Деловые письма

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.

Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку — они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.

Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).

Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отношений между корреспондентами и тоже относятся к документам.

Являясь официальными сообщениями, деловые письма не исключают параллельного устного сообщения на ту же тему, так как при устном сообщении о важном для деловых отношений событии часто остается необходимость письменного извещения (например о согласии принять условия сделки).

По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа:

• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)

и не требующие обязательного ответа:

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций), а обычные — в один адрес.

По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, телетайпную и телеграфную связь. При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:

на причину обращения:

По причине задержки оплаты.

В связи с неполучением счета-фактуры.

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.

Ввиду задержки получения груза.

Вследствие изменения цен на энергоносители.

Учитывая, что производственные показатели снизились.

Учитывая социальную значимость объекта.

При данных обстоятельствах.

Ссылаясь на Ваше письмо от.

В соответствии с достигнутой договоренностью.

Ссылаясь на Ваш запрос от.

Ссылаясь на устную договоренность.

В соответствии с нашей договоренностью.

На основании распоряжения о.

Согласно постановлению правительства.

Согласно протоколу о взаимных поставках.

В целях скорейшего решения вопроса.

В целях выполнения распоряжения.

Для согласования спорных вопросов.

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ.

В целях безопасности прохождения груза.

В ответ на Ваш запрос.

Во избежание конфликтных ситуаций.

С целью ознакомления с. высылаем Вам.

К ним же относятся этикетные фразы:

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса).

Примите наши поздравления.

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:

Прошу прислать образцы товаров и прайс-листы.

Просим рассмотреть наше предложение.

Просим подтвердить получение груза.

Предлагаем в счет взаимных поставок на. год.

На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем.

Направляем вам протокол согласований.

Подтверждаем получение партии ТНП.

Поскольку регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, задачей составителя письма является их адекватное, уместное использование.

"Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом"*, — пишет один из крупнейших документалистов Петр Васильевич Веселов.

Такие фразы-клише можно найти в справочной литературе*. Однако процесс составления регламентированных писем нельзя все же считать только механическим соединением стандартных конструкций. Стандартные конструкции облегчают составление текста делового письма отправителем, не исключая достаточно высокого уровня лингвистической подготовки составителя и творческого поиска с его стороны.

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку* и обязательный элемент делового письма — речевое действие.

С помощью речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы-перформативы (от слова to perform -- действовать) являются в деловых письмах социально значимыми действиями, Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом.

К таким речевым актам относятся:

1) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;

2) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;

3) подтверждения: подтверждаем;

4) заявления: заявляем, объявляем;

5) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой',

6) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

7) напоминания: напоминаем;

8) предложения: предлагаем.

Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы* употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции.

Особенностью языка этого вида корреспонденции является сочетание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия — с другой.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла.

Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств.

Этикет делового письма — это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма. Подробнее об этом будет сказано в главе V книги.

В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять — пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера.

Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

«Русский языки культура речи». под редакцией профессора В. И. Максимова.Деловая беседа. Деловое совещание. Телефонный разговор. § 1. Особенности служебно-деловогообщения в русском языке.

Русский языки культура речи. Официально-деловой стиль.Деловоеобщение. Правила ведения бесед и совещаний. Анализ структуры деловогообщения менеджера и его динамики.

-Я и сам был не слишком прав. и т.д. Официально-деловоеобщение не допускает реплик-реакций с оттенком сниженности: Да ладно!Поэтому для достижения взаимопонимания необходимо понимание языка жестов и мимики – «немого языка » общения.

Русский языки культура речи. § 1. Особенности служебно-деловогообщения в русском языке .Деловоеобщение. Правила ведения бесед и совещаний. Анализ структуры деловогообщения менеджера и его динамики.

Русский языки культура речи. § 2. Деловая беседа.Деловоеобщение. Правила ведения бесед и совещаний. Анализ структуры деловогообщения менеджера и его динамики.

Русский языки культура речи. Оценка результатов деловой коммуникации.Оценка результатов деловогообщения в этом случае может носить характер индивидуального исследования или тестирования заинтересованных лиц.

Русский языки культура речи. Требования к речевой коммуникации в деловой среде. Принципы жизнедеятельности любой организации предопределяют особенности служебно-деловогообщения и во многом объясняют характер требований к речевой коммуникации в.

Языки стиль служебных документов. Стиль — это особенность языка. проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения .Поэтому языкуделовых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.

Русский языки культура речи. Особенности телефонной коммуникации.Деловоеобщение. Правила ведения бесед и совещаний. Анализ структуры деловогообщения менеджера и его динамики.

Русский языки культура речи. Анализ типичных ситуаций деловой коммуникации.Этот перечень можно использовать для анализа любой ситуации деловогообщения. дополнив следующими вопросами

Виды деловых писем

Принято выделять следующие виды деловых писем .

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
• письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

• благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
• письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
• письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов. материальных ценностей и т.п.

• письма-ответы – ответы на инициативные письма;
• инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;
• письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
• письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

• циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
• обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

• одноаспектные – рассматривают один вопрос;
• многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

• регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;
• нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

• конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;
• электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;
• факсовые – отправленные по факсу

По определенному образцу составляются письма

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, фирмы с внешним миром. Посредством писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии.
Несмотря на наличие современных форм связи (телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т. д.), объем переписки даже в небольшой организации весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. Как показывает анализ современной деловой переписки, у многих управленческих работников отсутствуют навыки составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.
Процесс унификации делового письма сегодня активно идет во многих странах. Например, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Особенно сильна тенденция к унификации деловой переписки в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности организаций, фирм, учреждений, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно неоправданно.
Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные классификационные признаки.
По тематическому признаку проводится в достаточной мере условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции, предоставления услуг, снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся:
• письма-запросы;
• письма-предложения (оферта);
• письма-рекламации.
Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов - от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.
Правовой статус деловой корреспонденции объясняется тем обстоятельством, что деловое письмо - это всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.
По функциональному признаку деловые письма делятся на:
• письма, требующие письма-ответа;
• письма, не требующие письма-ответа.
Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Кроме этого обязательного ответа требуют просьбы, письма-обращения.
Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма- предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных организаций, филиалов.
По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением, электронную деловую корреспонденцию, факсовые отправления. При этом электронная почта и телефакс используются для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое значение, - договоры, предложения (оферта), рекламация и т. д. - высылаются обычными почтовыми отправлениями.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).
Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.). Такие письма решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных синтаксических конструкций.
Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста. Было бы неверно полагать, что язык нерег- ламентированного письма не содержит элементов стандартизации. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов, носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано прежде всего с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.
По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. То есть такое письмо содержит однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т. д.
Таким образом, сложность предмета отражается во множестве подходов к его изучению и во множестве классификационных подходов.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превышает семи строк, то используют формат А5.
Текст письма строится по следующей схеме:
- приветствие;
- начальная часть (обоснование обращения, в котором указывается причина составления данного письма);
- основная часть, содержащая новую для адресата информацию;
- детализирующая часть (если требуется привести цифры, факты, ссылки);
- заключительная часть (обычно комплиментарная, в которой выражаются пожелания адресату или интерес адресанта в поддержании контакта с адресатом);
- подпись.
Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
К тексту письма предъявляются определенные требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и написания писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах, как правило, не допускаются рассуждения, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма.
Тон письма должен быть нейтральным. Не допускается проявлять в письмах ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации или должностного лица, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо, но вежливо.
Общие рекомендации по составлению текста служебных писем:
- избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости (не стоит употреблять выражения - «не откажите в любезности», «с глубоким почтением»; рекомендуется употреблять - «обращаемся к Вам», «желательно было бы ознакомиться. »);
- уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т. д. можно выразить деепричастными оборотами («тщательно рассмотрев Ваше предложение», «внимательно изучив Ваши замечания»);
- нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений («учитывая высказанные замечания. »; «рассмотрев предложенный вариант. »);
- убедительность тона достигается путем использования языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний («оплата гарантируется»; «в соответствии с предварительной договоренностью»; «в связи с проведением совместных работ. »);
- в письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины («фирма не может обеспечить. »; «институт не считает возможным. »; «издательство не планирует. »).
С образцами письма-приглашения и письма-благодарности можно ознакомиться в приложении 9 и 10 соответственно.

Контрольные вопросы и задания

1. Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.
2. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.
3. Укажите виды информационно-справочных документов. В чем отличие информационно-справочных документов от организационнораспорядительных?
4. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?
5. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок?
6. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?
7. Каковы особенности составления и оформления телефонограмм?
8. Каковы разновидности служебных писем?
9. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению деловых писем?

1. В данной теме рассказывалось о видах организационнораспорядительной и информационно-справочной документации.
Разбейтесь на группы. Каждая из групп моделирует 3-4 ситуации, требующие управленческого решения, представляет их другой группе. В зависимости от представленной ситуации необходимо выбрать вид документа и составить его проект.
Обоснуйте, почему именно этот вид документа (приказ, распоряжение, докладная записка или др.) будет соответствовать представленной ситуации.
2. Основываясь на знаниях о специфике деловых писем, которые Вы получили из данной темы, составьте проекты:
- письма-предложения;
- письма-рекламации;
- письма-благодарности.
Какие отличия или сходства Вы видите в данных письмах? Какие выводы можно сделать?

По определенному образцу составляются письма

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.

При подготовке писем используется специальный бланк для письма, оформляемый в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004. Чистые листы бумаги используются только при подготовке совместных писем, исходящих от двух и более организаций.

Согласно СТБ 6.38-2004 без заголовка допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).

Заголовок письма формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?».

Важнейшим реквизитом, который всегда присутствует в письмах, является реквизит «адресат ». Его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).

Датой письма является дата его подписания.

Основным информационным элементом любого документа, в т.ч. письма, является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях - до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.

Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»).

Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ: 23.12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается использовать в письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.

Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Текст письма, состоящего из 2 смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение - просьбу, отказ, предложение и т.п. К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу.

Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.

В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.

Заключение - это итог рассмотрения темы или предмета письма. В заключении излагаются выводы, предложения, просьбы и т.п.

В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью - опровержением. Опровержение используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, примеров.

Исходящие письма подлежат визированию на общих основаниях. Визы в исходящих документах оформляются на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).

Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.

Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а отпуск заверяется службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Для придания письму юридической силы в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств.

Принято выделять следующие виды деловых писем .

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2.Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

п исьмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

Письма-ответы – ответы на инициативные письма.Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).

Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

Одноаспектные – рассматривают один вопрос.

Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.

Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.

Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.

Факсовые – отправленные по факсу.