Руководства, Инструкции, Бланки

инструкция по ведению кассовых операций в бюджетном учреждении img-1

инструкция по ведению кассовых операций в бюджетном учреждении

Рейтинг: 4.9/5.0 (1825 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Анализ нарушений в части ведения кассовых операций

Анализ нарушений в части ведения кассовых операций

АНАЛИЗ НАРУШЕНИЙ В ЧАСТИ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Кассовые операции ведут практически все организации и учреждения, поэтому перед ревизорами стоят задачи: проверить соблюдение положений законодательных и нормативных документов, регламентирующих совершение кассовых операций и составление отчетности, а также своевременно выявить нарушения и злоупотребления в учете наличных денежных средств бюджетного учреждения.

В статье приведены как основные нарушения, за которые предусмотрена административная ответственность, так и прочие нарушения, допускаемые учреждениями.

На основании п. 105 Инструкции N 148н <1> бюджетные учреждения должны осуществлять кассовые операции в соответствии с Порядком ведения кассовых операций <2>. Кроме того, они обязаны выполнять требования к совершению кассовых операций, установленные следующими нормативными актами:

- Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт“;

- Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (от 05.01.1998 N 14-П), утвержденным Советом директоров Банка России 19.12.1997 N 47 (далее - Положение ЦБ РФ N 14-П);

- Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ 24.04.2008 N 318-П.

<1> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

<2> Утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

В ходе проверки ведения бюджетной организацией кассовых операций изучаются:

- полнота оприходования денежной наличности, полученной с лицевого счета;

- целевой характер расходования денежной наличности, выданной из кассы организации;

- соблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

- полнота внесения денежных средств из кассы организации на лицевой счет;

- соблюдение установленного учреждением банка лимита остатка наличных денег в кассе организации;

- ведение кассовой книги и других кассовых документов.

Нарушения, за которые предусмотрена административная

Все нарушения, выявляемые в ходе проверки ведения кассовых операций, можно разделить на две группы:

- грубые (злостные) нарушения, за совершение которых предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафных санкций на должностных лиц и организацию в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ;

- малозначительные нарушения, которые также указываются в акте проверки, но за совершение которых административная ответственность законодательством не установлена.

Поскольку за совершение нарушений первой группы организация будет подвергнута административному наказанию и размер штрафных санкций довольно внушительный, мы рассмотрим их более подробно.

Для справки. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб. на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Превышение установленного банком кассового лимита. Порядок работы с денежной наличностью определен Положением ЦБ РФ N 14-П. Согласно п. 2.1 данного документа организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях. В кассе учреждения денежные средства могут храниться только в пределах лимитов, установленных банком, поэтому сверхлимитные остатки денежной наличности являются нарушением, за которое учреждение подлежит привлечению к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ. О том, что данное нарушение имеет место быть, свидетельствует арбитражная практика. Пример - Определение ВАС РФ от 05.08.2009 N ВАС-9815/09, в соответствии с которым организация была признана виновной и привлечена к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ в виде наложения штрафа в размере 40 000 руб.

На что следует обратить внимание бюджетным учреждениям? Согласно п. 2.5 Положения ЦБ РФ N 14-П лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в ОФК, устанавливаются учреждениями Банка России или уполномоченными кредитными организациями органам Федерального казначейства с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Расчет на установление лимита остатка кассы в этом случае представляется органами Федерального казначейства с учетом распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в ОФК, в предусмотренном порядке. Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота учреждения с учетом особенностей режима его деятельности, Порядка ведения кассовых операций и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Если учреждение не представило расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная бюджетным учреждением в банк денежная наличность - сверхлимитной.

Пример 1. В ходе проверки порядка ведения кассовых операций контролирующим органом было обнаружено, что в кассе учреждения за проверяемый период с 01.01.2008 по 31.03.2010 отсутствует расчет на установление лимита остатка денежных средств. Фактическое снятие остатка денежной наличности в присутствии ревизора зафиксировало наличие денежных средств в сумме 40 руб. 95 коп.

Подлежит ли учреждение привлечению к административной ответственности?

В соответствии с п. 2.6 Положения ЦБ РФ N 14-П в кассе учреждения денежные средства могут храниться только в пределах лимитов, установленных банком. Бюджетные учреждения имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не более трех рабочих дней (для учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Следовательно, если лимит остатка кассы не установлен, организация обязана была сдать все наличные деньги в обслуживающее учреждение банка, независимо от суммы. В данном случае учреждение подлежит привлечению к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

К сведению. Арбитражная практика показывает, что имеют место случаи, когда судьи квалифицировали нарушение, выражавшееся в превышении установленного банком лимита остатка кассы, в качестве малозначительного и освобождали учреждения от уплаты штрафных санкций. В Постановлении от 18.02.2010 по делу N А28-17847/2009 ФАС ВВО сделал вывод о том, что вменяемое организации правонарушение не представляло существенной угрозы охраняемым общественным отношениям, в связи с чем посчитал возможным признать его малозначительным.

Несвоевременное (неполное) оприходование поступивших в кассу наличных денежных средств. В соответствии с п. 3 Порядка ведения кассовых операций для осуществления расчетов наличными деньгами каждое учреждение должно вести кассовую книгу по установленной форме. В п. 13 Порядка ведения кассовых операций предусмотрено, что прием наличных денег кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя бюджетного учреждения. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Все поступления и выдачи наличных денег организации должны учитывать в кассовой книге (п. 22 Порядка ведения кассовых операций).

Каждое учреждение обязано вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Записи в ней ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и должны служить отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (п. п. 23 и 24 Порядка ведения кассовых операций).

Таким образом, названные требования к порядку работы с денежной наличностью и порядку ведения кассовых операций предусматривают ежедневное оприходование в кассу поступивших денежных средств при условии надлежащего документального оформления каждой операции.

Обратите внимание! В соответствии с ч. 2 ст. 2.1 КоАП РФ юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых КоАП РФ или законами субъекта РФ предусмотрена административная ответственность, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению. По указанному нарушению имеется обширная арбитражная практика: Определение ВАС РФ от 11.01.2010 N ВАС-17382/09, Постановления ФАС ВВО от 24.02.2010 по делу N А29-10391/2009, от 07.10.2009 по делу N А11-2575/2009, от 11.09.2009 по делу N А38-789/2009, ФАС ДО от 18.01.2010 N Ф03-8062/2009, ФАС ЗСО от 05.04.2010 по делу N А03-13078/2009, от 15.09.2009 N Ф04-5579/2009(19613-А03-32), ФАС МО от 13.05.2010 N КА-А40/4913-10, Определение ВАС РФ от 25.08.2009 N ВАС-10446/09.

Несоблюдение лимита расчетов наличными денежными средствами. При осуществлении расчетов наличными денежными средствами следует соблюдать их лимит. В настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У составляет 100 000 руб. За превышение этой суммы ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб. на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

В Официальном разъяснении от 28.09.2009 N 34-ОР ЦБ РФ уточнил порядок применения положений Указания N 1843-У. В соответствии с ними запрет на расчеты наличными деньгами в размере, превышающем 100 000 руб. распространяется на обязательства, вытекающие из одного договора. Исполняются они в период действия договора или по окончании срока его действия - не имеет значения. Главное, чтобы размер расчетов между сторонами в рамках одного договора не превысил 100 000 руб. Заметим, что распределение одного договора на несколько частей (по сумме не превышающих 100 000 руб.) может быть признано контролирующим органом формальным и к ответственности организацию все же привлекут (Постановления ФАС ПО от 03.12.2008 по делу N А72-3587/2008, ФАС ВВО от 18.03.2008 по делу N А28-9126/2007-60/18). При этом ЦБ РФ в названном Разъяснении отметил, что данная норма не действует в отношении таможенных платежей, так как таможенные платежи, уплачиваемые наличными денежными средствами, производятся в соответствии со ст. 331 Таможенного кодекса РФ, а не в соответствии с договором, заключенным между определенными сторонами.

Заметим, что суды, применяя меры административной ответственности за названное правонарушение, довольно строго подходят к вынесению решения. В Постановлении ФАС ЗСО от 14.04.2010 по делу N А03-18378/2009 арбитры указали, что осуществление организацией расчетов наличными деньгами сверх установленного размера образует состав административного правонарушения, при этом основания для признания данного правонарушения малозначительным отсутствуют.

Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств. Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс организаций установлены в Приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций. В нем указано, что для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно:

- быть оборудовано средствами охранно-пожарной сигнализации;

- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

- закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

- быть оборудовано специальным окошком для выдачи денег;

- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами.

Невыполнение вышеприведенных требований квалифицируется как нарушение Порядка ведения кассовых операций и влечет применение к организации мер административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ (Определение ВАС РФ от 17.11.2009 N ВАС-14688/09, Постановления ФАС ДО от 20.08.2009 N Ф03-3496/2009, ФАС СКО от 12.05.2009 по делу N А53-16074/2008-С4-10).

Прочие нарушения, за которые не накажут рублем

Недостача (излишки) в кассе. Снятие фактического остатка денежных средств в кассе производится при любой проверке финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Обращаем внимание читателей, что хранение в кассе учреждения наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному учреждению, запрещено (п. 30 Порядка ведения кассовых операций). Поэтому наличие как излишков, так и недостач при обращении с наличными денежными средствами не допускается.

Заметим, в соответствии с п. 27 Порядка ведения кассовых операций выдача денежных средств из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, признаются излишком кассы и зачисляются в доход учреждения. В случае их выявления ревизор затребует у кассира письменное объяснение о причинах их возникновения. При обнаружении недостач в особо крупных размерах будет поставлен вопрос об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки с последующим сообщением в правоохранительные органы.

Все остальные нарушения, выявляемые в ходе проверок ведения кассовых операций, связаны с ненадлежащим оформлением первичных учетных документов. В их числе:


- применение неунифицированных форм, не регламентированных Приказом Минфина России N 123н <3>;

- наличие исправлений в кассовых ордерах (нарушение п. 19 Порядка ведения кассовых операций);

- наличие подчисток и неоговоренных исправлений в кассовой книге (нарушение п. 23 Порядка ведения кассовых операций);

- отсутствие разрешительных надписей на расходных кассовых ордерах (напомним, что согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций разрешительная надпись не обязательна только в тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах она уже имеется).

Приказ Минфина России от 23.09.2005 N 123н “Об утверждении форм регистров бюджетного учета“.

Пример 2. В ходе проверки органами Росздравнадзора порядка ведения учреждением кассовых операций были обнаружены нарушения в оформлении первичных кассовых документов. А именно:

- в расходном ордере от 02.02.2010 N 48 нет подписи руководителя организации;

- в расходном ордере от 15.04.2010 N 69 получатель денег под отчет не проставил дату получения денег;

- в расходном ордере от 02.06.2010 N 108 не указана цифрами сумма операции и корреспондирующий счет.

Все эти ошибки являются нарушениями Порядка ведения кассовых операций, но не влекут за собой применения к организации штрафных санкций. Исправить их достаточно просто. Для этого необходимо заполнить недостающий реквизит: поставить подпись руководителя, указать сумму расходного ордера цифрами, а также корреспондирующий счет.

Трудности могут возникнуть лишь в том случае, если получатель денег по расходному ордеру N 69 уже уволился, поэтому не может проставить дату получения денег. Тогда необходимо собрать косвенные доказательства факта выдачи ему денежных средств. Таким доказательством может быть копия авансового отчета получателя денег, в котором указана дата выдачи денег под отчет. Ее нужно приложить к неверно оформленному расходному кассовому ордеру.

В остальных первичных учетных документах исправления допускаются. Ошибки в журнале операций “Касса“ можно исправлять только строго по правилам, которые приведены в п. 4 Инструкции N 148н, в зависимости от периода их обнаружения.

Нарушения при отражении операций на счетах бюджетного учета. Порядок учета кассовых операций регламентирован п. п. 104, 105 Инструкции N 148н, в соответствии с которыми прием кассой и выдача из нее денежных средств отражаются на счете 201 04 000 “Касса“.

При проверке кассовых документов может быть выявлена следующая ошибка. В нарушение п. 106 Инструкции N 148н поступление в кассу учреждения и выдача из нее денежных средств отражаются без использования счета 210 03 000 “Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств“. В соответствии с п. 181 Инструкции N 148н в момент подачи заявки на получение наличных денежных средств и списания их с лицевого счета данный счет должен корреспондировать со счетами 1 304 05 000, 2 201 01 610 по дебету, а при поступлении наличных денег по банковскому чеку в кассу учреждения - по кредиту.

ревизии и проверки

Другие статьи

Кассовые операции бюджетного учреждения

Кассовые операции бюджетного учреждения


Статья: Общие принципы учета кассовых операций в бюджетных учреждениях (Беспалов М.В.) ("Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2015, N 16) <КонсультантПлюс>

Учет денежных средств в бюджетных учреждениях осуществляется в разделе "Финансовые активы", состоящем из следующих синтетических счетов:

  • сч. 201 - "Денежные средства учреждения";
  • сч. 202 - "Средства на счетах бюджета";
  • сч. 203 - "Средства на счетах органов, осуществляющих кассовое обслуживание";
  • сч. 204 - "Финансовые вложения";
  • сч. 205 - "Расчеты по доходам";
  • сч. 206 - "Расчеты по выданным авансам";
  • сч. 207 - "Расчеты по кредитам, займам (ссудам)";
  • сч. 208 - "Расчеты с подотчетными лицами";
  • сч. 209 - "Расчеты по ущербу и иным доходам";
  • сч. 210 - "Прочие расчеты с дебиторами";
  • сч. 211 - "Внутренние расчеты по поступлениям";
  • сч. 212 - "Внутренние расчеты по выбытиям";
  • сч. 215 - "Вложения в финансовые активы".

При организации и ведении учета денежных средств необходимо руководствоваться общепринятыми правилами учета наличных и безналичных денежных средств, устанавливаемыми нормативными документами Банка России, Минфина России, регулирующими обращение денежных средств через систему органов Федерального казначейства.

К денежным средствам бюджетных учреждений относятся:

  • наличные денежные средства в кассе;
  • денежные средства на лицевом счете;
  • денежные документы;
  • переводы в пути.

В бюджетном плане счетов касса имеет свой сч. 201 34 "Касса". Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств у организации должно быть специальное помещение - касса. Под кассу выделяют помещение, изолированное от других подсобных и служебных помещений, имеющее окошко для выдачи денежных средств или других ценных бумаг, оборудованное решетками. В помещении кассы должен стоять сейф, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены, доступ к которому имеет кассир. Ключ от сейфа, будь он электронным или металлическим, находится в распоряжении кассира. Входная дверь в помещение кассы должна соответствовать всем уровням защиты, прежде всего она должна быть металлической или обшита металлическими листами. Также в помещении кассы должен находиться детектор, счетчик банкнот (для проверки подлинности и пересчета купюр) и исправный огнетушитель. По завершении рабочего дня, покидая помещение кассы, кассир должен проверить исправность сигнализации и включить ее.

На кассира или лицо, исполняющее обязанности кассира (по распоряжению руководителя), возлагается ряд должностных обязанностей, а именно:

  • принимать, учитывать, хранить и выдавать наличность (в рублях, в валюте) и ценные бумаги в соответствии с требованиями безопасности и сохранности ценных бумаг и денежных средств;
  • обеспечивать сотрудникам выплату заработной платы, премий, пособий и прочих выплат при условии, что денежные средства на момент выплаты находятся в кассе учреждения, а не на расчетных счетах;
  • обеспечивать непрерывную (бесперебойную) работу кассового аппарата, в случаях неисправности приглашать специалистов для устранения неполадок, а также в профилактических целях;
  • обеспечивать безошибочное ведение учета денежных средств;
  • хранить коммерческую тайну о способах и местах хранения денежных средств;
  • обеспечивать замену ветхих купюр и изношенных купюр через специальные банковские службы.

Все операции с денежными средствами, которые находятся в кассе учреждения, считаются кассовыми операциями. Кассовые операции в крупных учреждениях ведет кассир, а если такой должности (ставки) нет, то ведение кассы возлагается на бухгалтера или главного бухгалтера. В кассе организации могут храниться не только денежные средства, но и документы, относящиеся к бланкам строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности - это бланки удостоверений, трудовые книжки и вкладыши к ним, путевки и прочие документы. Список документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, порядок их хранения и использования устанавливаются учреждением самостоятельно.

Учреждение осуществляет кассовые операции в соответствии с установленным порядком ведения кассовых операций. Этот документ устанавливает порядок приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и хранения денежных средств, порядок ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины. За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения операций по кассе на учреждение может налагаться штраф налоговыми органами.

Наличные денежные средства могут храниться в кассе только в пределах лимита, который рассчитывается учреждением самостоятельно (исходя из потребности этого учреждения) и визируется руководителем. При необходимости лимит остатка денежных средств может быть пересмотрен учреждением. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов бюджетное учреждение должно сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим банком. Сверх установленных лимитов наличные деньги могут храниться в кассе исключительно в дни выплаты заработной платы в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Учреждения не имеют права накапливать в своей кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. Также законодательно ограничиваются расчеты между организациями посредством наличных денежных средств. На данный момент этот предел составляет 100 тыс. руб. по одной сделке.

Приход наличных денежных средств в кассу организации происходит при совершении следующих операций:

  • снятие денежных средств с лицевого счета в банке: Д-т сч. 20134510 К-т сч. 21003660;
  • возврат работниками остатков ранее выданных подотчетных сумм (авансов, неизрасходованных командировочных расходов и др.) отражается бухгалтерской проводкой: Д-т сч. 20134510 К-т сч. 208 (21, 22, 23, 24, 25, 26, 31, 32, 34, 91) 660;
  • внесение сотрудниками учреждения сумм за причиненный ущерб оформляется следующей бухгалтерской записью: Д-т сч. 20134510 К-т сч. 209 (71, 74, 81, 82) 660.

Расход наличных денежных средств из кассы учреждения происходит при совершении следующих операций:

  • выдача сумм оплаты труда: Д-т сч. 30211830 К-т сч. 20134610;
  • выдача подотчетных сумм отражается проводкой: Д-т сч. 208 (21, 22, 23, 24, 25, 26, 31, 32, 34, 91) 560 К-т сч. 20134610;
  • внесение в банк денежной наличности из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет: Д-т сч. 21003560 К-т сч. 20134610;
  • выплата депонированных сумм: Д-т сч. 30402830 К-т сч. 20134610.

Связанные с расходом денег из кассы операции могут совершаться только с разрешения руководителя организации. Разрешение руководителя должно быть оформлено в письменном виде и иметь определенную форму, будь то распоряжение или приказ с разрешительной подписью руководителя.

Документы по учету кассовых операций оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, а именно:

  • приходным кассовым ордером (ф. КО-1). код формы 0310001 ;
  • расходным кассовым ордером (ф. КО-2). код формы 0310002 ;
  • журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3). код формы 0310003 ;
  • кассовой книгой (ф. КО-4). код формы 0310004 .

Приходные и расходные кассовые документы подписываются главным бухгалтером или руководителем организации. Расходные документы или документы, на основании которых расходные документы выписываются, должны быть своевременно подписаны руководителем организации в обязательном порядке. До совершения передачи приходных и расходных ордеров в кассу бухгалтерская служба регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3). Получив приходные и расходные кассовые документы, кассир исполняет эти документы. Данный факт удостоверяется подписями кассира и лица, вносящего либо выносящего деньги из кассы. После этого кассир регистрирует совершенные им операции в кассовой книге (ф. КО-4). Контроль кассовых операций осуществляется сверкой данных приходных и расходных документов, кассовой книги и книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Все поступления и выдачи наличных денежных средств из кассы учреждения обязательно должны учитываться работником учреждения, ответственным за ведение кассы (кассиром), в соответствующем документе - кассовой книге (ф. КО-4). которая должна быть прошнурована и опечатана. В кассовой книге все листы должны быть просчитаны и пронумерованы; общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. На каждом листе кассовой книги регистрируются кассовые операции за один день. Первой записью на листе регистрируется остаток наличных средств в кассе на конец предыдущего дня (периода). Каждая следующая запись содержит сведения о проведенной операции: номер приходного либо расходного документа, содержание операции согласно ордеру, сумму прихода или сумму расхода, номер корреспондирующего счета.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день (отдельно по приходу и по расходу), выводит остаток денег в кассе на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира отрывной лист кассовой книги вместе с прилагаемыми приходными и расходными кассовыми документами. Бухгалтер организации проверяет записи кассира, принимает приходные и расходные документы, о чем расписывается в кассовой книге.

Неоговоренные "подчистки" и исправления в кассовой книге не допускаются. Если по какой-то причине нужно исправить запись в кассовой книге, то все сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

На практике бюджетные учреждения применяют специальные программы для ведения бухгалтерского учета ("1С: Бухгалтерия" или "Парус"), которые значительно упрощают работу бухгалтера и ускоряют сам процесс ведения учета. При ведении операций по счету касса (20134) листы кассовой книги автоматизированным способом формируются в виде "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира". Также осуществляется автоматическая нумерация листов кассовой книги в порядке возрастания с начала года.

Для обеспечения пополнения денежных средств в кассе учреждение совершает операцию по снятию наличных с лицевого счета, а в случае превышения установленного лимита денежных средств в кассе учреждение совершает операцию внесения наличных из кассы в банк для зачисления на лицевой счет.

Получение наличных денег с лицевого счета оформляется денежным чеком. Выписанный денежный чек подписывается главным бухгалтером и руководителем или только руководителем учреждения в зависимости от количества оформленных подписей в банке. Подтверждением выдачи наличности является корешок чека, остающийся в чековой денежной книжке у организации. Суммы, полученные по чеку, приходуются в кассе по приходному кассовому ордеру, номер которого указывается на корешке чека следующей проводкой: Д-т сч. 20134510 К-т сч. 21003660 - оприходованы наличные денежные средства в кассу учреждения.

Наличные денежные средства, полученные из банка, расходуются только на цели, на которые были заявлены.

Для осуществления кассовых выплат по лицевому счету учреждение должно представлять в орган казначейства по месту своего обслуживания следующие платежные документы:

  • заявку на кассовый расход (ф. 0531801). которая оформляется согласно Приложению N 1 к Порядку кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов и порядку осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов РФ и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утвержденному Приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н "О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов";
  • заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802). оформленную согласно Приложению N 2 к Порядку кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов и порядку осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов РФ и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утвержденному Приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н "О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов".

При внесении наличных денежных средств на лицевой счет учреждение оформляет объявление на взнос наличными - это банковский документ, составленный на основании выписанного расходного кассового ордера. Одна часть бланка - ордер (объявление на взнос наличными) выдается на руки ответственному работнику учреждения.

Внесение неиспользованных наличных денежных средств для зачисления на лицевой счет учреждения отображается проводкой: Д-т сч. 21003560 К-т сч. 20134610.

Бюджетные и казенные учреждения осуществляют безналичные операции через лицевые счета, открытые в органах Федерального казначейства.

Операции банка по списанию средств с лицевого счета учреждения в порядке совершения денежных расчетов с контрагентами производятся либо по письменному распоряжению владельца счета, либо с его согласия. Клиент дает поручения банку произвести операции по лицевому счету, оформляя банковские расчетные документы. Некоторые платежи взыскиваются банком с лицевого счета в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, налоговых или финансовых органов и в других случаях, установленных законом. К подобным платежам относятся платежи, не внесенные в срок в бюджет, внебюджетные фонды, платежи по исполнительным документам.

Статья: Учет кассовых операций ( - Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение, 2005, N 11)

Бухгалтерская пресса и публикации 2008 Вопросы бухгалтеров - ответы специалистов 2008 Бухгалтерские статьи и публикации 2007 Вопросы бухгалтеров, ответы специалистов по налогам и финансам 2007 Публикации из бухгалтерских изданий 2006 Вопросы бухгалтеров - ответы специалистов по финансам 2006 Публикации из бухгалтерских изданий Вопросы бухгалтеров - Ответы специалистов Статья: Учет кассовых операций ("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2005, N 11)

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2005, N 11

УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

В связи с принятием Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н (далее - Инструкция N 70н), можно говорить о создании системы учета, позволяющей формировать полную информацию о секторе государственного управления. Новая Инструкция предусматривает в своем составе объекты учета, соответствующие международным требованиям к финансовой отчетности. В то же время такой объект учета, как кассовые операции, оказался наиболее консервативным. Изменения в учете связаны в основном с применением нового Плана счетов и новых регистров учета.

Пункт 94 Инструкции N 70н регламентирует, что при оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Центральным банком РФ. с учетом некоторых особенностей. Таким образом, основополагающим документом, регулирующим порядок оформления и учет кассовых операций, как и прежде, является Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Центрального Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

Организация работы кассы в бюджетном учреждении

При приеме на работу специалиста, на которого будут возложены обязанности кассира, в соответствии с п. 32 Порядка ведения кассовых операций. руководитель обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в Приложении N 2 к Постановлению Минтруда и социального развития от 31.12.2002 N 85. На практике можно порекомендовать делать расписку об ознакомлении с правилами ведения кассовых операций на бланке договора.

Обратите внимание: приведенный выше порядок действует и в случае возложения по приказу руководителя обязанностей кассира на работников подразделений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями.

Руководителям бюджетных учреждений при приеме на работу и назначении работников на должности, связанные с ведением кассовых операций, рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих работниках (Приложение N 2 "Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке" к Порядку ведения кассовых операций). При этом необходимо помнить, что к ведению кассовых операций не допускаются лица:

- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

- страдающие хроническими психическими заболеваниями;

- систематически нарушающие общественный порядок;

- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

В соответствии с п. 35 Порядка ведения кассовых операций бюджетные организации, в штате которых предусмотрен один кассир, в случае временной его замены (отпуск, больничный лист) исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С данным работником необходимо заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности и под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций. Передача ценностей оформляется актом в трех экземплярах, один из которых передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально-ответственному лицу, принявшему ценности, а третий остается в бухгалтерии. Если работа оставлена кассиром внезапно, то есть передача кассы не была произведена должным образом, то находящиеся в кассе ценности пересчитываются другим работником в присутствии руководителя и главного бухгалтера либо комиссии, назначенной руководителем.

Все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться в металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Кассир не имеет права передавать ключи от шкафов и печати посторонним лицам. Учтенные дубликаты ключей в опечатанном кассиром конверте хранятся у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал в учреждении проводится их проверка комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения (п. 30 Порядка ведения кассовых операций), по результатам которой составляется акт.

В кассе сумма наличных денежных средств не должна превышать лимита, установленного отделением Федерального казначейства на основании ежегодно составляемого учреждением расчета лимита кассы. Денежные средства сверх установленного лимита могут храниться в кассе только в период выдачи заработной платы, но не более трех дней, включая день получения денег в банке (п. 9 Порядка ведения кассовых операций).

Обратите внимание: действующими нормативными актами не предусмотрен остаток денежных средств в кассе учреждения по состоянию на начало года (1 января) (п. 20 Инструкции о порядке представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности ). Приказ Минфина России от 21.01.2005 N 5н.

Правила оформления первичных кассовых документов

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях являются первичные документы. Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105, установлен ряд требований, обязательных при документальном оформлении кассовых операций.

1. Не допускается применение бланков по устаревшим и произвольным формам.

2. Записи в первичных документах производят чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при помощи средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения. Запрещается делать записи простым карандашом.

3. Свободные строки в документах прочеркивают.

4. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером.

5. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования, - дату записи в учетном регистре и подпись бухгалтера.

6. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).

Формы первичной учетной документации

При получении денежных средств с лицевого счета в казначействе оформляется Заявка на получение денежных средств в двух экземплярах и чек. Оформление заявок, выдача и заполнение чековых книжек должны производиться в соответствии с Правилами обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 21.09.2004 N 85н (далее - Правила), и Письмом Федерального казначейства от 18.03.2005 N 42-7.1-01/5.1-58.

Денежные чековые книжки выдаются органом Федерального казначейства на основании заявления получателя бюджетных средств. На оборотной стороне каждого денежного чека проставляется наименование получателя письменно или штампом. На основании п. 1.7.2 Положения Банка России от 05.12.2002 N 205-П денежные чеки принимаются банком в течение десяти дней со дня их выписки, не считая дня выписки. Текущий контроль за использованием получателем бюджетных средств наличных денег орган Федерального казначейства осуществляет в соответствии с п. 9 Правил. В целях контроля правильности заполнения заявки и чека работник казначейства проверяет серию, номер, дату денежного чека, сумму, на которую он выписан. Дата заявки не может быть позднее даты, проставленной в чеке. Контроль наличия документов, являющихся основанием возникновения денежных обязательств, на операции с наличными деньгами не распространяется.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

1. Приходный кассовый ордер (ф. КО-1).

Применяется для оформления поступления наличных денег как при ручном, так и автоматизированном способе ведения учета. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Обратите внимание: при заполнении приходного кассового ордера в строке "Основание" следует указать содержание хозяйственной операции, например: "Получена по чеку N 111111 от 20.08.2005 заработная плата за первую половину августа 2005 г.", а в строке "Приложение" необходимо перечислить прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Если приходный кассовый ордер не имеет приложений, то строку "Приложение" следует перечеркнуть.

2. Расходный кассовый ордер (ф. КО-2).

Используют для оформления выдачи наличных денег как при ручном, так и автоматизированном способе ведения учета. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях и др.) есть разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

Обратите внимание: при заполнении расходного кассового ордера в строке "Основание" следует указать содержание хозяйственной операции, например: "Выдана заработная плата за первую половину августа 2005 г. ", а в строке "Приложение" перечислить прилагаемые первичные и другие документы с указанием из номеров и дат составления. Например: "Платежные ведомости N N 125, 126, 127 от 22 августа 2005 г.".

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3).

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Данная форма может составляться с применением средств вычислительной техники. В этом случае формируется машинограмма "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров" за соответствующий день.

4. Кассовая книга (ф. КО-4).

В Кассовой книге учитываются все факты поступления и выдачи наличных денег предприятия. Каждое предприятие ведет только одну Кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в Кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в Кассовой книге, вторые являются отрывными и служат отчетом кассира. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в Кассовой книге не допускаются. Записи вносятся кассиром после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом. При этом формируются две машинограммы: "Вкладной лист Кассовой книги" и "Отчет кассира". Обе машинограммы составляют к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой Кассовой книги (п. 25 Порядка ведения кассовых операций).

Пунктом 16 Порядка ведения кассовых операций разрешено использовать доверенность в случае получения денег не получателем, а иным лицом, которому доверено получение денег. В этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя бухгалтер указывает фамилию, имя, отчество лица, фактически получающего деньги. Если деньги выдаются по ведомости, то кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается у него как приложение к расходному кассовому ордеру. При этом при подготовке расходного ордера автоматизированным способом возникает ситуация, когда в строке "Приложение" все реквизиты и названия документов напечатаны, а слова "Доверенность от "___" ____2005 года" вписаны от руки. Кроме этого, необходимо строго контролировать сроки действия доверенности.

Утвержденной формы доверенности на сегодняшний день нет. Используя положения ГК РФ, можно порекомендовать следующий ее образец:

В соответствии с п. 4 ст. 185 ГК РФ данная доверенность может быть удостоверена нотариально или организацией, в которой работает доверитель.

Пунктом 94 Инструкции N 70н предусмотрено использование при оформлении кассовых операций и таких форм первичной документации, как квитанция ф. 0504510, ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам ф. 0504501, книга учета выданных раздатчикам денег и реестр депонированных сумм.

6. Квитанция (ф. 0504510).

Составляют при приеме в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин.

7. Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Применяется в случае выдачи из кассы наличных денежных средств в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров. Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам может составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

8. Книга учета выданных раздатчикам денег.

Используют в случае выдачи из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Учет в книге ведется кассиром в учреждениях, имеющих большое количество подразделений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией. Оплаченные раздатчиками платежные или расчетно-платежные ведомости записываются в Кассовую книгу по мере их представления, но не позднее установленного трехдневного срока. В конце книги приводится список лиц, назначенных раздатчиками приказом руководителя. Перечень обязательных реквизитов и показателей по форме книги приведен в п. 5 Приложения N 3 Инструкции N 70н.

8. Реестр депонированных сумм.

При наличии в платежных ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям составляется реестр депонированных сумм с внесением в него каждого лица, не получившего причитающиеся ему выплаты. Реестр оформляется кассиром на основании платежных или расчетно-платежных ведомостей, где напротив фамилий лиц, не получивших денежные средства, проставлен штамп или сделана надпись от руки "Депонировано". Реестр депонированных сумм вместе с кассовым отчетом передается в бухгалтерию. Задепонированные суммы на следующий день сдаются в банк.

Порядок отражения кассовых операций

в бухгалтерском учете

После проверки правильности оформления хозяйственных операций первичные документы обрабатываются в учете. В проводках используют балансовые счета. По коду вида деятельности указывают "0", если можно применить проводки по всем видам деятельности. Инструкцией N 70н предусмотрены следующие проводки по учету кассовых операций.

1. Операции по поступлению наличных денежных средств в кассу учреждения:

- поступление наличных денежных средств от обслуживающего отделения Федерального казначейства:

Дебет 1 201 04 510 "Поступления в кассу" Кредит 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов";

- поступление наличных денежных средств с банковского счета учреждения:

Дебет 0 201 04 510 "Поступления в кассу" Кредит 0 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов";

- поступление наличных денежных средств с внебюджетного счета учреждения, открытого в отделении Федерального казначейства:

Дебет 0 201 04 510 "Поступления в кассу" Кредит 0 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов";

- поступление наличных денежных средств от подотчетного лица:

Дебет 0 201 01 510 "Поступления в кассу" Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

2. Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы учреждения:

- внесение наличных денежных средств на счет бюджета (сдано из кассы на лицевой счет, открытый в казначействе (депонированная зарплата, остаток подотчетной суммы)):

Дебет 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" Кредит 1 201 04 610 "Выбытия из кассы";

- внесение наличных денежных средств на внебюджетный счет:

Дебет 0 201 01 510 "Поступление денежных средств учреждения на банковские счета" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";

- выдача денежных средств подотчетному лицу:

Дебет соответствующих счетов аналитического учета 0 208 01 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";

- выдача заработной платы:

Дебет 0 302 01 830 "Погашение кредиторской задолженности по оплате труда" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";

- выдача депонированной заработной платы:

Дебет 0 304 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";

- выдача вознаграждения по договорам гражданско-правового характера:

Дебет 0 302 07 830, 0 302 06 830. (в зависимости от вида оказываемых услуг) Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы".

Рассмотрим порядок отражения кассовых операций в бухгалтерском учете на конкретном примере.

Пример. В кассе бюджетного учреждения 20 августа 2005 г. имели место следующие операции:

1. Получены с лицевого счета денежные средства на выплату:

- аванса за август сотрудникам в сумме 175 000 руб.;

- аванса на командировочные расходы в сумме 5000 руб. в том числе: на проезд - 2000 руб. суточные - 500 руб. оплата проживания - 2500 руб.;

- вознаграждения по договорам гражданско-правового характера (далее - договоры ГПХ): переводчику - 600 руб.;

- средств для выдачи в подотчет на приобретение ГСМ - 1000 руб.;

- средств для выдачи в подотчет на приобретение основных средств - 2000 руб.

2. Сдан в кассу подотчетным лицом остаток подотчетной суммы по приобретению хозяйственных товаров - 125 руб.

3. Выданы под отчет денежные средства на командировку в сумме 5000 руб.

4. Выданы под отчет денежные средства на приобретение ГСМ в сумме 1000 руб.

5. Выданы под отчет денежные средства на приобретение основных средств в сумме 2000 руб.

Учреждение обслуживается в территориальном органе Федерального казначейства.

В бухгалтерском учете названные операции отражаются следующими записями:

По истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, то есть 22 августа, будут сделаны следующие бухгалтерские записи:

Выплата производится по расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401).

Обратите внимание: в соответствии с Приказом Минфина России N 26н при формировании рабочего плана счетов в счете 0 201 04 000 "Касса" используется КИВФ - классификация источников внутреннего финансирования дефицитов бюджетов РФ. Значение КИВФ выбирается в соответствии с Приложением N 7 к Приказу Минфина России от 10.12.2004 N 114н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ" (далее - Приказ N 114н). Методические указания по внедрению Инструкции по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 24.02.2005 N 26н.

Таким образом, при учете движения денежных средств в кассе встает вопрос контроля их целевого использования. При получении денег из банка в кредите счета 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" последние три знака - подстатья экономической классификации расходов. Следовательно, кассовый расход всегда учитывается по подстатьям расходов. В счет 0 201 04 000 "Касса" экономическая классификация расходов не включена. Однако для правильного ведения учета и соблюдения целевого использования на каждый момент времени остаток в кассе должен быть расписан по подстатьям расходов. Выход из данной ситуации - введение аналитических признаков к счету. Можно предложить следующую схему формирования "аналитики" по счету 0 201 04 000 "Касса":

1-й уровень - целевая статья (ЦР) в соответствии с Приложением N 3 к Приказу N 114н;

2-й уровень - вид расходов (ВР) в соответствии с Приложением N 4 к Приказу N 114н;

3-й уровень - подведомственное учреждение (ПУ) в соответствии со структурой организации;

4-й уровень - подстатья расходов (ПР) в соответствии с Приложением N 5 к Приказу N 114.

В этом случае записи по счету 0 201 04 000 "Касса" будут следующими:

Дебет, Кредит 0 201 04 000 ЦС, ВР, ПУ, ПР.

При использовании автоматизированного учета можно строить оборотные ведомости движения денежных средств в разрезе любого признака аналитического учета. Такая организации учета поможет оперативно контролировать работу кассы, избежать перерасхода по подстатьям экономической классификации расходов.

Важный организационный момент в кассовом учете - ревизия кассы и контроль кассовой дисциплины. Ревизия кассы производится как работниками учреждения (внутренняя ревизия), так и органами финансового контроля (внешняя ревизия).

Организация внутренних ревизий кассы в учреждении определена п. 37 Порядка ведения кассовых операций: в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Ревизия кассы должна проводиться не реже одного раза в месяц. Для этого приказом руководителя назначается комиссия. Результаты ревизии оформляются актом (Приложение N 4 к Порядку ведения кассовых операций). Таким образом, внутренние ревизии кассы направлены в первую очередь на проверку сохранности денежных средств и ценностей, находящихся в кассе.

Цель проверки кассовых операций органами финансового контроля - установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета нормативным документам. В круг вопросов внешней проверки входят:

1. Полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами при соблюдении требований законодательства РФ.

2. Сохранность денежных средств и иных ценностей, находящихся в кассе. Организация транспортировки денежных средств в бюджетном учреждении.

3. Целевое использование денежных средств.

4. Правильность документального оформления кассовых операций в соответствии с установленными правилами.

5. Соблюдение лимита кассы.

6. Своевременность проведения ревизий кассы. Отражение результатов ревизии на счетах бухгалтерского учета.

В ходе проверки кассовых операций рассматриваются:

- полнота оприходования денежных средств, полученных с лицевых счетов, открытых в отделении Федерального казначейства. Поступления проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка, приходных кассовых ордерах;

- полнота сдачи денежных средств на счета учреждения. Сопоставляются данные расходных кассовых ордеров, объявлений на взнос наличных денег, выписок банка;

- юридическая обоснованность выдачи денежных средств из кассы. Проверяется наличие приказов и распоряжений (о командировках, о назначении лиц, ответственных за получение денежных средств, о наделении полномочиями на право подписи кассовых документов и т.д.), доверенностей, заявлений на выдачу денежных средств под отчет;

- соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Предельный размер установлен Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-у. Для выявления фактов превышения предельного размера денежных средств проверяют Кассовую книгу, Журнал регистрации кассовых документов, обороты по счетам "Расчеты с подотчетными лицами", "Расчеты с дебиторами и кредиторами";

- соблюдение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе предприятия. Проверка производится по Кассовой книге без учета трехдневного срока выдачи заработной платы;

- ведение Кассовой книги, Журнала регистрации кассовых документов, оформление приходных и расходных кассовых документов. Проверяется соответствие применяемых форм первичных документов по учету кассовых операций унифицированным формам, полнота и правильность заполнения реквизитов в документах. Также проверке подлежит соответствие записей в приходных и расходных кассовых документах записям в Кассовой книге. При ведении учета вручную производится проверка арифметических подсчетов оборотов и остатков.

Ответственность за нарушение кассовых операций

Организация работы кассы является одним из наиболее ответственных и трудоемких вопросов в деятельности бюджетного учреждения. В соответствии со ст. 15.1 КоАП предусмотрена административная ответственность для должностных лиц за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в размере 400 - 500 МРОТ - для юридических лиц и 40 - 50 МРОТ для физических лиц. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ.

Нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, за которые предусмотрена административная ответственность:

- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

- неоприходование (или неполное оприходование) в кассе денежной наличности;

- несоблюдение порядка хранения денежных средств в кассе учреждения;

- накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Согласно п. 39 Порядка ведения кассовых операций ответственность за организацию работы кассы возложена на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

бухгалтерский учет и налогообложение"

Подписано в печать