Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в

Оформляется служебная записка так же, как и докладная. изложить требования к запискам, описать их необходимые реквизиты и привести образцы .

Докладные и объяснительные записки. Объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины. Размер: 34.00 Кб. Образец докладной записки. Размер. Служебная командировка: порядок оформления и учета расходов.

3 мар 2006. Кроме того, объясняются правила и приводятся образцы оформления этих. Докладные и служебные записки — это, как правило,

Образец докладной записки \u0026gt\u0026gt · Образец объяснительной записки \u0026gt\u0026gt · Докладные,

14 янв 2010. Оформление дисциплинарных взысканий / Объяснительная записка. Образец объяснительной записки .doc, 24 Кб, 5171 загрузка

Образец квитанции оплаты государственной пошлины. за предоставление. УФК по Республике Башкортостан (Минэкологии РБ ). (наименование

Информация взята v3.kz

План - заранее подготовленная программа мероприятий, которая предусматривает порядок, объем и срок их осуществления

По срокам исполнения планы разделяют на:

o перспективные (охватывают несколько лет)

Содержание плана излагается в форме текста или таблицы Каждый пункт плана состоит из трех обязательных частей:

а) содержание работы

б) срок выполнения

в) ответственные за выполнение

Планы подписываются лицами, которые отвечают за их выполнение, либо руководителем учреждения

3 Название учреждения или структурного подразделения

Re: компенсация за бензин сотруднику

Главная книга, 2011, N 19

ВЫПЛАЧИВАЕМ РАБОТНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ

ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АВТОМОБИЛЯ

(Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации

за применение личного транспорта в служебных целях)

Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходов <1>.

<1> Статья 188 ТК РФ.

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездку <1>.

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммы <1>:

- компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта

- возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

- степень его износа и срок полезного использования <2>

- интенсивность его использования <3>.

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

(или) приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц <4>

(или) установить расценки за 1 км служебного пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

<2> Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19 п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260.

<3> Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@.

<4> Пункты 17 - 20 ПБУ 6/01 Учет основных средств, утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.

Смотрим зарплатные налоги

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе на травматизм) в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателя <5>.

Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающие <6>, так и запрещающие это делать <7>

3) документы учета служебных поездок:

(если) вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листы <8>. Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатора <9>)

(если) вы платите компенсацию, не учитывая служебный пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т.п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организации <10>

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:

(или) из фактического расхода ГСМ на 100 км служебного пробега

(или) норм расхода ГСМ, указанных в технической документации автомобиля

(или) Норм Минтранса <11>

5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации - в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как сумма компенсации за износ, так и сумма возмещения расходов <12>.

Однако это не означает, что от обложения зарплатными налогами освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

Из авторитетных источников

Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

- принадлежность используемого автомобиля работнику

- фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы)

- сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме <13>. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы.

<5> Статья 188 ТК РФ п. 3 ст. 217 НК РФ пп. и п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ О страховых взносах. пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

<6> Письмо Минфина России от 27.12.2010 N 03-03-06/1/812 Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 N 21-18/44-1, от 18.09.2007 N 18-11/3/088756@.

<7> Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150.

<8> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

<9> Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354.

<10> Пункт 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ О бухгалтерском учете.

<11> Пункты 7.1, 7.2 Методических рекомендаций Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

<12> Пункт 3 ст. 217 НК РФ пп. и п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ Письма Минфина России от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98.

<13> Пункт 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ.

Учитываем компенсацию для целей налогообложения

Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных норм <14>:

- по легковым автомобилям:

- при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб.

- при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб.

- по мотоциклам - 600 руб.

При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:

- для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документы <15>. Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательно <16>. Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок

- суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГСМ <17>

- по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужно <18>.

По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью <19>. Согласен с этим и Минфин <20>.

Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения доходы минус расходы, признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимники <21>.

<14> Подпункт 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 Письмо Минфина России от 09.08.2011 N 03-03-06/1/465.

<15> Пункт 1 ст. 252 НК РФ Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@.

<16> Постановления ФАС ЦО от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008 Семнадцатого ААС от 31.01.2008 N 17АП-218/2008-АК.

<17> Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@ Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275 п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен Президиумом ФАС УО 29.05.2009).

<18> Пункт 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87.

<19> Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

<20> Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150.

<21> Подпункт 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Отражаем компенсацию в бухучете

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисления <22>. Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 Расходы на продажу, 20 Основное производство, 26 Общехозяйственные расходы и др.).

Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разницы <23>.

Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательство <24>.

Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля

ООО Альянс перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника - менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб. поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.

ООО Альянс отразит в учете следующие проводки.

Содержание операции Дт Кт Сумма

На дату перечисления компенсации работнику (31.08.2011)

2 июля 2009 14:45

сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей

(Постановление ФАС Центрального округа от 25.05.2009 по делу № А62-5333/2008)

Работники организации использовали в служебных целях личный транспорт. Компания выплачивала им компенсации, которые относила на расходы. Инспекция сочла это неправомерным в связи с непредставлением налогоплательщиком путевых листов и доначислила ему налог на прибыль.

Суд, поддержав организацию, указал, что выписывать путевые листы сотруднику, использующему личный автомобиль в служебных целях, налогоплательщик не обязан. Согласно положениям Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и п. 3 Письма Минфина России от от 21.07.92 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» путевые листы предназначены для учета работы автотранспорта организации, а не поездок работников на личном транспорте, даже если они осуществляются в служебных целях. Поэтому доначисление налога на прибыль было неправомерным.

Противоположная позиция - Письма Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6, от 29.12.2006 № 03-05-02-04/192, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006

Служебная записка служит основным инструментом для обмена служебной информацией между структурными подразделениями организации.

Применение записки обусловлено необходимостью документирования информационных взаимоотношений внутри каждой компании.

Данный вид документа используется для коммуникации на горизонтальном уровне, без привлечения вышестоящих должностных лиц. Например, от ведущего специалиста одного отдела к ведущему специалисту другого, от руководителя к руководителю, от служащего к служащему, при условии их равнозначного статуса. Письменное обращение подчиненного к руководителю носит название докладной записки.

При помощи служебных записок регулируются практически все вопросы, касающиеся деятельности организации, в частности, вопросы организационного, хозяйственного, информационного или материально-технического обеспечения.

Как правило, записка выражает предложение или просьбу относительно одного из указанных вопросов, но может содержать и иную служебную информацию. Записка, составленная с целью объяснения причин невыполнения служебных задач и направленная на имя руководителя, называется объяснительной запиской .

В российском классификаторе ОКУД служебная записка не выделена в качестве самостоятельного документа. При ее составлении рекомендуется придерживаться требований, выраженных ГОСТом 6.30-2003 «УСД. УСОРД.

Требования к оформлению документов», что позволит соблюдать принцип однотипности оформления деловой документации. В целях упорядочивания внутреннего движения документов компании, каждая служебная записка должна иметь собственный регистрационный номер, присваиваемый ей при составлении.

Основными реквизитами являются:

Пример служебной записки о премировании скачать (Размер: 36,0 KiB | Скачиваний: 3 827)

Служебная записка на приобретение скачать (Размер: 23,0 KiB | Скачиваний: 3 703)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Случается, что в учреждении или какой-либо фирме требуется съездить куда-то. Зачастую сотрудники используют в этих целях такси.

Казалось бы, мелочь, однако эта мелкая деталь подлежит учету, должна быть правильно оформлена. Есть множество нюансов при использовании такси в служебных целях. Рассмотрим их подробнее.

Не всегда фирма способна предоставить служебную машину для своих сотрудников, это обычная практика. Тоже самое можно сказать о личном транспорте работников, он не всегда наличествует. Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы.

Мог бы выручить общественный транспорт, но есть одна деталь: не всегда поездки на общественном транспорте уместны, так как могут перевозиться документы, какое-либо имущество организации, да и выглядят такие поездки не всегда корректно, особенно, если на общественном транспорте добираться, к примеру, на встречу с партнерами.

В таких случаях выручить может вызов такси.

Зачастую, излишеством такси может оказаться тогда, когда для доходов фирмы извоз сотрудников с помощью такси окажется чересчур затратным. Исходить из этой точки зрения может не только руководитель, но и налоговые службы, и этого стоит опасаться, так как подобные расходы могут быть не учтены для налогообложения.

Не так уж много случаев, при которых уместно использование такси. Главными условиями, при которых таковое можно счесть возможным, являются приносимая эффективность, доход от результата или рациональность.

Целесообразность поездок оценивать может сама фирма, однако она должна быть доказуема или обоснована для налоговой службы ввиду списания расходов на них.

Поэтому поездку на такси считать уместной в тех случаях, когда причинами для них являются:

Превысить свои полномочия при расходах на такси сотрудник может в том случае, если данные расходы оказываются неоправданными. Это возможно в нескольких случаях. Во-первых, это может быть надуманная необходимость в такой поездке. Например, добраться в нужное место можно было с помощью общественного транспорта или пешком.

Также учитывается время при выяснении причин использования такси, то есть его было достаточно, чтобы воспользоваться общественным транспортом и не было никакой необходимости в спешке.

Неоправданность расходов может выясниться при расчете маршрута, которым следовал сотрудник на такси. Если маршрут был длиннее или имел беспричинные остановки и ожидание, к примеру, а оснований для этого нет. Иными словами, при поездке работник предприятия разрешал какие-то личные задачи, а не производственные.

В случае, если расходы денежных средств, которые понес сотрудник, оказываются неоправданными, руководитель имеет право на удержание из его заработной платы или сделать выговор означенному работнику.

Проводки по депонированной зарплате осуществляются в момент начисления. Подробнее здесь.

Служебная записка необходима для диалога между отделами организации, когда недостаточно просто высказать требование, пожелание или нужду, а важно задокументировать обращение от нижестоящего лица к вышестоящему. В случае с компенсацией за проезд на такси нужно писать служебную записку. Ее, как правило, направляют непосредственно начальству, указывая причину для возмещения и связь с деятельностью фирмы.

Образец служебной записки на оплату такси:

1.01.2014 №1 г. Иваново

Об оплате такси

Довожу до вашего сведения, что была совершена поездка в командировку. Прошу о компенсации проезда на такси до аэропорта, поскольку вылет был совершен в позднее время суток.

Должность________________ Сидоров С.С.

Немаловажно, каким образом будут изложены основания в служебной записке. Естественно, что это обоснование должно быть правдивым и содержать неоспоримые факты, подтверждающие невозможность использования другого транспорта, общественного, например.

Обоснование может строиться на основе типа служебной записки: объяснительная (по уже совершенным действиям) или докладная (запрашивающая разрешение на действие).

В записке необходимо указать цель поездки, причину, почему для нее потребовались услуги такси. Здесь можно указать одну из вышеизложенных причин. В служебной записке обязательно должен быть указан точный маршрут, места и причины для возможных пересадок, сумма, которая потребуется или потребовалась, дата и время, чтобы подтвердить обоснованность производственных действий.

По поводу возмещения расходов на такси нужно обращаться именно со служебной запиской, обращена она должна быть не к бухгалтеру, как может показаться на первый взгляд, а непосредственно к руководителю. Бухгалтер осуществляет в дальнейшем распоряжение руководителя по компенсации расходов на транспорт.

Руководитель же в свою очередь обязан оценить обоснованность совершенных затрат и поставить свою резолюцию: одобрить или же отказать в компенсации.

При одобрении предложения сотрудника руководитель выносит решение и выписывает приказ, в соответствии с которым действует бухгалтер, совершая выплату затраченного работнику.

К служебной записке до ее одобрения и впоследствии должны прилагаться сопроводительные документы.

В первую очередь, таким документом является чек от таксиста, в котором указаны километраж, затраты топлива, время, когда был выдан чек, а также данные фирмы и самого водителя, где можно еще раз уточнить всю необходимую информацию.

К сопроводительным документам стоит приложить билет на поезд или самолет, где указано время отбытия. Также обычно добавляется приказ руководителя организации на командировку, где указывается и необходимость использования такси, и служебная записка.

Кстати, о приказах. Роль руководителя четко связана именно с ними, поскольку его слово является решающим. Приказ о компенсации расходов сотруднику выписывается руководителем, и он относится к действиям, совершаемым по получении служебной записки от сотрудника.

Руководитель имеет право выплатить сотруднику компенсацию за проезд в такси, если:

Исполнение изложенного в приказе возлагается руководителем на работника бухгалтерии.

В соответствии с приказом сотрудник обязан заполнить предоставляемую бухгалтером форму авансового отчета, которую применяют при выдаче работнику средств на хозяйственные и административные нужды, и указать затраченную сумму.

К авансовому отчету прилагаются все документы, которые подтверждают экономическую обоснованность выдачи денежных средств. К ним относятся все чеки, транспортные и другие оправдательные документы.

Бухгалтер обязан проверить все данные, подтвердить, что целевое расходование денежных средств было оправданным, а также изучить все сопроводительные документы, правильность оформления и сумму. Также бухгалтер обязан указать на оборотной стороне отчета сумму расхода, принятую к учету. Проверенный отчет предоставляется руководителю, который его утверждает, затем бухгалтер его принимает к учету. Компенсация выдается работнику по кассовому ордеру.

Остаток от неиспользованного аванса сдается сотрудником с помощью приходного кассового ордера. По расходному кассовому ордеру сотруднику бухгалтерии может быть сдан перерасход по авансовому отчету. На основании авансового отчета происходит списание денежных сумм.

Каждый предприниматель должен знать, как снять ККМ с учёта. Смотрите здесь.

Статистика по оффшорам свидетельствует, что это прибыльное дело. Статья расскажет подробнее.

Руководитель выписывает приказ на возмещение расходов на такси сотруднику, и никто другой. Форма написания приказа является свободной, не унифицированной и производится на бумаге формата А4.

Руководитель предприятия, если такие ситуации не редки, может выписать общий приказ о процедуре выплат компенсации расходов сотрудникам, руководствуясь которым будет действовать бухгалтер.

В этом случае можно будет точно определить, что именно и в какой срок обязан сделать работник, чтобы получить свою компенсацию, какие документы приложить. Таким приказом можно предусмотреть конкретные ситуации, при которых члены трудового коллектива смогут использовать такси, не получая предварительно денежные средства под отчет.

Еще стоит отметить, что руководителю, одобряющему поездку на такси, стоит упомянуть в ряде причин и тот факт, зачем вообще потребовался сторонний транспорт. То есть следует пояснить, что фирма не содержит служебного транспорта, а сотрудники не имеют личного.

Расчет налогов с компенсаций сотрудникам проезда на такси производится в соответствии с системой налогообложения, используемой организацией. При расчете не учитывается НФДЛ в полном объеме, так как затрачиваемые сотрудником средства на поездку в такси не являются его личной экономической выгодой.

Если фирма используется общую систему налогообложения, значит налог на прибыль составляет 20%.

При расчете общей прибыли бухгалтер высчитывает расходы, которые уменьшили прибыль, понесенные в результате принесшей доход учреждению деятельности, в том числе и превышенная оплата за проезд, среди которых расход на проезд в такси.

Чтобы их можно было учитывать по ОСН, необходимо представить следующие документы:

Если организация использует упрощенную систему страхования, налогообложение расходов на проезд в такси будет зависеть от объекта, облагаемого налогами.

При следовании системе налогообложения ЕНВД оплата производится по вмененному доходу. Следовательно, расходы на проезд не оказывают влияния на налоговую базу. Если расходы на такси не имеют документального подтверждения, в этом случае предприятие имеет право возместить их своему сотруднику, но расчет налогов будет вестись иначе и учитываться такие расходы не будут.

Служебная записка – документ информационно-справочного характера, используемый для осуществления деловой переписки внутри компании. В деловой практике эта форма используется достаточно часто, однако в ОКУД, как самостоятельный документ, она отсутствует. Для того чтобы оформление документации велось однотипно, рекомендуется оформлять бланк на основании требований ГОСТ 6.30-2003 УСД УСОРД, которым регламентирована форма и образец заполнения служебной записки.

Данная форма отражает коммуникативные отношения на горизонтальном уровне. Она освящает переписку между руководителями или сотрудниками подразделений предприятий, которые имеют равнозначный должностной статус. Если, например, документ написан руководителем одного структурного подразделения на имя сотрудника другого отдела, то это уже докладная записка.

Составление служебных записок обусловлено необходимостью решения вопросов информационного, материально-технического, хозяйственного и организационного обеспечения между структурными подразделениями. Информация, содержащаяся в этом документе, обычно отражает просьбу или предложение по разрешению того или иного вопроса. Если по каким-либо причинам на предприятии не выполнен плановый показатель, то бланк, направленный в вышестоящее подразделение с объяснениями причин невыполнения, называется объяснительной запиской.

1. Шапка (содержит адресата записки, в котором указывается структурное подразделение, должность и ФИО получателя).

2. Дата составления.

3. Регистрационный номер.

4. Заголовок «Служебная записка».

5. Подзаголовок, отражающий тему документа.

В деятельности многих предприятий информационные взаимоотношения между подразделениями и отделами требуют документального подтверждения, такая своеобразная переписка оформляется в виде служебных записок, которые являются тем инструментом ведения диалога внутри предприятия по вопросам, в решении которых компетентны руководители подразделений без привлечения вышестоящего должностного лица.

об использовании служебного автомобильного транспорта руководителями и сотрудниками предприятия по заявкам в рабочие, выходные дни и праздничные дни

I Оформление документации о распределении и использовании служебного легкового автомобильного транспорта

1.1. Автотранспортный цех обеспечивает руководителей и сотрудников предприятия (далее по тексту пользователей автомобильного транспорта) легковым автомобильным транспортом ( подразделяющий в свою очередь на персональные служебные автомобили и дежурные легковые автомобили, работающие по ежедневным заявкам).

1.2. Ежегодно начальник автотранспортного цеха предоставляет генеральному директору предприятия на рассмотрение и утверждение:

- список персональных автомобилей, закрепленных за пользователями автомобильного транспорта, в котором указываются: марка автотранспортного средства, государственный номер, количественный состав водителей.

- список пользователей автомобильного транспорта, имеющих право вызова дежурного легкового автомобильного средства на рассмотрение и утверждение.

1.3. Список пользователей формируется начальником автотранспортного цеха на основании служебных записок руководителей подразделений, планирующих вызов легкового дежурного автомобильного транспорта для служебных поездок, направленных на имя начальника автотранспортного цеха не позднее первого декабря ежегодно.

1.4. Списки закрепления служебного автомобильного транспорта визируются начальником автотранспортного цеха, начальником управления по

транспорту. заместителем генерального директора по коммерческим вопросам

и утверждаются генеральным директором.

1.5. После утверждения списка начальник автотранспортного цеха уведомляет пользователей автомобильного транспорта служебной запиской с указанием:

- марки автотранспортного средства

- ежедневной и ежемесячной нормы пробега и расхода горюче – смазочных материалов на каждый автомобиль.

1.6. Заявка на вызов легкового служебного автомобильного транспорта в выходные и праздничные дни оформляется руководителями подразделений за 3 дня до начала планируемой работы и визируется заместителем генерального директора по коммерческим вопросам.

1.7. В нерабочее время при необходимости срочного вызова дежурного автотранспортного средства без заявки, выделение легкового автомобильного средства производится по указанию дежурного по предприятию с последующей отметкой путевого листа.

1.8. Для вызова дежурного легкового автомобильного транспорта руководитель соответствующего подразделения заблаговременно (не менее, чем за один рабочий день до начала планируемой работы) подает заявку в диспетчерскую службу автотранспортного цеха.

Заявка должна соответствовать следующим требованиям заполнения, в которой должны быть указаны:

- Ф.И.О. заказчика (полностью расшифрованные)

- марка легкового автотранспортного средства

- точный адрес и время подачи легкового автотранспортного средства

- время окончания работы.

Заявка оформляется ответственными лицами, отвечающими за оформление путевых листов, визируется руководителем указанного подразделения и согласовывается вышестоящим руководителем по направлению.

1.9. Дежурный легковой автомобильный транспорт подается только на рабочее место руководителя ( время обслуживания с 8-15 до 17-00).

1.10. Решение о выделении автомобильного транспорта для служебных поездок руководителям подразделений по соответствующим заявкам производится исходя из количества имеющихся заявок, характера работы и наличия легкового дежурного автомобильного транспорта и принимается начальником автотранспортного цеха с соответствующей визой на заявке.

1.11. На основании поданных заявок составляется разнарядка, которая утверждается начальником автотранспортного цеха.

1.12. Руководители, за которыми закреплен служебный легковой транспорт во время нахождения в служебной командировке, в очередном отпуске обязаны информировать об этом руководство автотранспортного цеха.

1.13. За использование легкового автомобильного средства по прямому производственному назначению ответственность несет руководитель подразделения заказчика.

1.14. В путевом листе в обязательном порядке должен быть указан маршрут следования, с указанием точного адреса организаций, в которые был направлен легковой автомобильный транспорт.

1.15. Отметку в путевом листе об использовании легкового автомобильного транспорта производит лицо, которое непосредственно пользуется этим автомобильным транспортом, выделенным по заявкам.

II Затраты на содержание служебного легкового автомобильного транспорта

2.1. Согласно сметы затрат на содержание легкового автомобильного

транспорта, утверждаемой заместителем генерального директора по коммерческим вопросам, в соответствии с Приказом по предприятию № 505 от

23.06.2009 г, норма пробега и расхода горюче – смазочных материалов устанавливается ежегодно и согласовывается с главным бухгалтером предприятия.

2.2. При необходимости сверхлимитного пробега руководителем подразделения оформляется служебная записка с обоснованием, согласованная с заместителем генерального директора по коммерческим вопросам и

утверждается генеральным директором предприятия. Копия служебной записки направляется в автотранспортный цех для принятия к исполнению.

2.3. Контроль за соблюдением сметы затрат возлагается на главного бухгалтера предприятия.

III Использование служебного легкового автомобильного транспорта в выходные и праздничные дни

Привлечение водителей к работе в выходные и праздничные дни производится в случаях, предусмотренных ст.113 ТК РФ.

3.1. Привлечение к работе водителей в выходные и праздничные дни производится с письменного согласия водителей и разрешения заместителя генерального директора по коммерческим вопросам на основании заявок установленного образца на выделение автомобильного транспорта и приказа по предприятию.

3.2. Вызов легкового служебного автомобильного транспорта устанавливается в следующем порядке:

- водители с установленным односменным графиком работы( автомобиль с одним закрепленным водителем) могут быть вызваны на работу с его письменного согласия, по письменному распоряжению начальника автотранспортного цеха по согласованию с начальником управления по транспорту, отделом 2910 и с учетом мнения профсоюзного органа.

- пробег и расход горюче – смазочных материалов в выходные и праздничные дни включаются в ежемесячную норму пробега и расхода горюче – смазочных материалов на основании сметы затрат на содержание легкового автомобильного транспорта.

- водители с установленным двусменным графиком работы (автомобиль с двумя закрепленными водителями) выходят на работу в выходные и праздничные дни согласно поквартального графика работы составляемого заместителем начальника цеха по эксплуатации и утверждаемого начальником управления по транспорту, отделом 2910 и профсоюзным комитетом.

IV Особенности режима работы водителей, обслуживающих пользователей служебного легкового автомобильного транспорта

4.1. Все вопросы рабочего времени и времени отдыха водителей в автотранспортном цехе регулируются на основании ФЗ от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ, Приложения к Приказу Минтранса России от 20.08.2004г. № 15.

4.2. Продолжительность рабочего времени водителей не может превышать 40 часов в неделю. Для водителей, работающих при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями, продолжительность ежедневной работы(смены) не может превышать 8 часов.

В тех случаях, когда по условиям производства не может быть соблюдена установленная продолжительность рабочего времени (установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени), водителям устанавливается суммированный учет рабочего времени.

Продолжительность рабочего времени за учетный период не может превышать установленного числа рабочих часов, утвержденным графиком рабочего времени.

При суммированном учете рабочего времени продолжительность ежедневной работы (смены) водителей не может превышать 10 часов.

При не суммированном учете рабочего времени (смены) может быть увеличено до 10 часов, но не более двух раз в неделю. При этом суммарная

продолжительность управления автомобилем за две недели подряд не может превышать 90 часов.

Водителям легковых автомобилей может устанавливаться ненормированный рабочий день, именуемый режимом работы, при котором работники могут по распоряжению работодателя при необходимости привлекаться к выполнению работы за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

Решение об установлении ненормированного рабочего дня принимается работодателем с учетом мнения представительного органа организации.

4.3. Персональным служебным автомобильным транспортом с двухсменным режимом работы пользуются:

- Первый заместитель генерального директора – главный инженер

- Первый заместитель генерального директора по экономике и финансам.

- Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам.

4.4. Остальные пользователи служебного автомобильного транспорта используют служебный автомобильный транспорт, учитывая режим работы автотранспортного цеха, установленный односменным графиком работы водителей.

4.5. Для замены легкового автомобильного транспорта в плановом и заявочном ремонте в автотранспортном цехе создается резерв подменных автомобилей.

Настоящее положение вводится с 15.09.2009г. и может дополняться и изменяться в установленном порядке.