Руководства, Инструкции, Бланки

акт приема-передачи личного дела муниципального служащего образец img-1

акт приема-передачи личного дела муниципального служащего образец

Рейтинг: 4.7/5.0 (1893 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Образец документа

Форма акта передачи личного дела федерального государственного гражданского служащего Федеральной службы по экологическому технологическому и атомному надзору

Приложение N 9 к Инструкции по кадровому делопроизводству в федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору РД-20-04-2008

ФОРМА АКТА ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНОГО ДЕЛА

приема-передачи личного дела

федерального государственного гражданского служащего

Федеральной службы по экологическому технологическому

и атомному надзору

Кубакова Валерия Менделевича,

уволенного по инициативе федерального государственного гражданского служащего в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 33 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

В соответствии с пунктом 21 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609, и на основании письма (указывается государственный орган, дата и номер),

Федеральная служба по экологическому технологическому и атомному надзору передала, а (указывается государственный орган) принял личное дело федерального государственного гражданского служащего

Другие статьи

Статья 30

Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ (ред. от 30.06.2016) "О муниципальной службе в Российской Федерации"

Статья 30. Порядок ведения личного дела муниципального служащего

1. На муниципального служащего заводится личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы.

2. Личное дело муниципального служащего хранится в течение 10 лет. При увольнении муниципального служащего с муниципальной службы его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы.

3. При ликвидации органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, в которых муниципальный служащий замещал должность муниципальной службы, его личное дело передается на хранение в орган местного самоуправления, избирательную комиссию муниципального образования, которым переданы функции ликвидированных органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, или их правопреемникам.

4. Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке. установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.

Открыть полный текст документа

Справочник адвоката

приема-передачи личного дела

федерального государственного гражданского служащего

Федеральной службы по экологическому технологическому

и атомному надзору

Кубакова Валерия Менделевича,

уволенного по инициативе федерального государственного гражданского служащего в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 33 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

В соответствии с пунктом 21 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609, и на основании письма (указывается государственный орган, дата и номер),

Федеральная служба по экологическому технологическому и атомному надзору передала, а (указывается государственный орган) принял личное дело федерального государственного гражданского служащего

Акт приема-передачи дел (образец)

13 января 2013, просмотров: 12816, Раздел: Документы

Акт приема-передачи дел – акт, который документально фиксирует передачу всех документов предприятия другому лицу. Это позволяет избежать ряда спорных вопросов, которые могут возникнуть после передачи дел и перевода денег. Акт приема-передачи дел не имеет унифицированной формы и составляется в произвольной форме. Перечень дел, прописанных в акте приема-передачи дел, может быть разнообразен и зависеть от конкретной фирмы и ее действия (продажа, аудиторская проверка и т.д.).

Акт о приеме-передачи дел

Открыть в формате Word

Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.

Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.

В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

Акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел - документ, передающийся от одного лица к другому, в котором содержится перечень документов, отображающих финансовое состояние предприятия. Составление данного документа необходимо во избежание споров и разногласий, которые могут возникнуть в будущем.

Лицами, заинтересованными в составлении данного документа является руководитель предприятия, бухгалтер, который принял решение об увольнении, а так же вновь прибывший бухгалтер, который принимает дела предприятия.

В связи с тем, что данный документ не имеет унифицированной формы, составлять его следует в простой форме на стандартном листе формата А4 в электронной форме. Документ представляет собой опись дел, которые в той или иной степени касаются бухгалтерии:

  • учет движения всех денежных средств предприятия
  • форма ведения бухгалтерии, принятая на предприятии
  • расчеты с работниками предприятия
  • правильность ведения всех расчетных операций и составление при этом соответствующих документов
  • своевременность сдачи и надлежащее хранение бухгалтерской документации и т.д.

    Данный акт может содержать и иной перечень документов в зависимости от специфики деятельности предприятия.

    Акт приема-передачи дел составляется в присутствии экспертных членов комиссии, которые вместе с бухгалтером и руководителем предприятия подписывают данный документ.

    Скачать образец акта приема-передачи дел

    Акт приема-передачи дел

    Акт приема-передачи дел – документ, на основании которого происходит передача дел от одного работника другому. Как правило, такой бланк составляется при увольнении сотрудника, когда дела переходят к лицу, принимаемому на эту должность.

    Скачать бланк акта приема-передачи дел можно по ссылке внизу статьи. Представлен образец, когда дела передаются от одного бухгалтера другому при увольнении.

    Форма акта не имеет строго определенной структуры, составляется в свободной форме, в зависимости от вида и объема передаваемых дел, а также особенностей деятельности организации.

    На нашем сайте вы можете скачать и другие образцы актов: передаточный при реорганизации – скачать образец. осмотра помещений – скачать, на уничтожение документов – скачать образец .

    Образец заполнения акта приема-передачи дел

    В бланке акта должны присутствовать реквизиты руководителя, увольняющегося сотрудника и принимаемого сотрудника – прописываются их ФИО и должности.

    Сам акт представляет собой перечень дел, передаваемых от одного лица другому. В частности при передачи дел от одного бухгалтера другому, дается характеристика бухгалтерскому учету, состояние имущества, оборотных и внеоборотных активов. Также отмечается состояние учета всех операций на предприятии – денежных средств, материальных ценностей, производственного процесса, взаиморасчетов с контрагентами, персоналом. Примерный образец акта в данном случае можно скачать по ссылке ниже.

    Акт составляется комиссией, которая создается специально для оценки состояния передаваемых дел. Комиссия будет рассматривать заключения аудиторов, объяснительные к акту.

    Составленный бланк акт приема-передачи дел должен быть подписан всеми членами комиссии, а также руководителем и лицами, между которыми происходит передача.

    Скачать образец акта приема-передачи дел.

  • Pro-кадры: Акт приема-передачи дел

    Акт приема-передачи дел (личные дела работников, приказы по личному составу, трудовые договоры и др.) составляется в случае увольнения работника, ответственного за ведение и хранение данного вида документации, его перевода на другую работу и пр. Акт составляется созданной для этого комиссией. Состав комиссии должен быть утвержден приказом руководителя организации.

    В акте приема-передачи дел необходимо отразить состояние передаваемых дел на момент передачи. Ниже предлагаю вам примерную форму акта приема-передачи дел.

    приема - передачи дел

    "__" ________ 2014 N ____

    Директор ООО «_______»

    Бухгалтером Ф.И.О. передаются, а специалистом по кадрам Ф.И.О. принимаются следующие документы:

    - Личные дела работников ООО «_______», согласно прилагаемого перечня;

    - Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2), согласно прилагаемого перечня;

    - Приказы по личному составу работников ООО «_______».

    При приеме - передаче дел установлено следующее:

    - В личном деле работника Ф.И.О. отсутствует копия документа об образовании.

    1. Перечень личных дел работников ООО «_______» на двух листах;

    2. Перечень личных карточек работников ООО «_______» на одном листе.

    Как правильно передать дело в другую организацию уволенного сотрудника?

    Как правильно передать дело в другую организацию уволенного сотрудника? Вопрос

    Государственный служащий уволен в апреле 2014 года, личное дело хранится в нашем учреждении, архивной службой дело еще не сформировано и не подготовлено к сдаче на хранение. Дело пронумеровано, имеет опись. Бывший сотрудник устроился в другое госучреждение, которое просит передать личное дело в пользование. Подскажите как правильно передать дело, составить акт передачи.Спасибо!

    Ответ

    Согласно Положению о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред. от 01.07.2014) при переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 22 настоящего Положения), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

    Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

    Порядка передачи личного дела, формы акта приема-передачи на законодательном уровне не установлено .

    Такой порядок может быть утверждён на региональном уровне, локальном уровне, в рамках инструкции по ведению кадрового делопроизводства в конкретном Министерстве.

    Так, например, согласно Указу Мэра Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ "О порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих города Москвы" (вместе с "Положением о ведении личных дел государственных гражданских служащих города Москвы"):

    1. Передача личного дела гражданского служащего производится по письменному запросу руководителя государственного органа с оформлением акта приема-передачи. Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается представителем кадровой службы государственного органа и удостоверяется печатями кадровых служб государственных органов.
    2. В случае необходимости личное дело гражданского служащего направляется в государственный орган почтой ценным письмом (бандеролью) с уведомлением о вручении. В этом случае к личному делу гражданского служащего прилагаются сопроводительное письмо и два экземпляра акта приема-передачи, один из которых после оформления подлежит возврату кадровой службой государственного органа - получателя почтового отправления.
    3. При подготовке к передаче личное дело гражданского служащего оформляется в следующем порядке:
      • Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.
      • В начало личного дела гражданского служащего помещается внутренняя опись документов, которая завершается итоговой записью по установленной форме и подписывается работником, ответственным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, а также даты составления описи.
      • На обложке личного дела гражданского служащего указываются даты его начала и окончания, которыми являются соответственно дата приема на гражданскую службу и увольнения с гражданской службы - первый и последний день исполнения гражданским служащим обязанностей гражданской службы.
    4. При передаче кадровой службой личного дела гражданского служащего в другой государственный орган либо на архивное хранение в книге учета личных дел гражданских служащих производится соответствующая запись.

    Форму акта передачи можно посмотреть, например, в Приложении N 9 к Инструкции по кадровому делопроизводству в федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору РД-20-04-2008:

    ФОРМА АКТА ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНОГО ДЕЛА

    приема-передачи личного дела

    федерального государственного гражданского служащего

    Федеральной службы по экологическому технологическому

    и атомному надзору

    Кубакова Валерия Менделевича,

    уволенного по инициативе федерального государственного гражданского служащего в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 33 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

    В соответствии с пунктом 21 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609, и на основании письма (указывается государственный орган, дата и номер),

    Федеральная служба по экологическому технологическому и атомному надзору передала, а (указывается государственный орган) принял личное дело федерального государственного гражданского служащего

    Должность ________________ И.О. Фамилия

    М.П. подпись дата,

    Советуем Вам на основании рассмотренных выше документов закрепить в локальном нормативном акте порядок передачи личных дел госслужащих.

    Подробности в материалах Системы Кадры:

    1.Ответ:Как оформить личное дело гражданского служащего

    Кто должен вести личные дела гражданского служащего

    Личное дело гражданского служащего должна вести кадровая служба государственного органа. В личное дело вносятся персональные данные гражданского служащего и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Об этом сказано в пункте 10 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 .

    Персональные данные кадровая служба должна получать лично у гражданского служащего. В случае необходимости получения данных у третьей стороны следует заранее известить гражданского служащего о целях, предполагаемых источниках и способах получения информации, а также получить его письменное согласие. Об этом сказано в пункте 2 части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

    Персональные данные. внесенные в личные дела и документы учета гражданских служащих, являются персонифицированными. В случаях, установленных федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами. относятся к сведениям, составляющим государственную тайну. В иных случаях – к сведениям конфиденциального характера. Об этом сказано в пункте 5 статьи 14 Закона от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ.

    Внимание: государственные органы (операторы ), которые занимаются обработкой персональных данных, должны соблюдать меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей. предусмотренных Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ .

    В частности, для выполнения таких обязанностей следует назначить ответственных за организацию обработки персональных данных из числа служащих данного органа и разработать для них специальную должностную инструкцию .

    Какие документы входят в личное дело гражданского служащего

    Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на гражданскую службу. так как оно заводится сразу же после издания приказа о назначении на должность гражданской службы. В процессе прохождения службы личное дело пополняется другими документами.

    В итоге в личное дело гражданского служащего могут входить следующие документы:

    1. Письменное заявление о поступлении на гражданскую службу (замещении должности гражданской службы).
    2. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета с приложением фотографии. Форма анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26 мая 2005 г. № 667-р .
    3. Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса).

    4. Копия паспорта и копии свидетельств о госрегистрации актов гражданского состояния.
    5. Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы.
    6. Копии документов об образовании и о квалификации, а также документов о квалификации, которые подтверждают повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профобразования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются).
    7. Копии решений о награждении государственными наградами, почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются).
    8. Копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.
    9. Экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений об изменении или дополнении служебного контракта.
    10. Копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им этой должности.
    11. Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).
    12. Копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности, о прекращении служебного контракта или его приостановлении.
    13. Аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период.
    14. Экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы.
    15. Копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина гражданской службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга).
    16. Копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва.
    17. Копии решений о поощрении, а также о наложении на гражданского служащего дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
    18. Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении от замещаемой должности.
    19. Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную тайну (если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений).
    20. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего.
    21. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.
    22. Копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по местожительству на территории России (ИНН).
    23. Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования.
    24. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению.
    25. Справки о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. Указанные справки составляются кадровой службой.

    Кроме того, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего (если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела), а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами .

    Представитель нанимателя не вправе приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные. В частности:

    • о его политических, религиозных и иных убеждениях;
    • частной жизни;
    • членстве в общественных объединениях (в т. ч. в профессиональных союзах).

    Об этом сказано в пункте 3 части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

    Документы личного дела брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Кроме того, учетные данные гражданских служащих кадровая служба должна хранить на электронных носителях и обеспечить их защиту от несанкционированного доступа и копирования. Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 .

    Должна ли кадровая служба государственного органа знакомить гражданского служащего с его личным делом

    Основные обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, установлены Положением. утвержденным Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609. В подпункте «ж» пункта 19 данного положения сказано, что кадровая служба обязана не реже одного раза в год знакомить гражданских служащих с документами их личных дел. Кроме того, проводить ознакомление с личными делами нужно:

    • по просьбе гражданского служащего;
    • в иных случаях, предусмотренных законодательством.

    Хранение и передачи личных дел

    Как поступить с личным делом гражданского служащего при его увольнении или переводе

    При переводе гражданского служащего на должность в другой государственный орган его личное дело передайте по новому месту прохождения гражданской службы (п. 21 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 ).

    При назначении гражданского служащего на государственную должность его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения государственной должности (п. 22 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 ).

    Личные дела служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением служащих, назначенных на государственные должности ), кадровая служба должна хранить в течение 10 лет со дня их увольнения. По истечении данного срока личные дела передайте в архив.

    Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой, вновь поступит на гражданскую службу, его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

    Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, храните в соответствии с требованиями, установленными Законом от 21 июля 1993 г. № 5485-1 .

    Ответственность за нарушения в работе с личными делами

    Какая ответственность предусмотрена за нарушения порядка ведения и хранения личных дел гражданских служащих

    За нарушение установленного порядка ведения и хранения личных дел, а также за разглашение конфиденциальных сведений, сведений, составляющих государственную тайну (содержащихся в личных делах), гражданские служащие могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности.

    Такие сведения относятся к информации с ограниченным доступом. Поэтому суд по представлению прокурора может оштрафовать должностное лицо, виновное в их разглашении. Размер штрафа – от 4000 до 5000 руб.

    Это следует из части 5 статьи 20 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, статьи 13.14. части 1 статьи 23.1, части 1 статьи 28.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

    Гражданского служащего, разгласившего сведения, являющиеся персональными данными (служебной или конфиденциальной информацией), могут привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения (

    Обеспечение сохранности личных дел уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих

    Обеспечение сохранности личных дел уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих
    • Тамбовцева Татьяна | главный специалист архивного управления Министерства государственно-правового развития Омской области

    Личные дела уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих (в отличие от личных дел других категорий работников) не передаются в архив государственного или муниципального органа традиционно через год, после завершения дел в делопроизводстве. Мы сталкиваемся с проблемами, связанными с применением противоречащих друг другу норм действующего законодательства, закрепляющих особый порядок работы с указанными делами. Автор статьи, будучи инициатором рассмотрения этого вопроса, предложил выход из затруднительного положения. По запросу экспертно-проверочной комиссии Министерства государственно-правового развития Омской области Росархив официально разъяснил применение вступивших в противоречие норм, согласившись с высказанным автором мнением. Данный вопрос сейчас особенно актуален, ведь в 2011 году таких дел существенно прибавится из-за начала массовых сокращений госаппарата (в некоторых ведомствах планируется сократить до 20% служащих).

    Личные дела уволенных государственных гражданских служащих и муниципальных служащих нельзя через год сдать в архив, как мы поступили бы с личными делами остальных уволенных работников.

    И здесь мы сталкиваемся с противоречием действующих норм законодательства – особый порядок работы с такими делами до конца не урегулирован. По запросу ЭПК Министерства государстевенно-правового развития Омской области Росархив дал свои официальные разъяснения. Автор статьи, будучи инициатором рассмотрения данного вопроса, показывает выход из затруднительного положения.

    Анализ действующего законодательства

    З ачем законодатель ввел особый порядок работы с личными делами уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих? Дело в том, что если эти люди, уволившись из вашей организации, потом опять поступают на государственную / муниципальную службу, ваша организация должна будет передать новому работодателю личное дело такого человека. И новый работодатель продолжит его формирование – будет добавлять в него новые документы. Целесо­образность такого подхода в масштабах государства ясна. Но вот технология работы до конца в нормативных документах не прописана, поэтому возникают проблемы. Возникли они и у нас, в органах государственной власти Омской области и муниципальных архивах. Камнем преткновения стали место, сроки и условия хранения, субъект хранения таких дел .

    Сначала наше архивное управление попыталось найти решение самостоятельно, и вот что удалось выяснить.

    Статья 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее по тексту – Закон № 25-ФЗ) возлагает обязанность по ведению личных дел муниципальных служащих на орган местного самоуправления. При этом ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в том же порядке, что и личных дел государственных гражданских служащих, который регламентируется Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (далее – Положение).

    Итак, всего два нормативных документа, но и в них нашлись противоречия! Смотрите ниже подчеркнутые фрагменты цитат из этих документов.

    Статья 30 «Порядок ведения личного дела муниципального служащего» Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»

    1. На муниципального служащего заводится личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы.

    2. Личное дело муниципального служащего хранится в течение 10 лет. При увольнении муниципального служащего с муниципальной службы его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления. избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы.

    3. При ликвидации органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, в которых муниципальный служащий замещал должность муниципальной службы, его личное дело передается на хранение в орган местного самоуправления, избирательную комиссию муниципального образования, которым переданы функции ликвидированных органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, или их правопреемникам.

    4. Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.

    Пункт 23 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (в ред. Указа Президента РФ от 23.10.2008 № 1517)

    Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 22 настоящего Положения), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

    Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

    Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

    В данных двух документах указаны разные места хранения дела: кадровая служба и архив организации. Кроме того, несмотря на бланкетный характер 1 пункта 2 статьи 30 Закона № 25-ФЗ, отсутствует информация: чье личное дело (уволенного?), с какого времени хранить 10 лет (со дня увольнения?), имеется неточность формулировки: «при увольнении» вместо «после увольнения».

    Неоднозначность толкования данного вопроса (о месте, субъекте, сроках и условиях хранения) имеет место и в комментариях к законодательству:

    Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации (А.М. Куренной, С.П. Маврин, Е.Б. Хохлов): «Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, по общему правилу хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив».

    Комментарий З.С. Богатыренко «Новейшие тенденции защиты персональных данных работника в Российском Трудовом праве»: «Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, за исключением назначенных на государственные должности, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив».

    Комментарий к Федеральному закону от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» с использованием правовых актов по состоянию на 01.08.2007 (А.В. Колесников, А.О. Макаров, И.Н. Осипова): «После прекращения служебных отношений личное дело муниципального служащего хранится в течение 10 лет. Оно хранится в архиве органа местного самоуправления. избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы».

    Комментарий (постатейный) к Федеральному закону от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» Центра публично-правовых исследований с использованием правовых актов по состоянию на 1 июня 2007 года (под редакцией профессора А.Н. Козырина): «Личные дела муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы, после чего передаются в архив».

    Комментарий к законодательству (Г.А. Корнийчук, «Государственные служащие. Особенности регулирования труда»): «При расторжении служебного контракта и увольнении с гражданской службы гражданский служащий исключается из реестра государственных гражданских служащих государственного органа, а его личное дело в установленном порядке сдается в архив этого государственного органа ».

    Существенным недостатком изложенного в нормах является также то, что при практическом их применении возникает ряд противоречий, касающихся порядка работы с личным делом после увольнения работника, определенного Основными правилами работы ведомственных архивов (утв. приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.1985 г. № 263, далее – Основные правила), в том числе:

    • проведение экспертизы ценности, в рамках которой при полистном просмотре изымаются неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения (пункт 3.3.3);
    • упорядочение (полное оформление, описание 2 ), производимое не позднее, чем через 2 года после завершения дел делопроизводством на стадии передачи дела в архив (пункты 4.1.3, 7.1.17, 7.4.6);
    • соблюдение условий хранения документов (пункт 5.1).

    Решение названных вопросов применительно к личным делам государственного гражданского служащего и муниципального служащего зависит от решения принципиального вопроса – являются ли указанные документы архивными или документами в делопроизводстве соответствующего органа.

    В целом законодатель предполагает хранение личных дел уволенных государственных (муниципальных) служащих в делопроизводстве в течение 10 лет в неупорядоченном виде без проведения в них экспертизы ценности документов. что не согласуется с пунктом 3.3.3 Основных правил.

    Кроме того, из содержания рассматриваемых норм во взаимосвязи с пунктами 4.1.3, 7.1.17 Основных правил следует, что в течение 10 лет, пока личное дело хранится в кадровой службе государственного органа (органа местного самоуправления), полное оформление дел не проводится. поскольку личное дело не приобрело статуса архивного документа.

    Противоречие между Законом № 25-ФЗ, Положением (с одной стороны) и архивными правилами (с другой) заключается еще и в следующем. Целью хранения личного дела в кадровой службе является сохранение в неизменном состоянии состава входящих в него документов для последующей передачи личного дела в государственный орган (орган местного самоуправления) по новому месту замещения должности государственной гражданской службы (муниципальной службы). Но это лишь одна (красивая) сторона медали.

    Ее обратной (менее приятной) стороной является неупорядоченное хранение личных дел уволенных государственных (муниципальных) служащих, причем за 10 лет хранения в кадровой службе они могут претерпеть нежелательные изменения и даже быть утрачены физически. В то время как наличие описи дел по личному составу дает дополнительные гарантии сохранности, в т.ч. позволяет соблюдать правила оформления архивных справок в части указания архивных шифров документов, послуживших основанием для составления указанных справок (пункты 9.1, 10.2.4, 10.2.7 Основных правил).

    Условия хранения документов в кадровой службе и в архиве государственного органа (органа местного самоуправления) существенно отличаются. Если в архиве обеспечивается комплекс работ (пункт 5.1 Основных правил):

    • предоставление специального (приспособленного) помещения в административном здании;
    • оборудование помещения средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
    • применение спецоборудования (стеллажей, сейфов, коробок);
    • создание оптимального температурно-влажностного и светового режима, проведение санитарно-гигиенических мероприятий, то в кадровой службе, как правило, для обеспечения сохранности документов используется только специальное оборудование (сейфы).

    Ввиду того что личные дела уволенных закончены делопроизводством, их следует относить к архивным документам и распространять на них режим хранения, соответствующий Основным правилам! К такому выводу, заслушав информацию автора, в целом склонялась экспертно-проверочная комиссия Министерства государственно-правового развития Омской области (далее – ЭПК Министерства).

    Официальное разъяснение

    Итак, мы выяснили, что пункт 2 статьи 30 Федерального закона «О муниципальной службе в Российской Федерации», пункт 23 Положения, а также Основные правила работы ведомственных архивов противоречат друг другу. Мы обратились с официальным запросом в Центральную экспертно-проверочную комиссию при Федеральном архивном агентстве с просьбой рассмотреть предложения ЭПК нашего Министерства для вынесения рекомендаций по данному вопросу. И вот, после получения ответа Росархива, мы смогли рекомендовать органам государственной власти Омской области и органам местного самоуправления рассматривать личные дела уволенных государственных гражданских служащих и муниципальных служащих как документы с двойным статусом :

    • как документы в делопроизводстве – в целях применения норм об экспертизе ценности, упорядочении (полном оформлении, описании) документов;
    • как архивные документы – в целях создания оптимальных условий хранения указанных документов в кадровой службе до передачи их в архив.

    Росархив согласился с высказанным нами мнением о существенных противоречиях в федеральном законодательстве, при этом в целях обеспечения сохранности и учета личных дел рекомендовал государственным (муниципальным) органам следующее:

    Письмо Федерального архивного агентства РФ начальнику архивного управления Министерства государственно-правового развития Омской области Г.Ю. Бородиной от 20.05.2009 № 4/924-к.

    В течение всего срока хранения в кадровой службе такие дела не могут подвергаться процедурам, установленным Основными правилами при передаче на ведомственное архивное хранение обычных личных дел уволенных – проведению экспертизы ценности и полному упорядочению дел.

    В связи с этим Росархив полагает целесообразным рекомендовать организациям, в которых имеются должности государственной гражданской службы или муниципальной службы, следующее:

    1) Кадровые службы организаций в целях обеспечения сохранности находящихся у них на хранении личных дел уволенных государственных гражданских служащих или муниципальных служащих в конце каждого года составляют их опись по форме описи дел структурного подразделения (приложение № 6 к Основным правилам), не делая записей о передаче и приеме дел в ведомственный архив.

    2) В случае передачи кадровой службой личного дела уволенного государственного гражданского служащего или муниципального служащего в другую организацию в указанной описи в графе «Примечание» делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Заявления заинтересованных лиц, переписка о передаче дела, акты приема-передачи дела составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.

    3) По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных государственных гражданских служащих или муниципальных служащих на эти дела по году увольнения составляется самостоятельная опись с отдельной нумерацией (например: опись дел постоянного хранения – № 1, опись по личному составу – № 2, опись личных дел государственных служащих – № 3) и кадровая служба передает их в порядке, установленном Основными правилами, на хранение в ведомственный архив.

    Что же касается высказанного предложения о создании в кадровых службах организаций условий хранения. аналогичных условиям архивного хранения, то это вряд ли осуществимо. Учитывая сравнительно небольшое количество таких дел, представляется целесообразным рекомендовать кадровым службам организаций обеспечить для них сейфовое хранение, что будет посильным для большинства организаций.

    Образец оформления описи дел структурного подразделения по личному составу уволенных государственных / муниципальных служащих

    Она составляется кадровой службой на личные дела уволенных государственных гражданских или муниципальных служащих по окончании каждого делопроизводственного года по форме, указанной в приложении № 6 Основных правил (опись дел по личному составу структурного подразделения организации), причем записи о передаче и приеме в архив, имеющиеся в форме, не делаются.

    В нашем примере номер описи дел – 09 л/с­2008, где 09 – цифровое обозначение структурного подразделения по штатному расписанию, л/с – прописные начальные буквы наименования категории документов (личный состав), 2008 – год увольнения работников, по которому их личные дела включаются в опись. Опись имеет валовую нумерацию.

    В случае передачи личного дела уволенного в другой государственный орган в описи в графе «Примечание» делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи (вид документа, его дата и номер).

    В опись включается дело «Документы… о передаче личных дел уволенных. » с указанием в графе 6 срока его хранения 75 лет (срок хранения актов приема-передачи данного вида установлен в соответствии со статьей 667 Перечня типовых управленческих архивных документов. 2010 года).

    Образец оформления описи дел организации по личному составу уволенных государственных / муниципальных служащих

    Данная опись составляется кадровой службой на основе описи дел структурного подразделения на личные дела уволенных государственных гражданских или муниципальных служащих по истечении 10-летнего срока их хранения в кадровой службе. Она составляется по форме, указанной в приложении № 38 к приказу Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10.09.2007 № 1273. Данная опись является самостоятельной описью с отдельной нумерацией.

    Общее количество дел в ней будет менее его количества в описи дел структурного подразделения (см. Пример 1) в связи с фактами передачи дел. В опись включаются по году увольнения личные дела уволенных государственных гражданских или муниципальных служащих, не переданные в другой государственный орган (в нашем примере – в годовой раздел за 2008 год включены личные дела В.И. Климовой и Т.М. Швецовой).

    Дело «Документы… о передаче личных дел уволенных. », включенное в нашем примере в годовой раздел за 2008 год, составляют документы о передаче личных дел В.И. Климовой и Т.М. Швецовой, в годовой раздел за 2009 год в него будут включены документы о передаче личного дела Л.И. Усольцевой, за 2010 год – П.А. Тарасова.

    По этой описи личные дела уволенных государственных гражданских или муниципальных служащих будут переданы в установленном порядке на хранение в архив организации.

    Сноски

    Существуют три основных способа изложения элементов норм права в статьях нормативных правовых актов. При прямом способе изложения элемент нормы права прямо излагается в статье. При отсылочном способе изложения в статье элемент нормы права полностью не излагается, вместо этого содержится отсылка на конкретную статью того же или другого нормативного правового акта. При бланкетном способе изложения элемент нормы права выражен в самой общей форме, отсылая к другим нормативным правовым актам (без указания на конкретную норму, где можно найти недостающие сведения), к определенным отраслям права и даже к «действующему законодательству». Таким образом, при бланкетном изложении элемента нормы права он остается неопределенным. Вернуться назад

    Полное оформление дела включает подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление внутренней описи, внесение уточнений в реквизиты обложки дела. Кроме того, обязательному оформлению подлежит годовой раздел сводной описи дел по личному составу (личных дел уволенных) организации. Вернуться назад