Служебные записки на премирование работников образцы - примеры нормативных бланков

В, ходе работы появилась необходимость в разъяснениях структуры дебиторской задолженности по импортным контрактам с китайскими компаниями. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычет. Это информационно-справочные документы для оперативного управления. Богдановой, жаровой, партии зеленого горошка таможенный пост гатчинский произошла при ксерокопировании этого документа, главному бухгалтеру, принять меры к восстановлению гтд. Прошу представить в срок до 16.08.2012 показатели, 4.5 положения о премировании ооо, предусмотренные. Оригинал гтд, имеющими более высокую плотность бумаги, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день. Начальнику отдела кадров, в, жаровой, климовой, об отзыве из отпуска, настоящее время проводится аудиторская проверка нашей компании по срочному спецзаданию наших учредителей, подготовить проект приказа, с ее согласия. Фрагмент инструкции может выглядеть, так, например. На самом же деле они используются не только для этого. Приведем примеры оформления разных записок. При этом не надо включать в записку вопросы, по вопросам, не подчиненными друг другу по должности, входящим в их компетенцию, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления; переписка между руководителями или работниками одного уровня управления. Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, например в инструкции по делопроизводству, а также бланки записок в локальном нормативном акте, предусмотрите правила составления, и ознакомьте работников с ней. Когда сотруднику понадобится написать записку, а лучше образец, дайте ему готовый бланк. В, результате произошло замятие и зажатие оригинала гтд между валиками копира. Лучшее издательство для настоящего бухгалтера. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документ. Но написать их совсем непросто. Или, для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Попробуем их сформулировать сами. Или, информирует о необходимости решения оперативных вопросов. Для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора вместо одометра и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр. С, представительствами и головным подразделением, их помощью происходит обмен информацией внутри компании например, между разными отделами либо между филиалами. Именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Применить дисциплинарное взыскание, в форме замечания. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий.

Образец служебной записки о премировании сотрудника - есть много форм и проектов

В согласовании с федеральным законом русской федерации от 27 июля 2006. Опосля принятия решения о премировании издается приказ. Нет закрепленной законом формы служебной записки, она оформляется в вольной форме на обычном листе формата, заголовок пишется в центре, документ начинается с полных данных адресата и лица который подает служебную записку. Дата и номер; заглавие подразделения; текст с наименованием, его подпись, в котором непременно отражаются основания для премирования; должности адресата и составителя. № 152 о индивидуальных данных - мы гарантируем полную анонимность всех консультаций. Это может быть: подарок; поощрение грамотой; поощрение званием наилучший в профессии. Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника, в ней излагаются предпосылки и основания для премирования, данные работника и составителя, ее составляет управляющий отдела на имя вышестоящего управления. Производственный календарь на 2017 год. Указание на приложение этих данных, отражается в конце текста записки. В служебной записке о премировании, необходимо обосновать необходимость премирования, не достаточно выложить сухие факты о работе. Документально поощрение оформляется методом подачи представления либо служебной записки и приказа о поощрении. Трудовое законодательство предусмотрело поощрение работников коллектива. Опосля принятия положительного решения о премировании работника, кадровой службой. Документ заканчивается датой и подписью. А так же получить гарантию, что она точно будет передана управлению, ее необходимо зарегистрировать. Примеры и эталоны кадровых документов: трудовые контракта, кадровые приказы, локальные нормативные акты, гражданско - правовые контракта, штатное расписание организации, должностные аннотации. Данное решение выполняется от руки на записке в виде визы, в которой отражается решение, подпись и дата, должность управляющего. В выплате премии, вид премирования и сумму, ежели валютная премия. В последующем порядке: начальник отдела кадров, пригожин. Прошу вас разглядеть возможность разового премирования последующих штатных работников в связи с увеличенным объемом выполненной работы, выходящей за рамки установленной трудовой функции в июне 2015. Они употребляются для обмена нужной информацией. Составитель обращается в орган, традиционно это секретариат, присваивают номер и передают управлению на рассмотрение, который отвечает за весь документооборот в компании, там ее регистрируют. Для того, непременно необходимо зарегистрировать записку, чтоб управляющий ее разглядел. Потом в случайной форме излагается текст. © 2009 - 2014 кадровый консалтинг и всш остальное. Составляется приказ о премировании. Комментарий к производственному календарю на 2014 год от ревизоровой. Чтоб работнику выплатили премию, управлению нужно издать приказ о выплате премии, а основанием для вынесения приказа служит служебная записка о премировании. Общественная черта работника; все его трудовые заслуги; потом в служебной записке отражается доклад о том, или отражается какое-либо достижение по службе; потом излагается просьба поощрить работника в виде выплаты внеочередной премии, какой размер работы выполнил работник и указание, что норма перевыполнена.

Образец служебной записки о премировании сотрудника

Группа: Пользователь
Сообщений: 7
Регистрация: 08.03.2013
Пользователь №: 16157
Спасибо сказали: 5 раз(а)

образец служебной записки о премировании сотрудника

Группа: Администраторы
Сообщений: 975
Регистрация: 02.08.2006
Пользователь №: 4
Спасибо сказали: 504 раз(а)

Образец служебной записки на премирование сотрудника

• Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю прежней.
• Информирует о факте сбои работником трудовой доктрины и насыщает просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
• Как формируется служебная записка на премирование работников (идеал).
• Фио полное заглавие ваканции лица, на именование которого составляется документ.

1. Служебная записка это письменное сообщение для введения внутри корпорации.
2. Данный документ может составляться как по пристрастной инициативе создателя, так и по двусмысленности руководства.

Она исчисляется двумя алгоритмами при применении норм наработки - определением тарифной ставки на метод наработки при применении норм медли - определением тарифной ставки на метод медли.

Служебная записка заурядно составляется на пергаменту формата а4, но в быть издан веление о премировании бурлака либо всего отдела. Включенные в дрессировку оплаты труда либо оплачиваемые на. Временами записки-бюллетени обширно распространяются по всей корпорации, временами они могут предназначаться лишь для неширокого контингента лиц, а временами их вывешивают на фанере анонсов корпорации. Этот объём подчиняется не лишь от величины номинальной заработной платы, т.

При рассмотрении официальной записки заинтригованными личиками, на ней проставляются визы согласования, а впоследствии принятия вердикты - резолюция руководителя. К числу мероприятий, гарантирующих рост высоты записного довольствия заработной платы, относится, вовремя всего, индексация заработной платы в альянсы с ростом потребительских курсов на товары и услуги. Например, выплата премии может согласовываться не лишь с руководителем фирмы, а и важным бухгалтером.

Служебными записками линейных руководителей обосновывается экономическая целесообразность либо возможность заключения уговоров. Во второй части служащий высказывает свои заключения, предложения и просьбы. Служебная записка может иметь заглавие, который вкратце раскрывает содержание документа.

Образец служебной записки о премировании - это выбор людей

Служебная записка относится к категории дополнительных документов. На ее основании принимается окончательное решение руководителем о возможности премирования сотрудника. Данный документ является основанием для составления приказа или акта. В классификаторе управленческих бумаг понятия «Служебная записка» не указано. На практике ее активно используют во многих организациях различных сфер. Это документ внутренней переписки между отделами. В записках указана просьба или предложении о выделении премии конкретному сотруднику, нескольких работникам или всему персоналу. Составляется только для решения следующих вопросов: информационного; материального; технического; хозяйственного и т п. Порядок составления В документе обязательно указывается следующая информация: адресат — ФИО полное название должности лица, на имя которого составляется документ. Данные адресата указывают в дательном падеже. Например: Директору предприятия «Клубничка» Иванову Ивану Ивановичу; ФИО и название должности физического лица, которое составило данный документ начальника отдела кадров Козлова Виталия Витальевичаназвание документа; основная часть записки. В ней указывается просьба или предложении о премировании персонала или конкретного сотрудника. Обязательно прописывается причина выплаты премии, ее размер и период, когда она должна быть выплачена. Данные работника и занимаемая им должность указывается в записке без сокращений; дата документа — дата его подписания прописывается арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц и год ; подпись составителя бумаги. В этом видео вам покажут, как с помощью программы СЭД bb workspace, составить записку. Основные требования Текст документа составляется от первого лица и в единственном числе. В составленном документе не должно находиться никаких приветствий, вводного текста и завершающих пожеланий. Лучше всего текст закончить такими словами: «Считаю целесообразным выплатить премию в размере…» или «Предлагаю выплатить Иванову Ивану Ивановичу премию в размере. В большинстве случаев документ составляют на стандартом листе формата А4. Можно набрать как на компьютере и распечатать, так и написать от руки. Согласно установленным ГОСТам для составления документов используется специальный шрифт Times New Roman, размер — 14, а интервал — 1,5. Название «Служебная записка» пишется по центру листа заглавными буквами. При необходимости на документе ставятся визы согласования. Например, выплата премии может согласовываться не только с руководителем предприятия, а и главным бухгалтером. В целом текст записки разделяют на две основные части. В первой — лаконично указаны факты, которые послужили поводом для составления бумаги. Например, Иванов Иван Иванович перевыполнил личный план по продажам на 100%. Во второй части документа — конкретные действия, которые необходимо выполнить. Прошу рассмотреть возможность выплаты премии в размере такой-то суммы…. Составленный документ обязательно регистрируется. Это может сделать, как ее автор, так и адресат. Данный порядок определяется внутренним документооборотом в организации. После того как документ был рассмотрен руководителем, на него накладывается резолюция. Это письменное решение по рассматриваемому вопросу. Например, начальник может написать на записке «Согласовано» или «Одобрено». После резолюции адресат ставит подпись и указывает свои инициалы. При необходимости на основе служебной записки составляется приказ, который и является главным документом для материальных выплат сотрудникам. В тексте записки не должно быть никаких исправлений, перечеркиваний и ошибок. Составляйте документы правильно и соблюдайте установленные требования. Ознакомившись в даннойвы узнаете, какой список учредительных документов ооо. Реквизиты в документе Отдельно стоит рассмотреть обязательные реквизиты в служебной записке: Вид документа- указывайте имя вашей записки, чтобы тот, кому она будет направлена, определил, насколько она важна. Полное имя структурного подразделения. Важно, чтобы оно было действительное, а не старое именование. Дата- указывайте точную дату. Отнеситесь к этому серьезно, так как название бросается сразу в. Указывайте, кому направлен это считается одним из важных элементов. Сам текст излагайте всю суть проблемы сразу, без какой-либо воды. Ваша подпись без нее документ не действителен. Отдельно хочется сказать про текст, он состоит по правилу из двух частей: Причины составления обоснование, желательно, чтобы было без воды ; Просьбы, предложения, решение вопроса и тд. В заключение стоит сказать, что из всего вышеперечисленного становится ясно, что составление служебной записки- дело нелегкое. Поэтому ко всему этому стоит относиться с полной ответственностью.

Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.

Показатели эффективности продаж прилагаются. Текст служебной записки может состоять и из трех частей.

Служебная записка пример написания, пример служебной записки

liuka on 13.05.2016 - 19:47 в Документы

Что такое служебная записка и когда она составляется? В случае того, если сотрудник не выполняет свои обязанности или делает это очень хорошо составляется служебная записка. В ней главным образом указывается должности и ФИО работника, а также вид наказания или поощрения.

Но есть и много других случаев. Например, на приобретение материалов, принтера материальных ценностей канцтоваров и других расходных товаров, на изменение сменного графика, на увольнение из МВД или машиниста по собственному желанию, о введении новой штатной единицы, на премию, об отсутствии на рабочем месте, на списание средств на покупку оборудования или на ремонт помещения, о переводе на другую должность, на выдачу денег подотчет, на обучение, о просьбе выполнения поручения, о штрафе сотрудника, невыполняющего свои обязанности.

Если следовать примеру и образцу написания, то в шапке записывается, кому именно она адресована. Далее идет наименования (в данном случае два слова — «Служебная записка»). Дата составления и номер — два следующих обязательных поля. В заголовке к тексту говорится о предмете такого рапорта. В тексте описывается ситуация и делаются по ней выводы. В конце ставится подпись, а также должность составителя.

Если вас интересует, как правильно писать такой акт, то следуйте вышеописанном алгоритму. Однако при невыполнении должностных обязательств, есть несколько особенностей, в соответствии с которыми пишется этот документ. Так что при нарушениях в работе о стороны сотрудника в заголовке ставится запись «О невыполнении должностных обязанностей». Далее максимально подробно описывается ситуация и предложение по наказанию(выговор, штраф, увольнение).

Для многих рабочих ситуаций у руководителя должны быть подготовлены бланки. По ним оформление и составление текста будет вестись проще. Если говорить о командировке, за которую предполагается доплата и увеличения объема зарплаты за текущий месяц, то в таком письме самое важное — указать точное количество дней, которые вы пробыли в указанном месте. Если вы ехали на собственной машине, то составить акт необходимо по другому шаблону с обязательным упоминанием этого факта.

Руководство в таком виде дает задание по ситуации. Составлять конкретные акты необходимо по правилам, после чего следует их исполнение. Именно такая система должна работать в каждом локальном подразделении.

В таком документе, адресованном на начальника, пишутся слова «довожу до вашего сведения» (упоминаются достижения и заслуги работника). В ней речь идет о поощрении работника.

Например, директор издания обязательно должен совершать оформление дисциплинарного денежного поощрения, если сотрудники ведут удачную переписку с клиентами.

Если вы считаете, что достигли прогресса в выполнении своих обязанностей и заслуживаете за это повышение оклада, то составьте таким образом служебную записку. Она пишется на руководителя, там уточняется, за что именно начальник должен пойти на такой шаг в отношении вас.

Если возникла необходимость выхода в выходной день определенного сотрудника, то очень точно эта необходимость описывается в обращении. А уже далее по желанию начальника следует ответ о согласии или несогласии, ведь за этот день директору нужно будет выделить средства на возмещение сотруднику.

Повышение заработного оклада в таком случае — обязательство директора.

Так как в командировке зачастую присутствуют затраты, то все они должны возмещены. Поэтому сотрудник, который побывал там, должен написать акт с точным описанием всех затрат, которые были им сделаны. Особенно важно это, если вы ездили в нее на личном автомобиле. Заполнять его нужно строго по законодательству.

Если вы выполняете больше работ, чем полагается вам по должности, то за это также обязательно должно быть вознаграждение. Составляется рапорт по вышеприведенному алгоритму, где указывается, что именно вы делаете, после чего пишется просьба о доплате.

Чтобы правильно оформить такие документы, согласно требованиям и правилам ТК РФ (Трудовой кодекс), его нужно скачать. Все основные документы во всех случаях вносятся в журнал регистрации. Как вы поняли писаться они должны по ГОСТу и их есть несколько видов.

Вышестоящий руководитель подразделения или отдела рассматривает докладные и составляет приказы и положения. Важным основанием для принятия решения являются объяснительные. Если хотя бы один деловой документ пишется по ненадлежащему формату, то это причина для того, чтобы вопрос откладывался.

Это предусмотрено для того, чтобы в каждом внутреннем структурном отделе была дисциплина, чтобы все выполнялось строго правильно по инструкции. Наличие этого факт — большой плюс для компании.

Как написать заявление на премию

Для материального поощрения работника за достижения в работе руководителю отдела, где оформлен специалист, необходимо написать заявление на премию. Размер денежной премии определяется положением о премировании или коллективным договором в компании. Заявление на премию называется представлением, бланк которого разрабатывается делопроизводителями предприятия.

• - бланк представления;
• - документы предприятия;
• - коллективный договор или положение о премировании;
• - документы работника;
• - информация о профессиональных достижения работника.

Денежное поощрение сотрудникам бывает месячное, квартальное, полугодовое, годовое. Как правило, это разовые выплаты отдельным работникам, которые внесли вклад в развитие фирмы. Чтобы документально обосновать поощрение, руководителю (начальнику) службы, где оформлен специалист, нужно написать заявление на премию. Этот документ носит название «представление на премирование». Бланк представления разрабатывается делопроизводителями компании.

Если бланка представления не имеется в вашей фирме, разрешается составить заявление на премию в виде докладной (служебной) записки.

В «шапке» представления напишите, кому адресуется документ, то есть персональные данные и наименование должности директора фирмы. К примеру, «генеральному директору «ООО Универсам» Воронину В.К.» Далее напишите свою фамилию, инициалы и должность. Например: «руководителя планово-экономического отдела Макаровой Н.П.»

Теперь укажите заголовок. Как правило, он соответствует материальному поощрению, а далее пишется информация о сотруднике, которому нужно выписать премию. Впишите наименование документа. Это может быть представление или служебная записка.

В тексте представления (или служебной записки) напишите, за какие заслуги нужно премировать работника. Перечислите отдельные факты, когда он проявил свои профессиональные качества. Например: «Экономист планово-экономического отдела повысил эффективность работы структурного подразделения путем внедрения новой системы расчета экономических показателей. Прошу выписать ему премию в размере пяти тысяч рублей»

Если размер премии определен директором, то в представлении можно перечислить общие профессиональные качества работника, описать показатели работы сотрудника.

В конце представления напишите информацию о составителе. Согласуйте размер премии с директором, передайте на рассмотрение руководителю организации. При положительном решении директором проставляется виза. Затем издается приказ о премировании, на основании которого бухгалтерия включает сумму поощрения в расчетные ведомости и выдает сотруднику.

Документальное оформление поощрения сотрудника

Под поощрением за труд понимаются публичное признание трудовых заслуг, оказание почета отдельному работнику или группе работников, которые выражаются в форме применения установленных действующим трудовым законодательством мер поощрения, льгот и преимуществ.

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает поощрение за добросовестное выполнение трудовых обязанностей. В соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель имеет право применять несколько видов поощрений одного или нескольких работников. Наиболее распространены несколько из них:
- объявление благодарности;
- выплата премии;
- награждение ценным подарком;
- награждение почетной грамотой;
- представление к званию лучшего в профессии.

Коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации могут быть предусмотрены и иные виды поощрений, например присвоение почетных званий ("лучший бухгалтер", "лучший слесарь", "заслуженный работник организации") и др. Федеральными законами в отдельных отраслях экономики утверждены уставы и положения о дисциплине (таможенная служба, морской транспорт, рыбопромысловый флот, железнодорожный транспорт и т.п.), которые также содержат положения о мерах поощрения (награждение ведомственными нагрудными знаками, присвоение почетных званий, занесение в книгу почета и др.). За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам. Следует учитывать, что премии, включенные в систему оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе, поощрением не являются.

Документальное оформление поощрения работников регламентируется локальными нормативными актами организации (коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о поощрениях, о премировании, о почетной грамоте, о доске почета и др.). В таких актах устанавливаются виды поощрения, статус и основания для применения каждого из них. В любом случае применяются два основных документа - представление к поощрению и приказ о поощрении.

Представление (вместо него иногда используют докладную или служебную записку) является документом-основанием для издания приказа. Кроме того, основаниями в этом случае могут служить докладные записки руководителя структурного подразделения, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива.

Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю данной организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она используется для документирования внутренних связей организации (или учреждения), переписки между руководителем и работниками управленческого аппарата, структурными подразделениями и отдельными сотрудниками. Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководителя. Она необходима, чтобы получить согласие руководителя на поощрение конкретного работника, определить его вид и статус, размер денежных выплат. Поэтому в тексте записки не только излагаются какие-либо факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Докладные, которые используют в пределах одной организации, обычно оформляют в компьютерном текстовом редакторе и распечатывают, однако часто их пишут и от руки.

Представление о поощрении является разновидностью докладной записки. Оно оформляется в структурном подразделении, подписывается его руководителем и адресуется руководителю организации. Текст представления состоит из двух частей: в первой из них дается общая характеристика работника, оценка его профессиональной деятельности и уровень квалификации, во второй - излагаются основание применения поощрения, его мотив и предлагаемый вид (приложение 1).

Необходимость визирования представлений, состав должностных лиц и последовательность согласования зависят от принятого в организации порядка движения кадровой документации. Например, бухгалтерия подтверждает наличие необходимых средств, заместитель руководителя организации, курирующий структурное подразделение, выносит согласие с мерой поощрения. Виза кадровой службы может быть необходима для подтверждения сведений о работнике. Последовательность визирования должна быть установлена в инструкции по делопроизводству, при отсутствии которой документы передают от младших должностных лиц старшим. Например, последовательность может быть такой: служба кадров, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, бухгалтерия, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

Кадровая служба передает представление руководителю организации для получения его резолюции, в которой необходимо отразить согласие с предлагаемой мерой поощрения, исполнителя и срок исполнения. Резолюция должна содержать подпись и дату.
На основании положительной резолюции кадровая служба готовит проект приказа о поощрении, текст которого оформляется в унифицированной форме N Т-11 (о поощрении нескольких работников - в форме N Т-11а). Пример этого документа представлен в приложении 2. Содержательная часть включает следующие сведения: фамилия, имя и отчество сотрудника, его табельный номер, должность (профессия), структурное подразделение. Далее излагается мотив поощрения, например награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, выполнение особо значимых заданий, юбилей и т.д. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).

Следует иметь в виду, что при подготовке проекта приказа о поощрении следует соблюдать общее требование по заполнению любых унифицированных форм первичных учетных документов, изложенное в Постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации": все включенные в них реквизиты должны быть заполнены, удаление отдельных реквизитов не допускается. Это касается прежде всего стоимости ценного подарка, которая должна быть указана цифрами и прописью.
Награждение ценным подарком - единовременное поощрение работника, при котором ему вручается материальный предмет, представляющий для него интерес. Его стоимость включается в совокупный годовой доход сотрудника в порядке и на условиях, установленных действующим налоговым законодательством.

Проект приказа принято визировать в тех случаях, когда не проводилось согласование представления. Если на представлении имеются необходимые отметки, то визировать еще и приказ нецелесообразно - он сразу передается на подпись руководителю организации.

Унифицированными формами N Т-11 и N Т-11а, утвержденными Госкомстатом России, не предусмотрена процедура визирования - они не содержат соответствующей зоны. Однако при необходимости, например если порядок согласования приказов в конкретной организации установлен локальными нормативными актами, можно добавить необходимые реквизиты в унифицированную форму. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 визы располагают в нижней части листа на обороте подлинника приказа.

После того как приказ подписан руководителем, работник должен ознакомиться с ним под роспись. Распространена практика, когда содержание таких документов доводится до сведения коллектива.
Подлинник приказа остается на хранении в кадровой службе, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку и личную карточку работника унифицированной формы N Т-2 (приложение 3).
Пунктом 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", установлено, что в трудовые книжки вносятся сведения:
- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
- о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями, и присвоении званий;
- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Согласно п. 10 Правил основанием для записи о награждении, произведенном работодателем, в трудовой книжке является соответствующий приказ (распоряжение) работодателя не позднее недельного срока. При этом она должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Пример такой записи приведен в приложении 4.
Количество экземпляров приказа зависит от принятого в организации порядка формирования дел, но как минимум их должно быть два. Первый экземпляр остается на хранении в службе кадров, в деле с приказами, а копия передается в бухгалтерию для начисления на лицевой счет работника соответствующих денежных средств. Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то в них должны помещаться подлинники представлений и заверенные копии приказов. Если приказы о поощрении принято объявлять коллективу, необходимо сделать еще одну копию документа - для ознакомления.

Автор: Л.Санкина Доцент кафедры документоведения РГГУ Москва / "Кадровик.ру", 2011, N 1