Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения

Информация для сведения:

<1> В случае когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 Трудового кодекса Российской Федерации. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

В соответствии с п. 36 Постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" в случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Уведомление работника о необходимости получить трудовую книжку (образец заполнения)

Уведомление работника о необходимости получить трудовую книжку (образец заполнения)

Уведомление работника о необходимости получить трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку о соответствии классных чинов, присвоенных федеральным государственным служащим, классным чинам государственной гражданской службы Российской Федерации

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку - форма и описание

При расторжении трудового договора с работником работодатель обязан правильно оформить процедуру увольнения, в том числе, выдать трудовую книжку.

По правилам ведения кадрового делопроизводства, при выдаче сотруднику на руки трудовой книжки работник ставит подпись в Книге учета движения трудовых книжек.

Если в день увольнения работника нет на работе или он отказывается от получения трудовой книжки, в адрес работника направляется заказное письмо с уведомлением о необходимости получить трудовую книжку. Этот этап процедуры освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки работнику (ст. 84.1 ТК РФ ).

Унифицированной формы уведомления о необходимости получить трудовую книжку трудовым законодательством не предусмотрено, потому кадровые специалисты составляют его в произвольной форме.

Уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой, в связи с расторжением трудового договора, оформляется на бланке организации. Указываются следующие данные :

• дата и номер уведомления;
• адресат, которому направляется уведомление (должность, фамилия, имя, отчество работника);
• адрес, по которому необходимо получить трудовую книжку;
• рабочее время кадровой службы или структурного подразделения (специалиста), ответственного за учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Работнику предлагают дать письменное согласие на получение трудовой книжки по почте заказным (ценным) письмом с описью вложения.

Если работник не пришел за трудовой книжкой и не дал письменного согласия на отправку ее по почте, работодатель хранит трудовую книжку до ее востребования (пункт 43 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" ).

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку регистрируется в журнале регистрации уведомлений.

Этот документ используется в следующих процедурах:

Техподдержка 8-800-333-14-84 Звонок по РФ бесплатный ICQ: 609-394-313 E-mail: support@freshdoc.ru Skype: freshdoc.support Отдел продаж +7 (495) 212-14-84 sales@freshdoc.ru Заказать звонок

• Тарифы
• Интеграция с 1С
• Партнерам
• Для СМИ
• Проекты
• О компании
• Видеогид
• Блог
• Способы оплаты
• Лицензии и сертификаты

• Правила использования сервиса
• Правила использования информации с сайта
• Политика конфиденциальности

Копирование и дальнейшее распространение любых текстов с сайта freshdoc.ru без разрешения авторов или администрации сайта, а также заимствование фрагментов текстов будет рассматриваться как нарушение авторских прав. Помните об ответственности, предусмотренной ст.146, п.3 УК РФ. Смотрите правила.
© 2016 DocLab

Уведомление о том что нужно забрать трудовую книжку образец

Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

29 Сен, 2016 г. - 17:14

26 Сен, 2016 г. - 14:48

29 Сен, 2016 г. - 17:04

О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

08 Сен, 2016 г. - 16:53

Как вернуть работнику трудовую книжку

"Зарплата", 2008, N 10

Как вернуть работнику трудовую книжку

В случае увольнения работника работодатель обязан вовремя выдать ему трудовую книжку. Однако не всегда удается вручить документ сразу. Что делать в таком случае? Какое наказание грозит работодателю, задержавшему выдачу трудовой книжки? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Процедура расторжения трудовых отношений с работником общеизвестна. Прежде всего на основании документов, подтверждающих законность увольнения сотрудника (например, заявления), руководитель компании издает приказ (распоряжение) по форме N Т-8. Затем производятся соответствующие записи в личной карточке работника по форме N Т-2 или N Т-2ГС (МС), его лицевом счете по форме N Т-54 или N Т-54а, а также трудовой книжке. Расчет выплат увольняемому работнику отражается в записке-расчете по форме N Т-61 <1>. В завершение ему выдают на руки трудовую книжку, сделав соответствующую отметку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Однако на этом этапе увольнения порой случаются непредвиденные ситуации. Поговорим о них.

<1> Унифицированные формы поименованных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". - Примеч. ред.

Успеть в день увольнения

Трудовую книжку нужно вручить сотруднику в последний день работы. Об этом говорится в ч. 3 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек), и ч. 5 ст. 80 Трудового кодекса.

Днем прекращения трудового договора (увольнения) во всех случаях является последний день работы сотрудника, за исключением тех ситуаций, при которых он фактически не трудился, но за ним сохранялось место работы в соответствии с Трудовым кодексом или федеральными законами.

Однако у кадровой службы предприятия не всегда есть возможность выдать трудовую книжку в день увольнения. Почему? Причины могут быть различными. Среди них:

- конфликт с работодателем;

- неверная запись в трудовой книжке;

- отсутствие сотрудника на рабочем месте в день увольнения;

- смерть работника и т.д.

Какой бы ни была причина задержки выдачи трудовой книжки, работодатель должен предпринять некоторые шаги во избежание нарушения трудового законодательства.

Вернуть любым способом

Первое, что должен сделать работодатель, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения, - направить ему уведомление с предложением явиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Такое правило установлено в ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса.

Отправляем ценные письма

Трудовую книжку можно выслать сотруднику по почте, но только с его письменного согласия (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил ведения трудовых книжек). Предложение об отправке документа ценным письмом с описью вложения можно включить в текст уведомления. Документ составляется в произвольной форме и может выглядеть примерно так, как показано на с. 74.

¦ Общество с ограниченной ответственностью "Ольха" ¦

¦ Листьеву Петру Сергеевичу¦

¦ г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54¦

¦ ООО "Ольха" уведомляет вас о том, что в соответствии со ст. 84.1¦

¦Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового договора¦

¦работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения¦

¦(последний день работы). ¦

¦ В связи с тем что в день вашего увольнения трудовая книжка не была¦

¦выдана по причине вашего отсутствия на рабочем месте, просим явиться в¦

¦отдел кадров ООО "Ольха" по адресу: г. Тула, ул. Первомайская, д. 12. ¦

¦ Сообщаем также, что со дня направления настоящего уведомления¦

¦работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой¦

¦ В случае если вы не можете явиться за трудовой книжкой лично, мы¦

¦вышлем документ по почте при получении вашего письменного согласия. ¦

¦ Начальник отдела кадров ¦

¦ ООО "Ольха" Шишкина Е.В. Шишкина¦

Если работник не возражает, что трудовую книжку ему отправят по почте, он должен выслать на имя работодателя соответствующее письмо (заказное письмо, телеграмму и т.п.). Документ составляется произвольно (см. на с. 75).

Образец ответного письма работодателю

¦ Начальнику отдела кадров ООО "Ольха"¦

¦ Уважаемая Евгения Викторовна! Получил ваше уведомление и сообщаю¦

¦следующее. Устроившись на новое место работы, я по просьбе директора в¦

¦срочном порядке выехал в Воронежскую область на открытие объекта, поэтому¦

¦приехать за трудовой книжкой не смогу. ¦

¦ Прошу выслать мне трудовую книжку ценным письмом по адресу: 396820,¦

¦Воронежская обл. Хохольский р-н, с. Рудкино, Листьеву Петру Сергеевичу¦

¦ 20 октября 2008 г. Листьев ¦

Пересылка трудовых книжек по почте осуществляется почтовыми организациями РФ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221.

К сожалению, законодательство не дает четких указаний, как поступить, если работник увольняется заочно. Ведь на некоторых документах, таких как приказ, книга учета движения трудовых книжек и т.п. он должен поставить подпись. Видимо, вместе с трудовой книжкой работнику можно отправить и второй экземпляр приказа об увольнении, чтобы он расписался на нем и переслал обратно. Однако это возможно, если расторжение трудовых отношений произошло по обоюдному согласию и с работником можно договориться. Если бывший сотрудник на контакт не идет и на приглашение явиться в отдел кадров не реагирует, все документы, кроме трудовой книжки, высылают ему по почте с уведомлением о вручении и составляют акт о невозможности получить его подпись.

Передаем через представителя

Передать трудовую книжку уволенному работнику можно через его представителя, который должен подтвердить свои полномочия доверенностью. В документе указывают сведения о поручителе и доверенном лице, такие как фамилии, имена и отчества, паспортные данные, адреса мест жительства.

В тексте должно быть прописано, на совершение каких действий уполномочен представитель. В данном случае - на получение трудовой книжки в кадровой службе предприятия. Важно, чтобы доверенность не была просрочена. Как правило, документ заверяют у нотариуса, который поможет в составлении документа. Доверенность может быть такой, как показано на с. 76.

¦ Город Тула, шестнадцатое октября две тысячи восьмого года ¦

¦ Я, Листьев Петр Сергеевич, 1980 года рождения, паспорт серии 45 02 N¦

¦356245, выданный Привокзальным ОВД г. Тулы 15.05.1994, проживающий по¦

¦адресу: г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54, доверяю Листьевой¦

¦Алевтине Осиповне, 1985 года рождения, паспорт серии 48 01 N 587542,¦

¦выданный ОВД Советского района г. Тулы 10.02.2006, проживающей по адресу:¦

¦г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54: ¦

¦ 1) получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью¦

¦"Ольха" мою трудовую книжку; ¦

¦ 2) выполнить иные действия, связанные с данным поручением. ¦

¦ Доверенность выдана сроком на шесть месяцев. ¦

¦ Листьев Петр Сергеевич ¦

¦ от имени Российской Федерации: ¦

¦ Шестнадцатое октября две тысячи восьмого года ¦

¦ Настоящая доверенность удостоверена мной, Лесовским Романом¦

¦Игоревичем, нотариусом Советского района г. Тулы. ¦

¦ Доверенность подписана гражданином Листьевым Петром Сергеевичем в¦

¦ Личность доверителя установлена, дееспособность проверена. ¦

¦ Нотариус Лесовский Р.И. Лесовский¦

Кстати, удостоверить полномочия представителя может не только нотариус, но и лица, указанные в п. 3 ст. 185 Гражданского кодекса. К нотариально заверенным доверенностям относятся:

- доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и прочих военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

- доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;

- доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;

- доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этих учреждений или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Если работника не стало

В Трудовом кодексе одним из оснований прекращения трудового договора указана смерть работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ). В этих обстоятельствах трудовую книжку выдают под роспись одному из родственников сотрудника. Об этом сказано в п. 37 Правил ведения трудовых книжек.

Родственник должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например паспорт. Также он подтверждает наличие родственных связей с работником. Допустим, показывает свидетельство о браке. Кроме того, он должен принести в отдел кадров предприятия свидетельство о смерти.

Затем родственник пишет расписку о получении трудовой книжки в произвольной форме, которую подшивают к личному делу работника (см. на с. 78).

¦ Я, Соловьева Валерия Николаевна, 1942 года рождения, паспорт серии 41¦

¦03 N 158796 выдан ОВД Зареченского района г. Тулы 16.04.2002, проживающая¦

¦по адресу: г. Тула, ул. Токарева, д. 18, кв. 52, получила в отделе кадров¦

¦ООО "Ольха" трудовую книжку моего мужа Соловьева Владимира Дмитриевича,¦

¦умершего 15 октября 2008 г. ¦

¦ Претензий к оформлению трудовой книжки не имею. ¦

¦ Личность получателя документов удостоверена. ¦

¦ В.Н. Соловьева предъявила паспорт серии 41 03 N 158796, выданный ОВД¦

¦Зареченского района г. Тулы 16.04.2002, и свидетельство о смерти В.Д.¦

¦Соловьева от 15.10.2008 I-PE N 308914, выданное отделением ЗАГС¦

¦Зареченского района г. Тулы. ¦

¦ Начальник отдела кадров ¦

¦ ООО "Ольха" Шишкина Е.В. Шишкина¦

¦ 20 октября 2008 г.¦

По желанию родственника трудовая книжка может быть выслана по почте по его письменному запросу.

Мы отдаем - а он не берет

В случае конфликта с работодателем работники нередко отказываются получать при увольнении трудовую книжку, мотивируя это тем, что, по их мнению, в ней сделана некорректная запись. Как правило, они требуют разобраться в ситуации и изменить формулировку.

Независимо от того, по какой причине сотрудник не хочет забирать трудовую книжку, его отказ нужно зафиксировать. Например, составить акт в присутствии свидетелей из числа незаинтересованных работников предприятия. Они в случае судебных разбирательств подтвердят, что работник действительно отказался получить трудовую книжку. Акт позволит снять с работодателя ответственность за то, что он не вручил сотруднику трудовую книжку в срок. Документ составляется в произвольной форме (см. на с. 79).

¦ Общество с ограниченной ответственностью "Ольха" ¦

¦ об отказе работника получить трудовую книжку ¦

¦ в день увольнения ¦

¦15 октября 2008 г. г. Тула¦

¦ Настоящий акт составлен в том, что работник технического отдела ООО¦

¦"Ольха" главный геодезист П.С. Листьев отказался от получения трудовой¦

¦книжки в связи с увольнением, а также от ознакомления под роспись с¦

¦приказом о его увольнении. ¦

¦ Содержание приказа об увольнении N 205-к от 15.10.2008 объявлено П.С.¦

¦Листьеву устно его непосредственным руководителем, начальником¦

¦технического отдела Р.С. Дубовым, в присутствии начальника отдела кадров¦

¦Е.В. Шишкиной, вахтера И.Т. Яблочкиной и старшего электрика О.Д. Корнева,¦

¦что подтверждается их подписями. ¦

¦ Работник П.С. Листьев информирован о том, что уведомление о¦

¦необходимости явиться за трудовой книжкой отправлено ему по почте 15¦

¦ копия почтового уведомления от 15.10.2008 N 123546 ¦

¦ начальник отдела кадров Шишкина Е.В. Шишкина¦

¦ Факт отказа работника П.С. Листьева от получения трудовой книжки и от¦

¦ознакомления под роспись с приказом об увольнении подтверждаю: ¦

¦ начальник технического отдела Дубов Р.С. Дубов¦

¦ вахтер Яблочкина И.Т. Яблочкина¦

¦ старший электрик Корнев О.Д. Корнев¦

Судьба невостребованных документов

Иногда, несмотря на все усилия, так и не удается вручить трудовую книжку уволенному работнику. Однако выбрасывать невостребованные документы нельзя.

Трудовые книжки работников хранятся на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным для документов строгой отчетности, в специально приспособленных для этого помещениях. В качестве дополнительной защиты желательно содержать их в несгораемых сейфах.

Трудовые книжки и их дубликаты, которые работники не получили при увольнении, должны храниться у работодателя до востребования в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Об этом говорится в п. 43 Правил ведения трудовых книжек в редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132. До внесения изменения работодателям предписывалось хранить трудовые книжки в отделе кадров в течение двух лет и по истечении этого срока передавать в архив.

Срок хранения невостребованных документов определен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы от 06.10.2000. Согласно этому документу трудовые книжки должны храниться в архиве не менее 50 лет.

Задерживать трудовую книжку себе дороже

Если работодатель не выдаст трудовую книжку в установленный законом срок, он может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации составит от 30 000 до 50 000 руб. Кроме того, к административной ответственности может быть привлечено и должностное лицо компании, ответственное за выдачу трудовой книжки. Штраф в этом случае - от 1000 до 5000 руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Работник может потребовать возмещения материального ущерба, если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки или сделал в ней неверную запись. Ведь из-за отсутствия документа (неверной записи) он не может трудоустроиться.

В этом случае днем увольнения работника будет считаться день выдачи трудовой книжки. За время, пока работодатель медлил с оформлением этого документа, сотруднику положено возместить не полученный им заработок. Об этом говорится в ст. 234 Трудового кодекса и ч. 4 п. 35 Правил ведения трудовых книжек. О новом дне увольнения издается приказ по форме N Т-8. На основании этого документа в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника и ставится соответствующая дата. Ранее внесенная в трудовую книжку запись признается недействительной.

Выплата, которая полагается уволенному работнику за дни вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки, рассчитывается исходя из среднего заработка. Об этом говорится в п. 62 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации". Расчет среднего заработка производится по нормам, установленным в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 <2>.

<2> Подробнее о расчете средней заработной платы читайте в статье "Новый порядок исчисления среднего заработка" // Зарплата, 2008, N 3. - Примеч. ред.

Налогообложение и бухучет выплат за несвоевременную выдачу

НДФЛ. В соответствии со ст. 210 Налогового кодекса при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Перечень выплат, освобождаемых от налогообложения, содержится в ст. 217 НК РФ.

Суммы среднего заработка за период вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки не включены в указанный перечень. Следовательно, они подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Такие выводы содержатся в Письме Минфина России от 25.07.2008 N 03-04-06-01/233.

ЕСН, ОПС. На суммы среднего заработка также нужно начислить ЕСН и пенсионные взносы согласно ст. 236 НК РФ и п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации". Подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ содержит исчерпывающий перечень видов компенсационных выплат, не подлежащих налогообложению единым социальным налогом. Компенсационные выплаты в размере заработка за время вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки в данный перечень не включены. Подобный вывод сделан в Письме Минфина России от 24.01.2007 N 03-04-06-02/6.

Взносы на травматизм. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляют на доходы работников. Соответственно, их нужно начислить и на сумму среднего заработка (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования").

Налог на прибыль. На основании п. 14 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли относятся выплаты, произведенные за период вынужденного прогула, в случаях, предусмотренных законодательством. Таким образом, учитывая положения ст. 394 ТК РФ, расходы по выплате среднего заработка в подобной ситуации признаются такими расходами. Налогоплательщики, применяющие в налоговом учете метод начисления, могут отразить указанные расходы в налоговой базе по налогу на прибыль организации в тот момент, когда средний заработок фактически был начислен (Письмо Минфина России от 27.10.2005 N 03-05-02-04/191).

Если компания применяет кассовый метод, расходы отражаются в налоговой базе по налогу на прибыль в момент погашения задолженности (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Бухучет. Сумма возмещения работнику заработка, не полученного им за период вынужденного прогула, признается в бухгалтерском учете организации расходом по обычным видам деятельности в составе затрат на оплату труда (п. п. 5 и 8 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99). Сумма среднего заработка учитывается по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и дебету счетов учета расходов.

Примечание. На заметку

Трудовая книжка, отправленная по почте, при невозможности ее вручения адресату (его законному представителю) хранится в почтовом отделении в течение месяца. Однако срок хранения почтовых отправлений может быть продлен по заявлению отправителя или адресата (его законного представителя). Такие нормы установлены в п. 35 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221.

По истечении установленного срока хранения регистрируемые почтовые отправления, не полученные адресатом (его законным представителем), возвращаются отправителю за его счет по обратному адресу, если иное не предусмотрено договором между оператором почтовой связи и пользователем. При отказе отправителя получить и оплатить пересылку возвращенного почтового отправления оно передается на временное хранение в число невостребованных.

Подписано в печать

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника

Существует законом установленный порядок увольнения сотрудника. Работодатель должен соблюдать не только процедуру оформления окончания трудовых отношений, но также порядок выдачи трудовой книжки при увольнении. Потому что, выдав её не вовремя, работодатель несет ответственность перед законом, то есть, за несвоевременную ее выдачу и проведение расчета, администрация предприятия несет административную ответственность.

Но что делать, если работник, в день своего увольнения, находится за пределами предприятия и выдать ему книжку лично в руки не получится? Или же, он сам отказывается забрать свою трудовую, тем самым провоцируя несвоевременную её выдачу? Рассмотрим, какой общий порядок выдачи трудовой книжки и как поступить в той или иной ситуации, когда невозможно вовремя выдать его сотруднику.

При нарушении установленного срока предоставления книжки, предприятию грозит судебное разбирательство, которое заканчивается присуждением на пользу сотрудника компенсации денежных средств за вынужденный прогул, изменение даты увольнения. Трудовая книжка является основным рабочим документом, поэтому без нее, человек не может устроиться на работу. Из-за этой причины, суд, как правило, занимает позицию работника, которому фирма препятствовала при дальнейшем трудоустройстве, несвоевременным ее предоставлением.

Рассмотрим пример: фирма не выдала работнику положенный документ, так как он на момент своего увольнения, отсутствовал на рабочем месте. По истечении двух месяцев, он обратился с исковыми требованиями о выплате ему компенсации из-за вынужденного прогула, а также – обязать работодателя выдать удерживаемые им документы. И суд, скорее всего, станет на сторону уволенного работника.

Во-первых, фирма должна была направить увольняемому извещение, с уведомлением о вручении, в котором бы говорилось о необходимости явиться за документом лично, либо дать разрешение на его пересылку почтой. Но работодатель этого не сделал, понадеявшись, что сотрудник сам объявится, ведь вроде он должен быть заинтересован в этом лично. Вот и обратился сотрудник, но только уже в суд.

Во-вторых, если бы предприятие направило хотя бы один раз данное извещение сотруднику, то уже ответственность перед законом и работником, за несвоевременность передачи документов не применялась бы.

Выдать сотруднику нужно все документы, в соответствии со статьей 84.1 ТК РФ, последним его рабочим днем, который является днем увольнения.

Но нередки случаи, когда работник просто отказывается их забирать. Такое случается, как правило, когда с ним расторгают трудовые отношения по статье за дисциплинарное нарушение или за служебное и профессиональное несоответствие занимаемой должности. Факт отказа сотрудника, следует зафиксировать письменно, путем составления акта об отказе. Акт составляется в присутствии свидетелей и кадровой службой предприятия.

Составленный акт будет являться письменным доказательством того, что в действиях администрации отсутствует вина за невыдачу. Безусловно, будет лучше, если не только сотрудники, при которых составляется акт, но также сам увольняемый, должен подписью подтвердить свой отказ получить на руки книжку. Если сделать это он также отказался, нужно отобразить отказ на самом акте. Кроме этого, вслед за составлением акта, все-таки нужно направить работнику извещение о необходимости ее получить, или дать согласие на почтовую пересылку по адресу, указанному работником на его документах, а также личном деле.

Работодателю не стоит забывать о существующем порядке их хранения. Неполученные книжки хранятся в отделе кадров организации на протяжении двух лет. А после этого, еще пятьдесят в архиве предприятия. Только после этого, их можно уничтожать.

После проведения всех, указанных выше, процедур, организация уже не несет ответственность за отказ или игнорирование требования получить книжку. Таким образом, уже не предприятие виновно за удерживание документа, а сам работник будет считаться виновным за несвоевременное получение, так как будет своевременно уведомленным.

При возникновении вопросов о самой процедуре выдачи документа, существует много неясностей. Например, закон не требует от работодателя выдавать трудовую книжку на руки только лично ее владельцу, но позволяет доверенным лицам. Как же проверить доверенное ли получило лицо документ? Какие требовать от него документы в подтверждение доверенности?

1. может быть выслана по почте, а мы уже рассматривали, что это возможно лишь после получения письменного согласия самого работника; устное согласие не годится, его к материалам личного дела не прикрепишь;
2. выдать можно ее лицу, уполномоченному работником по доверенности;
3. может быть выдана родственнику ее владельца.

Как видим, существует, минимум три возможности получить свои документы при увольнении, если невозможно лично за ними явиться. Здесь законодатель дает право выбора самому сотруднику, как поступить.

Когда же передача происходит не самому его владельцу, а, скажем, родственнику, или представителю, следует проверить наличие полномочий представителя, установить родственные связи лица, заявляющего о них. После того, как эти данные проверены, можно выдать документы, о чем должна быть составлена расписка. На расписке указывается личность, координаты получившего, ставится его подпись. Расписка хранится в личном деле сотрудника столько же времени, сколько должна храниться сама трудовая.

Если сотрудник находится в день своего увольнения на работе, то передача происходит лично ему. При получении он должен будет расписаться на личной карте, также книге учета движения существующих на предприятии, трудовых книжек. Его подпись необходима, поскольку она свидетельствует о том, что книжка о труде на руки им получена, и, соответственно, уже к предприятию у работника претензий нет.

При увольнении совместителя. ему книжка не выдается, так как хранится она на предприятии, где данный специалист числится как основной сотрудник. При продлении договора с беременной женщиной до момента окончания ее беременности, внесение записи об увольнении происходит, когда работодателю стало известно о прекращении ее положения. А если в этот момент, сотрудница находилась в декретном отпуске, работодатель имеет право вносить сведения о ее увольнении, по причине окончания действия трудового договора.

Нормы Трудового кодекса РФ, в частности ч.6 ст. 84.1, предусматривает случаи, когда работник может получить положенные документы после увольнения, а не день вместе с изданным приказом. Основания для такой возможности указаны статьями: п.6 ч.1 ст. 81, п. 4 ч. 1 ст. 83 и статьи 261 ч.2 ТК РФ. При таких обстоятельствах, работодателю можно выдать запрашиваемые документы, на протяжении трех дней с момента поступления просьбы от бывшего работника.

Трудовая книжка: как получить у работодателя впервые и уведомление о получении

Традиционно, «трудовую» выдает наниматель. вместе с заключением и подписанием договора на первой работе. Следовательно, сотруднику не нужно переживать о том, где получить «книжку».

Согласно законодательству, сотруднику, у которого нет «книжки», наниматель должен оформить ее в срок — 5 рабочих дней. Оформление и заполнение происходит при обязательном присутствии ее потенциального владельца. Следует очень внимательно отнестись и тщательно проверить правильность написания всей информации о сотруднике, ведь «трудовая» — это такой документ, который в будущем будет являться единственным подтверждением трудового стажа.

Многие юристы, специализирующиеся на трудовых правоотношениях советуют не пренебрегать моментом первого заполнения документа, из-за того, что в будущем, оформляя пенсию или различные льготы, любая информация, занесенная в «книжку», подлежит тщательной проверки на соответствие записей. Присутствие в ней описок или неточностей может создать определенные трудности для его обладателя.

Если перед устройством на работу, сотрудник был на воинской службе, получал высшее образование или проходил квалификационные курсы, то в «трудовую» можно внести эту информацию.

Сведения, присутствие которых в «трудовой» обязательно:

• дата рождения;
• вид исполняемой работы;
• сведения про перевод или переквалификацию;
• информация о причинах увольнения;
• информация про награды и поощрения;
• имя;
• фамилия;
• отчество;

Информация о личных данных сотрудника должна быть списана исключительно с паспорта, и никак не на слух.

В случае утери «трудовой» сотрудником. оплата за новый бланк ложится на него же.

Согласно нормам трудового законодательства, «книжка» выдается обратно сотруднику, исключительно, в случае его увольнения. Однако, иногда возникают ситуации, когда работнику необходимо предоставить в определенные организации информацию, содержащуюся в «трудовой». Например, в иностранное посольство. По его требованию наниматель обязан предоставить так называемые «заверенные выписки».

Стоит отметить, что при потере «книжки», у сотрудника есть возможность обратиться к своему последнему работодателю. Спустя пятнадцать дней с момента обращения, наниматель отдает сотруднику дубликат или вкладыш. установленного образца.

При расторжении трудового договора с сотрудником, нанимателю следует верно соблюсти процедуру увольнения. Главная его обязанность в подобной ситуации — отдать «трудовую» сотруднику в тот же день, когда он увольняется.

Согласно закону, после получения «трудовой», сотруднику необходимо собственноручно поставить подпись в книге учета движения трудовых книжек . Если сотрудник отсутствует в день, когда увольняется, отказывается или избегает получения своей «трудовой», на адрес сотрудника посылается заказное письмо. Оно содержит уведомление о необходимости получения трудовой книжки. Данный этап процедуры увольнения призван освободить нанимателя от обязательства выплатить компенсацию за промедление в предоставлении «трудовой».

Стоит отметить, что Трудовым кодексом не предусмотрена единая форма уведомления. На практике, работники кадровой службы оформляют его произвольно на бланке учреждения.

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку содержит следующие сведения:

• дата и номер документа;
• адрес, где требуется забрать «трудовую»;
• должность, ФИО работника;
• время работы службы, отвечающей за сохранность и выдачу документа;

Если сотрудник не забирает «трудовую», и не давал своего письменного соглашения на отправку документа почтой, наниматель должен хранить «книжку» до востребования.

Данный документ используется в следующих случаях:

• Увольнение сотрудника по сокращению .
• Увольнение сотрудника, находящегося на испытании, по инициативе нанимателя.
• Увольнение из-за прекращения деятельности учреждения.
• Увольнение из-за несоответствия должности, которую занимает сотрудник, из-за его недостаточной квалификации.
• Осуществление перевода к другому нанимателю.

Согласно закону, трудовой договор с лицом, являющимся руководителем предприятия, подписывается после того, как его выберут, или назначат всеобщим сбором участников на руководящую должность, на срок, определяемый уставом общества. Подпись на трудовом договоре от предприятия, как правило, ставит председатель собрания, где выбрали, или назначили руководителя.

Трудовое право не содержит правил, регламентирующих процедуру внесения сведений в «книжку», при назначении или приеме на руководящие должности.

Что же происходит на практике:

• Первым внутренним приказом новоизбранного или назначенного руководителя будет внутренний приказ о занятии соответствующей должности.
• Правомочным основанием данного приказа, выступает решение всеобщего сбора членов общества и подписанный трудовой договор. Согласно закону, оформлением «трудовых», записыванием в них сведений, занимается наниматель, на основании внутреннего приказа.
• В «книжке» руководителя будет сделана запись о том, что он принят или назначен на работу — юридическим аргументом, в данном случае выступает протокол общего собрания.

Очень часто вопросом о надобности заведения «трудовой» задаются многие индивидуальные предприниматели. Заключая трудовой договор со своими работниками, если таковые имеются, ИП обретает статус работодателя. Соответственно, он должен выдавать или хранить «трудовые», работающих на него сотрудников.

Важно, что собственную «книжку», сам на себя, он завести не вправе, также как и подписать трудовой договор с самим собой. В будущем, документом, подтверждающим его трудовой стаж, будет являться свидетельство о его государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

Для этого сотруднику требуется отправить письменное заявление, где обозначить, что вследствие прекращения трудового договора от «указать дату», прошу передать мне почтовой службой мою «трудовую» по «указать адрес», осуществить полный расчет зарплаты и предоставить денежное возмещение из-за задержки «трудовой», право на которое закреплено в нормах ТК. Средства прошу перечислить на «указать счет». Подписаться и выслать в организацию.

Согласно гражданскому законодательству, сотрудник владеет правом поручить получение «книжки», оформив доверенность. Доверенность не может действовать более трех лет, а если в ней срок вовсе не указан, тогда действует общее правило — 1 год.

Нюанс заключается в том, что согласно трудовым правовым нормам, «трудовую» дают в руки сотруднику исключительно в день, когда произошло увольнение. До этого момента ни сотрудник, ни кто-либо другой не имеют права забирать «трудовую». Сразу после увольнения любой человек, на которого оформлена доверенность, может забирать «книжку».

Если работник умирает, то «трудовую» могут получить лишь родственники. Только под расписку. «Книжку» работника, в которой будет содержаться запись о прекращении трудового договора, положено выдать одному из родных погибшего или, согласно их заявлению, отправляется почтой, но исключительно под расписку. Если у погибшего не было родственников или они в силу каких-то обстоятельств не хотят забирать «трудовую», тогда она хранится у нанимателя в течение пятидесяти лет.

На практике, очень часто, работники злоупотребляют предоставленным им правом на денежную компенсацию от работодателя, умышленно не забирая трудовую книжку. Таким образом, они ссылаются на то, что нанимателем не была соблюдена установленная законом процедура увольнения.

Однако, если она была полностью соблюдена, то возможность злоупотреблять своими правами у работника отсутствует. Дело в том, что КЗоТ РФ не содержал правовой нормы, которая бы защищала работодателя от злоупотребления данным трудовым правом, вследствие чего, подобные случаи происходили сплошь и рядом.

Однако, ТК РФ учел подобное злоупотребление со стороны работников, и четко регламентирует, что если работодателем всецело соблюдена процедура увольнения, он освобождается от ответственности.

При отказе работника получать «книжку», необходимо:

• Составить про это акт и задекламировать факт отказа.
• После этого организация обязана послать сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Со дня отправления почтой подобного уведомления, наниматель лишается ответственности.

Как выглядит уведомление о получении трудовой книжки и акт об отказе сотрудника в получении трудовой?

Увольнение сотрудника — пошаговая инструкция

Как заверить копию трудовой книжки правильно?

Как правильно оформить увольнение за прогулы: пошаговая инструкция