Руководства, Инструкции, Бланки

какие документы могут быть оформлены на гербовом бланке

Рейтинг: 4.9/5.0 (29 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Бланки документов - Студопедия

Бланки документов

Официальные документы, как правило, создаются на блан­ках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа это лист бумаги с заранее воспроизведен­ными реквизитами, содержащими постоянную информацию об ор­ганизации — авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу доку­мента, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два фор­мата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом раз­меров полей, установленных государственным стандартом.

При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованны­ми шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в за­висимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименова­нии организации-автора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называе­мый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следую­щие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для рекви­зитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер доку­мента, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерче­ское предложение» или «деловое письмо».

Пример оформления бланка для писем с угловым располо­жением реквизитов.

Общий бланк. В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния);

04 код организации;

06 наименование организации (автора документа);

12 место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение от­меток для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистраци­онный номер документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наимено­ванием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкрет­ных видов документов целесообразно создавать, если в организа­ции применяется большое количество документов этих видов (на­пример, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках. В организациях субъектов Россий­ской Федерации, имеющих наряду с русским языком в каче­стве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и на­циональном, на одном уровне, используя продольное располо­жение реквизитов.

Возможно создание бланка на двух языках, если организа­ция ведет переписку с иностранными корреспондентами. В та­ких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается иска­жения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовле­нии бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

• наименование вида бланка;

• номер сопроводительного документа;

• серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

• наименование вида бланка;

• серию и номера бланков;

• наименование структурного подразделения;

• фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

• расписку в получении;

• примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатывае­мых шкафах.

Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназна­ченные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.

Помимо бланка организации в крупных управленческих ап­паратах создают бланки структурных подразделений, бланки долж­ностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование поме­щается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — ав­тора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмот­рено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают пло­щадь (72,8х88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравнивают­ся либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать пло­щадь листа бумаги, так как правый угол документа остается сво­бодным для размещения грифа утверждения (в таких докумен­тах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отмет­ки в виде уголков, штрихов или других обозначений для разме­щения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, от­метки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изго­товлении бланков. Не допускается

• размещение на бланке только сокращенного наименова­ния организации — автора документа, отсутствие сведе­ний о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

• составление бланка на двух языках, но с различной ин­формацией об организации — авторе;

• «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

• размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государст­венной регистрации;

• произвольного расположения реквизитов бланка, не соот­ветствующих требованиям государственного стандарта;

• размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художествен­ные» украшения);

• размещение реквизитов на бланках российских организа­ций по образцам бланков зарубежных партнеров, что на­рушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

Видео

какие документы могут быть оформлены на гербовом бланке:

  • Ссылка 1
  • Альтернативный сервер
  • Другие статьи

    Какие документы могут быть оформлены на гербовом бланке

    Главная Документы 5. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации

    Документ утратил силу или отменен

    Постановление Госстандарта РФ от 31.07.1997 N 273 (ред. от 21.01.2000) "О принятии и введении в действие государственного стандарта" (вместе с "Унифицированными системами документации. Унифицированная система организационно-распорядительной.

    5. Требования к изготовлению, учету, использованию

    и хранению бланков с воспроизведением государственного

    герба Российской Федерации, гербов субъектов

    5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

    5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно - граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

    5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

    5.4. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно - учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

    при поступлении бланков:

    - наименование вида гербового бланка;

    - номер сопроводительного документа;

    - наименование организации - поставщика гербовых бланков;

    - серия и номера гербовых бланков;

    при выдаче бланков:

    - наименование вида гербового бланка;

    - серия и номера гербовых бланков;

    - наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

    - расписка в получении;

    - примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

    5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

    5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно - регистрационной форме.

    5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

    5.8. Регистрационно - учетные формы и включают в номенклатуру дел организации.

    5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно - регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

    5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

    Какие документы могут быть оформлены на гербовом бланке

    Делопроизводство и архив > О случаях полного и сокращенного написания должности руководителя подразделения на документах, оформленных на разных бланк ах. Об использовании заглавных букв в наименовании подразделения.

    меня вопрос о правильности написания должности. В нашем положении о делопроизводстве написано следующее: «В состав реквизита “Подпись” входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланк е организации, и сокращенное, если документ оформлен на нем). Например: Документ оформлен на бланк е: Начальник Службы____________________ подпись_____ И.О. Фамилия Документ оформлен не на бланк е: Начальник Службы движения «Самарский метрополитен»____________.

    Делопроизводство и архив > В каких случаях целесообразно использование бланк ов должностных лиц?

    В нашей организации используются общий бланк и бланк письма. А от сторонних организаций (контрагенты, заказчики работ) иногда приходят письма, оформленные на бланк е должностного лица. Возник вопрос и у нас – в каких случаях целесообразно и уместно использование данного вида бланк а? В.

    Делопроизводство и архив > Как оформлять бланк и организации, если государственными на этой территории признаны два языка?

    Есть вопросы по бланк ам организации: 1. Обязательно ли наименование организации на бланк е должно указываться и на государственном языке субъекта РФ? В частности, в Республике Коми государственными являются коми и русский языки. 2. Если на общем бланк е наименование организации.

    Делопроизводство и архив > Какие документы нужны для утверждения бланк а организации?

    Это очень правильный вопрос, поскольку бланк является «лицом» организации. Он должен формировать положительный образ автора документа, обеспечивать удобство коммуникаций, транслировать внутри организации и во внешней среде четкость, конкретность, соблюдение правил, прозрачность.

    Делопроизводство и архив > Оформление документов > Фирменный бланк организации по всем правилам делопроизводства

    Рассказываем о видах фирменных бланк ов (общий, для писем, для иного конкретного вида документа; бланк организации, подразделения или должностного лица; продольный, угловой с флаговым либо центрированным расположением реквизитов) - под каждый вариант бланк а показываем образец оформления.

    Делопроизводство и архив > Информационные технологии > Создание фирменного бланк а в программе MS Word-2007

    Если ваша организация не заказывает себе фирменные бланк и для документов в типографии, то создать их можно, и совершенно бесплатно – собственными силами при помощи стандартного пакета офисных программ. В статье вы найдете пошаговый алгоритм действий в MS Word-2007, он поможет вам создать и потом.

    Скажите, как должна выглядеть «шапка» документов у обособленных подразделений в другом городе, если территориально обособленные подразделения имеют право самостоятельно издавать приказы? Думаю, что речь идет о бланк ах документов обособленных подразделений организации. В какой бы форме бланк и ни существовали (типографский бумажный бланк или его электронный шаблон), они всегда оцениваются как часть корпоративного фирменного стиля – «лицо» компании.

    Отсортировано: по релевантности по дате

    О порядке работы с гербовыми номерными бланками, Письмо ФНС России от 21 января 2011 года №ЯК-4-10

    О порядке работы с гербовыми номерными бланками О порядке работы с гербовыми номерными бланками


    Министерство финансов Российской Федерации
    ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

    от 21 января 2011 года N ЯК-4-10/691

    О порядке работы с гербовыми номерными бланками

    В связи с многочисленными вопросами о порядке работы с гербовыми номерными бланками, которые должны использоваться в соответствии с письмом ФНС России от 21.06.2010 N ЯК-37-10/4613@, Федеральная налоговая служба разъясняет следующее.

    1. В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. гербовые бланки изготавливаются типографским способом. Бланки должны быть оформлены в черно-белом исполнении и пронумерованы либо типографским способом, либо нумератором. Порядковый номер должен располагаться в нижней части оборотной стороны бланка.

    Организация работы по изготовлению и учету поступления гербовых бланков возлагается на подразделение, осуществляющее функции по материально-техническому обеспечению деятельности территориального органа ФНС России, которое:

    получает от подразделения, отвечающего за документационное обеспечение деятельности территориального органа ФНС России (далее - Общий отдел), заявки на изготовление гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

    оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

    осуществляет получение, учет поступления гербовых бланков и выдачу их в Общий отдел.

    В Общем отделе назначается работник, ответственный за ведение учета выдачи гербовых бланков в структурные подразделения налогового органа, возврата и уничтожения испорченных бланков.

    Учет ведется раздельно по видам гербовых бланков в журнале учета выдачи бланков (форма журнала прилагается ).

    Гербовые бланки выдаются работникам структурных подразделений, ответственным за делопроизводство (далее - делопроизводители), только под роспись в журнале. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Руководители структурных подразделений организуют учет, хранение и выдачу исполнителям полученных в Общем отделе гербовых бланков, а также обеспечивают контроль за их надлежащим использованием.

    Испорченные гербовые бланки возвращаются в Общий отдел делопроизводителями при получении новых бланков. О возвращении и уничтожении гербовых бланков в журнале делаются соответствующие отметки. Уничтожение испорченных гербовых бланков осуществляется Общим отделом по акту.

    В случае обнаружения утраты гербовых бланков или нарушений в их использовании должны применяться меры дисциплинарного воздействия, вплоть до проведения служебного расследования.

    2. Все служебные письма, приказы (распоряжения) необходимо оформлять на гербовых бланках, изготовленных типографским способом, вне зависимости от способа их отправки.

    Документы, оформленные на бланках, не содержащих герб Российской Федерации (например, налоговые уведомления), могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.

    При отправке по электронным каналам связи (СЭД, электронная почта и т.д.) электронные копии документов должны быть оформлены с применением электронных образов гербовых бланков (аналогично порядку, действовавшему до введения использования типографских гербовых бланков).

    При оформлении в СЭД регистрационных карточек документов следует обязательно фиксировать тип и номера использованных бланков в специальных полях на закладке "Доп. информация".

    При массовой рассылке (более 4 адресатов) документа в бумажном виде, подписывается единственный оригинал, оформленный на гербовом бланке, который остается в деле вместе со списком рассылки, а адресатам направляются ксерокопии.

    В случае рассылки документа в бумажном виде не более чем в 4 адреса, все экземпляры документа оформляются, подписываются и отправляются на гербовых бланках.

    При подготовке приказов и распоряжений, в случае если текст документа располагается на одном листе, возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования (без переноса на обратную сторону документа).

    Указанные в данном письме требования относятся к работе с документами несекретного характера. В структурных подразделениях, отвечающих за ведение секретного делопроизводства, ведется самостоятельный учет номерных гербовых бланков.

    Одновременно Федеральная налоговая служба обращает внимание, что расходы, связанные с закупкой услуг по изготовлению гербовых бланков, должны быть произведены в пределах лимитов бюджетных обязательств, предусмотренных территориальному органу ФНС России на руководство и управление в сфере установленных функций на соответствующий финансовый год.

    Приложение. Журнал учета выдачи гербовых бланков О порядке работы с гербовыми номерными бланками

    ГОСТ Р -97 Унифицированные системы документации

    ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов Предисловие

    Дата введения1998-07-01

    1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.

    Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

    - федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

    - предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

    Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

    Схемы расположения реквизитов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

    (Измененная редакция, Изм. № 1)

    2. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

    2.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

    01 - Государственный герб Российской Федерации;

    02 - герб субъекта Российской Федерации;

    03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    04 - код организации;

    05 - код формы документа;

    06 - наименование организации;

    07 - справочные данные об организации;

    08- наименование вида документа;

    09 - дата документа;

    10 - регистрационный номер документа;

    11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

    12 - место составления или издания документа;

    13 - гриф ограничения доступа к документу;

    15 - гриф утверждения документа;

    17 - заголовок к тексту;

    18 - отметка о контроле;

    19 - текст документа;

    20 - отметка о наличии приложения;

    22 - гриф согласования документа;

    23 - визы согласования документа;

    25 - отметка о заверении копии;

    26 - отметка об исполнителе;

    2 7 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    28 - отметка о поступлении документа в организацию;

    29 - идентификатор электронной копии документа.

    (Измененная редакция, Изм. № 1)

    2.2. Исключен, Изм. № 1

    2.3. Исключен, Изм. № 1

    3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

    3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

    3.2. Герб субъекта Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

    3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помешают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

    Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

    3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

    3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

    3.6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

    Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

    Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

    Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

    Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

    Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного полразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

    Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

    3.7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

    3.8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

    В письме наименование вида документа не указывают.

    (Измененная редакция, Изм. № 1)

    3.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

    Дату документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.

    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г. а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.

    (Измененная редакция, Изм. № 1)

    3.10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

    3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

    3.12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

    3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

    3.14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту стандарта и в приложении В примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

    Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

    АОЗТ «Болшевский текстиль»

    «Ломоносовский фарфоровый завод»

    Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

    В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

    Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

    Председателю садового товарищества

    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

    Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например;

    тельский институт документоведения

    и архивного дела

    101000, Москва, Центр,

    Милютинский пер. д. 7а

    При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

    301264, Тульская обл.,

    Киреевский р-н, г. Липки,

    ул. Садовая, д. 5, кв. 12

    (Измененная редакция, Изм. № 1)

    3.15. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

    АОЗТ «Болшевский текстиль»

    Личная подпись И. В. Сергеев

    Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

    ЗАО «Болшевский текстиль»

    Личная подпись И. В. Сергеев

    При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

    Решением общего собрания

    акционеров от 15.08.2000 № 14

    от 01.02.2000 № 82

    Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

    (Измененная редакция, Изм. № 1)

    3.16. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

    Прошу подготовить проект

    с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2000

    Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

    3.17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

    Заголовок может отвечать на вопросы:

    о чем (о ком). например:

    Приказ о создании аттестационной комиссии;

    чего (кого). например:

    Должностная инструкция секретаря-референта.

    К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

    3.18. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

    3.19. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

    - в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

    - на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

    Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

    При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного чиста настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

    Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

    Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

    В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

    Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д. то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

    В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

    В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

    В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

    В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

    В письмах используют следующие формы изложения:

    - от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»),

    - от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

    - от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»),

    3.20. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

    2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

    Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

    В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

    к приказу директора Института

    от 15.06.2000 № 319

    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

    Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

    к приказу директора Института

    (Измененная редакция, Изм. № 1)

    3.21. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

    Исполнительный директор АОЗТ «Партнер»

    Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

    (Измененная редакция, Изм. № 1)

    3.22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица. с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

    Ректор Финансовой академии

    при Правительстве Российской Федерации

    Личная подпись А. Г. Грязнова

    Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляют по следующей форме:

    Письмо Российской академии

    от 30.10.2000 № 451-805

    от 21.06.2000 № 10

    3.23. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

    Начальник юридического отдела

    Личная подпись А.С. Орлов

    При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

    Начальник юридического отдела

    Личная подпись А.С. Орлов

    Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

    Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

    Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

    Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

    Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

    (Измененная редакция, Изм. № 1)

    3.24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

    Документы заверяют печатью организации.

    3.25. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

    Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Колосков

    Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

    3.26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

    3.27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

    3.28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

    Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

    3.29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

    (Измененная редакция, Изм. № 1)

    4. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

    4.1 Документы изготавливают на бланках.

    Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

    Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее, мм:

    (Измененная редакция, Изм. № 1)

    4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разделе 5.

    4.3. Бланки документов проектируют в соответствии с приложением А. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

    4.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

    4.5. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

    Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные, отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

    - центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

    - флатовым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

    4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

    - бланк конкретного вида документа, кроме письма.

    Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

    4.7. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01. 02, 03, 06.

    Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02. 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19.

    Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

    4.8. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

    4.9. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

    Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

    4.10. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

    Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

    4.11. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

    5. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБОВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.

    5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

    5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

    5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

    5.4 Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

    при поступлении бланков:

    - наименование вида гербового бланка;

    - номер сопроводительного документа;

    - наименование организации - поставщика гербовых бланков;

    - серия и номера гербовых бланков;

    при выдаче бланков:

    - наименование вида гербового бланка;

    - серия и номера гербовых бланков;

    - наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

    - расписка в получении;

    - примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

    5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

    5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

    5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

    5.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

    5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно- регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

    5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

    СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

    Рисунок А.1. - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.

    Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

    ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ.

    Рисунок Б. 1 - Образец общего бланка организации.

    Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации.

    Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации.

    Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма структурного подразделения организации.

    Рисунок Б.5 - Образец продольного бланка письма должностного лица.

    Рисунок В.6 - Образец бланка конкретного вида документа организации.

    Еще бесплатно скачать