Как заполнять журнал инструктажа на рабочем месте

Порядок проведения инструктажей, обучения и проверки знаний на конкретном предприятии должен быть регламентирован Положением по охране труда. Оно должно быть утверждено руководителем, согласовано профсоюзом. Форма журнала для регистрации инструктажа на рабочем месте является приложением к Положению и должна быть единой для всех подразделений предприятия.

Бланки журналов хранятся у инженера по охране или другого работника, на которого приказом возложена эта обязанность. Работник, ответственный за проведение инструктажа на рабочем месте (мастер участка, начальник цеха или службы), получает журнал у инженера по ОТ. Он должен быть прошнурован, пронумерован, заверен печатью предприятия и подписью руководителя.

В связи с тем, что на рабочем месте проводится несколько видов инструктажа, допустимо журнал разделить по страницам. Например:
стр.1-10 – первичный инструктаж;
стр.11-30 – стажировка;
стр.31-50 – повторный инструктаж;
стр.51-65 – внеплановый инструктаж.

Запись в журнале делается лицом, проводившим инструктаж. Записи должны располагаться в хронологическом порядке.

Каждый вид инструктажа имеет свои особенности. При заполнении журнала возникают вопросы, допускаются ошибки. Особенно часто это происходит при заполнении графы 5.

Проводится при приеме на работу или переводе. Как правило, работник знакомится с «Инструкцией по ОТ» для конкретной профессии или конспектом первичного инструктажа. Эти документы должны быть утверждены руководителем, иметь номер и дату утверждения. Поэтому в графе можно просто сделать на них ссылку. Затем делается заключение: инструктаж усвоен, работник допущен к работе или к стажировке. Если стажировка ему не нужна, делается запись «без стажировки». Если нужна, назначается руководитель стажировки (из числа опытных работников, со стажем работы не менее 3-х лет).

Проводится сразу же после первичного инструктажа, ее продолжительность от 2 до 14 смен (в зависимости от профессии). Стажировка - это работа с целью приобретения необходимых, безопасных навыков работы. Запись делается за каждый день стажировки, описывается то, чем работник занимался в течение смены. К примеру: знакомство с рабочим местом, подготовка станка к работе, уборка станка, сверление заготовок, обтачивание и т.д. В последний день делается заключение: «стажировка усвоена, допущен к первичной проверке знаний».

Проводится с периодичностью не реже 1 раза в полгода (если другой срок не оговорен в Положении по ОТ). Поскольку его цель – «освежить» в памяти работника основные требования охраны труда, инструкции используются те же самые, что при проведении первичного инструктажа. Итоговая запись: «инструктаж усвоен, допущен к работе».

Проводится в течение 3-х рабочих дней со дня возникновения события, вызвавшего необходимость его проведения. В графе 5 описывается причина (например, внедрение нового технологического процесса, несчастный случай с работником, нарушение правил охраны труда и пр.) и делается ссылка на документ.

Повторный и внеплановый инструктажи допустимо проводить списком. Если кто-то из работников отсутствует (болезнь, отпуск), инструктаж ему проводится после выхода на работу с указанием даты. Нарушение хронологии не допускается.

После того, как журнал заполнен, он сдается инженеру по охране труда, который в свою очередь передает его в архив. Срок хранения – 3 года.

Вот уже несколько лет женский журнал JustLady является достойным путеводителем в мире моды и красоты. Мы не просто заполняем интернет-пространство, мы ищем и находим то, что может быть интересно широкой аудитории женщин, желающих быть в курсе самых последних новостей и трендов. Ежедневные обновления женского журнала JustLady позволяют следить за актуальными событиями в мире моды, не пропустить новинки косметики и парфюмерии и узнать о самых эффективных способах поддержания собственной фигуры в форме.

В журнале JustLady всегда можно подобрать оптимальную для себя диету, решить насущные женские вопросы. Наш женский форум ежедневно расширяется за счет обсуждения самых волнующих тем и становится местом встречи хороших подруг. Журнал для женщин JustLady занимает одни из первых позиций в рейтингах, ведь мы растем сами и помогаем совершенствоваться другим.

Размещенные на сайте материалы, включая статьи, могут содержать информацию, предназначенную для пользователей старше 18 лет, согласно Федерального закона №436-ФЗ от 29.12.2010 года "О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию". 18+.

Все права защищены © OOO «РелевантМедиа». Редакция не несет ответственности за высказывания пользователей сайта в форумах и комментариях. Любое использование материалов сайта допускается только при наличии активной ссылки на www.justlady.ru.

Порядок ведения и оформления журналов регистрации инструктажей по охране труда

Информация и документы по охране труда и промышленной безопасности - Naine.ru

Порядок ведения и оформления журналов регистрации инструктажей по охране труда.

1. Общие правила ведения журналов.

1.1. Журналы по охране труда заводятся сотрудниками, на которых возложена обязанность за проведение инструктажа по охране труда.
1.2. Сотрудники, на которых возложена ответственность проведения инструктажа по охране труда, являются ответственными за ведение и хранение подотчетных им журналов. Они обязаны пронумеровать, прошнуровать журнал, скрепить его печатью Компании, поставить свою фамилию, инициалы, подпись и дату начала ведения журнала на последней странице журнала.
1.3. При заполнении журнала не допускается пропускать страницы и строки, вносить исправления. При обнаружении ошибки запись о проведении инструктажа необходимо взять в скобки и ниже, не пропуская строк, вновь внести запись о проведении инструктажа.
1.4. По окончании ведения журнала ответственный за его ведение сотрудник вносит запись на титульном листе журнала о дате окончания его ведения и передает на хранение специалисту по охране труда.
1.5. Специалист по охране труда обеспечивает хранение журналов по охране труда.
1.6. Журналы по охране труда подлежат хранению в Компании 10 лет с даты окончания ведения журнала.
1.7. В случае смены ответственного за ведение и хранение журнала, журнал передается сотруднику, на которого возложена обязанность за проведение инструктажа по охране труда, при отсутствии такого сотрудника – специалисту по охране труда.

2. Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда.

2.1. Журналы регистрации вводного инструктажа по охране труда заводятся сотрудниками, на которых приказом Генерального директора (в Главном офисе), директором филиала (в филиале) возложена обязанность проведения вводного инструктажа по охране труда.
2.2. Образец заполнения журнала.

1.5.1. Титульный лист журнала

____________________ .
предприятие, организация, учебное заведение

ЖУРНАЛ
регистрации вводного инструктажа по охране труда

Начат 01.10.2010 г.
Окончен ______20 _ г.

1.5.2. Последующие страницы журнала:

Дата инст-руктажа ФИО инструк-тируемого Год рождения Профессия, должность инструктируемого Наимено-вание подразде-ления в которое направляет-ся инструкти-руемый Фамилия, инициалы, должность инструктиру-ющего
Подпись

инструктирующего
Инструктируемого
1 2 3 4 5 6 7 8

01.10.2010
Иванов Иван
01.01.1987
Петров П.П. подпись подпись
Иванович
Инженер по охране труда
и технике безопасности

3. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.
3.1. Каждый руководитель, ответственный за проведение инструктажа по охране труда на рабочем месте заводит Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте.
3.2. Образец заполнения журнала.
3.2.1. Титульный лист журнала

______________________________________________________________________________________________________.
предприятие, организация, учебное заведение

ЖУРНАЛ
регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте

______________________________________________
цех, участок, бригада, служба, лаборатория

Начат 01.10.2010 г.
Окончен ______2010 г.
3.2.2. Последующие страницы журнала:
3.2.2.1. Заполнение журнала при проведении первичного инструктажа по охране труда на рабочем месте:

Дата инст-руктажа ФИО инструкти-руемого Год рождения Профессия, должность инструк-тируемого Вид инструктажа (первичный, повторный, внеплановый, целевой) Тема инструктажа (№ инструкции) Причина проведения внепланового инструктажа)
1 2 3 4 5 6 7
01.10.2010
Иванов Иван 01.01.1987 первичный

Фамилия, инициалы, должность инструктирующего, допускающего Подпись Стажировка на рабочем месте
инструктируемого инструктирующего количество смен (с … по…) Стажировку прошел (подпись рабочего) Знание проверил, допустил к работе (подпись, дата)
8 9 10 11 12 13
Петров П.П. подпись подпись 5 (с 01.10.2010
подпись подпись
подпись подпись по 07.10.2010) 08.10.2010
3.2.2.2. Заполнение журнала при проведении повторного инструктажа по охране труда на рабочем месте:

Дата инст-руктажа ФИО инструкти-руемого Год рождения Профессия, должность инструк-тируемого Вид инструктажа (первичный, повторный, внеплановый, целевой) Тема инструктажа (№ инструкции) Причина проведения внепланового инструктажа)
1 2 3 4 5 6 7
01.10.2010
Иванов Иван 01.01.1987 повторный

Фамилия, инициалы, должность инструктирующего, допускающего Подпись Стажировка на рабочем месте
инструктируемого инструктирующего количество смен (с … по…) Стажировку прошел (подпись рабочего) Знание проверил, допустил к работе (подпись, дата)
8 9 10 11 12 13
Петров П.П. подпись подпись
подпись подпись

3.2.2.3. Заполнение журнала при проведении внепланового инструктажа по охране труда на рабочем месте:

Дата инст-руктажа ФИО инструкти-руемого Год рождения Профессия, должность инструк-тируемого Вид инструктажа (первичный, повторный, внеплановый, целевой) Тема инструктажа (№ инструкции) Причина проведения внепланового инструктажа)
1 2 3 4 5 6 7
01.10.2010
Иванов Иван 01.01.1987 внеплановый Несчастный случай

Фамилия, инициалы, должность инструктирующего, допускающего Подпись Стажировка на рабочем месте
инструктируемого инструктирующего количество смен (с … по…) Стажировку прошел (подпись рабочего) Знание проверил, допустил к работе (подпись, дата)
8 9 10 11 12 13
Петров П.П. подпись подпись
управляющий салона подпись подпись

Ведущий инженер по охране труда __________________

Предлагается установить, что спецоценка условий труда в отношении рабочих мест основного персонала крупных предприятий промышленности, транспорта и связи должна быть завершена не позднее 31 декабря

23 апреля 2014 г. в рамках мероприятий, приуроченных к Всемирному дню охраны труда, в Москве состоялся "Всероссийский съезд специалистов по охране труда", в котором приняли участие более 6500

Минтруд России подготовил поправки в Трудовой кодекс, которые упростят оформление и регулирование трудовых отношений на микропредприятиях. Предлагается освободить микропредприятия от обязанности.

Журналы по охране труда

Нормативно-правовые акты, регламентирующие порядок ведения журналов по охране труда, примеры и формы заполнения таких журналов Вы найдете в системе «Техэксперт: Охрана труда». Наши эксперты помогут разобраться в таких вопросах, как:

• Методика ведения журнала учета инструкций по охране труда, существует ли такая?
• В течение какого времени после приема сотрудника на работу сведения о нем вносятся в журнал посещаемости уроков по охране труда?
• Каким НПА регламентируется порядок внесения правок в журнал?
• В каких документах прописаны формы и образцы журналов регистраций инструктажа (вводного и первичного)?
• Правомерно ли вести журнал, распечатанный на принтере организации, если он соответствует типографскому образцу?

Образцы и формы журналов по охране труда указаны в приложениях № 9 и № 10 к постановлению Минтруда № 80 от 12.12.2002, однако порядок заполнения данных документов не прописан.

Согласно правовым нормам, проведение инструктажей, вне зависимости от их вида, регистрируется в журналах инструктажа по охране труда. Запись должна подкрепляться отметками инструктора и работника, прошедшего инструктаж, а также указывается дата.

Формы образцов журналов по охране труда представлены в приложениях № 4 и № 6 к ГОСТ 12.0.004-90 ССБТ. В данном национальном стандарте прописаны общие положения к организации процесса обучения основам безопасности труда.

Вышеназванный ГОСТ не обязывает организацию использовать журналы типографского типа, таким образом, предприятие может вести самостоятельно распечатанный образец журнала, главное, чтобы он соответствовал стандарту, был прошнурован, а все страницы пропечатаны.

Стоит отметить, что в ряде отраслей допустимо использование локальных нормативных актов, определяющих способ ведения журналов, в том числе и журналов проверки знаний по охране труда.

В отличие от журнала по технике безопасности и охране труда журнал учета инструкций должен содержать следующие данные об инструкции:

• дата утверждения;
• наименование инструкции;
• номер;
• срок плановой проверки;
• ФИО и должность лица, производившего учет;
• примечание, куда вносятся данные о пересмотре инструкции либо ее продлении.

Напомним, что по плану инструкции по охране труда пересматриваются минимум раз в пятилетку. Если того потребуют особые обстоятельства, это может быть сделано и раньше.

Журнал регистрации вводного инструктажа: ОБРАЗЕЦ заполнения

ведущий специалист отдела охраны труда EcoStandard group (Москва)

В любом салоне красоты должен быть такой документ, как журнал регистрации вводного инструктажа. В чем его особенность и зачем его вести, рассказывает София Тарасова, ведущий специалист по охране труда EcoStandard group (Москва).

Журнал регистрации вводного инструктажа применяется для записи, учета и регистрации сведений о лицах прошедших инструктаж и о руководителях проводивших инструктаж по охране труда.

Журналы по охране труда необходимы, чтобы контролировать работу в области охраны труда, соблюдение установленных сроков проведения инструктажей. В организации обязательно должны вестись журналы по технике безопасности в соответствии с ГОСТ 12.0.004-90 «Организация обучения безопасности труда. Общие положения». Цель ведения журнала регистрации вводного инструктажа – оптимизация условий труда и снижение профессиональных рисков в организациях.

Вводный инструктаж проводится со всеми вновь принимаемыми на работу (в первый рабочий день). Его проведение регистрируется в журнале регистрации вводного инструктажа с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего. Для его проведения надо разработать и утвердить работодателем программу вводного инструктажа и конспект.

Сам журнал регистрации вводного инструктажа прошивается, прошнуровывается и пронумеровывается, число страниц подтверждается подписью должностного лица и печатью организации. Приказом работодатель должен утвердить программу вводного инструктажа, форму журнала.

Необходимо назначить лицо, ответственное за разработку программы и проведение вводного инструктажа. Все это предусмотрено в ГОСТе 12.0.004-90 «ССБТ. Организация обучения охране труд» и Постановлении Минтруда и соцразвития РФ и Минобразования РФ № 1/29 от 13.01.2003г. В приложениях к данному ГОСТу предложена программа и форма журнала регистрации вводного инструктажа.

• Проверки салонов красоты: кто и когда придет к вам без спроса

Журнал можно приобрести в любом интернет-магазине. Заполнение журнала регистрации вводного инструктажа необходимо начать с заполнения титульного листа и заверительной надписи. Обязательно нужно вписать номер пломбы в соответствующую строку – без этого журнал не считается опломбированным. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен печатью предприятия и подписью руководителя (опломбирован).

Вводный инструктаж проводит лицо, на которое приказом по предприятию возложены эти обязанности, а с учащимися в учебных заведениях – преподаватель или мастер производственного обучения.

О проведении вводного инструктажа делают запись в журнале регистрации вводного инструктажа с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего, а также в документе о приеме на работу. Заполнение журнала регистрации вводного инструктажа предполагает, что порядок проведения инструктажей, обучения и проверки знаний на конкретном предприятии должен быть регламентирован Положением по охране труда. Оно должно быть утверждено руководителем.

Вводный инструктаж по безопасности труда проводят со всеми вновь принимаемыми на работу независимо от их образования, стажа работы по данной профессии или должности, с временными работниками, командированными, учащимися и студентами, прибывшими на производственное обучение или практику. Бланки журналов хранятся у инженера по охране или другого работника, на которого приказом возложена эта обязанность.

Наличие журнала регистрации вводного инструктажа отслеживает государственная инспекция труда (ГИТ). Проверки происходят планово, не чаще 1 раза в 3 года, внепланово по жалобам или если произошел несчастный случай.

• Попробуйте Арнику БЕСПЛАТНО - готовый софт для управления салоном красоты

Ниже мы предлагаем вам образец журнала вводного инструктажа с примером заполнения.

Ответственность за нарушение или невыполнение требований трудового законодательства предусматривается ст. 5.27 и ст. 5.27.1 кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) В случае инспекционной проверки вышеуказанных пунктов может быть наложено административное взыскание согласно статье 5.27. статье 5.27.1. Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) от 30.12.2001 N 195-ФЗ. (ниже представлена таблица штрафов).

Какие журналы по охране труда должны быть на предприятии

Перечень локальных нормативных актов, журналов и инструкций по охране труда, необходимых для каждого предприятия, зависит от специфики его деятельности и от того, какие профессиональные специальности задействованы в производственных процессах. Список журналов по технике безопасности, которые потребуется оформить в общем случае, приводится в данной статье.

В статье рассмотрены вопросы:

• Какие журналы по охране труда должны быть на предприятии;
• Описание журналов по охране труда;
• Порядок оформления и ведения журналов по охране труда.

Список журналов по охране труда, которые должны быть на предприятии

Поскольку охрана труда на предприятии является системой, обеспечивающей сохранность жизни и здоровья персонала в процессе трудовой деятельности, она регламентируется целым рядом документов. В перечень документации входят положения, приказы, программы, нормативные акты и журналы. Журналы по охране труда предназначены для учета и регистрации работ, связанных с соблюдением техники безопасности и охраны труда. Они необходимы для оперативного контроля в области охраны труда и для соблюдения установленных сроков проведения инструктажа. Формы журналов по охране труда, которые необходимы в большинстве случаев, утверждены постановлениями Минтруда России. Все они должны вестись в соответствии с ГОСТ 12.0.004-90 «Организация обучения безопасности труда. Общие положения». Виды журналов по охране труда могут быть как обязательными для применения на каждом предприятии, так и специальными, ведение которых обусловлено видом деятельности конкретного предприятия.

Обязательные журналы по охране труда, необходимые на каждом предприятии:

Некоторые необходимые журналы по охране труда могут быть обусловлены спецификой производства:

Описание основных журналов по охране труда

Журнал регистрации водного инструктажа

Содержит сведения о работниках, прошедших вводный инструктаж по охране труда и тех, кто его проводил с указанием темы, даты проведения и должностей. Каждая запись в журнале должна быть заверена подписью инструктируемого и лица, проводившего инструктаж.

Журнал регистрации первичного (повторного, внепланового, целевого) инструктажа на рабочем месте

В Журнал вносятся сведения о работниках, прошедших инструктаж, который должен организовать непосредственный руководитель работ. Инструктаж должен быть завершен устным опросом с целью проверки знаний и приобретенных навыков безопасных методов ведения работ. По результатам в журнале делается отметка о допуске к самостоятельной работе.

Журнал учета инструкций по охране труда на предприятии

Ведение журналов по охране труда, в которых регистрируются инструкции, должно быть поручено соответствующей службе или специалисту, отвечающему за этот вопрос в организации. Для удобства рекомендуется каждой инструкции по охране труда присваивать уникальный номер, а в наименовании указывать, для какой службы этот документ разработан. Образец журнала по охране труда предложен в Методических рекомендациях, утвержденных Постановлением Минтруда РФ №80 от 17.12.2002 г. На нашем сайте вы можете, зарегистрировавшись, скачать журнал по охране труда бесплатно.

Журнал учета выдачи инструкций работникам

Комплект инструкций по охране труда, действующих для каждого подразделения организации, должен храниться у руководителя данного подразделения. В этом журнале регистрируются инструкции, выданные на руки работникам для изучения. Образец журнала по охране труда предложен в Методических рекомендациях, утвержденных Постановлением Минтруда РФ № 80 от 17.12.2002 года .

Журнал учета присвоения группы I по электробезопасности неэлектротехническому персоналу

К этой группе персонала относятся все работники, не занятые техническим обслуживанием электроустановок, но так или иначе использующие их во время работы. Тем из них, кто подвержен опасности поражения электрическим током, необходимо присвоить I группу по электробезопасности после проведения соответствующего инструктажа и устной проверки полученных знаний. Результаты проверки фиксируются в данном журнале. Заполнение журналов по охране труда с результатами инструктажа должно быть поручено ответственному работнику, имеющему III группу по электробезопасности.

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

Форма этого журнала по охране труда утверждена постановлением Минтруда России № 73 24.10.2002 г. Заполнение журналов по охране труда, регистрирующих произошедшие в организации несчастные случаи, производится по результатам проверки случившегося и поручается специалисту службы охраны труда.

Журнал учета проверки знаний правил и норм работы в электроустановках

Типовая форма этого документа установлена Приложением 6 к «Правилам при охране труда при эксплуатации электроустановок», утвержденными приказом № 328н Минтруда РФ 24.07.2013 года. В журнале фиксируются результаты проверок, которые проходят работники, являющиеся электротехническим или электротехнологическим персоналом.

Журнал регистрации вводного инструктажа по пожарной безопасности

Такой инструктаж должен в обязательном порядке проводиться со всеми сотрудниками, принимаемыми на работу. Ведение и заполнение журналов по охране труда, связанных с пожарной безопасностью, поручается лицу, отвечающему за состояние пожарной безопасности на предприятии или тому специалисту, на которого эта обязанность возложена приказом.

Журнал учета обучения по охране труда

С целью профилактики производственного травматизма все сотрудники, работающие на предприятии, периодически должны проходить инструктаж по охране труда. По его окончанию проводится проверка. В журнале ведется учет посещаемости, фиксируется объем полученных знаний и успеваемость сотрудников. Форма ведения этого документа произвольная.

Журнал учета первичных средств пожаротушения

В целях своевременного осмотра и проверки средств пожаротушения, поддержания их в работоспособном состоянии, ведется этот журнал по охране труда. Заполняет журнал уполномоченный работник службы охраны труда. Форма его заполнения – произвольная.

Журнал учета 1-й и 2-й ступеней контроля за состоянием условий труда

Контроль за состоянием условий и охраны труда в организации должен осуществляться постоянно. По его результатам заполняется трехступенчатый журнал по охране труда или же ведутся два отдельных журнала. В первом учитываются результаты проверок 1-го и 2-го уровня, во втором – 3-го уровня. Проверка по 1-му уровню осуществляется руководителем подразделения совместно с общественным инспектором по охране труда ежедневно. По 2-му уровню проверка с целью устранения выявленных недостатков проводится еженедельно. По 3-му уровню проводится ежемесячная оценка рабочих мест специально созданной комиссией по охране труда во главе с главным инженером предприятия.

Журнал учета проверяющих (проверок)

В соответствии с действующим законодательством, Журнал учета проверок обязаны вести и юридические лица, и частные предприниматели. Типовая форма его введена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 № 141. Этот документ содержит подробные сведения обо всех проводимых проверках по охране труда, выявленных нарушениях и выданных предписаниях.

Журнал учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям на работы повышенной опасности

К проведению таких работ допускаются только специалисты, имеющие соответствующий разряд и прошедшие специальный инструктаж и проверку. Унифицированная форма журнала учета таких работ утверждена приказом №328н Минтруда РФ от 24.07.2013 года. В случаях, когда основанием для проведения работ является заказ-наряд, в журнале заполняются все графы. Когда основанием является распоряжение, графу 2 следует оставлять пустой.

Журнал учета предрейсовых медосмотров водителей

Обязанностью руководителя предприятия является организация медосмотров водителей, отправляющихся в рейсы. Результаты этих медосмотров фиксируются в данном журнале. Его форма приведена в «Инструкции о предрейсовых медосмотрах водителей» и утверждена приказом № 555 Минздрава СССР от 29.11.1989 г.

Журнал учета, содержания и выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ)

Форма ведения этого журнала установлена «Инструкцией по применению и испытанию средств защиты, используемых в электроустановках», она утверждена приказом Минэнерго № 261 от 30.06.2003 года. На его титульном листе должно быть указано наименование предприятия, наименование службы или номер участка, дата начала и окончания заполнения журнала.

Оформление журналов по охране труда

Все журналы по охране труда являются юридическими документами, поэтому к их оформлению и ведению предъявляются особые требования. Перед тем, как в журнал будут вноситься записи, он должен быть прошнурован и пронумерован. Нумерация журнала по охране труда – сквозная, она должна начинаться с титульного листа. Кончики шнура, которым прошиты все страницы, должны быть выведены на последнюю страницу, поверх них следует наклеить полоску бумаги, на которой следует указать количество прошнурованных и пронумерованных страниц. Надпись заверяется подписью лица, прошнуровавшего журнал, а также печатью и подписью руководителя предприятия. Печать необходимо поставить таким образом, чтобы ее часть находилась на наклеенной полоске бумаги, а часть – на обороте последней страницы журнала.

Прием на работу: инструктаж по охране труда, оформление личной карточки и личного дела

Поэтапный алгоритм действий при приеме на работу был раскрыт в журнале «Я – специалист по кадрам» № 9, в том же номере в виде алгоритмов кадровых действий были описаны 2 первых этапа поэтапного алгоритма, а в журнале «Я – специалист по кадрам» № 10 следующие 3 этапа. В этом номере мы предлагаем вашему вниманию алгоритмы кадровых действий при проведении инструктажа по охране труда, оформлении личной карточки и личного дела работника.

При приеме на работу наниматель обязан провести вводный инструктаж по охране труда (п. 4 части первой ст. 54 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

Проведение инструктажа по охране труда

ЭТО ВАЖНО! С соответствующими документами по охране труда работник должен быть ознакомлен до подписания трудового договора.

От редакции:
Алгоритм кадровых действий при ознакомлении работника с положениями и инструкциями по охране труда и технике безопасности подробно описан в статье Н. Владыко «Прием на работу: оформление трудового договора, приказа и ознакомление с документами, действующими в организации» (см. «Я – специалист по кадрам», 2012, № 10, с. 44).

Для всех поступающих на работу лиц наниматель обязан проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ.

От редакции:
По характеру и времени проведения инструктаж по охране труда подразделяют:

– на вводный;
– первичный на рабочем месте;
– повторный;
– внеплановый;
– целевой (п. 45 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 28.11.2008 № 175 (далее – Инструкция № 175)).

В данной статье будут рассмотрены только вводный и первичный на рабочем месте инструктажи по охране труда, так как именно они должны быть организованы нанимателем для лиц, принимаемых на работу.

Первичный на рабочем месте инструктаж проводит непосредственный руководитель работ (начальник производства, цеха, участка, мастер, инструктор и другие должностные лица). Вводный инструктаж проводит инженер по охране труда или специалист организации, на которого возложены эти обязанности. Как правило, в организациях, не занимающихся производством, лицом, на которое возлагают такие обязанности, является специалист по кадрам, поэтому предлагаем вам алгоритм кадровых действий при проведении инструктажа по охране труда.

От редакции:
В микроорганизациях вводный инструктаж может проводить руководитель организации (часть вторая п. 47 Инструкции № 175).

Алгоритм кадровых действий при проведении инструктажа по охране труда

Шаг 1. Проведите вводный инструктаж по охране труда.

ЭТО ВАЖНО! Вводный инструктаж по охране (безопасности) труда проводят со всеми без исключения лицами, поступающими на работу (часть первая п. 46 Инструкции № 175).

Вводный инструктаж по охране труда проводят по разработанной на основе законодательства с учетом специфики деятельности организации программе, утвержденной нанимателем (часть первая п. 47 Инструкции № 175).

От редакции:
Учитывая последовательность норм, приведенных в ст. 54 ТК, вводный инструктаж по охране труда нужно проводить до заключения трудового договора. Однако, как правило, его проводят непосредственно в момент подписания трудового договора, т.е. после того как работник ознакомился с локальными нормативными правовыми актами, действующими у нанимателя, и подписал 2 экземпляра трудового договора, которые переданы на подпись руководителю организации, специалист по кадрам проводит с ним вводный инструктаж по охране труда.

Шаг 2. Внесите сведения о проведении вводного инструктажа по охране труда в соответствующий журнал.

О проведении вводного инструктажа делают запись в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда по форме согласно приложению 8 к Инструкции № 175 (далее – журнал регистрации № 8) (часть четвертая п. 47 Инструкции № 175).

Образец обложки журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

От редакции:
В микроорганизациях регистрацию вводного инструктажа, допускается осуществлять в журнале регистрации инструктажа по охране труда по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 175 (далее – журнал регистрации № 4) (часть четвертая п. 47 Инструкции № 175).

Шаг 3. Предложите работнику проставить в соответствующем журнале личную подпись, подтверждающую сведения о проведении с ним вводного инструктажа.

Сведения о проведении вводного инструктажа внесенные в журнал регистрации № 8, должны быть подтверждены подписью должностного лица, проводившего вводный инструктаж по охране труда, и лица, прошедшего его.

Образец выдержки из журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

Шаг 4. Проведите первичный инструктаж на рабочем месте.

Первичный инструктаж на рабочем месте проводят до начала самостоятельной работы с вновь принятыми работниками.

ЭТО ВАЖНО! Первичный инструктаж на рабочем месте проводится не для всех работников. Перечень профессий и должностей работников, освобождаемых от первичного инструктажа на рабочем месте, утверждает наниматель.

Образец обложки журнала регистрации инструктажа по охране труда смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Шаг 5. Внесите сведения о проведении первичного инструктажа на рабочем месте в соответствующий журнал.

О проведении первичного инструктажа на рабочем месте работников, не освобожденных от него, работник, проводивший инструктаж, делает запись в журнале регистрации № 4.

Шаг 6. Предложите работнику проставить в соответствующем журнале личную подпись, подтверждающую сведения о проведении с ним первичного инструктажа на рабочем месте.

Сведения о проведении первичного инструктажа на рабочем месте, внесенные в журнал регистрации № 4, подтверждаются подписью должностного лица, проводившего инструктаж по охране труда, и лица, прошедшего его, с расшифровкой подписей и с указанием даты проведения инструктажа.

Образец выдержки из журнала регистрации инструктажа по охране труда смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.

От редакции:
Инструктаж по охране труда должен быть завершен проверкой знаний устным опросом или с помощью технических средств обучения, а также проверкой приобретенных навыков безопасных методов и приемов работы лицом, проводившим инструктаж (п. 60 Инструкции № 175).

Оформление личной карточки работника

На всех работников, с которыми заключен трудовой договор, заполняют личную карточку.

ЭТО ВАЖНО! Личную карточку заполняет работник кадровой службы.

От редакции:
На практике заполнение личной карточки предоставляется лицу, поступающему на работу, что не совсем верно, поскольку данное лицо не знает, какие сведения и куда вносятся, и допущенная им ошибка или неточность может быть не замечена специалистом по кадрам, что в дальнейшем может привести к негативным последствиям.

Порядок кадровых действий при оформлении личной карточки работника будет следующим.

Алгоритм кадровых действий при оформлении личной карточки работника

Шаг 1. Заполните личную карточку работника.

Информацию в личную карточку вносит работник кадровой службы на основании подлинных документов, предъявленных работником при заключении трудового договора. Так, на основании документов заполняется разд. 1 «Общие сведения» личной карточки.

Образец раздела «Общие сведения» личной карточки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

Шаг 2. Предложите работнику подтвердить данные, внесенные в личную карточку, путем проставления его личной подписи.

После заполнения раздела «Общие сведения» личной карточки работника внесенные сведения удостоверяются личной подписью работника.

Шаг 3. Поместите личную карточку в специально отведенное для хранения место.

Личные карточки работников хранятся в отделе кадров отдельным массивом.

От редакции:
Личная карточка не входит в состав документов личного дела, поэтому ее ведут отдельно. Состав документов личного дела определен гл. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).

Как правило, для хранения личных карточек используют отдельные коробки, в которых карточки стоят по алфавиту для систематизации и облегчения поиска.

От редакции:
Поскольку срок архивного хранения личных карточек составляет 75 лет после увольнения работника (п. 217 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82), рекомендуем изготавливать их из плотной бумаги.

Оформление личного дела

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

ЭТО ВАЖНО! Ведение личных дел на всех работников не является обязательным для нанимателя, поэтому их оформление производят по его личному усмотрению, за исключением отдельных категорий работников, для которых ведение личного дела установлено нормативными правовыми актами.

От редакции:
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции № 2).

Первоначально в личное дело группируют документы, оформляющие процесс приема на работу. В состав документов личного дела, как правило, входят:

– внутренняя опись;
– дополнение к личному листку по учету кадров;
– личный листок по учету кадров;
– автобиография;
– копии документов работника;
– заявление о приеме на работу;
– копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

От редакции:
Помните, что при формировании личного дела документы в него включаются именно в приведенной выше последовательности (п. 6 Инструкции № 2).
Порядок кадровых действий при формировании личного дела будет следующий.

Алгоритм кадровых действий при формировании личного дела

Шаг 1. Подготовьте отдельную обложку для личного дела и оформите ее.

Образец обложки личного дела смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

От редакции:
Документы личного дела помещают в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4 к Инструкции № 2 (п. 18 Инструкции № 2). На обложке личного дела указывают заголовок личного дела (фамилию, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Шаг 2. Оформите внутреннюю опись документов личного дела и поместите ее в личное дело.

Внутреннюю опись оформляют при заведении личного дела и дополняют сведениями о поступивших в дело документах на протяжении всего периода работы.

Образец внутренней описи документов личного дела смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

От редакции:
Форма внутренней описи установлена приложением 1 к Инструкции № 2.

Она содержит сведения о наименованиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруют отдельно от листов личного дела.

Шаг 3. Предложите работнику заполнить бланк личного листка по учету кадров.

Бланк личного листка по учету кадров работник заполняет собственноручно в одном экземпляре без сокращений, помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов (часть вторая п. 11 Инструкции № 2).

От редакции:
Форма личного листка по учету кадров установлена приложением 2 к Инструкции № 2.

Шаг 4. Сверьте полноту и правильность сведений, указанных в листке по учету кадров, с записями в личных документах работника, затем предложите ему подписать его и поместите заполненный листок в личное дело.

Сотрудник кадровой службы, принимая от работника заполненный личный листок, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений, а также их соответствие предъявленным работником личным документам.

От редакции:
Личный листок по учету кадров подписывает составитель с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносят (часть пятая п. 11 Инструкции № 2).

Шаг 5. Оформите дополнение к личному листку по учету кадров и поместите его в личное дело перед личным листком по учету кадров.

Дополнение к личному листку по учету кадров заполняет специалист по кадрам после проверки правильности и полноты заполнения личного листка по учету кадров и помещает в дело первым документом после внутренней описи документов личного дела и перед личным листком по учету кадров.

Образец дополнения к личному листку по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

От редакции:
Форма дополнения к личному листку по учету кадров установлена приложением 3 к Инструкции № 2.
В дополнении к личному листку по учету кадров специалист по кадрам отражает данные о работе, а после и изменения, совершающиеся в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.

Шаг 6. Предоставьте работнику лист формата А4 для написания автобиографии, затем предложите ему подписать ее и поместите в личное дело вслед за личным листком по учету кадров.

В автобиографии работник кратко описывает в хронологической последовательности основные этапы своей жизни и деятельности.

Автобиографию работник составляет в произвольной форме, как правило, от руки, без исправлений и помарок.

В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, сведения о родителях, полученное образование, с какого времени началась трудовая деятельность, участие в общественной работе и выборных органах, отношение к воинской обязанности, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о составе семьи, домашний адрес и телефон.

От редакции:
После написания автобиографии работник подписывает ее с указанием даты составления.

Шаг 7. Сделайте и заверьте копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке работника, которые затем поместите в личное дело после автобиографии.

Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке работника, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке (п. 15 Инструкции № 2).

От редакции:
К документам об образовании, повышении квалификации, переподготовке, копии которых включают в личное дело, относят аттестат, диплом, свидетельство и т.д.

Шаг 8. После копий документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке работника поместите оригинал его заявления о приеме на работу.

От редакции:
Заявление о приеме на работу оформляют на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указывают: адресата (кому адресуется заявление), заявителя (автор), наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дату составления (п. 16 Инструкции № 2).

Шаг 9. Заверьте копию (выписку) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу и поместите в личное дело после заявления о приеме на работу.

От редакции:
Поскольку копии (выписки) соответствующих документов подлежат включению в личное дело работника, следует помнить, что:
– копия документа – это документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (ст. 3.1.29 Предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госкомитета по стандартизации РБ от 05.05.2010 № 19 «Об утверждении, введении в действие, изменении и отмене технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации» (далее – СТБ П 2059-2010));
– выписка из официального документа – это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке (ст. 3.1.31 СТБ П 2059-2010).
Таким образом, выписка, включаемая в личное дело, в любом случае должна быть заверена в установленном порядке.

Шаг 10. Зарегистрируйте личное дело и поместите его в специально отведенное место для хранения.

В целях учета и обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в журнале (книге) учета личных дел.

Образец выдержки из журнала (книги) учета личных дел смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

От редакции:
Форма журнала (книги) учета личных дел установлена приложением 5 к Инструкции № 2 (п. 20 Инструкции № 2).