образец реестр отправленных документов

Другие статьи

Опись передаваемых документов, образец реестра передачи документов в электронном виде

Опись и учет передачи документов

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
договорные документы;
учредительные и корпоративные документы;
внутренние организационные документы;
документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота. документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Порядок передачи документов по описи

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов. образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

№ п/п,
Наименование документа,
Количество листов в документе,
Уточняющие сведения.

Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов ). Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом. Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

наименование документа;
номер, дата и место составления;
перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления .

Реестр передачи документов в электронном виде

Модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» позволяет формировать:

Образец описи переданных документов по организации в электронном виде:
Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу. Таким образом, данный отчет представляет собой готовой бланк реестра передачи документов.
Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю:

Сформированный протокол передачи документов удобно сразу распечатать, подписать у исполнителя, отсканировать и сохранить в программе. За N дней и часов до (либо после) истечения срока возврата документов исполнителем возможно настроить оповещение любым удобным способом (по почте, в программе или по SMS), которое напомнит выдавшему или получившему сотруднику документ о необходимости его возврата:

Вас также могут заинтересовать:

Центральный офис wiseadvice

Адрес: 109456, Москва, Рязанский проспект, д. 75, корп. 4

Телефон: +7 (495) 998-22-95, ваш промо код: 25980

Как добраться на автомобиле

Из центра: на пересечении Рязанского проспекта и улицы Паперника развернуться на кругу и повернуть на улицу Паперника, после второй автобусной остановки, не доезжая моста, повернуть во дворы. Либо ехать дальше по улице Паперника, после моста объехать авто заправку и свернуть на улицу Вострухина, затем на 4-й Вешняковский проезд. С задней стороны нашего здания есть место для парковки. В центр: не сворачивая с Рязанского проспекта, проехать чуть дальше станции метро «Рязанский проспект», развернуться на круге, затем проехать в обратную сторону и повернуть на втором повороте.

Как добраться на общественном транспорте

Станция метро «Рязанский проспект», первый вагон из центра, из метро направо, дойти до супермаркета, затем еще раз повернуть направо. Вы увидите две розово-серые башни. Клиентский отдел WISEADVICE находится в первой башне (ближней к шлагбауму) на 7-м этаже. С поста охраны на первом этаже необ ходимо позвонить по внутреннему телефону 1506, затем с документом, удостоверяющим личность, подойти к охране.

Реестр отправленной корреспонденции

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 11.10.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

реестр отправленной корреспонденции

Реестр отправленной корреспонденции составляется на все отправляемые документы, в том числе простыми письмами. Графы реестра: № п/п; наименование организации-получателя; адрес отправления; перечень документов; вид отправления (можете назвать по другому, но чтобы все эти сведения отражались). Внизу, под табличкой ставите должность, подпись, ФИО лица, ответственного за формирование отправлений и отправку и подшиваете реестр в дело, отмечать его на почте не следует. Сумму отправления в таком реестре писать не нужно! Хранятся реестры 1 год, номер статьи по перечню - 953.
Для заказных же писем, если их более четырех, составляется отдельный реестр для почты, на такие отправления также даются квитанции, которые Вы и предоставляете для отчета в бухгалтерию, или подкладываете к авансовой книжке. Такого плана реестры можете хранить отдельно на случай, если письмо затеряется, и нужно будет восстановить сведения о его отправке и т.д.
Если в организации заведено отчитываться перед бухгалтерией по маркам, составляя подробный перечень отправок с суммами, то это совсем другой документ.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

« Первая ← Пред. 1 След. → Последняя (1) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться .

Порталы для специалистов

Бухгалтеру
Экономисту
Юристу

Если ценный и важный кандидат, с которым вы ударили по рукам, не выходит на работу…

Каково соотношение женщин и мужчин в вашей организации?

Пользуются ли в вашей организации мужчины гарантиями, предоставляемыми работающим женщинам-матерям?

Бесплатные образцы документов

Скачать образцы документов

ВНИМАНИЕ! С 08.01.2015 Постановлением Правительства РФ отменены командировочные удостоверения и служебные задания. Подробности здесь.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).
Служебное задание
Образец заполнения служебного задания
Приказ по форме №Т9 (о направлении в командировку)
Образец заполнения приказа по форме №Т9
Приказ по форме №Т9а (о направлении в командировку)
Образец заполнения приказа по форме №Т9а
Форма командировочного удостоверения
Образец заполнения командировочного удостоверения
Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 №739н
Журналы регистрации прибывающих и убывающих работников
Приказ о назначении ответственного за оформление командировок

Увольнение по собственному желанию

Image by digitalart/www.freedigitalphotos.net

Статьи по рубрикам

Вопросы и ответы

Copyright © 2011-2016 Евгения Кожанова. Все права защищены. Публикация материалов разрешается только с указанием автора, источника и активной ссылки на сайт http://thebestsecretary.ru/. Проект "Отличный секретарь - Работаем с документами правильно!" не является юридической консультацией.

Журнал регистрации исходящих документов: образец и правила заполнения по предприятию

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.

Традиционное бумажное оформление для решения этой проблемы вполне подойдёт.

Журнал регистрации исходящих документов: определение и главные понятия

Регистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа. Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.

Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.

Для регистрации документов используют специальные журналы. Они продаются в канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.

Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.

Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса. Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить здесь.

О некоторых важных понятиях

На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера. Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.
Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо. Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год.
На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ. Обозначается это в графе номер три.
В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.
Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.
Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.

Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте. Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами.

Способов отправки корреспонденции 8:

Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.

Срок хранения и некоторые правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации. После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ. Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются. Что сопровождается отдельным актом.

Вот некоторые отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:

Бухгалтерские.
Пригласительные билеты на мероприятия.
Открытки, поздравительные письма.
Материалы и проспекты рекламного содержания.

Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.

Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит.

Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.

Журнал регистрации исходящих документов — образец заполнения:

Исходящие письма. Подготовка. Для всех ли обязательна регистрация?

Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:

Проект письма готовят исполнители.
Согласуются бумаги только в случае необходимости
Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
Отправка письма.
Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.

Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

Какие группы бумаг не требуют регистрации?

Поздравления.
Приглашения на мероприятия.
Прайс-листы.
Материалы с рекламным содержанием.
Коммерческие предложения.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.

Что на счёт дат и номеров?

Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.

Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.

В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера. Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны. Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам.

Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать по следующей ссылке.

Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки?

И высокая квалификация не спасает бухгалтеров от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.

Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись.

В «примечаниях» делается запись об аннулировании, если регистрация бумаг в журнале регистрации исходящей корреспонденции прошла по ошибке.

Появилась двойная регистрация? Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти.

Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете в этой публикации.

Рекомендации для составителей исходящей документации

Письма в исходящих бумагах – ответные, либо инициативные. Они отличаются только тем, начинает организация переписку сама, или отвечает на предложение. В ответных письмах содержится только информация, соответствующая запросу.
На бланках организации письма печатаются в количестве двух экземпляров. Оформление «шапки» требует внимания.
Слева, в верхней части документа, упоминается лицо, которому предназначается документ.
Справа – стоят реквизиты компании, которая письмо отправляет.
В первой части обращение к адресату и описания причины. по которой требуется обращение.
Приложения перечисляются только после основного текста. В нижней части страницы, в конце, данные о себе пишет составитель.
Письмо требует согласования с должностными лицами, которые принимают решения в конкретных направлениях. Только после этого свою подпись ставят руководители.
Подписанные, согласованные свидетельства передаются делопроизводителям. Ещё один экземпляр распечатывается, если его важно сохранить в организации.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции – образец для заполнения по предприятию:

Как действовать делопроизводителям?

Исходящие письма принимаются от составителей. Делопроизводитель проверяет, соответствуют ли требованиям реквизиты. И смотрят, присутствуют ли все необходимые подписи. Отдельное внимание уделяется приложениям.
В журнале регистрации исходящей корреспонденции указываются все сведения по документу. Допускается применение других инструкций, если на предприятии перешли к документообороте в электронной форме. Но строгих правил оформления нет и для документов, которые оформляются традиционным способом.
Набор требований предъявляется к исходящим номерам. Сначала идёт номенклатура папки, где документы хранятся. Порядковый номер по конкретному письму указывается через косую или тире.
Исходящие номера пишутся в специальных строках. Это касается и входящей корреспонденции. Копии хранятся в папках-делах.

Поступившие документы проходят регистрацию в тот же день, когда они оказываются у получателей. Максимальная отсрочка – следующий рабочий день. Иначе снижается время на фактическое исполнение указанных действий. Подобные промедления оборачиваются негативными последствиями, и для предприятия в целом, и для отдельных сотрудников.

Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? В нашей новой статье вы можете узнать, как это сделать!

Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года. 1 января каждого года обнуляется нумерация документов. Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил.

Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами. Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду.

Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней. Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний. Главное – предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости.

Пошаговая инструкция по регистрации ООО самостоятельно и список необходимых документов для оформления — тут.

Благодаря электронному хранению процесс регистрации заметно упрощается. Секретари тратят меньше времени на поиск нужной информации. Это помогает наладить и документооборот между подразделениями. Допускается создание специальных внутренних служб, отвечающих за этот процесс. Либо структурные подразделения организуют процесс самостоятельно.

В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео:

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы

Описание

Приказ Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г

Видео