Рекомендации по каждому разделу должностной инструкции

В данном разделе указываются:
1.1 Категория должности:
Определяется согласно ф асету 10 Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, а также по квалификационному справочнику руководитель, специалисты, другие служащие (технические исполнители).

1.2 Квалификационные требования:
Положения разрабатываются на основании разделов "требования к квалификации" Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также Тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников отдельных отраслей.

1.3 Порядок назначения на должность и освобождения от должности:
Определяется в соответствии с принятым на предприятии порядком замещения должностей, Правилами внутреннего трудового распорядка, иными документами Как правило, назначение на должность и освобождение от должности осуществляется приказом руководителя предприятия Если у предприятия имеются обособленные структурные подразделения (филиалы, представительства, пр.),то полномочиями по назначению на должности и освобождению от должностей наделяются руководители таких подразделений При разработке данного пункта или группы пунктов следует указать и порядокпредставления к назначению на должность и освобождения от должности (по представлению какого лица производится назначение, с каким должностным лицом согласовывается назначение и т д).

1.4 Перечень основополагающих организационно-правовых документов, которыми должен руководствоваться работник:
В этот перечень, как правило включаются - Устав (Положение) предприятия, - Положение о персонале предприятия, - Положение о структурном подразделении, в состав которого входит должностное лицо, - настоящая должностная инструкция, (1) другие документы

1.5 Перечень нормативных правовых документов, которые должен знать работник:
Разрабатывается на основе раздела "должен знать" квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов идругих служащих.

1.6 Подчинение работника:
Называется вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник Здесь может быть подробно расписано, чьи указания работник выполняет безусловно (т.е. своего непосредственного руководителя), а также чьи указания он выполняет дополнительно (при определенных условиях).

Раздел “Общие положения” может содержать только п. 1.2, 1.3, 1.6, но в то же время конкретно определять область деятельности работника. Например, в должностной инструкции специалиста по кадрам это работы по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

Область деятельности может быть определена и как основная цель работы. Например, основной целью деятельности инспектора по кадрам является учет личного состава предприятия, его подразделений, а также обеспечение своевременного исполнения приказов, распоряжений и указаний по кадровым вопросам.

Зачастую в группу общих (основных) положений включаются условия предоставления отпуска, условия оплаты труда и премирования, др. что является ничем иным как дублированием трудового договора (контракта). Однако у такой формы есть свое преимущество. В свой экземпляр трудового договора работник заглядывает очень редко (как правило, при возникновении конфликтов), а вот своим экземпляром должностной инструкции он руководствуется в повседневной работе. Это дает работнику “психологическую гарантию”, что оклад у него такой-то, премия такая-то, и соответственно, качественное выполнение своих должностных обязанностей будет вознаграждено.

В раздел “Общие положения” могут включаться другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности. Так, наряду с условиями замещения работника в случае его временного отсутствия, можно указать какое должностное лицо в случае временного отсутствия такового замещает данный работник. Например: “Инспектор по кадрам замещает заместителя начальника отдела кадров на время отсутствия последнего”.

В этом разделе определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация документов может слагаться из таких работ — заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т. д. <*>

<*> Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. / Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33.

При разработке данного раздела используют положение о структурном подразделении, в состав которого входит работник, а именно, определяется направление, за которое отвечает данный работник. Обратите внимание на первое предложение раздела “Должностные обязанности” квалификационных характеристик. Оно, как правило, определяет основное направление деятельности служащего. Например, в квалификационной характеристике менеджера по персоналу первым является положение об “Организации работы с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия, учреждения, организации и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников”. По сути, это и есть основное направление деятельности менеджера по персоналу.

В данном разделе можно и не ограничиваться основной функцией, а привести перечень функций. Несомненно, функции являются своего рода группами обязанностей, что, на первый взгляд, кажется дублированием. Это не совсем так. Дело в том, что при перечислении должностных обязанностей можно что-нибудь упустить. Например, в должностной инструкции инженера по подготовке кадров в числе обязанностей не указано представление руководству отчетов, сводок и другой документации по подготовке кадров. В то же время согласно должностной инструкции функцией этого специалиста является подготовка документации по подготовке кадров. При уклонении инженера по подготовке кадров от представления отчетов на заседания руководства предприятия на том основании, что это не является его должностной обязанностью, следует обратить внимание на его функции.

Кстати, чаще всего определение в должностной инструкции функций работника как раз и является “подстраховкой” на случай неполного перечня должностных обязанностей.

Вместо раздельного указания функций и должностных обязанностей в должностной инструкции можно использовать формулировку “функциональные обязанности”.

В качестве основы для разработки данного раздела берутся квалификационные характеристики, а именно их раздел “должностные обязанности”. Их положения “увязываются” с основными задачами и функциями структурного подразделения, в состав которого входит работник.

В этом разделе могут быть указаны и обязанности, возлагаемые на работника в соответствии со сложившимся в структурном подразделении распределением обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководства предприятия.

Возможно распределение обязанностей, содержащихся в одной квалификационной характеристике, между несколькими исполнителями. При сокращении численности персонала, увеличении объема выполняемых работ и иных условиях обязанности, предусмотренные квалификационной характеристикой по одной должности, могут быть дополнены обязанностями, предусмотренными квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ. При этом работы должны быть равными по сложности, и для их выполнения не должно требоваться другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

При подготовке в должностной инструкции раздела “Должностные обязанности” самым важным является исключение дублирования одних и тех же обязанностей. Для этого используются различные приемы. Одним из них является следующий способ. Составляется таблица по нижеприведенному образцу. В графе 1 указываются обязанности или работы, а в графах под номерами 2—4, которые соответствуют разным должностям, проставляются знаки “Х”. Это означает, что данный специалист выполняет определенную обязанность. Наличие в строке нескольких знаков “Х” означает, что выполнение одной и той же обязанности возложено на нескольких работников.

Итак, согласно таблице, мероприятия по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины (строка 8) разрабатываются и инспектором по кадрам, и специалистом по кадрам. Исходя из этого, в должностных инструкциях этих работников можно либо закрепить совместные работы, либо разделить их (например, один организует разработку, второй — принимает участие в разработке).

Приведенный способ помогает не только при первоначальной разработке должностных инструкций. Так, в должностные инструкции время от времени вносятся изменения, и зачастую именно они являются причиной дублирования обязанностей. Посредством данного способа можно проанализировать измененные и дополненные инструкции и устранить в них имеющиеся недостатки, а соответственно рационально распределить обязанности.

Кстати, о Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих можно сказать, что в нем дублирование обязанностей по родственным должностям практически отсутствует.

Одним из самых трудоемких способов формирования перечня должностных обязанностей является составление карт должностных (функциональных) обязанностей. Чаще всего используют следующую форму:

При подготовке раздела “Должностные обязанности” могут быть использованы и иные способы. Как показывает опыт, очень эффективным является использование должностных инструкций-методик, т. е. в которых должностные обязанности расписаны буквально “по шагам”. Такие инструкции помогают вновь принятым на работу быстрее освоиться с принципами работы предприятия, а молодым работникам — тщательно исполнять свои должностные обязанности, о которых они знают только в теории.

Наличие в должностной инструкции данного раздела не является обязательным, все зависит от кадровой политики предприятия. Как правило, служебные связи детально “расписываются” в положениях о подразделениях, и в должностной инструкции достаточно сделать отсылку на соответствующее положение. Например, “специалист по кадрам по вопросам своей деятельности взаимодействует с должностными лицами других подразделений в порядке, установленном положением об отделе кадров”.

При указании служебных связей в должностной инструкции следует быть очень аккуратным. Особенно это касается должностных инструкций специалистов и других служащих. Рассмотрим такой пример. Инспектору по кадрам необходимо получить бланки, бумагу и иные канцелярские принадлежности. По общей схеме взаимодействия подразделений отдел кадров обращается в хозяйственный отдел с соответствующей заявкой. Но это на уровне подразделений и их руководства. А может ли специалист сам обратиться в начальнику хозяйственного отдела? Нужно ли для этого согласование с начальником отдела кадров?

Одно дело хозяйственный отдел, другое дело, например, финансовый отдел. Может ли специалист отдела кадров по запросу специалиста финансового отдела предоставить определенную информацию без согласования с руководителями этих подразделений?

Формулировки служебных связей в должностной инструкции должны быть предельно четкими и не вызывать таких вопросов.

Как правило, взаимоотношения расписываются по форме: “получает информацию и документацию — предоставляет информацию и документацию”, или “получение — предоставление”, или “входные связи — выходные связи” и т. д.

Допускается изображать служебные связи таблицами. Например:

Если раздел разрабатывается в виде таблицы, можно предусмотреть более сложную, но зато очень эффективную форму, которая наряду с перечисленными сведениями может содержать сроки, отведенные на выполнение работ по служебным связям, порядок согласования определенных действий со своим руководством (если это специалисты или другие служащие). Наряду с такими формами взаимодействия, как получение и предоставление (передача) информации и документации можно указать и выполнение совместных работ (разработка планов, отчетов и пр.).

Если в должностной инструкции вместо перечня должностных обязанностей используется карта должностных (функциональных) обязанностей, служебные связи (взаимоотношения) не расписываются.

Сложные схемы взаимоотношений (служебных связей) можно оформлять в виде отдельных приложений.

В должностной инструкции указываются две группы прав: функциональные и трудовые.

К первой группе относятся следующие:

В этой таблице представлены основные функциональные права. Буквой “Р” отмечены те права, которыми наделяется руководство предприятия (руководитель предприятия, его заместители, руководители структурных подразделений). Права, которыми могут наделяться специалисты и другие служащие, отмечены буквой “С”.

Определение в должностной инструкции функциональных прав, особенно распорядительного характера, требует внимательного отношения. Дело в том, что право предоставляется для того, чтобы работник по своему усмотрению мог им воспользоваться — на то оно и право, чтобы свободно им распоряжаться.

Возьмем, например, сферу деятельности начальника отдела контроля качества. При установлении несоответствия качества изготовленной продукции должна быть прекращена или приостановлена отгрузка продукции. Приостановление или прекращение отгрузки — это право или обязанность начальника отдела контроля качества? Если данное действие вводится в должностную инструкцию в числе функциональных прав, то по логике начальник отдела может как воспользоваться своим правом, так и не воспользоваться. Если же ввести это действие в должностную обязанность, то при приостановлении отгрузки продукции начальник производственного цеха может возразить, что начальник отдела контроля качества “не имеет права”. Зачастую именно так и происходит. Поэтому-то чаще всего в должностные инструкции распорядительные действия в отношении других лиц включаются в группу прав. Однако при этом забывается защитный пункт: “Несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, а также за неиспользование или неполное использование своих функциональных прав”.

Ко второй группе (трудовым правам) относятся права, предусмотренные действующим трудовым законодательством. Чтобы избежать дублирования положений трудовых договоров, в должностную инструкцию можно включить следующие права:

Если основой для разработки предыдущих разделов должностной инструкции является законодательство Российской Федерации, то для составления данного раздела необходимо использовать навыки управляющего персоналом.

В варианте 2 образца должностной инструкции мы исходили из того, что применение формулировок “привлекается к ответственности”, “несет ответственность”, “в пределах (размерах), установленных (предусмотренных) уголовным, гражданским … законодательством” заставляет осознать подписывающего, что относиться к своим обязанностям следует более внимательно. Это достаточно резкий прием, вызывающий не только настороженность у работника, но и определенную напряженность. Конечно, привлечь к уголовной, гражданской и административной ответственности могут только специально уполномоченные органы — суд и, соответственно, ряд правоохранительных структур. Но инициатором привлечения к ответственности за хищения, причинение ущерба предприятию выступает руководство предприятия. Самостоятельно привлечь служащего можно только к материальной и дисциплинарной ответственности, и только в пределах трудового законодательства. Должностные инструкции разрабатываются на служащих, большая часть которых должна иметь высшее образование. Поэтому у большинства руководителей структурных подразделений и специалистов указанные выше формулировки в должностных инструкциях, составленных по варианту 2 образца, не вызывают вопросов. Если же вопросы задавались — кадровая служба давала соответствующие разъяснения.

Меньше вопросов, а впоследствии более легкомысленное отношение у подписывающих вызывают формулировки “за несвоевременное и некачественное исполнение обязанностей служащий привлекается к ответственности” или “несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией”.

Раздел “Ответственность” может быть и расширительным. Например:

Несет ответственность за:

1. Несоблюдение настоящей инструкции.

2. Ненадлежащее выполнение своих обязанностей.

3. Необеспечение сохранности принятых на ответственное хранение программных и технических средств.

4. Необеспечение сохранности принимаемой и достоверности передаваемой информации.

5. Несанкционированный доступ к информации, не предназначенной для опубликования.

В должностных инструкциях в раздел “Ответственность” иногда включаются следующие формулировки:

Специалист отвечает за:

1. Правильное ведение документации.

2. Своевременное предоставление информации.

Такой пункт следует включать в раздел “Должностные обязанности”. В разделе “Ответственность” нужно указывать, какие неблагоприятные последствия для работника повлечет неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей. Так, в должностной инструкции инженера по охране труда можно указать следующее: “За нарушение требований законодательных и иных нормативных актов об охране труда привлекается к административной, дисциплинарной и, в соответствующих случаях, к материальной и уголовной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации”.

Можно использовать и такую формулировку ответственности: “В зависимости от характера нарушений, совершенных в процессе исполнения своих обязанностей и последствий таких нарушений, работник может быть привлечен к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности в установленном порядке”.

В инструкции должностного лица торгового предприятия можно не только указать меру ответственности за наиболее характерные правонарушения в процессе его деятельности, но и сделать ссылку на нормативный правовой акт, устанавливающий такую ответственность: Закон РФ “О защите прав потребителей”, Закон РФ “О сертификации продукции и услуг” и другие.

Если работник является материально-ответственным лицом, то должностная инструкция наряду с договором о материальной ответственности может определять, каким образом этот работник несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию.

В том случае, если в должностной инструкции определяется ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, следует предусмотреть и критерии оценки, которые позволяют оценить степень выполнения работником своих обязанностей и использования своих прав.

Этот раздел включается в должностные инструкции на предприятиях, специалисты по персоналу которых считают, что указание в должностной инструкции форм поощрения является дополнительным стимулом для качественного исполнения работником своих должностных обязанностей.

Здесь указывается, при каких условиях применяются меры материального и морального поощрения, перечисляются их виды. Если в должностную инструкцию вводится данный раздел, то следует включить либо отдельным разделом должностной инструкции, либо пунктами раздела “Поощрения” оценку работы (деятельности), т. е. указать критерии.

В числе таковых можно назвать:

— авторитет в коллективе;

— отзывы о качестве работ вышестоящих лиц;

— сроки исполнения должностных обязанностей;

— показатели эффективности работы должностного лица и т. д.

Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, указанных в должностной инструкции. Так, о качестве работы инспектора по кадрам свидетельствуют:

1. Соблюдение трудовой дисциплины работниками предприятия.

2. Своевременность оформления кадровой документации.

3. Отсутствие замечаний к ведению кадровой документации, в том числе от сторонних организаций (по справкам, выданным работникам; по документам, оформленным для назначения пенсий и пр.).

Раздел, в котором указываются критерии оценки исполнения должностных обязанностей работником, может называться “Оценка деятельности” или “Оценка работы”.

Разработка должностных инструкций является функцией отдела организации и оплаты труда или лаборатории (бюро) по организации труда и управления производством. При отсутствии таких подразделений на предприятии эта функция закрепляется за отделом кадров или отдельными специалистами. Так, согласно квалификационным характеристикам должностей руководителей, специалистов и служащих организация работ по составлению должностных инструкций определяется как обязанность инженера по организации управления производством. Разработка инструкций может поручаться специалистам по персоналу и другим работникам.

Схема создания этого документа может быть и другой. Например, подготовка проектов должностных инструкций может поручаться руководителям структурных подразделений, к штату которых относятся определенные должности. Специалисты по персоналу производят корректировку текста и передают для согласования в кадровые подразделения, юридический отдел и пр. Затем должностная инструкция представляется на утверждение руководителя предприятия или иного должностного лица, в компетенции которого закреплено утверждение должностных инструкций.

Для единообразного порядка оформления должностных инструкций на предприятии целесообразно утвердить схему разработки, согласования и утверждения должностных инструкций.

Правила и порядок составления должностной инструкции

Должностные инструкции, регламентирующие трудовые функции штатных должностей организации, являются важным нормативным актом локального значения. Этот документ необходим и работодателю, и работнику, поскольку в нем установлены квалификационные требования, перечислены обязанности и права человека, занимающего данную должность.

В статье даются ответы на следующие вопросы:

• Какие правила составления должностной инструкции нужно соблюдать;
• Какие разделы входят в состав должностной инструкции в 2015 году;
• Как составить должностную инструкцию правильно.

Должностная инструкция – документ, который является аргументом в трудовых конфликтах и спорах, поэтому ее содержание и оформление должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляются к юридически значимым документам.

Зарегистрируйтесь. чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровых документов

На сайте вы также сможете найти образец составления должностной инструкции на большинство из тех штатных должностей, которые существуют в расписании российских предприятий.

Такого понятия, как «должностная инструкция» в трудовом законодательстве нет, но этот документ входит в справочник ОКУД – Общероссийский Классификатор управленческой документации. В соответствии с ОКУД, должностные инструкции относятся к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации и считаются документацией по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия. И, поскольку законодательно порядок составления должностной инструкции не урегулирован, работодатель может самостоятельно разработать документ, регламентирующий этот процедуру. Правила составления должностной инструкции могут быть оформлены в виде руководства или методических рекомендаций. Создание должностных инструкций, как создание и других организационно-распорядительных документов, может быть основано на ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий рекомендации к составу и оформлению реквизитов документов.

В практике разработки нормативно-технической документации уже сложились определенные требования к составлению должностной инструкции. Как правило, в 2015 году должностная инструкция содержит четыре основных раздела:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

В разделе «Общие положения» указываются квалификационные требования к данной должности: уровень образования, специализация, наличие дополнительной профессиональной подготовки. Сюда же входят требования к опыту работы, стажу трудовой деятельности по данной специальности. В этом разделе следует перечислить, если они имеются, и требования в отношении специальных знаний и навыков: нормативно-правовых, владения компьютером или иностранными языками. Кроме того, в этом разделе следует дать перечень основных организационно-правовых документов и нормативных актов, которыми работнику следует руководствоваться при выполнении должностных обязанностей. Если должность – руководящая в разделе следует привести перечень структурных подразделений или тех должностей сотрудников, которые непосредственно подчиняются данной штатной единице. В этот раздел следует включить все положения, уточняющие статус должности, а также порядок назначения и освобождения от должности, замещения данного работника и исполнения его обязанностей в случае болезни, отпуска или временного отсутствия.

Раздел «Должностные обязанности» содержит полный перечень выполняемых функций с учетом тех задач, которые стоят перед данным подразделением. Направления трудовой деятельности сотрудника должны быть изложены максимально полно и подробно. В этом разделе целесообразно предусмотреть возможность корректировки должностных обязанностей в зависимости от изменяющихся условий деятельности предприятия.

В разделе «Права» оговариваются полномочия, предусмотренные внутренним регламентом предприятия для данной должности. Они должны быть конкретизированы с учетом специфики должности, выполняемой трудовой функции и обязанностей. В разделе можно привести перечень документов-оснований, определяющих права сотрудника.

Раздел «Ответственность» устанавливает меру ответственности работника за несоблюдение положений должностной инструкции и требований, предусмотренных законом Раздел может содержать как общие ссылки на законы, так и конкретизировать порядок наложения взыскания.

При составлении должностной инструкции, в первую очередь, следует руководствоваться сведениями, которые содержит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Справочник), утвержденный Постановлением Минтруда России № 37 от 21.08.1998, в нем перечислены квалификационные характеристики на разные должности. Каждая такая характеристика включает сведения по трем разделам: должностные обязанности, необходимые ля эффективного выполнения трудовой функции знания и требования к квалификации. В том случае, когда фактическая трудовая функция содержит в себе характеристики нескольких позиций из Справочника, наименование должности следует определять по той, которая имеет наибольший удельный вес в составе выполняемых сотрудником функций. Составление должностной инструкции, ее текстовой части, должно производиться с учетом не только требований Справочника, но и индивидуальных особенностей человека, занимающего данную должность. Это позволит по-разному оплачивать труд сотрудников, работающих на одинаковых должностях и материально поощрять того, у кого должностные обязанности шире.

При составлении текста должностной инструкции следует избегать нечетких, расплывчатых формулировок – требования к должности должны быть максимально конкретными, не позволяющими трактовать их двояко. Составляя инструкции, следует контролировать дублирование одних и тех же функций, которые возлагаются на сотрудников, занимающих разные должности. Трудовые функции, описываемые в должностных инструкциях на сотрудников одного подразделения, должны быть скоординированы; задачи, стоящие перед сотрудниками – согласованы друг с другом. Должностные обязанности следует устанавливать с учетом продолжительности рабочего дня, чтобы избежать перегруженности или недогруженности работника. Обязанности, права и ответственности каждого работника, устанавливаемые в должностной инструкцией, должны быть сбалансированы. Выполнение этих основных правил составления должностной инструкции позволит разработать действенный нормативный документ – инструмент эффективного управления персоналом. позволяющий объективно оценивать трудовой вклад каждого сотрудника.

Вам также могут быть интересны другие статьи по теме:

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку