Журнал кассира-операциониста и регистрация его в налоговой для безналичных оплат

Самый главный вопрос. Должны ли мы регистрировать журналы кассира операциониста в налоговой инспекции для безналичных оплат.

Журнал кассира-операциониста заверяется налоговым органом одновременно с регистрацией ККТ. Таким образом, если Вы применяете ККТ, в том числе и для безналичных расчетов, Вы должны заверить такой журнал в налоговом органе.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

— Анатолий Семенович, применение контрольно-кассовой техники — одно из главных условий в работе большинства предпринимателей и организаций.

— Все верно. Обязанность применять контрольно-кассовую технику установлена Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ ). Он распространяется на все наличные расчеты — как с гражданами, так и с юридическими лицами. Другими словами, получая «наличку» неважно от кого, будьте добры применять ККТ, фиксируя суммы в журнале кассира-операциониста. Однако в любом правиле, как известно, есть исключения.

— Хорошо, тогда давайте с этого и начнем. В каких случаях организации и предприниматели на УСН могут не применять ККТ?

— Когда оказывают услуги населению и выдают им соответствующие бланки строгой отчетности. Это послабление прописано в пункте 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.

Вам также нужно применять ККТ, принимая наличные деньги. Чтобы не допустить ошибок, рекомендуем прочитать данное интервью.

— То есть нужно оказывать услуги именно населению, а не торговать, например. Как это определить?

— Перечень таких услуг содержится в Общероссийском классификаторе услуг населению (ОК 002-93), утвержденном постановлением Госстандарта России от 28.06.93 № 163. Поэтому бухгалтеру нужно посмотреть, указан ли вид деятельности в классификаторе. Если да, то ККТ можно не применять при условии, что выдаются бланки строгой отчетности.

— Ясно. А есть какие-либо требования в отношении бланков строгой отчетности?

— Конечно, бланк должен содержать обязательные реквизиты. Их полный перечень есть в пункте 3 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение ). Сноска

— Каким образом можно получить бланк: заказать в типографии или сделать самим?

Порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности определен в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 .

— Использовать бланк, распечатанный на принтере, нельзя, даже если он будет содержать все необходимые реквизиты (письмо Минфина России от 25.11.2010 № 03-01-15/8-250 ). Поэтому лучше заказать бланки в типографии.

— Я знаю, что в Положении еще говорится о формировании бланков строгой отчетности с использованием автоматизированных систем. Что это такое?

— Да, подобные автоматизированные системы — это некий аналог контрольно-кассовой техники (письмо Минфина России от 26.05.2009 № 03-01-15/5-255 ). То есть такая система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с документом в течение не менее пяти лет. Кроме того, должны быть сохранены уникальный номер и серия документа (п. 4 и 11 Положения ). Фирмы или предприниматели, конечно, могут купить подобное программное обеспечение. Но вряд ли это будет дешевле, чем изготовление бланков строгой отчетности в типографии.

— То есть вы бы не советовали изготавливать бланки строгой отчетности с помощью автоматизированной системы, о которой говорится в Положении?

— Не рекомендовал бы. Это обязательно привлечет внимание налоговиков. Ведь инспекторы обязаны проверять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах (п. 12 Положения ). А перечисленные законодателями требования к этим системам носят общий характер, ни о технических характеристиках, ни о параметрах автоматизированной системы в Положении ничего не сказано.

— Ясно. А с помощью компьютера можно изготовить бланки строгой отчетности?

— Нет, поскольку в Положении речь идет не о печатающем устройстве, а о системе, обеспечивающей защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа. Поэтому компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может (см. письмо Минфина России от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353 ).

— Следующий вопрос: раньше предприниматели на УСН на основе патента должны были применять ККТ, сейчас ситуация иная?

Бланки строгой отчетности нельзя выдавать при оказании услуг организациям

— Да, с 1 января 2013 года предприниматели, перешедшие на патент, могут не использовать ККТ, если по требованию покупателя выдают документ, подтверждающий прием денежных средств. Таким документом может быть товарный чек или квитанция. Это следует из пункта 2.1 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.

— А как быть интернет-магазинам, они обязаны применять ККТ?

— Да, интернет-магазины не освобождены от применения ККТ, кроме тех, кто платит ЕНВД или применяет патентную систему налогообложения. Поэтому самый лучший вариант для интернет-магазинов — это приобрести и применять переносную ККТ.

— Давайте вернемся к кассовой технике. Каким образом выбирать модель ККТ и обслуживающую компанию?

— Выбирая конкретную модель ККТ, важно проверить, включена ли она в государственный реестр. Модель, которой нет в реестре, применять запрещено. За это предусмотрен административный штраф. Что касается обслуживающей компании, то те организации, которые продают ККТ, являются и центром технического обслуживания (ЦТО). Так что проще купить машину в ЦТО, заодно заключив с данной организацией договор на обслуживание.

— А от вида деятельности зависит выбор ККТ?

— Да, некоторые виды кассовой техники имеют ограниченное применение. В частности, модель АБПМ-К предназначена исключительно для расчетов при продаже билетов. Еще выбор модели зависит от потребности компании и от того, какую сумму руководство готово на нее потратить. Например, если планируется принимать к оплате не только наличные, но и банковские карты, понадобится более сложная модель.

— После того как модель контрольно-кассового аппарта выбрана и куплена, ее надо зарегистрировать в своей налоговой инспекции?

— Обязательно. Для этого нужно подать заявление по форме, приведенной в приложении № 1 к приказу ФНС России от 09.04.2008 № ММ-3-2/152@. Его можно отнести в налоговую инспекцию лично, отправить по почте с уведомлением о вручении или же переслать через Интернет.

Использовать можно только модели ККТ, упомянутые в госреестре и зарегистрированные в налоговой инспекции

— А если несколько ККТ?

— Если одновременно регистрируется несколько ККТ, то они все перечисляются в одном заявлении.

— К заявлению еще нужны какие-либо документы?

— Да, паспорт ККТ, полученный при покупке кассовой машины, договор на техническое сопровождение кассового аппарата и доверенность на имя того, чья подпись стоит в заявлении.

— Каковы дальнейшие действия после того, как поданы документы?

— Если с документами все в порядке, налоговый инспектор согласует с фирмой (предпринимателем) время для осмотра кассовой машины и ее фискализации (пробного запуска). О том, что эти процедуры пройдены, инспектор должен сделать соответствующую отметку в паспорте ККТ. Ее он заверит печатью инспекции. После этого кассовый аппарат поставят на учет.

Далее сотрудник налоговой инспекции выдаст карточку регистрации кассы и заверит журнал кассира-операциониста. Одновременно с карточкой он вернет паспорт контрольно-кассовой машины и договор на техническую поддержку. Данный порядок действий прописан в Административном регламенте, утвержденном приказом Минфина России от 29.06.2012 № 94н .

— В какой срок инспекция должна зарегистрировать кассовый аппарат?

— В течение пяти рабочих дней с даты подачи заявления и необходимых документов. Если документы на регистрацию ККТ были направлены в налоговую по почте, то пятидневный срок будет исчисляться с даты их получения инспекцией.

— А в каких случаях нужно перерегистрировать кассовую технику?

— В случаях замены фискальной памяти, смены адреса места установки ККТ, изменения ФИО предпринимателя или наименования организации и смены ЦТО. Это прописано в пункте 76 Административного регламента, указанного выше.

— Другой вопрос. Может ли фирма арендовать ККТ?

— Это не запрещено. При этом ККТ нужно снять с прежнего места учета и зарегистрировать по месту учета в своей налоговой (см. письмо ФНС России от 20.02.2007 № ШТ-6-06/132@ ). На кассовых чеках арендованной контрольно-кассовой техники должны быть указаны реквизиты арендатора.

— Заканчивая тему о регистрации ККТ, подскажите, можно ли расходы на кассовую технику включить в затраты при УСН?

Расходы на покупку ККТ и ее дальнейшее обслуживание можно включить в затраты при упрощенной системе налогообложения.

— Да, причем по двум основаниям. Если кассовая техника отвечает критериям основного средства, то есть стоит дороже 40 000 руб. и является амортизируемым имуществом, то ее можно списать как расходы на покупку основных средств (подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ).

А вот затраты на покупку контрольно-кассовой машины в сумме 40 000 руб. и меньше можно учитывать как материальные расходы (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16. п. 1 ст. 254 НК РФ ).

— А затраты на техническое обслуживание можно учесть при УСН?

— Да, это будут материальные расходы ( подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16. подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ ). Поэтому сразу после оплаты и подписания акта выполненных работ их можно списать (п. 2 ст. 346.17 НК РФ ).

— Предположим, фирма впервые заводит журнал кассира-операциониста. На что следует обратить внимание, оформляя такой документ?

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 утвержден постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 .

— Прежде всего напомню, что журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 — это основной документ, который отражает движение наличных денежных средств в операционной кассе. Его заводят для каждой контрольно-кассовой машины. Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью, после чего он заверяется в ИФНС налоговым инспектором.

— Ясно. А какие-либо особенности заполнения журнала кассира-операциониста есть?

— Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой.

В журнале предусмотрено 18 граф. И тут я хочу обратить внимание читателей вот на что. В графе № 4 указывают порядковый номер контрольного счетчика на конец рабочего дня (смены), другими словами, номер Z-отчета, соответствующего текущей дате. Этот номер обязательно печатается на самих Z-отчетах, поскольку они имеют сквозную нумерацию от 1 и далее. Не смущайтесь, если встретите в некоторой документации термин «номер сменного гашения», он обозначает все тот же номер Z-отчета.

Что касается оформления самого журнала, то на его обложке нужно указать реквизиты организации (предпринимателя), коды (ОКПО, ОКУД), информацию о контрольно-кассовой машине, период, на который заводится журнал, должность, ФИО лица, ответственного за ведение журнала.

— Можно ли вносить исправления в журнал?

— Да, при этом все исправления должны быть заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

— А если в компании наличные расчеты — дело нечастое и имеющийся журнал ведется давно, например с 2010 года? Нужно ли заводить новый?

— Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять, только если прежний полностью заполнен. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 12.04.2006 № 06-9-10/126@. И не нужно заводить отдельный журнал на каждый календарный год. Однако от этого правила можно отступить, например, при сильной изношенности журнала или его повреждении.

Журнал кассира-операциониста перед началом использования нужно зарегистрировать в инспекции, причем еще до того, как в него будет внесена первая запись.

— Следующий вопрос. В журнале кассира-операциониста отражают только те поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. Предположим, в связи с нехваткой средств на оплату текущих расходов учредитель предоставил заем. Деньги внесены наличными в кассу. Нужно ли эту сумму указывать в журнале кассира-операциониста?

— Нет, не нужно. При получении займов кассовую технику не применяют и чек соответственно не пробивают (п. 1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ ). На такие суммы оформляют приходный кассовый ордер. А раз кассовый аппарат не применяется, то и в журнале кассира-операциониста подобные поступления отражать не нужно.

— Теперь давайте поговорим о другом не менее важном документе — кассовой книге. Вот такой вопрос. При оказании услуг населению фирма выдает бланки строгой отчетности. Обязана ли она вести кассовую книгу?

Вести кассовую книгу нужно абсолютно всем предпринимателям и фирмам, в том числе и тем, которые освобождены от применения ККТ

— Конечно. Независимо от того, что фирма и индивидуальный предприниматель используют бланки строгой отчетности или ККТ, они обязаны вести кассовую книгу при поступлении наличных денег. Это четко прописано в Положении Центробанка от 12.10.2011 № 373-П .

— То есть кассовая книга — это обязательный регистр для фирм и индивидуальных предпринимателей, учитывающий все поступления денег?

— Не только поступление, но и расходование денежных средств. Значит, кроме кассовой книги, нужны еще первичные кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордера.

Еще раз напоминаю, вести кассовую книгу необходимо, даже если компания или предприниматель вообще освобождены от применения ККТ, например при ЕНВД или патенте.

— Какие требования есть к оформлению кассовой книги?

— Они прописаны в главе 5 Положения Центробанка № 373-П. Так, кассир делает записи в кассовой книге по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. А главный бухгалтер (бухгалтер) или руководитель сверяют записи в кассовой книге с данными кассовых документов.

— А обособленному подразделению нужно вести кассовую книгу?

— Согласно письму Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255 своя кассовая книга должна быть у всех обособленных подразделений без исключения.

— А как быть, если в организации есть кассир-операционист, но нет кассира? Кому тогда сдавать кассовую выручку?

О том, что формы кассовых документов нельзя разработать самостоятельно, а нужно использовать унифицированные бланки, мы рассказали в журнале «Упрощенка», 2013, № 4, с. 8.

— Если нет кассира, то сдавать кассовую выручку нужно руководителю. Порядок работы кассира-операциониста либо другого лица (кассира, продавца и т. д.) определен Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином России от 30.08.93 № 104 .

— Скажите, за какие виды нарушений организацию могут привлечь к ответственности как за неприменение ККТ?

— В постановлении Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16 установлен полный перечень случаев, которые понимаются под неприменением ККТ (см. врезку на с. 12).

— А какое наказание грозит за неприменение ККТ?

— Предупреждение или наложение штрафа на граждан в размере от 1500 до 2000 руб. на должностных лиц — от 3000 до 4000 руб. а для организаций — от 30 000 до 40 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ ).

— Большое спасибо за помощь и подробные разъяснения!

Беседовала Виктория Барковец ,
эксперт журнала «Упрощенка»

Таблица Обязательные реквизиты бланка строгой отчетности

В пункте 1 постановления ВАС РФ от 31.07.2003 № 16 установлен перечень случаев, которые трактуются как неприменение кассовой техники. К ним относятся:

1) фактическое неиспользование контрольно-кассового аппарата (в том числе по причине его отсутствия);

2) использование ККТ, не зарегистрированной в налоговой инспекции;

3) использование ККТ, не включенной в государственный реестр. В случае исключения из данного госреестра ранее применявшихся моделей контрольно-кассовых машин их дальнейшая эксплуатация может осуществляться до истечения нормативного срока их амортизации;

4) использование ККТ без фискальной (контрольной) памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти;

5) использование контрольно-кассовой машины, у которой пломба отсутствует либо имеет повреждение, свидетельствующее о возможности доступа к фискальной памяти;

6) пробитие ККТ чека с указанием суммы меньшей, чем та, что уплачена покупателем.

Сноска
Список обязательных элементов бланка строгой отчетности смотрите в таблице на с. 12.

Журнал «Упрощенка» № 6, Июнь 2013

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Закончился журнал кассира-операциониста заявление образец

Яна Веселова (Мск)
замена ЭКЛЗ по истечении 13мес - доки в налоговую. Какова процедура?ЦТО сказали, что журнал кассира-операциониста оста

Тамара Боброва
Журнал приносить надо, но не на проверку - в нем поставят штампик о замене ЭКЛЗ и отдадут обратно тут же.

Нина Филиппова
Вас в ЦТО должны проконсультировать и оформить вам все док-ты с которыми вы идете в налоговую. От Вас Журнал кассира-операц. паспорт на ККМ и заявление о замене КЗЛ. Все остальные документы оформляет ЦТО В журнале касс-опер. они просто.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Пильчевский Степан

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Тимур Андреев (Мск)
Нет сдачи в банке

Тамара Боброва
бред!это же банк,ругаться надо с такими

Нина Филиппова
Даже в сбербанке деньги меняют ПЛАТНО-5 процентов от суммы, нужно писать заявление и стоять очередь. Так что вряд ли что то докажете без консультации юриста -не в интернете а живого. в банке денги кончились, инфляция грядет.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Пильчевский Степан

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Вероника Алексеева (Москва)
закончился журнал кассира -операциониста! как заполнить последнюю строчку с журнале? что написать?

Тамара Боброва
В последней строчке пишем конечную суммарную сумму по кассе, потом берем законченный журнал и новый и везем в налоговую для их отметки (без отметки новый журнал не начинаем). Скорее всего понадобиться доверенность (позвони в свою ИФНС.

Нина Филиппова
Обычно на подобных бухгалтерских документах на лицевой странице есть надпись после названия документа: "Начато. (номер, дата первой записи)", а ниже: "Закончено. (номер, дата последней записи)". Вот туда и надо вписать дату последней.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Пильчевский Степан

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Богдан Смирнов (Москва)
Продавцам-кассирам!

Тамара Боброва
Пока чек не закрыт,можно анулировать платёж

Нина Филиппова
да возможно. но только надо в тот же день делать возврат. чек прикрепляешь к заявлению о том что случайно пробил виду каких то причин. но я думаю время уже прошло, тогда надо или хитрить или сдаваться с поличным. но могут и не заметить.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Пильчевский Степан

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Евгений Соколов (Москва)
Вопрос касается журнала кассира-операциониста!

Тамара Боброва
Для начала купи новый журнал операциониста, а когда закончиться старый: 1) Сними копию последней страницы и заверь её руководителем; 2) Возьму старый журнал, новый журнал и копию последней страницы и приедеть в налоговую по месту.

Нина Филиппова
У нас в налоговой все проще: приходишь к ним с новым журналом (пронумерован,прошнурован) и приносишь старый, новый заверяют печатью, в старом на последней странице то же ставят подпись и печать и все. Зачем он вообще нужен, если сейчас.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Пильчевский Степан

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Журнал кассира образец заполнения

В графе №1 указывается текущая дата.

В графе №2— номер отдела (секции). Это необходимо в том случае если кассовый аппарат обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.

В графе №3— фамилия, имя, отчество кассира— операциониста.

В графе №4 необходимо поставить прочерк.

В графе №5— указывается номер Z-отчета, соответствующий текущей дате (на одну дату допускается несколько номеров Z-отчетов).

В графе №6— показания счетчика «Гросс итог» (Необнуляемая сумма) на начало дня. Эту сумму ККМ указывает в Z-отчете, и показания на начало дня— это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.

Что делать, если закончился журнал кассира-операциониста?

Отправить на почту

Журнал кассира-операциониста закончился — как быть дальше?

При завершении журнала в нём следует сделать запись о том, какая общая сумма выручки была отражена с момента его регистрации в ИФНС до указанной записи, и заверить эту информацию подписями ответственного за ведение журнала, главного бухгалтера и руководителя. Закончившийся журнал следует закрыть, предоставив его вместе с последним Z-отчетом в ИФНС, которая, в свою очередь, должна проставить отметку о завершении. Хранение такого журнала осуществляется в течение 5 лет (федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Какие документы необходимы для регистрации нового журнала?

Замена журнала кассира-операциониста (форма КМ4) в ИФНС РФ.

Для замены журнала кассира–операциониста (книги кассира) необходимо предоставить в ИФНС РФ следующие документы.

Заявление на продление журнала кассира-операциониста с указанием в нем модели и заводского номера ККТ, на который заведен ЖКО, а также регистрационного номера ККТ, присвоенного в ИФНС РФ, при постановке на учет ККТ. Заявление в зависимости от требований конкретной ИФНС РФ либо произвольной формы, либо стандартной формы () с отметкой в поле 5 "заявление о перерегистрации по иным причинам".

Законченный журнала кассира–операциониста, с записью в нем общей суммы выручки со дня его регистрации в налоговом органе по день подачи заявления.

или можно сделать все загодя?

Журнал должен быть заполнен до конца.

Заявление -примерно так:

На имя руководителя ИФНС от _______

Прошу продлить журнал кассира- операциониста по кассовому аппарату _____________, расположенному по адресу __________.

Последняя запись в журнале должна быть заверена подписью руководителя и печатью.

Z - отчет у нас не требовали.

Доверенность может быть на любого человека с правом совершения определенных действий(сами решите-что Вам нужно) - заверенная у нотариуса.

некоторые комментарии на этот счет

- заявление составляется в 2-х экземплярах (1 экз с подписью налогового инспектора и печатью соотв ИМНС организация обязана хранить вместе со "старым" журналом 5 лет),

- доверенность заверять у нотариуса нет необходимости,

- журнал д/б прошит, страницы (вернее развороты) пронумерованы.

В этом случае в журнале кассира операциониста нужно проставить дату, взятую из Z - отчета и провести деньги тем числом, когда он снят. Либо, если деньги уже оприходованы в кассовой книге, можно поставить в журнале кассира операциониста нужную дату, а кассира попросить написать объяснительную записку в произвольной форме на имя директора - это заставит кассира в следующий раз быть повнимательней.

Если кассир случайно снял несколько лишних отчетов за день.

Можно ли восстановить утерянный Z - отчет?

Снять отчет по фискальной памяти. Для этого нужен пароль налогового инспектора, если вы его не знаете, лучше вызвать кассового механика, который поможет вам снять отчет.

Заполнение и ведение журнала кассира операциониста форма КМ-4 - ООО Сервис

Заполнение и ведение журнала кассира операциониста (форма КМ-4)

Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, определяющие в том числе и порядок ведения записей в журнале, были утверждены еще 30 августа 1993 года. Форма КМ-4 журнала кассира-операциониста была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» 25 декабря 1998 года. За это время произошли изменения в парке контрольно-кассовой техники. Изменился внешний вид Z-отчета. Появилось много вопросов по ведению журнала кассира-операциониста. В этом разделе более подробно освещены основные правила ведения журнала кассира-операциониста.

Журнал кассира-операциониста – это основной документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе магазина. На каждый кассовый аппарат заводится свой журнал. Ведение журнала кассира опреациониста требует отвественности и аккуратности. Журнал кассира–операциониста должен быть прошнурован, пронумерован. Журнал после скрепления его подписями руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью, заверяется в ИФНС налоговым инспектором. Все записи в журнале ведет кассир-операционист в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Записи подтверждают подписями кассир, администратор организации, старший кассир. Если в журнал вносят исправления, то они должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. На обложке журнала необходимо указать реквизиты организации (ИП), коды (ОКПО, ОКУД), информацию о контрольно кассовой машине, период, на который заводится журнал, должность, фамилию, имя, отчество лица, ответственного за ведение журнала.

В журнале кассира-операциониста содержатся следующие графы:

В графе №1 – указывается текущая дата.

В графе №2 – номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.

В графе №3 – фамилия, имя и отчество кассира-операциониста.

В графе №4 – указывается номер Z-отчета, соответствующего текущей дате, который обязательно печатается на самом отчете и имеет сквозную нумерацию от 1 и далее. Не смущайтесь, если встретите в некоторой документации термины «номер сменного гашения», а также «счетчик, регистрирующий количество переводов суммирующих денежных счетчиков на нули», они обозначают все тот же номер Z -отчета.

В графе №5 – необходимо поставить прочерк. Показатели в столбце 5 заполняют налоговые инспекторы только при перерегистрации ККТ. Однако, как правило, они этого не делают.

В графе №6 – показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на начало смены, которые указываются в Z-отчете.
Показания на начало дня – это те же показания, что и на вечер предыдущего дня. Если выручки нет, то показатели счетчиков ежедневно повторяются и заверяются подписью представителя администрации предприятия.

Не все модели ККМ автоматически выводят в Z-отчете показания счетчика «Необнуляемый нарастающий итог» (например, «Меркурий»-130К). В этом случае необходимо подсчитывать его самостоятельно. Как это сделать, указано в комментарии к графе №10.

В графах №7 и №8 соответственно – подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).

В графе №9 – показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на конец смены. Называется этот счетчик по-разному для различных контрольно-кассовых машин, например: «главный суммирующий денежный счетчик», «нарастающий итог», «итого», «итоговый счетчик», «гросс-итог» (последнюю формулировку Вы можете увидеть в приведенном ниже образце Z-отчета).

В графе №10 – сумма выручки за смену, согласно показаниям счетчика ККМ в Z-отчете. Этот счетчик тоже может фигурировать в документации под разными названиями: «итоговая сумма», «итог», «сменный итог». Определяется как разность между графами №9 и №6.

Если контрольно-кассовая машина не указывает в Z-отчете показания счетчика «Необнуляемый нарастающий итог», то можно сразу записать указанную в нем сумму выручки за день, после чего путем суммирования граф №6 и №10 вывести показания счетчика «Необнуляемый нарастающий итог» на конец смены и занести их в графу №9. Показания этого счетчика обычно соответствуют реальной наличной выручке предприятия по конкретной ККМ. Однако если вы принимаете «безналичные» платежи, осуществляете возвраты денежных средств покупателям, а также в некоторых иных ситуациях вам потребуется использовать графы №11 и №15.

В графе №11 – сумма наличных денежных средств (выручка).

В графах №12 и №13 соответственно – количество платежных документов (банковских чеков и т.п. если они принимаются организацией) и их общая сумма, оплаченная по этим документам. При отсутствии данных документов графы №12 и №13 не заполняются, необходимо поставить прочерки.

В графе №14 – указывается общая сумма выручки (№11 + №13).

В графе №15 – отражается сумма денег, возвращенная покупателям по неиспользованным (в т.ч. ошибочно пробитым) чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.

Возвращать деньги из дневной выручки данной ККМ можно только по чекам, пробитым в текущую смену. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». В остальных случаях возврат осуществляется по заявлению через бухгалтерию (кассу) предприятия.

В графах №16, №17 и №18 – подписи соответствующих должностных лиц.
Ведение журнала кассира-операциониста возлагается на должностное лицо, назначенное приказом руководителя. Как правило это кассир-операционист, именно он и должен ежедневно расписываться в нем. Согласно утвержденного Центральным Банком России "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" от 22.09.1993 (п. 33) с кассиром-операционистом должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Для замены журнала требуются документы:
- заявление в произвольной форме;
- старый журнал кассира-операциониста;
- новый журнал кассира-операциониста;
- ККТ (если журнал кассира-операциониста утерян);
- доверенность (для физических лиц – нотариально заверенная);
- последний Z-отчёт.

Порядок замены блока ЭКЛЗ на кассовом аппарате

Примерно за два месяца до блокировки на каждом кассовом чеке, а также на Z- отчетах появляется надпись: "ЭКЛЗ заполняется!"

При входе в кассовый режим появляется надпись: "ЭКЛЗ близка к заполнению"

При снятие отчетов кассовый аппарат выдает надпись: ВНИМАНИЕ, ЭКЛЗ близка к заполнению.

Сначала на Z-отчетах выдается надпись: "Внимание, ЭКЛЗ близка к заполнению. А при блокировке при включении в сеть выдается надпись: "исчерпан временной ресурс ЭКЛЗ, обратитесь в ЦТО".

Техническое заключение и разрешение на замену ЭКЛЗ можно подписать в налоговой, начиная за 2-3 месяца до самой замены. Точный срок законодательством не определен, но если вы придете в налоговую за полгода, инспектор может криво на Вас посмотреть и не подписать разрешение.

После замены ЭКЛЗ многие налоговые ( в зависимости от района, а иногда даже от инспектора) требуют предоставлять им документы в течении 3 дней после замены ЭКЛЗ. Хотя сроки этой процедуры также не прописаны в законодательстве.

При замене ЭКЛЗ на кассе, по требованию налоговой, пробивается 1,11 (один рубль и одиннадцать копеек) и снимается Z - отчет, который вносится в книгу Кассира-операциониста, но сам отчет остается в налоговой инспекции, а предприятие НЕ оприходует данную сумму (1 руб. 11 коп).

Часто при возврате кассового аппарата из ЦТО владельцы контрольно-кассовой техники удивляются, что счетчик Z - отчетов перескочил через один (иногда два, а иногда и три) отчета. А также не сходятся накопления по кассе на 1,11. Не стоит волноваться, просто заполните лишнюю строку в книге кассира - операциониста и забудьте о случившемся.

В паспорте кассового аппарата механик делает отметку о замене ЭКЛЗ: вписывает туда регистрационный и заводской номер.

включаем ККМ, проверяем дату

нажимаем. →. →. → записать с чека дату активизации последней ЭКЛЗ

снятие отчетов ЭКЛЗ:

АН/РЕ (5 раз) → 000000 → + (4 раза) → ИТ → ввести дату активизации ЭКЛЗ → ИТ → сегодняшняя дата → ИТ → ИТ

снимаем фискальные отчеты:

АН/РЕ → АН/РЕ → К → пароль налогового инспектора → + → ИТ → дата активации ЭКЛЗ → ИТ → сегодняшнее число → ИТ

→ ИТ → на вышедшем отчете отметить дату регистрации ККМ в налоговой

ИТ → дата регистрации ККМ в налоговой (из фискального отчета) → ИТ → сегодняшняя дата → ИТ → ИТ

закрываем архив ЭКЛЗ:

АН/РЕ (8 раз) → 000000 → + (6 раз) → ИТ → 1 → ИТ → выключаем кассовый аппарат

заполняем КМ-2 до замены ЭКЛЗ

вскрываем корпус, меняем ЭКЛЗ

включаем кассовый аппарат

→. →. проверяем, все ли нормально на чеке

активизируем новую ЭКЛЗ:

АН/РЕ (5 раз) → 000000 → + (5 раз) → ИТ → 00

АН/РЕ (4 раза) → 100000 → 1,11 → 1. → ИТ

Снимаем Z-отчет (запоминаем его номер):

АН/РЕ → АН/РЕ → 000000 → ИТ

Снимаем фискальные отчеты:

АН/РЕ (6 раз) → К → пароль налогового инспектора → ИТ → 1 → ИТ → номер последней смены → ИТ → ИТ → ИТ →

номер последней смены → ИТ → номер последней смены → ИТ → ИТ → + (3 раза) → ИТ → сегодняшняя дата → ИТ →

сегодняшняя дата → ИТ → ИТ

оклеиваем кассовый аппарат:

голограммой сервисного обслуживания (если ее не было до замены ЭКЛЗ)

заявление на регистрацию ККМ (перерегистрацию в связи с заменой ЭКЛЗ)

ставим отметку в паспорте ККМ, наклеиваем ответную часть марки пломбы и вписываем голограмму

заполняем учетный талон (если Ваша налоговая этого требует)

дополнительный лист паспорта версии (все, кроме Альфа 400К )

журнал вызова механика - форма КМ-8 (если есть)

Улыбаемся и желаем хорошего дня клиенту :-)

• краткий фискальный отчет за весь период эксплуатации ККТ до замены ЭКЛЗ
• краткий фискальный отчет за весь период, совпадающий с периодом работы заменяемой ЭКЛЗ
• краткий отчет из заменяемой ЭКЛЗ за весь срок ее службы

• краткий фискальный отчет и отчет на ЗКЛЗ на сумму тестовой продажи, например 1,11.