образец реестр отправленной корреспонденции

Другие статьи

Реестр отправки корреспонденции - образец РБ 2016

Реестр отправки корреспонденции Приложения к документу: Какие документы есть еще: Что еще скачать по теме «Банк»:

Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
Как грамотно составить договор займа
Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
Правила составления и заключения договора аренды
Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 28 сентября 2016

Внесены корректировки в

Договоры по тегам

Советы работнику офиса

Плохие привычки, которые способны стать хорошими

Почему вы не любите свою работу?

Как составить реестр писем

Как составить реестр писем

Создайте преамбулу документа. Эта часть реестра должна содержать данные об отправителе, то есть название вашего предприятия, его организационно-правовую форму в сокращенном виде, фамилию, имя и отчество руководителя компании, в которой вы трудитесь. Кроме того, укажите дату составления документа.

Переходите к заполнению основной части документа, которая состоит из таблицы. Табличная часть должна содержать следующие столбцы: порядковый номер записи, кому, почтовый индекс, письмо/уведомление, отметка почты. Первый столбец заполняется элементарно: просто проставьте сквозную нумерацию всех записей в таблице. Последний номер должен совпадать с количеством писем, которые вы отправляете. Во второй графе вы будете записывать данные адресатов вашего предприятия: названия юридических лиц или фамилии, имена и отчества физических лиц. Обязательно заполните третий столбец. Для этого предварительно узнайте не только адрес того, кому следует отправить корреспонденцию, но и его почтовый индекс. Без указания индекса почтовое отделение имеет право не принять письмо. Заполняя следующий столбец, укажите вид корреспонденции, которую вы хотите отправить. Последнюю графу вам заполнять не нужно. Здесь должен поставить отметку сотрудник почтового отделения, принимающий от вас письма.

Проверьте правильность составления реестра и передайте его работнику почты. Теперь он должен проверить корректность данных, вписанных в документ, и сделать соответствующие отметки. Кроме вашего реестра, возьмите документы, составленные сотрудниками почтового отделения согласно внутренним стандартам почты. Этот документ не будет лишним для вашего личного учета движения корреспонденции. Приложите квитанцию к реестру и подшейте в специальную папку, в которой учитываются исходящие письма.

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции - Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле - Портал о документах

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения об исходящих документах. отправляемых корреспондентам из организации.

Правила заполнения журнала регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).

Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2012).

Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер документа – это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2 (см. Приложение). Например, исх. №165.

Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.

Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3 (см. Приложение).

Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, куда был направлен документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).

Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается вначале текса исходящего документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Заголовок или краткое содержание пишется в журнале в графе 5 (см. Приложение). Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ.

В графе 6 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз. только в адрес. Если не хватает в документе или в приложении какого- либо листа, уточняется у исполнителя и возвращается на доработку.

В графе 7 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров. Например:
Директору ООО «Ромашка» И.И.Иванову – 1 экз.
Директору ЗАО «Ритм» И.А.Петрову – 2 экз.
Заместителю директора ОАО НПО «КАМАЗ» – 3 экз.
На каждом документе ставится исходящий номер документа и соответствующий экземпляр.

В графе 8 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа.

В графе журнала 9 примечание можно указать, например, каким образом направлен документ (Почтой России, срочной экспресс-почтой, курьером или нарочным и т.п.). Можно отметить, если письмо направлялось заказным с уведомлением о вручении, когда было получено уведомление и число вручения корреспонденту. Полученное уведомление о вручении письма адресату, необходимо отдать исполнителю документа, чтобы тот подшил его в дело к копии отправленного письма.

Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверт. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направленные разными структурными подразделениями в один адрес, допускается вкладывать в один конверт.

Вопрос по обязательному ведению реестра отправки писем

Вопрос по обязательному ведению реестра отправки писем

Ата Мастер (1953), на голосовании 4 года назад

Подскажите, обязано ли юридическое лицо (ОАО) отправлять письма только через реестр или возможно через внутренний журнал отправки корреспонденции и простой отправкой через почтовый ящик. Спасибо заранее всех кто ответит!

Голосование за лучший ответ

Юлия Просветленный (26984) 4 года назад

Наверное, всё зависит от ценности данных отправлений

ПринципиальныйПорядочный Человек *** Гуру (2986) 4 года назад

Юридическое лицо не обязано отправлять письма ни по реестру, ни без такового. Такая обязанность на него ничем не возложена.
Вместе с тем, вероятно, речь идет о существующих внутренних почтовых правилах, утвержденных ФГУП "Почта России", согласно которым к отправке заказные письма в количестве более 10 принимаются только по реестру установленной формы.
Простые письма (не заказные) бросаются в ящик, поэтому никаких реестров составлять не нужно. Вместе с тем, если необходимо документально подтвердить факт отправки, то письма следует отправлять именно заказными почтовыми отправлениями.
Также существовала негласная практика: если нужно подтвердить факт отправки простого письма - то можно составить реестр к простым письмам и просить тётеньку из отдела доставки ставить календарный штемпель на такой реестр - типа это подтверждение отправки. Но это ничем не предусмотрено и такая практика существует только на основе хороших отношений с тётенькой из отдела доставки.
Что касается внутреннего журнала исходящих документов - то обязанность их ведения тоже ничем не предусмотрена. Вместе с тем, для порядка и для себя же любая уважающая себя ООО "Ромашка" ведет такой журнал.

Реестр отправленной корреспонденции образец - делимся нужным

Инструкция доу - система документооборота escom bpm

А некие организации, где большой объем корреспонденции, получают нужные весы в собственность и заполняют реестры в электрическом виде стопроцентно, взвешивая письма на работе. Также вы можете безвозмездно скачать, заказное письмо с извещением о вручении. Подскажите, пожалуйста, правильна ли такая схема оригиналы квитанций отправленных заказными писем и реестр, где считается. Если они вам назовут хоть номер формы либо приказа и дату утверждения его и кем утвержден, то не поленитесь вывалить нам эту инфу.

Если эти компании самостоятельные, имеют различные наименования, со своими руководителями, то регистрация документов должна вестись без помощи других в каждой компании. Помню, что ранее (года 2 вспять) реестры заказных писем можно было составлять в случайном порядке, но с наличием неких неотклонимых граф.

Реестр заказных писем образец блог кокосинки

Регистрационный номер документа это порядковый номер документа в границах календарного года и заносится в графу 2 (см. Могут являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи. рф и подписью почтового работника на номерной форме.

Бланк реестра для отправки заказных писем

От того, как конкретно будут учтены условия отношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязанностей, им предусмотренных. главные положения о порядке регистрации документов закрепить в аннотации по делопроизводству. Применение данной формы не непременно, так как она не включена в список первичных учетных документов, утвержденный постановлением совета министров республики беларусь от 24. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности денек, месяц, год (09. Бланк реестра отправленной корреспонденции для заказных же писем, если их более. Вид и категория рпо заказное письмо с обычным извещением о вручении отправитель ооо варна наименование и индекс места приема чебоксары, опс 428000 всего рпо 7. На заказные (коих у вас 8) нужен реестр. Бланк реестра отправленной корреспонденции для заказных же писем, если их более 4, на такие отправления также даются квитанции. список 001 внутренних почтовых отправлений от г.

Отправка почтовой корреспонденции через подотчетное лицо

Отправка почтовой корреспонденции через подотчетное лицо Вопрос

К ак правильно, в соответствии с законодательством в бюджетной организации, провести расходы, связанные с отправкой почтовой корреспонденции. В 2013 году подотчетное лицо расходовало деньги, потом ему возмещали расходы. Как в 2014 году оформлять

Ответ

Приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо по сравнению с прошлым годом не изменилось.

Наиболее правильно выдавать подотчетному лицу аванс на оплату услуг почтовой связи, для этого сотрудник должен написать заявление.

К авансовому отчету сотрудник должен приложить оправдательные документы (кассовый чек, товарный чек и т.д.), а также реестр отправленной корреспонденции. Унифицированная форма для такого документа не предусмотрена, поэтому учреждение вправе разработать его самостоятельно и прописать его форму в учетной политике (с указанием обязательных реквизитов первичного документа).

В частных разъяснениях специалисты Минэкономразвития РФ считают, что закупки за наличный расчет через подотчетных лиц должны учитываться при планировании закупок у единственного поставщика (до 100 тысяч рублей). Следовательно, данные закупки следует обосновать в документально оформленном отчете. Каких-либо требований или правил к форме и порядку составления этого документа в настоящее время не утверждено. Поэтому оформляйте данное обоснование документом в произвольной форме.

Закупка у единственного поставщика может быть обоснована в основном срочностью закупки.

Письменная форма договора при закупке товаров, работ, услуг в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ за наличный расчет считается соблюденной при наличии документа, подтверждающего факт оплаты товаров, работ, услуг с указанием цены и документами, подтверждающего факт получения соответствующего товара, выполнения работ, оказания услуг. Обычно, это товарный и кассовый чек.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных. казенных и автономных учреждений

1. Рекомендация:Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Доверенность

В государственных и муниципальных учреждениях

Чтобы при приобретении товаров или услуг сотрудник мог действовать от имени организации, выдайте ему доверенность. Ее можно выписать по форме № М-2 или № М-2а (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а ).

Получение наличных

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П ).

Отчет по подотчетным суммам

В государственных (муниципальных) учреждениях

В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П ). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504049 ) (Методические указания. утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н ).*

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику.

Проверьте авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.*

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.*

Утверждение авансового отчета

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).

В государственных и муниципальных учреждениях

Пример оформления авансового отчета сотрудника государственного (муниципального) учреждения

29 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для учреждения.

1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в учреждение. В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы – 420 руб. (2000 руб. – 1580 руб.).

Бухгалтер Зайцева выдала Ивановой расписку о том, что отчет принят к проверке.

В этот же день руководитель учреждения утвердил авансовый отчет Ивановой.

В государственных (муниципальных) учреждениях

Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен Методическими указаниями. утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н .

действительный государственный советник РФ 3-го класса

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

2. Статья: Марки и почтовые конверты: нюансы отражения на счетах

После того как марки и маркированные конверты использованы, подотчетным лицом составляется авансовый отчет. К нему должен быть приложен реестр отправленной корреспонденции, форму которого целесообразно определить в учетной политике учреждения.*

А.А. Алехин, эксперт по бюджетному учету и налогообложению

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В КАЗЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ» № 7, ИЮЛЬ 2013

3. Рекомендация: Как проводить закупки товаров (работ, услуг) Планирование закупок

Для проведения закупок заказчик должен предварительно составить и разместить план-график на очередной финансовый год.*

Внимание: планы-графики на 2014 и 2015 годы размещайте по правилам, действовавшим до вступления в силу закона о контрактной системе, с учетом особенностей, установленных на переходный период (ч. 2 ст. 112 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ ). По новым правилам, кроме плана-графика закупок, нужно будет составлять отдельный план закупок.

План закупок заказчики должны будут составлять в 2015 году при планировании на 2016 год. Планы закупок будут формироваться на срок действия закона о бюджете на очередной финансовый год и плановый период.

Однако Правительство РФ имеет право ввести планирование закупок для федеральных нужд по новым правилам и до 1 января 2016 года. При условии создания региональных и муниципальных информационных систем в сфере закупок получают такое право и региональные органы власти и местного самоуправления (ч. 24 ст. 112 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ ).

Новый порядок формирования, утверждения и ведения плана-графика и плана закупок для федеральных нужд будет установлен Правительством РФ (ст. 17 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ ).

На региональном и местном уровнях порядок формирования, утверждения и ведения планов закупок и планов-графиков должен вводиться с учетом требований Правительства РФ (ч. 5 ст. 17. ч. 5 ст. 21 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ). Так, с 1 января 2015 года вступят в силу требования, установленные в отношении:

В 2014 и 2015 годах применяйте форму плана-графика, которая утверждена приложением 2 к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 27 декабря 2011 г. № 761/20н. При этом заполнять данную форму необходимо в соответствии с требованиями совместного приказа данных ведомств от 20 сентября 2013 г. № 544/18н .

План-график должен содержать перечень товаров (работ, услуг), планируемых к закупке в течение календарного года (п. 4–5 приложения к совместному приказу Минэкономразвития России и Казначейства России от 20 сентября 2013 г. № 544/18н ).* При этом сведения о товарах (работах, услугах), закупки которых начинаются в конце текущего года и заканчиваются в следующем году, включайте в план-график текущего года. Например, в план-график 2014 года должна быть включена информация о закупках, которые начинаются в декабре 2014 года, а заканчиваются в 2015 году. А также о закупках, которые проведены в декабре 2014 года для нужд 2015 года. Это следует из положений письма Минэкономразвития России от 22 марта 2013 г. № Д28И-320. Несмотря на то что письмо основано на нормах утратившего силу Закона о госзакупках № 94-ФЗ, приведенные в нем разъяснения можно применять и сейчас.

Утвержденный план-график разместите на официальном сайте закупок www.zakupki.gov.ru .

Изменение плана-графика закупок

В некоторых случаях в планы-графики, размещенные на официальном сайте, заказчик может внести изменения. Например, сделать это можно, если возникли обстоятельства, которые при составлении плана-графика предвидеть было невозможно. Полный перечень таких случаев приведен в пункте 15 примечаний к Порядку, утвержденному совместным приказом Минэкономразвития России и Казначейства России от 27 декабря 2011 г. № 761/20н .

В общем случае вносить изменения в план-график нужно не позднее чем за 10 календарных дней:

до публикации на официальном сайте извещения о проведении закупки;
до направления приглашений на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя);
до заключения контракта (если извещение о закупке или приглашение к участию в определении поставщика не предусмотрено).

В отдельных случаях допускается внесение изменений в более сжатые сроки. Так, при проведении запроса котировок для оказания гуманитарной помощи либо для ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера вносить изменения в план-график, размещенный на официальном сайте, можно в день направления запроса о представлении котировок участникам закупок. В случае закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) для ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций или для необходимости срочного медицинского вмешательства изменять план-график допускается за один календарный день до даты заключения контракта (п. 9 и 28 ч. 1 ст. 93 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-Ф3, п. 7 особенностей, утвержденных совместным приказом Минэкономразвития России и Казначейства России от 20 сентября 2013 г. № 544/18н ).

директор департамента развития контрактной системы Минэкономразвития России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Девушки, подскажите кто-нибудь отправляет заказные письма по почте и составляет ли кто-нибудь список, если писем более 5 штук?

Девушки, подскажите кто-нибудь отправляет заказные письма по почте и составляет ли кто-нибудь список, если писем более 5 штук?

Да, нужна опись. В ней перечиляются адреса, ФИО получателей, и, имхо, вес. Делаетс в 2 или 3 эк. В разных почтовых отделениях разные формы. Я так понимаю, что они их сами составляют, но лучше зайти на почту и узнать. Нужна опись для того, что бы квитанции работники почты не выписывали. В место этого они отметку о получении делают на описи и там же указывают сумму за пересылку. И еще, я давно этого не далала, но по моему опись нужна если писем больше 3-х.