Руководства, Инструкции, Бланки

образец локального акта-памятки для иностранца img-1

образец локального акта-памятки для иностранца

Рейтинг: 4.2/5.0 (1819 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Семинар: Иностранные работники в 2016 году: по новым правилам в новых условиях, Москва, 9 декабря 2016

Семинар: Иностранные работники в 2016 году: по новым правилам в новых условиях

Кратко:

Семинар предназначен для: руководителей и сотрудников кадровых служб и отделов кадров, бухгалтеров, юристов и руководителей компаний.

Сфера законодательства об иностранной рабочей силе – одна из самых динамично изменяющихся в России. Текущая работа не позволяет порой тщательно отслеживать изменения и правоприменительную практику, а ведь, например, в Закон «О правовом положении иностранных граждан» постоянно меняется, а также постоянно меняются взгляды сотрудников ФМС по одному и тому же вопросу. Каждый этап работы с иностранным персоналом сопряжен с высокими рисками и соблюдением многочисленных правил. Данный семинар поможет участникам разобраться во всех нюансах привлечения иностранцев и получить выгоду от использования их труда, а не штраф.

На семинаре участники смогут проконсультироваться по всем имеющимся индивидуальным вопросам по теме семинара.

Подробно:

Новые векторы развития и новые требования в привлечении и использовании иностранных граждан в 2016 г.:
ИНОСТРАНЦЫ Сдают ЭКЗАМЕНЫ - Обязательное подтверждение владения русским языком истории и основ законодательства России при получении разрешения на работу, патента или статуса временного проживания. Предъявление более серьезных требований к знанию языка.

Ограничения на привлечение к работе иностранцев. Запрет использование иностранцев в отдельных видах деятельности в 2016 году, что важно знать и какие действия необходимо предпринять, чтобы не нарушить закон(Постановление Правительства РФ от 12.12.2015 N 1358). Запрет использование иностранцев в отдельных видах деятельности устанавливаемый субъектами РФ. Ограничения в области привлечения и использование иностранной рабочей силы из Турции.
Новый перечень квалифицированных визовых иностранцев, на которые квоты не распространяются.
Новое основание для получения гражданства РФ: утвержден перечень работающих в России по профессии не менее 3-х лет иностранных граждан, имеющих право получения гражданства в упрощенном порядке.
Порядок и формы уведомления контролирующих органов о трудовых отношениях и заключении, прекращении договоров ГПХ с иностранцами. усиление санкций и порядка контроля. Что необходимо знать и соблюдать Работодателю в независимости от страны происхождения иностранца (визовый, безвизовый, ЕВРАЗЭС).
Установление административного штрафа на работодателя и иностранного гражданина за осуществление работы или вида деятельности (ю/л ф/л), не указанной в разрешении на работу или патенте.
Новый административный регламент привлечения на работу «визовых иностранцев», а также Ускоренный и упрощенный порядок получения разрешения на работу по строительству объектов Чемпионата мира по футболу 2018 г.
Размер потребности на 2016 год на привлечении к труду «визовых» иностранных работников. Квота на 2016 год на временное проживание.
Другие изменения 2016 года связанные с привлечением иностранной рабочей силы.

ПАТЕНТНАЯ СИСТЕМА – привлечения к труду «безвизовых иностранцев».

  • Граждане, каких стран могут получить патент
  • Получение патента только через уполномоченную организацию. Где и как можно получить
  • Порядок получения патента иностранцем
  • Обязательные требования, и документы которые необходимо предъявить в ФМС
  • Сроки обращение в ФМС за патентом с даты пересечения границы и какая ответственность за его нарушение. Сроки обращения для продления патента
  • Отмена Квот на Безвизовых иностранцев. Полномочия органов государственной власти по приостановлению выдачи Патентов. Приблизительное количество патентов в 2016г на Москву, С.Петербург, и другие регионы, что нужно знать и учесть
  • Дополнительное медицинское страхование иностранцев
  • Увеличение стоимости Патента для иностранца в Москве и Московской области, и другие субъекты РФ. Как часто будет повышаться размер авансового платежа по патенту, и установлен ли законом максимальный размер повышения
  • Какие органы нужно уведомить при привлечении Патентных иностранцев Работодателю, и в какой срок
  • Порядок продления Патента
  • Отмена командировок Патентных иностранцев
  • Новый порядок, новый закон – новые обязанности Иностранного работника
  • Новый Порядок продления регистрации по месту пребывания «патентного иностранца»
  • Выгодное положение работодателя при построении отношений с иностранными работниками, в силу нового закона и дальнейшее развитие законодательства о привлечении Иностранцев к труду
  • Правовые пробелы и коллизии, которые не урегулированы новым законом, обходим подводные камни, привлекаем иностранцев быстро и удобно

Упрощенный порядок привлечения иностранцев трудящихся мигрантов с 2015 года – Новый Договор о ЕВРАЗЭС:
Россия, Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия.
Порядок привлечения трудящихся государства-члена, особенности трудоустройства и подводные камни привлечения данной категории иностранных граждан к труду.

"Визовые" иностранцы: принимаем на работу.
Правила и сроки подачи работодателем заявки о потребности в иностранной рабочей силе. Квоты на выдачу ПРИГЛАШЕНИЙ на въезд и РАЗРЕШЕНИЕ на работу в 2016 году. Изменения в Перечне квалифицированных специалистов, на которых квоты не распространяются. Оформление разрешения на привлечения к работе иностранных сотрудников. Разрешение на работу: перечень необходимых документов, порядок и сроки выдачи. Основания для аннулирования разрешения на работу.

ПЛАТИМ НАЛОГИ ЗА ИНОСТРАНЦЕВ в 2016году:
ПРАВИЛА НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ: НДФЛ, ФСС, Травматизм, оплачиваем больничные листы, процессуальные препятствия с которыми столкнется каждый Работодатель. Выстраиваем систему и порядок уплаты налогов совместно с иностранцем. Подводные камни оплаты авансовых платежей по НДФЛ, кабальные нюансы нововведений.

Ставим иностранца на миграционный учет: обсуждаем процедуры, новшества в связи с изменениями законодательства, правовые коллизии, риски и льготы. Может ли работодатель не быть принимающей стороной? Могут ли оштрафовать иностранца за отсутствие миграционного учета? Дополнительный контроль за соответствием регистрации по месту пребывания и фактического место проживания/пребывания. Кто может проверить отрывную часть уведомления? Обязательно должно ли быть жилое помещение местом пребывания. Усиление миграционного контроля, и ответственности – проблемы трудности принимающей стороны в 2016 году.

Инструктируем работника иностранца, чтобы его ошибки не стали вашими: создаем локальный акт-памятку для иностранца. Эффективные действия и эффективное поведение иностранца и Работодателя при проверки ФМС, к этому вы должны быть готовы.

Изменения, внесенные в Трудовой кодекс – глава 50.1.
Трудовые отношения и оформление кадровой документации по новым правилам: не заключение срочных трудовых договор, дополнительные основания увольнения иностранцев, отстранение от работы, выплата Выходных пособия Иностранцу. Каких иностранцев в первую очередь затронет данная глава, и ответственность за ее нарушение. Обязательное предъявление договоров или полисов добровольного медицинского страхования при трудоустройстве иностранцев («Безвизовых, «Визовых» ВКС, ЕВРАЗЭС)

Проверки ФМС: Новый административный регламент проверок ФМС. Что в первую очередь в 2016 году будут проверять сотрудники ФМС и Полиции и кого? Порядок проведения, новые и типичные ошибки при привлечении иностранной рабочей силы в связи с изменениями законодательства, административная ответственность, сроки исковой давности, обжалование действий сотрудников ФМС.

Кейс-практикум.«Принимаем на работу иностранца по Патенту». Руководитель производственной компании, которая располагается в Москве, хочет принять трех соискателей иностранцев на должность инженеров по качеству и водитель такси. Ситуация усложнена тем что, они иностранцы и имеют патенты выданные 9 мес. для работы у физического лица. Как законно принять иностранцев осуществить проверку срока действия патента и что сделать если отличается вид деятельности или специальность указанная на патенте. Рассматриваются на конкретном примере подводные камни привлечения иностранцев, а не общий порядок привлечения.

Кейс-практикум.«Постановка на миграционный учет». После Январских праздников соискатели иностранцы пришли к будущему Работодателю и попросили их поставить на Миграционный учет для получения Патента. После получения Патента, к будущему Работодателю они не приходят, и работать у него не собираются. На телефонные звонки не отвечают, в месте регистрации не проживают, письма не получают, на контакт через знакомых и родственников не выходят. Как Принимающей стороне себя вести в этом случае, и какие у нее возникают Риски. В этом кейсе подробно рассматривается, как минимизировать риски как материальные, так и судебные, и как использовать Изменения в Законодательстве в свою пользу – Делаем дешевую иностранную рабочую Силу еще дешевле.

Кейс-практикум.«Увольняем за прогул». После длительных майских/январских выходных часть работников, в том числе и иностранцев, не вышла на работу. На телефонные звонки не отвечают, в месте регистрации не проживают, письма не получают, на контакт через знакомых и родственников не выходят. В этом кейсе подробно рассматривается, как уволить за прогул минимизирую риски как материальные, так и судебные.

Получить программу семинара на e-mail

Другие статьи

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

Разработка локальных нормативных актов

Разработка локальных нормативных актов (ЛНА)

(правил, положений, инструкций)

В Вашей организации нет локальных нормативных актов?

Закажите у нас их разработку!

Хотите чтобы Ваши работники работали по Вашим правилам?

Закажите у нас их разработку!

Если Вам нужны готовые схемы, шаблоны, примеры и образцы локальных нормативных актов для самостоятельной их разработки, приглашаем на семинар "Локальные нормативные акты организации. Регламентирование трудовых отношений" .

Каждая компания должна иметь определенный набор правил, положений и инструкций, необходимых для эффективного ее функционирования. Они нужны для того, чтобы перевести управление персоналом на автоматический" режим. Да и проверяющие органы (прокуратура и трудовая инспекция) при проверке их запрашивают в первую очередь. Так как для проверяющих недостаточно, чтобы в организации фактически соблюдались трудовые права работников. Необходимо, чтобы это было документально оформлено. При этом обращают внимание не только на содержание трудовых актов, но и на грамотное их оформление.

Локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции) определяют общие принципы работы организации, устанавливают режим труда и отдыха работников, должностные функции работников, систему оплаты труда и оценки персонала, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются ЛНА в соответствии с действующим трудовым законодательством, с учетом специфики и особенностей организации. При этом работодатель должен использовать возможности своих полномочий в полной мере, но не превышать их пределы.

Локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников, по сравнению с установленным трудовым законодательством, не подлежат применению.

Первая сложность в разработке локальных нормативных актов состоит в том, что единого списка локальных нормативных актов в законодательстве не существует. Указания на тот или иной локальный нормативный акт разбросаны по различным статьям трудового законодательства.

Перечень локальных нормативных актов

1) обязательные локальные нормативные акты (названные в трудовом законодательстве)

1. Коллективный договор

2. Структура и штатное расписание

3. Правила внутреннего трудового распорядка

4. Положение об оплате труда

5. Положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне)

6. Положение о защите персональных данных

7. Должностные инструкции

8. График предоставления отпусков

9. Антикоррупционная политика

10. Кодекс этики и служебного поведения

11. Положение о служебных командировках.

2) локальные нормативные акты рекомендательного характера (не названы в законодательстве, но необходимы в управлении)

1. Положение о структурных подразделениях.

2. Положение о поощрении персонала.

3. Положение об отпусках.

4. Положение об адаптации персонала.

5. Положение об аттестации персонала.

6. Положение о персонале.

7. Положение об организации обучения и повышении квалификации персонала.

3) документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства:

1. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства.

2. Табель форм первичных учетных документов по личному составу.

3. Регистрационные книги (журналы).

Однако не достаточно просто иметь документы по указанному списку. Важное условие - каждый документ должен обладать юридической силой. То есть его содержание, механизм разработки и утверждения не должны противоречить закону, а при оформлении все необходимые реквизиты должны быть в наличии.

Иными словами, принимая локальный нормативный акт, руководитель организации должен быть озадачен его содержанием, формой и процедурой принятия. Без специальной подготовки решить эти вопросы бывает достаточно сложно. Так как на практике зачастую приходится сталкиваться с различными проблемами, нюансами и подводными камнями.

Мы являемся специалистами в трудовых отношениях и готовы оказать Вам содействие в разработке локальных нормативных актов. Мы гарантируем качественную разработку документов в кратчайшие сроки.

Так же предлагаем провести кадровый аудит и проверить насколько правила, положения и инструкции компании соответствуют современным требованиям к локальным нормативным актам.

Заказать разработку локальных нормативных актов Вы можете по телефону. (343) 382-48-49, +7 (932) 61-27-929, пишите на e-mail: ponomarevconsalt@yandex.ru

Узнать больше об услуге кадровый аудит можно здесь.

ЧТО ТАКОЕ ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ?

Локальный нормативный акт (ЛНА) - это внутренний документ организации-работодателя, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий правила поведения (права и обязанности) самой организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, не урегулированной трудовым законодательством ст. 8 ТК РФ .

Частоту и периодичность изменения локальных нормативных актов определяет работодатель п. 1 Письма Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1 .

Нормы ЛНА организации не могут противоречить закону, коллективному или трудовому договору. Если такое противоречие есть, то соответствующие нормы ЛНА не применяются.

ЛНА принимается руководителем организации в письменной форме в виде положения, порядка, инструкции и т.п. При наличии в организации профсоюза некоторые ЛНА могут приниматься руководителем организации только с учетом мнения профсоюза ст. 8 ТК РФ. К таким ЛНА относятся, например, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков и положение об оплате труда ст. ст. 123. 135. 190 ТК РФ .

С любым ЛНА, непосредственно связанным с трудовой деятельностью работника, его надо ознакомить под роспись ст. 68 ТК РФ. Так любого работника надо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и должностной инструкцией для должности, на которую он принимается. При приеме на работу это надо сделать до подписания трудового договора Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4414-6 .

Но, например, если должность работника не предполагает командировок, знакомить его с положением о служебных командировках не надо. Также не требуется знакомить работника и со штатным расписанием, кроме случаев когда эта обязанность работодателя предусмотрена коллективным договором или другим ЛНА Письмо Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1 .

ЛНА вступает в силу либо со дня его принятия, либо с более поздней даты, указанной в самом ЛНА ст. 12 ТК РФ .

ЛНА прекращает действовать при наступлении любого из следующих событий ст. 12 ТК РФ :

- истечения срока действия ЛНА, указанного в самом ЛНА

- отмены ЛНА работодателем (в том числе по предписанию госоргана) или судом

- вступления в силу закона или коллективного договора, нормам которого противоречат нормы ЛНА. В этом случае прекращают действовать только те нормы ЛНА, которые противоречат вступившему в силу закону или коллективному договору.

Приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении, выплате премий, материальной помощи и т.п. то есть документы, рассчитанные на однократное применение или касающиеся только одного работника, - это индивидуальные правовые акты (ИПА), которые ЛНА не являются. Вместе с тем некоторые ИПА руководитель организации тоже может принять только с учетом мнения профсоюза (при его наличии). Например, приказ об увольнении работника, являющегося членом профсоюза, в связи с сокращением численности или штата ст. 82 ТК РФ .

Образцы оформления документов, актов, договоров

Как грамотно подготовить приказ и избежать подводных камней при составлении графика отпусков, штатного расписания и других важных и нужных документов? Популярность этих вопросов вне конкуренции в нашем форуме «Онлайн-консультации по трудовому праву» .

Другие рубрики в Справочнике кадровика

2001-2015 Бета Пресс - Кадровая Реклама. Все права защищены.

Изображение Бета Пресс является зарегистрированной торговой маркой (знаком обслуживания) ООО Бета Пресс - Кадровая Реклама» охраняется в соответствии с действующим законодательством РФ, а также актами международного законодательства. Все иные названия компаний и продуктов являются торговыми марками или зарегистрированными торговыми марками их владельцев.

Идеальный документ: локальный нормативный акт

Локальное нормотворчество - ответственный и сложный фронт работы. Организация деятельности по принятию локального нормативного акта заключается в том, чтобы грамотно распределить обязанности между сотрудниками: одни специалисты станут авторами документа, другие проверят его на соответствие правовым нормам, третьи правильно оформят, ну а руководителю останется только все проверить и утвердить. Внутренние документы регулируют самые разные сферы деятельности, а значит, за их разработку и оформление могут отвечать различные подразделения, в т. ч. и кадровая служба. Воспользовавшись нашими советами о том, как составить идеальный локальный нормативный акт, вы будете готовы к любому, даже самому сложному заданию руководства.

Локальные нормативные акты, конкретизируя нормы трудового законодательства применительно к особенностям отдельного работодателя, создают организационно-правовую базу для индивидуального подхода к каждому работнику.

КОГДА СОЗДАЕТСЯ ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ?

Трудовое законодательство предусматривает перечень локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации. Кроме того, работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, не предусмотренные ТК РФ, но необходимые ему для регулирования трудовых отношений (ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299), представляющем собой перечень документов, разрешенных к применению в деятельности любой организации, документы, относимые ТК РФ к локальным нормативным актам, включены в класс 0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной документации, подраздел 02520005 (табл. 1 ).

Извлечение из ОК-011-23

При подготовке локальных нормативных актов необходимо учитывать, что работники, ответственные за подготовку проектов локальных нормативных актов, определяются работодателем.

Специалисты кадровой службы, как правило:

  • подготавливают проекты правил внутреннего трудового распорядка, положений о персональных данных работников, об аттестации работников, о повышении квалификации работников, об адаптации работников, о кадровой службе, должностных инструкций работников кадровой службы, графика отпусков
  • участвуют в разработке штатного расписания, положения об оплате труда, графиков сменности и гибких графиков работы и др. ФОРМА ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

    При подготовке проекта локального нормативного акта составляется содержательная часть документа и определяется порядок его оформления с учетом наличия или отсутствия унифицированной формы документа, утвержденной соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

    Следует отметить, что большинство локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, оформляются с использованием форм, имеющих рекомендательный характер.

    Штатное расписание и график отпусков имеют унифицированные формы, входящие в состав Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (соответственно формы № Т-3 и № Т-7).

    Словарь кадровика

    Как известно, график отпусков на следующий календарный год утверждается ежегодно. В нашей организации довольно часто меняется и штатное расписание. Получается, что мы, отдел кадров, работаем с этими документами практически постоянно. Обязательны ли для применения унифицированные формы графика и штатного расписания? Можно ли обойтись без них, а разработать собственные формы?

    Альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты был разработан НИПИ статистической информации Госкомстата России во исполнение постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 О первичных учетных документах. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на организации независимо от формы собственности, а формы по учету рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда - на организации независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений. Письмом Минюста России от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД названное постановление Госкомстата России признано не нуждающимся в государственной регистрации.

    Несмотря на необязательный характер данных унифицированных форм, специалистам кадровых служб следует учитывать, что их применение имеет ряд существенных преимуществ.

    Преимущество 1. Не требуется разрабатывать формы кадровых документов.

    Преимущество 2. Исключаются ошибки при документировании процедур, выполняемых кадровой службой.

    Преимущество 3. Сокращается время, затрачиваемое на составление и оформление документов.

    Преимущество 4. Не возникает претензий к работникам кадровых служб со стороны инспекторов ГИТ.

    Следует учитывать, что унифицированные формы являются типовыми и нередко требуют определенной привязки к особенностям работы с персоналом в конкретной организации, например внесения дополнительных реквизитов. При этом нужно помнить: все имеющиеся в унифицированных формах реквизиты, в т. ч. номер и код формы, а также наименование документа, должны оставаться без изменений (их удаление из документов не допускается ).

    Форматы бланков унифицированных документов являются рекомендуемыми и могут изменяться по усмотрению работодателя. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается: вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей и требующейся для них площади листа документа включать дополнительные строки и графы, вкладные листы (вкладыши) для удобства размещения и обработки необходимой информации.

    Например, унифицированная форма графика отпусков (форма № Т-7) требует включения дополнительного реквизита, подтверждающего факт ознакомления работников с данным документом после утверждения его работодателем (дополнительной графы, или строки ниже реквизита Подпись, или приложения в виде листа ознакомления). Это обусловлено тем, что согласно абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (приложение 1 ).

    Обратите внимание Вы можете внести дополнения в унифицированные формы локальных нормативных актов, издав соответствующий приказ по основной деятельности

    Дополнения в унифицированные формы документов вносятся посредством издания соответствующего приказа по основной деятельности (приложение 2) (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

    С позиций управленческого подхода и с учетом положений теории до-кументоведения локальные нормативные акты относятся к управленческой документации и входят в состав документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). В структуре данного классификатора эти документы отнесены к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

    В конце этого года учредители планируют провести реорганизацию нашего предприятия в форме разделения. Меня обещают назначить начальником отдела кадров новой организации, и уже сейчас мне необходимо подготовить некоторые внутренние документы. Мы определились с абсолютно обязательными локальными нормативными актами. Так, будет разработано штатное расписание, график отпусков на следующий календарный год (так как реорганизация закончится до нового года). Необходимо также подготовить проект Правил внутреннего трудового распорядка, которыми пока решено регулировать все основные вопросы деятельности. Чтобы не повторять организационных ошибок, хотим разработать также пакет положений о структурных подразделениях и должностных инструкций. Подскажите, существуют ли какие-либо типовые формы для названных документов?

    С конца 1970-х годов специалисты ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) неоднократно занимались разработкой унифицированных форм организационно-распорядительных документов, что нашло отражение в следующих альбомах форм:

  • Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению (1980 г. с последующей переработкой в 1993 г.)
  • Государственная система документационного обеспечения управления. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов (1991 г.).

    В названных разработках специалистами в области документоведения были рекомендованы унифицированные формы таких локальных нормативных актов, как Правила внутреннего трудового распорядка (приложение 3 ), положение о структурном подразделении организации (приложение 4 ), должностная инструкция (приложение 5 ) и др. Эти формы вполне могут быть использованы и в современных условиях.

    По аналогии с Правилами внутреннего трудового распорядка можно оформлять положения об оплате труда, о порядке обработки персональных данных, об аттестации работников и др.

    ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

    В настоящее время имеется немало специальных изданий, где приведены образцы локальных нормативных актов. В некоторых отраслях и крупных организациях можно найти типовые и примерные документы, отражающие специфику отрасли или ведомства. Тем не менее в повседневной жизни редко встречаются идеально составленные и оформленные организационные документы. При этом особенно сильно хромает оформительская сторона процедуры подготовки и утверждения внутренних документов организации. Действительно, содержание локальных актов во многом обусловлено нормативными правовыми актами, на которые ориентируются составители, а вот с формой документов авторы либо незнакомы, либо игнорируют ее как вещь несущественную.

    Между тем текст, как бы хорошо и грамотно он ни был составлен, становится документом только после придания ему юридической силы. Сама же процедура придания документу юридической силы связана с оформлением его определенных составных частей (реквизитов), располагаемых до или после текста.

    Локальные нормативные акты, как правило, являются многостраничными документами со сложной структурой. Как и в любом документе, в локальных актах можно выделить следующие составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

    Заголовочная часть

    Локальные акты оформляются на бланках (бланк конкретного документа, п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов далее - ГОСТ Р 6.30-2003), включающих:

  • наименование организации
  • наименование вида документа
  • дату регистрации
  • регистрационный номер
  • место составления документа.

    Наименование организации указывается в бланке документа в строгом соответствии с тем, которое закреплено в ее учредительных документах, включая сокращенное и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное, а затем, ниже или за ним, - сокращенное (в скобках).

    Обратите внимание Дата регистрации - это дата утверждения документа

    Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование локального нормативного акта пишется после наименования организации прописными буквами: ПРАВИЛА, ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.

    В бланке локального нормативного акта обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата регистрации и регистрационный номер документа .

    Реквизиты бланка, как правило, имеют угловое расположение.

    Содержательная часть

    Сложность подготовки организационных документов и большой объем различной информации в них вызывают необходимость четкой регламентации не только формы, но и содержания таких документов. Приступая к составлению текста локальных нормативных актов, неплохо для начала определиться с его структурой - выделить обязательные разделы содержательной части. Текст внутри разделов обычно делится на пункты и подпункты, может содержать таблицы и схемы.

    Обратите внимание: в типовых формах, предложенных специалистами ВНИИДАД, примерная структура текста определена (конечно же, ее можно изменить). При составлении организационных документов по типовым формам следует придерживаться следующего правила: сначала раскрываются разделы, а затем - при необходимости - добавляются дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности конкретной организации.

    Разрабатываем в своей организации положения о структурных подразделениях. Подскажите, пожалуйста, какие разделы следует предусмотреть в этих документах?

    Положение о структурном подразделении (приложение 4) определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения. Поэтому текст Положения должен включать разделы, указанные в структуре текста типовой формы положения (табл. 2). При необходимости вы можете добавить в тексты положений сведения, отражающие специфику деятельности вашей организации: например режим работы структурных подразделений, порядок их реорганизации или ликвидации и т. п.

    Обратите внимание: в соответствии с требованиями п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: отдел осуществляет функции, в состав отдела входят и т. п.

    Содержание Положения о структурном подразделении

    Содержательная часть документа включает и такие реквизиты, как заголовок к тексту и отметка о наличии приложений.

    Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться с наименованием локального акта (например: Правила внутреннего трудового распорядка, Должностная инструкция инспектора по кадрам ) или формулироваться с помощью предлога о (об) (например: Положение об организации испытания при приеме на работу, Положение о порядке обработки персональных данных ).

    К локальному нормативному акту могут быть приложены документы. В этом случае оформляется отметка о наличии приложения. Такая отметка может иметь несколько вариантов оформления - в зависимости от конкретной ситуации (табл. 3 ).

    Итак, отметка о наличии приложения включает: слово Приложение, которое всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов указание на количество листов и экземпляров прилагаемого документа (л. экз.) и - при необходимости - наименование приложенных документов.

    Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово Приложение, при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа (приложение 7 ).

    Допускается печатать ПРИЛОЖЕНИЕ № прописными буквами, а также центрировать его вместе с наименованием документа, его датой и регистрационным номером относительно самой длинной строки.

    Варианты оформления отметки о наличии приложения

    Оформляющая часть

    Оформляющая часть документа содержит совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

    В пределах этой части локального нормативного акта группируются следующие реквизиты:

  • подпись составителя
  • визы согласования документа
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    Проект локального нормативного акта подписывается его разработчиком. Реквизит Подпись (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003) включает: наименование должности лица, подписывающего документ (без указания наименования организации, если документ оформляется на бланке) личную подпись этого лица расшифровку личной подписи (инициалы и фамилия).

    Отделу кадров было поручено разработать и представить на утверждение руководителю Положение об аттестации работников. После всех согласований и доработок текста документ готов к утверждению руководителем организации, но начальник отдела кадров, который должен был его подписать, заболел. Может ли подписать Положение другой сотрудник?

    Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Обратите внимание: не допускается подписывать документы с предлогом за или с проставлением косой черты перед наименованием должности, а также заменять должность лица, подписывающего документ, записью И. о. начальника отдела кадров.

    Проекты локальных нормативных актов, как правило, согласовываются с отдельными работниками организации по усмотрению работодателя (например, заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, бухгалтерией, юристом). Согласование проекта документа с работниками организации оформляется визой согласования (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003), включающей: подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

    При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза согласования дополняется надписями: Не согласен, Возражаю, Замечания прилагаются и т. п.

    При наличии у визирующего замечаний к тексту, как правило, оформляется приложение: замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В дальнейшем проект документа дорабатывают до окончательного варианта.

    Локальные нормативные акты принимаются с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого органа) в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями. Порядок учета мнения представительного органа работников при принятии локальных нормативных актов установлен ст. 372 ТК РФ.

    Факт учета мнения представительного органа работников оформляется в документе с помощью специального грифа.

    Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. В этом случае на документе оформляется соответствующий гриф согласования.

    УТВЕРЖДЕНИЕ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

    При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит Гриф утверждения документа (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003).

    Локальный нормативный акт может утверждаться посредством издания работодателем соответствующего распорядительного документа (приложение 6), на который в дальнейшем делается ссылка в грифе утверждения.

    Также локальный нормативный акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица.

    РЕГИСТРАЦИЯ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

    Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

    Документ регистрируется в день его утверждения руководителем организации или иным уполномоченным представителем работодателя. Регистрационные формы разрабатываются работодателем самостоятельно.

    ОЗНАКОМЛЕНИЕ РАБОТНИКОВ С ЛОКАЛЬНЫМ НОРМАТИВНЫМ АКТОМ

    В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Особые правила предусмотрены для случаев ознакомления с локальными нормативными актами лиц, поступающих на работу. Будущий работник знакомится с локальными нормативными актами при заключении трудового договора (до его подписания).

    Письменным подтверждением того факта, что содержание акта доведено до сведения работника, служит виза ознакомления. Она включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

    Какие есть способы ознакомления работников под роспись с локальными нормативными актами?

    Способы ознакомления работников с локальными нормативными актами законом не предусмотрены. Главное, чтобы при этом соблюдалось требование ознакомления работника с документом под роспись и работодатель имел письменные доказательства соблюдения этой процедуры.

    В случае когда локальный нормативный акт имеет отношение к небольшому кругу работников, целесообразно оформлять визы ознакомления непосредственно на самом документе (приложение 5 ).

    Кроме того, к локальному нормативному акту можно приложить отдельный лист для оформления всех необходимых виз ознакомления (лист ознакомления) (приложение 7 ). Такой способ удобен в тех случаях, когда с документом необходимо ознакомить большое число работников. К тому же лист никогда не потеряется, поскольку является приложением к локальному нормативному акту, а значит, хранится вместе с ним как его неотъемлемая часть.

    Для оформления виз ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя могут применяться специально разработанные учетные формы. В этом случае работники после ознакомления с содержанием того или иного документа оформляют соответствующую визу не на самом документе и не в приложении к нему, а в отдельной форме.

    ХРАНЕНИЕ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

    НА № 12&lsquo2010 В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, локальные нормативные акты, как правило, хранятся постоянно (табл. 4 ).

    Сроки хранения локальных нормативных актов

    Оригиналы локальных нормативных актов хранятся, как правило, в канцелярии или в ином подразделении, отвечающем за документационное обеспечение деятельности организации. Целесообразно хранить копии документов в тех подразделениях, которые руководствуются их положениями в своей работе.

    Идеальный документ: локальный нормативный акт

    Локальное нормотворчество - ответственный и сложный «фронт» работы.

    Организация деятельности по принятию локального нормативного акта заключается в том, чтобы грамотно распределить обязанности между сотрудниками: одни специалисты станут авторами документа, другие проверят его на соответствие правовым нормам, третьи правильно оформят, ну а руководителю останется только все проверить и утвердить. Внутренние документы регулируют самые разные сферы деятельности, а значит, за их разработку и оформление могут отвечать различные подразделения, в т.ч. и кадровая служба. Воспользовавшись нашими советами о том, как составить идеальный локальный нормативный акт, вы будете готовы к любому, даже самому сложному заданию руководства.

    Локальные нормативные акты, конкретизируя нормы трудового законодательства применительно к особенностям отдельного работодателя, создают организационно-правовую базу для индивидуального подхода к каждому работнику.

    КОГДА СОЗДАЕТСЯ ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ?

    Трудовое законодательство предусматривает перечень локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации. Кроме того, работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, не предусмотренные ТК РФ, но необходимые ему для регулирования трудовых отношений (ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

    В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299), представляющем собой перечень документов, разрешенных к применению в деятельности любой организации, документы, относимые ТК РФ к локальным нормативным актам, включены в класс 0200000 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», подраздел 02520005 (табл. 1).

    Таблица 1 Извлечение из ОК-011-23