Руководства, Инструкции, Бланки

как красиво оформить реквизиты организации образец

Рейтинг: 4.8/5.0 (349 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Система ОРД

Страница 7 из 11

Правила оформления реквизитов документов.

Чтобы правильно составлять документы, необходимо знать правила оформления реквизитов, которые мы рассмотрим в этой теме.

Реквизит “адрес” - местонахождение учреждения, организации или лица, которому направляется документ.

Элементами реквизита “адрес” согласно почтовым правилам Министерства связи являются: почт. индекс, область, край, город (село, деревня), улица, дом (корпус), квартира. комната или офис.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл. г. пос. с. р-н, ул. и т.д.

Адресат - учреждение или организация, которым направлен документ.

Месторасположение адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках на бланке.

Правила оформления реквизита “адресат”:

1. Печатается с четвертого положения табулятора через один межстрочный интервал с полутора-двумя интервалами между составными частями реквизита.

2. Каждая составная часть реквизита “адресат” (элемент) должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки препинания сохраняются.

Элементы реквизита “адресат”:

наименование структурного подразделения;

фамилия и инициалы должностного лица, которому направлен документ;

Предлагаем конкретные варианты оформления реквизита “адресат”.

Если документ направляется в структурное подразделение организации, то название организации и структурного подразделения пишется в именительном падеже, фамилия должностного лица - в дательном:

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то адресат указывают обобщенно:

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации включается в состав должности адресата:

624200, г. Нижний Тагил,

Если документ адресован частному лицу, то адрес, где проживает это лицо, печатается вначале, а затем указываются фамилия и инициалы:

645789, г. Новосибирск,

ул. Парковая, д. 13, кв.5

Реквизит “дата” - обязательный реквизит документов, составная часть его поискового признака.

Датой документа является: дата его подписания, или дата принятия, или дата утверждения, или дата составления, или дата события (для протоколов).

Правила оформления реквизита “дата”:

1. Оформляется дата тремя парами арабских цифр, разделенных точками, например: 01.09.97.

2. Дата оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа, подписи.

В текстах документов допускается использовать словесно-цифровой способ оформления: 13 мая 1998 года, 13 мая 1998 г.

Индекс - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывает место его составления и хранения.

Индекс проставляется на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа.

Для внутренних документов индексом является их порядковый номер в пределах календарного года.

Элементы индекса для исходящих документов:

1) индекс структурного подразделения, составившего документ;

2) номер дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;

3) порядковый номер регистрации.

Например: 04 - 02/105, где

04 - индекс структурного подразделения;

02 - номер по номенклатуре дел;

105 - порядковый регистрационный номер документа.

На приложениях индексы не ставятся.

Реквизит “виза” используется для внутреннего согласования документа и ознакомления с ним.

Элементы реквизита “виза”:

1) личная подпись;

2) расшифровка подписи;

3) дата визирования;

4) наименование должности визирующего.

Виза располагается ниже реквизита “подпись”.

Отказываться от визирования, делать какие-либо исправления не допускается. Если имеются замечания или дополнения к проекту, то они излагаются на отдельном листе, а виза оформляется следующим образом:

С п. 1 не согласен

Виза ознакомления - подтверждение факта ознакомления с документом работника предприятия. Оформляется следующим образом:

С приказом ознакомлен: л/п 31.01.98

Реквизит “заголовок” сущностное, смысловое выражение содержания текста документа, данное в краткой форме в самом его начале.

Правила оформления реквизита “заголовок”:

1) краткость, четкость;

2) заголовок не должен превышать более двух строк;

3) длина строки не должна превышать 24 печатных знаков;

4) строки пишутся через один интервал, без переносов и знаков препинания на конце;

5) до заголовка и после него необходимо пропустить 2-4 интервала.

Об информационном обеспечении

Реквизит “подпись” содержит наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись и её расшифровку.

Правила оформления реквизита “подпись”:

1) название должности пишется от левого поля до третьего положения табулятора;

2) расшифровка подписи (И.О.Ф.) печатается от шестого положения табулятора до границы правого поля.

Пример оформления реквизита “подпись”:

Директор АО “Атлет” л/п И.О. Качков

Если документ подписывают несколько должностных лиц, то подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Директор АО “Атлет” л/п И.О. Качков

Главный бухгалтер л/п И.И. Манина

Если документ подписывают несколько равнозначных должностных лиц, то их подписи располагаются на одном уровне.

л/п И.О. Семенов л/п И.О. Сомов

Реквизит “подпись” отделяется от текста 2-4-мя интервалами.

Реквизит “резолюция” содержит конкретные указания руководителя предприятия или организации со сроками их исполнения и ответственного за исполнение должностного лица.

Резолюцию накладывают, а не пишут. Это есть официально употребляемый термин, характеризующий её сущность, заключающуюся в отношении должности и документа.

1) фамилия исполнителя, должность;

2) конкретные указания;

3) срок исполнения;

4) подпись руководителя;

5) дата наложения резолюции.

Правила оформления реквизита “резолюция”:

1. Резолюция пишется от руки;

2. Резолюция располагается между адресатом и текстом.

Пример оформления резолюции:

Прошу составить план

разработки и внедрения

программы по логике к

Реквизит “гриф утверждения” необходим для утверждения организацион­ных документов.

Элементы реквизита “гриф утверждения”:

1) слово “УТВЕРЖДАЮ”;

2) наименование должности лица, утверждающего документ;

3) его личная подпись;

4) расшифровка подписи;

Правила оформления реквизита “гриф утверждения”:

1) оформляется с пятого положения табулятора в правом верхнем углу документа;

2) элементы реквизита “гриф утверждения” отделяются друг от друга 1,5-2-мя интервалами;

3) инициалы и фамилия оформляются с шестого положения табулятора.

Пример оформления реквизита “гриф утверждения”:

Директор школы № 321

Реквизит “гриф согласования” означает, что проект документа согласован со всеми заинтересованными должностными лицами или с нормативным документом.

Реквизит “гриф согласования” состоит:

1) из слова “СОГЛАСОВАНО” (от границы левого поля);

2) наименования должности лица, с которым согласовывается документ (от левого поля);

3) личной подписи (от левого поля);

4) расшифровки подписи (от второго положения табулятора);

5) даты (от левого поля).

Пример оформления реквизита “гриф согласования”:

Согласование может производиться коллегиальным органом. В этом случае гриф согласования оформляется следующим образом:

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от нулевого и пятого положений табулятора.

л/п И.О. Семенов л/п О.И. Жуков

При заверении копии документа проставляется реквизит “заверение копии” .

Элементы реквизита “заверение копии”:

1) заверительная надпись “ВЕРНО” (от границы левого поля);

2) наименование должности лица, заверившего копию (от границы левого поля);

3) личная подпись (от третьего положения табулятора до пятого);

4) расшифровка подписи (от пятого положения табулятора до границы правого поля);

5) Дата заверения (от границы левого поля).

Пример оформления реквизита “заверение копии”:

Секретарь-референт л/п И.К. Конторкина

Реквизит “ИСПОЛНИТЕЛЬ” показывает составителя документа и номер его служебного телефона.

Элементы реквизита “ИСПОЛНИТЕЛЬ”:

1) фамилия составителя документа;

2) номер его служебного телефона.

Пример оформления реквизита “ИСПОЛНИТЕЛЬ”:

Реквизит “отметка о поступлении” проставляется при поступлении документа в организацию.

Элементы реквизита “отметка о поступлении”:

1) сокращенное название организации;

2) дата поступления;

Пример оформления реквизита “отметка о поступлении”:

Реквизит “отметка о переносе данных на машинный носитель” означает, что данный документ перенесен в компьютер.

Элементы реквизита “отметка о переносе данных на машинный носитель”:

1) название файла;

2) фамилия сотрудника, вводившего информацию;

Пример оформления реквизита “отметка о переносе данных на машинный носитель”:

как красиво оформить реквизиты организации образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Состав реквизитов

    Состав реквизитов. Правила оформления реквизитов

    Требования к оформлению реквизитов документов

    Тема № 6. Общие правила оформления документов

    Каждый документ состоит из отдельных элементов (реквизитов): текст, подпись, печать, дата, адрес и др. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

    В разных документах используются различные реквизиты . Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, иметь указание автора (чье заявление), содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид док-та: «приказ»; текст, передающий распорядительные действия; визы согласования; регистрационный индекс; дату и подпись.

    Для определенных видов документов разработаны требования к реквизитам. удостоверяющим их юридическую силу. В числе этих реквизитов. автор док-та (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), дата создания док-та, регистрационный индекс, текст (содержание), подпись, печать, гриф утверждения.

    Единые правила оформления документов необходимы:

    · для придания юр силы документам;

    · качественного и оперативного составления и исполнения документов;

    · удобного и быстрого поиска документов.

    Единые требования правил оформления документов существуют независимо от того:

    · государственное это предприятие или коммерческое;

    · каким видом деятельности занимается предприятие;

    · как ведется ДП (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

    Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

    При подготовке документов используются следующие реквизиты[22] :

    01Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с ФКЗ «О государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, ч.1, с. 5021);

    02Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ;

    03эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с Уставом (положением об организации);

    04 – код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

    05основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу ФЗ № 129-ФЗ каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационный №, который указывается во всех документах ЮЛ и является его важной индивидуальной характеристикой;

    06идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

    07 – код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

    08наименование организации (автора документа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при её наличии), н-р:

    Наименование организаций субъектов РФ. имеющих наряду с государственным (русским) языком язык субъектов РФ, печатают на двух языках

    Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

    Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:

    Центральный научно-исследовательский институт информации

    09справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)

    10наименование вида документа. составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), н-р:

    приказ, акт, справка и т.п.

    Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

    11дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности. день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Н-р, дату 6 апреля 2005 г. следует оформлять 06.04.2005. допускается словесно-цифровой способ оформления даты, н-р, 06 апреля 2005г. а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, н-р: 2005.04.06

    12регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

    · дела по номенклатуре;

    · должностных лиц или исполнителей;

    · корреспондентов и т.п.

    Например: № 1-3/115 (1 – № структурного подразделения, 3 - № дела по номенклатуре, 115 –порядковый № документа)

    № ОМ –3/115 (ОМ – отдел маркетинга, 3 - № дела, 115 – порядковый № дела)

    № ЮЛ – 3/115 (ЮЛ – Юрий Лужков, 3 - № дела, 115 – порядковый № дела)

    Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, совместный документ Центробанка РФ и ГТК РФ будет иметь номер: 01-20-105/11921 (0120105 – номер, присваиваемый Центробанком, 11921 - номер, присваиваемый ГТК РФ).

    13ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который д.б. дан ответ. На № ____

    от ______ - этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата)

    14место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

    15адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, н-р:

    Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, н-р:

    Генеральному директору ЗАО «Вист»

    Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следуют указывать обобщенно. например:

    Южного административного округа

    Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа.

    В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:

    должность, инициалы и фамилия;

    Начальнику департамента кадров

    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, н-р:

    Ул. Сосновая, д.3, кв.12

    Московская область, 1403004

    16 - гриф утверждения документа. Некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.

    Гриф утверждения – это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

    Обязательному утверждению подлежат :

    · уставы, положения о предприятиях (филиалах);

    · акты проверок, акты приема-передачи;

    · сметы, бизнес-планы, отчеты и т.п.

    Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом . При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, н-р:

    Личная подпись А.В. Дашков

    Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, н-р:

    Личная подпись А.И.Круглов

    При утверждении несколькими ДЛ их подписи располагают на одном уровне.

    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, утверждены или Утверждено), наименованием утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, н-р:

    решением общего собрания акционеров

    от 01.03.2005 № 21

    Приказом ОАО «Маяк»

    Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

    17резолюция, написанная на документе соответствующим ДЛ, включает:

    · фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение);

    · содержание поручения (при необходимости);

    Васильевой О.В. отправить факс о согласии к 04.03.2005-10-06

    Личная подпись 03.03.2005-10-06

    Скорину А.В. Подготовить проект договора к 01.05.2005-10-06

    Личная подпись 25.04.2005

    Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

    18заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок д.б. согласован с наименованием вида документа.

    Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? например:

    Приказ о создании аттестационной комиссии;

    Должностная инструкция ведущего эксперта

    К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать .

    19отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»

    20 – текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

    Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур .

    При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетание с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, д.б. согласованы с наименованиями признаков.

    Графы и строки таблицы д. заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк д.б. согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы д.б. пронумерованы и на след страницах д.б. отпечатаны только номера этих граф.

    Связный текст . как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (н-р, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

    В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный № документа, заголовок к тексту.

    Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

    В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия. а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

    В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

    В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

    В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

    В письмах используют следующие формы изложения :

    · от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

    · от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

    · от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «организация считает возможным»).

    21 – отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 2 экз.

    В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

    Если документ имеет приложение . не названное в тексте, то указывают его наименование, кол-во листов и кол-во экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, нр:

    Приложение: 1. Договор от 20.07.2005 № 21/3 на 5 л. в2 экз.

    2. Акт приема работ от 15.09.2005 № 17 на 1 л. в 4 экз.

    Если приложения сброшюрованы, то кол-во листов не указывается.

    В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение № » с указанием наименования распорядительного документа, его дату и регистрационного номера, н-р:

    к Приказу директора ЗАО «СТС»

    от 01.04.2005 № 12

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

    Допускается выражение «Приложение № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистр № относительно самой длинной строки, н-р:

    к Приказу Минатома России

    от 04.06.2005 № 72

    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо Роспатента от 07.09.2005 № 1-5/21 и приложение к нему всего на 3 л.

    22 – в состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и её расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, н-р:

    Генеральный директор Личная подпись О.А. Рубин

    ОАО « Партия» Личная подпись О.А. Рубин

    При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, н-р:

    Генеральный директор Личная подпись О.А. Рубин

    Главный бухгалтер Личная подпись Т.В. Барышева

    При подписании документа несколькими лицами равных должностней их подписи располагают на одном уровне, н-р:

    Префект СВАО г. Москвы Префект ЦАО г. Москвы

    подпись А.И. Петров подпись И.Г. Орлов

    При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, н-р:

    Генеральный директор Президент фонда

    Завода «Энергия» социальной защиты

    подпись И.П. Трушин подпись И.С. Карибский

    При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, н-р:

    Председатель комиссии: Личная подпись А.С. Долхов

    Члены комиссии:Личная подпись Л.И. Антонова

    Личная подпись О.Р. Грошева

    Личная подпись А.И. Якунин

    23 – гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

    Начальник отдела земельной инспекции

    Личная подпись А.Г. Корж

    24 – визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

    Личная подпись Н.И. Власова

    Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа.

    При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

    Личная подпись А.И. громов

    Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

    25 – оттиск печати заверяет подлинность подписи должностных лиц на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

    Печать – юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностных лиц на наиболее важных (или финансовых) документах.

    · о подлинности документа;

    · о принадлежности док-та к указанной на печати организации.

    Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

    · какие-либо правовые последствия, н-р, создание, реорганизацию предприятия;

    · материальные последствия, н-р, передачу мат ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.

    26 – отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись. «Верно »; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

    Начальник отдела кадров Личная подпись А.В. Гранин

    Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

    27 – отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и № его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, н-р:

    28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и № документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

    В дело № 1-5 отправлен факс от 01.04.2005 № 1297

    Личная подпись 02.04.2005

    29 – отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

    Президент вх. № 00001

    Дата 08.01.2005 14:32

    Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

    30 – идентификатор электронной копии документа. Им является отметка (колонтитул), проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа, и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и др. поисковые данные, устанавливаемые в организации.

    DOCN \ RASP \ 20052000.DOK

    DOCN – каталог, RASP –подкаталог, 20052000.DOK – файл

    или менее сложный вариант:

    (письмо – вид документа, 27 – порядковый № письма)

    Такая отметка необходима для :

    · исключения повторного ввода документа в ПК;

    · быстрого поиска документа по имени файла;

    · установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

    Образец документов

    / Образец документов

    Бланки ОРД и требования, предъявляемые к их оформлению, изготовлению и хранению

    Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

    Документирование осуществляется на естественном языке(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании ВТ - на машинном языке.

    В действующем ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации (ОРД):

    Государственный герб Российской Федерации;

    герб субъекта Российской Федерации;

    эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

    идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

    код формы документа;

    справочные данные об организации ;

    наименование вида документа ;

    отметка об исполнителе;

    отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    отметка о поступлении документа в организацию ;

    идентификатор электронной копии документа.

    Помимо установленных стандартом реквизитов при оформлении документов используются и другие устойчивые отметки, официально реквизитами не являющиеся, но близкие по значению: «Подлежит возврату», «Экземпляр №», «Секретно», «Конфиденциально» и др.

    Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы, другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполне­ния документа.

    Для конкретного вида документа существует определенный набор реквизитов, т.е. весь перечень реквизитов при подготовке одного вида документа не применяется. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе, поскольку они обеспечивают юридическую силу документу:

    08 наименование организации;

    10 наименование вида документа;

    11 дата документа;

    12 регистрационный номер документа;

    16 гриф утверждения документа (если документ подлежит утвер­ждению);

    20 текст документа;

    25 оттиск печати.

    Применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

    Следует отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 не разграничивает реквизиты традиционных бумажных документов и электронных документов. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники должны включать: код и наименование организации создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название до­кумента; дата подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

    Формуляр-образец организационно-распорядительных документов (ОРД) представляет собой графическую модель или схему построения документа, устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов, как показано на рис. 15, 16, 17. Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации.

    Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста (1-19). Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую по­ловины.

    Основная часть содержит информацию по сути документа (20).

    Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста (21-30).

    Схема оформления большинства ОРД достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

    Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста документа.

    Рис. 15. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4углового бланка

    Рис. 16. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

    Рис. 17. Формуляр-образец документа

    Необходимость повторения в каждом документе определенной части информации позволяет не только определить порядок расположения рек­визитов на документе, но и заранее нанести повторяющиеся части на листы бумаги, предназначенные для создания документов. Большая часть документов оформляется на бланках организации.

    Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом ,отведенным для переменной информации.

    Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Основные требования к бланкам определены ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает виды бланков, состав информации и порядок ее расположения. В зависимости от расположения реквизитов различают два варианта бланков: продольный и угловой.

    Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля (рис. 18, 19).

    Угловой бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа (см. рис. 18) и применяется для исходящих документов, имеющих в правом верхнем углу реквизиты «адресат» или «гриф утверждения»: письма, инструкции, правила. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа.

    На бланках многострочные реквизиты могут располагаться:

    центрованным способом, когда начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов (см. рис. 18, 19, 20).

    Флаговым способом, когда каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

    Для предприятия ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать три вида бланков:

    бланк конкретного вида документа, кроме письма;

    Общий бланк используют для составления любых видов документов, кроме писем. Такой бланк (рис. 18) в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 12, 14.

    Рис. 18. Общий бланк таможни

    Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля бланка. Изображение герба рекомендуется делать диа­метром не более 20 мм.

    В таможенных органах бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.

    Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету, который ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале. На бланках типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

    Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

    Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распоряди­тельным документом руководителя таможенного органа. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, которое оформляется актом и доводится до сведения руководителя таможенного органа.

    Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

    Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

    Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения) в зависимости от учредительных документов предприятия (рис. 19) включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 11, 12, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 18, 19.

    Рис. 19. Бланк приказа

    Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20 (см. рис. 20).

    Рис. 20. Бланк письма таможни

    Реквизит 04 «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО включает 8 знаков. В документах, подготовленных на общем бланке или на бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в бланках писем - под реквизитом «Спра­вочные данные об организации» (см. рис. 20), в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне. Код организации использует­ся при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.

    Реквизиты 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и 06 «Идентификационный номер налогопла­тельщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми органами, осуществляющими государственную регистрацию юридических лиц.

    Реквизит 07 «Код формы документа» проставляют по Общероссий­скому классификатору управленческой документации (ОКУД). В документах, оформленных на общем бланке или на бланке конкретного вида документа, код формы документа проставляется под наименованием вида документа справа, в письмах - в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне. Код формы документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи в целях сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

    Реквизит 08 «Наименование организации» (автора документа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

    Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают его ниже полного или за ним.

    Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

    Требования к бланкам конкретизируются в распорядительных документах предприятия, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Применение бланков документов обязательно при направлении документов в сторонние организации.

    Бланки предприятия хранятся в памяти компьютера и выводятся на печать при создании конкретного документа. При повышенных требованиях к защите документов от подделок бланки целесообразно заказывать в типографии, так как в этом случае используются специальные технологии изготовления бланков.

    Для изготовления бланков документов используется два основных формата бумаги: А4 и А5 (допускается также использование бумаги формата А3).

    На стандартном листе бумаги формата А4 оформляются внутренние документы предприятия (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т.п.) и документы, создаваемые от имени двух и более организаций.

    Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (в мм) не менее:

    20 - верхнее поле; 20 - нижнее поле;

    20 - левое поле; 10 - правое поле.

    При создании документов на компьютере рекомендуется:

    использовать шрифт Times New Roman размер 13, 14 пт для текста, 16 пт полужирный для наименования вида документа, а для оформле­ния табличных материалов 10 - 12 пт;

    максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков;

    многострочные реквизиты («Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования») печатать через 1 междустрочный интервал;

    отделять реквизиты документа друг от друга 2-3 междустрочными интервалами;

    наименование вида документа, а так же слова: СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ печатать прописными буквами;

    слова: Примечание, Приложение, Основание печатать строчными буквами, кроме начальной буквы;

    текст документа печатать через 1 - 2 междустрочных интервала;

    в тексте документа устанавливать отступ первой строки - 1,25 см;

    текст документа выравнивать по ширине с автоматической рас­становкой переносов;

    при изготовлении документов на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеровать. Номер страницы проставлять арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без слова «страница» или сокращения «стр.».

    Для документов временного срока хранения (менее 5 лет) допускается использование оборотной стороны листа.