Правильное оформление кадровой документации при изменении личных данных работника

"Кадровик. ру", 2011, N 6

ПРАВИЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРИ ИЗМЕНЕНИИ ЛИЧНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА

В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Этот вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.

Персональные (личные) данные - любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т. д.

В жизни работников организации могут происходить различные события - заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др. Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:

- фамилия (при изменении актов гражданского состояния - заключении или расторжении брака);

- место жительства (при переезде или смене регистрации);

- сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);

- паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).

Перечень оснований для внесения изменений

в кадровые документы

Предоставляемые работником
документы-основания

Кадровые документы, которые необходимо
оформить

При изменении фамилии

Личное заявление;
копия свидетельства о
регистрации брака (или
свидетельство о расторжении
брака);
копия паспорта с новыми данными

Приказ о внесении изменений в учетные
документы;
изменения на титульном листе трудовой
книжки, а также в книге учета движения
трудовых книжек и вкладышей в них;
изменение данных в личной карточке
работника (форма N Т-2);
внесение изменений в лицевой счет
(форма N Т-54);
новое страховое свидетельство
обязательного пенсионного страхования

При изменении места жительства

Личное заявление;
копия паспорта с новой
регистрацией по месту жительства

Приказ о внесении изменений в документы,
содержащие личные данные работника;
изменения в личной карточке работника
(форма N Т-2)

Приказ о внесении изменений в учетные
документы работника;
изменение или дополнение сведений в
личной карточке работника (форма N Т-2)

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

- Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.

- Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.

- Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

Бланк заявления о внесении изменений в учетные документы

о внесении изменений в учетные документы

В связи с. и изменением. прошу внести соответствующие изменения в

В зависимости от изменения личных данных (копия - 1 экз.):

1. Свидетельство о заключении брака серия _________ N ________________,

выданное ______________________________________ "__"____________ 201_ года.

(указать наименование органа ЗАГС)

2. Документ (паспорт) о регистрации с новым адресом.

3. Паспорт с новыми данными.

"__"____________ 201_ года

(подпись) (инициалы, фамилия)

Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы. Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под роспись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

Проект приказа об изменении личных данных

в кадровых документах

Общество с ограниченной ответственностью "XXX"

__ __________ 201_ N ____-к

О внесении изменений в учетные документы

1. Изменить в учетных документах. на. с "__" ____________ 201_ г.

2. Работнику кадровой службы (должность, Ф. И.О.):

2.1. Внести соответствующие изменения в учетные документы и трудовую

3. С приказом ознакомить главного бухгалтера Ф. И.О.

Основание - представленные документы.

Генеральный директор _____________________ И. О. Фамилия

С приказом ознакомлены:

Работник _________________________________ И. О. Фамилия

Сотрудник кадровой службы ________________ И. О. Фамилия

Главный бухгалтер ________________________ И. О. Фамилия

Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма N Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений. Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разд. X "Дополнительные сведения" личной карточки.

Теперь можно приступать к изменению данных в трудовой книжке. Согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", а также п. п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого одной чертой (по линейке шариковой ручкой или чернилами) зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются новые сведения. Ссылки на наименование соответствующего документа, его номер и дату делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (работника службы (отдела) кадров с соответствующими полномочиями) и печатью организации. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Такие изменения (исправления) также делаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

Нельзя забывать и о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, где также имеются личные данные работника. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке представлен в приложении 3.

Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

¦ Фамилия изменена на фамилию¦ Трудовая книжка ¦

¦ "Мельничук" на основании ¦ ТК-II N 8561320 ¦

¦ свидетельства о заключении ¦ ¦

¦ брака серии II-ИК N 535283 ¦ -Прозорова - Мельничук ¦

¦ выданного Измайловским ЗАГС¦ Мария ¦

¦ Комарова Е. Т. Комарова¦ 17.04.1980 ¦

¦ ¦ (число, месяц, год) ¦

¦ ¦ Дата заполнения "--" ------ 20--г. ¦

¦ ¦ Подпись владельца книжки ----------------- ¦

¦ ¦ М. П. Подпись лица, ответственного ¦

¦ ¦ за ведение трудовых книжек ¦

В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации, утв. Приказом Министра обороны РФ от 19.11.2007 N 500, а также Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ, для военнообязанного работника кадровик должен внести изменения и в документы по воинскому учету.

При изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, работники, осуществляющие воинский учет в организациях, заполняют и вручают такому сотруднику под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме, установленной в Приложении N 1 к Порядку сообщения организациями об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, в военные комиссариаты, представленному в Приложении N 13 Методических рекомендаций (далее - Порядок). Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, направляются организациями в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан. Бланк сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, представлен в Приложении N 1 к Порядку.

В соответствии с п. п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н, при изменении работником фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства. Образец соответствующего заявления представлен в формах N АДВ-2 и N АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п. Согласно п. 14 Инструкции новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.

Далее согласно п. 17 Инструкции в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР.

Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

Затем необходимо уведомить об изменении личных данных (фамилии/имени) налоговую инспекцию по месту регистрации организации. Для этого организация обязана подать соответствующие сведения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей").

При необходимости следует сообщить об изменениях в территориальные отделения по месту регистрации ПФР, ФОМС, ФСС.

Так как право первой подписи на документах организации имеет ее руководитель, необходимо обязательно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из п. 7.14 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".

Мнение эксперта. Екатерина Рощупкина, эксперт Национального союза кадровиков

У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может. Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно прийти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) - обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре согласно нормам ст. 57 ТК РФ. Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и работодатель соглашаются, а сведения. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов. Ведь условием трудового договора не может быть закреплено, что по пятницам фамилия у работника будет Иванов, а по понедельникам - Сидоров. Фамилия указывается в соответствии с документами работника Иванова, и, как бы сильно он ни хотел быть Сидоровым, до тех пор, пока фамилия не изменится в его документах, сведения в договоре останутся прежними. В соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) обязательные или дополнительные условия, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в его текст, а недостающие условия определяются приложением либо отдельным соглашением сторон, которые заключаются в письменной форме и являются неотъемлемой частью трудового договора. Аналогичное положение установлено ст. 72 ТК РФ, согласно которой дополнительное соглашение в письменной форме составляется при изменении условий трудового договора. О сведениях в этой статье не упоминается. Таким образом, изменившиеся личные данные просто вносятся в экземпляры трудовых договоров (старые сведения зачеркиваются, новые - дописываются, как в личной карточке работника формы N Т-2). Основанием все так же является приказ о внесении изменений в учетные документы.

Данная позиция подтверждается решением суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены. В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены полужирным.

Судебная коллегия по гражданским делам суда

Еврейской Автономной области

от 13.02.2009 N 33-52/2009

Судья: Унтевская Е. Л.

Судебная коллегия по гражданским делам Суда Еврейской автономной области в составе председательствующего Дроздовой В. Ф. судей Кнепмана А. Н. Цыгулева В. Т. рассмотрела в открытом судебном заседании дело по кассационной жалобе Ш. Т. на решение Биробиджанского городского суда от 30.12.2008, которым постановлено:

В удовлетворении исковых требований Ш. Т. к муниципальному унитарному предприятию бытового обслуживания населения "Э***" о восстановлении на работе и взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула - отказать.

Заслушав доклад судьи Кнепмана А. Н. пояснения истицы Ш. Т. ее представителя З. А. представителя ответчика Н. Р. прокурора В. К. судебная коллегия

Ш. Т. обратилась в суд к муниципальному унитарному предприятию бытового обслуживания населения "Э***" (далее - МУП "Э***") с иском о восстановлении на работе и взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула, ссылаясь на то, что она с 21.02.2007 была принята к ответчику на должность парикмахера мужского зала на определенный срок, а именно на время декретного отпуска, но без указания срока действия контракта.

12.11.2008 Приказом N 135 она была уволена на основании п. 2 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ (по окончании срока трудового договора).

10.11.2008 ей было предоставлено уведомление о ее увольнении. В нарушение ч. 1 ст. 79 ТК РФ данное уведомление предоставлено ей менее чем за три дня до ее предполагаемого увольнения.

Кроме того, при приеме на работу был издан приказ о приеме на работу Е. Т. а приказом от 12.11.2008 N 135 была уволена Ш. Т. Никаких дополнительных соглашений в связи с изменением фамилии между нею и МУП "Э***" не заключалось.

Просит признать Приказ от 12.11.2008 N 135 о ее увольнении незаконным, восстановить ее на работе в должности парикмахера мужского зала МУП "Э***" и взыскать заработок за время вынужденного прогула начиная с 12.11.2008 по день принятия судом решения.

В судебном заседании истица Ш. Т. исковые требования поддержала, суду пояснила, что она 22.02.2007 принята к ответчику на работу по трудовому договору под фамилией "Е." на время декретного отпуска П. В 2008 г. в связи с вступлением в брак она сменила фамилию на "Ш.". Трудовой контракт на новую фамилию с ней заключен не был. Уволена она была с 12.11.2008 в связи с истечением срока трудового договора, хотя она думала, что продолжит работать по бессрочному трудовому договору. Вакантные места имелись, но в заключении бессрочного трудового договора ей отказали. Считает, что о предстоящем увольнении ее должны были предупредить заблаговременно - за месяц или два месяца до увольнения. В заключенном с ней трудовом договоре не указана дата его окончания. Она знала, что устраивается на работу на период отсутствия другого работника, и об этом писала в заявлении о приеме на работу. На постоянное место работы ее не переводили.

Представитель истицы З. А. исковые требования поддержал, суду пояснил, что поддерживает изложенное истицей. Трудовой договор с Е. Т. был заключен на неопределенный срок, т. к. дата его окончания указана не была. Согласно ст. 57 ТК РФ в срочном трудовом договоре должны быть указаны срок его действия и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения. Истица должна была быть уведомлена о расторжении договора за три дня, чего сделано не было, то есть не соблюден порядок увольнения.

Представитель ответчика Н. Р. - руководитель предприятия исковые требования не признала, суду пояснила, что истица была принята на работу парикмахером мужского зала на время декретного отпуска другого работника - П. Истица была предупреждена о том, что с ней заключается именно срочный трудовой договор. Срок действия трудового договора, а именно дата его окончания, в данном случае не ставится, т. к. работодатель не знает, когда отсутствующий работник выйдет на работу. В данном случае работник может выйти на работу в любое время. Согласно ст. 79 ТК РФ она не должна была предупреждать истицу об увольнении за три дня. Смена фамилии работника не требует заключения дополнительного трудового соглашения, т. к. существенные условия трудового договора при этом не меняются. После того как истица принесла свидетельство о заключении брака, на предприятии был издан приказ, были внесены изменения в трудовую книжку и в другие документы, в том числе в тот экземпляр трудового договора, который хранится в организации. Свой экземпляр трудового договора для внесения изменений истица не принесла. Никакие условия работы у истицы после смены фамилии не изменились.

Суд постановил указанное решение.

В кассационной жалобе Ш. Т. просит решение суда отменить и направить дело на новое рассмотрение, т. к. полагает, что суд не дал оценку ее доводам о том, что с нею должен быть заключен срочный трудовой договор согласно ст. 59 ТК РФ, а при его прекращении ей должно быть направлено уведомление не менее чем за три дня, что определено ч. 1 ст. 79 ТК РФ, но ей уведомление направлено не было и таким образом был нарушен порядок увольнения.

Срок действия трудового договора не был определен, значит, он заключен на неопределенный срок, а поэтому уведомление обязательно. Работнику, на место которого была приглашена истица, вначале был предоставлен отпуск по уходу за ребенком до полутора лет, а после, по заявлению последней, - по уходу до 3 лет, и таким образом срок действия трудового договора не был определен.

Согласно Письму Федеральной службы занятости от 28.12.2006 N 2264-6-1 на место сотрудника, находящегося в отпуске по беременности и родам (отпуске по уходу за ребенком), работодатель вправе принять другого работника. В этом случае с работником заключается срочный трудовой договор, в котором в обязательном порядке указываются срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора. В связи с тем что определить точное время выхода основного работника на работу не всегда представляется возможным, сроком окончания трудового договора будет являться выход основного работника. После выхода основного работника на работу срочный трудовой договор с "временным" работником прекращается в связи с истечением его срока (п. 2. ч. 1. ст. 77).

В возражениях на кассационную жалобу руководитель МУП "Э***" указывает на законность принятого решения суда, т. к. судом обоснованно сделан вывод, что порядок увольнения не был нарушен, поскольку в силу ч. 2 ст. 79 ТК РФ при истечении срока действия трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, предупреждения работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения не требуется. Утверждение истицы о том, что с нею был заключен трудовой договор на неопределенный срок, не соответствует обстоятельствам дела.

В кассационной инстанции истица Ш. Т. и ее представитель З. А. доводы, изложенные в кассационной жалобе, поддержали.

Представитель ответчика Н. Р. просила отказать в удовлетворении кассационной жалобы, поскольку увольнение истицы произведено в соответствии с законодательством.

Прокурор прокуратуры Еврейской автономной области В. К. пояснил, что решение суда соответствует требованиям закона и оснований для его отмены не имеется.

Проверив материалы дела, выслушав лиц, участвующих в кассационной инстанции, обсудив доводы кассационной жалобы и возражения на нее, судебная коллегия не находит оснований для отмены решения суда.

В соответствии со ст. 58 ТК РФ трудовые договоры могут заключаться на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен данным Кодексом и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса РФ. В случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 59 Трудового кодекса РФ, срочный трудовой договор может заключаться по соглашению сторон трудового договора без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения.

Согласно ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы.

Как видно из материалов дела, парикмахер мужского зала П. А. была принята на работу в МУП "Э***" на неопределенный срок с 25.06.2003.

11.07.2006 П. А. родила ребенка - П. П. что подтверждается свидетельством о рождении I-ТВ N 523169. Приказом от 14.09.2006 N 96 ей был предоставлен отпуск по уходу за ребенком до полутора лет, а Приказом от 11.01.2008 N 3 - отпуск по уходу за ребенком до трех лет.

Согласно ст. 256 ТК РФ на период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы (должность).

Истица Ш. Т. с 22.02.2007 по 12.11.2008 работала в МУП "Э***" в должности парикмахера мужского зала (заявление о приеме на работу от 21.02.2007, Приказ о приеме на работу от 21.02.2007 N 13, трудовой договор (контракт) от 21.02.2007 N 2.

Из указанных документов следует, что с истицей был заключен срочный трудовой договор на время декретного отпуска П. А.

Приказом от 12.11.2008 N 135 Ш. Т. с 12.11.2008 была уволена с работы по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (в связи с истечением срока трудового договора).

В соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ одним из оснований прекращения трудового договора является истечение срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ).

Согласно ст. 79 ТК РФ срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.

С учетом основания заключения срочного трудового договора с истицей, права временно отсутствующего работника выйти на работу в любое время конкретная дата окончания трудового договора не могла быть определена, что, однако, не делает трудовой договор действующим на неопределенный срок.

Обязанность предоставить временно отсутствующему работнику, за которым сохраняется рабочее место, при его намерении выйти на работу рабочее место немедленно не позволяет работодателю известить временного работника о предстоящем увольнении за три дня, и законом он от такой обязанности в данном случае освобожден.

В связи с этим доводы истицы о нарушении порядка ее увольнения опровергаются представленными работодателем доказательствами и не основаны на законе. С учетом изложенного судебная коллегия считает правильным вывод суда, что увольнение истицы Ш. Т. является законным, и не видит оснований для отмены решения суда по доводам, изложенным в кассационной жалобе.

Руководствуясь ст. ст. 361 - 364 ГПК РФ, судебная коллегия

решение Биробиджанского городского суда от 30.12.2008 оставить без изменения, а кассационную жалобу Ш. Т. - без удовлетворения.

Изменение фамилии

Любой гражданин может изменить свое имя, фамилию и отчество, в том числе и кто-то из ваших работников. В статье мы расскажем о том, как правильно внести эти изменения в кадровые и бухгалтерские документы.

Фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия и другая информация о гражданине относятся к его персональным данным. Это установлено в пункте 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда они меняются, в документы также необходимо вносить изменения.

Гражданин, переменивший имя, должен сам позаботиться о внесении изменений в оформленные на его прежнее имя паспорт, диплом об образовании, военный билет и т. д. (п. 2 ст. 19 ГК РФ). В кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные гражданина (трудовой договор. трудовая книжка, личная карточка и др.), изменения вносит работодатель. Изменения в ГК РФ .

В трудовом договоре должна содержаться информация о фамилии, имени и отчестве работника. Об этом говорится в части 1 статьи 57 Трудового кодекса. Как быть, если эти данные изменились? Существует два мнения: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору или внести изменения в его первоначальный текст.

Соглашение не заключается. В трудовом договоре указываются сведения о сотруднике, а также условия работы и оплаты труда. Фамилия, имя, отчество, данные о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно части 3 статьи 57 Трудового кодекса недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора. В случае изменения персональных сведений поправки следует вносить в текст трудового договора, заверяя новую информацию подписями работника и работодателя. Такой вывод подтверждает и статья 72 Трудового кодекса, устанавливающая, что отдельное соглашение оформляется при изменении условий трудового договора.

Соглашение заключать следует. Сторонники этой точки зрения также ссылаются на статью 57 Трудового кодекса, но указывают, что она касается внесения в трудовой договор недостающих сведений, а не измененных. Значит, сведения об изменении персональных данных в трудовой договор вносить нельзя, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

Автор придерживается первой точки зрения. Представители Федеральной инспекции труда по этому вопросу свое мнение не высказали. Поэтому многие кадровики вносят изменения и в текст трудового договора, и подписывают с работником дополнительное соглашение.

Независимо от выбранного способа для внесения изменений в трудовой договор необходимы веские документальные основания. Их может предоставить сам работник. Для того чтобы обеспечить достоверность и актуальность персональных данных, во многие трудовые договоры включают пункт об обязанности работника сообщать в кадровую службу обо всех значимых изменениях (смена фамилии, имени, адреса и т. д.).

Работнику, изменившему фамилию или персональные данные, следует подать заявление о внесении изменений в документы, их содержащие. Заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений. К заявлению сотрудник прилагает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники документов достаточно предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

При приеме на работу работодатель не вправе требовать от соискателя предоставления информации о его политических и религиозных убеждениях. Сведения о частной жизни (семейных отношениях, состоянии здоровья) могут быть получены только с письменного согласия работника и в случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений. Об этом говорится в пункте 4 статьи 86 Трудового кодекса.

На основании заявления работника необходимо подготовить и отметить в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные. С приказом следует ознакомить под роспись самого сотрудника, а также работников кадровой службы и бухгалтерии.

Некорректные формулировки. В приказе не стоит использовать весьма распространенную формулировку: с такого-то числа считать А.Л. Луковкину А.Л. Цветковой в связи с регистрацией брака. Луковкина считается Цветковой на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа работодателя.

Некорректной является и такая формулировка: внести изменения в персональные данные работника. Изменять такие данные могут только специальные государственные органы, а не кадровая служба. Кадровики лишь вносят изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов, выданных уполномоченными органами.

Как оформить приказ правильно. Приведем правильный вариант оформления приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника.

Работница ООО «Елочка» И.И. Шарикова вышла замуж и сменила фамилию. Как правильно составить приказ о внесении изменений в сведения о персональных данных?

РЕШЕНИЕ. Сотрудница должна написать заявление на имя руководителя организации с просьбой внести изменения в кадровые и бухгалтерские документы, на основании которого издается приказ (см. образец на с. 84).

На основании приказа вносятся изменения в документы, содержащие персональные данные работника.

Общество с ограниченной ответственностью «Елочка»

(полное наименование работодателя)

о внесении изменений в документы,

содержащие персональные данные

г. Волгоград 15 февраля 2008 года

(город, место составления) (дата составления приказа)

Шариковой Ирины Ивановны

(фамилия, имя, отчество работника)

В связи с изменением фамилии работника Шариковой И.И.

(фамилии, (фамилия, инициалы

имени, отчества, работника)

(прежние персональные данные (новые персональные

работника) данные работника)

1. Внести соответствующие изменения в документы, содержащие персональные данные работника

Шариковой Ирины Ивановны Табельный

(фамилия, имя, отчество работника)

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

а именно изменить в данных документах фамилию и паспортные данные на новые.

(фамилию, имя, отчество, дату рождения, паспортные данные)

Основание: свидетельство о заключении брака I-РК № 607974 от 22.12.2007, паспорт серии 1804 № 333515, выдан 05.02.2008 Кировским РОВД г. Волгограда.

2. Внесение изменений в кадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить

начальнику отдела кадров Холодову Владимиру Семеновичу.

(должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести

изменения в кадровые документы, содержащие персональные данные работника)

3. Внесение изменений в бухгалтерские и иные некадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить

главному бухгалтеру Ледовских Наталье Борисовне.

(должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести

изменения в иные документы, содержащие персональные данные работника)

Руководитель генеральныйМорозов А.А. Морозов

С приказом (распоряжением)

работник ознакомленСнежинкина И.И. Снежинкина

15 февраля 2008 года

Согласно пункту 26 Правил ведения трудовых книжек. утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, изменение записей о персональных данных производится работодателем по последнему месту работы. Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен в пунктах 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция № 69). Порядок внесения изменений зависит от того, какие именно сведения меняются. Способы оформления изменений могут быть разными.

Исправление сведений о фамилии, имени, отчестве или дате рождения производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, заключении (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Ссылка на их номер и дату обязательна.

Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (другие данные) и вписывается новая. Новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, там, где есть свободное место. Зачеркнутая запись должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки. Внесенные изменения заверяются подписью сотрудника кадровой службы (п. 2.3 Инструкции № 69). Образец внесения записей об изменении фамилии в связи с вступлением в брак приведен ниже, а в связи с его расторжением — на с. 87.

Фамилия изменена на фамилию

Рублева на основании свидетельства о заключении брака I-PK№ 607974 от 24.09.2007

Сведения об образовании, профессии, специальности, уже имеющиеся на титульном листе трудовой книжки, не зачеркиваются, а дополняются новыми (через запятую). Если первоначальных данных не было, заполняются пустые строки. Об этом сказано в пункте 2.4 Инструкции № 69.

Обратите внимание: в Инструкции № 69 не сказано, что при внесении таких изменений следует указывать документы, на основании которых эти сведения меняются. Но кадровики, как правило, делают такие ссылки на внутренней стороне обложки.

Образец внесения записи в трудовую книжку о дополнении сведений об образовании и специальности смотрите на с. 88.

Сведения об образовании

и специальности дополнены

на основании диплома серии ВСА

№ 256311 от 13.05.2007, выданного

Изменения в личную карточку можно вносить двумя способами.

Зачеркивание. Прежнюю фамилию можно зачеркнуть одной чертой, а справа указать новую. Именно поэтому фамилию рекомендуется писать ближе к левому краю строки, чтобы осталось место для написания новой фамилии.

Далее нужно указать документ, на основании которого внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая. Сотрудник кадровой службы проставляет дату внесения изменений и заверяет новую запись своей подписью. Образец внесения изменений в личную карточку работника смотрите на с. 89.

Фрагмент записи об изменениях в личной карточке работника

Свидетельство о браке II-МТ № 115116 от 24.12.2007

1. Фамилия Тихомирова Рождественская Имя Ольга Отчество Степановна

Если справа места нет, новую фамилию можно написать сверху (см. образец на с. 90).

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, могут быть также приведены в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения». Запись заверяется подписью работника кадровой службы.

Распечатка. В этом случае распечатываются те страницы личной карточки, в которые вносились изменения или вводились дополнительные строки под графой для внесения изменений. На прежней странице делается отметка о том, что она была заменена в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Аналогичные рекомендации можно дать и по поводу изменения других сведений о работнике.

Если какие-либо данные работника изменились, то об этом нужно уведомить территориальный орган Пенсионного фонда РФ (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.96

Фрагмент записи об изменениях в личной карточке работника

Свидетельство о браке II- МТ № 115116 от 24.12.2007

1. Фамилия Тихомирова Имя Ольга Отчество Степановна

№ 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Пенсионный фонд должен выдать работнику новое страховое свидетельство взамен выданного ранее с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета. Заявление об обмене страхового свидетельства работодатель обязан подать в территориальный орган ПФР в течение двух недель (п. 24 постановления Правительства РФ от 15.03.97 № 318 «О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования»).

Обратите внимание: налоговую инспекцию уведомлять об изменении персональных данных обычных работников не надо. Согласно пункту 8 статьи 85 Налогового кодекса это должны делать органы, осуществляющие выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории России.

Если фамилию изменил руководитель организации, об этом нужно сообщить в налоговую инспекцию по месту регистрации компании в трехдневный срок. Такое правило установлено подпунктами 1 и 5 статьи 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». В противном случае налоговые инспекторы могут наложить административный штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

Для подачи сведений, не связанных с внесением изменений в учредительные документы, предусмотрена форма № Р14001. Она утверждена постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое