Категория: Бланки/Образцы
Поручение: составить сводный прогноз размеров закупок. Ведь в согласовании 3.20 муниципального эталона рф гост р 6.30-2003 пт ничего не мешает указывать ссылку на письмо, на которое даётся ответ. На основании приведенных примеров сейчас просто составить письмо - ответ, подходящее к сложившейся ситуации. По другому в огромных организациях ваш ответ может попасть другому спецу на выполнение либо даже в иной отдел. Сообщаем для вас, что в связи с увеличением цен на энергоносители цены по договору на 2016 год не могут быть пересмотрены в сторону снижения. Подскажите, не рекомендуя в текст письма - ответа включать фразу вида, на какие конкретно нормы делопроизводства вы ссылаетесь. Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сходу огорошивать нехорошими новостями. Письмо - ответ отказ либо согласие, составляется в ответ на инициативное письмо, как это следует из наименования. Как хорошо ответить на письмо, в котором обращаются с просьбой оказать содействие в одобрении роста суммы займа. Строится - другому эталону. Нужно просто сделать расчет стоимости кадастровых работ поселения и навести его с сопроводительным письмом. В ответ необходимо написать с просьбой о подготовки плана проекта на что будут потрачены выделяемые им средства. Его начинают с разъяснений обстоятельств либо добавляют что-нибудь не положительно и не отрицательно - вежливое. Методических советов по внедрению гост р 6.30-2003 сказано, что высвобождает текст от справочной инфы, что наличие реквизита 13 ссылка на регистрационный номер и дату документа исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. И как верно сконструировать письмо. В письме - согласии. Нужно приготовить запрашиваемый документ прогноз и выслать его с сопроводительным письмом. Как верно ответить на письмо администрации городка о предложении заключения контракта о благоустройстве и санитарном содержании местности общего использования. Потому трудно ответить на ваш вопросец о правомерности отказа, а также сконструировать текст письма. В целях формирования расходной части бюджета поселения, исходя из стоимости 1-го земляного участка, просим вас, предоставить информацию о стоимости работ по межеванию и постановке на кадастровый учет. Заказчик просит принять роль в совещании для обсуждения вопросца о понижении цен по договору на 2016 год. Как хорошо и тактично отдать ответ не согласия. Сообщаем для вас, что для роста суммы займа для вас нужно представить проект расхода выделяемых средств. Правила написания и эталон расположены. Как смотрится эта отметка и где она обязана размещаться, смотрите на образце. Непременно включайте в письмо - ответ ссылку на номер и дату письма - запроса. Пункт 3.20 указанного госта не содержит советы ссылаться на номер и дату письма - запроса в тексте письма - ответа. Месторасположение данной для нас ссылки конкретно под номером и датой регистрации собственного письма. Ведь оно несет положительный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо - ответ нередко начинают словами. Хранение и ликвидирование документов. На данный момент повторяться не буду, на данном веб-сайте уже есть отличные статьи по оформлению деловых писем. На очередной денежный год и плановый период. Не считая того, согласно жилищному кодексу рф правила благоустройства территорий инсталлируются каждым органом местного самоуправления самостоятельно.
Образец ответа письмаОбразец ответа письма
Группа: Пользователь
Сообщений: 19
Регистрация: 13.07.2013
Пользователь №: 15211
Спасибо сказали: 4 раз(а)
Письмо-приглашение – это деловое письмо, составляется которое с целью приглашения на какое-либо выставку: мероприятие, семинар, конференцию, совещание, концерт, Письмо и т.п. вечеринку-приглашение является разновидностью письма-Отличие. извещения между ними состоит в том, пригласительное что письмо имеет более неформальный его, вид необязательно размещать на фирменном бланке при, компании его оформлении можно использовать цвета различные, шрифты.
Как составить письмо-образец приглашениеНа этой странице можно узнать, правильно как написать письмо-приглашение, скачать письма шаблон-приглашения или просмотреть образец приглашения-письма.
Структура письма-приглашенияКонкретных правил и требований к оформлению приглашения-письма не существует, оно составляется в произвольной Для. форме усиления эффекта привлекательности письма в оформлении его могут применяться декоративные элементы – узоры различные, рисунки, орнаменты.
Отправляют письмо-как, приглашение правило, заранее, за несколько дней даже или месяцев
до даты проведения мероприятия.
В случаях некоторых письмо-приглашение требует ответа, организаторы чтобы смогли спланировать проведение мероприятия.
приглашение-Письмо образец или письмо-приглашение можно пример скачать ниже.
приглашения образцы, шаблоны и бланки письма-представленные, приглашения на данном сайте, являются собственностью docs-help.ru. Для использования на любом другом необходимо ресурсе письменное соглашение автора.
коммерческий акт от № 247. ». Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.
Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. была установлена недостача.
» либо конкретное, с указанием фамилии или имени и отчества лица например «Уважаемый Дмитрий Федорович! В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях.
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.
На этой странице можно узнать, как правильно написать письмо-ответ на претензию, скачать шаблон письма-ответа или просмотреть образец письма-ответа. Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту ясность, четкость, краткость изложения.
Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В письме-ответе под номером и датой его регистрации следует указать номер и дату инициативного письма, на которое пишется ответ. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.Часто эти письма начинаются словами «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например «В связи с тем, что при получении груза по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя. Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам.¦Иванов А.
Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей электронная почта.
В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. штук изделий на сумму. Обращение – общее например «Уважаемые дамы и господа!
Номер и дата писем. Инициативные письма — это письма, требующие ответа.
О. подпись, дата, тел. Документы принял и оформил _______________________________________________ должность, Ф. Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например «Школа не имеет возможности. », «В ближайший год школа не предполагает. » и т.д. ¦ 8 ¦123081 ¦ ----+----------------------------------------+-----------+----------------- Реестр составил __________________________________________________________ должность, Ф.
Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо места работы, проведения исследований и т.п. Шапка - здесь указывается конкретное лицо либо организация, которой направляется приглашение.
Начинается словами «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п. далее излагаются какие- либо факты. Образец резюме управляющей магазина
Претензионное письмо образецВходящее письмо образец. Оценка: 80 / 100 Всего: 295 оценок.
По данной ссылке вы можете бесплатно скачать «Письмо-извещение » в формате doc, размером 25 КБ. Еще больше полезных файлов можно найти внизу страницы.
Письмо-извещение предназначено для сообщения о предстоящих мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.).
Почти всегда письма-извещения рассылают широкому кругу адресатов (организаций, учреждений, предприятий), чтобы пригласить их к участию в мероприятии.
Письма-извещения могут только информировать о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения, но могут также и приглашать к участию, сообщать обо всех условиях участия и вмещать иную вспомогательную информацию.
Письма-извещения могут содержать приложения с картой участника, анкетой участника, программой мероприятия и другими информационными материалами.
Такие письма обычно рассылают по списку, по этой причине строка "Адресат" бывает заполнена обобщенно или не заполнена совсем.
Подписывает письмо-извещение руководитель или заместитель руководителя организации, ответственный за мероприятие. Если мероприятие проводят совместно несколько организаций, письмо-извещение могут подписывать несколько руководителей. Обязательные реквизиты письма-извещения:
Письмо-сообщение может быть составлено в произвольной форме с использованием стандартных языковых формул либо в форме частного письма. Если при переписке с организациями традиционно принята первая форма, то при общении с индивидуальными клиентами лучше воспользоваться вторым вариантом.
Во вводной части письма можно указать мотивацию причины составления извещения. Ключевая фраза может содержать слова и выражения:
Если содержание письма-извещения не требует мотивации, можно начинать с глагола действия в форме первого лица единственного и множественного числа, реже - в форме третьего лица единственного числа. Нужно заметить, что в письмах форма первого лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).
Ключевая фраза письма выглядит так:
При употреблении глагола в форме 3-го лица, действия передаются описательно:
Ответ на официальное письмо образец.doc | VK
Www. doc -style.ru Письма -предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное результаты которого отсылаются в виде официального ответа. Качество продукции в основном отвечает качеству образцов.Join VK now and always stay in contact with your friends and relatives Ответ на официальное письмо образец.doc
Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма. Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой». В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста. Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003. Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет: При необходимости могут быть также приведены адреса электронной почты и веб сайтов организации. Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д. Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД. Стоит отметить, что требования к официальным письмам варьируются от организации к организации, в тоже время государственные учреждения должны следовать ГОСТам в оформлении официальных писем.
Создан 06 мар 2015
Деловые письма: ПисьмоСообщаем вам о готовности оплатить стоимость продукции по представленной спецификации, за исключением позиции 4.5.2. Часто вижу в начале текста письма такую ссылку: наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Письмо-отказ строится по-другому образцу. А вот если помимо их номера письма есть и присвоенный входящий, как правильно указать и в каком порядке. У нас такая ситуация: наш участок хотят выкупить некая организация под строительство линии. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое. Подскажите, что в ответном письме ссылка на регистрационный номер и дату исходящего документа делается в реквизитах бланка письма, на какой нормативно-правовой акт мне ссылаться, после указания даты и номера самого письма, напоминая руководству, пожалуйста. Добрый день, как грамотно и корректно отказать, подскажите. В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Как нам написать письмо о согласии: участок в собственности под ижс, имеются надворные постройки, фундамент для дома, скважины. Добрый день, отказ в проектировочную компанию, помогите написать письмо. Тогда надо написать письмо о досрочном расторжении договора. Мы в свою очередь обдумали их предложение и дали согласие. На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Можно и дальше изменить текст. Сообщаем вам, что документы на право оперативного управления зданием гаража находятся в стадии оформления. Причина отказа: заказчик сам выбрал проектировочную компанию, которых мы порекомендовали, хотя изначально заказчик должен был выбрать из компаний. Письмо составляется в произвольной форме. Тогда получится так: сообщаем вам, что в целях улучшения качества связи в 2014 году в бюджете общества предусмотрена закупка канала связи по статье. Здесь подойдет начало по образцу. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце. Ссылка на номер и дату исходящего документа делается не в тексте письма, а в соответствующих реквизитах бланка письма. Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Если одно письмо адресовано нескольким получателям, возможно ли ставить подписи нескольких получателей на письмо-ответ. Дана спецификация с несколькими позициями, от одной позиции нужно отказаться и гарантировать оплату всего остального. Как правильно им сообщить. Письмо-ответ отказ или согласие, составляется в ответ на инициативное письмо, как это следует из названия. Входящий номер документа в ответных письмах не указывается. Как прописать сумму, на которую мы согласны. Вышестоящие органы запрашивают бизнес план наших инвесторов, дозвониться до инвестора не могу и бизнес плана у нас нет.
Ответ на официальное письмо образец Официальное письмо на английскомСегодня благодаря мобильной связи и интернету писать письма в привычном нам понимании нет необходимости. Однако эти новшества коснулись далеко не всех сфер жизни. Например, если вы пишете деловое письмо, то вам нужно будет сделать это с соблюдением всех правил. Сопроводительная корреспонденция, деловая корреспонденция, жалобы – все эти письма до сих пор выглядят так, ка несколько десятилетий назад.
Очень важно, чтобы ваши послания производили необходимый эффект на получателя. Чтобы этого достичь, они должны быть:
Если вы пишете ответное письмо, обратите внимание при его оформлении на то, как было оформлено полученное вами.
Формат официального письма на английском языкеПолучатель ожидает от вашего послания определенных соответствий. Если их не будет, ваше послание, скорее всего, произведет плохое впечатление.
Послание, оформленное в стандартном формате, выглядит приблизительно так. Обратите особое внимание на пояснения.
Пример оформления письма:
Как ответить на официальное письмоЦели:- познакомить учащихся со значением переписки в жизни людей;
- письмом как разновид ностью текста, имеющей свою структуру и стилистические особенности;
- с правилами и вежливы ми формами переписки;
- воспитывать доброжела тельное отношение к окружающим.
Оборудование. Конверты; открытки; почтовый ящик; карточки с правилами переписки ; мультфильм « Простоквашино», детские журналы с письмами детей, Презентация «Учимся писать письма». образцы писем.
3. Школьный толковый словарь русского языка.
4.А. Ундзенкова «Русский с увлечением». Екатеринбург, 2003г.
I. Организационный момент
II. Вводная беседа
Раздается стук в дверь.
Кто стучится в дверь ко мне
С толстой сумкой на ремне,
С цифрой 5 на медной бляшке,
В синей форменной фуражке?
- Это он, это он. Кто, ребята?
Все образцы, шаблоны и бланки письма-ответа, представленные на данном сайте, являются собственностью www.
Не сомневайтесь, что это благодарственное письмо заставит обратить на вас внимание. Особое значение и важность имеет благодарственное письмо, написанное соискателем после встречи с работодателем. Если это письмо направляют персонально какому-либо человеку, тогда сначала уместно будет обратиться к нему (например. Но для этого нужно заглянуть в ваш электронный ящик. Приглашение можно оформлять как всякое деловое письмо на официальном бланке с установленным набором реквизитов.
Осуществляя поиск работы в интернете, можно запросто нарваться на мошенников. Как правильно ответить на письмо администрации города о предложении заключения договора о благоустройстве и санитарном содержании территории общего пользования? Далее распишите попунктам все заготовленные ответы, придерживаясь такой порядковой нумерации, которая была висходном письме. Направляемые письма (претензии), а также письма-ответы являются доказательствами совершения процессуальных действий.
В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.
Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»
Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.
Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма. Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.
Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества: * экономия Вашего времени и времени адресата; * гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути; * получение вразумительного, четкого ответа. Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение "Уважаемый", которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: "Уважаемый Андрей Петрович", не знаете – "Уважаемый господин Смирнов". Кстати, в обращении к человеку слово "господин" сокращать до "г-н" нельзя. И ни в коем случае нельзя писать "Уважаемый господин Смирнов А. П.". Либо "Андрей Петрович", либо "господин Смирнов". Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: "Уважаемый товарищ полковник", даже если этот полковник – женщина. А вот обращение "Дамы и господа" является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение "Уважаемые господа". В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.
Генеральному директору
ООО «Конкорд»
Добровольскому П.И.
Уважаемый Павел Ильич!
или
Уважаемый господин Добровольский!
Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма. Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.
Далее в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса. Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.
Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма. Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.
Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима. Пример: С уважением, Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.
Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи - довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма. Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%! Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.
Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.
Стандартные фразы деловой переписки
Модели выражений, объясняющих мотивы (Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).
Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:
Если автор — лицо физическое, то действия передаются:
Отправка документов или материальных ценностей
Отказ и отклонение предложения (проекта)
Интерпретация собственной позиции
Интерпретация действий другой стороны
Этические нормы деловой переписки
Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «КОРРЕКТНОСТЬ И УВАЖЕНИЕ К ПАРТНЕРУ». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете своё собственное. Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:
Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:
Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.
Общие правила составления деловых писем
Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.
Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
Пример: Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008
Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера.
Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи. Нередко информационные письма носят типовой характер.
Они могут содержать рекомендации и предложения, либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, Также информационные письма могут содержать приложения.
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса.
В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
Письмо-запрос требует письма-ответа.
Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу.
Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным. В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо ("На Ваше письмо от_______№__. ").
Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа. Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с…", так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения.
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на. )».
При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть.
Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением
Письмо-претензия – это инициативное деловое письмо, целью которого является выражение претензии или неудовлетворенности адресату.
Автор письма-претензии должен чётко изложить причины своего неудовольствия и кратко описать ситуацию, побудившую его написать данное письмо.
В заключении должны быть выражены конкретные пожелания или предложения по исправлению ситуации.
Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.
Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово "гарантия" вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию.
Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.
Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.
В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата.
Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок - поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.
Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: "Настоящим письмом гарантирую. ".
В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: "Оплату гарантируем" или "Своевременную и полную оплату гарантирую".
Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п. то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.
В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:
Резюме – это вид делового письма, нацеленный на максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю.
При составлении резюме следует чётко соблюдать ряд правил:
Нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений.
Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме. Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной. Не оставляйте «белых пятен» в своем резюме.
А самое главное - резюме должно быть коротким: не более одной - полутора страниц. Ваше умение ясно формулировать, кратко излагать - показатель высокого уровня общей культуры. Наличие фотографии на резюме приветствуется.
Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице).
Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю.
Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от лица юридического.
Рекомендательное письмо обязательно должно содержать в себе следующую информацию:
Пресс-релиз – это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию (произошедшему или предстоящему) с целью максимального освещения данного события в СМИ. Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций и имеют определенные правила написания:
Приоритетным способом рассылки пресс-релиза является электронная почта. Также можно направить документ по факсу.
При массовой рассылке пресс-релиза с помощью e-mail адреса журналистов ставятся в поле «Скрытая копия», чтобы избежать оглашения всей базы Ваших контрагентов.
Формат «Поздравление» относится к категории личной деловой переписки.
Оно оформляется на поздравительном бланке или открытке и при его составлении может и должен преобладать творческий подход. Это относится как к тексту письма, так и к его оформлению. Поздравление может быть персональным (с днём рождения) или массовым (например, с Новым годом).
В первом случае обращение к адресату должно быть личным – по имени и отчеству; во втором случае оно может быть общим, например, «Дорогие друзья!».
При этом в обоих случаях отправитель должен лично подписать поздравление (при рассылке массовых поздравлений используется факсимиле).
Формат «Приглашение» относится к категории личной деловой переписки.
Оно оформляется на официальном бланке или открытке и имеет своей целью оповестить адресата о неком торжественном мероприятии, которое его приглашают посетить.
Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии.
В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды (например, black and tie), а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение.
Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено.
Формат «Благодарность» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение благодарности адресату.
Как правило, благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки.
Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. При желании могут быть также перечислены и иные заслуги адресата. Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации.
Пример. Послание премьер-министра Великобритании Председателю Совета Народных Комиссаров СССР (25 апреля 1942 г.) «Весьма Вам благодарен за ваше послание от 23 апреля. Мы, конечно, будем приветствовать визит г-на Молотова, с которым, я уверен, мы сможем проделать много полезной работы. Я очень рад, что Вы находите возможным разрешить этот визит, который, я уверен, будет весьма ценным».
Формат «Соболезнование» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты.
При написании соболезнования очень важно правильно подобрать искренние слова, действительно способные поддержать адресата в его горе.
При этом важно выразить свои чувства и переживания относительно произошедшего.
Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя.
Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.
Руководителю или специалисту управления по роду своей деятельности нужно писать много деловых писем.
К деловым письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательные письма, письма-напоминания и благодарности, письма — приглашения на собеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобы и т.п.
Как правильно написать деловое письмо - основные правила:
К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:
Добавлять комментарии могут только авторизованные пользователи.