Справка подтверждающая труд

Наталья, унифицированной формы справки нет. Есть требования к реквизитам справки(см. ниже 1,2,3, 6) и необходимые сведения для ПФ (4,5,7,8, 9)
Справка д.б.
1.на фирменном бланке,
2.иметь исх.номер и дату выдачи,
3.подписана директором, гл. бухом, и ОК
4. обязательно указать полную дату рождения
5. обязательно указать на основании каких док-в выдана справка (книги приказов, расчетные ведомости, карточка Т-2)
6. печать организации (не отдела кадров)
7. даты приема и увольнени с указанием номеров и дат издания приказов о приеме и увольнении
8. сведения о переименованиях. если они были после увольнения работника
9. Последняя строка у нас такая: Предприятие несет ответсвенность за достоверность предоставленных сведений в соответствии со ст.25 Закона от. №. "О трудовых пенсиях Российской Федерации"
10. Еще указываем фактический и юридический адрес предприятия.
Кажись все..

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Знание законов освобождает от ответственности.

Нет ничего плохого в том, что умный человек иногда говорит глупости. Гораздо хуже, когда тупой постоянно умничает…

Как правильно оформить справку о стаже работы бывшего сотрудника для пенсионного фонда?

Как правильно оформить справку о стаже работы бывшего сотрудника для пенсионного фонда (если он увольнялся и принимался несколько раз)? Справка нужна, в том числе и по работе во вредных условиях труда.

По подтверждению стажа за работу в обычных условиях труда :

Порядок подтверждения страхового стажа для получения пенсии гражданину зависит от того, когда осуществлялась работа, по которой требуется подтвердить стаж: до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в Пенсионном фонде РФ (т. е. до 1997 года) или после.

Периоды трудовой деятельности сотрудника до 1997 года могут быть подтверждены документами, выданными работодателем (ч. 1 ст. 13 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ). Основным подтверждающим стаж документом по общему правилу является трудовая книжка. Но при ее отсутствии, наличии в ней исправлений или неточных сведений гражданин может обратиться к бывшему работодателю с просьбой выдать ему иные документы, подтверждающие стаж работы в организации до 1997 года. К таким документам, в частности, относятся:

• копия трудового договора. действующего на день возникновения трудовых отношений;
• справка с места работы;
• выписки из приказов по личному составу ;
• копии лицевого счета и расчетных ведомостей, подтверждающих выплату зарплаты ;
• копии авторского, лицензионного договора и т. п.

Об этом говорится в пунктах 6–10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Справка с места работы выдается в свободной форме, где в хронологическом порядке указываются все периоды работы сотрудника в конкретной организации.

Справка может выглядеть следующим образом:

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

Периоды работы после регистрации сотрудника в системе обязательного пенсионного страхования, то есть после 1997 года, подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета, имеющихся в Пенсионном фонде РФ (п. 34 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).

Согласно п. 36 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н (зарегистрировано в Минюсте России 16.02.2010 N 16440) ( http://1kadry.ru/ #/document/99/902200365/?step=5), в случае подачи заявления о назначении пенсии застрахованное лицо обращается к страхователю с заявлением о представлении на него в территориальный орган фонда индивидуальных сведений. Страхователь в течение 10 дней со дня обращения застрахованного лица представляет в территориальный орган фонда индивидуальные сведения об этом лице.

Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п (зарегистрировано в Минюсте России 23.10.2006 N 8392) ( http://1kadry.ru/ #/document/99/901991690/?step=8) утверждены формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования (далее - Формы) и Инструкция по их заполнению (далее - Инструкция).

Наименования форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования перечислены в п. 1 Постановления Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.

Постановлением Правления ПФР от 23.06.2010 N 152п внесены изменения в Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п, согласно которым п. 1 Постановления Правления ПФР от 23.06.2010 N 192п дополнен абзацем "Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии (СПВ-1)", Формы дополнены формой СПВ-1 "Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии".

Согласно п. 3 Постановления Правления ПФР от 23.06.2010 N 152п Инструкция также дополнена новым разделом "Правила заполнения формы СПВ-1 "Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии".

Документ представляется в территориальный орган ПФР страхователем (работодателем) по заявлению застрахованного лица, у которого возникли условия для установления трудовой пенсии.

Документ содержит сведения о застрахованном лице, в том числе о страховом стаже.

Сведения о стаже работы заполняются в следующем порядке: даты должны находиться в пределах периода со дня, следующего за днем окончания отчетного периода, предшествующего отчетному периоду, на который приходится предполагаемая дата установления трудовой пенсии, по предполагаемую дату установления трудовой пенсии.

Документ содержит сведения на предполагаемую дату установления трудовой пенсии.

Заполненный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации (п. 66 Инструкции).

Перечень реквизитов и правила их заполнения определены в п. 67 Инструкции.

Таким образом, сведения о стаже работника в форме СПВ-1, предоставляемой в Пенсионный фонд, заполняются работодателем по его последнему месту работы в хронологическом порядке.

По подтверждению стажа за работу во вредных условиях труда:

В ряде случаев граждане имеют право на досрочный выход на пенсию. Такая возможность предоставляется людям, у которых есть периоды работы:

• в особых территориальных условиях (Крайний Север);
• в особых условиях труда (Список №1 или Список №2);
• в других условиях, необходимых для досрочного назначения пенсии (например, педагоги).

Перечень лиц, имеющих право на досрочное назначение пенсии, а также условия ее назначения приведены в статьях 27–28 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ.

При обращении в органы Пенсионного фонда необходимо представить вместе с заявлением о досрочном назначении трудовой пенсии по старости трудовую книжку (или ее копию, заверенную по месту работы), а также документ, подтверждающий стаж на соответствующих видах работ. Как правило, таким документом является справка (образец устанавливается Пенсионным фондом РФ), уточняющая особый характер работ, дающих право на досрочное назначение пенсии. Данная справка выдается той организацией (или ее правопреемником), где лицо осуществляло свою деятельность на соответствующих видах работ.

Государственное бюджетное учреждение

здравоохранения города Москвы

ГОРОДСКАЯ БОЛЬНИЦА № 789

С 13.02.2008г. по настоящее время работает на полную ставку.

Направлялась на курсы усовершенствования с полным отрывом от основной работы:

с 16.03.2009г. по 30.04.2009г. (приказ № 789 к-о от 12.03.2009г.)

Других отвлечении от основной работы не имеет.

В соответствии со ст. 25 Закона 173-ФЗ от 17.12.2001 г. «О трудовых пенсиях» городская больница несет ответственность за достоверность сведений, содержащихся в льготной справке, выданной для назначения и выплаты досрочной пенсии по старости за работу по охране здоровья населения.

Основание выдачи справки: трудовая книжка, штатные расписания, личная карточка формы Т-2, приказы по личному составу, лицевые счета, тарификационные списки, поименные списки работников, имеющих право на пенсию за выслугу лет в связи с лечебной и иной работой по охране здоровья населения.

Главный врач В.Т. Минов

Главный бухгалтер Е.У.Миля

Заместитель главного врача

по кадрам Д.Б.Дикова

Сведения о стаже работника в данной справке также заполняются работодателем в хронологическом порядке, как указано в представленном выше примере.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить выход сотрудника на пенсию

Сведения для назначения пенсии

При достижении сотрудником пенсионного возраста организация должна сдать о нем индивидуальные сведения персонифицированного учета в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. К документам, которые необходимо представить, относят:

• сведения о начисленных и уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже сотрудника ( форма СПВ-1 );
• опись сведений, передаваемых в Пенсионный фонд РФ ( форма АДВ-6-2 ).

Такую отчетность в Пенсионный фонд РФ нужно подавать в том числе и на сотрудников, которые работают в организации по гражданско-правовым договорам, если на выплачиваемые им вознаграждения были начислены взносы на обязательное пенсионное страхование. Это следует из пункта 66 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п .

Представить указанные сведения в отделение Пенсионного фонда РФ организация должна в течение 10 дней со дня получения от сотрудника заявления о достижении пенсионного возраста и о представлении на него индивидуальных сведений ( п. 36 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н ). Типовая форма заявления в законодательстве не предусмотрена, поэтому сотрудник может составить его в произвольной форме. После получения заявления организация издает приказ об оформлении документов в связи с выходом сотрудника на пенсию .

Кроме того, в ряде случаев у работодателя возникает обязанность оформить справку о среднемесячном заработке сотрудника, которую он лично представляет в Пенсионный фонд РФ при оформлении пенсии. Перечень документов. которые представляет сотрудник, утвержден постановлением Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па. К заявлению гражданина в Пенсионный фонд РФ о назначении трудовой пенсии по старости должны быть приложены, в частности, сведения о его среднемесячном заработке за 2000–2001 годы или за любые 60 месяцев подряд в течение трудовой деятельности до 1 января 2002 года ( п. 2 приложения к постановлению Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па ).

Необходимость представить такие сведения возникает, если выполняются два условия:

• сотрудник работал в организации в указанные периоды;
• среднемесячный заработок приходится на период до регистрации сотрудника в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования.

Если работодатель был ликвидирован или прекратил деятельность по другим причинам, справку о среднемесячном заработке должен выдать его правопреемник.

Справку о среднемесячном заработке выдайте по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня подачи заявления ( ст. 62 ТК РФ ). Форма справки о среднемесячном заработке законодательством не установлена, поэтому составьте ее в произвольной форме .

Непосредственно расчет пенсии сотрудника проводят специалисты Пенсионного фонда РФ. К компетенции работодателя данный вопрос не относится. Прикинуть размер и порядок расчета будущей пенсии в зависимости от стажа с учетом социально значимых периодов (службы в армии, отпуска по уходу за ребенком и т. д.) сотрудники также могут самостоятельно на официальном сайте Минтруда России с помощью пенсионного калькулятора. За более подробными пояснениями по расчету сотруднику следует обращаться в территориальное отделение ПФР.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ситуация: Какие документы работодатель должен представить бывшему сотруднику, чтобы тот смог подтвердитьстаж работы в организации до1997года для получения пенсии

Порядок подтверждения страхового стажа для получения пенсии гражданину зависит от того, когда осуществлялась работа, по которой требуется подтвердить стаж: до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в Пенсионном фонде РФ (т. е. до 1997 года) или после.

Периоды трудовой деятельности сотрудника до 1997 года могут быть подтверждены документами, выданными работодателем ( ч. 1 ст. 13 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ ). Основным подтверждающим стаж документом по общему правилу является трудовая книжка. Но при ее отсутствии, наличии в ней исправлений или неточных сведений гражданин может обратиться к бывшему работодателю с просьбой выдать ему иные документы, подтверждающие стаж работы в организации до 1997 года. К таким документам, в частности, относятся:

копия трудового договора, действующего на день возникновения трудовых отношений;

справка с места работы;

выписки из приказов по личному составу;

копии лицевого счета и расчетных ведомостей, подтверждающих выплату зарплаты;

копии авторского, лицензионного договора и т. п.

Подробнее о правилах оформления справок, копий и выписок из документов, а также сроках их представления см. Как оформить справку (копию документа) по запросу сотрудника .

Периоды работы после регистрации сотрудника в системе обязательного пенсионного страхования, то есть после 1997 года, подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета, имеющихся в Пенсионном фонде РФ ( п. 34 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 ).

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Ответ: Как оформить выход сотрудника на льготную пенсию.

Условия для выхода на льготную пенсию

В общем порядке возможность выйти на льготную пенсию появляется у гражданина при одновременном выполнении следующих условий:

достижение определенного возраста;

наличие необходимого стажа на соответствующих видах работ.

Это следует из статей 27–28.1 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ.

Трудовая пенсия может быть назначена досрочно:

гражданам определенных профессий и видов работ. Льготная пенсия полагается им только в том случае, если они проработали на соответствующих работах не менее половины требуемого срока по состоянию на 1 января 2003 года ( п. 3 ст. 27 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ );

отдельным категориям граждан (независимо от их профессии и видов выполняемых работ).

Например, женщинам, родившим пять и более детей и воспитавшим их до достижения ими возраста восьми лет ( ст. 28 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ ).

Оформление льготной пенсии сотрудника

Для назначения льготной пенсии сотруднику организация должна подать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ пакет документов. Сделать это нужно в течение 10 дней после получения от сотрудника заявления о достижении им пенсионного возраста, дающего право на льготную пенсию. Об этом говорится в пункте 36 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н .

Подробнее о том, как должно быть оформлено заявление сотрудника о достижении им пенсионного возраста, а также о возможных действиях сотрудника после оформления пенсии (в т. ч. льготной), см. Как оформить выход сотрудника на пенсию .

Расчет страхового стажа

При заполнении представляемых форм организации необходимо рассчитать страховой стаж сотрудника и стаж, дающий право на назначение льготной пенсии. В правилах подсчета данных показателей для досрочного оформления пенсии есть особенности.

Как правило, в стаж работы, дающей право на льготное назначение пенсии, засчитываются периоды работы, когда:

работа выполнялась постоянно, в течение полного рабочего дня;

за работу уплачивались страховые взносы.

Время работы засчитывают в стаж в календарном порядке. В стаж, дающий право на льготную пенсию, включают периоды:

ежегодных основного и дополнительных отпусков.

Кроме того, в стаж, дающий право на досрочную пенсию по старости, включают работу, которую невозможно было выполнять постоянно по объективным причинам (например, при выполнении работ вахтовым методом). Варианты подсчета льготного стажа в таких случаях приведены в таблице ( п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516 ).

Не включают в периоды работы, дающей право на досрочное назначение пенсии, время отстранения сотрудника по причинам:

появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

наличия противопоказаний для выполнения работы, на основании медицинского заключения (кроме беременных женщин);

требования госорганов или должностных лиц (например, сотрудников следственных органов);

отсутствия обязательного медицинского осмотра;

простоя (как по вине работодателя, так и по вине сотрудника), а также в других случаях, предусмотренных законодательством (например, отпуска по уходу за ребенком ч. 5 ст. 256 ТК РФ ).

Если сотрудник в процессе трудовой деятельности работал на разных видах работ, дающих право на досрочную пенсию, то законодательством предусмотрены условия для суммирования льготного стажа, то есть присоединения периодов одной льготной работы к другой ( ст. 28.1 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ. п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516 ). Перечень работ, периоды работ по которым могут суммироваться, а также порядок такого суммирования содержится в таблице .

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Отдел кадров

по состоянию на 25 января 2005 года

Составление и оформление архивных справок о трудовом стаже

Наиболее распространенными видами справок, выдаваемых архивами организаций по социально­правовым запросам, являются справки о подтверждении трудового стажа и размере заработной платы граждан.

Для подготовки архивной справки используются все хранящиеся в архиве организации документы, отвечающие запросу. При наличии в архиве документов, указанных в заявлении, за разные годы сначала просматриваются те из них, которые датированы более поздним сроком. В них могут содержаться обобщающие данные за весь период (списки с указанием, с какого года работает данное лицо в организации, справки, удостоверения и др.), что позволит ограничиться просмотром только части материалов и сэкономить время на наведение справки.

Если в заявлении неполно или неточно указаны сведения, необходимые для наведения справки, у заявителя запрашиваются дополнительные данные. Например, если заявителем является женщина, то выясняется, под какой фамилией она работала в те годы, к которым относится запрос. Следует установить полное официальное наименование организации, имевшиеся факты ее переименования (преобразования), а также в какой должности и в течение какого срока работал в ней заявитель.

Если запрашивается информация о работе гражданина в нескольких организациях, то необходимо уточнить даты начала и прекращения работы в каждой из них. Это позволит обеспечить правильный поиск необходимых документов и сократить сроки исполнения запроса.

Для подготовки архивных справок о трудовом стаже используются следующие группы документов:

· постановления, приказы, распоряжения, решения по личному составу;

· протоколы общих собраний работников, заседаний, конференций;

· лицевые счета и ведомости на получение заработной платы;

· регистрационные и алфавитные карточки по учету кадров, в том числе личные карточки формы Т­2;

· алфавитные, именные, послужные и трудовые списки;

· оформленные и заверенные табели;

· документы организации, подписанные заявителем с указанием занимаемой им должности;

· документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу.

В случае отсутствия в архиве организации документов по личному составу, подтверждающих трудовой стаж заявителя, при исполнении запроса могут использоваться приказы по основной деятельности, профсоюзные билеты и другие документы.

Используются также официальные документы и их заверенные копии, включенные в состав личных дел работников. Однако следует помнить, что официальный документ – это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. В связи с этим из документов личного дела для подтверждения трудового стажа могут использоваться заверенные в установленном порядке копии приказов о приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении,
поощрении (награждении), аттестационные документы (характеристики, аттестационные листы и др.). Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные заявителем, не могут служить основанием для выдачи архивной справки о трудовом стаже. Содержащиеся в них сведения при необходимости письменно сообщаются заявителю.

В справки о подтверждении трудового стажа включаются данные только за тот период, за который имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности (профессии), которую занимал заявитель, и указывается период его работы.

Чаще всего трудовой стаж подтверждается на основании приказов о приеме на работу и увольнении с работы. В этих случаях в справке необходимо указывать номера приказов и их даты.

Образец архивной справки о трудовом стаже,
составленной на основании приказов по личному составу

Найменне вышэйстаячай арган³зацы³
Найменне арган³зацы³
АРХ²¡НАЯ ДАВЕДКА
18.02.2003 № 8­15/К­7
г. М³нск
На № К­7 ад 30.01.2003

Наименование вышестоящей организации
Наименование организации
АРХИВНАЯ СПРАВКА

г. Минск
Красивому О.Л.
ул. Логойский тракт, д. 20, кв. 17
220090, г. Минск­90

В документах архивного фонда____________________________________________________

в приказах по личному составу значится Красивый Олег Леонидович в должности главногоэнергетика с 1 апреля 1993 г. (приказ от 15 марта 1993 г. № 54 о приеме на работу) по 30сентября 1997 г. (приказ от 15 сентября 1997 г. № 121 об увольнении).

Основание: Ф. 31. Оп. 2­лс. Д. 43. Л. 68, Оп. 2­лс. Д. 101. ЛЛ. 143­144.

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

После текста архивной справки (а также копии, выписки) помещают поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фонда, описи, дела и листа).

Напомним, что номер фонда присваивается документам архива организации соответствующим государственным архивом, в который по истечении сроков ведомственного хранения передаются документы постоянного срока хранения. В документах негосударственных организаций, не состоящих на учете в государственном архиве и не являющихся источниками его комплектования, номер фонда не указывается.

Номер описи определяется самой организацией. Как правило, документы по личному составу включаются в опись под номером «2» с добавлением букв «лс» – «личный состав». В государственных организациях, не передающих документы на хранение в государственные архивы, соответствующая опись будет иметь номер «1­лс», т.к. в них не будут составляться описи дел постоянного хранения, которым, как правило, присваивается первый номер.

Номер дела определяется по соответствующей описи дел, а номер листа – согласно нумерации листов дела, которая проводится при подготовке дел к передаче в архив организации. Если при составлении справки используются документы нескольких архивных дел, то их поисковые данные указываются в основании отдельно по каждому делу с указанием листов каждого дела.

В практике работы организаций достаточно часто поисковые данные. служащие основанием для выдачи архивной справки, указываются неправильно. Например, после слова «Основание» пишется: «приказ по личному составу от 15.03.1993 № 54» или «лицевые счета на выдачу заработной платы за 1993 год». Такое оформление реквизита «Основание» является существенным нарушением. Согласно действующим правилам документы организации по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет (к их числу относятся все документы, на основании которых выдаются архивные справки), должны быть упорядочены, включены в соответствующую опись дел по личному составу, а каждому делу, включенному в опись, должен быть присвоен номер по описи. Напомним, что по состоянию на 1 января 2003 г. в организации должны быть надлежащим образом оформлены и утверждены описи дел по личному составу по 2000 г. включительно.

За содержание сведений, включенных в архивную справку, несут ответственность два должностных лица – заведующий архивом, составивший справку (при отсутствии в штатном расписании такой должности – лицо, ответственное за архив, назначенное специальным приказом), и руководитель организации. Поэтому архивная справка подписывается названными должностными лицами. При этом первой располагается подпись руководителя организации, хотя ему на подписание справка представляется уже подписанной заведующим архивом.

Так как архивная справка содержит сведения, касающиеся законных прав и интересов граждан, она должна заверяться гербовой печатью организации (в организациях, не имеющих право использовать гербовую печать, – печатью организации). Печать на архивной справке проставляется таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности (две­три буквы) и часть личной подписи.

Архивная справка составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр, заверенный согласно установленным правилам, выдается на руки заявителю или высылается ему по почте. Второй экземпляр (копия) остается в деле архива организации. Он не подписывается и не скрепляется печатью, а заверяется исполнителем (лицом, подготовившим справку). Отметка о заверении копии оформляется следующим образом:

Зав. архивом Подпись Инициалы, фамилия

Описанные правила оформления реквизитов «Основание», «Подпись», «Печать», «Отметка о заверении копии» распространяются на все виды архивных справок, а также архивных копий и выписок.

Как отмечалось, архивные справки о трудовом стаже выдаются чаще всего на основании приказов о приеме на работу и увольнении с работы. Вместе с тем составление архивной справки о трудовом стаже имеет особенности в зависимости от того, какие сведения запрашиваются заявителем, на основании каких документов готовится справка, какие сведения содержатся в архивных документах.

Если заявитель просит выдать архивную справку о стаже работы в организации, но при этом работал в ней последовательно на двух должностях (например, старшего инспектора отдела кадров, а затем – начальника отдела кадров), то в архивной справке указываются полные данные о работе в этих двух должностях (даты приема, перевода, увольнения, даты и номера соответствующих приказов).

Образец архивной справки о трудовом стаже в случае работы заявителя в организациипоследовательно на двух должностях (составлена на основании приказов по личномусоставу)

Найменне вышэйстаячай арган³зацы³
Найменне арган³зацы³
АРХ²¡НАЯ ДАВЕДКА
14.01.2003 № 7­15/Б­12
г. М³нск

Наименование вышестоящей организации
Наименование организации
АРХИВНАЯ СПРАВКА

г. Минск

В документах архивного фонда____________________________________________________

в алфавитной книге работников _______________________________________________________

по состоянию на 1 января 1989 г. значится Левченко Павел Александрович в должностиначальника производственного отдела с 1 марта 1985 г. по август 1988 г.

В приказах по личному составу значится Левченко П.А. (имя и отчество полностью неуказаны) в должности начальника производственного отдела 31 августа 1988 г. (приказ от 21августа 1988 г. № 59­к об увольнении).

Основание: Ф. 29. Оп. 2­лс. Д. 51. Л. 25, Оп. 2­лс. Д. 34 Л. 42.

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

Необходимо обратить внимание, что если хронология событий, описываемых в архивной справке, не совпадает с хронологическими рамками документов, которые служат основанием для ее составления, то в справке содержание таких документов излагается по хронологиисобытий, а не по хронологии создания самих документов (в приведенном примере приказ об увольнении хронологически предшествует записям в алфавитной книге).

В архиве организации могут храниться документы других организаций. Например, в архиве вышестоящей организации хранятся документы по личному составу ликвидированных подведомственных организаций, в архиве головной организации – документы ее филиалов. В архиве организации, таким образом, будут храниться документы нескольких фондов: фонда самой организации и фондов подведомственных ей ликвидированных организаций, фонда головной организации и фондов ее ликвидированных филиалов. В этом случае при подготовке архивной справки используются документы того фонда, в котором содержатся сведения, включаемые в архивную справку; на документы этого же фонда делаются ссылки в тексте и основании.

В случае, если заявитель работал в разных организациях (например, сначала в головной организации, а затем в ее филиале), фонды которых находятся на хранении в одном архиве, то в архивную справку последовательно включаются сведения о его работе в каждой из этих организаций за период времени, который необходим заявителю.

Образец архивной справки о трудовом стаже, составленной на основании документов
двух организаций, хранящихся в одном архиве

Наименование организации
АРХИВНАЯ СПРАВКА
11.03.2003 № 7­13/Д­12
г. Минск
На № Д­12 от 22.02.2003

Дятлову Н.Ф.
ул. Первомайская, д. 3, кв. 21
221031, г. Пинск­31

В документах архивного фонда____________________________________________________

(наименование головной организации)

в приказах по личному составу значится Дятлов Николай Федорович в должности токаряпятого разряда со 2 февраля 1993 г. (приказ от 30 января 1993 г. № 21­к о приеме на работу) по30 апреля 1994 г. (приказ от 15 марта 1994 г. № 51­к об увольнении).

Основание: Ф. 64. Оп. 2­лс. Д. 315. Л. 25.

В документах архивного фонда филиала____________________________________________

(наименование головной организации)

в г. Пинске в ведомостях на выдачу заработной платы за май–ноябрь 1994 г. значится ДятловНиколай Федорович в должности токаря шестого разряда.

Основание: Ф. 38. Оп. 2­лс. Д. 75. Л. 25.

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

Из приведенного примера видно, что Дятлов Н.Ф. первоначально (с 02.02.1993 по 30.04.1994) работал в головной организации, а затем (с мая по ноябрь 1994 г.) – в ее филиале. При подтверждении стажа работы Дятлова Н.Ф. в филиале организации в г. Пинске использованы ведомости на выдачу заработной платы, т.к. приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников филиала) не сохранились и в архив головной организации на хранение поступили только ведомости на выдачу заработной платы.

При составлении архивной справки о трудовом стаже может возникнуть ситуация, когда документально подтверждается только часть необходимых сведений. В этом случае в справку включаются имеющиеся сведения, а данные об отсутствии документов, содержащих сведения о работе заявителя, помещаются после основания архивной справки.

Например, заявителю необходимо подтверждение сведений о стаже работы в организации за период с января 1977 г. по декабрь 1979 г. При подготовке архивной справки выявлено, что в архиве сохранился лишь приказ о приеме на работу заявителя, согласно которому тот принят на работу с 13 января 1977 г. Подтвердить стаж работы за последующие месяцы 1977 г. а также за 1978 и 1979 гг. не представляется возможным, т.к. документы по личному составу за эти годы в архиве сохранились лишь частично, заявитель в них не значится. В этом случае архивная справка составляется следующим образом:

Образец архивной справки о трудовом стаже,

составленной по неполным данным документов архива организации

Наименование организации
АРХИВНАЯ СПРАВКА
13.03.2003 № 7­13/Н­13
г. Минск
На № Н­13 от 14.02.2003

Счастливой Л.В.
ул. Калиновского, д. 13, кв. 13
220013, г. Минск­13

В документах архивного фонда___________________________________________________

в приказах по личному составу значится Счастливая Лилия Владимировна в должностиначальника канцелярии с 13 января 1977 г. (приказ от 10 января 1977 г. № 3­к о приеме наработу).

Основание: Ф. 13. Оп. 2­лс. Д. 84. Л. 3.

В частично сохранившихся документах по личномусоставу____________________________

за 1977–1979 гг. сведений о работе Счастливой Лилии Владимировны не имеется.

руководителя организацииПодписьИнициалы, фамилия

Зав. архивом (лицо,

ответственное за архив) ПодписьИнициалы, фамилия

начальник отдела организационно­правовой, кадровой работы и международных связейКомитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь,кандидат исторических наук