6-НДФЛ инструкция по заполнению

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ составлена с учетом новых разъяснений чиновников. Здесь детальный разбор заполнения сложных строк формы 6-НДФЛ.

Расчет 6-НДФЛ включает титульный лист и два раздела:

• раздел 1 «Обобщенные показатели»;
• раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Раздел 1 заполняют нарастающим итогом за I квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год. В разделе 2 сведения приводят только за последние три месяца.

Рассмотрим, как заполнять титульный лист.

На титульном листе формы записывают название компании, указывают ИНН и КПП организации. Для ИНН предусмотрено 12 ячеек. В двух последних ставят прочерки.

В строку «Номер корректировки» первичного расчета вписывают «000». Если организация сдает исправленный расчет, то здесь отражают номер корректировки («001», «002» и т. д.);

По строке «Период представления (код)» указывают:

• 21 – при сдаче расчета за I квартал;
• 31 – при сдаче расчета за полугодие;
• 33 – при сдаче расчета за 9 месяцев;
• 34 – при сдаче расчета за год.

Для организаций, которые реорганизуются или ликвидируются предусмотрены свои коды (51, 52, 53 и 90 соответственно).

В данную строку вписывают 4 цифры, которые обозначают налоговый период. В этом году – 2016.

В поле «По месту нахождения (учета) (код)» также проставляют специальные трехзначные коды. Большинство компаний должны отразить код:

• 212 – если отчет подают по месту учета организации;
• 213 – если отчет сдают по месту учета организации в качестве крупнейшего налогоплательщика;
• 220 – если отчитываются по месту нахождения обособленного подразделения российской организации;
• 335 – если отчет подают по месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации.

Расчет 6-НДФЛ нужно заполнять по каждому коду по ОКТМО отдельно. Перечень кодов установлен Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований ОК 033-2013 (утвержден приказом Росстандарта от 14 июня 2013 н. № 159-ст).

В разделе 1 формы указывают:

• по строке 010 – ставку НДФЛ;
• по строке 020 – сумму начисленного дохода;
• по строке 030 – сумму налоговых вычетов;
• по строке 040 – сумму исчисленного налога;
• по строке 050 – сумму фиксированного авансового платежа;
• по строке 060 – общее количество физических лиц, получивших доход, начисленный за текущий период;
• по строке 070 – сумму удержанного налога;
• по строке 080 – сумму налога, не удержанного налоговым агентом;
• по строке 090 – сумму НДФЛ, возвращенного налоговым агентом.

Здесь приводят итоговые суммы начисленного дохода и исчисленного налога на доходы. Вот что отразить:

• по строке 100 – дату, когда работник фактически получил доход;
• по строке 110 – дату, когда с него удержали налог;
• по строке 120 – срок, когда НДФЛ надо перечислить в бюджет;
• по строке 130 – сумму фактически полученного дохода;
• по строке 140 – сумму удержанного НДФЛ.

По каждой выплате заполняют свои строки 100-140. Доходы отражают в хронологическом порядке.

Заполнить строки в разделе 1 и 2 помогут наши статьи:

Много сложностей в 6-НДФЛ вызывает переходящая зарплата. Например, зарплату за сентябрь выплатили в октябре. Тогда налог с сентябрьской зарплаты надо показать только в строке 040 расчета за 9 месяцев. В строке 070 или в строке 080 сумму не отражают. В раздел 2 выплата попадет в 6-НДФЛ за год. Это следует из письма ФНС от 16 мая 2016 г. № БС-4-11/8609.

В разделе 1 укажите выплаты за январь-сентябрь 2016 года. В раздел 2 попадут суммы только за июль-сентябрь, а также переходящая зарплата за июнь.

ФНС России разъяснила, как заполнять строку 120 «Срок перечисления налога» в разделе 2 расчета 6-НДФЛ, если день уплаты налога попадает на выходной (письмо от 11 мая 2016 г. № БС-4-11/8312). В строке 120 укажите следующий за выходным первый рабочий день. Например, компания выплатила сотруднику зарплату 5 августа 2016 года. В разделе 2 запишите:

• по строке 100 «Дата фактического получения дохода» – 31.07.2016;
• по строке 110 «Дата удержания налога» – 05.08.2016;
• по строке 120 «Срок перечисления налога» – 08.08.2016.

Приведем краткую инструкцию по заполнению 6-НДФЛ за 9 месяцев.

1. Заполните титульный лист расчета.

2. Внесите в раздел 1 обобщенные показатели по всем выплатам, НДФЛ и работникам за январь-сентябрь.

3. Запишите в раздел 2 выплаты в хронологическом порядке. Сначала суммы, которые выдали работникам в июле, потом – в августе, потом – в сентябре. Переходящая зарплата за июнь также попадет в расчет за 9 месяцев.

Поможет отчитаться без ошибок наша живая статья по 6-НДФЛ .

Заполняем форму отчетности 6-НДФЛ

Комментарий к Письму ФНС РФ от 25.02.2016 № БС- 4-11/3058@.

В письмах ФНС РФ от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@, от 12.02.2016 № БС-3-11/553@ налоговики разъяснили сроки и порядок представления формы отчетности 6-НДФЛ, а также на конкретных примерах рассмотрели алгоритм ее заполнения. Для большей наглядности отразим рекомендации ФНС в виде схем и таблиц.

Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, то есть на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода, и представляется в налоговый орган в следующие сроки:

• за I квартал 2016 года – не позднее 30 апреля 2016 года;
• за II квартал 2016 года – не позднее 31 июля 2016 года;
• за III квартал 2016 года – не позднее 30 октября 2016 года;
• за 2016 год – не позднее 1 апреля 2017 года.

Таким образом, налоговые агенты начиная с отчетного периода I квартала 2016 года обязаны ежеквартально представлять в налоговые органы по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ. Если у организации есть обособленные подразделения в других регионах, расчет подается именно туда. Отразим порядок представления расчета на схеме.

Отдельно по каждому обособленному подразделению; в том числе в отношении работников этих обособленных подразделений – в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика либо в отношении работников этих обособленных подразделений – в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению

Причем предоставленное налоговому агенту, отнесенному к категории крупнейших налогоплательщиков, право выбора порядка представления расчетов по форме 6-НДФЛ не предусматривает возможности одновременного представления таких документов в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика и по месту учета организации по соответствующему обособленному подразделению вне зависимости от того, кем производятся указанные выплаты: организацией или обособленным подразделением. То есть организация должна по всем доходам, выплачиваемым работникам как организацией, так и ее обособленным подразделением, представлять расчет (ф. 6-НДФЛ) либо в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению (Письмо ФНС РФ от 01.02.2016 № БС-4-11/1395@).

Расчет представляется в налоговый орган (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• либо по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи налогового агента или его представителя;
• либо лично (представителем налогового агента) на бумажном носителе – при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек. Отметим, что расчет на бумажном носителе представляется только в виде утвержденной машиноориентированной формы, заполненной от руки либо распечатанной на принтере (п. 5.3 Порядка заполнения и представления расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ[1]. далее – Порядок).

Расчет по форме 6-НДФЛ состоит из титульного листа, разд. 1 и 2. Налоговики обращают внимание, что разд. 1 расчета заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год. В разделе 2, по их мнению, отражается информация за соответствующий отчетный период. а именно лишь те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода. Операции, осуществленные в предыдущие отчетные периоды, в обозначенном разделе отражению не подлежат. В случае если налоговый агент произвел операцию в одном отчетном периоде, а завершил ее в другом отчетном периоде, данная операция должна быть отражена в том отчетном периоде, в котором завершена.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ

Заполняется за последние три месяца отчетного периода (квартала)

Справедливости ради отметим: из формулировок Порядка не следует, что какой-либо из разделов расчета заполняется только исходя из данных, полученных за квартал. Напротив, в Порядке указано, что расчет составляется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Что ж, раз налоговый орган уже неоднократно обращал внимание агентов по НДФЛ о том, что в разд. 2 отражается информация лишь за соответствующий отчетный период (квартал), вероятно, в нормативный акт, устанавливающий порядок заполнения формы 6-НДФЛ, в ближайшее время внесут соответствующие коррективы.

По строке 010 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ указывается ставка налога. Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, разд. 1, за исключением строк 060 – 090, заполняется для каждой из ставок налога. В случае если показатели соответствующих строк разд. 1 не могут быть размещены на одной странице, заполняется необходимое количество страниц. Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060 – 090 заполняются на первой странице (п. 3.2 Порядка).

По другим строкам разд. 1 отражается следующая информация (напомним, что вся информация в данном разделе указывается нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года)):

Обобщенная сумма удержанного налога в поименованную в строке 110 дату

Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100 – 140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Чтобы у бухгалтера была большая ясность относительно заполнения расчета по форме 6-НДФЛ, укажем, что понимается под датой фактического получения доходов (показатель строки 100). Названная строка заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ. С 01.01.2016 датой фактического получения доходов является:

Момент получения дохода

Ситуация получения дохода

День выплаты дохода (в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц).

К данной категории выплат, по нашему мнению, относятся отпускные. пособия по временной нетрудоспособности и т. д.

При получении доходов в денежной форме

Но! Последний день месяца, за который работнику начислена заработная плата за выполненные трудовые обязанности

При получении дохода в виде оплаты труда

Последний день работы сотрудника, за который ему была начислена заработная плата

В случае прекращения трудовых отношений с сотрудником в середине (до окончания) месяца

День передачи доходов в натуральной форме

При получении доходов в натуральной форме

День приобретения товаров (работ, услуг), ценных бумаг. В случае если оплата приобретенных ценных бумаг производится после перехода к налогоплательщику права собственности на них, дата фактического получения дохода определяется как день совершения соответствующего платежа в оплату стоимости приобретенных ценных бумаг

При получении доходов в виде материальной выгоды

Дата зачета встречных однородных требований

При осуществлении зачета встречных требований

Дата списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации

При списании безнадежного долга физического лица

Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки

При направлении работника в командировку

Последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства

При получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств

Строка 110 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. 226.1 НК РФ. Так, налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом некоторых особенностей.

При выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме

Удержание исчисленной суммы НДФЛ производится за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплачиваемого в денежной форме дохода

При получении налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды

Строка 120 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ: налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Рассмотрим пример, не описанный в комментируемом письме.

Работник находился на больничном с 25.02.2016 по 03.03.2016. Он сдал листок нетрудоспособности в бухгалтерию 04.03.2016. Ему было начислено пособие по временной нетрудоспособности в сумме 10 000 руб. и выплачено в февральскую зарплату (10.03.2015) в сумме 8 700 руб. (за вычетом НДФЛ – 1 300 руб.)

Датой получения доходов в денежной форме признается день выплаты дохода. В данном случае он совпадает с днем выплаты заработной платы – с 10.03.2016. Дата удержания налога – также 10.03.2016. Срок перечисления налога при выплате пособий по временной нетрудоспособности – последнее число месяца, в котором производились выплаты. Таким образом, разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ в отношении указанной операции заполняется следующим образом:

[1] Утвержден Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

6-НДФЛ - форма, бланк, образец, порядок заполнения

Со следующего — 2016 года к уже существующей отчетности по налогу на доходы физических лиц добавится еще одна форма – 6-НДФЛ. Новый отчет должны будут подавать все работодатели, имеющие наемных работников, один раз в квартал нарастающим итогом. При этом необходимость в подаче других форм по НДФЛ не отменяется. В частности, как и раньше один раз в год должны будут подаваться справки 2-НДФЛ по каждому работнику.

Необходимость в подаче ежеквартальной отчетности ввел закон № 113-ФЗ от 02.05.2015, разработанный и предложенный ФНС РФ. С помощью этого нормативного акта законодатели несли соответствующие правки в пункт первый статьи 80 НК РФ. Проект приказа ФНС, который содержит бланк новой формы, и порядок ее заполнения недавно появился на едином портале правовой информации.

Законодательство предусматривает обязательную подачу 6-НДФЛ для всех работодателей. В частности отчет подают все юридические и физические лица, являющиеся налоговыми агентами, выплачивающими те или иные вознаграждения физическим лицам и перечисляющие налог с них в бюджет.

Фактически новую форму должны будут сдавать все те же работодатели, что подают отчет 2-НДФЛ. Причем независимо от оборотов или количества наемных работников 6-НДФЛ подается всеми субъектами хозяйствования ежеквартально.

Отчетными периодами для формы являются 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев и год. После каждого квартала данная форма должна подаваться в течение месяца, следующего за последним месяцем отчетного периода. На формирование отчета по итогам года дается три месяца. В частности форму необходимо будет подавать:

• за 1-й квартал – до тридцатого апреля;
• за полугодие – до тридцатого июля;
• за 9 месяцев – до тридцатого октября;
• за год – до первого апреля года, следующего за отчетным периодом.

Если же крайний срок подачи формы выпадает на нерабочий день (выходной или праздничный), то отчет может быть подан до конца первого рабочего дня после истечения нерабочего периода.

Налоговые агенты должны подавать отчет в электронной форме. Подача 6-НДФЛ на бумажном носителе разрешена только тем работодателям, у которых численность физических лиц, получавших в течение отчетного периода вознаграждение, не превышает 25 человек. Для справки 2-НДФЛ лимит на бумажную подачу со следующего года также будет установлен на этом уровне. На данный момент бумажные отчеты 2-НДФЛ могут подавать работодатели, у которых работает меньше 10 человек.

В отличие от справки 2-НДФЛ, которая содержит информацию о начисленном и выплаченном НДФЛ по каждому физическому лицу, в форме 6-НДФЛ должны быть указаны обобщенные данные. Налоговый агент должен будет вписать в новую форму численность всех физических лиц, получивших от него вознаграждение, с которого был удержан НДФЛ.

Также здесь необходимо будет указать, сколько налога начислено и сколько выплачено в бюджет по всем работникам. Кроме того, в 6-НДФЛ должна быть указана информация относительно налоговых вычетов, предоставленных физлицам.

Форма состоит из нескольких частей, в частности это:

1. титульный лист;
2. первый раздел «Общая сумма удержанного НДФЛ»;
3. второй раздел «Расчет суммы НДФЛ»;
4. третий раздел «Налоговые вычеты»;
5. четвертый раздел «Суммы выплаченного и удержанного НДФЛ».

Внесение числовых данных в те или иные разделы 6-НДФЛ осуществляется нарастающим итогом в течение года. Все поля, предназначенные для указания цифр, в обязательном порядке заполняются. В тех местах, где организации нечего указать, необходимо проставить нули.

В этом разделе указываются основные реквизиты налогового агента, подающего форму, а также данные о периоде отчета и месте его подачи. Это в частности:

1. полное наименование;
2. коды ИНН и КПП (данные коды затем указываются в каждом разделе отчета);
3. код вида экономической деятельности ОКВЭД;
4. номер телефона;
5. цифровое значение кода отчетного периода;
6. номер корректировки;
7. цифровое значение кода места подачи отчета.

Также здесь указывают количество листов отчета и прилагаемых к нему копий.

В этом разделе в соответствующих полях указываются общая сумма начисленного налога, а также количество физлиц, на доходы которых он был начислен. Кроме того, вносятся коды бюджетной классификации зачисления НДФЛ и код по ОКТМО.

Здесь указывают суммы доходов, начисленных физлицам и налог, удержанный из этих доходов, в разрезе ставок налога. Кроме того указываются суммы вычетов по каждой ставке отдельно. В нижней части раздела приводят общие суммы доходов, вычетов, базы налогообложения и самого налога. Все поля заполняются нарастающим итогом с начала года. Около каждой ставки налога и каждого налогового вычета проставляется соответствующий код бюджетной классификации.

Третий раздел предусматривает указание всех сумм вычетов, которыми воспользовались физлица, отдельно по каждому вычету. Для выделения социальных, имущественных или инвестиционных вычетов напротив каждой суммы проставляется код бюджетной классификации льготы.

В этом разделе необходимо указать все выплаты доходов за период с указанием их кодов, дат перечисления и сумм. Около каждой суммы выплаченного дохода необходимо указать размер удержанного из нее налога.

Законодатели предусмотрели и наказание для тех, кто не подаст новую форму или подаст ее не вовремя. В частности, за каждый месяц просрочки предоставления 6-НДФЛ налоговый агент должен будет уплатить 1000 рублей штрафа. Кроме того, уже на 10-й день неподачи формы налоговые инспекторы получат право заблокировать счет налогового агента и приостановить любые операции по нему.

Если же при заполнении 6-НДФЛ будут допущены ошибки, то в соответствии с новой статьей 126.1 НК РФ, которая вскоре начнет действовать, за каждый такой отчет налоговый агент выплатит 500 рублей штрафа.

Заполняем 6-НДФЛ: век живи – век учись

Налоги

Вряд ли к какому-то еще документу выходило такое количество разъяснений, как к порядку заполнения 6-НДФЛ. ФНС «штампует» их с продуктивностью консервного завода – авось пригодятся. Недавно к этому делу подключился и Минфин.

В конце прошлого года налоговики утвердили форму расчета 6-НДФЛ, порядок ее заполнения, а также формат, необходимый для

представления отчетности в электронном виде (приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, зарегистрирован в Минюсте России 30.10.2015). Этому предшествовали масштабные изменения по НДФЛ, внесенные в Налоговый кодекс Федеральным законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ, о датах получения доходов и сроках перечисления налога. К сожалению, в Порядке заполнения 6-НДФЛ нет описания того, как отражать в отчете те или иные нестандартные ситуации, связанные с расчетами по НДФЛ.

«А я на строке 80 застопорилась. Позвонила в налоговую, мне посоветовали не торопиться сдавать – они еще сами не знают. Нет разъяснений», – характерное для апреля сообщение пользователя бухгалтерского форума.

Сейчас ситуация вроде бы стабилизировалась. Причем настолько, что неделя, не ознаменованная хотя бы одной «разъяснялкой» по форме 6-НДФЛ, считается чуть ли не прожитой зря. Авторы писем не чужды повторений, которые, как известно, «мать ученья» и способствуют «лучшей усвояемости». А актуальности своей не растеряют даже, казалось бы, «просроченные» комментарии налоговиков, поскольку описываемые в них ситуации, которые у большинства налогоплательщиков уже позади, непременно повторятся в будущем. Итак, расскажем о «последних поступлениях».

ФНС России неоднократно разъясняла, что все лица, признаваемые налоговыми агентами по НДФЛ, обязаны ежеквартально представлять расчет по форме 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета (п. 2 ст. 230 НК РФ). Налоговыми агентами по НДФЛ признаются организации и индивидуальные предприниматели на основании статьи 226 и пункта 2 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ.

Письмо Минфина России от 10.05.16 № 03-04-05/26580 адресовано индивидуальным предпринимателям. Если предприниматель признается налоговым агентом в соответствии со статьей 226 Кодекса и пунктом 2 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ, то он должен представить форму 6-НДФЛ в налоговый орган по месту своего учета (месту жительства).

Для дохода в виде зарплаты датой фактического получения является последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). ФНС России в письме от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@ сообщает: это правило применяется независимо от того, выпадает ли последний день месяца на выходной или нерабочий праздничный день.

Ранее ФНС России сообщала: если индивидуальный предприниматель не выплачивает доходы физическим лицам, то он не обязан представлять расчет по форме 6-НДФЛ. В случае представления указанными лицами «нулевого» расчета по форме 6-НДФЛ, он будет принят налоговым органом (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).

Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом), независимо от того, выпадает ли указанная дата на выходной или нерабочий праздничный день.

Такой вывод следует из письма ФНС России от 16.05.2016 № БС-3-11/2169.

ФНС России в письме от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@ разъяснила, как отразить в разделе 2 формы 6-НДФЛ за первый квартал (строки 100–140) операцию по оплате отпуска с последующим увольнением. При этом речь не идет о компенсации за неиспользованный отпуск.

Например, отпускные выплачены увольняющемуся сотруднику 15 марта. В разделе 2 формы 6-НДФЛ за первый квартал будет отражено:

• по строке 100: дата фактического получения дохода – день выплаты отпускных (15.03.2016);
• по строке 110: дата удержания НДФЛ – день выплаты отпускных (15.03.2016);
• по строке 120: срок перечисления НДФЛ – не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные (31.03.2016);
• по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Аналогично следует отражать отпускные в разделе 2 формы 6-НДФЛ за полугодие.

Расчет за полугодие по общему правилу налоговые агенты сдают в налоговую инспекцию по месту своего учета не позднее 31 июля (п. 2 ст. 230 НК РФ, информация ФНС России от 26.11.2015). Но в этом году 31 июля – выходной день (воскресенье). Если последний день срока сдачи расчета приходится на выходной день, то срок переносится на ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ, письмо ФНС России от 21.12.2015 № БС-4-11/22387@). Поэтому представить расчет за полугодие в текущем году нужно будет не позднее 1 августа.

Расчет по форме 6-НДФЛ следует сдавать в электронной форме, но при численности получателей дохода в календарном году 24 человека и менее его можно представить на бумаге.

В письме от 16.05.2016 № БС-4-11/8609 налоговое ведомство сообщило, как заполнять раздел 1 формы 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года по «переходящей» зарплате, начисленной в марте и выплаченной в апреле. Эти разъяснения будут полезны при заполнении формы 6-НДФЛ за полугодие – например, в отношении июньской зарплаты, выплаченной в июле.

Раздел 1 заполняется нарастающим итогом за каждый отчетный период (первый квартал, полугодие, девять месяцев и год). В нем для каждой налоговой ставки нужно заполнить блок строк с 010 по 050 по доходам физических лиц в целом по организации, в том числе по их зарплате. К зарплате сотрудников могут применяться ставки НДФЛ в размере 13 процентов или 30 процентов (п.п. 1, 3 ст. 224 НК РФ).

Блок «Итого по всем ставкам», включающий строки с 060 по 090, следует заполнить один раз.

В разделе 1 формы 6-НДФЛ за первый квартал данные о зарплате формируют следующие показатели:

• по строке 010 – ставка налога (13 процентов или 30 процентов);
• по строке 020 – общая сумма зарплаты (включая НДФЛ), полученная всеми сотрудниками;
• по строке 030 – общая сумма налоговых вычетов по НДФЛ, предоставленных по зарплате, отраженной в строке 020;
• по строке 040 – общая сумма исчисленного НДФЛ с дохода в виде зарплаты;
• по строке 060 – численность всех получателей зарплаты в периоде, за который представляется расчет;
• по строке 070 – общая сумма НДФЛ, удержанного на отчетную дату (31.03.2016) из зарплаты сотрудников, нарастающим итогом с начала года;
• по строке 080 – общая сумма исчисленного, но не удержанного НДФЛ, с учетом положений пункта 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ, в котором говорится о действиях налогового агента при невозможности удержать исчисленную сумму НДФЛ.

Если мартовская зарплата выплачена в апреле, то в форме 6-НДФЛ за первый квартал нужно указать:

• в строке 040 – сумму исчисленного НДФЛ с зарплаты за март;
• в строке 070 – ноль, потому что удерживать НДФЛ с мартовской зарплаты нужно в апреле, непосредственно при ее выплате (п. 6 ст. 226 НК РФ);
• в строке 080 – ноль.

В разделе 2 отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца отчетного периода. В нем не надо показывать суммы доходов нарастающим итогом с начала года. Поэтому «переходящая» операция отражается в разделе 2 в том отчетном периоде, в котором она завершена.

Значит, можно не отражать «переходящую» мартовскую зарплату в разделе 2 формы 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. В случае выплаты зарплаты в апреле данная операция будет показана в разделе 2 формы 6-НДФЛ за полугодие 2016 года (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@).

В то же время за разъяснениями по конкретным ситуациям ФНС России рекомендует обращаться в свою налоговую инспекцию (подп. 1 п. 1 ст. 21, п. 2 ст. 24 НК РФ, письмо ФНС России от 12.02.2016 № БС-3-11/553@).

Раздел 2 включает блоки строк с 100 по 140.

Строку 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» следует заполнять с учетом статьи 223 Налогового кодекса РФ (письмо ФНС России от 13.11.2015 № БС-4-11/19829). Дата получения дохода в виде для зарплаты – это последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). При выплате зарплаты за март 2016 года в апреле 2016 года датой получения дохода в виде зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена, – 31.03.2016.

Строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ. С дохода в виде зарплаты начисленную сумму НДФЛ удерживают при выплате зарплаты (письмо Минфина России от 01.02.2016 № 03-04-06/4321).

Строку 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» нужно заполнить с учетом пункта 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ (письмо ФНС России от 20.01.2016 № БС-4-11/546@). С дохода в виде зарплаты суммы исчисленного и удержанного НДФЛ полагается перечислять в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты.

Согласно пункту 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ, а также информации ФНС России от 26.11.2015, расчет следует представить в налоговую инспекцию по месту учета организации в следующие сроки:

• за первый квартал – не позднее 30 апреля;
• за полугодие – не позднее 31 июля;
• за девять месяцев – не позднее 31 октября;
• за год – не позднее 1 апреля следующего года.

Но в 2016 году 31 июля – выходной день (воскресенье). По правилам, если последний день срока сдачи расчета приходится на выходной день, то он переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ, письмо ФНС России от 21.12.2015 № БС-4-11/22387@). Поэтому представить расчет за полугодие в текущем году нужно не позднее 1 августа.

В этом году 31 июля – выходной день (воскресенье). Если последний день срока сдачи расчета приходится на выходной день, то срок переносится на ближайший следующий рабочий день.

Расчет по форме 6-НДФЛ следует сдавать в электронной форме, но при численности получателей дохода в календарном году 24 человека и менее его можно представить на бумаге.

ФНС России в письме от 11.05.2016 № БС-4-11/8312 еще раз напомнила: если доходы имеют одну дату фактического получения, но различные сроки перечисления НДФЛ, то раздел 2 формы 6-НДФЛ следует заполнить отдельно по каждой строке перечисления НДФЛ.

Об этом также сказано в Порядке заполнения и представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ, утвержденном приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

В разделе 2 (строки 100–140) отражают те операции, которые произведены за последние три месяца отчетного периода (первого квартала, полугодия, девяти месяцев, года).

Если сроки перечисления НДФЛ различные, то строки 100–140 раздела 2 заполняются отдельно по каждому сроку перечисления налога. Об этом также сказано в Порядке заполнения и представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ, утвержденном приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Поясним, как заполнить форму 6-НДФЛ, на примере доходов в виде отпускных.

Если российская организация или индивидуальный предприниматель не выплачивают доходы физическим лицам, то они не обязаны представлять расчет по форме 6-НДФЛ. В случае представления указанными лицами «нулевого» расчета по форме 6-НДФЛ он будет принят налоговым органом, говорится в письме Федеральной налоговой службы от 04.05.2016№БС-4-11/7928@.

В соответствии с пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ все лица, признаваемые налоговыми агентами по НДФЛ, обязаны ежеквартально представлять расчет по форме 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета. Налоговыми агентами по НДФЛ признаются организации и индивидуальные предприниматели на основании статьи 226 и пункта 2 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ.

Организации с обособленными подразделениями сдают расчет в отношении сотрудников этих подразделений в налоговый орган по месту учета таких подразделений. Индивидуальные предприниматели на ЕНВД или ПСН представляют расчет в налоговый орган по месту своего учета в связи с осуществлением такой деятельности.

По общему правилу расчет по форме 6-НДФЛ представляют в налоговую инспекцию в электронной форме. Однако при численности физических лиц, получивших доходы в течение календарного года, до 25 человек налоговый агент может сдать расчет на бумажном носителе.

Если российская организация или индивидуальный предприниматель не выплачивают доходы физическим лицам, то они не обязаны представлять расчет по форме 6-НДФЛ. В случае представления указанными лицами «нулевого» расчета по форме 6-НДФЛ он будет принят налоговым органом.

В письме от 08.04.2016 № БС-4-11/6142@ ФНС России сообщила об особенностях заполнения расчета по форме 6-НДФЛ при его подготовке с использованием программ­ного обеспечения и распечатке на принтере.

Обязательными к заполнению в форме 6-НДФЛ являются реквизиты и суммовые показатели. Если суммовой показатель отсутствует, в соответствующем поле указывают ноль («0»).

Текстовые и числовые поля заполняют слева направо, начиная с крайней левой ячейки, либо с левого края поля. Если какой-то показатель не занимает все знакоместа поля, то в незаполненных знакоместах в правой части поля ставят прочерк (п. 1.9 Порядка).

При подготовке формы 6-НДФЛ на компьютере и распечатке на принтере разрешено:

• не обрамлять знакоместа в полях формы;
• не ставить прочерки для незаполненных знакомест.

При заполнении формы на компьютере расположение и размеры значений реквизитов не должны изменяться. Печать знаков выполняется шрифтом Courier New высотой 16–18 пунктов. Допускается выравнивание значений числовых показателей по правому (последнему) знакоместу. При этом запрещены (п. 1.3 Порядка):

• двусторонняя печать формы на бумажном носителе;
• скрепление листов формы, приводящее к порче бумажного носителя.

При заполнении формы 6-НДФЛ важно следить за соблюдением контрольных соотношений, которые были направлены письмом ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@.

Расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие оформляют по состоянию на 30 июня. Форма включает два раздела.

Раздел 1 заполняют нарастающим итогом за полугодие. В нем для каждой налоговой ставки нужно заполнить блок строк с 010 по 050 по доходам физических лиц в целом по организации.

В разделе 2 за полугодие отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца полугодия. Показывать суммы доходов нарастающим итогом с начала года здесь не требуется.

Строки 100–140 раздела 2 заполняют без разбивки по налоговым ставкам, но отдельно по каждому сроку перечисления НДФЛ, если эти сроки различные (п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1 НК РФ).

Возможна ситуация, когда данные раздела 2 могут быть размещены на меньшем количестве страниц, чем сформировано в связи с заполнением нескольких разделов 1. Тогда во всех знакоместах раздела 2 страниц, в которых раздел 2 не заполняется, проставляйте прочерки.

Отражать в форме 6-НДФЛ доходы, освобождаемые от НДФЛ по статье 217 Налогового кодекса РФ, не нужно (письмо ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4901).

Об этом говорится в письме Федеральной налоговой службы от 27.04.2016№БС-4-11/7663.

По сути, в данном письме ФНС снова объяснила, как заполнять форму 6-НДФЛ по «переходящей» зарплате.

В письме от 25.04.2016 № 11-2-06/0333@ отмечается: на практике возникают ситуации, когда раздел 2 электронной формы 6-НДФЛ не может быть заполнен. Поэтому планируется сделать его необязательным, а также предоставить возможность указывать нули (00.00.0000) по кодам строк: 100 (Дата фактического получения дохода), 110 (Дата удержания налога) и 120 (Срок перечисления налога). Если строки 100 и 110 будут заполнены значениями, отличными от «00.00.0000», то строку 120 придется заполнять также значением, отличным от «00.00.0000».

Доработанную схему включат в справочник СППФД и разместят на официальном сайте ФНС России.

Эксперт по бухучету и налогамАнастасия Дегтяренко

Данная статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные бухгалтерские вопросы с примерами решений и экспертными мнениями - максимум полезной и нужной информации на одном портале.
Получите доступ >>