Рейтинг: 4.6/5.0 (1858 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Платежный календарь – график поступлений средств и платежей предприятий, компаний.
Платежный календарь – это инструмент оперативного финансового планирования. С помощью платежного календаря прослеживается динамика платежей, определяется их приоритетность и синхронизируются поступления и выплаты.
Платежный календарь – таблица, в которую заносят все поступления денег в организацию: выручку от продаж, кредиты, займы и др. Календарь должен содержать и записи о платежах фирмы. Например, о расчетах с поставщиками, погашении процентов, кредитов и выдаче заработной платы. Главное предназначение этого документа – помогать финансовому специалисту контролировать кредитоспособность и платежеспособность организации.
В платежном календаре сумма доходов, которые компания планирует получить, должна быть не меньше ожидаемых расходов. Если поступления превысят платежи, документ покажет остаток денег на счете. Это будет означать, что компания платежеспособна. В противном случае вовремя рассчитаться по долгам она не сможет.
Чтобы сформировать платежный календарь. финансовому работнику понадобится следующая информация:
В первую очередь имеет смысл занести в календарь регулярные выплаты и поступления. Как правило, это такие платежи, как авансы, расчеты по кредитам и займам, оплата процентов, штрафов и пени.
С остальными суммами разумно поступить так. Можно разработать форму заявки на платеж, которую будут подписывать, например, руководители подразделений организации. Эти документы должны поступать в финансовую службу. Задача ее работников – убедиться, что фирма не заплатит больше денег, чем может себе позволить. В противном случае баланс доходов и расходов будет нарушен. Если все в порядке, финотдел может включить заявку в проект платежного календаря. Если нет – ее нужно передать финансовому директору. И уже он решает, будет ли фирма проводить данный платеж.
Поэтому необходимость перечисления денег по «сверхлимитным» или незапланированным заявкам должна быть документально обоснована.
Для принятия решения об очередности оплаты счетов главбуху нередко приходится затрачивать время на сбор недостающих данных и дополнительные расчеты. Разобраться со счетами станет проще, если дополнить реестр платежей парой таблиц. Сделать это легко и просто с помощью готового решения Excel.
Ч аще всего реестр платежей, выгруженный из учетной информационной системы или непосредственно сформированный в Excel, содержит стандартные поля: наименование поставщика, номер, дата и сумма счета к оплате, предмет платежа и статья затрат. А выглядеть он может примерно так, как это показано на рисунке 1. Сам по себе такой реестр мало информативен, данных для принятия решения об оплатах тех или иных счетов явно недостаточно. В частности, в реестре нет информации о том, сколько у компании денежных средств на текущий момент, хватит ли их на оплату всех счетов и сколько денег при этом останется и т. д.
Работать со счетами к оплате будет намного легче, если взять на вооружение две дополнительные таблицы (также формируемые в Excel): «Расход денежных средств» и «Налоговое планирование». А также можно рекомендовать использовать унифицированный список резолюций (решений, принимаемых по вопросам оплаты счетов) непосредственно в реестре платежей. Типовые резолюции сделают его более информативным и помогут сэкономить время. Вручную вносить практически ничего не придется, только отметить мышкой счета к оплате.
Дополнительные таблицыПервая и, пожалуй, самая важная таблица, которую имеет смысл использовать, – «Расход денежных средств» (см. рис. 2). В ней представлены следующие данные:
В зависимости от того, какие именно резолюции проставлены (все это делается в Excel) по каждому счету – оплатить или аннулировать, в таблице отражается информация о том, есть ли перерасход. Если остаток денежных средств отрицательный, можно проиграть различные варианты оплат. Например, ранжировать платежи по важности и последовательно, начиная с наименее значимого, переносить их один за другим на следующий день, пока остаток не станет положительным.
А еще одна таблица – «Налоговое планирование» – будет полезна, когда компания приобретает основные средства (см. рис. 2). В ней указываются: первоначальная стоимость основного средства (без НДС), код по общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ), срок полезного использования, номер амортизационной группы, процент и сумма амортизационной премии, сумма месячного износа, повышающий коэффициент и ускоренная амортизация в рублях. Таблица поможет оперативно рассчитать сумму, которую можно будет единовременно списать в расходы от первоначальной стоимости приобретаемого основного средства.
Как это сделатьКаждый раз создавать описанные таблицы под новый реестр – не самое лучшее решение. Во-первых, это займет определенное время. Во-вторых, есть риск ошибиться в формуле или ссылке. В-третьих, придется вручную заполнять резолюции по каждому счету. При большом количестве счетов это довольно трудоемкая и не особо интересная работа.
Для ее упрощения создана собственная небольшая программа на VBA (Visual Basic for Applications) – модуль, встроенный в файл Excel. После запуска она автоматически создает обе дополнительные таблицы на том же листе, где расположен платежный реестр. Все, что останется сделать, – ввести начальный остаток денежных средств, выбрать вариант резолюции по счету к оплате из предложенного программой списка, а также код ОКОФ, номер амортизационной группы и повышающий коэффициент (если он предусмотрен) для основных средств, вся остальная информация появится в таблицах автоматически.
Чтобы запустить программу, нужно зайти в меню Excel «Сервис», выбрать пункт «Макрос» и подпункт «Макросы» (альтернативный вариант – комбинация клавиш ALT и F8), а затем в появившемся диалоговом окне указать модуль под названием «Reestr_na_oplatu_schetov» и нажать кнопку «Выполнить». Предварительно стоит убедиться в том, что в Excel разрешено запускать макросы (команда меню Сервис – Макрос – Безопасность).
Что делать, если исходная форма реестра отличается от той, под которую написана программа? Например, другое число столбцов, иные статьи расходов, больше вариантов резолюций. Потребуется внести небольшие изменения в программный код. Иначе говоря, адаптировать программу под свой формат реестра. О том, как это можно сделать, подробно написано в инструкции к программе. Если реестр отличается только числом строк, в программе ничего менять не потребуется.
Макрос не обязательно копировать вручную в тот файл, где у вас создан реестр платежей. Можно сделать так: в файле с реестром запустить редактор VBA (комбинацией клавиш ALT и F11), в нем выполнить команду меню Tools – References – Browse, а в появившемся окне открыть загруженный с сайта журнала файл с программой и нажать «ОК». А затем запустить макрос по предложенной выше схеме. Важное замечание. Реестр должен начинаться с третьей строки (первые две отводятся на заголовок таблицы) и первого столбца, а нумерация счетов заканчивается ячейкой со значением «Итого».
Скачайте файл Excel вместе с примером реестра, программным модулем, а также инструкцию по его применению.
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
Как сохранить все размеры и столбцы из формируемой xls в шаблоне xlt. Максимальное количество баллов, которые были получены одной маркой, - 2,4, минимальное количество баллов - 1,36. Ведь количество строк различное, а подсчет итогов в экселе жестко привязан к строке. Обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа НСД ; q обеспечение оперативного предоставления общедоступной информации максимально широкому кругу пользователей в соответствии с законодательством и регламентами. Сфера деятельности: Помогаем оформить электронно-цифровую подпись для декларация розничного оборота пива и алкоголя в Росалкогольрегулирование ФСРАР. Таблица 1 Фрагмент классификатора статей затрат Код классификатора Наименование 3. Внесены изменения в классификатор "Стройматериалы": изменена разрядность кодов классификатора с ХХ. Например, заявки, неакцептованные начальником соответствующего ЦФО, и заявки на оплату не видны для других участников бизнес-процесса, но как только заявка акцептована, она автоматически направляется на рассмотрение финансовому менеджеру; разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. Поэтому необходимо создать формализованную систему регламент приоритетов платежей, которая после согласования с другими подразделениями компании позволит принимать более оперативные и обоснованные решения в условиях недостатка денежных средств. Так если организация работает во всех часовых поясах, то она может получать эффект от того, что одну и ту же сумму «прокручивает» два раза. Проводим обучение по работе с Декларант-Алко и программами по подписанию электронно-цифровой подписью деклараций в Росалкогольрегулирование.
Расширены перечни значений классификаторов "Виды ограничений обременений " и "Виды документов". Требования к центральному серверу: q процессор не хуже Pеntium IV, 2000МГц, при работе с количеством пользователей более 20 рекомендуется более мощный сервер, поскольку увеличивается число достаточно громоздких массовых запросов к системе - формирование отчетов, массовые перерасчеты арендной планы, анализ по крупных выборкам объектов, субъектов и платежей, и т. Рекомендуется пересматривать систему приоритетов платежей поставщикам ежегодно на основании разработанной методики в связи с возможными изменениями в условиях работы с поставщиками и структуре доходов и выручки компании. Вот и заседает платежный комитет часа полтора как клуб знатоков в поисках верного решения. А также их легко проверить, поскольку все можно увидеть в электронной форме, «проваливаясь» прямо из цифр календаря в соответствующие документы. Формирование запроса для вывода результатов в формат таблиц Excel.
Приоритет платежей На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования денежных средств исполняется в полном объеме, соответственно общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денежных средств. Автоматизированный импорт банковских выписок в бухгалтерию предприятия, 10. Платежный календарь, составляемый одновременно с уточнением БДДС на каждый месяц, позволяет заранее выявить вероятную нехватку либо избыток денежных средств.
Оперативное управление денежными потоками.Для пользователей, обладающих правами администратора реализована возможность блокировки расчетов по договорам аренды. Система «ИМУЩЕСТВО» построена на следующих принципах: q Все подсистемы комплекса ИМУЩЕСТВО создаются на основе единой концепции. Теперь их можно легко и четко просчитывать, так как они привязаны к документам, контрагентам и конкретным объектам. Так если организация работает во всех часовых поясах, то она может получать эффект от того, что одну и ту же сумму «прокручивает» два раза. Для этого разность между максимальной долей в структуре продаж и минимальной долей делим на три равные части и получаем три группы марок. Побывал у заказчика, оказывается он еще прорабатывает форму оформлением. Сначала «крутит» на банковских счетах во Владивостоке. Следующий этап - рассмотрение заявки казначейством и постановка ее в график платежей.
При создании шаблона в Excel раздвиньте колонки, установите их ширину, так как Вам нужно. Штрафные санкции являются для компании дополнительными расходами. Также проводятся платежи, вообще не заложенные в Бюджет, но вынужденные ужин в харчевне. Для документов "Прочие операции с имуществом" реализована возможность учета дополнительных соглашений.
Он формируется на каждый календарный месяц плановым отделом на основании представленных соответствующими службами данных о планируемых объемах и условиях продаж продукции, закупок сырья и материалов, об объемах основного и вспомогательного производств, о фонде оплаты труда, начислении налогов и т. Предоставление товарного кредита - фактор, который является достаточно важным при принятии управленческих решений, - должен иметь существенный приоритет. Поэтому и нельзя пропустить утренний ритуал — платежный комитет, который объединяет коллектив всеобщей атмосферой тревожного ожидания. Перенос правильной платежной системы с бумаги на практику является наиболее трудоемким. Инвестиционные выплаты производятся финансовыми службами отдельных компаний холдинга. Операционная система Windows 2000, Windows XP. Вкратце история Буратино в области финансов такова: у него был денежный фонд, который он добыл, продав букварь четыре сольдо и получив подаяние от Карабаса-Барабаса пять золотых. · Выплаты по инвестиционной деятельности находятся под контролем финансовых служб управляющей компании и подлежат ежемесячному согласованию.
Другие статьи на тему:
Реестр платежей представляет собой удобный инструмент поддержки принятия решений, позволяющий получить достаточную информацию для принятия решения об оплате платежа или его отклонении.
Реестры платежей создаются для отражения фактических денежных потоков. Такая система позволяет принимать решение об оплате наиболее обоснованно, с учетом всех аспектов, которые влияют на деятельность предприятия или фирмы: соответствия плановым бюджетам, остатку денежных средств на конец дня и месяца. Вся информация, необходимая для принятия решения об оплате представлена в одном окне. Просто проставляя отметки о проведении платежа вы получаете всю необходимую информацию для принятия решения.
После утверждения реестра платежей производится его фактическая оплата. Данные о перечне и сумме оплат можно брать из самих реестров и из факта ДДС на текущую дату.
Реестр платежей вызывается через меню Фактические показатели => Реестр платежей.
Процедура создания реестра платежей делится на 2 этапа:
1. Создание реестра (в окне ниже).
2. Заполнение реестра.
Список реестров представляется помесячно, при открытии перечня реестров и открывается на текущий месяц.
Элементы управления при создании реестра:
Сохраненные и не проведенные реестры отмечаются в перечне реестром красным знаком "минус".
Создание реестра платежей осуществляется выбором: Фактические показатели => Реестр платежей => Кнопка «Добавить».
Реестры платежей предусмотрены двух типов: приходные и расходные.
Внимание! При выборе соответствующего типа реестра платежей (приход / расход), при его заполнении, возможен выбор статей ДДС только соответствующего типа.
Приходные реестры отражают приход денежных средств на расчетный счет или в кассу предприятия.
Расходные реестры отражают планируемые/проводимые платежи предприятия контрагентам.
Выбор типа реестра осуществляется при добавлении реестра.
Внимание! Общая последовательность работы с реестрами платежей выглядит следующим образом:
Следует заметить, что входящие реестры утверждаются служащим, ответственным за фиксацию входящих платежей, а исходящие – ответственным за принятие решений об осуществлении платежа. Соответственно, доступ к обоим типам реестра определяется различными правами.
У реестра есть обязательные реквизиты - дата, тип (приход/расход) и необязательные – наименование и комментарий. В графе наименование можно проставлять номер реестра, (например: Утро, День, Дополнительный реестр, Реестр ЦФО ). В комментарии указываются дополнительные особенности реестра.
По умолчанию реестр предлагает в качестве даты реестра текущую дату. Выбор даты осуществляется с помощью календаря.
Открытие конкретного элемента реестра осуществляется двойным нажатием на левую кнопку мыши, либо с помощью контекстного меню (правая клавиша мыши). При создании реестр открывается автоматически. Представим его вид:
Внимание! Заполнение реестра проводится в верхней таблице.
При добавлении статей в верхней таблице, происходит автоматическое заполнение таблицы в нижней части по статьям бюджета ДДС.
Внимание! Оптимизация реестра платежей проводится посредством проставления галочки в колонке "Оплатить". При этом в нижней таблице суммируется общая сумма платежей по статье, оценивается процент освоения дневного и месячного бюджета, т.е. приводится аналитическая информация по отклонениям по бюджету.
Сохранение реестра сохраняет его без занесения значений в факт ДДС. Сохраненные и не проведенные реестры отмечаются в перечне реестром красным знаком "минус".
Внимание! Проведение реестра разносит данные реестра в таблицу "Факт ДДС", причем заносятся только платежи реестра, отмеченные галочкой "Оплатить".
Общая сумма заявленного к оплате реестра отражается в аналитической строке "Сумма, заявленная к оплате".
Аналитическая строка "Остаток денежных средств на конец дня" отражает прогнозный остаток денежных средств на конец дня при проведении данного реестра.
Аналитическая строка "Прогнозный остаток средств на конец месяца" отражает прогнозный остаток денежных средств на конец месяца при проведении данного реестра.
Внимание! Аналитическая строка "Прогнозный остаток денежных средств на конец месяца" рассчитывается как сумма остатка денежных средств на конец дня (по факту ДДС) плюс планируемые остатки денежных средств на конец дня по всем оставшимся до конца месяца дням (по плану ДДС). Таким образом, на каждый день данная строка может показывать различный прогнозный остаток денежных средств на конец месяца.
При отрицательном остатке денежных средств (дня, месяца) соответствующая аналитическая строка выделяется красным цветом.
Предусмотрено формирование реестра тремя способами:
Внимание! В одном реестре данные могут быть занесены на основании шаблонов, ручным методом и на основании заявок ЦФО.
Контроль за движением денежных средств – основная задача, которая стоит перед финансовой службой любого предприятия.
Инструментом, который позволяет в наглядной форме управлять денежными потоками, является платежный календарь предприятия или график платежей организации.
Составленный платежный календарь в 1с, по своей сути является планом движения денежных средств на определенный период с необходимым уровнем детализации, достаточным для принятия решений по управлению движения денежными средствами (ДДС). Именно поэтому составление и ведение платежного календаря в Excel крайне неудобно и не профессионально.
Главная цель использования платежного календаря – борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет наглядно увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.
Информация о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами способствует оперативному принятию мер по недопущению данной ситуации.
Очень важным для использования данного инструмента управления движением денежных средств является его интерактивность и аналитичность.
Возможность переноса планового платежа непосредственно в форме с оперативным изменением ситуации по плану поступлений и расходования денежных средств дает пользователю наглядную картину ситуации по изменению денежных потоков предприятия.
Настраиваемые группировки инструмента предоставляют пользователю тот уровень детализации, который ему действительно необходим (от сводных оборотов, до детализированных по каждой заявке).
Использование информации о неснижаемом остатке, может быть использована как эффективный механизм накопления сумм на счете к определенной дате (например, для оплаты налогов или выплаты заработной платы).
Результатом оптимизации платежного календаря – является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором отсутствуют кассовые разрывы.
Платежное поручениеНа основании этих данных формируется реестр платежей и график платежей, с помощью которого создаются платежные поручения в банк.
Всем этим требованиям соответствует платежный календарь, реализованный в программном продукте «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
Платежный календарь в системе – это интерактивный инструмент, при помощи которого казначей управляет денежными потоками предприятия.
Форма платежного календаря состоит из следующих областей:
Область настройки отчета:
В настройках платежного календаря можно:
Все эти функции дают пользователю возможность не только управлять выводом данных, но и настраивать структуру платежного календаря «под себя», задавать отборы, создавать реестр платежей. Настройки 1С созданные пользователем один раз, можно сохранить и использовать как самим пользователем, так и скопировать их для других.
В соответствии с настройками пользователя, платежный календарь предприятия формируется с той или иной степенью детализации.
В область данных выводится информация о планируемом движении денежных средств или графике платежей, визуально отображаются области, в интервале которых казначей может двигать дату платежа по заявкам без нарушений условий договора. Перемещение заявки на другую дату не требует редактирования документа. Пользователь просто «перетаскивает» заявку на другую дату. При этом автоматически пересчитывается план движения денежных средств по датам. Пользователь «перетаскиванием» может переносить заявки, как между интервалом дат, так и между местами хранения денежных средств.
Если для планирования необходима информация о неснижаемых остатках по счетам, пользователь может включить вывод этой информации, выбрав соответствующий пункт в настройках платежного календаря.
Для ввода данных о неснижаемом остатке денежных средств, используется специальный помощник, вызываемый по кнопке .
После «нормализации» потоков денежных средств, пользователь может применить изменения в системе, выбрав пункт на панели инструментов платежного календаря. После принятия изменений, график дат запланированных платежей зафиксируются в заявках.
На основании заявок можно сформировать реестр платежей или напрямую сформировать платежные поручения для отправки их в систему взаимодействия с программой «Клиент-Банк».
Данный программный модуль решает все остновные задачи и проблемы, описанные в статье «Платежный календарь и график платежей в 1С с примерами».
Оцените качество и удобство использования системы «WA: Финансист», заказав демо-доступ
Другими словами, сертификация «1С-Совместимо» гарантирует, что Вы приобретаете не «самописку на коленке», а полноценный, тиражный программный продукт.
Как посмотретьНе совсем понятно по поводу поступлений и соотнесения их на статьи затрат.
Реестр платежей это:
1. Дата платежа.
2. Контрагент.
3. Назначение платежа.
4. Сумма.
Если этот документ составляется с целью контроля за дебиторской и кредиторской задолженности, то лучше всего в табличном виде в Excel:
1. Дата
2. Поставщики и подрядчики
3. Покупатели
4. Поступление товаров, работ, услуг
5. Оплата
6. Отгрузка готовой продукции
7. Кредиторская / дебиторская задолженность.
Если в течении месяца достаточно много операций лучше использовать Access. Но, вообще, с этими задачами справляется и бух. учет.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Может вы имеете ввиду платежный календарь?
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
нет не календарь, а для чего он нужен (может тоже и мне припгодится). спасибо за советы, сделала, океазалось нужно было самые обыкновенные расходы на месяц расписать, чтобы было видно кому вперед платить
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Галина, благодарю Вас за то что упомянули про платежный календарь, уж очень интересный документ и очень помог мне.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Реестр платежей и платежный календарь мне кажется все-таки разные вещи:
Подписанный реестр платежей - распоряжение на оплату, а платежный календарь - это оснвова для создания реестра платежей. так же как и реестр договоров. выставленные счета и прочее другое.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
И все-таки я его делаю по факту, свою форму состряпала.руководству вроде понравилось,Конечно еще дорабатываю и дорабатываю. Максим, я смотрела этот сайт очень интересный и полезный, но не все подходит.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Анна
angordova@yandex.ru
Российская Федерация, Нижний Новгород
#8[8206] 15 сентября 2010, 14:15
Здравствуйте,Зара!
а не могли бы вы скинуть вашу форму, мне кажется у меня аналогичная ситуация.
Предприятие занимается оптовой продажей автозапчастей, предоставляет отсрочку платежей, в итоге получается дебиторская задолженность.
Может быть у кого-нибудь есть отчет(таблица), в котором будет учитываться сроки оплаты, количество дней просрочки.
Фирм-покупателей много, возможно существует какая-нибудь автоматически заполняемая таблица,допустим из отчета 1С.
Буду очень благодарна,если кто-нибудь откликнется)
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Анна, просто дайте задание программистам по 1С, чтобы он сделали отчет по дебиторам, в котором будет отражаться:
1.наименование контрагента
2.адрес
3.срок отсрочки
4.дата отгрузки
5.сумма отгрузки
6.если у вас есть торговые представители, то нужна еще фамилия, чтобы узнать, на ком сколько "висит" денег
7.можно дополнительно ввести графу, где будет отражаться - просроченный это платеж, или еще нет.
Уверяю, для программистов это не проблема.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Анна
angordova@yandex.ru
Российская Федерация, Нижний Новгород
#10[8230] 16 сентября 2010, 9:06
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
« Первая ← Пред. 1 След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться .
© 2006—2016, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Планово-экономический отдел».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.
Предполагается, что читатель уже знает что такое платежный календарь и зачем нужен, в связи с этим далее будут обсуждаться только практические вопросы организации платежного календаря. В принципе, если у Вас есть хотя бы небольшой бюджет на автоматизацию платежного календаря в 1С можете смело пропустить следующий материал и перейти сюда Платежный календарь в 1С . Кроме того, желательно минимальное владение терминологией бюджетирования (понимание таких терминов как «бюджет», «лимитирование», «ЦФО»). Если все вышеперечисленное для Вас понятно, предлагаю определиться, а насколько вообще правилен поход, предусматривающий ведение платежного календаря в MS Excel? Существуют разные прямо-противоположенные мнения, т.к. здесь не все так просто. Попытаемся быть объективными. Если у Вас есть программный продукт, в котором Вы ведете оперативный или бухгалтерский учет, то скорее всего Вам лучше вести платежный календарь именно в этом продукте, даже если его функционал не вполне Вас удовлетворяет. Если речь идет об 1С, то, возможно, имеет смысл доработать ее с тем, чтобы вести платежный календарь в базе данных. Но, как всегда, есть исключения из правил, о которых Вы сможете узнать в конце следующего блока статьи.
Плюсы и минусы использования MS Excel в качестве платформы для организации платежного календаря
Перед тем как рассказывать об организации платежного календаря в MS Excel хочу перечислить основные недостатки такого подхода.
Отсутствие контроля ссылочной целостности – MS Excel не контролирует пользователей, если те хотят удалить значение какой-нибудь ячейки. Можно с этим косвенно бороться установкой защиты ячеек, или макросами, но проблема может проявится в любой момент;
Надеюсь понятно, что вышеперечисленные условия не являются догмой, но позволяют «ощутить» допустимые пределы.
Теперь несколько слов о нюансах, которые могут перевесить недостатки организации платежного календаря в MS Excel l. Дело в том, что помимо собственно реестра платежей и платежного календаря данный файл может еще выполнять дополнительные вкусные функции – например составление бюджетов и лимитирование платежей относительного бюджетов, а недостатки MS Excel по повторному вводу данных вполне можно компенсировать, организовав двухсторонний обмен с платежной подсистемой 1С. Дело в том, что если Вы собираетесь плотно работать с бюджетированием, то относительная эффективность MS Excel в сравнении со специализированных программными продуктами бюджетирования запросто может перевесить минусы использования MS Excel в качестве платформы платежного календаря. Поэтому, рассматриваемый в настоящей статье пример сразу содержит в себе элементы бюджетирования, а именно лимитирование платежей (без этого не вижу практического смысла в использовании MS Excel для организации платежного календаря). Если у Вас есть в MS Excel система бюджетов, то настроив достаточно простыми формулами из нее трансляцию лимитов платежей в платежный календарь Вы получите дешевый, простой и эффективный инструмент бюджетирования. Теперь, прояснив плюсы и минусы платежного календаря MS Excel, Вы сможете самостоятельно решить, использовать ли MS Excel для платежного календаря или нет.
Стоит ли Вам продолжать читать эту статью?
Хочу также сразу предупредить - целью статьи не является описание процесса разработки готового платежного календаря, который можно взять и начать использовать, ведь в таком случае статья была бы не нужна, достаточно было бы взять прилагаемый файл. Да и это уже была бы не статья, а книга. Поэтому, цель статьи – показать методику и принципы создания платежного календаря, с учетом практических нюансов настройки таблиц и формул в MS Excel. В рассматриваемом примере допущено несколько упрощений, с тем, что бы Вы смогли легче и быстрее понять пример, но обещаю, если у Вас есть минимальные знания MS Excel и некоторое время для внимательного изучения, то Вы сможете настроить под себя приведенный пример и он будет работать.
Концепция настройки платежного календаря в MS Excel
Добавлю так же, что можно дополнительно настроить выгрузку платежных поручений в 1С, и загрузку из 1С факта об оплатах и остатках на счетах/кассах. Кроме того, можно настроить обмен справочников с 1С, особенно таких больших как контрагенты. Процесс творческий – но при избытке времени и ресурсов главное не увлекаться процессом отшлифовки, ведь MS Excel обладает все-таки массой недостатков, и свою творческую энергию, возможно, лучше в таком случае направить на перевод платежного календаря в нормальную базу данных.
На каждый классификатор создаем отдельный лист, в нашем случае это листы «Классификатор ЦФО» и «Классификатор статей ДДС».
Для облегчения себе дальнейшей работы с ссылками рекомендую сразу именовать элементы классификатора ЦФО без пробелов в следующем формате «NN_ NNN ». Это пригодится нам при увязке к ЦФО подведомственных статей ДДС.
Со справочником статей ДДС есть другой нюанс – во многих случаях полная версия классификатора не нужна, по полной версией понимается наличие групп и доходных статей. Иногда нужен просто список статей ДДС по выплатам. Для этих целей заведите еще дополнительный лист «СтатьиДДС_Выплаты»
Если Вы хотите контролировать платежи на их соответствие бюджету (лимитирование платежей) – то перед Вами неизбежно встанет задача отражения факта увеличения лимитов. Для этих целей на листе «Увеличение лимитов» создайте таблицу, в которой будут поля регистрации (номер и дата), а также содержательные поля (ЦФО, Статья ДДС, Период планирования и сумма). Кроме того можно добавить произвольные поря, такие как «Причина увеличения лимита». Настройка выбора ЦФО, Периода планирования и Статей ДДС производится аналогично тому, как это мы сделали при разработке таблицы Бюджета ДДС.
Реестр платежей представляет собой таблицу, в которой следует регистрировать планируемые, осуществленные и аннулированные платежи. При наличии лимитирования платежей Вы сможете увидеть остатки по бюджету, а также настроить фильтр который предоставит Вам инструмент утверждения платежей на конкретную дату.
Вам следует наиболее ответственно подойти к дизайну (удобству) именно этой таблицы, т.к. с ней предстоит работать каждый день. Для того, что бы хотя бы немного продемонстрировать возможности MS Excel в части удобства интерфейса в пример включен макрос, помогающий упростить выбор дат, ниже функционал макроса будет показан в действии, но сам текст кода Вы сможете посмотреть в примере, в статье подробно на этом останавливаться не имеет смысла – тем более, что даты легко можно вводить вручную.
В целях регистрации операций создайте колонки «Номер заявки», «Дата заявки», «Номер платежки» и «Фактическая дата оплаты». С точки зрения лимитирования платежей (бюджетирования) ключевыми колонками являются «ЦФО», «Статья ДДС», «Период планирования» и, конечно же, «Сумма». Колонка «Остаток бюджета если оплатим» должна быть расчетной – т.е. считаться автоматически для информирования пользователя о текущем состоянии бюджета.
Колонка «Желаемая дата оплаты» необходима для удобства утверждения платежей (в рабочем варианте целесообразно добавить еще колонку «Крайний срок оплаты»). Для регистрации факта утверждения платежа добавьте колонки «Утверждена» и «Планируемая дата оплаты». Отфильтровав таблицу по параметрам «Оплачена»=ЛОЖЬ, «Утверждена»=ИСТИНА Вы получаете таблицу, в которой изменением планируемой даты оплаты можно сформировать платежный календарь. Добавив фильтр «Планируемая дата оплаты» = текущая дата Вы получите список платежей на сегодняшний день.
Обсудим технические аспекты. Макросами, как уже говорилось выше, можно упростить ввод дат, реализовав возможность их выбора из календаря двойным щелчком по ячейке.
ЦФО и Периоды планирования настройте выбором из одноименных диапазонов, выбор статей ДДС настройте из подчиненных списков точно так же, как это было показано в разделе, посвященном БДДС. Наверное наиболее сложным моментом является расчет остатков по бюджету после заявки. Для этого следует воспользоваться отличной функцией СУММЕСЛИМН().
Формула должна «вытащить» по связке ЦФО-СтатьяДДС-ПериодПланирования бюджет ДДС (основной лимит с листа «Бюджет ДДС»), добавить к нему дополнительный лимит с листа «Увеличение лимитов» и отнять все ранее утвержденные суммы в таблице «Реестр платежей» по данным ЦФО-Статье ДДС-Периоду планирования, включая и текущую строку. Как именно пользоваться данной формулой можно почитать в «хелпе» MS Excel – там все вполне понятно расписано.
Платежный календарь подразумевает график поступлений денежных средств, выплат, и остатков по периодам (обычно дням). В MS Excel для графического представления платежного календаря идеально подходит инструмент «сводная таблица», ниже приведен пример того, что мы должны получить «на выходе».
Однако для того, что бы сводная таблица могла быть сформирована, следует подготовить таблицу с данными. В нашем случае для этих целей понадобится четырехмерная таблица данных и ресурсом «Сумма».
Предлагаемый пример предполагает, что начальный входящий остаток и планируемые приходы пользователем будут вносится вручную (поля выделены желтым). Остальные поля будут расчетными. Перед началом конструирования таблицы определитесь на какой временный горизонт планирования денежных потоков в разрезе дней Вы будете опираться. Мной было выбрано 9 календарных дней. Первые строки, соответствующие горизонту планирования, должны быть фиксируемыми. На каждый день я создаю три строчки, с начальным остатком, приходом и конечным остатком, далее такие же строчки на следующую дату и так вплоть до окончания горизонта планирования.
Расходную часть разместите под фиксированными блоками. Эти данные будут динамически меняться в зависимости от того, что Вы внесли в таблицу «Реестр платежей».
Теперь немного о формулах. Первые две строки, относящиеся к первому дню планирования, заполняются вручную. Это начальный остаток и планируемый приход. В рабочем варианте входящий остаток целесообразно настроить так, что бы он рассчитывался исходя из реальных кассовых остатков, с учетом денег в пути (подойдет таблица, периодически подгружаемая из той же 1С). Поле приход содержит прогнозируемую сумму денежных средств, поступление которых Вы ожидаете на первую дату. По приходу то же самое касается и остальных фиксированных строк – вопрос о том, что ставить в прогнозируемый приход решается для каждого предприятия отдельно. Специфика розничных сетей позволяет составить календарные профили прогнозируемых поступлений, у проектных организаций график поступлений составляется индивидуально по каждому акту/этапу и т.д.
Все фиксированные даты горизонта планирования, начиная со второй, должны содержать формулы расчета начального и конечного остатка. Здесь так же придется воспользоваться функцией СУММЕСЛИМН().
Принцип формулы расчета конечного остатка простой – берем начальный остаток рассчитываемой даты (равен конечному остатку предыдущего дня), добавляем прогнозируемый приход и отнимаем все суммы расхода, которые функцией СУММЕСЛИМН() отобраны по текущей дате в блоке содержащем расходную часть.
Как пользоваться разработанным платежным календарем.
Вы, работая с реестром платежей, обозначаете планируемые даты оплат. В таблице данных платежного календаря вносите планируемый остаток денежных средств и прогнозируемые поступления. После этого переходите на лист «ПК» и щелкаете «Обновить» на сводной таблице «Платежный календарь». После этого Вы в наглядном виде получаете платежный календарь.
Допустим Вас не устраивает текущий график, например Вы хотите избежать кассового разрыва 16 октября – переходите в таблицу «Реестр платежей», меняете планируемую дату оплаты заявки (которая на 600 тыс.руб.) допустим на 18 октября.
Снова обновляете сводную таблицу с платежным календарем и она перемещает оплату 600 тыс.руб. на 18.10 и пересчитывает начальные и конечные остатки денежных средств!
Все просто и эффективно!
Пример в MS Excel Вы можете скачать здесь http://bit.ly/uXSfa5
P.S.:
Картинка к анонсу - известный календарь Майя, который то ли заканчивается, то ли не заканчивается в 2012 году. Но что примечательно, само его наличие ясно дает понять, что уже древние люди занимались темой календарей. Платежных календарей, правда у Майя точно не было, потом что у них был военный коммунизм и не было денег, но, уверен, что будь у них капитализм, то сейчас мы бы находили при раскопках глиняные платежные календари :)
