Инструкция по заполнению трудовых книжек

Работодатель должен обеспечить грамотно заполненной трудовой книжкой каждого своего сотрудника, проработавшего у него дольше 5 дней, в том числе и сезонного, временного или внештатного. Исключение составляют те, с кем у организации заключён гражданско-правовой договор. Таким работникам в трудовую ничего не записывается, так как на договоры упомянутой формы не распространяются положения ТК РФ.

Если работник только начинает свою карьеру и ещё не имеет трудовой, нужно взять пустой бланк и оформить его в присутствии работника в течение недели с момента принятия на работу.

Бывает, что работник в момент трудоустройства приносит несколько книжек. Теряться в этом случае не стоит. Данные о текущем месте работы следует внести в любую трудовую по выбору работника, а другие книжки убрать в сейф вместе с основной, ведь они могут пригодиться для подсчета трудового стажа.

Неважно, какой тип информации вносится в трудовые книжки, нужно соблюдать основные правила их ведения:

• все данные обязательно должны быть на русском языке, а если работодатель действует на территории республики в составе РФ, обладающей своим закреплённым государственным языком, то данные на русском могут дублироваться записями на этом языке;
• сведения в книжку надо вносить чёрной, синей или фиолетовой ручкой гелевого, шарикового или перьевого типа;
• вносимая информация должна быть без сокращений (даже общепринятых, вроде «ст.» вместо «статья»), цифры должны быть арабскими, а даты – формата ДД.ММ.ГГГГ, без сокращения «г.» после указания года;
• на данный момент (сентябрь 2016) готовятся изменения в правилах заполнения трудовых книжек, одно из которых позволит работодателю не ставить печать в трудовую книжку, если печати у него в принципе нет (с 2015 года организациям позволили не иметь круглой печати).

Важно! Несмотря на это правило, даты часто указывают в смешанной буквенно-цифровой форме. Это связано с особенностями типографской печати бланков, в которых место для числа выделено кавычками, а год указан сокращённо. Так как это противоречие не урегулировано законодательно, при заполнении трудовой подобным образом никаких рисков работодатель не несёт.

• записи в книжке должны быть пронумерованы сквозным типом, за исключением тех, нумерация которых не предусмотрена правилами (например, сведения о работодателе).

Важно! На оформление вкладыша для книжки распространяется тот же порядок, что и на заполнение самой трудовой.

В большинстве случаев лицу, заполняющему трудовые, не требуется вносить информацию о сотруднике. Она содержится на титульном листе и должна полностью совпадать с содержанием документов, которые работник предоставляет при оформлении на работу. Информация представляет собой перечень следующих сведений:

• фамилия, имя, отчество (как в паспорте, включая точность буквы «Ё»);
• дата рождения (в формате ДД.ММ.ГГГГ арабскими цифрами);
• образование (как в дипломе или аттестате);
• специальность (из документа об образовании, в именительном падеже).

При заключении трудового договора с сотрудником надо проверить правильность его личных данных, а также обязательное присутствие:

• подписи работника, которая удостоверяет личную проверку им подлинности сведений о себе;
• подписи заполнявшего ответственного лица с расшифровкой;
• даты заполнения, соответствующей пятидневному сроку с момента приёма на работу;
• оттиска печати организации.

Важно! Роструд в своих письмах сообщает о том, что инструкцию о заполнении трудовых книжек (по части необходимости официального штампа организации) можно трактовать не так буквально и выражает мнение, что достаточно внутренней печати кадровой службы или филиала кампании, если на них есть полные сведения о работодателе.

Заполнение титульного листа может потребоваться, только если заводится вкладыш в книжку или новая трудовая – впервые для конкретного работника, после утери предыдущей или в виде дубликата.

Если у работника меняются личные данные (например, фамилия после заключения брака), то изменения фиксируются путём внесения новых данных выше старых, зачёркнутых одной тонкой чертой. Реквизиты подтверждающего документа записываются на обложку книжки с внутренней стороны и подтверждаются подписью и печатью работодателя.

Согласно правилам информация о нанимателе вносится в виде заголовка перед основными записями о работе сотрудника без присваивания порядкового номера и содержит полное и сокращённое наименование организации.

Письма Роструда, носящие рекомендательный характер, содержат мнение, что если на присутствующем там же оттиске печати организации содержатся и полное, и краткое наименования работодателя, то отдельной строкой их можно не прописывать.

В случае, если наниматель меняет свое наименование или подвергается реорганизации, этот факт надо внести в трудовые книжки работников для того, чтобы записи о принятии на работу и об увольнении соответствовали друг другу. Информация вносится отдельной строкой с указанием документа, на основании которого произошли изменения, и даты события.

Важно! Дата изменения названия нанимателя указывается не в графе 2, а непосредственно в тексте записи в графе 3 раздела «Сведения о работе». Запись о переименовании работодателя, как и внесение первичной информации о нём, нумеровать не надо.

В трудовой книжке должны отражаться все важные события, происходящие с сотрудником в течение его рабочей деятельности, которые предусмотрены Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек. К наиболее часто встречающимся случаям относятся:

• приём на работу;
• запись о военной службе;
• изменения в трудовой деятельности;
• награждения и взыскания;
• увольнение;
• восстановление в должности и отмена судебного решения о восстановлении;
• возникновение периода, не включаемого в непрерывный трудовой стаж.

Строка записи в трудовую книжку представляет собой перечень данных, занесённых непосредственно после строки со сведениями о нанимателе или печати со всеми его данными (для записи о приёме на работу) или на следующей строке ниже последней сделанной записи (для всех остальных событий) по следующим графам унифицированной формы:

• Графа 1 «№ записи» – номер, присваиваемый текущей записи, сквозным образом, по порядку, начиная с первой записи блока до последней. Должна быть заполнена для записи любого типа, кроме строки информации о работодателе, вносимой в форме подзаголовка без порядкового номера.

• Графа 2 «Дата» – состоит из трёх колонок: число, месяц, год. Заполняется арабскими цифрами, в первых двух столбиках – по две цифры, в третьем – четыре цифры. Сюда вносится дата случившегося события, а не дата заполнения книжки. В большинстве случаев совпадает с датой документа, подтверждающего запись. При заполнении информации об увольнении содержит дату последнего рабочего дня сотрудника.

• Графа 3 «Сведения о приёме на работу. о переводах на другую работу и об увольнении» – основная часть записи, которая содержит описание события и его причин (принят на должность, переведён, уволен). Вносится без сокращений, включает в себя формулировку, точно совпадающую с текстом приказа руководителя (или иного документа, подтверждающего событие), и содержит ссылку на законодательство (чаще всего, статью Трудового кодекса). При оформлении увольнения сотрудника в этой же графе после текста идёт подпись ответственного лица и оттиск печати.

• Графа 4 «Наименование, дата и номер документа. на основании которого внесена запись» – точные реквизиты в указанном порядке документа, подтверждающего случившееся событие (приказа, решения акционеров, акта, протокола и пр.)

Информация о приёме на работу вносится в момент оформления сотрудника по основному месту работы на основании письменного приказа работодателя. Запись должна содержать название структурного подразделения, должность и реквизиты приказа.

ВАЖНО. При внесении информации о приёме на работу руководителя основанием записи может быть как приказ, так и другой документ, на основании которого руководитель был избран на эту должность.

Условия об испытательном сроке и характере работы не упоминаются. Однако при приёме на работу вахтовым методом отдельное указание на вахтовый график работы обязательно.

ВАЖНО. Перед внесением информации о приёме сотрудника на работу убедитесь, что в трудовой книжке присутствует запись об увольнении с предыдущего места работы. В противном случае, не может быть уверенности в факте прекращения прежней работы сотрудника и требуется заверенная копия приказа об увольнении от предыдущего нанимателя для внесения в книжку соответствующих сведений.

Сведения о работе по совместительству необязательны к фиксированию и вносятся в трудовую по желанию и заявлению работника и только по месту основной работы. Основанием может служить должным образом заверенная копия приказа или справка с другого места работы. В тексте записи вместо «принят» пишется «назначен совместителем».

При оформлении работника на дистанционную работу запись делается в обычном порядке, хотя этот характер сотрудничества разрешает не вносить информацию о подобной работе в трудовую книжку. Тогда в договор о приёме на работу включается текст договорённости о невнесении записи в трудовую. В таком случае работодатель официально освобождается от обязанности внесения записи, а сотрудник в будущем сможет подтвердить период своего трудового стажа на этом месте работы копиями договора и приказа о приёме.

Внесение информации о пройденной военной службе делается для правильного учёта времени работы, ведь этот период включается в непрерывный трудовой стаж работника. Запись делается на основании военного билета и содержит в тексте указание точного периода нахождения в рядах Российской Армии.

Эта обширная формулировка подразумевает множество возможных ситуаций, которые оформляются стандартным образом с указанием порядкового номера и даты записи, текстом события, ссылкой на Трудовой кодекс и реквизитов документа-обоснования:

• сотрудник может быть переведён на другую должность или в другой отдел;
• штатным расписанием может быть переименована должность работника;
• в ходе обучения сотруднику может быть присвоен новый разряд или иная квалификация.

Важно! Обучение на курсах и в школах повышения квалификации фиксируется в трудовой в обычном порядке с указанием места и периода обучения. Однако записи о времени получения высшего образования с декабря 2013 года в книжках больше не делаются.

Если происходят изменения условий трудового договора с работником, и они не касаются напрямую его трудовой функции (например, меняется режим работы или оклад), то внесение таких данных в трудовую не делается. Не фиксируются также совмещение должностей, расширение зоны обслуживания или увеличение объёма работ в текущей должности, временные переводы или временное исполнение обязанностей другого работника, за исключением случаев, для которых оформляется срочный трудовой договор.

Информация о награждении или поощрении сотрудника вносится в трудовую книжку в течение недели с момента оформления соответствующего приказа, составленного по формам № Т-11 и № Т-11а или форме, предусмотренной учётной политикой организации. Запись ссылается на дату и номер приказа и, полностью соответствуя тексту документа, содержит сведения:

• о награждении государственной наградой;
• о присвоении различных званий;
• о получении почётных грамот и нагрудных знаков;
• о прочих наградах, предусмотренных законодательством РФ, уставом работодателя или коллективным договором.

Важно! Получение премий, которые предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе, в трудовой книжке не фиксируется.

Дисциплинарные взыскания в трудовых книжках сотрудников не отражаются, за исключением меры в виде прекращения трудового договора с работником.

• Образцы записи об увольнении по обстоятельствам. не зависящим по воле сторон (ст. 83 ТК РФ)

Информация об увольнении вносится в трудовую книжку после оформления приказа руководителя, изданного по форме № Т-8 или другой форме, которую предполагает учётная политика организации.

Текст записи должен полностью соответствовать данным приказа и сведениям, внесённым в личную карточку сотрудника, а также максимально точно цитировать пункт Трудового кодекса, согласно которому происходит расторжение с сотрудником трудового договора. При этом увольнение руководителя предусматривает возможность указания в графе 4 как приказа об увольнении, так и другого документа, содержащего информацию о прекращении трудовой деятельности сотрудника в должности руководителя.

Важно! В случае, когда работнику перед увольнением предоставляется отпуск, днём прекращения его работы считается последний день отпуска, однако трудовую книжку, как и расчёт, ему надо выдать в последний день появления на работе до начала отпуска.

Сложившаяся практика предлагает использование нескольких формулировок: «уволен», «трудовой договор расторгнут», «действие трудового договора прекращено». Ни одна из них не противоречит правилам и может быть использована без риска для работодателя.

При увольнении все записи, которые были сделаны в трудовой книжке сотрудника за весь период его работы, должны быть подтверждены его личной подписью, подписью уполномоченного лица или руководителя, и заверены печатью организации.

Бывает, что уволенный сотрудник обращается в суд и доказывает, что трудовой договор с ним работодатель расторгнул незаконно. Изданный судебный приказ или решение суда должны быть немедленно приведены в действие, а работник восстановлен в прежней должности.

В трудовой книжке в момент восстановления уже имеется запись об увольнении от этого работодателя, а значит, по умолчанию предполагается, что следующая запись будет сделана новым нанимателем. Чтобы указать на то, кем вносятся данные, сведения о работодателе снова вносятся в книжку работника – в форме заголовка, без порядкового номера записи. А вот следующей записью, пронумерованной в обычном порядке, делается аннулирование записи об увольнении («Запись за № __ недействительна, восстановлен на прежней должности»)

Однако после восстановления работника в должности нередки случаи, когда у работодателя получается обжаловать решение суда и снова уволить сотрудника. В таком случае в трудовую книжку в обычном порядке вносится запись об увольнении, ссылающаяся на п. 11 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

В ряде случаев – например, при назначении сотруднику в судебном порядке исправительных работ – в трудовую книжку надо внести сведения о периоде, который не будет учитываться при подсчёте трудового стажа. Информация, вносимая в книжку, подтверждается приказом, издаваемом руководителем на основании решения суда, и содержит указание точного периода, не включаемого в стаж.

Как бы аккуратно и внимательно ни заполнялись документы, никто не застрахован от ошибок и ляпов в процессе работы. Способ корректировки данных зависит от вида ошибки и места, где она содержится:

В блоке личной информации о сотруднике на титульном листе могут быть неправильно указаны:

• Фамилия, имя, отчество – ошибочные сведения зачёркиваются тонкой чертой, правильные пишутся рядом, а реквизиты документа, подтверждающего новые сведения, – например, паспорта гражданина РФ – вносятся на внутреннюю сторону обложки с заверением данных печатью организации и подписью руководителя. При этом ошибкой признаётся любое отклонение от сведений, содержащихся в личных документах сотрудника (например, «Ь» вместо «И» в имени «Наталия» или буква «Е» в имени «Артём»).

ВАЖНО. Если ошибка допущена при первичном внесении данных на титульный лист, в том числе сведений об образовании, вместо исправления бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта.

• Дата рождения – если ошибка фактическая (в самой дате), то она исправляется аналогично ошибке в ФИО. Если вопрос в том, что дата вместо цифр содержит буквенное название месяца, то это не признаётся ошибкой и не подлежит исправлению. Подобное противоречие, встречающееся на книжках, оформленных ранее 2003 года, вызвано тем, что в типографской форме трудовой книжке старого образца место для указания месяца было выделено кавычками и предполагало буквенную запись. Законодательно это несоответствие не урегулировано, и такой тип записи не повлечёт за собой рисков для обеих сторон трудового договора.

• Сведения об уровне образования – если на первой странице книжки информация об образовании или специальности сотрудника не содержится, то эти сведения можно просто аккуратно вписать в нужные строки. Если имеются данные о новом уровне образования или полученной квалификации, то они заносятся в трудовую как дополнение к уже имеющимся сведениям и не отменяют предыдущую информацию, т.е. старые данные зачёркивать не нужно.

• Реквизиты заверения подлинности информации – если отсутствуют подписи ответственных лиц, работника или оттиск печати, то такая трудовая книжка признаётся недействительной. Самым простым способом является обращение сотрудника к работодателю, заводившему трудовую, с просьбой задним числом проставить недостающие реквизиты.

В блоках «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» могут содержаться следующие ошибки:

• неправильная нумерация записей;
• указание события в формулировке, несоответствующей содержанию подтверждающего документа;
• неверный порядок указания реквизитов документа-основания;
• отсутствие после информации об увольнении подписи работника об ознакомлении с записью;
• внесение данных не в тот раздел книжки (например, о награждении – в блок сведений о работе).

Ошибочная информация во всех блоках, кроме титульного листа, зачёркиваться не может. Корректировки и правки вносятся путём признания ошибочных сведений недействительной.

Отменяющая запись может делаться как работодателем, допустившим неточность, так и другим, более поздним нанимателем, который обнаружил несоответствия. В последнем случае от организации, допустившей ошибку, требуется документ, содержащий верные сведения, и именно он будет являться основанием для записи в трудовой книжке и указываться в графе 4.

Подобным образом могут исправляться не только фактические неточности, но и ошибки в нумерации записей. Недействительной признаётся вся запись, внесённая под неправильным номером, а следом эта информация дублируется уже под правильным номером.

Вкладыш к трудовой книжке выдаётся, когда в самой книжке не остаётся места для внесения информации. Без основной книжки вкладыш считается недействительным, поэтому он вшивается в последний разворот трудовой, обязательно заверяется на титульном листе печатью организации и фиксируется штампом «Вкладыш № __ выдан».

Законом предусмотрены случаи, когда работодатель может оформить сотруднику дубликат. Невзирая на причины выдачи дубликата, информация, которая в него вписывается, должна в точности соответствовать документам, на основании которых он заполняется. В случаях, когда старая трудовая книжка сохранилась, она и будет подтверждающим документом для переноса информации в дубликат. В случаях утери старого документа, дубликат оформляется на основании справок или актов, свидетельствующих о потере.

Важно! Переносу в дубликат подлежит только та информация, которая содержится в подтверждающих документах. Лицо, ответственное за заполнение трудовой книжки, не имеет права вносить любую другую, даже проверенную информацию.

Указание на то, что книжка является дубликатом, находится в верхнем правом углу первой страницы трудовой. Там же фиксируется личная информация о сотруднике.

1. Если работник потерял трудовую. то ему надо обратиться с просьбой о выдаче дубликата по последнему месту работы. В течение 15 дней после принятия заявления организация должна оформить для бывшего сотрудника дубликат трудовой книжки. В раздел «Сведения о работе» без указания сведений о работодателях вписывается информация об общем суммарном стаже сотрудника до работы у данного нанимателя, а затем восстанавливаются все записи, которые были сделаны на последнем месте работы, вплоть до увольнения.

1. Дубликат трудовой может быть выдан вместо отменяющих записей, когда сведения об увольнении или переводе на другую работу недействительны. Это также делается по заявлению работника. В дубликат работодатель, заполняющий книжку, должен перенести все записи, касающиеся работы сотрудника у него, за исключением последней недействительной.

1. Если трудовая книжка непригодна для дальнейшего использования, например, обгорела или порвалась, то работодатель может оформить дубликат взамен испорченной книжки. В этом случае после оформления титульного листа и проставления отметки «Дубликат» надо просто аккуратно переписать всю информацию из книжки, пришедшей в негодность.

1. Если трудовые книжки массово пропали у работодателя из-за чрезвычайной ситуации, то всем работникам выписываются дубликаты. Это делается на основании акта комиссии органов исполнительной власти, оформляемого при участии всех заинтересованных лиц.

Организация, оформляющая дубликат или вкладыш к трудовой, обязательно должна зафиксировать факт выдачи в Книге учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.

Оформление трудовых книжек основывается на ряде законодательных документов, предоставляющих подробные инструкции по их ведению и хранению. За соблюдением всех правил, касающихся трудовых, надо внимательно следить и работодателю, и сотруднику.

Организации в случае нарушений грозит привлечение к ответственности, предусмотренное Кодексом административных правонарушений, в форме штрафов или приостановления деятельности.

А работник, не заметивший отсутствие какого-либо реквизита в текстах записей, может не подтвердить длительность своего трудового стажа и не получить полагающийся размер пособия при временной нетрудоспособности, а впоследствии – и пенсии.

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Несмотря на обещания чиновников отменить трудовые книжки, данный документ по-прежнему является самым красноречивым доказательством профессиональности работника или соискателя. Ведь именно на содержащуюся в ней информацию работодатели обращают свое внимание в первую очередь. Кроме того, если кадровая служба организации заполняет согласно инструкции и правил трудовые книжки, то у сотрудников не возникнет проблем ни с налоговой, ни со службой занятости, ни с пенсионным фондом.

Правительство своим постановлением № 225 от 16.04.2003г. утвердило инструкцию по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним. Настоящие правила предусматривают, что вносить в документ информацию может лишь работодатель (его представитель) или лица прямо указанные законодательством.

Даты в трудовую книжку вписываются исключительно арабскими цифрами. Все записи могут осуществляться лишь синими, черными или фиолетовыми чернилами. Запрещено сокращать слова. Все исправления необходимо вносить в порядке, который определен инструкцией по заполнению трудовой книжки 2015. Если возникла ошибка, не надо зачеркивать. Ниже, под следующим по порядку номером, осуществляется запись следующего содержания «запись под номером … считать недействительной». Затем записываются верные сведения.

Специалисты кадровой службы всегда могут воспользоваться инструкцией по заполнению трудовых книжек или скачать образец на нашем сайте в качестве наглядного пособия. В трудовую книжку записываются следующие данные:

• информация о работнике – данная информация указывается на первой странице: ФИО, дата рождения, образование, специальность (профессия), а также подпись владельца, которой он подтверждает достоверность внесенных личных данных. На этой странице подписывается кадровик и указывает свои ФИО. Записи заверяются печатью организации;
• данные о работе – специалист кадровой службы вносит информацию о работодателе, а также ведомости о принятии на работу, должность, присвоении разряда или категории, переводе и увольнении;
• ведомости о награждении. В соответствующем разделе указывается полное и сокращенное наименование организации, дата награждения, кем награжден, основание для внесения записи (документ и его реквизиты).

При заполнении дубликата трудовой следует руководствоваться инструкцией по заполнению трудовых книжек. Вначале необходимо указать информацию об общем непрерывном стаже, который подтвержден документально. Общий стаж вначале записывается суммарно, а потом, ниже, указываются периоды работы в конкретных организациях.

Инструкция по заполнению трудовой - Российская газета

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст. 1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет :

Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;

форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;

форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.

2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:

постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях";

постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162";

постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201 "О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях";

пункт 2 постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 г. N 332 "О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства";

постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 г. N 412 "О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 (в редакции постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252)".

Министр труда и социального развития
Российской Федерации
А. Починок

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Настоящая Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек), утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках", устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки).

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

1.2. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

2. Заполнение сведений о работнике

2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

4. Заполнение сведений о награждении

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

5. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

5.1.Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".

5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 г. N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации".

5.6. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

6. Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

6.1. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п. 3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

7. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

7.1. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1-6 настоящей Инструкции.

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.