Приказ об ответственном за ведение трудовых книжек образец

Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

30 Сен, 2016 г. - 15:38

29 Сен, 2016 г. - 17:31

30 Сен, 2016 г. - 14:06

О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

08 Сен, 2016 г. - 16:53

Правила ведения трудовых книжек в РФ (2016)

Делопроизводство

Трудовая книжка способна рассказать работодателю о положительных и отрицательных сторонах нового сотрудника. В ней фиксируются все причины увольнения, общий стаж и стаж на конкретной должности или месте работы.

Для сотрудника наличие трудовой подтверждает опыт работы, карьерный рост и возможные награждения, сделанные предыдущим работодателем. Трудовая книжка — это первый документ, на основании которой при наступлении определенных условий или возраста вам будет начисляться пенсия.

Какими нормативными актами регламентируется правила ведения и хранения трудовых книжек? Какая информация в ней указывается? Ответы на эти и другие вопросы дадим в статье.

Каждый официальный документ, который имеет действие, должен быть подкреплен нормативными актами.

• Трудовой кодекс. Им регламентировано оформление трудовой книжки и другие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. В Кодексе дается определение трудовой книжки, перечислены обязанности работодателя по хранению и заполнению.
• Кодекс об Административных Правонарушениях. Нормативный акт, который регулирует последствия при нарушении правовых норм касающихся трудовой книжки, установленных ТК РФ. Таким образом, оба документа представляют одно целое.
• Правительственное постановление «О трудовых книжках» содержит образец и форму трудового договора, вкладыша в трудовую книжку, правила заполнения и хранения.
• Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК». Инициатором документа является Минтруд. В документ четко определено с чего следует начинать заполнение, какую информацию вносить и как исправлять допущенные ошибки.

На сегодня работодатели имеют полное право принимать и заполнять трудовые книжки образца 1938, 1975 и 2003 годов.

Те, кто оформляется на работу с 1 января 2004г имеют право предоставить для заполнения ТК последнего образца. Книжки старого образца могут быть заменены на новые только при утере или оформлении дубликата .

Ознакомиться с основными документами можно тут:

Согласно законодательству, работодатель должен создать все условия по ведению и хранению трудовых книжек.

Приказом назначается сотрудник отдела кадров или бухгалтер по ведению трудовых книжек. Трудовые договоры. оформление приказов на сотрудников и ведение трудовых книжек должны оформлять сотрудники отдела кадров. В небольших организациях такой отдел отсутствует, и их обязанности возлагаются на главного бухгалтера.

Уполномоченный сотрудник отвечает в полной мере за правильность оформления и ведение трудовых книжек.

Все трудовые документы должны храниться в специальном сейфе у директора, бухгалтера или в отделе кадров.

На усмотрение руководителя возможно хранение в другом месте, не доступном для остальных сотрудников.

Отметим, что составление приказа об ответственном за заполнение трудовых книжек лица обязательно.

При первой проверке работы организации, инспектор имеет полное право истребовать приказ.

В случае отсутствия документа, гос.инспектор имеет право наложить административный штраф. Размер варьируется от 5 до 50 МРОТ.

В приказе о назначении ответственного лица должно быть указано:

• фамилия, имя, отчество сотрудника;
• должность;
• текст приказа: «возложить ответственность по заполнению…»;
• дата составления;
• подпись сотрудника и руководителя организации.

При первом оформлении на работу каждый человек должен предоставить в кадровый отдел или бухгалтерию чистую трудовую книжку.

Заполнение должно происходить в присутствии работника. Согласно законодательству, это должно происходить до 7 дней с момента заключения трудового договора.

Сведения, которые должны быть внесены в документ:

• Личные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество и дата рождения. Информация заносится на основании предоставленного паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
• Информация об образовании: высшее, среднее, средне-техническое. Информация заносится на основании диплома или аттестата об окончании образовательного учреждения.
• Информация о занимаемой должности: дата приема, название организации, куда принят сотрудник, должность, номер и дата приказа.

При переводе на другую должность, повышении квалификации, приеме или увольнении. награждении – все записи должны быть зафиксированы в трудовой книжке.

Каждая запись вносится не позднее 7 дней с момента издания приказа. При увольнении запись должна быть внесена в тот же день, а трудовая выдана на руки сотруднику.

При внесении новых данных в трудовую уполномоченное по заполнению лицо должно ознакомить сотрудника с информацией. Тот, в свою очередь, обязан расписаться в личной карточке.

• сроки прохождения военной службы или внутренних дел – на основании военного билета ;
• сроки обучения в целях повышения квалификации – на основании корочек, сертификата или иных документов подтверждающих обучение;
• восстановление непрерывного стажа работы, запись делается по последнему месту на основании соответствующего документа;
• о награждении гос.наградами, почетными грамотами и др.

Как составляется автобиография при приеме на работу? Ответ — тут .

Записи в трудовую книжку должны вноситься только на основании приказа.

Личная информация о сотруднике вносится согласно предоставляемым им документам. Запись делается не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

Отметим, в отличии от приказа, где могут быть указаны основания перевода, изменение оклада в связи с переводом на другую должность, испытательный срок. в трудовой книжке полностью переписывать информацию нельзя.

Вы указываете только причину записи (прием на работу. перевод, увольнение), дату приказа.

На основании приказа в трудовую книжку вносятся:

• прием на работу;
• перевод на другую должность;
• присвоение новой квалификации, тарифной сетки или разряда;
• награждение, поощрение;
• увольнение.

Независимо, в какой графе указывается дата, все записи производятся арабскими цифрами. Месяц и число указывается – двузначным числом, год – четырезначным.

Например, перевод сотрудника на другую должность 14 марта 2016 года. Дата будет написана: «14.03.2015».

Для оформления трудовой книжки, записи разрешается делать шариковой, гелевой, перьевой ручкой. Цвета чернил могут быть синими, фиолетовыми или черными.

Согласно законодательству государственный язык РФ – русский. Соответственно все записи в трудовой книжки делаются на нем.

Исключением может быть второй язык, который применяется на территории субъектов РФ. Сначала делается запись на русском языке, а затем на языке республики.

Заметим, что такое возможно лишь при нахождении организации-работодателя на территории этой республики. Например, в Московской области занесение дополнительной записи будет не допустимо.

Согласно законодательству, записи в трудовой книжке делаются максимально полно. Какое-либо сокращение слов запрещено.

Каждой записи в трудовой книжке присвоен свой порядковый номер. В первой строке будет сделана запись о приеме сотрудника на работу. Последующие данный вносятся по порядку под номерами 2, 3, 4 и т.д.

Нарушать нумерацию или начинать ее заново запрещено.

Как указывалось выше, каждая запись вносится в трудовую книжку на основании приказа. Она может быть занесена не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

Нужно ли писать заявление на выдачу трудовой книжки впервые? Смотрите здесь .

Где должны храниться трудовые книжки? Читайте тут .

Ошибки могут быть допущены при занесении личной информации сотрудника и сведений о трудовой деятельности.

Согласно законодательству, на титульном листе разрешается вносить изменения только в фамилии и в строке «образование». Неверная информация зачеркивается одной чертой и верная пишется над/под строкой. При этом на обложке изнутри указывается документ, на основании которого произведено исправление. Ставится дата, подпись сотрудника внесшего информацию и печать организации.

При обнаружении ошибок в информации, занесенной на предыдущих работах, их может исправить сотрудник на настоящем месте.

Пример внесения изменений в титул:

Исправления в трудовой деятельности:

• после неверной записи, ставится следующий номер;
• дата исправления;
• «запись за № недействительна»;
• заносится верная информация;
• приказ ставится, который был указан рядом с неверной записью.

При частой смене работы или переводах количество свободных строк в трудовой книжке может закончиться.

В этом случае используется вкладыш. Его оформление аналогично трудовой. Отдельно его использовать невозможно.

В ТК обязательно указание наличие вкладыша.

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, работодатель не имеет права скрывать от сотрудника.

По закону, он должен ознакомить сотрудника со всей информацией, вносимой в его документ.

После ознакомления, работник должен расписаться в полученной информации в личной карточке.

В 2006 году, введен закон, который обязал Индивидуальных работодателей делать записи в трудовых книжках своих сотрудников. Уравниваются права ИП с юридическими лицами.

Таким образом, прочитав статью, у вас не должно возникнуть вопросов при заполнении трудовой книжки.

Следует помнить, что при оформлении новой трудовой книжки вся личная информация вносится на основании документов. Записи о работе заполняются только на основании приказов.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

образец приказа "О назначении ответственного за ведение,
хранение, учет и выдачу трудовых книжек" и образец АКТа приема-передачи дел отдела кадров можно посмотреть здесь:
Трудовая книжка: что изменилось?
http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=3319

Андреева В.И. о вариантах назначения ответственного-

Свиток: Организационные вопросы. Назначение ответственного

Организационные вопросы. Назначение ответственного

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вклады­шей в них возлагается на работодателя. Таким образом, работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель) дол­жен организовать правильное и своевременное ведение трудовых кни­жек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудо­вых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Индивидуальные предприниматели, как правило, сами ведут трудовые книжки нанятых ими работников. В организациях и на предприятиях эту ра­боту поручают кому-либо из сотрудников: кадровикам - при наличии в ор­ганизации кадровой службы - или другим работникам - секретарям, бухгал­терам, менеджерам, если организация небольшая и не имеет отдела кадров. Работа с трудовыми книжками должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Следует подчерк­нуть, что издание такого приказа обязательно, несмотря на то, что обязаннос­ти по работе с трудовыми книжками всегда включаются в трудовой договор и в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ.
При наличии в организации кадровой службы обязанности по веде­нию трудовых книжек выполняет один или несколько работников этого подразделения (в зависимости от объема работы). При этом должна учитывать­ся необходимость замены работника, отвечающего за трудовые книжки, при его временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).
В связи с периодической сменой работников кадровой службы (уволь­нения, выход на пенсию), а также их нередким временным отсутствием (от­пуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.) пред­ставляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответс­твенного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в насто­ящий момент сотрудника, рациональнее ограничиться только названием должности. Иначе каждый раз при увольнении назначенного на эту работу специалиста придется переиздавать приказ с указанием нового работника; документ же, не содержащий конкретных фамилий, будет действовать мно­го лет, не требуя периодической замены.
Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой, согласовывается с заинте­ресованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате), так как относит­ся к приказам по основной деятельности (а не по личному составу). При из­дании приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек должны соблюдаться требования к бланкам и структуре текста распоряди­тельных документов по основной деятельности.
При первоначальном издании приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками следует довести его до сведения работ­ников, должности которых содержатся в тексте. На основании данного до­кумента обязанности по ведению трудовых книжек вносятся в содержа­ние заключаемых трудовых договоров и должностные инструкции работни­ков (со ссылкой на приказ). В связи с этим знакомить с названным приказом вновь принятых работников не требуется, тем более что по истечении трех лет после окончания текущего календарного года дело с приказами по ос­новной деятельности, как и другие дела с длительными (свыше 10 лет) и по­стоянными сроками хранения, подлежит передаче в архив организации.
В случае если в штатном расписании организации отсутствует кадро­вая служба или должность кадровика, в приказе о назначении ответствен­ного за работу с трудовыми книжками целесообразно указать, кто именно будет вести эту работу (должность, Ф.И.О.). Необходимость такой конкре­тизации вызвана тем, что для любого работника в данной ситуации работа с кадровой документацией (в т.ч. с трудовыми книжками) будет дополни­тельной («чужеродной»), не имеющей прямого отношения к его трудовой функции, и после увольнения этого работника новый претендент на долж­ность, возможно, не сможет вести кадровую документацию из-за отсутствия специальных знаний. В этом случае придется отменять ранее действовав­ший приказ и поручать работу с трудовыми книжками другому работнику.
При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, обяза­тельна процедура их приема-передачи, оформляемая соответствующим ак­том. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в ор­ганизации (у индивидуального предпринимателя) трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Какая форма приказа или распоряжения о назначении ответственного лица за ведение и хранение трудовых книжек должна быть в организации? html

Вопрос. Какая форма приказа или распоряжения о назначении ответственного лица за ведение и хранение трудовых книжек должна быть в организации?
Ответ.

В соответствии с пунктом 45 ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение и хранение трудовых книжек представлен ниже.

ОБРАЗЕЦ

Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка"

Приказ

от 22 октября 2012 г. N 125

О назначении уполномоченного лица,
ответственного за ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, приказываю:

1. Назначить с 22.10.2012 ответственным за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров В.В. Ромашкину.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Лютиков А.В. Лютиков

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Ромашкина В.В. Ромашкина 22.10.2012

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

(ИЗВЛЕЧЕНИЕ)

VII. Ответственность за соблюдениепорядка ведения трудовых книжек

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Трудовая книжка

Андреева Валентина Ивановна
Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия

добавлено: 16-12-2008
просмотров: 81187

Ведение трудовых книжек всегда регламентировалось специальными нормативными актами, как правило, содержавшими образцы запол­нения каждого раздела книжки. Несмотря на это, трудно назвать дру­гой кадровый документ, где встречалось бы столько ошибок в содержании и оформлении независимо от места его создания (в крупной ли государс­твенной организации или мелкой частной). Особенно много проблем при его заполнении возникает у начинающих кадровиков, не имеющих специаль­ного образования в области трудового права и управления персоналом.

Отчасти эти трудности связаны с довольно беглым изложением поряд­ка ведения трудовых книжек в действующих нормативных правовых актах: Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Пра­вительства РФ от 16.04.03 №225 «О трудовых книжках» (далее - Правила), и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Мин­труда России от 10.10.03 №69 (далее - Инструкция).

Кроме того, совершенно очевидно, что разнообразие реальных жиз­ненных ситуаций, возникающих при ведении трудовых книжек, не может быть учтено и регламентировано никакими подробными правилами и ин­струкциями. Поэтому специалистам кадровых служб необходимо понимать смысл и значение каждой вносимой в трудовую книжку записи и самостоя­тельно принимать правильные решения в нестандартных ситуациях, описа­ние которых отсутствует в Инструкции.

К основным проблемам ведения трудовых книжек относятся:

• наличие у работников трудовых книжек, оформленных не на бланках ус­тановленного образца или на бланках, которые уже не применяются;
• несоответствие личных данных работника в титульном листе трудовой книжки его данным в паспорте;
• наличие в трудовой книжке записи об увольнении работника, не удос­товеренной оттиском печати работодателя, и др.

Однако и более простые вопросы, связанные с ведением трудовых кни­жек (приобретение бланков, назначение ответственного за работу с книжка­ми, исправление ошибочных записей и т.п.), ответы на которые можно найти в нормативных актах, далеко не всегда решаются правильно.
Весь объем работ по ведению трудовых книжек можно разделить на две части: однократное (разовое) решение организационных вопросов, связанных с данными документами, и повседневная (постоянная) работа по их заполнению.

Организационные вопросы работы с трудовыми книжками включают:

• назначение лица, ответственного за эту функцию;
• приобретение работодателем бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
• ведение работодателем учета данных бланков;
• установление порядка передачи бланков из бухгалтерии лицу, ответ­ственному за работу с трудовыми книжками.

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вклады­шей в них возлагается на работодателя. Таким образом, работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель) дол­жен организовать правильное и своевременное ведение трудовых кни­жек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудо­вых книжек несет специально уполномоченное лицо. назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Индивидуальные предприниматели, как правило, сами ведут трудовые книжки нанятых ими работников. В организациях и на предприятиях эту ра­боту поручают кому-либо из сотрудников: кадровикам - при наличии в ор­ганизации кадровой службы - или другим работникам - секретарям, бухгал­терам, менеджерам, если организация небольшая и не имеет отдела кадров. Работа с трудовыми книжками должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Следует подчерк­нуть, что издание такого приказа обязательно, несмотря на то, что обязаннос­ти по работе с трудовыми книжками всегда включаются в трудовой договор и в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ.

При наличии в организации кадровой службы обязанности по веде­нию трудовых книжек выполняет один или несколько работников этого подразделения (в зависимости от объема работы). При этом должна учитывать­ся необходимость замены работника, отвечающего за трудовые книжки, при его временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).
В связи с периодической сменой работников кадровой службы (уволь­нения, выход на пенсию), а также их нередким временным отсутствием (от­пуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.) пред­ставляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответс­твенного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в насто­ящий момент сотрудника, рациональнее ограничиться только названием должности. Иначе каждый раз при увольнении назначенного на эту работу специалиста придется переиздавать приказ с указанием нового работника; документ же, не содержащий конкретных фамилий, будет действовать мно­го лет, не требуя периодической замены.
Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой, согласовывается с заинте­ресованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате), так как относит­ся к приказам по основной деятельности (а не по личному составу). При из­дании приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек должны соблюдаться требования к бланкам и структуре текста распоряди­тельных документов по основной деятельности (приложение1 ).

При первоначальном издании приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками следует довести его до сведения работ­ников, должности которых содержатся в тексте. На основании данного до­кумента обязанности по ведению трудовых книжек вносятся в содержа­ние заключаемых трудовых договоров и должностные инструкции работни­ков (со ссылкой на приказ). В связи с этим знакомить с названным приказом вновь принятых работников не требуется, тем более что по истечении трех лет после окончания текущего календарного года дело с приказами по ос­новной деятельности, как и другие дела с длительными (свыше 10 лет) и по­стоянными сроками хранения, подлежит передаче в архив организации.

В случае если в штатном расписании организации отсутствует кадро­вая служба или должность кадровика, в приказе о назначении ответствен­ного за работу с трудовыми книжками целесообразно указать, кто именно будет вести эту работу (должность, Ф.И.О.). Необходимость такой конкре­тизации вызвана тем, что для любого работника в данной ситуации работа с кадровой документацией (в т.ч. с трудовыми книжками) будет дополни­тельной («чужеродной»), не имеющей прямого отношения к его трудовой функции, и после увольнения этого работника новый претендент на долж­ность, возможно, не сможет вести кадровую документацию из-за отсутствия специальных знаний. В этом случае придется отменять ранее действовав­ший приказ и поручать работу с трудовыми книжками другому работнику (приложение 2 ).

При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, обяза­тельна процедура их приема-передачи, оформляемая соответствующим ак­том. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в ор­ганизации (у индивидуального предпринимателя) трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников (приложение 3 ).

Приступая к работе с трудовыми книжками, ответственный за их ведение должен, прежде всего, проверить, как выполняется требование п. 44 Правил о наличии необходимого количества бланков трудовой книжки и вклады­шей в нее. Это требование обусловлено тем, что при оформлении трудовой книжки впервые Правила предусматривают использование только тех блан­ков, которые приобретены работодателем в установленном порядке и оприходованы соответствующим образом. В практике нередки случаи, когда впервые поступающий на работу сам приобретает бланк трудовой книжки и приносит его работодателю. Необходимо подчеркнуть, что использование такого бланка недопустимо, так как существует официальный порядок обес­печения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

Порядок, утв. приказом Минфина России от 22.12.03 № 117н «О трудовых книжках», предусматривает, что работодатели приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей в них у юридических лиц и индивидуальных предпри­нимателей (распространителей) на платной основе на основании договора, заключенного с распространителем или изготовителем - Объединением го­сударственных предприятий и организаций по производству государствен­ных знаков (Объединением ГОЗНАК Минфина России). Доставка работодате­лям бланков трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо самим работода­телем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Следует обратить внимание: приобретенные бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся не у работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, а в бухгалтерии, где сведения о бланках вно­сятся в приходно-расходную книгу по их учету (п. 41 Правил). Приходно-расходная книга имеет установленную форму, содержащуюся в приложе­нии к Инструкции по заполнению трудовых книжек. В книгу вносятся сведе­ния обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков, с указанием серии и номера каждого бланка (приложение 4 ).

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности, поэтому Правилами (п. 42) определен порядок их вы­дачи и предусмотрена отчетность о расходовании. Бланки выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Форма заявки устанавливается самим работодателем (приложение5 ).
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков тру­довой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы (п. 42 Правил). Форма отчета устанавливается самим работодателем (приложение 6 ).

Взимаемая с работника плата за выданную трудовую книжку или вкла­дыш (п. 47 Правил) определяется размером расходов на их приобретение. Исключением из этого правила являются три случая, предусмотренные пп. 34 и 48 Правил:

• массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в ре­зультате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и др.);
• неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вклады­ша в нее;
• порча трудовых книжек или вкладышей в них не по вине работника.

В названных случаях стоимость утраченного или испорченного блан­ка оплачивается работодателем. Иногда работодатели сами отказывают­ся от получения с работников сумм стоимости бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Хотя такой порядок работы с трудовыми книжками и не предусмотрен Правилами, его можно признать не противоречащим за­конодательству и закрепить в соответствующем локальном нормативном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Обратите внимание!
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся в бухгалтерии

Оформленные работодателем трудовые книжки и вкладыши в них, а так­же трудовые книжки, предъявленные работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, установленная форма которой содержится в приложе­нии к Инструкции (приложение 7 ).
Напомним, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в приход­но-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерии, что легко может быть проверено при сравнении серий и но­меров бланков, значащихся в обеих книгах. В названной книге одновремен­но регистрируются и трудовые книжки, и вкладыши к ним.

Еслипредъявленнаяработникомприприеменаработутрудо­ваякнижкаужесодержитвкладыш, тонужнолиегорегистрировать самостоятельнойстрокойвкниге?
Полагаем, что регистрировать вкладыш не следует, однако во избе­жание его случайной утраты, по нашему мнению, можно внести сведения о вкладыше в ту же строку, где зарегистрирована трудовая книжка работни­ка. Самостоятельная запись о вкладыше в трудовую книжку вносится в регистрационную книгу в том случае, когда вкладыш оформлен данным ра­ботодателем. При этом одновременно с регистрацией вкладыша целесооб­разно сделать соответствующую отметку в строке, где ранее была зарегис­трирована сама трудовая книжка. Это поможет при увольнении работника не забыть о том, что в данной ситуации он должен расписаться за получе­ние не только трудовой книжки, но и вкладыша.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (а не лица, ответственного за ведение тру­довых книжек) и скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил). Важно подчеркнуть, что, несмотря на определенные техни­ческие трудности этого требования Правил, недопустимо его игнориро­вать. Соблюдение этого требования контролируется трудовой инспекцией.

Обратите внимание!
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходную книгу по учету бланков необходимо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и скрепить сургучной печатью или опломбировать.

Приложение 1 Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Приложение 2 Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Приложение 3 Пример оформления акта приема-передачи кадровой документации

Приложение 4 Пример оформления приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приложение 5 Пример оформления заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приложение 6 Пример оформления отчета о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приложение 7 Пример оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Справочник Кадровика №10 2008 с.71-82