. По вашей просьбе направляем номенклатурный перечень интересующих Вас изделий. Будем благодарны, если Вы остановите свой выбор на представленных в нем позициях. Приложение: на 3 л. С уважением Коммерческий директор Подпись Образец входящего письма-ответа ЗАО «ИНТЕЛ-СИНТЕЗ» ул. Серова, 53 220051, г. Минск Республика Беларусь ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО 27. Об изготовлении цветной обложки Просим Вас отпечатать цветную обложку для книги «Организация делопроизводства и управления в офисе» тиражом 10000 экземпляров. Приложение: на 2 л. Хорошевская Главный бухгалтер Подпись Образец гарантийного письма ООО «Белорусский трикотаж» ул. Серова, 23 220039, г. Коржа, 14 220036, г. Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес двух контейнеров изделий Вашей компании. Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца. Наш расчетный счет ……. Терехов Главный бухгалтер Образец гарантийного письма Министерство образования Республики Беларусь МИНСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ ул. Широкая, 23, 220036, г. Информационные технологии в бизнесе 2. Юридический Правила приема общие для. Сазонов Школа 117 26. Образец информационного письма ngrida — Interexport Вам предлагаются вина, шоколадные изделия, прохладительные напитки, бытовая электротехника. Наш адрес: Минск, ул. Образец факса Управление образования Мингорисполкома Начальнику управления образования Администрации Октябрьского района г. Минск Передал — инспектор Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам обязательна. Начальник управления Подпись Образец телефонограммы СРОЧНАЯ МИНСК МИНПРОМСТРОЙ РБ СООБЩИТЕ ОТПРАВЛЕНИЕ БРЕСТПРОМСТРОЮ СТРОЙМАТЕРИАЛОВ СТРОИТЕЛЬСТВА КОМБИНАТА ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ ПИНСКЕ 6138 РЕВЯКИН г. Платонова, 29, Брестпромстрой Генеральный директор Личная подпись Seaside Travel Ltd 22. FOR THE ATTENTION OF MR Travel Bag Promotion You will remember that we wrote to you back in June, asking for a Quotation for you to supply approximately 1,000 of ypur best quality travel bags for our Christmas promotion. We are now in a position to place a definite order with you for 1,250 bags. We hope the extra number will not be a problem. From the suggested colours we have decided on Burgundy. Your colour chart is enclosed. We should like delivery by mid-November, and we look forward to your confirmation that this will be possible. Jane A Prior Ms DIRECTOR 112. Carbon copy to Mr A Plummer Happy Walkihg Holidays Ltd Рис. Образец типового письма иностранному партнеру с использованием свободной пунктуации Реквизиты типового письма иностранному партнеру 1. Заголовок бланка компании эмблема и наименование фирмы, возможно указание рода ее деятельности. Юридический адрес фирмы Issuer Field. почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, название банка, адреса и телефоны представительств и филиалов. Указывается под наименованием фирмы или на нижнем поле бланка. «Наша ссылка» номер, Our Ref обычно состоит из инициал отправителя и секретаря. Если письмо является ответом, то указывается исходящий номер инициативного письма Your Ref. Дата Date указывается буквенно-цифровым способом. Любое специальное сообщение Attention Line. Имя и адрес получателя внутренний адрес — Address. Построчно пишется: — имя и фамилия получателя; — наименование компании; — номер дома, улица; — город; — штат графствопочтовый округ; — страна. Заголовок письма Subject Line. Основной текст письма Body of the Letterразделенный на абзацы, которые отделяются друг от друга одной чистой строкой. Заключительная формула вежливости Complimentary Close. Она должна соответствовать по форме приветствию и положению получателя письма. Личная подпись автора письма Signatureниже которой указывается ее расшифровка имя и фамилия и на следующей строке — должность. Указание на наличие приложения Enclosure. Указание на рассылку копий данного письма Corbon Copy Notation. Morrison 17 May 2002 LTD 21 Bird Street London E1 6 TM Dear MR Morrison Order 345 Unfortunately, we have not yet received the compurters «OPTIMA 133» which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money. We look forward to hearing from you. Barker Mr Derek Barker Manager Encl. Order 345 Carbon copy M Pryor Рис. Мы будем благодарны, если Вы сможете их отправить как можно скорее, а если нет, то в этом случае верните полученные от нас деньги. Barker Г-н Дерек Баркер Управляющий Прил. Копия заказа 345 Копия Перевод на русский язык письма иностранному партнеру ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ Общие рекомендации по выполнению заданий на персональном компьютере типовой алгоритм подготовки документа ? Создать рабочую папку для сохранения документов, например, папку с именем группы ДП-2002-1 ; ? Запустить MS Word ; ? Установить удобную рабочую среду Масштаб — По ширине страницы, Сервис — Параметры — вкладка Вид — Показать границы области текста ; ? Установить параметры страницы Файл — Параметры страницы. - формат бумаги А4 или А5; - ориентация страницы книжная или альбомная ; - поля верхнее — 2 см, нижнее — 2 см, левое — 3 см, правое — 1 см. ? Сохранить файл пустой документ с установленными параметрами страницы в рабочей папке группы под именем, совпадающим с именем будущего документа, например, Приказ, Акт, Справка и т. Файл — Сохранить ; ? Набрать текст документа, используя исходные данные задания, периодически сохраняя создаваемый документ; При угловом расположении реквизитов в таких документах, как письмо, акт, докладная записка и др. Раздельное размещение реквизитов в ячейках такой таблицы позволяет осуществлять независимое редактирование набираемой информации; ? Создать эмблему логотип, фирменный знак организации и разместить этот реквизит на верхнем или левом поле бланка документа. В качестве эмблемы можно использовать готовый рисунок их библиотеки рисунков Вставка — Рисунок — Из файла или создать эмблему средствами MS Paint. Для размещения эмблемы на полях бланка можно использовать вставку рисунка в кадр; ? Убрать сделать невидимыми границы вспомогательных таблиц и кадров, если таковые использовались в процессе создания документа; ? Выполнить предварительный просмотр подготовленного документа Файл — Предварительный просмотр ; ? Сохранить в рабочей папке окончательный вариант документа с тем же именем. Построение формуляра-образца организационно-распорядительных документов 1. Составить проект бланка предприятия института общего вида и бланк для писем на основе формуляра-образца угловой и продольный варианты. Составить проект бланка института для конкретного вида документа приказа, акта, справки и т. Составить и оформить на бланке с угловым или продольным расположением реквизитов приказ по основной деятельностииспользуя следующие исходные данные: Международный институт экономики и управления. О введении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами в институте и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить инструкцию по ведению делопроизводства в МИЭУ. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01. Всем структурным подразделениям и сотрудникам института с 01. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника общего отдела института Фатееву Оформить отметки на документе: визы, исполнение и направление в дело, перенос на машинный носитель. Составить и оформить на бланке с угловым или продольным расположением реквизитов приказ по основной деятельностииспользуя следующие исходные данные: Республиканский дом мод. Об утверждении Положения о порядке премирования работников по итогам работы за год. В целях совершенствования порядка премирования работников предприятия ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику экономического отдела Нестерову Рассмотреть Положение о премировании работников по итогам работы за год на общем собрании коллектива до 15. Ввести в действие Положение о премировании работников по итогам работы за год с 16. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Шубину Оформить отметки на документе: визы, исполнение и направление в дело, перенос на машинный носитель. Составить и оформить на бланке с угловым или продольным расположением реквизитов приказ об итогах работы с документами в 2001 г. В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей. Составить и оформить на бланке с угловым или продольным расположением реквизитов приказ директора завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно Тема 3. Оформление выписки из приказа 3. Составить и оформить выписку из приказа на бланке с угловым расположением реквизитов, используя следующие исходные данные: Закрытое акционерное общество «Звезда». Выписка из приказа от 08. О введении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами в организации и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 3. Всем структурным подразделениям руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Заверяет выписку из приказа секретарь-референт Составить и оформить распоряжение по организации на бланке с угловым продольным расположением реквизитов, используя следующие исходные данные: Коммерческая фирма «Мастер». О проведении ремонтных работ. Ответственный - начальник ремонтно-технической службы Макаров Оформить реквизиты: визы, отметка об исполнителе, отметка об исполнении и направлении в. Составить и оформить решение на бланке с угловым продольным расположением реквизитов, используя следующие исходные данные: ЗАО «Белорусский сувенир». О подготовке к выставке-ярмарке в Санкт-Петербурге. На основании координационного плана от 03. Совет директоров ЗАО «Белорусский сувенир» РЕШИЛ: 1. Назначить ответственным представителем ЗАО на выставке-ярмарке Васильева Составить и оформить полный протоколиспользуя угловой вариант расположения реквизитов на бланке: АО "Корвет". Дмитриева — в командировке, Повестка дня. 1. Об организации филиала предприятия в г. Об утверждении программы повышения квалификации сотрудников планово-финансового отдела. Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия до 00. Доработать бизнес- план филиала предприятия с учетом дополнений Утвердить программу повышения квалификации сотрудников планово-финансового отдела. Оформить отметку об исполнении и направлении в. Составить и оформить краткий протоколиспользуя продольное расположение реквизитов на общем бланке: АО "Фаворит". Об организации летнего отдыха сотрудников. О переходе на новую систему премирования. Подготовить документы для организации семейных туров по нашей стране и за рубежом до 00. Перейти на новую систему премирования с 00. Оформить отметку об исполнении и направлении в. Составить и оформить акт на бланке с угловым расположением реквизитов, используя следующие данные: АО «ЛАДА-ИНВЕСТ». Основание: докладная записка нач. Комиссия в составе председателя — нач. Андрейченко и членов комиссии: вед. Славина инженера-программиста ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полностью укомплектованной процессор, клавиатура, дисплей, принтер. Андрейченко, члены комиссии Составить и оформить акт на бланке с угловым расположением реквизитов, используя следующие данные: АКТ. Основание: приказ директора завода от 00. Составлен комиссией: председатель- начальник отдела снабжения Члены комиссии: инженер завода Беляев, заведующий складом В период с 00. Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за непригодности к дальнейшему использованию. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр - в отдел снабжения; 2-й экземпляр - в бухгалтерию. Приложение: перечень имущества на 3 л. Составить и оформить акт на бланке с угловым расположением реквизитов, используя следующие данные: АКТ. Директор института профтехобразования Основание: приказ директора института от 00. Составлен комиссией: председатель — нач. С предприятия-поставщика в адрес института прибыла 00. При вскрытии ящика обнаружено отсутствие числящихся по накладной комплектующих изделий к аппарату ТДР-45 на общую сумму ……. Комиссия пришла к выводу: потребовать от предприятия-поставщика досылки недостающих комплектующих изделий. Нарушений правил доставки посылки не обнаружено. Составлен в трех экземплярах: 1-ый экз. Борисова, члены комиссии Оформление внутренней и внешней докладной записки 8. Составить и оформить внутреннюю докладную записку, используя следующие исходные данные: ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. ООО « Folkon ». Директору фирмы Гущину В связи с ростом цен на полиграфические услуги в I квартале 2002 г. Начальник отдела рекламы Оформить отметку о направлении в. Составить и оформить внутреннюю докладную запискуиспользуя следующие исходные данные: ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Заведующему районным отделом здравоохранения Новоселовой О подготовке санатория-профилактория завода «Промсвязь» к 00. По Вашему поручению мною проверена подготовка нового санатория-профилактория завода «Промсвязь» к 00. Установлено, что лечебный корпус санатория снабжен современным медицинским оборудованием. Считаю, что санаторий-профилакторий полностью готов к принятию отдыхающих. Лечебная часть санатория укомплектована медперсоналом. Инспектор районного отдела здравоохранения Составить и оформить внутреннюю докладную запискуиспользуя следующие исходные данные: ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. О состоянии учета на строительстве пансионата. Главному бухгалтеру Андрееву По Вашему распоряжению мною с 00. В результате проверки установлено следующее: 1. Приходные и расходные документы по складу сдаются бухгалтеру с опозданием на 5-6 дней. При проверке фактического наличия материалов по 20 наименованиям у кладовщика Петрова Бухгалтер строительства пансионата Силин Необходимо предложить производителю работ Славину Ведомость остатков материалов на 3 л. Составить и оформить внутреннюю докладную записку заведующего аналитической лабораторией Долгушева директору завода «Керамика» Шорину Далее излагается просьба дать указание отделу материально-технического снабжения срочно закупить необходимое оборудование. Приложение: заявка на приобретение оборудования на 1л. Недостающие реквизиты оформить самостоятельно. Составить и оформить внешнюю докладную запискуиспользуя следующие исходные данные: Адресат - руководитель базового предприятия завод «Интеграл». В записке сообщается о том, что учебный компьютерный класс оснащен персональными компьютерами устаревших моделей, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные характеристики, что отрицательно сказывается на качестве подготовки учащихся. Вносится предложение о замене персональных компьютеров. Недостающие реквизиты оформить самостоятельно. Составить и оформить внешнюю докладную запискуиспользуя следующие исходные данные: ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Начальнику Минского городского комитета по народному образованию Бондаренко О выполнении плана набора учащихся. Довожу до Вашего сведения, что утвержденный Главным управлением профтехобразования г. Приняты 267 учащихся на обучение в группах со средним образованием на базе восьми классов и 90 учащихся в группы на базе полного среднего образования. Прошу рассмотреть возможность поощрения мастеров производственного обучения Кузнецову, добившихся хороших результатов по организации и проведению профориентационной работы в школах Октябрьского района Минска. Оформить отметку об исполнении и направлении в. Составить и оформить внутреннюю докладную записку заместителя начальника контрольно-ревизионного отдела Завьялова Генеральному директору обьединения Карповичу В тексте докладной записки указать, что при проведении 07. Недостающие реквизиты оформить самостоятельно. Оформление справок и заявлений 9. Составить и оформить на общем бланке служебную справку по производственной деятельности директору предприятия о закупке мебели и оборудования. В тексте справки указать, что в соответствии с планом модернизации офисной мебели и оборудования в 1 квартале 2002 г. Подписывает справку главный бухгалтер. Оформить отметку об исполнении и направлении в. В тексте справки указать, что в 2002 году комплектование товарных фондов магазина происходило за счет следующих источников в тыс. Книготорговая база «Минсккнига» — 0000000. Обьединение «Калибр» — 00000000. Обьединение «Книгоэкспорт» — 000000000. Подписывает справку директор магазина Составить и оформить личную справку о месте работы и заработной плате, используя следующие данные: СПРАВКА. Некрасова Юлия Васильевна работает инженером отдела снабжения Минского фарфорового завода с 00. Должностной оклад Некрасовой Составить и оформить личную справку о трудовом стаже, используя следующие данные: СПРАВКА. Общий трудовой стаж Федоровой Марии Николаевны, главного специалиста отдела рекламы, проживающей по адресу: пр. Минск, составляет 19 девятнадцать полных календарных лет. Справка выдана по состоянию на 01. Составление и оформление служебного письма 10. Составить и оформить гарантийное письмо со следующими данными: Автор письма — Научно-техническая библиотека. Адресат — ПТУ-15, директор Андреев Текст письма: Уважаемый господин Андреев! Администрация библиотеки просит изготовить 15 пятнадцать стеллажей для книг. Чертеж и размеры стеллажей прилагаем. Подписывает письмо директор библиотеки. Недостающие реквизиты оформить самостоятельно. Составить и оформить письмо-ответ со следующими данными: Автор письма — Управление сельского хозяйства указать справочные данные организации. Адресат-Председатель Акционерного общества «Восход» Юнг В тексте письма сообщается, что легковые автомобили будут передаваться в хозяйства в 4-ом квартале 2002 г. Подписывает письмо начальник отдела снабжения Недостающие реквизиты оформить самостоятельно. Составить и оформить письмо-подтверждение со следующими данными: Автор письма — Институт точной механики указать справочные данные института. Адресат-директор ЦНИИ «Орбита» г-н Ревякин В тексте письма с удовлетворением подтверждается получение оборудования для лаборатории. Кроме того, адресата просят направить в институт специалистов по установке и наладке оборудования и сообщить заранее время командирования сотрудника. Подписывает письмо заместитель директора института Аристов Недостающие реквизиты оформить самостоятельно. Составить и оформить письмо — приглашение обьединения «ЭКСПОЦЕНТР» с предложением принять участие в белорусской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире Турциякоторая будет проходить с 20 января по 10 февраля 2003г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно — технической информацией и заключить выгодные сделки. Составить и оформить письмо — ответ ОАО «ПРОГРЕСС» в рекламное агенство «ВЕКТОР» следующего содержания: Уважаемые господа! В своем письме Вы предложили нам услуги по размещению рекламы наших клиентов в журналах, издающихся во Франции. Наши клиенты заинтересовались этим предложением и были бы рады получить полную информацию о журналах, в которых Вы намерены помещать их рекламу. В частности, они хотят знать круг их читателей, тираж и расценки на публикацию одноразовых рекламных обьявлений. Будем признательны за скорый ответ. Составить и оформить письмо — просьбу Минского туристического центра «Беларусь» в Комитет по внешнеэкономической деятельности администрации области с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2002г. Составить и оформить письмо-просьбу Государственной торговой компании «Белторг» в Болгарскую фирму «Миаве» о возможности поставки в Гомельскую область экологически чистого детского питания. Составить и оформить письмо-ответ типографии издательства «Наука» закрытому акционерному обществу «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности. Составить и оформить письмо — приглашение организационного комитета обьединения «ЭКСПОЦЕНТР» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия энерогоресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса по ул. Составить и оформить информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ. Составить и оформить письмо-ответ внедренческого предприятия «Актив» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Бакор» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Составить и оформить письмо-просьбу Гомельского завода железобетонных конструкций Администрации области о выделении лимита на стеклоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. Составить и оформить письмо-ответ Могилевского управления здравоохранения Администрации Бобруйского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района. Составить и оформить письмо-ответ со следующими данными: Дата. Минск, 220037, Первомайская ул. Высылаем по Вашей просьбе чертежи конструкций за номерами 7421, 7425, 7429, 7431. Приложение: чертежи на 4 л. Недостающие реквизиты служебного письма составить самостоятельно. Составить и оформить письмо-просьбу со следующими данными: Начальнику Главного управления кадрами Министерства информатики и связи Республики Беларусь г-ну Макарову В порядке выполнения плана мероприятий по перестройке и совершенствованию отраслевой системы повышения квалификации руководящих работников и специалистов связи прошу Вас выделить институту в 2002г. Директор Гродненского института связи Недостающие реквизиты служебного письма составить самостоятельно. Составить и оформить служебное письмо со следующими данными: Автор письма - Институт физики АН РБ указать справочные данные организации — адрес, тел. Адресат — директор института технических средств управления г-н Раппо Кроме того, адресату предлагают направить сотрудника для обсуждения возникших вопросов и просят сообщить заранее время его командирования. Сахаров Недостающие реквизиты оформить самостоятельно. Подготовка серийных документов 11. Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 3-4 персональных фрагмента стандартного письма-сообщения о семинаре следующего вида: «Имя» «Фамилия» «Адрес1» «Город», «Индекс» «Обращение» «Фамилия»! Многие крупные фирмы используют телефон как средство для экономии денег и получения дополнительной прибыли. Как делового человека, Вас заинтересуют рассматриваемые на нашем семинаре вопросы телефонной практики. Мы будем рады видеть Вас на семинаре и постараемся ответить на все Ваши вопросы. Вместе с письмом направляем Вам информацию о времени, месте проведения и программу семинара. Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 3-4 персональных фрагмента стандартного письма-рекомендации следующего вида: «Имя» «Фамилия» «Адрес1» «Город», «Индекс» «Обращение» «Фамилия»! Я получил копию письма г-на Никитина Для первого знакомства я направляю Вам для рассмотрения информацию о деятельности нашей фирмы. Мы надеемся, что сможем быть Вам полезными. Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 5-6 персональных справок следующего вида: Международный институт трудовых и социальных отношений 220099, г. Обучается по специальности «Специальность». Начальник отдела кадров Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 5-6 персональных справок следующего вида: Международный институт трудовых и социальных отношений 220099, г. Срок окончания вуза «Год окончания». Начальник отдела кадров Красин КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ по материалам «Документы. АВТОР ДОКУМЕНТА — создатель документа, которым может быть организация служебное письмо или конкретное должностное лицо докладная записка и др. АДРЕСАТ — тот, кому адресован документ. АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА — указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа. АКТ — информационно-справочный документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретный факты, события, действия. АНКЕТА — документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на. АННОТАЦИЯ — краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа. АРХИВ — структурное подразделение организации, занимающееся хранением, учетом использованием документов, законченных в делопроизводстве. Б БЛАНК — стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации. В ВИЗА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа подпись с проставлением даты, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом. ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТ — документ, отправленный другим организациям лицам или полученный от них исходящий или входящий. ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — документ, созданный организацией для внутреннего использования. ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, поступивший в организацию. ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА — заверенная копия части документа. Г ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО — письмо, выражающее гарантию. ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Д ДАТА — число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами. ДЕЛО — совокупность документов или документсформированных по какому-либо признаку видам документов, вопросам, корреспондентам и т. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА — документ, адресованный руководителю организации реже — вышестоящему органусодержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. ДОКУМЕНТ документированная информация — информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу. ДОКУМЕНТАЦИЯ — оформленная по единым правилам совокупность документов. Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Количество входящих, внутренних исходящих документов учреждения за определенный период времени. ДУБЛИКАТ — копия официального документа, имеющая юридическую силу. З ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА — совокупность реквизитов: эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммерческие и коммуникационные данные, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту. ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА — указание на содержание письма, регистрационный номер выражается формой предложного падежа с предлогом "о". ЗАПИСКА — краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события например, служебная з. ЗАЯВЛЕНИЕ — документ, содержащий просьбу или предложение лица лиц учреждению или должностному лицу, например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т. ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ — условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических или физических лиц от однородных услуг. И ИНДЕКСЫ — условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета регистрации исполнения. ИНДЕКС ДЕЛА; НОМЕР ДЕЛА — порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела. ИНДЕКСАЦИЯ — присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации. ИНФОРМАЦИЯ — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса. ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, отправленный из учреждения. Копия, как правило, остается в деле. К КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА — производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая иная информация, используемая для достижения коммерческих целей получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентамикоторую предприниматель относит к конфиденциальной. КОНТРАКТ - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений. КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма. КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РБ. КОПИЯ ДОКУМЕНТА — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. КОПИЯ ДОКУМЕНТА: заверенная — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу. КОРРЕСПОНДЕНТ — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка. Л ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. ЛИЧНОЕ ДЕЛО — дело, включающее документы о каком-либо лице о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности. Н НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения. НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом. НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение. О ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — 1. Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа плана, отчета, проекта. Сообщение должностного лица, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ОРД — документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти и управления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА — 1. Первоначальный, подлинный экземпляр документа. Экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования. ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА — отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления. ОТЧЕТ — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, составленный учреждением или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. П ПЕЧАТЬ — элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. ПИСЬМЕННЫЕ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА — документы акты, контракты, письма делового или личного характерасодержащие сведения об обстоятельствах дела. ПИСЬМО — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: Сообщаем ИзвещаемДоводим до Вашего сведения, Ставим Вас в известность. ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ — письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии. ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ — письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме. ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т. ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ — такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии. ПИСЬМО - ПРОСЬБА — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: Прошу просим. ПИСЬМО - НАПОМИНАНИЕ — письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме. ПИСЬМО - ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т. ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА — 1. Документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом. ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ — реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. ПРАВО ПОДПИСИ — полномочие должностного лица на подписание документов. Правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий. Свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни. ПРЕДЛОЖЕНИЕ — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств. Правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления его структурного подразделениядействующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения. ПРОГРАММА — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени производственная п. ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА — предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения. ПРОТОКОЛ — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Р РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов. РАСПОРЯЖЕНИЕ — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан. РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП — штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ. РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА — порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — запись в учетных формах журналах, карточках и т. РЕЗОЛЮЦИЯ — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т. РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа. РЕКВИЗИТЫ — обязательные элементы служебного документа. РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — отдельный информационный элемент официального документа адрес, дата, подпись и т. РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО — заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе. РЕФЕРАТ — краткое письменное изложение первоисточника. Правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т. Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже. Резолюция собрания, совещания и т. С СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ — принятый в учреждении порядок создания, оформления исполнения документов. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА — обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями. СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО — письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей. СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ — подпись и печать. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. СТАНДАРТ — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемым Правительством РБ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РБ. Т ТЕЗИСЫ — краткое изложение текста документа или выступления. ТЕЛЕГРАММА — обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу. ТЕЛЕКС — телеграмма, посланная по телетайпу. ТЕЛЕТАЙП — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки. ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма. ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ тексты-аналоги. 1. Документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам. Нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений типовой устав, типовая структура или отдельных ее сторон типовой договор и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности. ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст часть текста и дополняющее его конкретное содержание. ТОВАРНЫЙ ЗНАК — условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров. У УКАЗАНИЕ — 1. Правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства. УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА — заполнение реквизита «гриф утверждения документа» должностным лицом, как правило, руководителем. Ф ФАКСИМИЛЕ — 1. Воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи текстасделанного от руки. Клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе. ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений носителем гражданских прав и обязанностей. ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ — группировка документов по делам в соответствии с номенклатурой их упорядочение внутри дела. Э ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ — научно-техническая обработка документов с целью определения сроков их хранения. ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ — комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись. Ц ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО — письмо, направленное из одного источника в несколько адресов. Ю ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО — учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя прав и обязанностей. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА — свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты и подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами. Я ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА документа — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст документа и закрепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Закон Республики Беларусь «Об электронном документе», от 10 января 2000 г. Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь. Система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Правила выполнения, обращения и хранения. Процедуры выработки и проверки электронной подписи. Методические указания по практическому применению СТБ 6. Требования к оформлению документов. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь. Офисная техника для делопроизводства и управления. Деловая документация и делопроизводство: Учебное пособие. Делопроизводство: Учебное и практическое руководство. Деловая переписка: Учебное пособие. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. Организация делопроизводства и управления в офисе. Компьютерное делопроизводство: Учебный курс. Организация работы с документами: Учебник. Деловое письмо: Практическое пособие. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению управления. Образцы документов по делопроизводству руководство к составлению. Образцы документов по делопроизводству. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие. Делопроизводство на компьютере: Практические рекомендации. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. Правила учета и передачи электронных машиночитаемых документов на государственное хранение. Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь. Составление документов на компьютере. Как овладеть искусством делового письма.