1С ЗУП 8

Здравствуйте, уважаемые посетители zup1c. Довольно давно на страницах этого сайта я опубликовал серию статей Инструкция по 1с ЗУП для начинающих или пошаговое описание этапов начисления. Эта серия статей была посвящена ЗУП редакции 2.5. Уже прошло много времени и сейчас довольно успешно многие бухгалтеры работают на 1С ЗУП 8.3 редакции 3.0. Именно поэтому я задумал аналогичную серию статей, которая будем посвящена как раз ЗУП 3.0.

В сегодняшней первой публикации, мы рассмотрим основные настройки программы, которые требуется установить или по крайней мере знать, где можно их установить, чтобы начать работу в ЗУП 3.0. Я не буду говорить о переносе данных из ЗУП 2.5 (про перенос я подробно рассказал в этой статье ) или из ЗИК 7.7, а постараюсь пояснить с чего начать вести учет в конфигурации ЗУП 3.0 и на что следует обратить внимание. Посмотрим настройки «Расчета зарплаты». «Кадрового учета» и конечно «Учетной политики» организации. Коснемся и новых возможностей, которые появились в ЗУП 3.0 (кстати, на сайте есть серия статей про основные отличия ЗУП 3.0 от ЗУП 2.5. там много полезной информации).

Приступая к работе в конфигурации Зарплата и управление персоналом ред. 3.0 (ЗУП 3.0.), первые настройки можно выполнить несколькими способами. Одним из самых простых является первоначальная настройка программы с помощью мастера настройки.

Чтобы не загромождать статью различными схемами и рисунками, я не стану публиковать скриншоты из мастера настройки. Там всё довольно понятно: нужно заполнить максимум сведений, которые предложит эта первоначальная настройка.

Возможна и другая ситуация, когда вы не хотите заполнять первоначальные данные с помощью мастера, а хотите делать точечные настройки в процессе работы с программой. Так можно делать, кстати, так часто и делают, поскольку иногда сразу непонятно требуется или не требуется устанавливать ту или иную настройку. В этой статье я как раз и покажу, где можно заполнить все эти сведения, не используя «Начальную настройку программу» в 1С ЗУП 3.0 .

Итак, все настройки, которые нас будут интересовать, находятся в разделе главного меню «Настройка». В этом разделе есть ссылки, которые нас и будут интересовать: Расчет зарплаты, Кадровый учет и Реквизиты организации (а именно раздел «Учетная политика и другие настройки» в реквизитах организации)

Но первое, что мы должны сделать это ввести сведения об организации. Дело в том, что пустая база ЗУП 3.0 не содержит никакой организации. Пустая база ЗУП 2.5 по умолчанию имела организацию с названием «Наша организация» (подробно про учет в ЗУП 2.5 я рассказывал в серии статей ЗУП по шагам ). В ЗУП 3.0 такого нет. Поэтому если не внести хотя бы название новой организации и попытаться создать нового сотрудника, то он не сможет сохраниться – так как организация не сможет быть задана.

Итак, чтобы внести сведения об организации в 1С ЗУП 3.0 нужно зайти в Настройки — Реквизиты организации. Откроется окно ввода сведений о новой организации. В принципе, можно задать только название и сохранить Организацию, но лучше внести максимальное количество реквизитов, которые представлены в форме этого Справочника.

Так, например, очень важно сразу задать Сведения о регистрации в налоговом органе (вкладка «Главное»), поскольку именно в разрезе этой регистрации будет фиксироваться факт исчисления, удержания и перечисления НДФЛ. И потом все эти сведения будут попадать в регламентированные отчеты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ именно в разрез регистрации в ИФНС. Кстати, механизм учёта исчисленного и удержанного НДФЛ, а также принцип заполнения 6-НДФЛ можете изучить в статье Заполнение формы 6-НДФЛ на простом примере. Механизм и правила учета в 1С ЗУП для корректного формирования 6 НДФЛ .

Ещё важно задать сведения на вкладка «Коды» и «Фонды». Эти данные также используются в регламентированных отчетах – 4-ФСС, РСВ-1 и прочих (про подготовку РСВ-1 в ЗУП 3.0 я подробно рассказывал в этой статье ).

Отдельно хочу обратить Ваше внимание на вкладку «Учетная политика и другие настройки». Эти настройки являются уникальными для конкретной организации. Наиболее интересные и значимые параметры находятся в «Учетной политике»:

• Вид тарифа страховых взносов – определяет тариф для расчета страховых взносов;
• Есть фармацевты; Есть члены летных экипажей; Есть члены экипажей морских судов; Есть шахтеры – эти галочки определяют, есть в ли в организации упомянутые сотрудники и, если есть, то появляется возможность проставить соответствующую галочку для «Должности» таких сотрудников, и программа будет при расчете взносов начислять дополнительные тарифы (подробно действие этих галочек я рассматривал в этой статье, она написана для ЗУП 2.5, но принцип остался прежним).
• Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию ; Применяются результаты специальной оценки условий труда – если установить галочки, то в Должности и в Штатной единице (если ведется Штатное расписание) появится возможность указать сведения об условиях труда (вредные или тяжелые) и о результатах спецоценки (если она была). На основании этих данных программа будет начислять дополнительные страховые взносы, а также выделять стаж таких сотрудников в индивидуальных сведениях РСВ-1.
• Ставка взносов в ФСС НС и ПЗ – именно здесь задается эта ставка))
• Выплата пособий – если в Вашем регионе проходит пилотный проект ФСС и выплата пособий передана в ФСС, то именно эта настройка Вам и нужно. Тут требуется указать с какой даты выплата пособий передана в ФСС (это дата, с которой пилотный проект начал действовать в Вашем региона)
• Стандартные вычеты НДФЛ применяются – если Вы хотите, чтобы право на вычет накапливалось в течении года (например, у сотрудника не было дохода в текущем месяце и право на вычет переходит на следующий), то надо выбрать «нарастающим итогом в течение налогового периода». В противном случае выбираем «в пределах месячного дохода налогоплательщика».
• Использовать обособленные территории – становится доступен справочник «Территории». в котором можно описать определенные территориальные условия, районный коэффициент и способ учета зарплаты на этой территории. А после этого перевести сотрудника на эту территорию при том, что перевод в новое подразделение делать не придется (например, если сотрудник начинает выполнять работу в особой местности, но фактического перевода в другое подразделение выполнять не требуется). Выполнить перевод на Территорию можно документами «Кадровый перевод». «Перемещение между территориями». а также документом «Табель» .
• Использовать особые условия труда — становится доступен справочник «Условия труда», в котором можно настроить условия труда по аналогии с тем, как это настраивается в справочнике Должность/Штатной единице (для сотрудников вредников). Затем на созданные Условия труда можно переводить сотрудников. Например, это может потребоваться, когда сотрудник кратковременно работает на рабочем месте, для которого предусмотрены определенные условия труда (отличные от его обычного места работы). Делать кадровый перевод на новую должность в этой ситуации не очень удобно (особенно если такие кратковременные работы являются частыми), тогда можно просто перевести его на заранее созданные «Условия труда» (это делается документом «Табель»).

На вкладке «Учетная политика и другие настройки» можно задать Ответственных лиц ФИО Руководителя, главного бухгалтера, кассира для отображения их в печатных формах документа и в регламентированных отчетах (например, подписант в 6-НДФЛ).

Ещё на вкладке «Учетная политика и другие настройки» есть ссылка «Оценочные обязательства (резервы) отпусков». Подробно про механизм настройки и расчета Оценочных обязательств в ЗУП 3.0 я рассказывал в статье что такое Оценочные обязательства и как настроить их расчет по методу МСФО в 1С ЗУП 3.0. Поэтому сейчас останавливаться на этом я не буду.

Перейдем к последней группе настроек «Бухучет и выплата зарплаты»:

• Бухучет зарплаты; Счет, субконто – определяется способ учета, который будет применяться для видов начислений всей организации (если этот способ не будет переопределен в Подразделении, в виде начисления или непосредственно в карточке самого Сотрудника).
• Дата выплаты зарплаты – ВНИМАНИЕ: лучше не ставить настройку «В последний день текущего месяца», если конечно зарплата не выплачивается в последний день. Эта настройка помогает заполнять дату выплаты для документов межрасчетных начислений, если они выплачиваются с зарплатой. Также указанная здесь дата влияет на расчет документа «Компенсация за задержку зарплаты».
• Дата выплаты аванса — помогает заполнять дату выплаты для документов межрасчетных начислений, если они выплачиваются с авансом
• Как правило выплата выполняется – здесь нужно указать тот способ выплаты, который имеет большинство сотрудников организации. Переопределить способ выплаты можно в сведениях «Подразделения» и карточке «Сотрудника».

Стоит отметить, что настройки, которые находятся в справочнике «Организации» распространяются только на конкретную организацию. Но в ЗУП 3.0 существует ещё ряд важных параметров, которые влияют на работу всей информационной базы. Их можно найти в разделе главного меню «Настройки» .

Во-первых, рассмотрим группу настроек «Расчет зарплаты» (раздел главного меню «Настройка» — «Расчет зарплаты» ). Сразу стоит обратить внимание, что эта группа настроек имеет и вложенные настройки, которые открываются по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний» (там очень много важных и существенных для работы настроек)

С этих параметров и начнем. Рассмотрим форму «Настройка состава начислений и удержаний». Здесь на вкладках располагаются флажки, которые определяют наполнение списка начислений и удержаний, а также перечень доступных документов. Например, если на вкладке «Учет отсутствий» установить галочку «Командировки». то в информационной базе откроется доступ к документу «Командировка», а также будет автоматически создан вид начисления «Командировка». Этот принцип настройки как раз и отличает 1С ЗУП 3.0 – подробно об этом я рассказывал в статье Отличия ЗУП 3.0 от 2.5. Что нового в 1С ЗУП редакции 3.0?. То есть если Вы не находите какой-то документ в программе, который должен быть, то вероятно причина как раз в том, что в настройках не установлена нужная галочка.

Флажков здесь довольно много поэтому отмечу наиболее существенные:

• Вкладка «Почасовая оплата» — если в Вашей организации учет времени ведется по часам — требуется вид начисления «Оплата по окладу (по часа)» — ставим галочку «Применение почасовой оплаты». Также ставим галочки «Ночные часы», «Вечерние часы» и/или «Сверхурочные часы », если необходимо вести учет по работе в рамках этих видов времени – программой автоматически будут созданы соответствующие виды времени и виды начисления
• Вкладка Отпуска – галочка «Отпуск без оплаты»: открывается доступ к документу «Отпуск без сохранения оплаты»;
• Вкладка Учет отсутствий – галочка «Командировка» — рассказывал выше; «Прогулы и неявки» — доступ к документу «Прогул, неявка»
• Вкладка Прочие начисления – флажок «Работа в праздничные или выходные дни» - доступ к одноименному документу и видам начисления; галочка «Сдельный заработок» — подробно про сдельный заработок рассказывается в статье Как в ЗУП 3.0 настроить начисление сдельного заработка (бригадного наряда)
• Вкладка «Удержания» — именно здесь необходимо проставить галочку «Удержания по исполнительным документам». чтобы в ЗУП 3.0 появилась возможность автоматизировать расчет удержаний по исполнительным листам (документ «Исполнительные листы» ).

Теперь давайте обратим внимание на список настроек непосредственно в разделе «Расчет зарплаты» (то есть не в дополнительной форме «Настройка состава начисления и удержаний», а на основной форме). Тут также довольно много флажков и параметров и поэтому я отмечу основные:

• Расчет и выплата зарплаты осуществляется по организации в целом – если у Вас несколько подразделений и документы начисления/выплаты надо вводить в разрезе подразделений, то этот флажок надо СНЯТЬ;
• Выполняется индексация заработка сотрудников – установите флажок и в программе станут доступны документы, позволяющие выполнить индексацию заработка – «Индексация штатного расписания», «Индексация заработка»;
• Выдаются займы сотрудникам – станет доступен механизм учета займов и расчета материальной выгоды – документы «Выдача займа сотруднику», «Договор займа сотруднику», «Изменение условий договора …», «Погашение займа …» (раздел Зарплата -> см. также -> Займы сотрудникам);
• Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правого характера – откроется доступ к документам «Договор (работы, услуги)», «Договор авторского заказа», «Акт приемки выполненных работ». Всё это потребуется для ведения учета по договорникам. Оформить эту документы можно будет из справочника «Сотрудники».
• Используется несколько видов времени – будет подключен новый довольно полезный механизм, при котором в графике работы появится возможность отражать сразу несколько видов времени. Об этом я рассказывал в статье Часть 2: Отличия ЗУП 3.0 от 2.5. Что нового в 1С ЗУП редакции 3.0 ?
• Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанных с оплатой труда – станет доступен документ «Регистрация прочих доходов». Именно этим документом в ЗУП 3.0 предполагается вводить такие выплаты, как Аренда транспорта, Аренда жилья и тому подобные;
• ВНИМАНИЕ:Сведения для расчета общего среднего заработка принимать к учету для расчета пособий – этот флажок лучше всего снять. Если Вы этого не сделаете, то может произойти следующее. При расчете, например, отпускных, если Вы откроете калькулятор расчета среднего заработка и при закрытии калькулятора нажмете ОК, то тогда данные для расчета среднего отпускных, будут использоваться и для расчета больничных. Довольно спорное поведение программы и именно поэтому я рекомендую галочку СНЯТЬ ;
• При пересчете тарифной ставки сотрудника в стоимость часа (дня)использовать – эта настройка требуется, чтобы программа понимала каким образом пересчитывать месячный оклад сотрудника в дневной или часовой. Такой пересчет необходим, например, при начислении Ночных, Вечерних, Работы в праздничный и выходной день. В общем при расчете тех начислений, у которых в формуле используется показатель «СтоимостьДняЧаса».

Ещё одна похожая группа настроек касается параметров кадрового учета (раздел Настройка -> Кадровый учет ).

Здесь настроек существенно меньше, чем в «Расчете зарплаты». Так же есть вложенные настройки «Настройки штатного расписания». Мы здесь можем определиться: нужно нам штатное расписание или нет; ведется или не ведется история изменения штатного расписания и прочие; осуществляется ли проверка вводимых кадровых документов на соответствие штатному расписанию. Что касается прочих настроек, то я бы выдели две:

• Используется работа по неполной ставке – появится возможность в документе «Приме на работу» или «Кадровый перевод» указывать неполное количество ставок, на которое принимается сотрудник.
• Используются подработки – откроется доступ к документам «Назначение подработки», «Прекращение подработки» (Кадры -> журнал Подработки). Это довольно интересная, новая возможность программы. Эти документы позволяют назначить сотруднику дополнительные начисления (включая основные, такие как Оклад по дням) другого сотрудника (которого текущий замещает). Но в отличие от документа «Совмещение должностей», этот механизм позволяет назначить ещё и график того человека, которого замещают. То есть получится что у сотрудника будут его плановый начисления по его личному графику и ещё все начисления, которые мы назначим документом «Назначение подработки», при том что эти начисления смогут рассчитываться по другому графику.

На этом сегодня всё, в следующей статье (она уже опубликована и её можно почитать здесь ) мы подробно разберем Прием на работу нового сотрудника, а также все возможные варианты ведения Штатного расписания в 1С ЗУП 3.0.

Чтобы узнать первыми о новых статьях подписывайтесь на обновления блога через e-mail или вступайте в наши группы в социальных сетях, где все статьи также регулярно публикуются:

Если Вам понравилась публикация, Вы можете сохранить ссылку на неё на своей странице в социальных сетях. Для этого используйте кнопочку «Поделиться». расположенную чуть ниже.

1С: Документооборот 8»: как настроить и работать с умом

У вас в компании установлен «1С:Документооборот». Вы уже освоили основные функции, умеете отправлять письма, прикреплять файлы, создавать новые папки во входящих, но до продвинутого уровня вам еще далеко. В этой статье вы найдете рекомендации по эффективной работе в программе «1С:Документооборот 8».

К каждому письму можно добавить комментарий, который поможет обработать быстро вспомнить содержимое письма. Сделать это можно в поле Комментарий в карточке письма (см. рис. 1).

Рис. 1. Добавление комментария к письму

Можно сделать так, чтобы список писем автоматически обновлялся раз в 2-3 минуты. Для этого в контекстном меню списка писем есть команда Автообновление. Помимо этого список писем можно обновить в любой момент вручную клавишей F5.

Для печати письма вместе с шапкой (Тема, Дата, Адресаты ) используйте команду Напечатать или сочетание клавиш Alt-P.

Использование горячих клавиш заметно повысит эффективность работы (таб. 1):

Для сокращения времени обработки почты удобно использовать шаблоны текстов. Это может быть подпись или часто используемый текст письма. Шаблоны текстов вставляются вручную при помощи команды Вставить - Шаблон текста в карточке исходящего письма.

Подписи могут вставляться автоматически при создании нового или ответного письма. Настроить подписи можно также через меню Все действия - Настройка почты - Письмо - группа полей Подписи (рис. 2):

В текст подписи можно вставить шаблоны для автоподстановки даты (рис. 3):

По умолчанию на рабочем столе «1С:Документооборота» отображается список задач, избранное, занятые файлы и прочее. Если вы не используете эти возможности, а только работаете с почтой, то настройте рабочий стол так, чтобы он содержал только список писем.

Для этого кликните правой кнопкой мыши в область разделов. Откроется контекстное меню, в котором выберите команду Настройка рабочего стола. Откроется форма настройки рабочего стола, в которой:

• a. Удалите все настройки (кнопка Удалить все );
• b. Добавьте на рабочий стол форму Краткие описания писем: Встроенная почта .

Рабочий стол после этих манипуляция будет выглядеть как на рисунке 4. Таким образом, сразу при запуске программы вы будете попадать в список писем и не отвлекаться ни на что другое.

Можно скрыть панель навигации и уменьшить высоту панели действий. И тогда рабочий стол будет выглядеть как на рисунке 5.

Те, кому нужно еще больше места, могут выбрать минималистичный вариант (панель действий скрыта, высота панели разделов уменьшена) – см. рис. 6.

По умолчанию письма отсортированы по Дате – сверху показаны самые новые. Чтобы отсортировать письма по другой колонке, кликните по заголовку этой колонки (например, на заголовке колонки Флаг ).

Можно отсортировать письма сразу по нескольким колонкам, например, сначала по колонке Флаг. затем по колонке Дата. Для этого кликните по колонке Флаг и затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, кликните по колонке Дата.

Для ускорения работы настройте область чтения писем внизу или справа:

• внизу - удобно для обычных мониторов;
• справа - удобно для широких мониторов.

Для настройки области чтения предусмотрена команда командой Все действия - Отображение области чтения в списке писем. Область чтения писем внизу изображена на рис. 7. Область чтения писем справа – на рис. 8.

Если область чтения включена, то можно не тратить время на открытие карточки входящего письма, а читать письма прямо из списка.

Кроме того, можно настроить почту так, что по двойному клику на входящее письмо будет создаваться ответное (см. Настройка почты - Список писем - Действие при выборе входящего письма). Это позволит еще больше сэкономить время при разборе большого количества писем.

«1С:Документооборот» позволяет настроить правила для автоматического разбора входящей или исходящей почты. К примеру, программа может сама:

• распределять письма по папкам;
• устанавливать отметку о прочтении;
• устанавливать флажки и пр.

Настройка правил выполняется по команде Все действия - Правила обработки писем. Обычно настраивают такие правила:

• входящие письма, содержащие SPAM, помещать в папку SPAM;
• при отправке ответного письма автоматически переносить исходное входящее письмо в папку Разобранное;
• автоматический ответ (на время отпуска) – «Я в отпуске с … по …. Отвечу позже.».

Последнюю настройку можно сделать с помощью следующего алгоритма:

• добавить правило обработки писем (в списке писем Все действия – Настройки –Правила обработки писем ) для входящего письма;
• на закладке Условия указывать условие Получено в течение периода: – период отпуска, скажем «С 04.08.2014 и по 18.08.2014 »;
• на закладке Действия указать Ответить текстом. – «Я в отпуске. Отвечу позже. » – или какой то иной текст.
• нажать Готово.

В результате получится правило (см. рис. 9).

В «1С:Документообороте 8» есть возможность автосохранения писем в информационной базе или на диске. Незавершенные исходящие письма удобно сохранять в информационной базе для дальнейшего редактирования. Это можно в любой момент сделать вручную с помощью клавиш Ctrl + S или настроить Все действия - Настройка почты - Письмо - Сохранять неотправленные письма каждые. Оптимальный интервал – не менее двух минут.

Автосохранение писем на диск включено по умолчанию. При этом программа каждую минуту сохраняет версию письма во временном каталоге на диске. Если «1С:Документооборот 8» завершил свою работу аварийно, то при запуске программы вы увидите список несохраненных писем.

Это настраивается флажком Автоматически сохранять версии неотправленного письма (на диске). Сделать это можно следующим образом:

• включить Автоматически сохранять версии неотправленного письма (на диске);
• выключить Сохранять неотправленные письма каждые.

Есть несколько способов, с помощью которых можно найти нужное письмо:

• быстрый поиск (подходит почти во всех случаях);
• папки поиска (используется для часто повторяющихся поисков);
• полнотекстовый поиск (ищет и письма и файлы).

Быстрый поиск расположен под списком папок. Просто введите необходимый текст и нажмите Enter (см. рис. 10).

Кроме того, быстрый поиск может искать и по тексту (содержимому) писем (поле «Текст»). Примечание. для поиска можно указать только одно слово, поиск работает без учета морфологии.

Папки поиска – это удобный инструмент для отбора писем по разным критериям. К примеру, можно отобрать:

• все письма, отмеченные красным флажком;
• все письма с пометкой важной;
• письма, содержащие в тексет определенное слово.

Папки поиска достаточно один раз настроить. После этого они отображаются в списке писем как обычные папки почты. Для этого переключите список писем в режим Поиск и настройте (см. рис. 11).

В программе есть шесть цветных флажков. Каждому письму можно присвоить один из них. Один из флажков можно выбрать как основной (по умолчанию это красный). Именно он будет устанавливаться при двойном клике в поле флажка в списке писем (см. рис. 12).

Другие флажки можно установить в карточке письма (см. рис. 13).

Для удобства вы можете создать списки рассылки. Список рассылки – это группа в разделе Мои контакты в адресной книге. Заполнить такие группы можно по-разному.

Способ 1. Выбрав адресата в списке, используйте команду Добавить в Мои контакты( см. рис. 14).

Способ 2. Создайте исходящее письмо один раз и добавьте всех адресатов в ту или иную группу контактов. Для этого:

Группы контактов могут быть как личными, так и общими. Общий доступ настраивается в карточке группы (рис. 16).

Если вам нужно отправить письмо большому списку адресатов, используйте команду Добавить получателей списком в контекстном меню списка получателей в карточке письма (рис. 17).

Например, у вас есть список адресатов в текстовом формате: в письме, блокноте, файле .doc. и т.п. которым нужно отправить рассылку. Ваши действия:

1. Откройте список адресов в текстовом формате: из блокнота, текста письма, файла .doc… и т.п.;
2. Выделите и скопируйте список адресатов в буфер обмена (Сtrl + C);
3. Подготовьте исходящее письмо и нажмите Добавить получателей списком в контекстном меню списка получателей;
4. Вставьте список получателей в открывшемся окне (Сtrl + V);
5. Выберите тип всех получателей (Кому, Копия, Скрытая копия) и нажмите Добавить (рис. 18).

6. Все электронные адреса из текстового списка стали получателями письма. Остается только нажать кнопку Отправить (рис. 19).

Вставить изображения непосредственно в текст письма пока нельзя. Но можно добавить его как присоединенный файл. Это делается очень просто:

1. добавьте изображение в буфер обмена;
2. в списке файлов в карточке исходящего письма выполните команду Добавить картинку из буфера (Ctrl-Shift-V) – см. рис. 20.

Действуя таким образом, удобно присоединять к письму снимки экранов, картинки с сайтов и тому подобное.

Алгоритм действий для отправки письма со скрытыми копиями следующий (см. рис. 21):

1. добавить получателя скрытой копии;
2. поменять ему тип адреса (левая колонка в списке получателей);
3. добавить других скрытых получателей.

При этом хотя бы один адресат должен быть с типом Кому .

Для этого выведите в список писем колонку Способ адресации. Это делается через меню Все действия - Настройка - Изменить форму (см. рис. 22).

В этой колонке выводится три значка:

С помощью этих значков можно быстро отделять письма, направленные вам, от адресатов-копий и скрытых копий.

Если вы хотите отправить письмо всем сотрудникам организации, то создайте письмо, где в таблице получателей нажмите кнопку выбора (троеточие). После этого откроется адресная книга, в которой можно выбрать необходимую группу (см. рис. 23).

1. Используйте стратегию "Мой входящий ящик пуст".

• помещайте полностью разобранные письма, которые уже не требуют вашего внимания, в папку Разобранное.
• письма, которые могут подождать, размещайте в папку До свободной минуты .
• многим нравится использовать для сортировки поступающих писем квадрат Эйзенхауэра "Срочно-важно".

2. Письма, которые не требуют ответа, помечайте особенным образом. Например, приписывайте в теме текст "Для информации".

3. Правильно используйте Кому и Копии:

• Кому - это те люди, которым адресовано данное послание и от которых вы будете ждать ответ;
• Копии - это те, кто должны быть в курсе, и ответ от которых не является обязательным.

4. Аккуратно используйте опцию Ответить всем – не отправляйте письма всем участникам переписки, если в этом нет реальной необходимости.

5. В письма можно вставлять ссылки. Это могут быть ссылки на сайты в интернете, навигационные ссылки на документы и файлы самого «1С:Документооборота», внешние навигационные ссылки на данные других информационных систем. Например, можно вставит в письмо внешнюю ссылку на ошибку из базы задач и тогда к ней (к ошибке) можно будет перейти одним кликом из письма в «1С:Документообороте». Ссылки вставляются как тексты просто через буфер обмена.

Откройте список писем в «1С:Документообороте» и выполните команду Загрузить письма из Microsoft Outlook в меню Все действия. Откроется помощник загрузки писем, следуйте его инструкциям (см. рис. 24).

Важно: загружаются только письма, помеченные в MS Outlook как Непрочитанные .

После нажатия на кнопку Загрузить MS Outlook может запросить у вас разрешение на выполнения этой операции. Обычно оно выглядит как на рисунке 25. Нужно дать разрешение, например, минут на десять.

Откройте адресную книгу в «1С:Документообороте». Это можно сделать двумя способами (рис. 26 и рис. 27).

В адресной книге выберите режим Личные адресаты и в нем выполните команду контекстного меню (по правой кнопке мыши) Загрузить из Microsoft Outlook (рис. 28).

Далее начнется загрузка адресатов. Вероятнее всего Microsoft Outlook опять попросит разрешения на доступ. Разрешите доступ на 5-10 минут.

Иногда письма и приложенные к ним текстовые файлы приходят в непонятной кодировке. Если письмо не читается, то в карточке используйте команду Все действия - Изменить кодировку и выберите подходящую кодировку письма. Если текстовый файл не читается, то попробуйте преобразовать его в кодировку DOS как показано на рис. 29.

Если и это не помогает то выполните команду меню Все действия - Изменить кодировку и выберите подходящую кодировку из предложенного списка. Как правило, письма приходят в кодировке UTF-8, windows-1251, IBM866, KOI8 (см. рис. 30). Но могут быть и другие случаи.

Иногда вам могут приходить письма, к которым приложен файл winmail.dat. Этот файл создает Microsoft Outlook при отправке писем. В нем содержатся присоединенные к письму файлы и прочая информация. Наличие вложенного файла winmail.dat говорит о том, что пользователь отправил вам письмо, используя TNEF-формат (Transport Neutral Encapsulation Format), содержащий инструкции сложного форматирования текста, специальные средства Outlook, а также вложения. Как правило, этот метод отправки писем используют клиенты Outlook (из пакета Microsoft Office) и программное обеспечение Microsoft Exchange Client. Для просмотра содержимого этого файла установите программу .

Чтобы исключить отправку писем в TNEF-формате, достаточно в настройках почтового клиента отключить использование RTF-формата при отправке корреспонденции, выбрав в качестве альтернативы HTML или обычный текст. Для более сложных случаев компания Microsoft предлагает пользователям свою справку (см. http://support.microsoft.com/kb/138053 или http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ru;290809) для предотвращения отправки файла winmail.dat пользователям.

Для работы с «1С:Почтой» во внутреннем «1С:Документообороте» сделайте следующее:

• 1. включите использование встроенной почты;
• 2. настройте учетную запись.

Зайдите в «1С:Документооборот»:

• для подключения тонким клиентом «1С:Предприятия 8.3» (рекомендуется) сделайте на рабочем столе ярлык на "\\filer\Q&A\1cestart.exe" и после запуска этого ярлыка выберите в списке доступных баз "1С:Документооборот 8";
• для подключения через обычный браузер (Internet Explorer, FireFox или Google Chrome);
• используйте ссылку http://calypso/а8.

Имя пользователя строится по принципу ФамилияИО. например "ИвановИП". Пароль - без пароля, рекомендуется сразу поменять (Настройка и администрирование - Изменить пароль ).

1. Откройте настройку почты Настройка и администрирования - Персональные настройки - Работа с почтой ;
2. Установите флажок Использовать встроенную почту ;
3. Снимите флажок Использовать легкую почту;
4. Не закрывайте это окно настройки (см. рис. 31).

• 
  
• Рис. 31