Руководства, Инструкции, Бланки

акт приема передачи бухгалтерских документов при смене бухгалтера образец

Рейтинг: 4.7/5.0 (368 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Какие действия нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

  1. люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;
  2. период времени, в течение которого будут переданы документы;
  3. если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;
  4. дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;
  5. порядок, сроки выполнения инвентаризации;
  6. порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Как должен быть правильно составлен акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения. Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

  • - книги покупок и продаж;
  • - журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  • - журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;
  • - книги выдачи доверенностей;
  • - кассовые книги;
  • - журналы регистрации путевых листов;
  • - журналы кассира-операциониста.

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Чтобы правильно составить акт приема-передачи дел, нужно решить какие деловые бумаги подлежат передаче, и конкретно за какой период. Чтоб это понять, нужно воспользоваться нормами п. 2 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете: главбух несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, подробное и своевременное предоставление полной бухгалтерской отчетности и формирование учетной политики.

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

p>В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

  • - дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);
  • - даты, наименования документов, которые передаются;
  • - список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);
  • - все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);
  • - расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

Кто подписывает акт при смене главбуха Если не успели найти нового главбуха

Акт приема-передачи дел подписывают покидающий предприятие главный бухгалтер и новый. Однако если замену прежнему найти не успели в срок, то документацию можно временно передать сотруднику бухгалтерии. Но если и таковых нет, то сам директор вправе принять документы.

Передача дел новому специалисту

Следует рассмотреть такую ситуацию, когда все-таки нового сотрудника успели найти, и он вышел на работу, то, как правило, определенное время они работают вместе, потому что передача документации – процесс медленный. Нового работника оформляют в штат только после официального прекращения трудовых отношений с предыдущим. Это действие неправильное. Должно быть заранее заключено трудовое соглашение с новым работником, так как передать документы, ключ от сейфа, печати постороннему человеку организация не может. Учитывая то, что двух главных бухгалтеров в компании не может быть, то его ненадолго оформляют на иную должность (к примеру, заместитель главбуха).

Передача дел аутсорсинговой компании

В наши дни возможна и другая ситуация. Организация решила, что передаст ведение учета в аутсорсинговую компанию. В этом случае только служащий этой специализированной бухгалтерии вправе принимать дела под роспись. Тогда основанием для передачи документации будет заключенный договор между компаниями об оказании услуг по ведению учета.

Что делать, когда бухгалтер отказывается подписывать акт

Если бухгалтер, который увольняется, отказывается подписать акт приема-передачи, то это нужно в обязательном порядке зафиксировать документально в форме акта в присутствии не менее двух свидетелей. Помимо этого, руководитель должен своим приказом назначить комиссию для фиксирования общего состояния бухгалтерского учета на предприятии и для составления описи документов. Может произойти и такое, что каких-то деловых бумаг в организации будет не хватать, тогда подобный акт и опись снимут с нового главного бухгалтера ответственность.

Подводя итог, нужно отметить, что процедура приема-передачи дел является очень ответственной и для покидающего должность, и для вновь прибывшего главбуха, и для самой фирмы. Но следует обратить внимание: главбух, который увольняется, не должен заниматься организацией передачи дел, это задача директора. В обязанности увольняющегося бухгалтера входит доведение всех текущих дел до конца и передаче необходимых документов в надлежащем виде.

акт приема передачи бухгалтерских документов при смене бухгалтера образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Скачать образец бесплатно

    Скачать образец бесплатно. Опись документов передаваемых при смене главного бухгалтера

    29 Сентября 2016

    В период простоя работнику в общем порядке выплачивают заработную плату, а не компенсационные выплаты. Оплату простоя облагают страховыми взносами в ПФР, ФФОМС, ФСС России и взносами на "травматизм". Если время простоя оплачивается, то указанный период засчитывают в страховой стаж сотрудника.

    Хотя аптечное учреждение занимается довольно узким и специфическим видом деятельности и, как правило, не ведет деятельности за рамками своего профиля, если оно находится на общем режиме налогообложения, ему необходимо позаботиться о соблюдении раздельного учета различных видов реализуемой продукции, чтобы не допустить ошибок при исчислении НДС.

    С 1 января 2017 года вступит в силу недавно принятый Федеральный закон № 238‑ФЗ «О независимой оценке квалификации» (далее – Закон № 238‑ФЗ), устанавливающий порядок прохождения такой оценки работниками. Одна из целей введения этой процедуры – создание для работника возможности подтвердить свою квалификацию не у своего работодателя или образовательном учреждении, а в других, независимых, специально созданных для этого организациях. Предполагается, что такая оценка будет удобна не только для работников, но и для работодателей. Правда, убедиться в этом мы сможем еще не скоро. А пока попробуем разобраться, что на сегодняшний момент установил законодатель по поводу независимой оценки квалификации работника.

    28 Сентября 2016

    Если налоговые платежи перечисляются в бюджет с опозданием (то есть с нарушением установленных сроков), то помимо самих налогов необходимо дополнительно уплатить еще и пени. Расчет пеней является, пожалуй, одной из самых рутинных задач, которую приходится решать бухгалтеру. Впрочем, для ее успешного выполнения ему нужно учесть ряд нюансов.

    Торговое предприятие (применяющее УСНО) планирует принять участие в региональной выставке-ярмарке «Школьный базар». Должно ли оно оборудовать торговое место ККТ либо торговлю можно осуществлять без применения кассового аппарата (выдавать покупателям по их требованию квитанции)?

    Семинары

    Если у вас увольняется главный бухгалтер

    В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

    Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.0.

    Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
    Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

    Что же делать?
    Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
    скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

    Если у вас увольняется главный бухгалтер

    ИГОРЬ КИНЦАК, заместитель директора по аудиту СООО «Правильная компания»

    Каждое предприятие время от времени сталкивается с проблемой смены главного бухгалтера. При этом обязательной является процедура передачи дел от уходящего главного бухгалтера к его преемнику (преемником может быть и бухгалтерская компания). Однако регламент этой процедуры в действующем законодательстве не прописан. Что же нужно сделать и на что обратить особое внимание?

    Трудовой договор с главным бухгалтером, как и с другими работниками, расторгается по основаниям, перечисленным в ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК):

    1) соглашение сторон (ст. 37 ТК);

    2) истечение срока трудового договора (п. 2 и 3 ст. 17 ТК), кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются, и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

    3) расторжение трудового договора по собственному желанию (ст. 40 ТК), или по требованию работника (ст. 41 ТК), или по инициативе нанимателя (ст. 42 ТК);

    4) перевод работника, с его согласия, к другому нанимателю или переход на выборную должность;

    5) отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем; отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и реорганизацией (слиянием, присоединением, разделением, выделением, преобразованием) организации;

    6) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст. 44 ТК);

    7) расторжение трудового договора с предварительным испытанием (ст. 29 ТК).

    В случае расторжения трудового договора, заключенного на неопределенный срок, по желанию работника (ст. 40 ТК), последний должен предупредить об этом нанимателя письменно за один месяц. С согласия сторон и в случаях, предусмотренных в коллективном договоре, трудовой договор может быть расторгнут до истечения срока предупреждения.

    По истечении этого срока работник вправе прекратить работу. В последний день работы наниматель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет.

    Отметим также, что согласно ст. 48 ТК при расторжении трудового договора с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером в связи со сменой собственника имущества (п. 1-1 ст. 47 ТК) новый собственник обязан выплатить указанным работникам выходное пособие в размере не менее трех среднемесячных заработков.

    Статьей 47 ТК предусмотрены дополнительные основания прекращения трудового договора с некоторыми категориями работников при определенных условиях.

    В частности, трудовой договор может быть прекращен в случаях однократного грубого нарушения трудовых обязанностей руководителем организации (обособленного подразделения) и его заместителями, главным бухгалтером и его заместителями; совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные и материальные ценности, если эти действия являются основанием для утраты доверия к нему со стороны нанимателя; совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы.

    Кроме того, подп. 2.10 Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее - Декрет № 29) предусмотрены дополнительные основания досрочного расторжения контракта по инициативе нанимателя.

    Поскольку в соответствии со ст.6 Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (с изменениями и дополнениями; далее - Закон № 3321-XII) за организацию бухгалтерского учета отвечает руководитель, именно он должен организовать передачу дел от одного главного бухгалтера к другому. И если этого не будет сделано, например, по причине того, что новый главный бухгалтер еще не найден, предыдущий вправе по истечении срока предупреждения не выйти на работу. Соответственно, с этого момента работник считается уволенным, и заставить его после увольнения передать дела наниматель, основываясь на нормах законодательства, не сможет.

    В любом случае требовать передачу дел правомерно только до увольнения главного бухгалтера. Это касается и контрактной формы найма. Поэтому руководителю организации следует об этом позаботиться заранее. Ведь после увольнения главный бухгалтер не обязан исполнять обязанности работника организации, которая более не является для него нанимателем.

    Есть ли альтернатива

    Совершенно не обязательно при увольнении главного бухгалтера искать нового. Например, в мире широко распространена практика передачи дел по ведению бухгалтерского учета специализированным компаниям. Это позволяет сократить расходы на содержание бухгалтерии, отбросить сомнения в правильности расчета налогов, квалифицированно оптимизировать налогообложение, обеспечить документооборот и дает ряд других преимуществ.

    Существует ли рынок подобных услуг в Беларуси? Что предлагают бухгалтерские компании отечественным предприятиям?

    Под аутсорсингом (outsourcing) понимается передача на контрактных условиях некоторых внутренних функций предприятия «на сторону». Такая деятельность культивируется достаточно давно и успешно применяется во многих крупных компаниях как в отношении ведения бухучета, так и по другим направлениям производства и управления.

    За рубежом подобная практика поставлена на поток. Большинство малых и средних, а иногда и крупных компаний вообще не содержат штатных бухгалтеров. В значительной мере это обусловлено тем, что в США и Евросоюзе техническая часть бухучета сведена до минимума и может выполняться секретарем, а для расчета налогов, составления налоговых деклараций и финансовой отчетности один раз в год приглашаются специалисты из бухгалтерских компаний.

    В Беларуси рынок таких услуг развит гораздо меньше. И хотя с каждым годом количество бухгалтерских компаний растет, массового перехода на бухгалтерский аутсорсинг не происходит. Во многом это связано с чрезмерной сложностью бухгалтерского и налогового учета. Преимущественно на аутсорсинг в Беларуси переходят компании с небольшими оборотами.

    Итак, бухгалтерский аутсорсинг означает передачу функций по ведению бухгалтерского учета и отчетности на сторону. Правовой базой таких отношений в нашей стране является ст. 6 Закона № 3321-XII, которая предоставляет каждому руководителю право выбора формы организации бухучета, в т.ч. передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем .

    Иными словами, организация имеет право передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета и составление отчетности бухгалтерской организации или индивидуальному предпринимателю, оказывающим подобные услуги. Обычно такой организации передается также ведение налогового учета и составление налоговой отчетности, что не противоречит Налоговому кодексу.

    В пользу выбора такой формы ведения бухучета говорит и то, что в соответствии с подп. 18.34 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденных постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 октября 2008 г. № 210/161/151, в себестоимость включается оплата услуг по управлению организацией или отдельными ее подразделениями, в т.ч. оплата услуг по ведению бухгалтерского учета и отчетности, разработке бизнес-планов развития, оказываемых организации иными организациями и (или) индивидуальными предпринимателями, в тех случаях, когда штатным расписанием организации не предусмотрены соответствующие функциональные службы или в должностные обязанности не включено выполнение названных работ. Также подп. 4 2 .29 ст. 3 Закона Республики Беларусь от 22 декабря 1991 г. № 1330-XII «О налогах на доходы и прибыль» (с изменениями и дополнениями) предусмотрено, что оплата услуг по управлению организацией или отдельными ее подразделениями, в т.ч. оплата услуг по ведению бухгалтерского учета и отчетности, оказываемых организации иными организациями и (или) индивидуальными предпринимателями, в тех случаях, когда штатным расписанием организации не предусмотрены соответствующие функциональные службы, относится к прочим затратам, учитываемым при налогообложении.

    Если же штатным расписанием организации предусмотрена бухгалтерская служба либо должность главного бухгалтера, то ведение бухгалтерского и налогового учета также можно передать специализированной организации, однако отнести эти расходы на себестоимость и в состав затрат, учитываемых при налогообложении, уже не удастся.

    Взаимоотношения предприятия, оказывающего услуги по ведению учета, и заказчика этих услуг могут строиться по-разному. Однако общая схема сотрудничества выглядит следующим образом:

    1. Оценка деятельности потенциального заказчика с целью определения возможного восстановления бухгалтерского учета и определения объема оказываемых услуг.

    2. Заключение договора на оказание бухгалтерских услуг с указанием их перечня. Представление заказчиком договора в налоговую инспекцию вместе с копией приказа о назначении ответственного лица исполнителя за ведение бухучета, составление налоговой и бухгалтерской отчетности для внесения соответствующей информации в реестр налогоплательщиков.

    3. Оформление заказчиком карточек с образцами подписей должностных лиц и оттиска печати. Обычно карточка оформляется только с правом первой подписи руководителя организации.

    4. Знакомство представителя заказчика с персональным бухгалтером. Однако некоторые бухгалтерские организации предпочитают свести общение клиента с бухгалтером, осуществляющим учет, к минимуму, мотивируя это тем, что договор заключен не с конкретным человеком, а с организацией. На некоторых предприятиях бухучет заказчика ведет не один бухгалтер, а несколько. В этом случае представитель заказчика общается с руководителем группы.

    5. Периодическое представление документов для обработки исполнителю. Сроки закрепляются в договоре. Периодическое информирование заказчика о финансовых показателях деятельности предприятия, состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, остатках ТМЦ и т.п.

    6. Сдача налоговой и иной отчетности в государственные органы. Как правило, это тоже обязанность аутсорсера. Однако заказчик может сдавать эту отчетность и сам.

    7. Представление заказчику информации о суммах начисленных налогов, сборов и иных обязательных платежей.

    Отметим, что в любых действиях есть элемент риска. Не исключение и переход на аутсорсинг. Но руководитель сам решает как управлять этим риском и снижать его воздействие.

    Итак, у вас увольняется главный бухгалтер. С чего начать?

    Кому передать дела

    Наиболее распространенным является вариант, когда прежний главный бухгалтер передает дела новому главному бухгалтеру. Однако одновременно двух главных бухгалтеров в организации быть не может. Поэтому прежнего можно перевести на должность заместителя по причине его скорого увольнения либо нового главного бухгалтера можно принять в качестве заместителя, а затем (после передачи дел) перевести на должность главного бухгалтера.

    Однако в организации может уже быть заместитель главного бухгалтера. Да и не каждый главный бухгалтер согласится на такую процедуру.

    До увольнения предыдущего главного бухгалтера нового работника (до момента его вступления в должность) можно оформить по договору подряда. Хотя это дополнительные финансовые затраты для организации.

    Впрочем, работник может начать принимать дела с момента вступления в должность. И если он принят с испытательным сроком, в течение этого срока он может уволиться. Так, в ст. 29 ТК указано, что каждая из сторон вправе расторгнуть трудовой договор с предварительным испытанием: до истечения срока этого испытания, предупредив об этом другую сторону письменно за 3 дня или в день истечения срока предварительного испытания.

    При передаче же дел бухгалтерской компании все очень просто: в последние дни работы прежнего главного бухгалтера происходит передача дел представителям бухгалтерской компании.

    Заметим, что если отношения между нанимателем и потенциальным главным бухгалтером в период приемки дел никак не оформлены, а при приемке дел последний вдруг откажется от вступления в должность по какой-либо причине, например из-за неудовлетворительного состояния учета, требовать от него соблюдения коммерческой тайны будет проблематично.

    Если к моменту увольнения прежнего главного бухгалтера дела передавать некому, то их должен принять руководитель организации, поскольку именно он обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения.

    Если руководитель организации отказывается принять дела, прежнему главному бухгалтеру желательно этот отказ оформить документально. При нежелании руководителя запротоколировать свой отказ принимать дела, целесообразно составить опись дел, подлежащих сдаче в двух экземплярах: один экземпляр оставить у себя, другой отправить в организацию на имя руководителя заказным письмом с пометкой «Опись дел, подлежащих сдаче».

    Согласно ст. 7 Закона № 3321-XII главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации в соответствии с ее учредительными документами.

    На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее специальное образование, а в исключительных случаях - лицо, не имеющее высшего специального образования, при наличии у него специального образования и стажа работы по специальности бухгалтера не менее пяти лет.

    Руководитель частного унитарного предприятия имеет право вести бухгалтерский учет и составлять бухгалтерскую отчетность лично, если это предусмотрено уставом предприятия.

    Главный бухгалтер, осуществляющий руководство бухгалтерским учетом в организации, подчиняется непосредственно руководителю организации.

    Прием и сдача дел при назначении на должность главного бухгалтера и освобождении от нее оформляются актом.

    К сожалению, процедура приема-передачи дел при смене главного бухгалтера законодательством не оговаривается. Поэтому порядок приема-передачи дел можно установить в локальном нормативном акте.

    Согласно ст. 53 ТК работники обязаны подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, иным документам, регламентирующим вопросы дисциплины труда, выполнять письменные и устные приказы (распоряжения) нанимателя, не противоречащие законодательству и локальным нормативным актам.

    Процедуру приема-передачи дел можно разделить на следующие этапы:

    • издание приказа о приеме-передаче дел;
    • инвентаризация активов и пассивов;
    • собственно прием-передача дел (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности и др.);
    • составление акта приема-передачи дел.

    Руководитель организации должен издать приказ (распоряжение) о приеме-передаче дел.

    В приказе о назначении нового главного бухгалтера, как минимум, должно быть указано:

    1. Фамилия, имя и отчество нового главного бухгалтера.

    2. Момент (дата) оформления передачи дел.

    3. Срок приема-передачи дел (устанавливается в зависимости от объема работы).

    4. Состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет образована).

    Комиссия по приему-передаче дел формируется при необходимости (например, при плохих результатах последней налоговой проверки и т.п.). В эту комиссию могут входить кроме прежнего и нового главного бухгалтера иные работники бухгалтерии, сотрудники других подразделений организации, члены ревизионной комиссии, главный бухгалтер головной организации (при смене главбуха филиала или дочерней фирмы) и т.д. В приказе следует оговорить полномочия данной комиссии.

    5. Состав привлеченных лиц (например, аудиторов) - при необходимости.

    Примерная форма приказа о приеме-передаче дел при смене главного бухгалтера приведена в приложении 1.

    Нужна ли инвентаризация

    При смене главного бухгалтера возникает вопрос: надо ли проводить инвентаризацию активов и пассивов организации? Делать ее в полном объеме зачастую не хотят из-за дополнительных затрат времени и сил, тем более, что нормативными правовыми актами прямо это не предусмотрено.

    В соответствии со ст. 12 Закона № 3321-XII для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств.

    Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации.

    Проведение инвентаризации обязательно, в т.ч. при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц. Должность главного бухгалтера не включена в Примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2000 г. № 764. Однако ст. 405 ТК разрешает нанимателю на основании колдоговора, а при его отсутствии - самостоятельно установить, с кем заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Кроме того, подп. 2.8 Декрета № 29 требует, чтобы контракт, заключенный с работником, предусматривал полную материальную ответственность за ущерб, причиненный нанимателю по вине работника излишними денежными выплатами (за исключением случаев счетной ошибки), неправильным учетом и хранением материальных или денежных ценностей, их хищением, уничтожением.

    Полная материальная ответственность возлагается на бухгалтеров, одновременно работающих кассирами, что допускается в исключительных случаях, например, предусмотренных п. 67 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 4.

    Нужно ли проверять ведение учета

    Желательно, чтобы передача дел включала в себя тщательную проверку состояния учета и отчетности хотя бы за несколько последних месяцев работы прежнего бухгалтера. Однако такая проверка требует много времени и сил, поэтому проводится не всегда.

    Проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности, налогового учета чаще всего проводится непосредственно новым бухгалтером. Поскольку ему предстоит нести ответственность за правильность ведения бухгалтерского и налогового учета, составление и представление бухгалтерской, налоговой и иной отчетности, желательно до приема на должность (если это будет возможно) провести проверку по следующим позициям, представленным в таблице.

    ____________ Сысоев К.В.

    11 марта 2010 г.

    приема передачи дел

    11.03.2010г. г. Минск

    На основании приказа от 02.03.2010 № 25 Иванова Т.С. главный бухгалтер ООО «ХХХ» до 11.03.2010, передает, а Петрова С.Н. являющаяся главным бухгалтером с 11.03.2009 (приказ о приеме на работу № __ от «__» ______ 2009 г.), принимает следующие документы:

    1. Бухгалтерская и статистическая отчетность (включая положение по учетной политике) за 2006 г.

    2. Бухгалтерская и статистическая отчетность (включая положение по учетной политике) за 2007 г.

    3. Бухгалтерская и статистическая отчетность (включая положение по учетной политике) за 2008 г.

    4. Бухгалтерская и статистическая отчетность (включая положение по учетной политике на 2009 г.) за 2009 г.

    5. Бухгалтерская и статистическая отчетность (включая положение по учетной политике на 2009 г.) за январь, февраль 2010 г.

    6. Регистры бухгалтерского учета (оборотно-сальдовая ведомость, оборотно-сальдовая ведомость по счету, анализ счета, карточка счета) за 2006 г.

    7. Регистры бухгалтерского учета (оборотно-сальдовая ведомость, оборотно-сальдовая ведомость по счету, анализ счета, карточка счета) за 2007 г.

    8. Регистры бухгалтерского учета (оборотно-сальдовая ведомость, оборотно-сальдовая ведомость по счету, анализ счета, карточка счета) за 2008 г.

    9. Регистры бухгалтерского учета (оборотно-сальдовая ведомость, оборотно-сальдовая ведомость по счету, анализ счета, карточка счета) за 2009 г.

    10. Регистры бухгалтерского учета (оборотно-сальдовая ведомость, оборотно-сальдовая ведомость по счету, анализ счета, карточка счета) за январь, февраль 2010 г.

    11. Налоговая отчетность, регистры налогового учета (в т.ч. книга покупок) за 2006 г.

    12. Налоговая отчетность, регистры налогового учета (в т.ч. книга покупок) за 2007 г.

    13. Налоговая отчетность, регистры налогового учета (в т.ч. книга покупок) за 2008 г.

    14. Налоговая отчетность за 2009 г.

    15. Налоговая отчетность за январь, февраль 2010 г.

    16. Подшивка первичных учетных документов за 2006 г. в количестве 170 страниц.

    17. Подшивка первичных учетных документов за 2007 г. в количестве 120 страниц.

    18. Подшивка первичных учетных документов за 2008 г. в количестве 240 страниц.

    19. Подшивка первичных учетных документов за 2009 г. в количестве 232 страницы.

    20. Подшивка первичных учетных документов за январь, февраль 2010 г. в количестве 23 страницы.

    21. Акты инвентаризаций за период 2006 г. - январь, февраль 2010 г.

    22. Журнал регистрации доверенностей.

    23. Журнал регистрации приходных и расходный кассовых ордеров.

    Также по настоящему акту переданы:

    1. Неиспользованные бланки строгой отчетности:

    1.1.Товарно-транспортная накладная (ТТН-1) с № __ по № __.

    1.2.Товарная накладная (ТН-2) с № __ по № __.

    2. Ключи от бухгалтерии (1 экз.).

    При передаче документов не хватает:

    1. Регистров налогового учета (в т.ч. книги покупок) за ноябрь, декабрь 2009 г.

    2. Актов о приеме-передаче объекта основных средств (ОС-1).

    3. Актов о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ОС-4).

    4. Инвентарных карточек учета объекта основных средств (ОС-6).

    Настоящий акт составлен в 3 экземплярах: 1-й - для Ивановой Т.С. 2-й - для Петровой С.Н. 3-й - для ООО «ХХХ».

    Сдал главный бухгалтер ___________ Т.С. Иванова

    Принял главный бухгалтер ___________ С.Н. Петрова

    Смена главного бухгалтера

    В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

    Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.0.

    Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
    Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

    Что же делать?
    Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
    скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

    Смена главного бухгалтера

    Свиток: правильно оформляем передачу дел

    УВОЛЬНЕНИЕ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА: ПРАВИЛЬНО ОФОРМЛЯЕМ ПЕРЕДАЧУ ДЕЛ
    Руководитель юридического лица несет ответственность за организацию бухгалтерского учета. Смена главного бухгалтера в организации не должна повлиять на порядок ведения учета. В случае увольнения главного бухгалтера руководитель решает вопросы: кому передать дела и какие документы при этом необходимо оформить?
    Организация ведения бухгалтерского учета
    Закон РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон) предусматривает, что в зависимости от объема учетной работы руководитель вправе:
    - создать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
    - ввести в штат должность бухгалтера;
    - передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем;
    - вести учет лично в случаях, предусмотренных ст.6 Закона.
    Прием и сдача дел производятся во всех случаях независимо от выбранного способа организации ведения бухучета.
    Назначение главного бухгалтера
    Если избран первый способ ведения бухучета, то передачу дел следует провести новому главному бухгалтеру после назначения его на должность.
    На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее специальное образование, а в исключительных случаях - лицо, не имеющее высшего специального образования, при наличии у него специального образования и стажа работы по специальности бухгалтера не менее 5 лет.
    Назначение на должность и освобождение от должности главного бухгалтера осуществляется руководителем организации в соответствии с ее учредительными документами. В своей работе главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации.
    Обязанности главного бухгалтера
    Руководство бухгалтерским учетом в организации осуществляет главный бухгалтер, при отсутствии в штате должности главного бухгалтера - бухгалтер, главный бухгалтер организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, или специалист-бухгалтер, являющийся индивидуальным предпринимателем (ст.7 Закона).
    В компетенцию главного бухгалтера входят:
    - постановка и ведение бухгалтерского учета в организации;
    - формирование учетной политики организации;
    - составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности;
    - обеспечение контроля за движением активов и выполнением обязательств.
    В обязанности главного бухгалтера, конечно же, входит и обеспечение своевременной и достоверной информации по налоговой отчетности.
    Учитывая важность и ответственность должностной функции главного бухгалтера, прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности оформляются соответствующими документами, основным из которых является акт передачи дел (ст.7 Закона).
    Акт приема-передачи - основной документ, подтверждающий прием дел
    Акт о приеме-передаче дел составляется при освобождении должности главного бухгалтера по причине увольнения главного бухгалтера, перевода его на другую работу и т.д. Основанием для составления такого акта являются распорядительные документы о причинах приема-передачи дел, например приказ. Акт о приеме-передаче дел составляется комиссией. Ее состав утверждается приказом руководителя, в котором оговаривается график работы комиссии.
    Акт должен содержать перечень принятых дел, книг, журналов, документов и др. В нем также необходимо отметить установленные несоответствия, выявленные при приеме-передаче дел. Например, при передаче первичных документов указывается период, за который были оформлены документы, чековой книжки - номера неиспользованных чеков.
    При большом количестве передаваемых дел к акту приема-передачи дел следует оформить отдельным приложением перечень передаваемых документов по акту.
    Как правило, акт составляется в 3-х экземплярах, подписывается принимающей и передающей сторонами, председателем комиссии и передается на утверждение руководителю организации.
    Если в ходе работы комиссии будут обнаружены ошибки, несоответствие порядка ведения бухгалтерского учета, руководитель организации вправе определить срок и ответственного за их устранение.
    Примеры оформления документов
    ООО «Ремстрой»
    (наименование организации)

    ПРИКАЗ
    15.01.2009 № 9-ОК
    г.Минск

    О приеме-передаче дел

    В связи с увольнением главного бухгалтера Гаврилова Дмитрия Петровича

    ПРИКАЗЫВАЮ:
    1. Заместителя главного бухгалтера Вашкевич Анну Петровну назначить временно исполняющим обязанности главного бухгалтера с 01.02.2009.
    2. Для приема-передачи дел создать комиссию из числа работников организации в составе:
    Данилова К.П. - заместителя директора;
    Журавлевой Е.Я. - бухгалтера;
    Сычева П.И. - юриста.
    3. Ознакомить вышеперечисленных сотрудников и главного бухгалтера с утвержденным графиком работы комиссии (прилагается).
    4. Созданной комиссии совместно с заместителем главного бухгалтера Вашкевич А.П. осуществить в период с 16.01.2009 по 30.01.2009 приемку дел с оформлением по ее итогам акта приема-передачи дел.
    5. В случае обнаружения комиссией недостач или нарушений привлечь к приему-передаче дел аудиторскую компанию.
    6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

    Приложение: график работы комиссии на 1 (одном) листе.

    Директор Иванов Иванов С.П.
    (подпись) (расшифровка подписи)

    С приказом ознакомлены: Гаврилов Гаврилов Д.П.
    (подпись) (Ф.И.О.)
    15.01.2009
    (дата)
    Вашкевич Вашкевич А.П.
    (подпись) (Ф.И.О.)
    15.01.2009
    (дата)
    Данилов Данилов К.П.
    (подпись) (Ф.И.О.)
    15.01.2009
    (дата)
    Журавлева Журавлева Е.Я.
    (подпись) (Ф.И.О.)
    15.01.2009
    (дата)
    Сычев Сычев П.И.
    (подпись) (Ф.И.О.)
    15.01.2009
    (дата)

    ООО «Ремстрой» УТВЕРЖДАЮ
    Директор
    (наименование организации)
    Иванов Иванов С.П.
    (подпись) (Ф.И.О.)

    «30» января 2009 г.

    АКТ
    30.01.2009 № 2

    О приеме-передаче дел

    Основание: приказ от 15.01.2009 № 9-ОК

    Составлен комиссией:
    Председатель Данилов К.П. - заместитель директора;
    Члены комиссии: Журавлева Е.Я. - бухгалтер;
    Сычев П.И. - юрист.
    Присутствовали: 1. Гаврилов Д.П. - главный бухгалтер;
    2. Вашкевич А.П. - заместитель главного бухгалтера.


    Гаврилов Д.П. сдал(а), Вашкевич А.П. принял(а) дела по должности главного бухгалтера.

    При приеме-передаче дел установлено (указать несоответствие):
    1. ______________________________________________________________________________
    2. ______________________________________________________________________________

    Приняты (перечень принятых дел):
    1. ______________________________________________________________________________
    2. ______________________________________________________________________________

    Составлен в 3-х экземплярах:
    1-й экз. (представляется на утверждение руководителю организации);
    2-й экз. (остается у передающего лица);
    3-й экз. (остается у принимающего лица).

    Дела сдал(а) Гаврилов Д.П.
    Дела принял(а) Вашкевич А.П.
    Председатель Данилов К.П.
    Члены комиссии: Журавлева Е.Я.
    Сычев П.И.

    ООО «Ремстрой»
    (наименование организации)

    Перечень книг, журналов, документов,
    бланков, ключей, печатей, штампов
    организации, передаваемых по акту
    приема-передачи дел главным бухгалтером

    Основание: приказ от 15.01.2009 № 9-ОК

    1. Устав организации и учредительный договор (оригиналы и копии, заверенные нотариусом).
    2. Лицензия на осуществление ___________ деятельности от 16.08.200__ № __.
    3. Годовой баланс (с приложениями), пояснительная записка к годовому балансу за 2007 г.
    4. Положения об учетной политике организации на 2007 г. и 2008 г.
    5. Главные книги организации за 2007-2008 гг. (последняя заполнена за 9 месяцев).
    6. Налоговые декларации за 2007 г. и 10 месяцев 2008 г.
    7. Статистическая отчетность за соответствующие периоды года.
    8. Книга учета проверок (ревизий).
    9. Акты проверки организации за _____________ периоды.
    10. Акты сверок расчетов.
    11. Книга покупок за 2007 г. и 2008 г. (последняя заполнена за 10 месяцев).
    12. Кассовая книга формы КО-4 (соответствующий период).
    13. Кассовая книга формы КО-4в (соответствующий период).
    14. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (соответствующий период).
    15. Чековая книжка (с указанием номеров неиспользованных чеков).
    16. Банковские выписки по расчетному счету с приложенными платежными документами за 2007 г. и соответствующий период 2008 г.
    17. И т.д.
    18. Справочно-нормативная литература (перечень прилагается).
    19. Ключи от сейфа, 2 печати организации (образцы оттисков прилагаются).

    Сдал: Гаврилов Д.П. Члены комиссии: Данилов К.П.
    Принял: Вашкевич А.П. Журавлева Е.Я.
    Сычев П.И.
    Временное отсутствие главного бухгалтера
    В практике деятельности организации могут возникать ситуации, когда главный бухгалтер временно отсутствует (очередной трудовой отпуск, социальный отпуск, временная нетрудоспособность, повышение квалификации и др.). В таком случае издается приказ о назначении временно исполняющего обязанности главного бухгалтера.

    ООО «Ремстрой»
    (наименование организации)

    ПРИКАЗ
    30.01.2009 № 256-З

    О назначении временно исполняющего
    обязанности главного бухгалтера
    (с освобождением от основной работы)

    НАЗНАЧИТЬ:
    Петрову Ольгу Николаевну. ведущего бухгалтера. исполняющим обязанности
    (Ф.И.О.) (наименование должности)
    главного бухгалтера с освобождением от своей основной работы с «19» января 2009 г. с правом подписи финансовых документов в связи с длительной болезнью
    (причина отсутствия)
    главного бухгалтера.
    Установить Петровой Ольге Николаевне на указанный период оплату в размере
    (Ф.И.О.)
    должностного оклада главного бухгалтера (выплату разницы в должностных окладах главного бухгалтера и ведущего бухгалтера на время выполнения функций главного
    (наименование должности)
    бухгалтера) согласно пункту 4 коллективного договора (Положения об оплате труда) (ст.68 Трудового кодекса РБ).

    Основание: служебная записка

    Руководитель организации Михайлов Михайлов О.А.
    (подпись) (расшифровка подписи)
    С приказом ознакомлен(а) Петрова Петрова О.Н.
    (подпись) (расшифровка подписи)
    Дата