Должностная инструкция офис-менеджера: права и обязанности

Должностная инструкция офис-менеджера создается работодателем для упорядочения трудовых взаимоотношений. Документ содержит требования к квалификации сотрудника, порядок назначения, освобождения его от должности, функциональные обязанности, права, ответственность работника.

1. Офис-менеджер непосредственно подчиняется генеральному директору.

2. Назначение или освобождение от должности офис-менеджера производится приказом генерального директора.

3. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года, знания делопроизводства, навыки обращения с пакетами прикладных программ, оргтехникой.

4. В период отсутствия офис-менеджера права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по учреждению.

5. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

• правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
• законодательством РФ;
• данной должностной инструкцией;
• приказами и распоряжениями руководства.

6. Офис-менеджер должен знать:

• гражданское, трудовое право РФ;
• порядок заключения договоров;
• правила оформления документации;
• нормы охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности, производственной санитарии;
• отчетные документы, принятые в учреждении;
• нормы делового общения и этикета.

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

1. Регистрирует, направляет служебную информацию генеральному директору, сотрудникам компании.

2. Производит коммуникацию посредством телефона и иных средств связи.

3. Реализует документооборот организации. Регистрирует, ведет учет, хранение входящей, исходящей корреспонденции, архивирование документов.

4. Выполняет копировальные, множительные работы по поручению генерального директора.

5. Разрабатывает проекты писем, запросов, иных документов, относящихся к деятельности учреждения.

6. Вносит информацию в базу данных.

7. Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии генерального директора.

8. Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня.

9. Обеспечивает учреждение канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводит их прием, учет, передачу, хранение.

10. Принимает меры по организации встреч, командировок сотрудников. Заказывает билеты на транспорт, арендует жилые, деловые помещения.

11. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций.

12. Организовывает проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя.

13. Принимает посетителей.

14. Предоставляет консультации по установленным вопросам.

15. Выполняет служебные поручения генерального директора в пределах собственной компетенции.

Офис-менеджер имеет право:

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Действовать самостоятельно в пределах своей компетенции.

3. Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья.

4. Выдвигать требования к руководству о создании условий для исполнения своих полномочий, сохранности материальных ценностей, документов.

5. Получать всю необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.

6. Направлять рационализаторские предложения для совершенствования деятельности учреждения и собственной работы.

7. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.

Офис-менеджер несет ответственность за:

1. Нарушение требований руководящих документов, принятых в организации.

2. Проведение несанкционированного руководством представления интересов учреждения.

3. Результаты принимаемых решений, собственных действий.

4. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

5. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

6. Неправомерное обращение с личной информацией, разглашение коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.

7. Нарушение норм делового общения и этикета.

8. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.

9. Предоставление заведомо недостоверной информации.

Офис-менеджер - Должностная инструкция офис-менеджера

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность офис-менеджера _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. На должность офис-менеджера принимается я лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним профессиональным образованием и стажем работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (делопроизводитель, секретарь - референт, инспектор, и пр.).

1.3. Офис-менеджер назначается должность и освобождается от нее по приказу генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер обязан руководствоваться:

- действующим законодательством РФ;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- распоряжениями, приказами и указаниями руководства предприятия;

- правилами трудового распорядка на предприятии;

- данной должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен уметь:

- составлять проекты приказов, деловые письма, проекты распорядительных документов;

- вести протоколы и кадровый учет рабочего времени;

- выполнять корректорскую правку и редактировать тексты;

- вести деловые переговоры;

- пользоваться возможностями интернета, средствами связи, организационной, множительной техникой;

- работать на компьютере в среде EXCEL, WINDOWS, WORD, COTUS.

1.6. Офис-менеджер должен знать:

- направления деятельности предприятия, его структуру, распределение обязанностей среди заместителей руководителя, направления и функции деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;

- порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

- государственные стандарты, касающиеся оформления организационно-распорядительных и управленческих документов;

- инструкцию по делопроизводству;

- систему первичного кадрового учета;

- правила пользования вычислительной и организационной техникой;

- правила делового общения, деловой этикет;

- правила ведения телефонных переговоров;

- нормы и правила охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты;

1.7. В период отсутствия офис-менеджера на его должность генеральным директором временно назначается _____________________ или другое должностное лицо.

2. Основные обязанности

2.1.Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.

2.2. Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.

2.3. Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.

2.4.Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.

2.5. Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.

2.6. Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.

2.7. Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.

2.8. Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр.) и органами.

2.9. Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.

2.10. Готовить справки по исполнению договоров по поручению генерального директора.

2.11. Вести прием клиентов в офисе (в отсутствие менеджеров) с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.12. Производить регистрацию и вести учет договоров.

2.13. Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.

2.14. Оформлять командировочные документы.

2.15. Вести кадровый учет, оформлять прием и увольнение работников офиса, а также больничные.

2.16. Вести табель (ежедневно) учета рабочего времени работников офиса или других лиц, определенных распоряжением руководителя.

2.17. Принимать участие в совещаниях, которые созывает генеральный директор, организовать их техническое обслуживание.

2.18. Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.

2.19. Выполнять разовые поручения генерального директора, которые связаны с деятельностью предприятия.

2.20. Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.

2.21. Соблюдать конфиденциальность информации.

2.22.Выполнять все распоряжения руководства.

2.23.Соблюдать сроки и правила подготовки документов.

2.24. Обеспечивать сохранность документов.

2.25. Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе.

2.26. Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документации, если они подготовлены с нарушением установленных правил, норма и стандартов.

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке и исполнению документов.

3.4. Вносить свои предложения, которые направлены на оптимизацию делопроизводства и документооборота.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, которые связаны с телефонными звонками и незапланированными посещениями партнеров, клиентов, других посетителей офиса.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых обязанностей и осуществления прав, которые установлены законодательством РФ и трудовым договором.

4.1. За сохранение конфиденциальности информации.

4.2.За нарушение действующего законодательства РФ в процессе подготовки документов.

4.3. За нарушение правил трудового распорядка на предприятии и производственной дисциплины.

4.4. За неиспользование предоставленных ему прав, несвоевременное, некачественное, выполнение обязанностей и нарушение служебной субординации.

4.5. За необеспечение сохранности вверенных материальных ценностей и документов.

4.6. За использование коммерческой информации в личных целях.

4.7. За неправомерное использование предоставленных прав.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностные инструкции офис-менеджера: образец

Офис-менеджер осуществляет полный контроль, прием и подсчитывание всего объема документации, а также личных заявлений, которые адресованы директору компании. После проверки и подсчета всех экземпляров данный работник должен отнести их на подпись.

1. Проставление печати с гербом на всех договорах и приказах.
2. Осуществление работы с разнообразной документацией, которая заключается в подготовке, согласовании проекта. Офис-менеджер должен не только принимать участие в оформлении и дополнении документации, но и доводить до сведения сотрудников ее содержание, расшифровывать непонятные детали и уметь объяснять все аспекты, о которых у людей могут появиться вопросы. Также иногда данный сотрудник должен вести статистику выполнения и эффективности различных нововведений, если этого требует руководство.
3. Полное оформление всей входящей корреспонденции. Офис менеджер взаимодействует с письмами, сообщениями и уведомлениями. Он обязан принять и зарегистрировать информацию в полном объеме, а затем передать адресату. При необходимости он добавляет информацию в отчетную документацию, а в некоторых случаях осуществляет ее сбор и хранение, а также несет ответственность за конфиденциальность и сохранность всей поступившей документации.

1. Отправка и гарантия получения документации по электронным и почтовым адресам, а также распоряжение и курирование курьерской доставки.
2. Присутствие на совещаниях с целью записывания или съемки всех происходящих на них событий, а также оформление полученных данных в наилучшем виде, их передача должностным лицам.
3. Оформление по предварительному приказу доверенностей на должностных лиц, разрешающих им получать определенную корреспонденцию или осуществлять другие действия.
4. Осуществление работ по копированию и размножению документации в печатном виде, а также контроль за сохранностью и правильным распределением всех экземпляров.
5. Подготовка проектов и шаблонов писем, если поступает распоряжение генерального директора. Также в обязанности офис-менеджера входит формирование и отправка различных запросов, если это необходимо и существенным образом влияет на деятельность компании.
6. Печать служебных материалов, а также формирование базы данных, ее распределение и расширение новыми подразделами.

1. Постоянное нахождение на рабочем месте с целью своевременного приема звонков, записи всех полученных данных или перевода вызова на телефоны тех сотрудников, которым он предназначен.
2. Фиксирование информации, которая направлена лично генеральному директору, ее запись в цельном виде, последующее хранение и передача.
3. Подготовка мероприятий внутри компании по поручению генерального директора. Это касается информирования сотрудников и организации помещений, приобретения необходимых предметов для полноценного проведения совещаний или других аналогичных мероприятий, что определяет должностная инструкция офис-менеджера по продажам.

1. Организаторская деятельность на проектах, посвященных встречам клиентов, гостей или посетителей компании.
2. Заказ билетов для поездок сотрудников, бронирование гостиничных номеров, слежение за протеканием командировок, своевременное реагирование на сообщения о неудобствах в пути или возникающих осложнениях, исправление неполадок, а при необходимости оповещение о проблемах других сотрудников или генерального директора.

1. Своевременный заказ воды для возможности ее употребления всеми сотрудниками в любом количестве.
2. Каждый квартал следует осуществлять заказ канцелярии. Для этого офис-менеджер проводит опрос сотрудников и осмотр рабочих мест для выявления недостатков в определенных вещах, а впоследствии проводит закупку всех деталей. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.
3. Оформление подписки на деловые или научные издания, которые необходимы для развития компании или для конкретных сотрудников, пожелавших получать корреспонденцию на рабочем месте.
4. Прием и оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений, а также всех платежных документов, касающихся оплаты коммунальных счетов, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями бухгалтера.
5. Организация мер безопасности, касающихся как работы сотрудников, так и соответствующей техники на производстве, контроль за их соблюдением.

В обязанности офис-менеджера входит контроль за деятельностью таких сотрудников:

1. Водителя. При взаимодействии с данным работником офис-менеджер должен принимать и вести учет всех заявок, которые предопределяют необходимость использования машины, а также формировать график и скорость функционирования службы доставки.
2. Курьеров.
3. Уборщицы.

1. Выполнять предназначенные для него обязанности добросовестно, не отступать от внутреннего распорядка коллектива, норм трудового права, а также морально-этических принципов. Это определяют должностные инструкции офис-менеджера.
2. Соблюдать трудовую дисциплину и все предписания, которые составлены и озвучены руководством компании.
3. Своевременно и неукоснительно соблюдать все поступающие распоряжения от администрации и руководителя, который постоянно оформляет и доносит до офис-менеджера список его обязанностей и необходимые действия на каждый день, что предусматривает должностная инструкция офис-менеджера отдела продаж.
4. Использовать все отведенное на работу время для добросовестного труда, не отступая от собственных обязанностей.
5. Выполнять все задания в установленные сроки и с надлежащим качеством. Часто помимо осуществления трудовой деятельности офис-менеджер вынужден заниматься составлением отчетной документации, поэтому необходимо всегда вести учет выполненных дел и записывать их в установленном порядке, что предписывает должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика.

1. Заниматься уборкой в целях сохранности собственного рабочего места в чистоте и порядке. Также офис-менеджер ведет контроль за своевременной уборкой служебных помещений. Он вынужден контролировать соблюдение порядка хранения отчетной и проектной документации, при необходимости самостоятельно систематизировать все материалы. Это предопределяют должностные инструкции офис-менеджера.
2. Аккуратно и эффективно применять предоставленную оргтехнику, компьютеры, любые другие устройства. направляя их работу только на цели компании, не осуществляя личные дела через технику, которая предоставлена компанией. Так поступать предписывает должностная инструкция секретаря офис-менеджера.
3. Экономно и с пользой расходовать предоставленные материалы и другие ресурсы, применять их только для пользы фирмы и достижения высоких результатов от собственной трудовой деятельности и работы других сотрудников предприятия. Должностная инструкция офис-менеджера, образец которой показывает все предписания по работе данного сотрудника, подтверждает, что он должен не просто работать, но и приносить максимальную пользу компании.
4. Соблюдать и следить за выполнением норм и предписаний по охране труда, обеспечению безопасности на рабочем месте для каждого сотрудника, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря.
5. Не применять для осуществления публицистических или научных публикаций, выступлений сведения, которые получены в силу служебного положения, пи просмотре документов, являющихся собственностью компании. Нельзя использовать информацию, разглашение которой может повлечь за собой материальный ущерб для компании или испортить ее репутацию. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.

1. Получать информацию, а также конфиденциальные данные для необходимых действий в рамках служебных полномочий и при руководстве начальства.
2. Требовать от различных сотрудников доработки или переделки документов, которые были оформлены с ошибками, содержат неверную информацию.
3. Осуществлять контроль и подтверждение документов в рамках собственной компетенции и назначенных руководителями полномочий.
4. Представлять начальству требования об улучшении условий для самостоятельной работы, а также трудовой деятельности других сотрудников. Офис-менеджер может вносить предложения не только по поводу деятельности конкретного работника или отдела, но и касательно работы всей компании.
5. Требовать предоставления надлежащих условий для обеспечения сохранности всех документов и возможности гарантировать конфиденциальность информации и осуществляемых действий, если их необходимо скрыть от конкурентов.
6. Принимать решения по поводу деятельности определенных людей в компании в рамках собственной компетенции и вверенных полномочий.
7. Распределять финансовые или должностные поощрения, а также применять наказания к тем сотрудникам, которые подчиняются офис-менеджеру. Для осуществления данных действий необходимо предварительное разрешение генерального директора.

Офис-менеджер обязан четко и правильно выполнять свои обязанности, осуществлять деятельность на благо компании. Всю работу он делает для того, чтобы систематизировать и упростить деятельность других сотрудников, а также донести до сведения генерального директора или его заместителя успехи или ошибки в работе других сотрудников.

Должностная инструкция офис-менеджера: образец заполнения

Должностная инструкция офис-менеджера — инструкция, устанавливающая обязанности, права и ответственность работника. Офис-менеджер – один из важнейших людей в офисе, так как обеспечивает взаимосвязь всех отделов между собой. В основном, такого работника вводят в главный штат офиса предприятия, в котором расположено в основном дирекция предприятия. В данной статье предлагаем скачать примерный образец оформления должностной инструкции для офис-менеджера.

Главной задачей офис-менеджера — эффективное и целесообразное управление офисом. В офисах маленьких предприятий на него переходят обязанности по ведению кадрового персонала, т. е учет и оформления работников данного предприятия. Также задачей данной должности является оформление первичных бухгалтерских документов, а также ведение переговоров с посетителями офиса. Если говорить о торговых предприятий, то практикуется и обслуживание клиентов, распределение продаж.

От образованности и опыта такого человека зависит и будущее компании, нельзя сказать, что такое место занимает человек, который совсем не разбирается в финансовых и трудовых делах предприятия в целом. Такому человеку перед тем, как занять такую важную и ответственную должность необходимо очень многому научиться и узнать, чтобы вполне справляться со своими прямыми трудовыми обязанностями, что очень важно на предприятии.

Когда перед дирекцией стоит вопрос по выбору человека на должность офис-менеджер,необходимо максимально полно проверить все навыки такого человека и желательно, чтобы проводился конкурс, исходя из результатов которого можно выбрать надежного и целеустремленного человека.

С первого взгляда офис-менеджер и администратор похожи между собой, но если рассудить, то различие заключается в том, что администратор не управляет офисным персоналом, а всего лишь выполняет работу по взаимодействию с офисным персоналом.

Принимая нового работника на должность офис-менеджера, с ним заключаются все необходимые документы, а также дается ему для ознакомления должностная инструкция. Как она должна быть составлена?

Бланк должностной инструкции для такой должности, как офис-менеджер, включает в себя много разных моментов, в частности:

1. Человек занимающий эту должность, должен иметь специальную подготовку по направлению данному направлению, должно присутствовать высшее образование, опыт работы в в данной сфере не менее одного года;
2. На данную должность может назначить директор организации, но и снять с должности может также директор;
3. Офис-менеджер должен хорошо разбираться в офисной работе и знать порядок ведения деловой документации; основные правила построения организационной структуры определенного предприятия; правила расстановки персонала внутри офиса; порядок заключения договоров; основные экономические понятия; правила эксплуатации оргтехники; организацию труда на предприятии; законодательство о труде и охране труда на предприятии; умение пользования компьютерными программами.
4. В своей работе должен руководствоваться только действующим законодательством, должностной инструкцией, внутренними трудовыми актами.
5. Офис-менеджер непосредственно подчиняется директору организации;
6. Человек, занимающий эту должность должен следить за всем, что происходит в офисе, должен уметь разбираться в любой трудной ситуации, которая происходит на данном предприятии.

Офис- менеджер должен обладать психологическими навыками в общении с подчиненными, направлять их на правильное русло, строить отношения с коллективом на доверительной основе, потому что это улучшает качество работы. Составлять должностную инструкцию для такого работника очень важно, это более понятно раскрывает всю картину полномочий и должностных обязанностей, что со временем точно пригодится в процессе рабочего цикла.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Должностная инструкция офис-менеджера

1. Офис-менеджер относится к категории руководителей.
2. Офис-менеджер должен знать:
   1. 2.1. Устройство офиса и принципы его зонирования.
   2. 2.2. Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.
   3. 2.3. Методы стратегического и тактического планирования.
   4. 2.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.
   5. 2.5. Принципы построение организационной структуры офиса.
   6. 2.6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.
   7. 2.7. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
   8. 2.8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
   9. 2.9. Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.
   10. 2.10. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.
   11. 2.11.Принципы организации снабжения офиса.
   12. 2.12. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
   13. 2.13. Основы бухгалтерского учета.
   14. 2.14. Деловой этикет.
   15. 2.15. Иностранный язык.
   16. 2.16. Техническое оснащение офиса.
   17. 2.17. Правила пользования оргтехникой.
   18. 2.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
   19. 2.19. Основы трудового законодательства.
   20. 2.20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно ___________.
5. На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
3. Разрабатывает «кодекс» поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).
4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
5. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).
6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др. проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
14. Организует:
    • встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
    • прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
    • материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).
16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.
18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Офис-менеджер несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.