Руководства, Инструкции, Бланки

письмо подтверждающее факт отправки договора образец img-1

письмо подтверждающее факт отправки договора образец

Рейтинг: 4.6/5.0 (1788 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Образец письмаподтверждения Образцы формы бланки формуляры документов

Образец письмаподтверждения

После трудных хождений в сети Вы ищете Образец письмаподтверждения. В интернете можно разыскать довольно много примеров. Каким образом отличить реальный и тот который пригодится к Вашей проблеме. Есть правила. Найдите автора шаблона. Доверие специалиста, который изложил образец сделает понятной качество примера. Существенным является дата когда он был опубликован. Давно пропечатанные формуляры мало дадут помощи. Выясняется вопрос в любой ли области возможно было использовать. Не все, что размещено в интернете подойдет для каждого случая. Для подтверждения проверьте еще парочку рекомендованых.

Деловая этика является неотъемлемой частью каждого предприятия, и в любом договоре каждый пункт является знаком уважения к каждой из сторон. Но при этом существуют и необязательные знаки внимания к компаньонам или клиентам, которые следует использовать во время сотрудничества. Одним из таких деловых оборотов считается письмо-подтверждение.

Конечно, официальное письмо-подтверждение не является обязательным, и конкретная ситуация может обсуждаться на словах, но даже письмо-подтверждение участия будет воспринято как уважение к компании.

Что такое письмо-подтверждение

Данное письмо выступает некоммерческим деловым извещением, благодаря которому второй участник переписки может получить информацию о получении первой стороной каких-либо отправленных материальных ценностей, документации или даже информации.

В некоторых случаях его используют как положительный ответ в отношении участия в каких-либо мероприятиях или в обычной встрече. Обычное письмо-подтверждение, пример которого вы можете найти в любом собрании шаблонов юридических документов, заканчивается пожеланиями о дальнейшем сотрудничестве или же предложением о встрече.

Как писать письмо-подтверждение

Любой образец для письма-подтверждения должен соответствовать определенным требованиям, которые касаются как деловой этики, так и обычного уважения к адресату:

- фирменный бланк. Фирменный бланк для письма подтверждения является обязательной составляющей документа. Как минимум необходимо использовать логотип и название компании в шапке письма, так как это в первую очередь соответствует деловому стилю;

- заголовок и обращение. Само собой разумеется, в заголовке письма необходимо указать его тему, чтобы адресат с самого начала имел представление о причине обращения. Это может быть классическое письмо о подтверждении сотрудничества или письмо подтверждение участия в мероприятии. Обязательно следует обратиться непосредственно к адресату, а если образец письма подтверждения направлен на имя всей компании, то это следует указывать еще в тематике письма;

-цель письма. В данном пункте составляется полный текст причины отправки подобного письма;

- заключительная часть. Именно здесь указываются пожелания о дальнейшем сотрудничестве, возможность встретиться или просто проявляется уважение к адресату;

- приложения. В том случае, если к письму прилагаются некоторые документы, то необходимо перечислить их и дополнительно прикрепить к самому письму оригиналы. Это в основном делается для того, чтобы не перегружать обращение в письме лишней информацией.

Таким образом, вы узнали, как написать письмо подтверждение. Следует запомнить, что оно не является обязательным, и законодательство не предусматривает его отправки. Но написание такого документа поднимает общую культуру вашей компании в глазах предприятий, с которыми вы сотрудничаете.

У нас вы можете абсолютно бесплатно скачать образец письма-подтверждения, перейдя по ссылке.

Образец письма-подтверждения

Деловая этика является неотъемлемой частью каждого предприятия, и в любом договоре каждый пункт является знаком уважения к каждой из сторон. Но при этом существуют и необязательные знаки внимания к компаньонам или клиентам, которые следует использовать во время сотрудничества. Одним из таких деловых оборотов считается письмо-подтверждение.

Конечно, официальное письмо-подтверждение не является обязательным, и конкретная ситуация может обсуждаться на словах, но даже письмо-подтверждение участия будет воспринято как уважение к компании.

Что такое письмо-подтверждение

Данное письмо выступает некоммерческим деловым извещением, благодаря которому второй участник переписки может получить информацию о получении первой стороной каких-либо отправленных материальных ценностей, документации или даже информации.

В некоторых случаях его используют как положительный ответ в отношении участия в каких-либо мероприятиях или в обычной встрече. Обычное письмо-подтверждение, пример которого вы можете найти в любом собрании шаблонов юридических документов, заканчивается пожеланиями о дальнейшем сотрудничестве или же предложением о встрече.

Как писать письмо-подтверждение

Любой образец для письма-подтверждения должен соответствовать определенным требованиям, которые касаются как деловой этики, так и обычного уважения к адресату:

- фирменный бланк. Фирменный бланк для письма подтверждения является обязательной составляющей документа. Как минимум необходимо использовать логотип и название компании в шапке письма, так как это в первую очередь соответствует деловому стилю;

- заголовок и обращение. Само собой разумеется, в заголовке письма необходимо указать его тему, чтобы адресат с самого начала имел представление о причине обращения. Это может быть классическое письмо о подтверждении сотрудничества или письмо подтверждение участия в мероприятии. Обязательно следует обратиться непосредственно к адресату, а если образец письма подтверждения направлен на имя всей компании, то это следует указывать еще в тематике письма;

-цель письма. В данном пункте составляется полный текст причины отправки подобного письма;

- заключительная часть. Именно здесь указываются пожелания о дальнейшем сотрудничестве, возможность встретиться или просто проявляется уважение к адресату;

- приложения. В том случае, если к письму прилагаются некоторые документы, то необходимо перечислить их и дополнительно прикрепить к самому письму оригиналы. Это в основном делается для того, чтобы не перегружать обращение в письме лишней информацией.

Таким образом, вы узнали, как написать письмо подтверждение. Следует запомнить, что оно не является обязательным, и законодательство не предусматривает его отправки. Но написание такого документа поднимает общую культуру вашей компании в глазах предприятий, с которыми вы сотрудничаете.

У нас вы можете абсолютно бесплатно скачать образец письма-подтверждения, перейдя по ссылке .

Образец письма-подтверждения (скачать образец)

Письма-подтверждения составляют, когда есть необходимость подтвердить получение каких-либо документов. Письмо также может быть отправлено в подтверждение какого-либо факта, действия, телефонных переговоров.

Обычно письма-подтверждения становятся гарантией того, что достигнутые устные договоренности или обещания остаются в силе. Кроме этого, с помощью подобного письма можно выразить уважение и проявить вежливость по отношению к партнеру.

Письмо-подтверждение может носить и деловой, и личный характер. Письмом также можно подтвердить бронирование номера в гостинице, ответить на приглашение, сообщить о получении товаров или услуг, дать согласие на встречу, принять условия участия в каком-либо мероприятии. При написании письма-подтверждения рекомендуем придерживаться следующей схемы.

Если вы составляете деловое письмо-подтверждение, желательно использовать бланк или употребить официальную форму написания вашего имени и адреса. Можно использовать этикетки-наклейки с этой информацией. При личной переписке вполне подойдет простая бумага.

Можно отправить письмо-подтверждение и по электронной почте, соблюдя при этом все формальности.

Начинать следует с приветствия, соответствующего содержанию письма. Иногда в деловой переписке необходимо употреблять форму приветствия "Уважаемые господа" или подобное обращение.

Если переписка неформальна или если деловой партнер ваш друг, допустимы менее формальные формы приветствия.

В письме целесообразно подтвердить детали соглашения, которое было достигнуто - дату, время, место. Будьте максимально конкретны.

Укажите все детали, которые относятся к соглашению. Данные могут обозначать ответственность за невыполнение конкретных задач или указывать на дела, которые требуют завершения.

Если вы обращаетесь к кому-либо с просьбой взять на себя некую ответственность, попросите подтвердить согласие. Вы можете указать в письме, какого именно подтверждения вы ждете, письменно или устного.

Если есть необходимость, подтвердите получение информации или предмета. Например, «Я был рад получить».

Завершить письмо следует изъявлением благодарности получателю. Например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Напишите свое имя и подпишитесь. В деловой переписке используется только полное имя.

Перечитайте письмо. Эта рекомендация особенно важна, когда речь идет о деловых договоренностях.

Несколько советов

В деловой переписке необходимо соблюдать деловой тон, даже если вы хорошо знакомы с получателем письма, избегайте разговорной лексики.

Перед отправлением письма, попросите кого-нибудь перечитать его. Собственные ошибки искать всегда сложнее, чем чужие.

Используйте в деловой переписке соответствующую лексику. Избегайте терминов академического уровня, но и выражения, вроде, "между прочим" и "на самом деле" старайтесь не употреблять.

Принимая решение об уместности написания письма-подтверждения, обратитесь к здравому смыслу. Детали устных договоренностей со временем могут забыться, и тогда письменное заявление окажется свидетельством достигнутого соглашения.

Ключевая фраза письма-подтверждения должна включать слова, производные глагола «подтверждать». Заканчиваться письмо может просьбой, пожеланием или предложением и т. д.

В подобных письмах принято использовать выражения:

  • Мы получили Ваши письма.
  • Сообщаем Вам, что получили Ваше письмо от.
  • Подтверждаем получение
  • С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к выполнению.

    При подтверждении согласия с датой переговоров, ценой, условиями поставки и т. п. при удостоверении какого-либо факта, в письмах традиционно употребляются формулировки:

  • Подтверждаем.
  • Посылаем Вам подтверждение.
  • С удовлетворением подтверждаем.
  • Предприятие (название) рассмотрело письмо директора предприятия. от. и сообщает. 1 рабочий способ кaк зaрaбатывать в интeрнeтe более $4 000. ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

    Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы и т. п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего такие письма являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий. Письмо-подтверждение является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру.

    В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола "подтверждать". Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т. д.

    При подтверждении получения документа, письма, товаров и т. п. в письме используются стандартные выражения:

  • Мы получили Ваши письма от.
  • Ваше письмо от. получено нами
  • Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили Ваше письмо от.
  • (Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в родительном падеже (. нового прейскуранта)
  • Подтверждаем получение документов на Ваши условия поставки.
  • С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.
  • ОАО "Логос" подтверждает получение товаров.

    При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки заказа и т. п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие формулировки:

  • Подтверждаем.
  • Посылаем Вам наше подтверждение.
  • С удовлетворением подтверждаем.
  • Фирма "Орион" подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с. и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны
  • Объединение "Петросервис" не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи. Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения.
  • АТП республиканского центра рассмотрело письмо директора предприятия. от. и сообщает.
  • В. поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество.

    Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке. Следующие статьи:

  • Другие статьи

    Подтверждающие документы для отправки почтой Архив

    Добрый день! Всегда считала что подтверждающим документом для отправки почтой является опись вложения и собственно все ПФ это нормально принимали. А сегодня в одном из ПФ сказали что опись вложения это не документ это всего лишь бумага о том что вложили в конверт а для подтверждения того что письмо было отправлено надо предоставить чек почты а иначе платите штраф.
    Так что же в итоге является подтверждением того что в ПФ было отправлено?

    почтовая квитанция (чек) + опись вложения

    Спасибо большое но ОБС я и так знаю сегодня в ПФ озвучили но меня к сожалению все же интересует законодательство

    может это вам поможет
    http://www.klerk.ru/cons/ziborova/189961/
    и еще Согласно п. 12 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221 (далее - Правила), регистрируемые почтовые отправления - принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении. Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом. Перечень видов и категорий почтовых отправлений, пересылаемых с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом, определяется операторами почтовой связи.
    В соответствии с п. 32 Правил при приеме регистрируемого почтового отправления или почтового перевода отправителю выдается квитанция. В квитанции указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода).
    Таким образом, при отправке письма с описью вложения почтовая квитанция выдается всегда и в обязательном порядке.
    Подпунктом "а" п. 21 Правил предусмотрено, что почтовые отправления с описью вложения принимаются в почтовых отделениях в открытом виде, что подразумевает их проверку работником отделения связи и проставления штемпеля и подписи с целью подтверждения вложений согласно описи.
    В то же время абз. 2 п. 53 Правил установлено, что к претензии, которая предъявляется оператору почтовой связи, прилагаются копия договора об оказании услуг почтовой связи или иного удостоверяющего факт заключения договора документа (квитанция, опись вложения) и свидетельства о неисполнении или ненадлежащем исполнении оператором почтовой связи обязательств по договору об оказании услуг почтовой связи (оболочка почтового отправления, упаковка дефектного почтового отправления и т.п.), а в случае предъявления претензии о возмещении ущерба - сведения о размере причиненного ущерба.
    Таким образом, можно сделать вывод, что законодатель в Правилах по сути поставил знак равенства между почтовой квитанцией и описью вложения, указав, что оба эти документа удостоверяют факт заключения договора об оказании услуг почтовой связи.
    К аналогичному выводу пришел ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 04.08.2010 по делу N А33-20480/2009 (оставленном без изменения Определением ВАС РФ от 06.09.2010 N ВАС-12112/10), указав, что опись вложения также является доказательством заключения договора с оператором связи и опись вложения в почтовое отправление, содержащее оттиск почтового штемпеля с датой отправки, является подтверждением отправки.

    квитанция (чек) - это главный документ. в нём содержится и номер отправления, и дата, и время, и место подачи отправления, и отправитель, и адресат. он подтверждает договор отправки.
    а опись - это уже второстепенный документ, дополнительный, который может быть, а может и не быть при отправлении.

    но суд, возможно, примет в качестве доказательства и только опись одну.

    ну и как вы с такой квитанцией докажете что получатель был именно тот который нужен?:wow:

    ну, примерно же похоже наименование получателя
    например, вместо "Главное управление ПФР № 2 по г. Москве и Московской области" пишут "ПФР 2"
    там ещё и индекс указан, куда отправлено
    если отправление в ПФР, ФСС, ИФНС, Статистику и т.п. то ещё и опись есть. В описи всё нормально написано, т.к. её не почта составляла

    по квитанции можно проверить, была ли отправка и что с ней стало (доставлена, потерялась, вернулась и т.п.), а по описи этого ничего проверить нельзя.
    поставьте себя на место ПФР. допустим, Вам контрагент говорит, что отправил документы и трясёт лишь описью. Но Вы ничего не получали. неужели квитанцию не попросите?
    без квитанции нельзя проверить отправку и начать розыск отправленногоой извините но так смеялась так смеялась)) вы когда-нибудь видели что бы кто-то в пф пошел искать какую-либо не введенную отчетность? Я вот никогда)) Мало того я сейчас привожу в порядок отчетность в ПФ и там большая часть отчетов посылалась почтой. Как пример два года из которых введено по одному кварталу. Вы думаете что кто-то побежал искать отчеты после того как я показала квитанцию. Да нефига! Мне сказали принести их заново потому что "они у них не введены"

    ой извините но так смеялась так смеялась)) вы когда-нибудь видели что бы кто-то в пф пошел искать какую-либо не введенную отчетность? Я вот никогда)) Мало того я сейчас привожу в порядок отчетность в ПФ и там большая часть отчетов посылалась почтой. Как пример два года из которых введено по одному кварталу. Вы думаете что кто-то побежал искать отчеты после того как я показала квитанцию. Да нефига! Мне сказали принести их заново потому что "они у них не введены"
    но хотя бы проверить можно, отправлялось ли реально
    я тоже носил по одному клиенту всё заново. но ИФНС проверяла по сайту Почты России, были ли действительно отправки. хотя у меня были и квитанции, и описи, и уведомления о вручении

    по квитанции можно проверить, была ли отправка и что с ней стало (доставлена, потерялась, вернулась и т.п.), а по описи этого ничего проверить нельзя.
    поставьте себя на место ПФР. допустим, Вам контрагент говорит, что отправил документы и трясёт лишь описью. Но Вы ничего не получали. неужели квитанцию не попросите?
    без квитанции нельзя проверить отправку и начать розыск отправленного попрошу при условии что все почтовые отправления до этого момента всегда приходили и никаких проблем не было. А в случае с ПФ из двух лет заведено вообще хотя бы как-нибудь два квартала. Это при том что есть описи и вложения и даже уведомления о вручении. То есть в данном случае есть очень большая вероятность того что фонд просто не выполнял свои обязанности в то время как мы свои выполнили поэтому бежать на почту потому что фонд как-то там истолковал по своему правила почтовых отправлений я не вижу смысла.

    Всем спасибо за обсуждение. Завтра если не найдем квитанцию пойду к начальнице отдела и будем общаться.

    Некоторые виды писем - Студопедия

    Некоторые виды писем

    Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для из­ложения просьб от имени предприятий, организаций, учрежде­ний практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

    Письмо-просьба может излагаться от первого лица единствен­ного числа («Прошу. »), от первого лица множественного числа («Просим. »), от третьего лица единственного числа (в этом слу­чае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит. », «Администрация просит. », «Совет трудо­вого коллектива просит. » и т.п.), от третьего лица множествен­ного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:

    Наименование организации Директору _____________ ____

    Почтовый адрес Наименование

    Телефон. Расчетный счет организации

    от _________ № ________

    На №_______ от________ _______________________

    О заключении договора

    Полное товарищество в течение многих лет является крупным постав­щиком трикотажных изделий для предприятий и организаций. на сумму около. млн руб.

    В настоящее время товарищество не обеспечено сырьем и вынуждено прекратить поставки продукции для. В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из. процентного фонда о выделении товариществу. тонн сырья.

    Директор Подпись Инициалы, фамилия
    Фамилия исполнителя, номер телефона

    Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:

    Общество с ограниченной ответственностью. убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.

    Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки.

    Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле.

    Директор Подпись Инициалы, фамилия

    Закрытое акционерное общество не внесено в реестр предприятий-монополистов. При поставке своей продукции фирма увеличила цену в 5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения ___________________________________________________________________________________

    Название закона, номер статьи

    в навязывании контрагенту невыгодных условий договора, выраженных в повышении цен и нарушении ценообразования.

    Прошу рассмотреть вопрос о включении общества в реестр предприятий-монополистов и возбудить дело по признакам нарушения ____________________________________________________________________

    Название законодательства
    Должность Подпись Инициалы, фамилия

    В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

    «Вас проверить качество изготовления станков»

    «выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу»

    «включить в план изобретений»

    «сообщить данные о сроках поставки. »

    «направить нам договор. »

    «подтвердить по телефаксу получение документов».

    Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (от­каза) следующая:

    1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

    2) обоснование причины-отказа (если письмо отказ);

    3) констатация отказа.

    Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприя­тия или организации:

    Наименование Директору концерна

    организации ЗАО «Я грань»

    Адрес Сидорову Г. И.

    _______№_______
    на №___ от______

    Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО. и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение. согласно указа. отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о пре­кращении деятельности или реорганизации таких предприятий принимаются..

    На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.

    Должность Подпись Инициалы, фамилия

    Фамилия исполнителя, номер телефона

    Варианты текстов писем-отказов могут быть такими:

    Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудо­вания выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

    Сообщаем, что выделить дополнительные .места для отдыха на ком­фортабельном теплоходе. нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

    Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на при­быль и добавленную стоимость фирме. рассмотрено дирекцией компа­нии.

    В соответствии с законом. Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот пере­чень товаров является единым по всей территории. и расширению не подлежит.

    Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.

    Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

    Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать по­купателем в соответствии со статьей закона.

    Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизиро­вано.

    В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

    «Ваше предложение отклонено последующим причинам. »

    «Считаем нужным сообщить Вам. »

    «Предлагаемые Вами сроки проведения. »

    «Ваше предложение не получило поддержки».

    Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составля­ется при отправке адресату каких-либо документов или матери­альных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, ког­да содержит какие-либо дополнительные разъяснения к прило­женным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводи­тельное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку умень­шение количества таких писем упрощает делопроизводство, нуж­но добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводитель­ным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

    Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным сред­ством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

    Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке фор­мата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следую­щими:

    Направляем заявку на. необходимых Вашему заводу в 1997 г. для.

    Высылаем наложенным платежом.

    Возвращаем проект. на. стр. со следующими замечаниями.

    Предоставляю на утверждение проект плана.

    Направляем протоколы испытания. Испытание показало следующие результаты.

    В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направ­ляем (высылаем, посылаем).

    Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправ­ки договора. Приведем образец текста договорного письма:

    Направляем подписанный с нашей стороны договор №. от. Справка о финансировании будет выслана.

    Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего до­говора.

    Приложение: договор о. №. на 3 л. в 3 экз.

    Варианты текстов договорных писем могут быть, например, такими:

    Направляем подписанный с нашей стороны договор. от. Справка о финансировании будет выслана.

    Данное письмо считать неотъемлемой частью договора.

    Приложение: договор о. №. на 6 л. в 3 экз.

    Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №. от. а также. которую просим считать его неотъемлемой частью.

    Направляем. экземпляра подписанного нами договора №. на пос­тавку.

    Просим. и один экземпляр договора №. возвратить нам.

    Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоми­нание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приня­ты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-на­поминании являются формы глагола «напоминать».

    Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчер­кивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

    В одном и том же письме часто выражается не только напоми­нание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:

    Директору фирмы _________________________________________

    Письмом № 207 от 12.02.97 мы сообщали Вам, что в связи с увеличе­нием производственной мощности арендного предприятия МЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 1997 г. кирпича на сумму до. млн рублей сверх ранее утвержден­ной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не полу­чили.

    Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.

    Должность Подпись Инициалы, фамилия

    Приведем еще несколько вариантов писем-напоминаний:

    Напоминаем, что согласно договору №. Ваше предприятие должно было закончить работы по. к 10.05.97.

    Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы, к 20.05.97. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск.

    Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки состав­ляет. Срок оплаты истекает.

    Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяй­ственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от Вас соответствующей заявки.

    Срок предоставления заявок истекает.

    В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие слово­сочетания:

    «по проекту совместного строительства Вы должны. »

    «в соответствии с. Вы должны. »

    «Напоминаем Вам, что. »

    «Ваша задолженность по оплате. составляет. »

    «срок предоставления условий договора истекает. »

    «Несмотря на неоднократные напоминания…»

    «Ваша фирма до сих пор не представила. »

    «мы до сих пор не получили. »

    Информационные письма. Цель такого письма заключается в сво­евременном информировании другого предприятия или заинте­ресованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Од­нако в зависимости от значимости излагаемых событий или фак­тов письмо может быть подписано соответствующим должност­ным лицом. В целом принято, что информационные письма под­писывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

    Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообще­ния, занимающего несколько страниц. Нередко к информацион­ным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности от­дельных организаций.

    Приведем пример текста информационного письма:

    О публикации статей

    В соответствии с планом изданий в 1997 г. институтом будет издавать­ся сборник «Свойства припоев и паяных соединении меди». Просим на­правлять статьи объемом не более. страниц до. 1997 г.

    Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адреса­ту. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напеча­танные типографским способом тексты-приглашения, так и тра­фареты.

    Письмо-приглашение на бланке может быть, например, таким:

    Наименование организации Адресат

    Глубокоуважаемый Александр Васильевич!

    16 апреля с.г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

    Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

    Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим напра­вить Ваши замечания и предложения по адресу. Приложение: проект линии теплопередачи на 32 л. в 1 экз.

    Председатель ученого совета академии Подпись П.Н. Сергеев
    Секретарь ученого совета Подпись Л.Д. Сухов

    Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.

    Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.

    Письма-потверждения. Письмо-потверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может потверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

    В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:

    «получение документов на. »

    «Ваши условия поставки оборудования. »

    «С благодарностью подтверждаем. »
    «получение Вашего письма от. »
    «получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению. »

    «ПТ «Комкон» подтверждает. »

    «свой запрос о строительстве моста. »

    «условия поставки видеомагнитофонов. »

    Подтверждение отправки почтой отчетности

    Добрый день. В случае если в проверяющие.контролирующие органы де4ларация была отправлена через почтовое отделение, но по каким то причинам не дошло до получателя, т.е. налоговой. Налоговая заблокировала р.счет. какие организация должна предоставить докуметы подтверждающие отправку декларации. Достатосно только описи вложения, или же должна быть опись и квитанция об отправке. Интересует именно в сооьветствии с НК или судебная практика. Скачайте формы по теме

    По общему правилу, если декларация была отправлена своевременно, но организация получила копию решения о приостановке расчетных операций, предъявите в инспекцию: копию декларации; опись вложения; почтовую квитанцию (уведомление о вручении). Проследите, чтобы в каждом из этих документов была указана дата составления. После того как документы, подтверждающие своевременность отправки декларации, предъявлены, инспекция обязана разблокировать расчетный счет в течение одного операционного дня. Однако если квитанции об отправке письма нет, но имеется опись вложения с оттиском почтового отделения, то у организации есть шансы отстоять свою позицию в суде, так как имеется практика, согласно которой арбитры в данных ситуациях поддерживают организации.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия

    1.21Рекомендация: Как сдать налоговую отчетность по почте

    Одним из способов представления налоговой отчетности является ее пересылка в инспекцию по почте.*

    Дата сдачи отчетности

    При использовании этого способа датой представления отчетности в налоговую инспекцию считается дата ее отправки. Дату сдачи отчетности определяйте по почтовому штемпелю. Отчетность признается сданной своевременно, если она отправлена до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

    Почтовое отправление, в котором организация пересылает налоговую отчетность, должно содержать опись вложения. Об этом сказано в абзацах 1 и 3 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ.*

    Главбух советует: основным предметом судебных разбирательств при пересылке налоговой отчетности по почте является дата отправки деклараций. Чтобы доказать, что декларация отправлена вовремя, выберите оптимальный вид почтового отправления и храните все документы, подтверждающие отправку и доставку отчетности в инспекцию.

    Налоговое законодательство предъявляет единственное требование к почтовому отправлению, в котором организация пересылает налоговую отчетность. Оно должно содержать опись вложения (абз. 3 п. 4 ст. 80 НК РФ). Вид почтового отправления каждая организация вправе выбрать самостоятельно. В зависимости от выбранного способа подтвердить своевременность отправки отчетности можно с помощью разных документов.*

    Налоговую отчетность отправляйте заказным или ценным письмом. Заказные и ценные письма являются регистрируемыми почтовыми отправлениями. Это значит, что их отправителю почта выдает квитанцию, а с адресата берет расписку в получении письма.

    Заказные и ценные письма могут пересылаться с описью вложения и с уведомлением о вручении адресату. Конкретный перечень регистрируемых отправлений, пересылаемых с описью вложения и с уведомлением, вправе определять оператор почтовой связи.*

    Такой порядок предусмотрен подпунктом «б» пункта 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221.

    Как правило, при отправке заказных писем опись вложения почтовая служба не составляет. Поэтому этот документ бухгалтеру придется оформить самостоятельно. За дополнительную плату можно отправить заказное письмо с уведомлением о его вручении получателю. В этом уведомлении будет указана дата, когда представитель налоговой инспекции получил отчетность.

    Два экземпляра описи подпишите у руководителя и главного бухгалтера и заверьте печатью. Один экземпляр вложите в конверт с отчетностью. Второй сохраните у себя и прикрепите к нему квитанцию об отправке и уведомление (если оно есть) со штампом почты.

    Опись вложения для заказного письма с налоговой отчетностью можно составить в произвольной форме. Желательно, чтобы почтовая служба заверила опись вложения (поставила на нем свой штамп). Но на практике сотрудники почты обычно отказываются это делать, ссылаясь на то, что они не могут отвечать за содержимое конверта. В этом случае ничем, кроме подписей руководителя и главного бухгалтера, подтвердить, какие документы были отправлены в налоговую инспекцию, организации не удастся.*

    Эту проблему можно решить, если отправить отчетность ценным письмом. Преимущество такого почтового отправления состоит в том, что опись вложения составляется на специальном почтовом бланке. Поскольку за доставку ценного письма почтовая служба несет дополнительную ответственность, такой бланк она заверяет в обязательном порядке.

    Опись для ценного письма заполните, перечислив вложенные в него декларации. От имени организации подписать опись вложения должен уполномоченный представитель, имеющий доверенность на представление отчетности в налоговую инспекцию. О порядке оформления таких доверенностей см. Как сдать налоговую отчетность лично инспектору.

    Внутренние документы налоговой службы предусматривают единственный вид почтового отправления, с помощью которого можно переслать налоговую декларацию: заказное письмо с описью вложений (абз. 23 п. 1 регламента, утвержденного приказом ФНС России 18 июля 2012 г. № ММВ-7-1/505). Однако арбитражная практика признает правомерной отправку налоговых деклараций не только заказными, но и ценными письмами и ценными бандеролями (см. например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 25 марта 2008 г. № А56-5297/2007, Северо-Кавказского округа от 8 августа 2007 г. № Ф08-4979/2007-1910А, Восточно-Сибирского округа от 10 июня 2008 г. № А19-17988/07-18-Ф02-2081/08 и Поволжского округа от 6 мая 2008 г. № А12-15036/07).

    Чтобы избежать лишних проблем, при отправке письма проверьте четкость почтовых штампов на квитанции и описи. На оттиске должна быть отчетливо видна дата отравления.

    Некоторые налоговые инспекции считают, что датой представления декларации по почте является тот день, когда она была получена. В таких случаях они могут попытаться привлечь организацию к ответственности по статье 119 Налогового кодекса РФ.

    Отстаивать свою позицию налогоплательщику придется в арбитраже. Судьи подтверждают неправомерность подобного подхода (см. например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 18 августа 2008 г. № А33-17605/07-03АП-922/08-Ф02-3840/08, Уральского округа от 2 июня 2005 г. № Ф09-2371/05-С1, Северо-Западного округа от 5 июля 2005 г. № А05-2558/05-12 и Северо-Кавказского округа от 11 апреля 2006 г. № Ф08-1294/2006-561А).

    Ситуация: может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию за несвоевременное представление отчетности из-за отсутствия описи вложения. Налоговая декларация отправлена по почте

    Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

    Но на практике некоторые инспекции полагают, что в этом случае организация нарушила порядок, предусмотренный абзацем 3 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Формально отчетность должна быть отправлена с описью вложения (п. 204 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н). Если такого документа нет, декларацию считают непредставленной, и это служит основанием для привлечения организации к ответственности по статье 119 Налогового кодекса РФ.

    Процедура приема налоговых деклараций по почте описана в пунктах 204–209 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н. Однако никаких ограничений в отношении отчетности, поступившей без описи вложения, в этом документе нет.

    Арбитражная практика по данному вопросу неоднородна. Некоторые суды указывают, что по законодательству опись вложения при направлении отчетности по почте должна быть. Если опись отсутствует, определить, что именно находится во вложении, невозможно. При отсутствии у организации других доказательств своевременной отправки отчетности у налоговой инспекции могут быть основания для применения штрафа по статье 119 Налогового кодекса РФ (см. например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19 декабря 2005 г. № Ф04-8073/2005(16771-А27-15)). Вместе с тем, есть примеры судебных решений, в которых говорится, что отсутствие во вложении отчетности, отправленной организацией, должна доказать налоговая инспекция. Само по себе отсутствие описи вложения не может быть основанием для применения статьи 119 Налогового кодекса РФ (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 15 октября 2008 г. № Ф04-6289/2008(13558-А70-14), Северо-Кавказского округа от 16 июля 2008 г. № Ф08-3986/2008, Поволжского округа от 24 ноября 2005 г. № А55-5453/2005-44 и Московского округа от 15 апреля 2005 г. № КА-А40/2572-05).*

    Отметка о получении

    По просьбе организации налоговая инспекция обязана проставить на копии налоговой декларации отметку о ее получении, если оригинал отправлен почтой. Отказ от проставления такой отметки неправомерен независимо от способа подачи декларации. Это следует из положений пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Такую позицию подтверждает ВАС РФ в решении от 14 июля 2011 г. № ВАС-5591/11.

    Ситуация: может ли налоговая инспекция приостановить операции по расчетному счету, если посчитает, что декларация, отправленная по почте, не представлена

    Законодательство позволяет налоговым инспекциям приостанавливать операции по расчетным счетам в тех случаях, когда организация не представляет налоговую отчетность. Счет может быть заблокирован в течение 10 рабочих дней после того, как истек последний срок подачи декларации по тому или иному налогу. Это следует из положений пункта 6 статьи 6.1 и пункта 3 статьи 76 Налогового кодекса РФ.

    О приостановке расчетных операций налоговая инспекция обязана сообщить организации, выслав ей копию решения по форме, утвержденной приказом ФНС России от 3 октября 2012 г. № ММВ-7-8/662. Копия решения должна быть вручена представителю организации под расписку или отправлена по почте с уведомлением о вручении. Такой порядок предусмотрен в абзаце 5 пункта 4 статьи 76 Налогового кодекса РФ.

    Если декларация была отправлена своевременно, но организация получила копию решения о приостановке расчетных операций, предъявите в инспекцию:

    копию декларации;
    опись вложения;
    почтовую квитанцию (уведомление о вручении).

    Проследите, чтобы в каждом из этих документов была указана дата составления. После того как документы, подтверждающие своевременность отправки декларации, предъявлены, инспекция обязана разблокировать расчетный счет в течение одного операционного дня (абз. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).*

    Главбух советует: если налоговая инспекция приостановила операции по расчетному счету, сдайте еще один экземпляр декларации. Даже если отчетность была отправлена своевременно. Такое решение позволит быстро разблокировать расчетный счет. После этого можно будет заняться выяснением причин, по которым инспекция не получила отчетность.

    Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

    2.Постановление ФАС Восточно – Сибирского округа от 4 августа 2010 г. N А33-20480/2009

    общество с ограниченной ответственностью "Информационное агентство "Плюс" (далее - общество, налогоплательщик) обратилось в Арбитражный суд Красноярского края с заявлением о признании частично недействительным решения Инспекции Федеральной налоговой службы по Октябрьскому району г. Красноярска (далее - инспекция) от 31.08.2009 N 93 о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения.

    Постановлением Третьего арбитражного апелляционного суда от 27 мая 2010 года решение суда отменено в части отказа в признании недействительным решения инспекции в части привлечения к ответственности на основании пункта 2 статьи 119 Налогового кодекса Российской Федерации в виде штрафа в сумме 119 876 рублей 5 копеек, в данной части принят новый судебный акт об удовлетворении заявленных требований. В остальной части решение суда оставлено без изменения.

    Не согласившись с постановлением суда апелляционной инстанции, инспекция обратилась в Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа с кассационной жалобой, в которой просит его отменить, оставить в силе решение суда первой инстанции.

    По мнению заявителя кассационной жалобы, представленная обществом опись вложения в почтовое отправление без приложения квитанции не подтверждает своевременность отправки налоговой декларации за октябрь 2006 года.*

    В соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации налогоплательщики обязаны представлять в установленном порядке в налоговый орган по месту учета налоговые декларации (расчеты), если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах.

    В соответствии с пунктами 4 и 6 статьи 80 Налогового кодекса Российской Федерации налоговая декларация (расчет) может быть представлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи.

    При отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения.

    Налоговая декларация (расчет) представляется в установленные законодательством о налогах и сборах сроки.

    Исходя из пункта 5 статьи 174 Налогового кодекса Российской Федерации, налогоплательщики (налоговые агенты), в том числе перечисленные в пункте 5 статьи 173 настоящего Кодекса, обязаны представить в налоговые органы по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию в срок не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, если иное не предусмотрено настоящей главой.

    В соответствии с пунктом 1 статьи 163 Налогового кодекса Российской Федерации в действовавшей в оспариваемый период редакции налоговый период (в том числе для налогоплательщиков, исполняющих обязанности налоговых агентов, далее - налоговые агенты) устанавливался как календарный месяц.

    С учетом изложенного суды правильно определили, что налоговая декларация за октябрь 2006 года должна была быть подана налогоплательщиком в налоговый орган не позднее 20.11.2006.

    Согласно нормам пункта 2 статьи 119 Налогового кодекса Российской Федерации непредставление налогоплательщиком налоговой декларации в налоговый орган в течение более 180 дней по истечении установленного законодательством о налогах срока представления такой декларации влечет взыскание штрафа в размере 30 процентов суммы налога, подлежащей уплате на основе этой декларации, и 10 процентов суммы налога, подлежащей уплате на основе этой декларации, за каждый полный или неполный месяц начиная со 181-го дня.

    В соответствии с оспариваемым решением инспекции общество привлечено инспекцией к ответственности на основании пункта 2 статьи 119 Налогового кодекса Российской Федерации в виде штрафа в сумме 119 876 рублей 5 копеек в связи тем, что обществом налоговая декларация по НДС за октябрь 2006 года не представлена.

    В соответствии с частью 1 статьи 65 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации каждое лицо, участвующее в деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается как на основание своих требований и возражений. Обязанность доказывания обстоятельств, послуживших основанием для принятия государственными органами, органами местного самоуправления, иными органами, должностными лицами оспариваемых актов, решений, совершения действий (бездействия), возлагается на соответствующие орган или должностное лицо.

    Обществом в подтверждение своевременной отправки налоговой декларации в инспекцию представлена опись вложения в почтовое отправление, содержащее оттиск почтового штемпеля с датой 17.11.2006.

    В соответствии с пунктом 52 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221, при неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательств по оказанию услуг почтовой связи пользователь услуг почтовой связи вправе предъявить оператору почтовой связи претензию, в том числе с требованием о возмещении вреда.

    Исходя из пункта 53 указанных Правил, претензии предъявляются в письменной форме. При подаче претензии пользователь (его законный представитель) должен предъявить документ, удостоверяющий личность. В случае если с претензией обращается не сам пользователь, а его доверенное лицо, предъявляется доверенность, выданная на имя этого лица.

    К претензии прилагаются копия договора об оказании услуг почтовой связи или иного удостоверяющего факт заключения договора документа (квитанция, опись вложения) и свидетельства о неисполнении или ненадлежащем исполнении оператором почтовой связи обязательств по договору об оказании услуг почтовой связи (оболочка почтового отправления, упаковка дефектного почтового отправления и т.п.), а в случае предъявления претензии о возмещении ущерба - сведения о размере причиненного ущерба.

    Таким образом, опись вложения также является доказательством заключения договора с оператором связи.*

    С учетом изложенного судом апелляционной инстанции сделан правильный вывод о том, что данная опись является надлежащим доказательством отправки почтового отправления.*

    Персональные консультации по учету и налогам

    Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.