Рейтинг: 4.8/5.0 (1806 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Рогило Анастасия преподаватель.
№ зачетной книжки 0801795 Блау Г.Б
1. Задание Бланки документов, их виды, основные реквизиты бланков.
2. Задание 2 Реквизиты документов: 25 – Оттиск печати, 26 – Отметка о заверении копии, требования к оформлению, расположению. Привести примеры оформления данных реквизитов.
3. Задание 3 Составить трудовой контракт (договор) при трудоустройстве
экономиста в торговую фирму.
Бланки документов, их виды, основные реквизиты бланков.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” бланком называется набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного документа информацию.
Понятие бланка применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации на машинных носителях принципиально иные.
Для управленческих документов используются бланки по ГОСТ 9327-60 “Бумага и изделия из бумаги.
Потребительские форматы” трех основных форматов:
А3 – 297 х 420 мм;
А4 – 210 х 297 мм;
А5 – 148 х 210 мм;
А6 – 105 х 148 мм.
Наиболее распространенные в управлении форматы А4 и А5 служат для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, банковских и бухгалтерских документов. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены на бланке; в отдельных случаях используются иные критерии выбора формата листа для документа.
Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, используется бланк формата А3. Например, на них проектируются бланки отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.
На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например для оформления резолюции руководителя (поручения), или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т. п.
Для бланков могут быть использованы два варианта расположения реквизитов: вертикальное и горизонтальное расположение большей стороны листа. Пригоризонтальном расположении большей стороны листа к обозначению формата прибавляется буква L, например формат AL4.
Бланки каждого вида могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов, идентифицирующих организацию и, в ряде случаев, вид документа.
При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ
(Госстандарт России)
Ленинский просп. д. 9, Москва, 117049
_________________ № ______________
На № ______________________________
Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки деловых писем и правовых актов; в управленческом аппарате традиционно сложилось представление о большей престижности именно продольного бланка.
Бланки писем с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации и справочных реквизитов содержит большое количество печатных знаков. Это, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на национальном языке, справа – на русском. Если число используемых национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже по центру – на русском.
Продольные бланки писем используются также в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т. п.
В случае, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на местном национальном языке, а ниже – на русском языке.
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа для письма является угловой бланк .
Открытое Акционерное Общество
“АВИАДВИГАТЕЛЬ”
Комсомольский проспект, 93, ГСП-624,
г. Пермь, 614600, Российская Федерация
Телефон. (8-3422) 49-90-14
Факс: (8-3422) 45-97-77
Телетайп: 134135 LAVA RU
E-mail: root@avid.ru
http // www.avid.ru
_______________ № _____________
На № ________ от ______________
В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизита “адресование”.
Бланки документов должны иметь поля для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т. п. Установлены следующие размеры полей управленческих документов:
левое поле – не менее 20 мм;
правое поле – не менее 10 мм;
верхнее поле – не менее 20 мм.
Организация имеет право сама решать, какого размера поля она считает целесообразным установить для различных видов документов. Однако нижнее поле должно быть не менее 20 мм.
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов. Например, бланки документов, содержащих в основном идентичную информацию, изготавливаемые в блоке, но предназначенные для выдачи различным корреспондентам (например, авиационные билеты), могут быть разного цвета для избежания ошибки и облегчения работы.
Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование в бланках других цветов (например, голубого), что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра (в этом случае на практике используется оттиск печати соответствующего цвета и синие чернила в подписи).Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации.
Каждая организация, предприятие должны иметь как минимум 3 вида бланков: бланк письма; общий бланк, предназначенный для всех других видов документов; бланк конкретного вида документа (кроме письма).Бланки изготавливают типографским способом, при помощи средств вычислительной техники или путем использования специального углового штампа.
В соответствии с действующими нормативными актами для изготовления бланков документов могут использоваться перечисленные ниже реквизиты.
Государственный герб РФ или герб субъекта РФ – для государственных органов в соответствии с Федеральным конституционным законом РФ от 25.12.00 № 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” (далее – Закон о Государственном гербе) и соответствующими правовыми актами субъектов РФ.
Герб муниципального образования помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным законом РФ от 28.08.95 № 154-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации”.
Эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания), утвержденные при регистрации организации – как символическое графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации, – в соответствии с утвержденным уставом (положением об организации). Эмблему не размещают на бланке, если на нем имеется Государственный герб РФ.
Изображение Государственного герба РФ, герба субъекта РФ (далее – герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита “Наименование организации”, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом “Наименование организации”.
В соответствии с Законом о Государственном гербе при одновременном размещении Государственного герба РФ и герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации Государственный герб РФ располагается с левой стороны от другого герба (геральдического знака), если держать бланк перед собой; при одновременном размещении нечетного числа гербов (геральдических знаков) Государственный герб РФ располагается в центре, а при размещении четного числа гербов (но более двух) – левее центра.
При одновременном размещении Государственного герба РФ и других гербов (геральдических знаков) размер герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации не может превышать размер Государственного герба РФ, при этом Государственный герб РФ не может быть размещен ниже других гербов (геральдических знаков).
Герб может быть в черно-белом или цветном изображении.
Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка.
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации” гербовые бланки являются объектами строгой отчетности и изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензии на соответствующий вид деятельности .
Гербовые бланки изготавливаются по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.
Гербовые бланки нумеруются типографским способом, а при необходимости проставляются также номера серий. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков на карточках или журналах в службе делопроизводства.
Правилами изготовления и использования гербовых бланков рекомендуется руководствоваться и организациям, для которых бланки с официально зарегистрированным логотипом или эмблемой организации являются, по существу, гербовыми (бланки организации).Гербовые бланки и бланки организации хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются под расписку и при необходимости уничтожаются по акту с отметкой в регистрационно-учетной форме.
Документы, изготовленные на типографских гербовых бланках, могут тиражироваться методом ксерокопирования и при помощи иных средств оперативной полиграфии и функционировать на правах тиражированного экземпляра, а при необходимости заверяться на соответствие подлиннику.
Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.
Виды организационных документов:
Устав предприятия — свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.
Устав должен содержать следующие реквизиты:
Наименование вида документа;
Место составления или издания документа;
Гриф утверждения документа;
Подпись лица, утверждающего документ.
Положение — это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.
Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.
Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.
Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:
Наименование организации; Наименование структурного подразделения; Наименование вида документа; - Дата;
Гриф утверждения документа.
Инструкция — правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству) Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).
Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.
Инструкция содержит следующие реквизиты:
наименование организации; наименование вида документа; - дата;
место издания; заголовок к тексту; гриф утверждения; текст; подпись.
На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция — документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Основные разделы текстадолжностной инструкции:
общие положения; должностные обязанности; права; ответственность;
Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание содержит следующие реквизиты:
наименование вида документа;
Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.
Структура и штатная численность — организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей, (составляется и подписывается также как и штатное расписание).
Правила внутреннего трудового распорядка — организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим. Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия. визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.
Похожие работы:Организация работы (распорядок дня)». Раздел «Общиеположения»содержит. организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние справки оформляютсянаобщембланкеорганизации. составу должны указываться следующиереквизиты. наименование учреждения и.
. обеспечение управления» для специальности 100106 «Организация обслуживания в общественном питании» направления 100100.службы в управлении организацией. Положение о социально-. является практика, основанная наследующих правилах: ¦ специалист. Оформляетсянаобщембланкеорганизации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации.
на архивное хранение. 1.3. Положения Инструкции распространяются наорганизацию. ) Службы содержит очередной порядковый. адресанта. Наобщембланке указываются следующиереквизиты. Государственный. организациями служебное письмо оформляетсяна стандартном.
его применением. Положение о подразделении оформляетсянаобщембланке образовательного учреждения. Обязательными реквизитамиположения о структурном подразделении. быть оформленонаобщембланке учреждения (если оно подписывается руководителем организации.
В некоторых случаях без использования бланков строгой отчетности (БСО) не обойтись. Во многом это даже удобнее, чем работать с кассовой техникой (иногда закон позволяет делать выбор). В частности, это ситуации, когда фирма или ИП изготавливают товар, выполняют некрупные работы, оказывают услуги:
Даже если разрабатываете форму БСО сами, согласно п. 3 Положения о наличных расчетах и (или) картами без ККТ, некоторые реквизиты нужно включить в обязательном порядке. А именно:
Кроме всего прочего, заполненные реквизиты БСО должно подтвердить должностное лицо, которое приняло оплату за услугу. Делается это с помощью его собственноручной подписи и указания полного имени, должности.
Организациям и ИП, которые хотят самостоятельно разработать форму квитанции для оплаты своих услуг, наиболее удобно в качестве ориентира взять вариант Минфина, который он утвердил для бюджетных учреждений.
Печать: и да, и нетТакже на БСО необходима печать организации или индивидуального предпринимателя, если они используют ее в своей деятельности. Причем заранее распечатывать бланки уже с проставленной печатью нельзя. Этот запрет содержит п. 5 письма ФНС России от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@.
Вопрос об отсутствии на БСО печати сейчас решается крайне противоречиво. Однозначный ответ о правовых последствиях этого дать сложно. Во всяком случае, федеральные законы позволяют не иметь печать. Но с другой стороны, пункт 3 Положения о наличных расчетах и (или) картами без ККТ указывает на наличие этого реквизита рядом с подписью.
Отрывной или единыйУ БСО могут быть отрывные части. Но если с ними работать неудобно, при заполнении формы необходимо одновременно оформлять полноценную копию данного документа. Это условие прописано в пункте 8 Положения о наличных расчетах и (или) картами без ККТ.
Если разработанная вами форма квитанции не имеет отрывных частей, при заказе таких бланков на печать в типографии необходимо указать, что в конечном итоге должна быть обеспечена возможно одновременно оформлять копию каждого такого документа.
Типографские тонкостиОбщее правило гласит, что для изготовления БСО должна применяться специальная техника либо типографский способ. В последнем случае, реквизиты бланка строгой отчетности должны включать ряд обязательных данных. Они названы в пунктах 4 и 9 Положения о наличных расчетах и (или) картами без ККТ. Это следующие выходные данные:
Если же организация или ИП изготавливают бланки кустарно – на компьютере и принтере в произвольном формате, то такие «изделия» не являются полноценной заменой кассовых чеков и не считаются бланками строгой отчетности.
Образец бланка строгой отчетности с обязательными реквизитами 2016
Кадровому работнику в своей работе постоянно приходится сталкиваться с бланками. Какие виды бланков может использовать организация (в чем отличие федеральных органов исполнительной власти от остальных организаций в этом вопросе)? Какими нормативными документами руководствоваться? Как и где нумеровать бланки при их типографском изготовлении, кто за что отвечает? Что делать с "электронными шаблонами" документов? Какие журналы учета вести?
Под бланком документа всегда понимается лист бумаги стандартного формата с заранее воспроизведенными постоянными реквизитами документа и площадью (местом), предусмотренной для оформления его переменных реквизитов.
Бланки стали широко применяться уже с 60-х годов XIX в. в связи с развитием и удешевлением типографской печати. Но главной причиной появления бланков является развитие формуляра текстового документа: фактически к началу XIX в. каждый реквизит отделяется от текста и получает свое, закрепленное за ним место на листе бумаги.
В любом документе реквизитом, который должен быть оформлен и который может быть воспроизведен заранее, является наименование автора документа (обозначен цифрой 1 в Примерах 1, 2 и 3). Поэтому действующий в настоящее время (в 2014 г. ожидаем его новую редакцию) ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" установил следующее определение: "Бланк — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа". Подобное определение дает и современный словарь "Управление документами. Термины и определения", подготовленный ВНИИДАД (М. 2013): "Бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа".
Применение бланков, требования к форматам бумаги, типы и виды бланков основных видов управленческих документов в настоящее время закрепляются:
— Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 с изменениями (далее — Правила делопроизводства);
— Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (далее — Методические рекомендации);
— ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Согласно пункту 5 раздела III Правил делопроизводства документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 или A5 либо в виде электронных документов (по электронным шаблонам) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Методические рекомендации предусматривают использование следующих видов бланков документов федерального органа исполнительной власти:
— бланк приказа;
— бланк распоряжения;
— бланк указания;
— бланк постановления;
— бланк протокола;
— бланк письма федерального органа исполнительной власти;
— бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти);
— бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа). При необходимости могут разрабатываться, утверждаться и использоваться бланки и других видов, разновидностей документов.
В данном перечне Методические рекомендации, к сожалению, не разделяют бланки по типам и видам. Но на практике это делать необходимо, прежде всего — для управления применением электронных шаблонов документов, создаваемых в системах электронного документооборота (СЭД).
Если организация не является государственным органом или органом местного самоуправления, которые руководствуются Методическими рекомендациями в обязательном порядке, то она может основываться на общих требованиях к типам и видам бланков по ГОСТу Р 6.30-2003 и проектировать их так, как рекомендуется в Таблице.
Типы и виды бланков документовТипы, виды, количество экземпляров, номера бланков при необходимости их типографского нанесения в момент печати определяются руководителем организации по согласованию с отделом кадров, службой делопроизводства и пр.
Но очень часто в целях экономии и защиты сведений о порядке учета бланков организации отказываются от нанесения номеров в типографии. В этом случае, получив тираж, служба делопроизводства на каждом бланке механическим нумератором проставляет его порядковый номер (на нижнем поле на оборотной или даже лицевой стороне листа бумаги), используя 5- или 6-значное число, но начиная не с первого номера (00001), а с условного десятого или сотого номера (00010 или 00100) в каждой новой серии.
В настоящее время бланки документов (в первую очередь бланк письма) рассматриваются в качестве элементов "фирменного стиля" организации, их форма, шрифт, цвет закрепляются в соответствующей книге фирменного стиля (brand book). В типографии заказывается, как правило, только бланк письма как самый представительный (и дорогой). И если нумерация бланков предусматривается в заказе типографским способом, то для уменьшения стоимости их изготовления проставление номеров допускается на нижнем поле на лицевой стороне листа бумаги.
Учет бланков необходимо осуществлять по видам применяемых бланков в аспекте учета носителя, т.е. материального объекта, имеющего идентификационный номер. Рекомендуем вести несколько журналов выдачи бланков и включать их в номенклатуру дел в качестве "переходящих" дел. Так, следует иметь:
— прежде всего Журнал учета выдачи бланков письма (Пример 5),
— а при необходимости — Журнал учета выдачи общих бланков (если они применяются для издания распорядительных документов), Журнал учета выдачи бланков доверенностей (если разработаны специальные бланки с элементами защиты) и т.п.
Должность, Ф.И.О. лица, получившего бланк
Отметка о возврате / Примечание
Инспектор Филина О.И.
Специалист Иванов И.А.
Инспектор Семенова Е.С.
Возврат испорченного бланка 20.05.2014 <личная подпись инспектора отдела кадров, которому вернули испорченный бланк>
При видовом учете бланков форма журнала может быть такой, как показана в Примере 5. То есть в боковике табличной формы журнала оформляется не вид бланка, а его порядковый номер как номер носителя. При выдаче сразу нескольких бланков (рекомендуется выдавать не более 10 единовременно) номера в журнале объединяются фигурной скобкой и заполняется одна строка о выдаче соответствующих номеров бланков. Испорченные бланки, которые подлежат возврату в отдел кадров, уничтожаются комиссией по акту, основанием для оформления которого будут являться журнал учета бланков соответствующего вида и записи в нем.
При необходимости на базе приведенной в Примере 5 формы журнала учета выдачи бланков письма может быть организован учет применяемых видов бланков в электронных журналах (таблицах Word, Excel или базе данных), поскольку организации (особенно небольшие) изготавливают документы при помощи компьютера и принтера без применения типографских бланков. В этом случае помимо даты и номера самого документа, изготовленного на основе утвержденного "электронного шаблона" (например, Normal.dot), его идентификацию после распечатывания может обеспечить порядковый номер носителя, проставляемый секретарем вручную одновременно с датой и номером (регистрационным индексом). Порядковый номер носителя может быть включен как дополнительный реквизит (дополнительная графа) просто в журнал регистрации документов. Такой способ защиты документа и обеспечения его аутентичности применяется в процессе переписки с вышестоящими органами, переписки с гражданами (включая претензионную переписку с клиентами — физическими лицами и работниками), в процессе выдачи доверенностей и т.п. ситуациях, когда необходимо предпринимать сознательные усилия по обеспечению правовой, доказательной функции документа.
И, наконец, учет бланков может осуществляться и должен быть настроен автоматически в информационной системе / системе электронного документооборота, если в ней предусматривается создание документов в статусе электронных оригиналов. Обращаем внимание, что бланк документа, существующий в бумажной форме, и бланк, представляющий собой "электронный шаблон", должны быть идентичны по составу реквизитов, их оформлению и расположению на листе бумаги. Для обеспечения этой идентичности "электронный шаблон" также должен быть утвержден как форма для просмотра и форма для печати (утверждается постоянный состав реквизитов и площади, на которых будут оформляться переменные реквизиты или переменные части текста). Обычно формы для просмотра и формы для печати вместе с "входными" формами утверждаются в составе положения о применяемой в организации СЭД или в составе ее технического описания. Если такая функциональность реализуется в процессе разработки СЭД, то заранее, на стадии технического задания, разрабатывается механизм обеспечения автоматического, системного учета бланков.
В пределах каждого регламентированного документопотока в обязательном порядке настраивается счетчик бланков (n + 1 — при использовании утвержденного "электронного шаблона" для создания очередного документа конкретной разновидности).
Некоторые организации предусматривают также настройку в информационной системе / СЭД еще одного обязательного счетчика — счетчика печати бумажных копий электронных документов, созданных с использованием "электронного бланка", если разрешено изготовление его бумажных копий. При изготовлении бумажной копии электронного документа на его нижнем поле, преимущественно в правом углу, на лицевой стороне первого (или каждого) листа, автоматически печатаются порядковый номер бланка (пять или более знаков) и порядковый номер распечатанной копии (преимущественно три знака).
К сведению. Подобный учет бланков позволяет исключить случаи фальсификации документов, созданных в электронной форме. В конце 2013 г. например, имел место случай рассылки фальсифицированного электронного документа от имени одного из департаментов Правительства Москвы о срочном снятии щитов с рекламой социального характера. А ранее стала известной публикация информации на основе фальшивого электронного документа об освобождении от должности руководителя одной из госкорпораций.
Практику идентификации носителя информации в целях защиты документа (его аутентичности и целостности) рекомендуем учесть при работе с формами первичных учетных документов. В соответствии с ч. 4 ст. 9 вступившего в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" руководитель организации — экономического субъекта должен утверждать формы первичных учетных документов своей организации.
Для документирования стандартных кадровых процедур (приема, перемещения (постоянного перевода), увольнения, отпуска) в большинстве организаций утверждены в качестве применяемых унифицированные формы документов, относящиеся к унифицированной системе первичной учетной документации, поскольку именно эти формы "подгружены" в самую распространенную бухгалтерскую информационную систему "1С:".
Часть приказов по личному составу, оформляемых по унифицированным формам первичной учетной документации (по формам с индексами N Т-1, N Т-5 при переводе на другую постоянную работу, N Т-8, N Т-11), имеет срок хранения 75 лет. Разновидности этих приказов, как правило, оформляются в бумажной форме (распечатываются из системы в бумажном виде, подписываются собственноручной подписью руководителя, работник знакомится с приказом, проставляя собственноручную подпись). Кроме кодов утвержденных форм (по ОКУД и по локальному классификатору организации), которые используются для идентификации документов, подобные приказы могут быть идентифицированы в аспекте носителя информации ("электронного шаблона" / электронного бланка или формы). С помощью соответствующих счетчиков бланков, которые использованы для создания конкретных документов (раздельно по каждой утвержденной форме), обеспечивается защита носителя информации, а также в целом — идентификация и защита документа как материального объекта.
Часть приказов по личному составу (формы с индексами N Т-6, N Т-7, N Т-9, N Т-10 и N Т-5 при временном переводе) имеет срок хранения 5 лет. Эти разновидности приказов могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью в порядке, установленном руководителем организации. С помощью электронной подписи может также осуществляться ознакомление работников с приказами подобной разновидности, если этот порядок регламентирован в организации. Дополнительную идентификацию и защиту информации электронного документа обеспечит счетчик бланков / счетчик использованных "электронных шаблонов". Если регламентирующие документы предусматривают изготовление бумажных копий электронных приказов данных разновидностей, то помимо счетчика бланков в информационной системе должен быть настроен и счетчик печати копий, если разрешено их изготовление.
В целом организацию работы с бланками и их учет рекомендуется в настоящее время регламентировать не в общей инструкции по делопроизводству (достаточно просто указания, что тот или иной документ оформляется на бланке или по электронному шаблону), а в специальном документе — правилах или регламенте работы с бланками документов организации.
Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа.
Мы предполагаем, что вам понравилась эта презентация. Чтобы скачать ее, порекомендуйте, пожалуйста, эту презентацию своим друзьям в любой соц. сети.
Итак, чтобы скачать:
Шаг 1. Посмотрите, ниже находятся кнопочки всех популярных соцсетей. Наверняка Вы гдето зарегистрированы. Воспользуйтесь одной из кнопок, чтобы порекомендовать своим друзьям презентацию.
Шаг 2. После того, как Вы оставили рекомендацию в любой из соцсетей, кнопка "Скачать" активируется. Нажмите на нее, чтобы скачать файл.
Спасибо за посильную помощь нашему порталу!
Слайд 1
Угловое и продольное расположение реквизитов Слайд 2
Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. Бланк документа – это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими информацию об организации – авторе документа. Бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого вида документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. Бланки с изображением Государственного Герба Российской Федерации ( гербовые бланки ) изготавливаются только типографским способом организациями, имеющими сертификат и лицензию на этот вид деятельности. На гербовых бланках должны быть проставлены порядковые номера и серии. Эти бланки подлежат учету в организациях ( фирмах ). Слайд 3
Исключение из стандарта раздела о правилах изготовления документов (шрифты, интервалы, расположение реквизитов на бланке) было вызвано сменой технических средств изготовления документов
ГЕРБ РФ, ГЕРБ СУБЪЕКТА РФ, ЭМБЛЕМЫ Слайд 4
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие основные виды бланков. Бланк для писем ; Общий бланк ; Бланк конкретного вида документа ; Бланк конкретного должностного лица. Слайд 5
Бланк для писем используется при переписке организаций ( фирмы ) со сторонними организациями. Бланк письма включает реквизиты. Наименование организации ; Справочные данные об организации ; Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ( ОКПО ); В бланке письма обозначают места расположения реквизитов. дата документа ; регистрационный номер документа ; ссылка на регистрационный номер документа и дату документа. Бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации. Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение. На бланке для писем не указывается наименование вида документа (« слово письмо ») Слайд 6
Образец бланка письма с угловым центрированным расположением реквизитов Бланк для писем используется при переписке организаций ( фирмы ) со сторонними организациями. Бланк письма включает реквизиты. Наименование организации ; Справочные данные об организации ; Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ( ОКПО ); дата документа ; регистрационный номер документа ; ссылка на регистрационный номер документа и дату документа ; бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации. Слайд 7
С угловым расположением реквизитов. с продольным расположением реквизитов. бланк письма организации. Образец оформления общего бланка документа с угловым вариантом расположения реквизитов на формате а4.
Образец бланка письма с продольным центрированным расположением реквизитов Образец бланка письма с угловым центрированным расположением реквизитов Слайд 8
Общий бланк используется для изготовления большинства внутренних документов организации ( фирмы ). Бланк называется общим, так как он содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида документа. Слайд 9
Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации ( фирмы ) может содержать следующие реквизиты. Государственный Герб Российской Федерации ; герб субъекта Российской Федерации ; эмблема организации или товарный знак ( знак обслуживания ); Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ( ОКПО ); наименование организации ( автора документа ) место составления или издания документа ( географический пункт ) Также на общем бланке предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов даты и регистрационного номера документа. Слайд 10
Образец бланка конкретного вида документа Бланк конкретного вида документа может содержать реквизиты. Государственный Герб Российской Федерации ; герб субъекта Российской Федерации ; эмблема организации или товарный знак ( знак обслуживания ); Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ( ОКПО ); наименование организации ( автора документа ) наименование вида документа место составления или издания документа ( географический пункт ) Также на бланке конкретного вида документа предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов даты и регистрационного номера документа Слайд 11
Бланк конкретного должностного лица Если правом подписи документов обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то организация может иметь бланки писем структурных подразделений и должностных лиц Образец бланка конкретного должностного лица Слайд 12
Образец двуязычного бланка Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и иностранным. Реквизиты на русском языке оформляют угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.
253 Требования к содержанию и расположению реквизитов. При оформлению документов нужно придерживаться главных правил их составления, предусматривающие правильное написание реквизитов, их размещения на бланке
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
Все бланки разрабатываются с учетом углового или продольного вариантов расположения реквизитов. Наиболее приемлемым при изготовлении бланка является центрованный способ, а при подготовке документа не на бланке
Угловое расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа в верхней левой части листа. В таком случае при угловом расположении реквизитов на бланке в левой верхней части печатаются реквизиты на русском, а
Указание с продольным расположением реквизитов. Образцы по теме: Указание. Указание с продольным расположением реквизитов.
Угловое и продольное расположение реквизитов. Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. Бланк документа – это стандартный лист. - презентация.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в левом верхнем углу).
Расположение адресата на бланке документа. Для реквизита «Адресат» на документе отведено место в правом верхнем углу.
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля (рис. 18, 19).
Образец общего бланка дан в прил.З. Оба вида бланков могут иметь угловое (в левом верхнем углу документа) и продольное (вдоль верхнего поля документа) расположения реквизитов.
Бланки документов. Бланк - стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами и местом для переменных. Расположение постоянных реквизитов на бланках ОРД может быть организовано двумя способами: угловое
Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.30-2003. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь
Устанавливают два основных формата бланков документов - А4 и А5 и два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. Предпочтение отдают первому способу, т.к
– при необходимости для верхних границ зон расположения реквизитов: 13 – ссылка на дату и регистрационный номер документа, 18 – заголовок к тексту, 19 – отметка о контроле. На бланке конкретного вида документа может быть оформлен документ
