Срок хранение должностных инструкций - Актуальная информация

Автор: Александр Лазарев

ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ Экономист по материально-техническому обеспечению I категории: 2. ДОЛЖЕН ЗНАТЬ Менеджер по персоналу должен знать: 5. ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ Психолог I категории: 2. Правовая природа должностной инструкции Вопрос об обязательности и правовой природе должностной инструкции был рассмотрен в Письме Роструда от 09. По умолчанию как в данном случае обратной силы документ иметь не должен. При формировании дел и включении таких документов, как положения о структурных подразделениях, инструкции по делопроизводству, инструкции по охране труда, в сдаточные или сводные описи дел необходимо, по мнению автора, взять за основу дату утверждения документа. Цели и порядок разработки должностной инструкции Разработка этого документа направлена на следующие цели: - создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников; - повышение ответственности работников за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора; - обеспечение объективности при аттестации сотрудника, поощрении или наложении дисциплинарного взыскания. Для иллюстрации общих принципов составления таких документов приведем примерный текст должностных инструкций работников различных профессий. Закон ограничивает иностранное участие для СМИ, их редакций и вещательных организаций. ПОРЯДОК ОЦЕНКИ ТРУДА РАБОТНИКА 7. Такая поправка вносится разработчиком должностной инструкции без утверждения руководителем. Выделить его к уничтожению можно будет не ранее 1 января 2013 г. В разделе «Права» определяются и приводятся делегированные работнику полномочия, с помощью которых работник должен обеспечивать в процессе своей деятельности выполнение возложенных на него задач и обязанностей. Каков срок хранения у должностных инструкций? КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ Экономист по финансовой работе I категории должен: 6. В этом случае указанные документы отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности документов в организации после окончания делопроизводственного совпадает с календарным года. Выпуски в свою очередь могут состоять из разделов, которые соответствуют разделам классификации профессий по Классификатору профессий. Более эффективным представляется составление работниками юридической службы сводов извлечений из нормативно-правовых актов, касающихся вопросов ответственности работников предприятия, и ознакомление последних с ними под расписку.

При этом не допускается произвольное сокращение наименования — следует пользоваться тем сокращением, которое зафиксировано в уставных документах; — полное наименование должности. Глава 4 «Организация труда, коллективные трудовые отношения» включает в себя документы о совершенствовании процессов труда и структуры аппарата управления, перечни и классификаторы профессий рабочих и должностей служащих, документы об организации труда при совмещении профессий, графики производственных процессов и рабочего времени, документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю, табели учета использования рабочего времени, правила внутреннего трудового распорядка, коллективные договоры, генеральные, отраслевые и местные соглашения и др. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ Экономист по планированию I категории осуществляет взаимодействие со всеми структурными подразделениями предприятия по вопросам, входящим в круг его обязанностей. Отсюда следует, что поручать разработку таких инструкций кадровой службе предприятия по меньшей мере неэффективно. ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ Бухгалтер I категории: 2. В графе 3 указаны сроки хранения документов в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, к которым относятся: органы государственной власти и управления, государственные организации, документы которых поступают на хранение в государственные архивы независимо от вида приема примечание 4. а также негосударственные организации. Профессиональные задания связаны с выполнением секретарских обязанностей, работой на пишущих машинках или других конторских машинах, записями и обработкой цифровых данных или обслуживанием клиентов почтовое обслуживание, операции денежного оборота, выдача справок, регистрация или передача информации и др. ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ Экономист по планированию I категории: 2. Глава 10 «Проведение аттестации и установление квалификации работников» по сравнению с соответствующим подразделом Перечня-1988 дополнена сведениями о сроках хранения ряда документов, появившихся в последние годы: протоколов и иных документов по присвоению классов, приему экзаменов у лиц, впервые поступающих на государственную службу, конкурсных комиссий по формированию резерва руководящих кадров.

Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ Мастер производственного участка должен: 6. ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ Директор предприятия: 2. В последнем случае подпись работника так называемая виза ознакомления является письменным подтверждением факта доведения до его ведома положений должностной инструкции и его согласия руководствоваться ею при выполнении своих обязанностей. Стаж работы по профессии не менее 2 лет. ПОРЯДОК ОЦЕНКИ ТРУДА РАБОТНИКА 8.

В первом случае в качестве основы для подготовки должностной инструкции целесообразно использовать сведения из соответствующего государственного стандарта высшего профессионального образования. Заместитель руководителя — лицо, которое выполняет должностные обязанности руководителя во время его отсутствия отпуска, болезни, увольнения и др. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ Экономист по труду I категории осуществляет взаимодействие со всеми структурными подразделениями предприятия по вопросам организации труда и заработной платы. ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ Секретарь директора: 2. Какие положения должна содержать должностная инструкция? Профессии в Справочнике приведены в соответствии с Классификатором профессий. ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ Начальник отдела маркетинга: 2. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03. Вместе с тем следует учитывать п.

• Должна ли должностная инструкция быть именной? - Общие вопросы по охране труда - Форум инженеров по охране труда Беларуси
• образец хронометража рабочего времени библиотекаря

Кроме того, проставляется дата подписания документа. Прошу вас помоч мне. Выделить его к уничтожению можно будет не ранее 1 января 2013 г. Также соглашаемся с выводом о том, что работодатель при принятии на работу работника разъясняет его права и обязанности, ссылаясь на должностную инструкцию». Для группы «профессионалы» определены требования полного высшего образования соответствующего образовательно-квалификационному уровню магистра, специалиста и четырехуровневое квалификационное категорирование; для профессионалов, занятых на сложных и ответственных работах инженер-конструктор, инженер-электроник и т. Подлинники должностных инструкций и должностных регламентов, утративших силу в связи с заменой их новыми, изымаются и формируются в отдельное дело. ДОЛЖЕН ЗНАТЬ Энергетик цеха должен знать: 5. Перечень использованных документов КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.

1. марки стали таблица
2. расписание электричек таганрог приморка
3. проект светофорного объекта
4. Должна ли должностная инструкция быть именной? - Общие вопросы по охране труда - Форум инженеров по охране труда Беларуси
5. техносила иваново каталог
6. запись виндовс хр на флешку
7. zyzz причина смерти
8. каталог редкой русской книги

Сроки хранения должностной инструкции - последние обновления

ООО «БизнесПрактик» - Проведение аудита, Бухгалтерские услуги, Автоматизация бухучёта, Поиск и подбор ПО для вашего бизнеса, Помощь в регистрации предприятий - - должностные инструкции Должностная инструкция Должностной инструкцией определяется трудовая функция служащего руководителя, специалиста либо другого служащего. Для рабочего трудовая функция устанавливается, например, рабочей инструкцией. Должностная инструкция работника - это локальный нормативный правовой акт, который определяет правовое положение работника в организации, его задачи, обязанности, функции, права и уровень ответственности. Должностные инструкции разрабатываются на основании квалификационных характеристик определенных профессий, должностей, указанных в квалификационных справочниках Квалификационный справочник "Должности служащих, общие для всех отраслей экономики" далее - Квалификационный справочник утвержден Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30. Согласно Квалификационному справочнику характеристика каждой должности состоит, как правило, из 3 частей: - должностные обязанности перечислены основные функции, которые могут быть поручены работнику, занимающему данную должность ; - должен знать - содержит требования, предъявляемые к работнику; - квалификационные требования для определения уровня и области специальной подготовки работникаа также требования к стажу работы. Необходимо отметить, что с учетом специфики предприятий должностные инструкции могут содержать расширенный перечень функций и обязанностей, которые свойственны конкретной должности на данном предприятии. Согласно Общим положениям Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденным Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02. Как правило, разработка должностных инструкций возлагается на отдел, в компетенцию которого входит разработка ЛНПА. Все должностные инструкции должны быть утверждены нанимателем п. Срок хранения должностных инструкций - 50 лет п. Необходимо отметить, что должностная инструкция должна разрабатываться с учетом требований, установленных Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6. Требования к оформлению документов" далее - СТБ 6. Должностная инструкция, как правило, содержит следующие разделы: 1 "Общие положения", в котором, в свою очередь, отражаются: - категория должности; - порядок назначения и освобождения от должности; - квалификационные требования; - перечень нормативных правовых актов, которыми должен руководствоваться работник; 2 "Должностные обязанности", в котором перечисляются конкретные виды работ; 3 "Права", в котором перечисляются основные права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей; 4 "Взаимоотношения связи по должности ", в котором указывается, кому подчиняется работник, кому подотчетен и т. Рабочая инструкция Конкретное содержание, объем и порядок выполнения работ на каждом рабочем месте устанавливаются в организациях технологическими картами, рабочими инструкциями или другими документами рабочими инструкциями ч. Рабочие инструкции составляются в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками работ и профессий рабочих ЕТКС. Перечень выпусков и входящих в них разделов Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих утвержден Постановлением N 34. Сами выпуски утверждены отдельными постановлениями Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь. Рабочие инструкции так же, как и должностные, должны разрабатываться с учетом требований СТБ 6. Рабочие инструкции могут состоять, к примеру, из следующих разделов: - "Характеристика работ" - содержатся описание конкретных работ, объем и порядок их выполнения; - "Должен знать" - излагаются основные требования к квалификации рабочего, необходимые для качественного выполнения работ, приведенных в разделе "Характеристика работ". К ним относятся: знание свойств предметов труда, технологических и конструктивных особенностей орудий труда, последовательности стадий ведения технологического процесса, технической и технологической документации, а также требования к специальным знаниям рабочего, обусловленные спецификой и сложностью выполняемых работ. При этом по ряду профессий рабочих, выполняющих работы повышенной сложности, тарифицируемых, как правило, шестым и более высокими разрядами, в разделе "Должен знать" устанавливаются требования наличия среднего специального образования, а по отдельным профессиям - требования к стажу работы и наличию специальной подготовки; - "Ответственность" - указываются формы ответственности работника за несоблюдение обязанностей, возложенных на него рабочей инструкцией, ПВТР и другими локальными актами. ООО «БизнесПрактик» 220005, г. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Материалы по теме

Срок хранения должностная инструкция - Детальные сведения

Наш закон делит всех работников, специалистов организации на две группы: рабочих и служащих. За своевременный заказ продуктов. Дисциплинарная ответственность имеет две особенности. Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией, о чем ставится его виза об ознакомлении на самом документе, либо на специальном бланке. В первой части этой статьи сказано, что оплата устанавливается по должностным окладам. Встает вопрос: какие обязанности можно возложить на конкретного работника и как их разделить между близкими позициями? Ответственность Кладовщик несет ответственность: 5. Существенные условия труда - те, которые оговорены при заключении трудового договора: название должности, оклад, подразделение, в котором будет работать сотрудник, время работы. Без этих документов найм на работу недопустим и считается недействительным. За виновное причинение ДОУ ущерба в связи с ненадлежащим исполнением неисполнением своих должностных обязанностей несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым законодательством РФ. Перемешает материальные ценности к местам хранения вручную или при помощи штабелеров и других механизмов с раскладкой сортировкой их по видам, качеству, назначению и другим признакам. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Председатель Совета Учреждения Кольцова Т.

Также следует указать нормативные документы, в которых определяется порядок назначения и освобождения от должности. Извлечения из Тарифно-квалификационных характеристик общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих Начальник вспомогательного отдела кадров, спецотдела и др. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Примерный текст должностной инструкции для бухгалтера без диплома специалиста см. Перемешает материальные ценности к местам хранения вручную или при помощи штабелеров и других механизмов с раскладкой сортировкой их по видам, качеству, назначению и другим признакам. Оформляет документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и их семьям. На первом месте при отношениях власти и подчинения стоят обязанности.

Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или основное общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Порядок назначения на должность и освобождения от должности "Работника" определяется в соответствии с. За своевременное списание недоброкачественных продуктов. Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы с кадрами, вопросов подготовки и повышения квалификации работников; перспективы развития организации; положения о работе квалификационных и аттестационных комиссий; порядок избрания назначения на должности; формы, виды и методы профессиональной ориентации и профессионального обучения; методы планирования подготовки и повышения квалификации кадров, разработки учебных планов, программ и другой учебно-методической документации; условия материального обеспечения направляемых на обучение работников; порядок ведения отчетности по кадрам, по подготовке и повышению квалификации работников; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

Срок хранения должностных инструкций в организации

Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

30 Сен, 2016 г. - 09:07

29 Сен, 2016 г. - 17:31

30 Сен, 2016 г. - 08:31

О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

08 Сен, 2016 г. - 16:53

Срок хранения должностных инструкций

• Ввод в действие должностных инструкций или статья 74 ТК — Ввод в действие должностных инструкций или статья 74 ТК. далее
  1 ответ. Москва Просмотрен 341 раз. Задан 2012-03-07 11:05:37 +0400 в тематике "Трудовое право"

В каком подразделении и сколько хранить положения о структурных подразделениях и должностные инструкции?

• 0 комментариев
• 4185 просмотров

• Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Согласно Перечню 2010 года срок хранения должностных инструкций и положений о структурных подразделениях 75 лет, следовательно, они подлежат передаче в архив организации после 2-х лет окончания делопроизводством (хранения в структурных подразделениях). От какой даты считать эти 2 года: с даты отмены и замены новыми или с даты утверждения? Зачастую в эти документы вносятся изменения и дополнения, периодически происходит процедура ознакомления с ними вновь принятых работников. Прошу разъяснить порядок и сроки приема указанных документов в архив организации.

Рассмотрим общий порядок, не затрагивая некоторые особенности формирования положений о подразделениях и должностных инструкций в «переходящие» дела.

Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов. Если в вопросе имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД), то им установлены следующие сроки хранения:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 №558)

Во-вторых, вы знаете, что в ПТУД закреплены сроки хранения категорий документов. которые вообще могут возникнуть или нет в составе документального фонда любой организации, а не конкретных документов и дел. При решении вопроса, какие документы и от каких подразделений принимаются в архив, необходимо провести экспертизу ценности документов и проанализировать конкретную систему работы с ними, которая складывается в организации. «Лучшие практики» организаций показывают, что процессом разработки положений и должностных инструкций «владеет» и руководит кадровая служба или заместитель первого руководителя по организационному развитию / общим вопросам (тот, в чьей зоне ответственности находится разработка организационной структуры). В некоторых случаях разработка положений о подразделениях может быть делегирована руководителям подразделений, которые хорошо понимают цели и основные задачи деятельности, но вот разработка должностных инструкций самими работниками («самим себе») является недопустимой. Обычно кадровая служба в рамках политики управления персоналом определяет порядок разработки положений о подразделениях и должностных инструкций, разрабатывая соответствующие регламентные документы. В них должно отражаться также и делегирование (или нет) полномочий по утверждению положений и должностных инструкций тем заместителям первого руководителя, которые «курируют» соответствующие подразделения в рамках распределения зон ответственности между первым лицом и его заместителями.

Если в организации установлен порядок, при котором документы к утверждению централизованно готовит кадровая служба и утвержденные оригиналы положений и должностных инструкций также хранятся ею централизованно. она осуществляет ознакомление работников и передает им под расписку заверенные копии должностных или рабочих инструкций, то архив будет принимать на постоянное хранение 1 утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении после их замены новыми от кадровой службы. При таком порядке для текущей работы и контроля за выполнением трудовых операций в структурные подразделения передаются заверенные копии (при экспертизе ценности часто проводится аналогия с категорией «в других организациях»). Спустя 3 года или минимум 1 год после замены новыми (срок хранения – «До минования надобности») заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Если в организации руководителям структурных подразделений или «курирующему» их заместителю первого руководителя предоставлены полномочия децентрализованно готовить положения и должностные инструкции к утверждению или утверждать их, то утвержденные оригиналы будут храниться непосредственно в подразделениях или в секретариате «курирующего» заместителя постоянно («по месту разработки и утверждения»). При этом ознакомление работников с требованиями данных документов и выдача копий работникам под расписку должны осуществляться децентрализованно непосредственными руководителями подразделений. После замены новыми положения и должностные инструкции структурные подразделения включают в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения и готовят к передаче в архив. При таком порядке кадровая служба («другое подразделение») получает от всех подразделений заверенные копии положений и должностных инструкций для текущей работы и контроля. После замены новыми минимум через 1 год (максимум через 3 года) кадровая служба включает заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акты о выделении документов к уничтожению оформляются структурными подразделениями самостоятельно, визируются архивом и проходят согласование экспертной комиссией организации. На их основе служба делопроизводства и архив могут также готовить ежегодный сводный акт о выделении документов к уничтожению и организовывать централизованное уничтожение не подлежащих хранению документов.

Экспертная комиссия организации может также принять решение о сроке хранения заверенных копий организационных документов. При согласовании проекта номенклатуры дел для них может быть установлен обычный для копий документов срок хранения «До минования надобности», который, как правило, не может быть менее 1 года.

В третьих, при составлении графика приема-передачи дел в архив рекомендуем в настоящее время руководствоваться п. 34 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями), в котором установлено, что дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. То есть утратившие силу положения и должностные инструкции (утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении, являющиеся экземплярами работодателя ) после их замены новыми могут быть оставлены на хранение в структурных подразделениях на срок не более 3 лет. Этот срок хранения и эту категорию документов необходимо учесть и при составлении графика проверки условий хранения документов и обеспечения их сохранности в структурных подразделениях. Ежегодная проверка должна проводиться службой делопроизводства и архивом в плановом порядке.

И, наконец, при исчислении сроков хранения документов действует старое архивное правило – срок хранения исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом «окончания документов делопроизводством» 2. т.е. годом, в котором положения и должностные инструкции утратили силу, были отменены, изменены и перестали быть действующими и актуальными документами, т.е. перешли в статус архивных документов.

Согласно ст. 55 а) и 77 а) ПТУД. Вернуться назад

Должностная инструкция

Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Несмотря на то что трудовым законодательством прямо не предусмотрено обязательное наличие у работодателя такого документа, а должностные обязанности работника могут быть перечислены в заключаемом трудовом договоре, в наличии должностных инструкций и их практическом применении заинтересованы как работодатель, так и работники.

Заинтересованность работодателя обусловлена его обязанностью определить трудовую функцию работника. В содержание должностной инструкции входит не только трудовая функция, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на должность. Этот документ, таким образом, приобретает особое значение при обосновании отказа в заключении трудового договора. Помимо объективной оценки деловых качеств претендента на работу, должностная инструкция позволяет определить соответствие работника занимаемой должности в период его испытания, при аттестации. С помощью норм, закрепленных в данных документах, работодатель осуществляет разделение труда в организации, решает вопросы о переводах работников на другую работу и др.

Кроме того, должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным пп. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, являющаяся организационным документом, создается в целях:

• закрепления видов работы, специализации работника;
• установления квалификационных требований по отдельной должности;
• устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
• установления взаимосвязей отдельных должностей;
• разграничения обязанностей и прав работников;
• установления их меры ответственности;
• оценки деятельности каждого отдельного работника.

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся, в частности, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 и профессиональные стандарты.

Согласно п. 1 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.04 № 9, Единый квалификационный справочник (ЕКС) предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления персоналом.

ЕКС содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий, их знаниям и умениям. Характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела. В разделе «Должностные обязанности» перечислены функции, полностью или частично выполняемые работником, занимающим определенную должность.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

На практике часто возникает этот вопрос. Работодатели иногда поручают их разработку работникам юридических или кадровых служб, что вряд ли можно считать целесообразным. Этим специалистам трудно всесторонне оценить и продумать организационные вопросы, связанные с управлением отдельными структурными подразделениями, поскольку они не знают досконально специфики производственных и технологических процессов. В то же время целесообразно согласовывать проект должностной инструкции со специалистами этих служб.

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы.

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На все относящиеся к УСОРД документы, включенные в ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД; класс 0200000), утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299, распространяются требования к оформлению организационных документов, закрепленные в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов».

Указанный стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов. Схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов приведены в приложениях к стандарту.

В заголовочной части документа указывается:

• наименование организации (официальное полное наименование с указанием организационно-правовой формы, сокращенное наименование, если оно есть);
• наименование структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием);
• наименование вида документа;
• место подготовки документа;
• заголовок к тексту (согласуется в падеже с наименованием документа).

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Реквизит документа, где выражено согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «Виза» включает: должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п.

При наличии у визирующего замечаний, как правило, оформляется приложение к документу: замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Далее проект должностной инструкции дорабатывают до окончательного варианта.

Текст должностной инструкции подписывается его разработчиком. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Гриф утверждения, проставляемый в правом верхнем углу, оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, его личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

Движение документов сопровождается их регистрацией. Эта процедура желательна для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях. Должностные инструкции можно регистрировать в специальной учетной форме, с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на документе.

Соблюдение всех перечисленных правил оформления позволяет придать документу юридическую силу. Форма важна в любом документе, однако качество должностной инструкции обеспечивается прежде всего ее содержанием.

Должностные инструкции используются в отечественной управленческой практике уже давно. Однако до настоящего времени в нормативных актах нет четких требований к содержанию этого документа. Единственное исключение составляет формуляр должностной инструкции, включенный в альбом унифицированных форм УСОРД.

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям и состоит из следующих разделов:1. Общая часть (общие положения)2. Функции3. Должностные обязанности4. Права5. Ответственность6. Взаимоотношения (связи по должности).

Первый раздел «Общая часть» содержит положения общего характера:

• основная трудовая функция (задача) данной должности;
• квалификационные требования к занимающему ее лицу;
• основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности. В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник.

Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел – «Функции» – является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения. При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником. В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Следующий раздел должностной инструкции – «Должностные обязанности» – устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности. Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей. В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
• сохранять конфиденциальность служебной информации;
• выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
• соблюдать правила техники безопасности;
• соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе « Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

• запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
• представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
• контролировать действия определенных должностных лиц;
• подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом – «Ответственность», где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

Действенность должностных инструкций, их влияние на эффективность работы структурного подразделения в значительной мере определяются качеством этих документов. В свою очередь, качество инструкции зависит от четкости изложения смысла. В процессе разработки документа следует отредактировать текст, используя только четкие, ясные формулировки, исключающие вероятность их неоднозначного толкования.

Наши редакторы поинтересовались у кадровиков, помогают ли им в работе должностные инструкции. Приводим результаты опроса.

У нас должностные инструкции на руководящий состав лежат «мертвым грузом». Например, бухгалтер, как правило, и так знает свои обязанности. Действительно необходимыми у нас являются должностные на рабочую сетку, поскольку постоянно идут нарушения в работе и необходимо их доказывать.

И. К. Корнопелева, начальник отдела кадров, г. Санкт-Петербург

На моем предыдущем месте работы должностные инструкции составлялись на каждую должность руководителями отделов, далее их согласовывали с начальником отдела кадров, а потом с юристами. И во многих ситуациях такие тщательно проработанные документы очень помогали. Каждый сотрудник при приеме на работу расписывался в «подписном листе локальных нормативных актов», где обязательным пунктом была должностная инструкция.

Н. Н. Жукова, менеджер по кадровому учету, г. Санкт-Петербург

Я бы все обязанности работника прописала в трудовом договоре – и никаких должностных инструкций! А то просто лежат в папочке.

Елена, инспектор по кадрам, г. Орел

Мы составляем должностные инструкции, чтобы разграничить обязанности между должностями, и используем их для определения ответственности, например, за представление неверной статотчетности. Также при совершении дисциплинарного проступка ссылаемся на соответствующий пункт должностной инструкции.

И. В. Шамшина, инспектор по кадрам, г. Тамбов

У нас они тоже лежат «мертвым грузом». Должностные инструкции полезны, только когда что-то меняем в оргструктуре либо принимаем нового работника. А так у нас работают все за всех: т. е. стараемся помогать и брать ответственность сами за действия и бездействия, а не по бумажкам следить.

О. И. Хомякова, менеджер по персоналу, Пермский край

Должностные инструкции требуются только для суда, если до этого доходит.

Л. О. Приходько, начальник отдела по управлению персоналом, г. Москва

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

При оформлении процедуры ознакомления с документом используется реквизит «Виза ознакомления», который включает: наименование должности, личную подпись работника, ее расшифровку и дату. Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. На одной должностной инструкции такая виза может быть не одна, если ту или иную должность занимают два или несколько работников. В данных целях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Анализ действующих должностных инструкций показывает, что работодатели порой используют нечеткие и некорректные формулировки обязанностей работника.

Например, в перечне функций, закрепленных за должностью, встречаются такие:

• выполнять личные поручения руководителя производственного характера;
• осуществлять подготовку необходимых материалов;
• принимать решения в пределах своей компетенции;
• осуществлять оперативную связь с другими отделами;
• работать с оргтехникой и др.

Подобные пункты должностной инструкции не исключают их неоднозначного понимания, несогласованности действий работников структурного подразделения и организации в целом. Это может привести к возникновению конфликтных ситуаций как между работниками, так и между работником и руководителем подразделения.

Другая ошибка, характерная для текста должностных инструкций, связана с формулировкой требований выполнять работы к определенным срокам. Например: «своевременно предоставлять», «раз в квартал составлять», «два раза в год проверять».

Действенность должностной инструкции значительно возрастает, если сроки выполнения обязанностей работника установлены точно (в календарных днях, периодах) или в тексте инструкции дана ссылка на документы (положения, инструкции и др.), в которых установлены конкретные сроки.

Поскольку каждый работник непосредственно отвечает за выполнение требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления передать ему заверенную копию этого документа. Хотя это и не предусмотрено нормативными положениями, но выработано практикой и, на наш взгляд, оправданно. В этом случае работник не сможет сослаться на то, что не запомнил текст документа, а проверяющие инстанции или суд (в случае возникновения трудового спора) не смогут предъявить работодателю претензии, что содержание инструкции не доведено до сведения работника. Факт получения работником экземпляра должностной инструкции желательно подтвердить письменно. Для этого можно ввести специальную графу в Книге регистрации должностных инструкций.

Если расписка работника в получении экземпляра инструкции не предусмотрена в регистрационной форме или в журнале ознакомления с локальными нормативными актами, желательно в оригинале документа, хранящемся у работодателя, дополнять визу ознакомления работника отметкой о получении им экземпляра документа.

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело, которое имеет постоянный срок хранения. В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.