Бланки документов и требования, предъявляемые к ним

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом постоянными элементами.

Рассмотрим требования, которые предъявляются к бланкам документов. Основные требования к бланку определены ГОСТом Р 6.30-2003.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Бланки каждого вида могут устанавливаться с угловым и продольным расположениями реквизитов. Продольное расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой. Угловое расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа в верхней левой части листа.

Чаще всего используют угловое расположение реквизитов. Предприятиям, сотрудничающим с зарубежными партнерами, необходимы бланки с дублированием реквизитов на языке партнера. В таком случае при угловом расположении реквизитов на бланке в левой верхней части печатаются реквизиты на русском, а справа - на языке партнера. При продольном расположении реквизитов бланка наименование организации сначала печатают на русском языке, а потом - на языке иностранного партнера.

Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации помещаются на бланке документа в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации и правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Бланки с Государственным гербом в соответствии с Постановлением правительства Российской Федерации от 27.12.95 № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчётности. Помещать изображение Государственного герба на бланке имеют право только федеральные государственные органы и учреждения, определённые Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050. Следовательно, бланк с изображением Государственного герба не может быть заложен в шаблон компьютера, а только заказан в типографии. Аналогичные требования предъявляются к бланкам с изображением герба субъектов Российской Федерации. На бланке может быть или герб России или герб субъекта Федерации, но не два герба одновременно.

Учреждения, организации, фирмы часто размещают на бланке свою эмблему. Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы. Обычно в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Размеры эмблемы не ограничены и она может представлять собой рисунок, включать стилизованное название корпорации, объединения, фирмы или графически оформленное буквенное сокращение названия фирмы. Эмблема улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименования организации.

Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации (при продольном бланке эмблема размещается в середине верхнего поля, а при угловом - центрируется по отношению к названию организации) или на левом поле бланка на уровне названия организации. Если имеется эталонное изображение эмблемы организации в виде графического файла, оно используется для помещения эмблемы на бланк. В противном случае эмблема сканируется и полученное изображение помещается на выбранное место.

Следует помнить, что стандартный документ, распечатанный вместе с изображением бланка на принтере, не защищён от подделки. Наличие оттиска печати также не является гарантией подлинности документа, так как легко имитируется стандартными офисными средствами (сканер + цветной принтер). Поэтому для наиболее важных документов используются бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки типографски нумеруются. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться. Однако и в этом случае оригинал - макет бланка, передаваемый в типографию, может создаваться с помощью компьютера.

Для менее ответственных случаев изображение бланка документа может печататься вместе с документом и входить в шаблон документа. Стандартный лазерный принтер, используемый сегодня в офисе (разрешение 600 dpi) даёт достаточно хорошее качество для изображения бланка, включающего такие графические элементы, как эмблема организации.

Создав эмблему, ниже размещают наименование организации, которое должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах (уставе, учредительном договоре, положении). Вместе с наименованием организации указывают и наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит (если это закреплено в учредительных документах). В тех случаях, когда в учредительных документах организации приведено и сокращенное наименование, оно может быть помещено в бланк ниже полного наименования.

Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно включено в учредительные документы. Наименование на иностранном языке пишется ниже наименования на русском. Однако на практике чаще всего в таких случаях используется продольный бланк с указанием наименования организации на двух языках на одном уровне.

Ниже названия организации может помещаться наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации. Название подразделения или филиала помещается в том случае, если они являются автором документа. Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Например, президент корпорации может иметь именной бланк. Наименование должности помещается ниже наименования организации.

В организации могут быть созданы следующие типы бланков:

1. общий бланк - бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);
2. бланк конкретного вида документа (кроме письма);
3. бланк для письма;
4. должностной бланк (бланк должностного лица).

Бланк для письма имеет свои особенности. Так как письмо предполагает переписку, в этом бланке должны присутствовать справочные данные об организации (соответственно отсутствует указание на вид документа и место составления).

Справочные данные об организации включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и WWW - страницы фирмы, другие сведения. В состав справочных данных может включаться номер государственной регистрации организации, номер лицензии на ту или иную деятельность и т.п.

В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа.

В любом бланке предусматривается место для даты и регистрационного номера документа. Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 1 января 2009 г. следует писать 01.01.09. В информационных системах и базах данных должно использоваться полное представление года: 01.01.2009.

Официальной датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата принятия решения. Если авторами документа являются две или более организации, официальной датой документа является более поздняя дата подписания.

В документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например, 15 мая 2009 г.

На одном уровне с датой располагают регистрационный индекс документа. Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться индексами подразделения, классификатора вопросов деятельности, исполнителей, дела по номенклатуре дел и др. Регистрационный номер проставляется после обязательной регистрации документа в регистрационной системе, используемой в организации.

Часто документы, создаваемые в организации, являются ответом на поступивший документ. Поэтому ниже даты и номера документа в бланке для письма предусматривается место для ссылки на номер и дату документа - запроса, поступившего в организацию. Эти сведения приводятся для удобства пользования, установления информационного единства и оперативности поиска связанных документов. Ссылка на номер и дату проставляется в письмах - ответах, при исполнении поручений и т.п.

В общем бланке на месте ссылки проставляется место составления или издания документа (город). Оно указывается в том случае, если не включено в название организации. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает на бланке "г. Пермь", но ОАО "Шарикоподшипник" должно указать на бланке место составления документа - "Москва".

Перед городами Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. При создании бланков организации с угловым расположением реквизитов следует иметь в виду, что угловые рамки под изображением бланка докмента ограничивают место для заголовка.

Заголовок документа включает краткое содержание документа, точно передающее основной вопрос и характер действия. Поскольку угловые рамки для ограничения места, занимаемого реквизитом "заголовок", рассчитаны на машинописное заполнение бланка, в электронных документах угловые рамки часто не преусматриваются, а ограничение места, занимаемого заголовком, достигается путем оформления соответствующего абзаца шаблона документа или создания стиля "заголовок " со следующими параметрами: абзацный отступ (первая строка) - нет, правый отступ - 9 см, одинарный межстрочный интервал, выравнивание по левому краю.

На первой странице документа может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (для служебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Для отправляемых документов в правой верхней части указывается адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в именительном падеже. Должность лица, которому адресуется документ, указывается в дательном падеже.

Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в альбомы унифицированных форм, первичные статистические документы утверждены Госкомстатом и т.п.

Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов, изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах.

Если утверждённых форм нет, а ситуация, по поводу которой создаётся документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать текст такого документа.

Для работы над деловыми бумагами с индивидуальным текстом необходимо предварительно провести три этапа подготовки:

1. Изучить нормативные документы по излагаемому вопросу.

2. Рассмотреть предшествующие документы.

3. Собрать данные для составления текста.

1. Заявление
2. Аттестат (подлинник)
3. Паспорт или свидетельство о рождении (копия)
4. Медицинская справка (форма 086/у) с выпиской о прививках
5. Фотографии 3x4 (6 штук)
6. Справка с места жительства с указанием состава семьи
7. Папка - скоросшиватель, 2 файла

1. без вступительных экзаменов
2. обучение бесплатное
3. бесплатное питание
4. стипендия, льготы сиротам
5. возможность продолжить обучение по сокращенным программам КТЭТ и КТК

Документ бланк документа це

• Фильмы
• Игры
• Музыка
• Софт
• Книги

Електронний документ — Вікіпедія * [ред. • ред. код]. Електронний документ характеризується змістом, контекстом та. ДСТУ 4163-2003 * Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі. Місце розташованості цього реквізиту залежить від бланка та виду документа. Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний. Словник термінів документознавства * Бланк — стандартний аркуш паперу з відтвореними на ньому незмінними. Відомість — різновид документа, що використовується в банківській справі. Ділова доповідь — це діловий документ, що містить виклад певних питань. Класифікація документів, формуляр документа, правила. * Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає. Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять. Шаблоны в Microsoft Word | Лабораторная работа по. * Все новые документы в Microsoft Word создаются на основе шаблонов. 11.4.3 Создайте в Microsoft Word шаблон документа (бланк письма). 11.4.3.1. Реквизит документа * Правила оформления организационно-распорядительных документов. которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.Бланк — Вікіпедія * Бланк — макет документа у вигляді паперового листа, що містить елементи фірмового стилю або інформацію постійного характеру (накладні, акти. Реестр бланков * Содержание · Модули программы · Справочники Реестр бланков. Шаблон документу – це графічне зображення бланку документа, де у заповнюваних. Закон України Про автомобільний транспорт. Авто МЕТА. * Цей Закон визначає засади організації та діяльності автомобільного. Документами для юридичної особи, що здійснює вантажні перевезення на. Международный договор — Википедия * Во втором случае он вступает в силу после обмена документами о. Типичный пример таких «договоров-законов» — договоры о правах человека .Апостиль — Википедия * [править | править вики-текст]. С рядом государств Россия (самостоятельно или как. Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що. * 20 лис. 2012. Паперові аркуші бланка документа у формі книжечки, починаючи з. викрадення документа, знайде цей документ, вона зобов#39;язана. Денежный документ — Википедия *. ценных бумаг и бланков строгой отчетности. При наличии денежных документов в. "вклеивание". Усі новини, помічені "вклеивание" на Мета Новинах. * Наиболее востребованными также являются услуги по восстановлению документов и вклеиванию в них фотографий при достижении 25- и 45- летнего. Документы | Учебник по 1С | mista.ru * Типичными примерами видов документов являются такие документы, как. что документ делает в системе, как он формирует бумажный бланк и как он. Количество = ДокОсн.Количество; Цена = ДокОсн.Цена; Сумма = ДокОсн.тут * 4 бер. 2007. Передать документы на право управления транспортным средством над. Зважаючи на це уявляється за доцільне застосувати таку схему. При складанні протоколу, що міститься на спеціальному бланку. Бланк документа * Бланк документа — это стандартный лист бумаги с реквизитами. Для изготовления бланков документов используется два основных формата бумаги. Примеры бланков * проездных / перевозочных документов. Данный бланк заказа. Цей Посадочний документ є підставою для проїзду без звернення у касу. Посадочний. "Загранпаспорт". Все новости, помеченные "Загранпаспорт" на. * В Крыму продолжают принимать документы на загранпаспорта. Центр по оформлению заграничных паспортов в городе Симферополь не будет. File:Оборотная сторона фронтовых документов, выданных в г. * 12 окт 2013. File:Оборотная сторона фронтовых документов, выданных в г. Трансністрії. Це бланк документа на отримання фінансових коштів для.

Скорость: 8004 Kb/s

Бланки документов

1. Документ и его функции

2. Бланки документов, их краткая характеристика

3. Краткая характеристика и требования бланка должностного лица, бланка структурного подразделения

4. Оформление реквизитов документов

Актуальность. Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов. С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить, в том числе и историю делопроизводства.

Цель работы - изучение требований для создания бланков.

Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

1. Документ и его функции

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства". Документ -- это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

документ бланк реквизит

2. Бланки документов, их краткая характеристика

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автор официального документа. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документами. Виды бланков подразделяются на основные и дополнительные: к основным бланкам относятся общий бланк и бланк письма. к дополнительным бланкам можно отнести бланк конкретного вида документа; должностной бланк; бланк структурного подразделения; бланк для работы с зарубежными партнерами.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги.

Управленческие документы, как это предусмотрено ГОСТ Р6.30-2003, должны оформляться на бланках. Бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации.

Функциональное назначение бланков различно.

Формуляр имеет обязательный набор составных частей документа

(реквизитов), расположенных в определенной последовательности.

Как правило, документы оформляют на бланках. Установлены три вида бланков документов:

· бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов, кроме письма. На предприятиях, кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться общие бланки соответствующих структурных подразделений (должностных лиц).

Общий бланк предприятия применяется при оформлении любых видов документов, за исключением писем. Соответственно, общий бланк структурного подразделения (должностного лица) также может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем. Бланк письма применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, должностного лица). Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, например, приказов, распоряжений и т.п.

Бланки, применяемые предприятием, должны соответствовать определенным требованиям. Основные требования к бланкам предприятия

Бланки изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов

формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее, мм:

Общий бланк включает в себя следующие реквизиты:

-государственный герб РФ;

-герб субъекта РФ;

-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Бланк служебного письма состоит из следующих реквизитов:

государственный герб РФ;

герб субъекта РФ;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

справочные данные об организации.

Бланки конкретного вида документа, кроме письма, включают в себя

государственный герб РФ;

герб субъекта РФ;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код формы документа;

наименование вида документа;

место составления или издания документа.

Кроме того, в бланке письма должны быть указаны справочные данные об организации: почтовый адрес, включающий в себя почтовый индекс, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, E-mail и WWW-страниц организации.

3. Краткая характеристика и требования бланка должностного лица, бланка структурного подразделения

Должностные лица могут иметь свои бланки - бланк должностного лица. Бланки структурного подразделения или должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи документов.

Бланки каждого вида документа могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. В случаях, когда реквизиты размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. Для бланков должна применяться бумага форматов:

- А4 (210 х 297мм) - для приказов, распоряжений, служебных писем и других текстовых материалов объемом больше 15 строк машинописного текста;

- А5 (148 х 210мм) - для выписок из приказов, сопроводительных писем и других документов объемом до 15 строк машинописного текста, вместе с подписью.

Допускается также изготовлять бланки на бумаге форматов:

- А3 (297 х 420мм) - для оформления документов, содержащих таблицы с большим количеством граф (формуляры, расписания, графики и т.д.),

- А6 (105 х 148мм) - для оформления некоторых видов должностных бланков, для оформления резолюции, для карточек и почтовых открыток.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного вида документа на персональном компьютере.

Для служебных писем используются бланки университета, изготавливаемые только типографским способом, по заказу общего отдела, которые имеют в качестве реквизита герб ПГУ и являются бланками строгой отчетности. В структурные подразделения бланки выдаются в общем отделе по заявке, подписанной проректором и руководителем подразделения. Испорченные бланки сдаются в общий отдел для отчета. Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается. Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Подразделения университета заказы на изготовление бланков структурного подразделения производят через отдел материально-технического снабжения по согласованию с общим отделом университета.

4. Оформление реквизитов документов

01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.

05. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верхней части документа.

06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии -- полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках -- русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организаций) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают.

09. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола -- дата заседания (принятия решения), для акта -- дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год - четыремя арабскими цифрами. Например: 06.01.2000. Допускается оформление даты и в иной последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.06.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 1 марта 2000 г.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.

13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Администрация Новосибирской области

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

Администрация Новосибирской области

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Администрации районов, городов

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Редакция журнала «Новый мир»

103806, ГСП, г. Москва, К-6

Малый Путенковский переулок, 1/2

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя. Например:

630102, г. Новосибирск

ул. Мира, 11, кв. 12

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

Зам. главы администрации

Личная подпись А.А. Иванова

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утверждаю (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

от 15.03.2000 № 12

от 30.09.2000 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п. зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

Прошу подготовить проект

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, -- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения; справки, докладные записки -- оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов Других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации -- автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор Проектно-конструкторского и технологического института автоматизированных систем управления

22. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

23. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего. Например:

Начальник юридического отдела

Подпись В.А. Сидоров

При наличии замечании по документу визу оформляют следующим образом:

Подпись А.С. Орлов

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:

Начальник управления Печать Подпись Г.В.Сидоров

25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

Инспектор отдела кадров Подпись А.С.Смирнов

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

26. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Аксенов Юрий Михайлович

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации -- получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

29. Идентификатор электронной копии документа. проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

1. Андреева В.И. Делопроизводство (издание 4-е). - М. ЗАО "Бизнес школа", 1997.

2. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства в государственном аппарате. - Казань, 1999.

3. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М. Высшая школа, 1999.

4. Кузнецова Т.В. Лихачев М.Г. Райхцаум А.Л. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М. Экономика, 1995.

5. Акилова Е.В. Документооборот по командировкам // Главбух, Отраслевое приложение «Учет в туристической деятельности», 2006. - № 2

6. Баласанян В. Электронный документооборот как эффективный инструмент управления // Финансовая газета, 2005. - № 6

7. Бессонова Е.А. Как оптимизировать документооборот на предприятии: опыт практиков // Главбух, 2005. - № 5

8. Бобылева М. Документооборот в организации: современные подходы // Финансовая газета, 2005. - № 16

9. Борисова Л.Е. Первичные учетные документы // Консультант бухгалтера, 2006. - № 5

10. Волошин А.Е. Клименко А.В. Аналитические регистры налогового учета // Налоговый вестник, 2003. - № 1

11. Германова А. Документы под опекой бухгалтерии // Расчет, 2006. - 3 6

12. Горшенина О. Архивная канитель // Практическая бухгалтерия, 2006. - № 1

Размещено на Allbest.ru