Как списать ГСМ?

Мы в данном договоре Заказчики, а ИП Экспедиторы.

ООО «____», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице, директора ________. действующего на основании Устава, с одной стороны, и ИП _________, именуемый в дальнейшем «Экспедитор», в лице ____________ действующий на основании ___________, с другой стороны вместе далее именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Заказчик поручает, а Экспедитор обязуется в соответствии с заявками (устными либо письменными) за вознаграждение и за счет Заказчика выполнять комплекс работ и услуг, связанных с перевозкой грузов автомобильным транспортом, в порядке, объемах и на условиях Заказчика и условиями настоящего договора.
1.2. Перевозки грузов автомобильным транспортом выполняются на основании заявок,
предоставляемых Заказчиком в письменной форме. На каждую партию груза, следующую в одном автотранспортном средстве, Грузоотправителем оформляется отдельная ТТН. Все ТТН являются неотъемлемой частью настоящего договора.
1.3Стороны настоящего договора пришли к соглашению, что все документы, в том числе заявки, подписанные/согласованные Сторонами настоящего договора и переданные посредством факсимильной связи имеют юридическую силу.

Тогда думаю так:
пришел бензовоз 10/3 - 60 - накладная
заправили экспедитора 10/7 - 10/3 - заявка экспедитора, накладная на передачу топлива ему
по отчету экспедитора 20 - 10/7

Тогда думаю так:
пришел бензовоз 10/3 - 60 - накладная
заправили экспедитора 10/7 - 10/3 - заявка экспедитора, накладная на передачу топлива ему
по отчету экспедитора 20 - 10/7

А путевые листы нужно заполнять?

К отчету экспедитора, думаю, надо прикладывать путевые листы (если ООО или наемный водитель у ИП) или расчет использованного топлива (если водитель - ИП). Неплохо также у себя утвердить нормы расхода топлива на машины, которыми пользуются экспедиторы, а они должны в эти нормы укладываться.

К отчету экспедитора, думаю, надо прикладывать путевые листы (если ООО или наемный водитель у ИП) или расчет использованного топлива (если водитель - ИП). Неплохо также у себя утвердить нормы расхода топлива на машины, которыми пользуются экспедиторы, а они должны в эти нормы укладываться.

Они забирают больше нормы это факт, намного больше нормы. В счет оплаты оказания услуг.

Ситуация такая. В ООО три учредителя у них открытые ИП.
Д/т берут на ООО чтобы уменьшать НДС. А списать им хочется быстрее. Вот так получается.

Было даже так рейс на Сургут (2000 км примерно) для ИП стоит 75695, 24 - стоимость бензовоза без ндс 53550,75 = 22144,49 (на остаточную сумму ИП выставляет С/ф на оплату). В итоге получаться что 4206 литров списываются на 4000 км.

( стоимость бензовоза с НДС = 63189,89 - НДС 9639,14 = 53550,75; эту сумму без НДС 53550,75 / на кол-во литров 4206 = 12,732 вот это и есть стоимость литра по которой у нас списывается ГСМ).

Это дальние рейсы а есть рейсы расстояние 169 км (туда и обратно получатся 338 км) а списывается 400 литров.

Здравствуйте!
Пожалуйста, подскажите по затратам на ГСМ и СТО, я впервые с этим сталкиваюсь. У нас появился 1 свой грузовик (деятельность - организация перевозки грузов, до этого мы были просто посредниками).
Верно ли я делаю?
Водитель приносил чеки, потом перешли на карту.
Я приходую по чекам и картам на 10.3
Потом раз в месяц считаю по путевым листам пробег, списываю по норме топливо. У меня остатки топлива по ОС и по количеству топлива в баке на конец месяца (что отмечено в путевом листе) не совпадают немного - это критично, надо точное совпадение? Надо что-то с разницей делать?
Также нам дают документы по СТО - они дают нам акт с перечнем работ (ТО отдельной строкой и запчасти/материалы отдельной строкой - масло, смазка и т.п.) и общий счет на товар "ТО-1 шт.". Это сразу можно списать как услугу на материальные расходы на 20 счет, или это прочие? Или как-то иначе поступают?

Если водитель купил лампочки в фары, сам заменил - это считается ремонт и надо делать деф. ведомость? Или просто можно списать?

Если Мы купили прибор GPS отслеживания авто, и его установили, дали и ТН, и акт на установку, и берут абон. плату за обслуживание прибора - этот прибор считается как МПЗ отдельно, сам по себе, или он увеличивает стоимость машины?

Я совсем с авто поникла, помогите, пожалуйста. Не парк, конечно, всего 1 машина - может, тут попроще как-то?

Я разницу (если перерасход) списываю как сверхнорму (если не по вине водителя), если водитель мудрит, то на на 73 сч.

Все, что непосредственно относится к авто (у нас это основной вид деятельности -перевозки), я списываю на 20 сч. Это же ваша себестоимость получается.

Все материалы я тоже на 20 сч списываю, а деф. ведомости у нас только если силами других организаций проведен.

Т.к. этот прибор в любой момент можно снять и установить на др. авто, то учитываем мы его как МПЗ. А стоимость увеличивают только неотделимые улучшения.

малиша, спасибо! Такой вопрос - я не совсем понимаю, как работать по проводкам с разницей по норме и сверх. В учете получается, что я, к примеру, 100 л оприходовала, без субсчетов "в баке" и "на складе" - у нас только бак :) По норме относительно километража, к примеру, я списываю 50 л, а в баке остается не 50 - в путевом листе у меня записано, что на конец дня осталось, например, 45 л. Как это с проводками увязывается? Можно эти 5 л проигнорировать, или обязательно надо отражать фактический остаток топлива в баке?

Я топливо списываю за месяц. По хорошему нужно по каждой машине списывать, но я в 1с общей массой списываю в конце месяца, а по каждой машине делаю акт списания и таблицу веду в экселе ежедневно. И как мне объяснили механики, что никогда вы 5л не выявите в точности, т.к. водитель то резко газ дал, то плавно ехал, то в гору, то с горы и еще куча бензина где-то по пути следования от бензобака до двигателя ))))) Так что я такую разницу не учитываю. Вот если больше 50л. то тогда разбираемся. а проводки такие же, только у меня есть отдельная статья затрат "ГСМ сверхнормы".

Учёт ГСМ в «1С: Бухгалтерия 8

Рейтинг:   0  /  5

Многие компании практикуют безналичный расчет по горюче-смазочным материалам, приобретая топливные карты. Отпуская ГСМ по пластиковой карте, сотрудник заправки выдает водителю терминальный чек. Этот документ впоследствии передаётся в бухгалтерию, он служит подтверждением оплаты. Топливные карты удобны как для водителей, так и для руководства. Первые освобождаются от обязанности представлять авансовый отчет о стоимости ГСМ в бухгалтерию. Директор компании, в свою очередь, может контролировать, когда, сколько, где и на какую сумму было приобретено топливо.

Как учитывать бензин по топливной карте в 1С рассмотрено в данной статье.

Для начала необходимо создать документ «Поступление товаров и услуг». Зайдите в меню «Покупки и продажи», выберите пункт «Покупки», затем нужный вам документ. Нажмите «Поступление», «Товары». Теперь осталось заполнить несколько полей:

• «Накладная №» — указывается порядковый номер документа, полученного у поставщика;
• «От» — дата выдачи накладной;
• «Склад» — укажите, где приходуется топливо;
• «Контрагент» — выберите из заранее созданного справочника поставщика горюче-смазочных материалов;
• «Договор» — необходимо выбрать соглашение с поставщиком ГСМ;
• «Расчеты» — проверьте, правильно ли заполнены поля по умолчанию.

Теперь необходимо заполнить таблицу. Для этого нажмите на кнопку «Добавить» и впишите информацию в следующие строки:

• «Номенклатура» — выберите из справочника наименование топлива. Его можно найти в подгруппе «Материалы»;
• «Дополнительные сведения» — расшифруйте информацию о содержании услуги. Напишите об особенностях изготовления топливной карты.

После этого необходимо проставить цену, общую сумму и ставку НДС. Документ готов, осталось лишь провести его в программе.

Списание ГСМ в 1С 8

Часто бухгалтера допускают ошибку, списывая в 1С 8.3 ГСМ операцией, введенной вручную. Это не совсем правильно. Расскажу, почему. Дело в том, что при ручном вводе проводок затрагиваются только бухгалтерские счета из плана счетов («Регистры бухгалтерии»). А на самом деле этого зачастую недостаточно, так как при оприходовании ГСМ могут участвовать и другие регистры учета.

Рассмотрим на примере поступление ГСМ путем оформления авансового отчета, а затем пошаговую инструкцию по списанию ГСМ в 1С Бухгалтерия 8.3 .

Создадим новый документ авансовый отчет (меню «Банк и касса» – «Авансовые отчеты»):

Не забудьте установить счет учета 10.03 (Топливо). Проведем документ и посмотрим, какие проводки по ГСМ сформировались.

Как видим, кроме бухгалтерской проводки сформировались еще движения по двум регистрам. При ручном вводе проводки списания мы спишем только ГСМ с 10.03 счета — Топливо, а другие регистры не затронем. В дальнейшем это может привести к ошибкам в учете и неправильному формированию отчетности.

Правильно оформлять списание ГСМ документом «Требование — накладная «.

И так, ГСМ на счете 10.03, аналитика «Основной склад», в количестве 20 литров у нас есть. Теперь, по отчету водителя и с учетом нормативов, нам нужно их списать.

Создадим новый документ «Требование – накладная». Заходим в меню «Производство», далее в разделе «Выпуск продукции» выбираем «Требования – накладные». В окне со списком документов нажимаем кнопку «Создать».

В шапке документа заполняем реквизиты «Организация» и «Склад».

В табличной части на закладке «Материалы» добавляем наш «Бензин АИ-95» и указываем количество и, при необходимости, правильный счет учета (10.03):

Вот, собственно, документ и готов. Нажимаем «Провести» и смотрим проводки:

Как видим, кроме бухгалтерской проводки формируются еще движения по регистру «Расходы при УСН» (как и в авансовом отчете). В ручной операции этого сделать нельзя.

При закрытии месяца, данные затраты распределятся на финансовый результат согласно учетной политики организации .

Смотрите наше видео про учет ГСМ в 1С на примере бензина:

P.S. Наша компания предоставляет услуги по настройке, доработке и комплексному внедрению 1С. Закажите бесплатный расчет стоимости вашей задачи на странице Услуги 1С или по телефону +7 (499) 499 76 06 .

Списание ГСМ в 1С 8

Получить 200 видеоуроков по 1С бесплатно:

Рассмотрим учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) в 1С 8.3, в том числе приобретение бензина по топливным картам и через подотчетное лицо за наличный расчет. Также изучим как провести списание ГСМ в 1С 8.3 в виде пошаговой инструкции.

Сначала рассмотрим как отразить покупку ГСМ работником за наличные деньги в 1С 8.3. Прежде всего необходимо оформить выдачу денежных средств в подотчет. Для этого предназначен документ “Выдача наличных”, который можно найти на вкладке “Банк и касса” > «Кассовые документы»:

переходим на вкладку «Кассовые документы»:

Для открытия документа «Выдача наличных » нажимаем кнопку «Выдача». Затем нужно установить вид операции “Выдача подотчетному лицу”:

Далее указать организацию, дату, получателя ФИО, сумму, статью ДДС (движения денежных средств), счет учета. Все реквизиты выбираются автоматически из справочников, если нажать значок в конце каждой строки . Пример заполнения:

После заполнения документа, нажимаем кнопку «Провести», при этом формируется «Расходный кассовый ордер» и бухгалтерская проводка Дт 71.01 Кт 50.01 на сумму 2000 руб.

Для вывода печатной формы РКО кликаем на кнопку «Печать», далее «Расходный кассовый ордер» и получаем печатную форму документа:

После получения денежных средств, сотрудник приобрел топливо за наличные и отдал авансовый отчет в бухгалтерию. После утверждения авансового отчета проводится оприходование топлива. Для этих целей в 1С 8.3 нужно на вкладке “Касса и банк” выбрать пункт меню “Авансовый отчет”:

Создаем новый документ: указываем подотчетное лицо, организацию и склад. На вкладке “Авансы” вносим данные о документе «Выдача наличных»:

На вкладке “Товары” вводим данные о приобретенных ГСМ, счет учета – 10.03.

При покупке за наличный расчет покупателю – физическому лицу дается кассовый чек. В кассовом чеке НДС не выделен отдельной строчкой. В зависимости от этого в Авансовом отчете устанавливаем соответствующие настройки: без НДС или НДС 18%.

Если продавец юридическое лицо, то выдается чек с выделенным НДС и счет-фактура. Тогда ставим галочку в поле «Счет-фактура» и вводим реквизиты счета-фактуры. В нашем случае покупка осуществлена без НДС:

При проведении документа создается проводка Дт 10.03 Кт 71.01 на сумму 2000 руб.

При проведении документа в 1С 8.3 формируются проводки, которые всегда можно посмотреть, нажав иконку ,которая есть в каждом документе. Таким образом увидим сформированные проводки по этому документу:

Следующий этап по учету ГСМ в 1С 8.3 – это списание ГСМ на затратные счета. Списание проходит на основании путевого листа. Для этого используется документ “Требование-накладная “, который расположен на вкладке “Производство”:

Нажимаем на «Требование-накладные» и открывается документ. Далее, кликнув на кнопку «Создать», создается документ «Требование-накладная»:

В документе нужно ввести склад и организацию. В таблицу документа “Материалы” добавить строчку с ГСМ, ввести количество и счет учета (10.03):

На вкладке “Счет затрат” следует ввести счет списания, статью затрат и подразделение:

Согласно примеру при проведении документа создается проводка Дт 44,01 Кт 10.03 на сумму 2000 руб. Таким образом, топливо списывается.

В случае покупки ГСМ (бензина) по топливным картам, в первую очередь необходимо сделать перечисление предоплаты поставщику через документом “Списание с расчетного счета “. Для этого нужно на вкладке “Банк и касса” и использовать пункт “Банковские выписки”:

И создать новый документ, нажатием кнопки «Списание»:

При проведении данного документа создается проводка Дт 60.02 Кт 51 на сумму 100 000 руб.:

Следующим этапом является поступление топливной карты, которое оформляется документом “Поступление (акты, накладные)”, его можно найти на вкладке “Покупка”:

Создаем документ Поступление товаров. В колонке Накладная, ставим номер и дату документа поставщика. Кнопкой «Добавить» добавляем номенклатуру «Карта топливная», ставим количество, цену, поставщика:

Если операция с НДС, то заполняем в нижнем левом углу номер и дату предъявленного счета-фактуры и нажимаем кнопку «Зарегистрировать»:

При окончательной обработке документа проводим документ кнопкой «Провести» и в итоге получаем проводки:

Для количественного учета топливных карт, карты приходуются на забалансовый счет 006 ручной проводкой через документ “Операции, введенные вручную”:

В конце месяца, как правило, поставщик представляет документы о фактически заправленном топливе. На их основании ГСМ (топливо) принимаются к учету документом “Поступление товаров и услуг”на счет 10.03. Для этого сформируем новый документ, введем поставщика, организацию, склад, договор и добавим строчки в таблицу “Товары”. Заполняем аналогично поступлению Топливных карт:

Проверяем проводки, которые формируются при проведении документа:

На основании данных путевых листов производится списание на затраты фактически израсходованных ГСМ. В базе 1С 8.3 данная операция осуществляется через документ “Требование-накладная”.

При списании ГСМ на непроизводственные нужды, списание топлива проводится тем же документом «Требование-накладная», но на закладке счет затрат указываем счет 91.02 и статью затрат «Не принимаемые к налогообложению»:

При проведении формируется проводка:

Для контроля остатка топлива на складе, формируем Оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 10.3. Документ находится на закладке Отчеты:

Открываем ОСВ по счету 10.3,задаем параметры отчета: период, отбор по номенклатуре, по количеству и формируем ОСВ. Отобрать по номенклатуре из справочника можно применив функцию «Найти», задав в окно поиска ключевое слово «Бензин»:

После выбора номенклатуры, нажимаем кнопку «Сформировать»:

Можно задать параметры формирования ОСВ по « Показателям». В нашем примере по данным БУ и Количестве:

Формируем ОСВ по заданным параметрам, в нашем примере по Бензину Аи-92:

На сайте ПРОФБУХ8 Вы можете ознакомиться с другими бесплатными статьями и видеоуроками по конфигурации 1C Бухгалтерия 8.3 (8.2).

Вам будет интересно:

Расходы на ГСМ: учет и автоматизация

Расходы на горюче-смазочные материалы и их признание в налоговом учете - "больной" вопрос для бухгалтеров большинства организаций. В каких размерах и на каком основании можно уменьшить базу по налогу на прибыль по этим расходам, рассказывает Л.П. Фомичева (728-82-40, fomicheval@mail.ru), консультант по налогам и сборам. В части автоматизации материал подготовлен специалистами Авторизованного Учебного Центра "Мастер Сервис Инжиниринг".

К горюче-смазочным материалам (далее - ГСМ) относятся:

• топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);
• смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);
• специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Организация, имеющая в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автомобили и использующая их в своей деятельности для извлечения доходов, может отнести на себестоимость расходы по ГСМ. Но не все так просто, как кажется.

К горюче-смазочным материалам (далее - ГСМ) относятся:

• топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);
• смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);
• специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Организация, имеющая в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автомобили и использующая их в своей деятельности для извлечения доходов, может отнести на себестоимость расходы по ГСМ. Но не все так просто, как кажется.

В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей. Единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства.

При расчете налогооблагаемой прибыли нужно руководствоваться главой 25 НК РФ. Расходы на содержание служебного транспорта, к числу которых относятся и расходы на приобретение ГСМ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 и подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). НК РФ не ограничивает расходы на содержание служебного транспорта какими-либо нормами, поэтому для целей налогообложения предусматривается списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам. Однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 15.03.2005 № 03-03-02-04/1/67, расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству, могут быть признаны в целях налогообложения при соблюдении требований, установленных упомянутым выше пунктом 1 статьи 252 НК РФ. УМНС России по г. Москве в письме от 23.09.2002 № 26-12/44873 выражало аналогичное мнение.

Требование обоснованности обязывает организацию разработать и утвердить собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники.

Организация может при их разработке исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, сложившейся статистики, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организаций или специалистами автосервиса по ее поручению, и др. Можно учитывать при их разработке простои в пробках, сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Нормы разрабатываются, как правило, техническими службами самой организации.

Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации.

Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом следует ознакомить всех водителей автотранспорта. Отсутствие в организации утвержденных норм может привести к злоупотреблениям со стороны водителей, и, следовательно, к неоправданным дополнительным расходам.

Собственно, эти нормы и используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

При разработке этих норм организация может использовать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России от 29.04.2003 (руководящий документ № Р3112194-0366-03 согласован с руководителем Департамента материально-технического и социального обеспечения МНС России и применяется с 1 июля 2003 года). В документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава, норм расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и методика их применения, а также нормативы по расходу смазочных масел.

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта.

Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т.д.) в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов. Эти коэффициенты установлены в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Руководящим документом также установлены нормы расхода смазочных материалов на 100 литров общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100 литров расхода топлива, нормы расхода смазок - соответственно в килограммах на 100 литров расхода топлива. Здесь тоже есть поправочные коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. Расход тормозных и охлаждающих жидкостей определяется в количествах заправок на один автомобильный транспорт.

Обязательно ли следует применять нормы, установленные Минтрансом России как единственно возможные? Нет. Минтранс России согласно статье 4 НК РФ не вправе разрабатывать какие-либо нормативы для целей налогообложения. Нормы, утвержденные Минтрансом России, не являются приказом и не проходили регистрацию в Минюсте России в качестве нормативного правового акта, обязательного для применения организациями на всей территории РФ. Учитывая все эти обстоятельства, можно сказать, что, несмотря на название "Руководящий документ", а также на то, что он согласован с МНС России, базовые нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте носят только рекомендательный характер.

Но вероятность того, что налоговые органы все же будут ориентироваться при проверках на эти нормативы, согласованные с их ведомством, достаточно высока. Ведь если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов сомнения. И это логично: нормы Минтранса России хорошо продуманы и вполне разумны. И хотя они разрабатывались не для налогового учета, могут быть использованы в суде и, как представляется, будут служить убедительным аргументом для судей.

Поэтому организации нужно быть готовым обосновать причины отклонений применяемых ею норм для списания ГСМ на расходы от утвержденных Минтрансом России.

Приобретение ГСМ еще не свидетельствуют о фактическом их расходе на автомобиль, используемый в служебных целях. Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость. Это подтверждают налоговые органы (письмо УМНС по г. Москве от 30.04.2004 № 26-12/31459) и Росстат (письмо Федеральной службы государственной статистики от 03.02.2005№ ИУ-09-22/ 257 "О путевых листах"). В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 утверждены следующие формы первичной документации для учета работы автотранспорта:

журнал учета путевых листов

Поскольку большинство организаций эксплуатирует служебные легковые машины или грузовые автомобили, то они используют формы путевых листов для этих машин.

Путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с или № 4-п) является основным первичным документом для расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на расходы по обычным видам деятельности, начисления заработной платы водителю, а также подтверждает произ- водственный характер произведенных расходов. При перевозке товарных грузов путевые листы форм № 4-с и № 4-п выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа форм № 4-с и № 4-п заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагается соответствующий отрывной талон.

В путевом листе, который остается в организации - владельце автотранспорта, повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика. Если грузы перевозятся на автомобиле, работающем на повременной оплате, то в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных накладных и прилагается один экземпляр этих накладных. Путевые листы хранятся в бухгалтерии совместно с товарно-транспортными документами для одновременной их проверки.

Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма № 3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организацией.

Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) применяется организацией для регистрации выданных путевых листов водителю и сданных после обработки путевых листов в бухгалтерию.

Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет (также читайте о порядке хранения бухгалтерских документов ).

Путевой лист выписывает водителю диспетчер или иной уполномоченный выпускать его в рейс работник. Но в небольших организациях это может быть сам водитель или другой работник, который назначается приказом руководителя организации.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Маршрут перевозок или служебного поручения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.

Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа. Это еще раз подчеркнуто в уже упомянутом письме Федеральной службы государственной статистики (Росстата) от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257 "О путевых листах". В нем также сказано, в унифицированных формах должны быть заполнены все реквизиты. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.

Если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на топливо из состава расходов.

Бухгалтера, учитывающего ГСМ, особенно должна интересовать правая лицевая часть путевого листа. Рассмотрим ее на примере путевого листа легкового автомобиля (форма № 3).

Показания спидометра на начало дня работы (графа рядом с подписью разрешающего выезд) должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля (графа - при возвращении в гараж). А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанной на оборотной стороне.

Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов.

Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации для данной машины. По сравнению с этой нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.

Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, нужно умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.

Для определения фактического расхода горючего за смену к его остатку в баке автомобиля на начало смены следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.

На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели самые важные, они служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают, с какими операциями связано было использование машины (получение ценностей у поставщиков, доставка их до покупателей и др.).

Нижняя часть оборотной стороны путевого листа важна для расчетчика заработной платы водителей.

В заключении раздела несколько слов о том, должны ли заполняться путевые листы только для водителей.

Иногда такой вывод делают из текста постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 (далее - Постановление № 78) и самих форм листов. И делают следующих вывод - если прямо штатным расписанием не предусмотрена должность водителя, то и обязанность организации оформлять соответствующий документ отсутствует. На взгляд автора это неверно, водитель - это функция, а не только должность.

Важно, что эксплуатируется служебная машина организации, а уж кто управляет ею - дело организации. Например, служебную машину может водить директор, менеджер, и расходы по ней также будут учитываться только на основании путевого листа. Кроме того, при отсутствии этого документа в пути у работника, фактически выполняющего функции водителя, может возникать проблема с работниками автоинспекции.

Формально путевые листы выписывают организации. Так сказано в Постановлении № 78. Предприниматели по формальным признакам заполнять путевой лист не должны, поскольку согласно статье 11 НК РФ являются физическими лицами.

Но ведь они используют транспорт в производственных целях. ИМНС России в письме от 27.10.2004 № 04-3-01/665@ обратило внимание на то, что путевые листы должны ими использоваться.

Расходы на приобретение ГСМ связаны с обслуживанием перевозочного процесса и относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу "Материальные затраты" (п. 7, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). В расходы включается сумма всех фактических затрат организации (п. 6 ПБУ 10/99).

Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.

Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и учета НДС, скажем, что бухгалтер на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ учитываются на счете 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо". Это предусмотрено Планом счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Рекомендуется в зависимости от местонахождения материалов использовать следующие группировки аналитического учета:

• "ГСМ на складах (бензин, дизельное топливо, газ, масло и др.)";
• "Оплаченные талоны на бензин (дизельное топливо, масло)";
• "Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей и талоны у водителей" и др.

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

• счет 10 субсчет "Топливо", субсчет "ГСМ на складах", субсчет "Бензин", субсчет "Бензин АИ-98";
• счет 10 субсчет "Топливо", субсчет "ГСМ на складах", субсчет "Бензин", субсчет "Бензин АИ-95".

Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам - водителям автотранспорта.

Бухгалтер записывает поступление ГСМ в карточку учета материалов по форме № М-17. В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.

Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг). В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 "Основное производство" или 44 "Расходы на продажу" (только для торговых организаций).

Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 "Общехозяйственные расходы". Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 "Вспомогательные производства". Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозил грузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются на счете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.

В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 "Топливо" (аналитический учет: "ГСМ в баках транспортных средств" и др. соответствующие субсчета) - в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п. 16 ПБУ 5/01):

• по себестоимости единицы запасов,
• по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО),
• по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО),
• по средней себестоимости.

Последний способ является наиболее распространенным.

Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.

Обращаем внимание бухгалтеров на то, что как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете "Бензин в баках автомобилей" (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям).

Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

Если стоимость принятых к расходу затрат по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете будет различна (например, в связи с превышением водителем норм, принятых в организации для его автомобиля), то налогоплательщикам, применяющим ПБУ 18/02, придется отражать постоянные налоговые обязательства.

Таково требование пункта 7 указанного положения, которое утверждено приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Рассмотрим бухгалтерский учет ГСМ на примере учета бензина для конкретного водителя.

Водитель легкового служебного автомобиля А.А. Сидоров получает из кассы ООО "Зима" под отчет денежные средства для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов.
Списание бензина происходит по нормам на основании путевых листов, сдаваемых водителем в бухгалтерию.
Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма которых разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя.
Остаток несписанного бензина на начало апреля у водителя составил 18 литров по 10 руб.
3 апреля было приобретено 20 литров бензина по 11 руб. НДС не рассматриваем для простоты.
1,2 и 3 апреля водитель израсходовал соответственно 7,10 и 11 литров бензина.
Организация применяет при списании материалов метод скользящей средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции.
С 1 по 3 апреля бухгалтер произвел следующие записи в карточке водителя:

Примечание:
* 10,95 = (1л x 10 руб. + 20 л. x 11 руб.) / 21 л

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет "Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А." - 70 руб. - списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 1 апреля;

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет "Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А." - 100 руб. - списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 2 апреля;

Дебет 10-3 субсчет "Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А." Кредит 71 субсчет "Сидоров" - 220 руб. - оприходовано 11 литров бензин на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету водителя; Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет "Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А." -120,48 руб. - списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 3 апреля.

Получить транспортное средство во временное владение и пользование можно, заключив договор аренды транспортного средства с юридическим или физическим лицом.

По договору аренды арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 646 ГК РФ). Стороны могут предусмотреть смешанные условия оплаты аренды в виде фиксированной доли (непосредственно арендная плата) и оплаты компенсации на текущее содержание арендованного имущества, которая может меняться в зависимости от внешних факторов.

В случае, когда расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного транспортного средства. Просто учитывается такой автомобиль не в составе основных средств, а на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства" в оценке, принятой в договоре. За его использование начисляется арендная плата, а амортизация не начисляется.

Арендная плата учитывается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией вне зависимости от того, у кого арендуется автомобиль - у юридического или физического лица (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время статус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам. Так, если автомобиль арендуется у физического лица, у него возникает налогооблагаемый доход.

Что касается ЕСН, то нужно различать аренду транспортного средства с экипажем и без него (п. 1 ст. 236 и 3 ст. 238 НК РФ).

На арендованную машину выписывается путевой лист на время работы, поскольку распоряжается машиной организация. А подпункт 2 пункта 1 статьи 253 НК РФ разрешает включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, все средства, истраченные на содержание и эксплуатацию основных средств и иного имущества, которое используется в производственной деятельности. Это касается и ГСМ, которые используются на арендованном автомобиле.

Организация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем.

По договору безвозмездного пользования (ссуды) ссудополучатель обязан содержать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также несение всех расходов на ее содержание, если иное не предусмотрено договором.

Расходы организации по содержанию и эксплуатации автомобиля, полученного по договору безвозмездного пользования, уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленном порядке, если договором предусмотрено, что данные расходы несет ссудополучатель.

К договорам безвозмездного пользования (ссуды) применяются отдельные правила, предусмотренные для договора аренды. Расходы на ГСМ учитываются аналогично арендованной машине, поскольку распоряжается ею организация.

Передача имущества во временное пользование по договору ссуды - для целей налогообложения есть не что иное, как безвозмездно оказанная услуга. Стоимость такой услуги включается ссудополучателем во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Эту стоимость нужно определить самостоятельно, основываясь на данных о рыночной стоимости* аренды аналогичного автомобиля.

Работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Часто по приказу работнику выплачивают компенсацию по норме, установленной Правительством РФ и сверх этого расходы на бензин.

Поскольку такое положение прямо не предусмотрено письмом Минфина России от 21.07.1992 № 57, то представляется правомерным и позиция налоговых органов по данному вопросу. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля: сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419).

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается работникам в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Изначальный документ, который установил данную компенсацию - письмо Минфина России от 21.07.1992 № 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок". Документ действующий, хотя сами нормы выплат менялись в дальнейшем. Вот его мы и рекомендуем прочитать бухгалтеру особенно внимательно. В пункте 3 сказано, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Расчет размеров компенсации производится по формуле:

где
К - сумма компенсации,
А - амортизация автомобиля;
ГСМ - затраты на горюче-смазочные материалы;
ТО - техническое обслуживание;
ТР - текущий ремонт.

Начисление компенсации производится на основании приказа руководителя организации.

Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Самым трудным в данной ситуации представляется подтверждение именно факта и интенсивности использования машины сотрудником. Поэтому основанием для начисления компенсации, кроме приказа руководителя, может быть разъездная ведомость или иной аналогичный документ, форма которого утверждена в приказе об учетной политике организации. Путевые листы в данном случае не составляются.

Выплачиваемые работнику компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях являются для организации расходами по обычным видам деятельности на основании пункта 7 ПБУ 10/99.

Компенсация, выплачиваемая работнику в соответствии с законодательством, в пределах утвержденных норм не облагается налогом на доходы физических лиц (ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (ст. 238 НК РФ). В данном случае законодательный документ - Трудовой кодекс РФ. В силу того, что Правительством РФ разработаны нормы компенсации применительно только к пункту 11 статьи 264 НК РФ (налог на прибыль), они не подлежат применению в целях определения налоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

Налоговые органы настаивают на том, что нормы, применяемые в организации, не могут быть применены для НДФЛ, поскольку не являются нормами, установленными в соответствии с действующим законодательством РФ (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта").

Однако в своем Постановлении от 26.01.2004 № Ф09-5007/03-АК ФАС Уральского округа пришел к выводу, что применять нормы компенсационных выплат, установленные главой 25 НК РФ, для исчисления НДФЛ неправомерно. Компенсация за личный транспорт освобождается от налога на доходы в размере, установленном письменным соглашением организации и работника. Это косвенным образом подтверждает и решение ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04 (подробнее читайте здесь ).

Таким образом, на наш взгляд, в рассматриваемой ситуации не возникает налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц.

Компенсация за использование личных легковых автомобилей в служебных целях в целях исчисления налога на прибыль является нормируемой величиной. Действующие в настоящее время нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В налоговом учете эти расходы признаются на дату фактической выплаты начисленной компенсации.

Сумма компенсации, начисленная работнику сверх предельных норм, не может уменьшать налоговую базу для исчисления налога на прибыль организации. Эти расходы в целях налогообложения рассматриваются как сверхнормативные.

Разумеется, эту точку зрения можно пытаться оспорить, опираясь на более свежую позицию статьи 188 Трудового кодекса РФ. Но ведь и в письме Минфина речь шла о том, что при расчете компенсации нужно учесть все особенности использования личного автомобиля работником в производственных целях. А для налогообложения существует норма, и она однозначна. Поэтому расходы на приобретение ГСМ параллельно с выплатой компенсации не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы по компенсации работнику сверх установленных норм, а также стоимость израсходованных ГСМ, исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов, признаются постоянной разницей (п. 4 ПБУ 18/02).

На сумму постоянного налогового обязательства, рассчитанного на ее основе, организация корректирует величину условного расхода (условного дохода) по налогу на прибыль (п. 20, 21 ПБУ 18/02).

Учет ГСМ в конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7" (ред. 4.5) ведется на счете 10.3 "Топливо". В справочнике "Материалы" для элементов, относящихся к ГСМ, следует указать вид "(10.3) Топливо" (см. рис. 1).

Приобретение ГСМ отражается документами "Поступление материалов" или "Авансовый отчет", в последнем документе следует указать корреспондирующий счет 10.3.

Для отражения расхода ГСМ удобно пользоваться документом "Перемещение материалов", выбрав вид перемещения: "Передача в производство" (см. рис. 2). В документе нужно указать счет затрат, соответствующий направлению использования автомобиля (20, 23, 25, 44) и статью затрат.

Рекомендуется в справочнике статей затрат задать две статьи для отражения расходов по ГСМ, для одной из которых установить "Вид расходов" для целей налогового учета "Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения", а для второй (расходы сверх нормы) - "Не принимаемые для целей налогообложения" (рис. 3).

Если произведенные расходы не превысили норматива, то все затраты следует отнести на статью расходов, учитываемую для налогообложения. Если норматив превышен, то следует ввести два документа "Перемещение материалов": первый на сумму норматива, указав статью, учитываемую для налогообложения, второй на сумму превышения норматива, указав статью, не учитываемую для налогообложения.

В случае применения организацией ПБУ 18\02, при проведении документа "Закрытие месяца" будет учтена постоянная разница и сформирована проводка по отражению постоянного налогового обязательства.

Компенсационные выплаты работникам за использование личного транспорта в служебных целях можно отразить документом "Бухгалтерская справка" (см. рис. 4).

На закладке "Бухгалтерский учет" счет отнесения затрат и статья затрат указывается по аналогии с отражением расходов по ГСМ, затем можно автоматически сформировать проводки по налоговому учету по кнопке "Заполнить НУ".

Заключительная часть статьи
подготовлена Авторизованным
Учебным центром "Мастер Сервис Инжиниринг"
(095) 955-10-80
edu@masterse.ru