Юридические услуги

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

По вопросам составления и экспертизы договоров, дополнительных соглашений, исковых заявлений рекомендуем обратится к юристу по телефону - 8 (919) 722-05-32

Абонентское обслуживание физических и юридических лиц - www.mashenkof.ru

ПРИМЕР ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

ПРИМЕР ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

(Источник: Управление персоналом, 1998, № 7)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел: административный.

1.2. Полное наименование должности: Секретарь-референт.

1.3. Эта должность подчинена и получает приказы, рабочие распоряжения от Генерального директора.

1.4. Дополнительные распоряжения и методические указания секретарь-референт может получить от:

1.4.1. Главного бухгалтера.

1.4.2. Начальников отделов.

Указания этих работников выполняются только в том случае, если они не противоречат указаниям непосредственного руководителя.

1.5. Эта должность дает распоряжения и методические указания всем работникам предприятия по вопросам проверки исполнения документов, представления необходимой информации руководству, а также по всем вопросам, касающимся кадровой политики.

1.5.1. Исполнитель этой должности замещает начальника АХО.

1.6. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

• законодательными актами РФ;
• Трудовым кодексом РФ;
• приказами (указаниями) руководства предприятия;
• нормативно-методическими материалами по кадровой работе и по организации делопроизводства;
• нормативными документами по организации;
• настоящей должностной инструкцией.

1.7. Признаки закрепления в должности:

1.7.1. Образование - высшее, среднее специальное.

1.7.2. Специальность - желательно экономист, инженер-экономист.

1.7.3. Минимальный рабочий стаж по специальности - 1 год с опытом кадровой работы.

1.7.4. Знание английского языка.

1.7.5. Работник должен владеть следующими вопросами:

• организация управленческого труда;
• организация работы с документами, составление документации;
• организация кадровой работы, ведения кадровой документации;
• применения средств вычислительной и оргтехники;
• перевод служебной документации на английский язык;
• культура труда и служебной этики.

1.8. Фиксированный оклад установили внести на основании контракта.

10. Журнал регистрации трудовых книжек

По мере необходимости

5. ПРАВА

Для выполнения своих обязанностей секретарю-референту предоставлены следующие права:

5.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

5.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

5.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

5.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

5.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

5.7. Работать с документами, имеющими гриф "КГ" или "Конфиденциально".

5.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

5.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5.10. Давать методические рекомендации и требовать от руководства строгого соблюдения кадровой политики, Трудового кодекса РФ.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

На данной должности работник несет ответственность за задержку и слабую работу в направлении поставленных целей и за неполное использование предоставленных прав.

6.1. Вашу работу непосредственный руководитель оценивает на основе следующих показателей:

6.1.1. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

6.1.2. Своевременная регистрация и качественное ведение документации.

6.1.3. Соблюдение нормативных актов и Трудового Кодекса РФ при ведении кадровой работы.

6.1.4. Сохранность документации и соблюдение конфиденциальности информации.

6.1.5. Организация потоков оперативной информации.

6.1.6. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

7. ДОПОЛНЕНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ

Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора: образец, бланк, шаблон

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-референта генерального директора (далее - "Работник").

1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно _______________ Организации.

1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее, среднее специальное образование и стаж работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.5. Работник должен знать:

- Перспективы развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности.

- Организацию работы с документами, составления документации.

- Организацию управленческого труда.

- Применение средств вычислительной и организационной техники.

- Иностранный язык для перевода служебной документации коммерческого партнера.

- Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

- Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

- Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

- Оперативно-организационное обслуживание руководства.

- Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

- Культуру труда и служебной этики.

- Охрану труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ___________________.

1.7. Работник подчиняется непосредственно ______________________.

2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

2.2. Обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

2.3. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

2.4. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

2.5. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, представляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.

2.6. Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

2.7. Ведет прием посетителей.

2.8. Выполняет работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

- оформление приказов по личному составу;

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

- оформление трудовых книжек;

- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление командировочных документов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

2.9. Обеспечивает выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

2.10. Использует ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

2.11. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

2.12. Выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

3.1. Работник имеет право:

- на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

- на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

- на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

- на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

- на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;

- на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;

- представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

Работник несет ответственность за:

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.

4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.

4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.5. Причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.

1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).

1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками агрегатного производства изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.6. Требовать от руководства агрегатного производства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностная инструкция секретаря референта образец - Тексты заявлений - Каталог образцов - Образец документа

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

1.2. Секретарь относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.4. Секретарь назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе секретарь должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по организационно-информационному обеспечению деятельности директора.

1.5.3. (иное - указать конкретно)

1.6. Секретарь должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Функции и задачи офиса.

1.6.4. Полномочия работников офиса, график (режим) их работы.

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Основы организационно-информационного обеспечения деятельности руководящего состава предприятий (организаций, учреждений).

1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации (в части, относящейся к организационно-информационному обеспечению деятельности директора).

1.6.8. Архивное дело, машинопись, правила документирования с использованием типовых форм управленческих документов.

1.6.9. Деловой этикет.

1.6.10. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в офисе.

1.6.11. Правила и нормы охраны труда.

1.6.12. (иное - указать конкретно).

1.7. Секретарь должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе. (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Секретарь подчиняется заместителю директора по управлению.

1.9. Распоряжения (указания, поручения) секретаря по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора обязательны для исполнения всеми работниками офиса.

1.10. На время отсутствия секретаря его замещает администратор (иной работник - указать конкретно).

<1> Перечисленные обязанности могут распределяться между двумя и более секретарями (работниками офиса (аппарата управления)).

2.1. Секретарь обязан:

2.1.1. Выполнять (лично и с привлечением других работников офиса) работу по организационно-информационному обеспечению деятельности директора на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.2. Принимать поступающую на рассмотрение директора входящую и внутреннюю деловую корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением (резолюцией директора) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.1.3. Вести офисное делопроизводство.

2.1.4. Подготавливать проекты документов (включая письма, справки, акты, приказы и т.п.) и информационные материалы, необходимые для обеспечения деятельности директора.

2.1.5. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

2.1.6. Организовывать проведение переговоров директора по техническим средствам коммуникации, принимать в отсутствие директора предназначенную для него информацию и своевременно доводить до сведения директора ее содержание.

2.1.7. Передавать от имени (по поручению) директора информацию по техническим средствам коммуникации, в том числе в форме телефонограмм, факсограмм, электронных писем (e-mail-сообщений) и т.п.

2.1.8. Выполнять работу по подготовке протокольных мероприятий (заседаний, совещаний и т.п.), проводимых руководителем, включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию.

2.1.9. Оформлять протоколы заседаний и совещаний, осуществлять заинтересованным сторонам рассылку выписок (копий) документов протокольных мероприятий.

2.1.10. По указанию директора осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений директора, его указаний и поручений.

2.1.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку по приказам, распоряжениям, поручениям и указаниям директора, регулярно информировать директора о результатах контроля.

2.1.12. Обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

2.1.13. Осуществлять организационно-информационное обеспечение деятельности директора.

2.1.14. Организовывать прием посетителей директором, содействовать оперативности рассмотрения их обращений.

2.1.15. Формировать офисные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

2.1.16. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.17. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.18. Выполнять другие деловые поручения и указания директора либо (по согласованию с заместителем директора по управлению) делегировать их выполнение другим работника офиса.

2.1.19. (иное - указать конкретно)

3.1. Секретарь имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

3.1.2. Передавать работникам офиса указания и поручения по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. В необходимых случаях визировать проекты служебных (деловых) документов, поступивших на подпись директора.

3.1.4. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

3.1.5. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

3.1.6. Требовать от работников офиса своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в том числе документированной, о состоянии порученной им работы (в части, относящейся к организационно-информационному обеспечению деятельности директора).

3.1.7. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.8. (иное - указать конкретно)

4.1. Секретарь осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации работы офиса, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) - по вопросам исполнения соответствующих поручений (резолюций) директора.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений - по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений).

4.2. (иное - указать конкретно)

5.1 Секретарь несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

5.1.2. Невыполнение служебных поручений и указаний директора, решений заместителя директора по управлению.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. (иное - указать конкретно)

Задачи секретаря-референта – это документационное и организационное обеспечения деятельности предприятия. Секретарь-референт находится в непосредственном подчинении у директора предприятия.

Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется уставом предприятия, законодательными актами, приказами и указаниями руководства предприятия, методическими и нормативными материалами, должностной инструкцией.

На должность секретаря-референта может быть назначен человек, который имеет высшее и среднее специальное образование и опыт аналогичной работы не менее года. Также кандидат может и не иметь опыта работы, но при этом он обязан пройти курсы секретаря-референта.

Секретарь-референт должен владеть знаниями по организации управленческого труда, составлению документации. служебной этики, культуре труда, технике безопасности, охране труда, организации работы с документами, применению средств организационной и вычислительной техники.

Он должен уметь переводить служебную документацию на иностранные языки, знать о хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, о перспективах развития предприятия.

В обязанности секретаря-референта входит контроль за организацией делопроизводства в филиалах и подразделениях предприятия, справочное и информационное обслуживание по всей документации предприятия, ведение и оформление кадровой документации, обслуживание руководства.

Секретарь-референт обязан обеспечивать учет, прием, контроль исполнения документов, регистрацию документов, хранение и облуживание документной информации предприятия, осуществление подготовки документов, обеспечение хозяйственной и финансовой деятельности предприятия.

В его обязанности входит контроль качества документов, их подготовки, составления, согласования, утверждения.

Секретарь-референт должен осуществлять контроль исполнения поручений и документов руководства, по необходимости принимать меры, которые помогут во время и качественно исполнить данные поручения, организовывать подготовку принятия решений и доводить решения до исполнителей, анализировать все справки и доклады, которые предоставляются руководству предприятия, оперативно связываться с различными сторонними организациями и гражданами.

Он должен вести прием посетителей и выполнять всю необходимую работу по обеспечению кадровой деятельности предприятия: оформление личных карточек, оформление приказов, оформление трудовых книжек и трудовых контрактов, справок о стаже работы и заработной плате, листов нетрудоспособности, командировочных документов.

Секретарь-референт имеет право запрашивать необходимые материалы, рассматривать документы, требовать доработки документов, принимать решения в пределах своей компетенции, направлять на исполнение документы руководителям и специалистам данного предприятия.

Секретарь-референт ответственен за несвоевременное или небрежное выполнение своих обязанностей, а также за их полное невыполнение, за небрежное отношение к регистрации, ведению документов.

Он несет ответственность за несоблюдение инструкций, распоряжений, приказов, нарушение правил трудового кодекса, правил техники безопасности, противопожарной безопасности и трудовой дисциплины на рабочем месте.

Секретарь-референт ответственен за правонарушения, которые были совершены им в процессе деятельности. Также он несет ответственность за нанесение материального ущерба.

Он несет ответственность за качество документов, которые он предоставляет на подпись начальству и руководству предприятия, за разглашение конфиденциальных сведений, за сохранности документации. Скачать должностную инструкцию секретаря-референта вы можете в правом верхнем углу.

Должностная инструкция секретаря-референта, должностные обязанности секретаря-референта, образец должностной инструкции секретаря-референта

Секретарь-референт - это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования (обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне). Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности.

Должностная инструкция секретаря-референта

Фамилия И.О. ________________

_____________________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.

1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами РФ

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании

- приказами и распоряжениями руководства

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.

2.5. Ведет прием посетителей.

2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Чем полезна профессия секретаря-референта? Прежде всего тем, что развивает в человеке следующие личностные качества, интересы, склонности: