Руководства, Инструкции, Бланки

инструкция по заполнению личной карточки работника т-2

Рейтинг: 4.2/5.0 (611 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Личная карточка работника – форма Т 2: скачать бланк, изучить правила и порядок заполнения

Личная карточка работника

Многие бизнесмены не понимают для чего нужна личная карточка формы Т-2, если работник и так принес множество документов и все они подшиты в его дело?

Зачем нужно дополнительно документировать данные на специалиста?

Зачем нужна Личная карточка

Скачать бланк и образец заполнения личной карточки работника по форме Т2.

Личная карточка (Т-2), заводимая на каждого сотрудника предприятия, – это форма, обобщающая все сведения о конкретном работнике :

  • основная информация – фамилия, имя, отчество; гражданство, дата рождения, образование, семейное положение, паспорт, и иные аналогичные сведения;
  • профессиональные данные – квалификация, стаж работы, профессия, прохождение курсов по переподготовке и повышения квалификации, и т.д.;
  • данные, дающие право на льготы, дополнительные выплаты и иные подобные преференции – награды, почетные звания, и т.д.
  • сведения, касающиеся отпусков и социальных льгот;
  • информация о воинском учете и внутренних перемещениях сотрудника на предприятии.

Однако многие предприятия игнорируют ведение данного документа, ссылаясь на то, что форма Т-2 не указана в Трудовом кодексе РФ, как обязательный документ. Однако Правительство РФ в п.12 своего Постановления «О трудовых книжках» от 16.04.2003г. №225 (потом по тексту – Постановление №225) указало, что на работодателя возлагается обязанность знакомить сотрудника с каждой записью, вносимой в трудовую книжку. под роспись, которая ставится в личной карточке данного сотрудника. Причем, все вносимые в трудовую книжку записи должны в точности дублироваться в личной карточке, о чем также говорится в указанном Постановлении №225.

Но вот вопрос: законом «О бухучете» №402-ФЗ утверждено право организаций самостоятельно разрабатывать первичные документы и регистры. Тогда какой же формой личной карточки следует пользоваться?

Какую форму карточки выбрать?

Прежде, чем ответить на вопрос о выборе формы, следует уточнить, что личная карточка – это регистр, заполняемый на основе первичных документов (приказов, паспорта и иных документов).

Кроме того, закон «О бухучете» распространяет свою силу только на бухгалтерский учет, как систему формирования информации об объектах (фактах хозяйственной деятельности, активах, доходах, обязательствах, расходах и иных объектов учета) с целью последующего составления на ее базе бухгалтерской отчетности.

А личная карточка является исключительно кадровым документом. на основе которого обобщаются сведения о конкретном сотруднике для цели правильного исполнения российского трудового законодательства. Конечно, бухгалтер может пользоваться личной карточкой для уточнения необходимых ему данных, но этот документ не служит источником информации, востребованной для составления отчетности.

Более того, в Постановлении №225, в его пункте 12, прямо указано, что утверждение формы личной карточки – обязанность Федеральной службы госстатистики! И именно такая форма этого документа должна быть использована для реализации предприятием требований законодательства о труде.

Таким образом, нужно использовать карточку формы №Т-2, утвержденную Постановлением №1 Госкомстата РФ 05.01.2004г. (далее в тексте – Постановление №1).

Основные правила по оформлению

Карточки Т-2 всегда заполняются представителем кадровой службы, либо лицом, на которое возложены данные обязанности. Заводится карточка на всех сотрудников, которых принимают на работу, но только по трудовому договору. даже срочному .

  1. приказ на прием сотрудника на работу (Т-1 или Т-1а);
  2. трудовая книжка, или другие документы, по которым можно установить стаж;
  3. паспорт (либо иной удостоверяющий личность документ, например, воинский билет);
  4. свидетельство о государственном пенсионном страховании;
  5. документы воинского учета (они представляются лицами, которые подлежат воинскому призыву или являются военнообязанными);
  6. документы об окончании образовательных учреждений;
  7. документы о наличии квалификации или специализированных знаний – если работа требует особой подготовки и знаний;
  8. свидетельство ИНН (о постановке на учет в налоговой структуре).

Кроме того, источником сведений служит и сам сотрудник, предоставляя информацию о детях, семейном положении, и т.п.

В случае если специфика работ этого требует, то действующее законодательство РФ может предусмотреть представление дополнительных документов.

А вот предоставление фотографии – это требование исключительно работодателя! Дело в том, что фотокарточка не является обязательным документом для оформления принятия сотрудника на работу.

Кроме того, современный бланк Личной карточки не содержит даже намека на возможность вклеивания фото сотрудника в отличие от прежнего и утратившего силу бланка.

Поскольку правила оформления формы Т-2 нигде не утверждены, следует руководствоваться правилами заполнения трудовых книжек, так как согласно Постановлению №225 записи в трудовой книжке и Личной карточке дублируются. Итак:

  • все даты указываются арабскими цифрами. Год указывается в виде четырехзначного числа, а месяцы тоже проставляются числом. Если только в документе, из которого берутся данные, даты не проставлены иным образом, либо сама форма не предусматривает другого указания дат. Например, месяцы обозначены названием, а не цифрой;
  • записи вносятся чернилами, шариковой, гелевой ручкой или ручкой с пером, но обязательно черным, синим или фиолетовым цветом;
  • записи вносятся так, как они представлены в документах, на основании которых составляется личная карточка;
  • зачеркивание ошибочных либо неточных данных запрещено.

Кроме того, можно руководствоваться и рекомендациями, которые изложены в недействующем на сегодня Постановлении Госкомстата РФ от 06 апреля 2001 г. №26, где дана инструкция по заполнению документов для учета труда и его оплаты.

Правила и порядок заполнения

Все сведения в карточку заносятся так, как они указаны в документах, из которых все эти данные берутся.

В частности, в разделе №1 фамилия и имя сотрудника (отчество при наличии), место и дата его рождения вносятся на основании паспорта или другого документа для удостоверения личности.

  • гражданин РФ;
  • иностранный гражданин «государства»;
  • гражданин РФ и «государства» (при наличии двойного гражданства);
  • лицо без гражданства.

Пункт об иностранных языках раздела №1 может заполняться с указанием: «перевожу и читаю со словарем», «свободно читаю и изъясняюсь», «свободно владею».

Пункты об образовании при наличии незаконченного образования оформляется с учетом того факта, что сотрудник обучается сейчас или нет. Например, «обучающийся в высшем учебном заведении на таком-то курсе», и т.д. При наличии оконченного образования (образований) все сведения о нем берутся из соответствующих документов – дипломов, аттестатов и иных документов.

Стаж работы определяется по трудовой книжке и (или) по другим подтверждающим его документам.

Состояние в браке может обозначаться так: «никогда не состояла (не состоял) в браке», «состоит в браке», «разведена (разведен)», «вдовец (вдова»), «состоит в гражданском браке».

Раздел №2 о воинском учете заполняется в соответствии с подробной инструкцией, изложенной в Постановлении №1, утверждающем форму Т-2. А сведения в этот раздел вносятся на основе:

  • военного билета;
  • удостоверения гражданина, который подлежит воинскому призыву.

Как только разделы №1 и №2 заполнены, кадровик проставляет свою подпись, ее расшифровку и должность. А сотрудник, на которого оформляется данный документ, должен ознакомиться с правильностью его составления и поставить подпись и дату.

Раздел №3 о приеме и переводах на другую работу оформляется на основе приказов Т-1, Т-1а, Т-5. Причем, все записи подтверждаются собственноручной подписью сотрудника, которого они касаются.

В раздел №8 заносятся сведения обо всех видах отпусков . которые были предоставлены в течение работы в данной организации.

В разделе №10 «Дополнительные сведения» отражается информация о текущем обучении сотрудников, о работающих инвалидах (группа инвалидности, причина ее получения, и т.д.), и иное.

Общие правила хранения

Личные карточки хранятся в закрытом для свободного доступа месте, как правило, в сейфах или шкафах под ключ. Их классифицируют по алфавиту, по уволенным и работающим, и по иным критериям. В кадровой службе карточки на уволенных сотрудников обычно находятся в течение срока не менее 3-х (исходя из срока, который обычно подвергается проверке). А потом карточки сдаются в архив для хранения не меньше 75-ти лет.

Учет самих карточек производится в специальном журнале учета личных карточек. Унифицированной формы этого регистра нет, поэтому предприятие может самостоятельно разработать данный бланк.

Какие кадровые документы необходимо заполнять при приеме на работу нового сотрудника, смотрите в следующем видео сюжете:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

инструкция по заполнению личной карточки работника т-2:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Образец заполнения личной карточки работника: юридический ликбез

    Образец заполнения личной карточки работника

    Кадровый учет – значимая часть административной деятельности компании – регулирует трудовые отношения и оптимизирует процесс управления персоналом. Обязательный элемент кадрового учета в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и численности сотрудников – заполнение и ведение личных карточек работников.

    Процедура регулируется законодательством России и предполагает использование унифицированной формы документа, которая утверждена Постановлением Госкомстата. За формой закреплен номер T–2.

    Структура и особенность документа

    Скачать личную карточку работника можно, перейдя по ссылке.
    Как основной документ личного состава карточка работника требует особых условий хранения. Заполненные документы рекомендуется держать в закрытом на ключ шкафу. К формам T–2 должен быть запрещен доступ как посторонних лиц, так и сотрудников компании.

    Документы систематизируются по алфавиту и структурным подразделениям. Законодательно утвержденный срок хранения личных карточек – 75 лет. Форма ведется в течение всего периода работы физлица в конкретной компании.

    Карточки уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров отдельно. Спустя 1–3 года документы передаются в архив компании. Лицо устраивается на работу по гражданско-правовому договору – заполнять на него форму T–2 не нужно.

    Личная карточка работника включает 11 разделов и шапку:

    1. Ф. И. О. сведения о составе семьи, образовании, стаже работы, профессии, владении иностранными языками, фактическом месте жительства, паспортные данные, номер и дата договора вносятся в часть «Общие сведения».
    2. Во второй раздел записывается подробная информация о воинском учете.
    3. Сведения о приеме, переводах на работу в компании фиксируются на основании соответствующих приказов. Информация этого раздела дублирует записи в трудовой книжке.
    4. Аттестация.
    5. Повышение квалификации.
    6. Профессиональная переподготовка.
    7. В раздел вносятся сведения о поощрениях, наградах.
    8. Часть должна содержать информацию о всех видах отпусков в течение периода работы в компании.
    9. Социальные льготы.
    10. Дополнительные сведения.
    11. Информация об увольнении.

    Документ имеет формат А3. Данные о работнике вносятся с обеих сторон. Для обеспечения сохранности формы T–2 в течение 75 лет личные карточки рекомендуется распечатывать на тонком картоне.

    Функциональное назначение
    • систематизация персональных данных работников;
    • учет движения кадров;
    • предотвращение конфликтных и курьезных ситуаций: подпись работника становится доказательством ознакомления с изменениями условий труда, переводом на должность и т.п. и подтверждением верности персональных данных.

    Основное значение личной карточки – документ прямо подтверждает трудовой стаж физлица. Включенную в форму T–2 информацию правомерно использовать для выдачи справки о работе по совместительству, заполнения дубликата трудовой книжки.

    Личную карточку работника следует отличать от анкеты – документа, который не имеет утвержденной законодательно формы. Включать ее в номенклатуру дел компании необязательно. Анкета заполняется лично работником в произвольной форме.

    Кто отвечает за оформление?

    Документальное оформление трудовых отношений находится в компетенции отдела кадров организации. Введение личных карточек работников возлагается на сотрудника данного структурного подразделения: начальника отдела, специалиста, юриста, делопроизводителя, эксперта, юрисконсульта.

    Лицо может занимать иные должности, предусмотренные штатным расписанием компании. Кадровая служба в организации отсутствует – трудовые отношения оформляет бухгалтер, помощник (секретарь) руководителя. Обязательное условие – в должной инструкции ответственного за оформление формы T–2 работника необходимо прописать соответствующую функциональную обязанность.

    Документы – основания для заполнения

    Происходит прием на работу в компанию – с работником заключается договор, издается приказ. После этого на нового сотрудника заводится личная карточка. Кроме заключенного договора о принятии на работу в штат или по совместительству для заполнения формы понадобятся документы:

    • паспорт;
    • СНИЛС;
    • трудовая книжка (заверенная на основном месте работы копия – для совместителей);
    • документы об образовании, степенях, повышении квалификации, прохождении переподготовки;
    • документы воинского учета;
    • ИНН;
    • документы о награждениях.

    Указанных в документах сведений недостаточно для оформления личной карточки работника – ответственное за заполнение формы T–2 лицо имеет право запросить иные документы:

    • о дополнительной профессии;
    • работе по совместительству;
    • наличии детей;
    • фактическом месте жительства.
    Основные правила заполнения

    Заполнение личной карточки работника производится строго в соответствии с предоставленными физлицом документами.

    Наименование компании, названия учебных заведений, вид работы, иностранный язык и т.д. записываются полностью. Сокращения допускаются в графе «Пол» – М или Ж – и при заполнении информации о населенных пунктах (месте рождения, жительства). В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии.

    С каждой записью 3 раздела формы T–2 работник знакомится под роспись. При отказе физлица проставить подпись в карточку заносится соответствующая отметка и составляется акт (форма документа – свободная).

    Законодательство допускает внесение дополнительных строк в разделы документа. Внесение иных изменений в форму T–2 запрещается.

    Допускается занесение общей информации о работнике, сведений о воинском учете в электронном виде. Однако необходимость ознакомления работника под роспись с информацией 3 раздела требует обязательную распечатку документа.

    При изменении данных старая информация (например, фамилия до вступления в брак) аккуратно зачеркивается, указывается документ – основание для внесения изменения и новые сведения. Обновление информации работник отдела кадров заверяет подписью, записывает дату.

    Личная карточка работника заполняется в специальной компьютерной программе – кодирование сведений происходит автоматически. В иных случаях вопрос о необходимости проставления кодов решается руководством компании. Законодательные документы об обязательном кодировании сведений отсутствуют.

    При заполнении и ведении форм T–2 следует помнить: невнимательность, путаница в документообороте – небольшие проблемы для организации. Нарушение законодательных нормативов по кадровому делопроизводству может стать серьезной неприятностью для руководителя, вплоть до привлечения к административной, уголовной ответственности.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 703-47-72 (Москва)
    +7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)

    Это быстро и бесплатно !

    Личная карточка работника (форма N Т-2)

    Главная Документы Личная карточка работника (форма N Т-2)

    С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) ( информация Минфина России N ПЗ-10/2012). См. также комментарий.

    Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

    Личная карточка работника

    Личная карточка государственного (муниципального) служащего

    Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа. удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

    Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

    При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

    Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

    При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

    Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

    военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

    удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

    На граждан, пребывающих в запасе:

    п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

    п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);

    п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");

    п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

    в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

    строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

    строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

    На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

    пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;

    п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";

    п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

    Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

    В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

    В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

    В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

    Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

    Открыть полный текст документа

    Форма Т2 - личная карточка работника: образец заполнения

    Образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2

    Что это и для чего необходима эта форма?

    Прежде всего необходимо отметить, что личная карточка имеет унифицированную форму,именуемую, №Т-2. Такая унификация необходима, для того чтобы о каждом сотруднике компании имелась информация по одним и тем же вопросам и разделам.

    Карточка работника по форме Т-2 — это полная личная информация о каждом сотруднике официально числящегося в штате компании. Прежде всего, это форма призвана учитывать личные данные, касающиеся дополнительных навыков и умений сотрудников компании. В зависимости от норм установленных в фирме, такая карточка может быть заполнена в печатном варианте и храниться в архивах компании либо же в электронной базе данных.

    Как правило, больше всего такая информация необходима руководству компании или кадровому отделу, для поиска сотрудника на новую должность внутри организации или же для расширения обязанностей внутри подразделений. Однако, с недавних пор, такая форма может пригодиться и соискателям работы на бирже труда.

    Заполняется такая карточка по частям. 1 и 2 раздел заполняется сотрудником, при приеме на работу. Остальные, 8 разделов заполняются кадровиком, уже после того, как сотрудник проработал в компании определенное количества времени. Из-за определенной специфики карточки, информация постоянно обновляется.

    Структура формы Т-2, разделы

    Личная карточка Т-2, содержит всего 10 разделов:

    Раздел №1

    Заполняется лично сотрудником. Это своего рода стандартная личная информация о сотруднике вне компании. Личные данные в этом разделе включают:

    • Ф. И. О. гражданство, дату и место рождения.
    • Образование, причем как основное, так и дополнительное.
    • Знание иностранных языков + уровень.
    • Профессия, занимаемая должность, стаж работы, степень (если таковая предусмотрена).
    • Семейное положение, наличие детей.
    • Паспортные данные.
    • Адрес проживания.

    Всего раздел состоит из 12 вопросов.

    Раздел № 2

    Данный раздел посвящен сведениям о воинском учете, соответственно необходим к заполнению только мужчинам. Состоит из 8 вопросов. Заполняется сотрудником лично.

    Раздел № 3

    Включает информацию о приеме на работу и о переходах на другую должность. Здесь указывается дата, тарифная ставка, структурное подразделение и основание для приема на должность (как правила номер приказа).

    Раздел № 4

    Аттестация. Как известно не у каждой профессии существует подобная процедура. Однако результаты аттестации являются весьма важными сведениями для любого руководителя.

    Раздел № 5

    Повышение квалификации. Эти данные также не упустит из виду ни один руководитель и тем более кадровик. В некоторых компаниях такая процедура является обязательной, а некоторые, наоборот, предоставляют своему сотруднику выбор.

    Раздел № 6

    Профессиональная переподготовка. Включает в себя информацию о сроке обучения, наименование специальности и сведений о полученном документе.

    Раздел № 7

    Награды, почетные звания. Сведения о наградах включает в себя информацию о наименование и подтверждающем документе.

    Раздел № 8

    Отпуск. Здесь указывается точные даты всех отпусков сотрудника, номера приказов и пр. Обязательно указание отпусков без содержания.

    Раздел № 9

    Социальные льготы. Если таковые имеются.

    Раздел № 10

    Может содержать совершенно различную информацию о сотруднике. К примеру, имеет водительское удостоверение «С» категории или сведения о медицинских показаниях.

    Дополнительные сведения Заполнение формы личной карточки

    Как уже было отмечено ранее, лишь только первых два раздела заполняются сотрудником лично, остальные же заполняются по мере его профессиональной деятельности в компании. Причем в зависимости от структуры компании, заполнять последние 8 пунктов, может как секретарь, так и сотрудник кадрового отдела. Форма может заполняться от руки, а может быть, напечатана на компьютере.

    Документы необходимые для заполнения личной карточки

    Конечно, все зависит от стандартов и нормах компании о приёме на работу, однако, стандартный набор документов для заполнения карточки выглядит следующим образом:

    1. Трудовой договор.
    2. Паспорт сотрудника.
    3. Приказ руководства о приеме на работу сотрудника.
    4. Трудовая книжка.
    5. Страховое свидетельство.
    6. Свидетельство о браке.
    7. Дипломы о высшем образовании.
    8. Дипломы, грамоты, сертификаты о получение дополнительного образования.
    9. Сертификаты, свидетельства, книжки и прочие документы о прохождении профессиональной переподготовке, повышения квалификации.
    10. Заявление на отпуск.
    11. Военный билет.

    Форма личной карточки работника Т-2 — скачать (в формате word)

    Правила заполнения
    1. Прежде всего, следует обратить внимание на наименование организации. То есть при заполнении личной карточки, указывается полное наименование компании. К примеру, «Общество с ограниченной ответственностью «Ретранс». Сокращенные наименования можно использовать только в том случае, если это прописано в учредительных документах.
    2. Каждому сотруднику присваивается табельный номер. Он не должен превышать 6 цифр. При этом номер не меняется при любых перемещениях сотрудника внутри компании.
    3. В пункте «Алфавит» проставляется первая буква фамилии сотрудника.
    4. Пункты ф. и. о. информация о месте жительства и рождения, а также дата рождения и семейное положение прописываются только на основе документов, чаще всего паспорта.
    5. Код даты рождения указывается цифирным обозначением. К примеру, если дата рождения сотрудника будет 3 сентября 1980 года, то его код 03.09.1980.
    6. Следует отдельно указать рекомендации по заполнению графы о месте рождения:
      • Общий размер записи должен быть не более 100 символов.
      • Области и районы сокращаются в соответствии с паспортными данными, то есть:
        • Город — гор.
        • Район — рн.
        • Станция — ст.
        • и так далее.
      • По данным общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления устанавливается, и присваиваются код. К примеру, если сотрудник был рожден в городе Омске, то его код 52.
    7. Гражданство записывается без сокращения. Кодирование данной графы также происходит согласно общероссийскому классификатору. Российское гражданство — 1.
    Изменение сведений о работнике

    Во время работы сотрудников личные данные могут измениться, но это не повод заводить новую карту, тем более что очень сложно обновить все подписи.

    Для того чтобы обновить измененные данные в карточке следует придерживаться инструкции:

    1. Аккуратно зачеркнем устаревшие данные.
    2. Вписываем новые данные.
    3. Ставим визу начальника отдела кадровой службы и самого работника.
    4. В 10 разделе «Дополнительные сведения» сделаем запись о новом изменении и укажем данные о документе на основании которого были внесены корректировки.

    Хотя некоторые компании идут другим путем. Меняют страницу. Причем в карточку прикладывается обе страничке- ничего не выкидывается. Просто на одной ставиться пометка о замене листа.

    Как делать исправления в личной карточке

    Человеческий фактор никому не чужд, и сделать ошибку в записи, может, любой. Для исправления необходимо аккуратно зачеркнуть описку, рядом прописывается верный вариант и ставится ремарка «исправлено». Также необходимо заверить подписью начальника кадрового отдела.

    Особенности и ошибки заполнения

    Наверно самой распространенной ошибкой заполнения личной карточки, является путаница между разделами «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка».

    Повышение квалификации, это своего рода специализированное образование, курсы, семинары, которые могут быть, как долгосрочными (т. е. более 100 академических часов), так и краткосрочными (от 72 до 100 академических часов). Обучение может проходить как в самой компании, так и в образовательном учреждении специализированного типа.

    Профессиональная переподготовка длится, как правило, не менее 500 академических часов. Проводиться, так же как и повышение квалификации на базе высшего образования. Однако по окончании сотрудник получает диплом или свидетельство.

    После того как сотрудник увольняется из компании заводиться новый раздел № 11 «Основания увольнения». Здесь указывается причина увольнения, точная расшифровка в соответствии с ТК РФ, дата и номер приказа. После чего личная карточка работника закрывается. Для этого кадровый работник ставит соответствующую запись и свою подпись, если работник компании согласен с каждым пунктом документа, то он также расписывается.

    Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

    Правила заполнения платежной ведомости на выдачу заработной платы

  • Правила внесения исправлений в трудовой книжке — образец

  • Общие правила ведения и оформления трудовой книжки

  • Личная карточка работника (форма т-2)

    Личная карточка работника (форма т-2). Инструкция по заполнению

    Личная карточка работника (форма т 2) заполняется сотрудником кадровой службы на лиц, принятых на работу на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или любого другого документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

    Так же учитывая специфику работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

    Инструкция по заполнению личной карточки работника (формы т-2)

    При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

    Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

    При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

    Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

    - военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

    - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

    На граждан, пребывающих в запасе:

    п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

    п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);

    п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");

    п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

    в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

    строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

    строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

    На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

    пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;

    п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";

    п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

    Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

    В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

    В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

    В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

    Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

    Информационное Агентство "Финансовый Юрист"

    Личная карточка работника форма № Т-2

    Личная карточка работника. Форма № Т-2 Скачать бланки:
    • Бланк личной карточки работника (Word)
    • Бланк личной карточки работника (Excel)
    • Пример заполнения унифицированной формы № Т-2

    Личная карточка работника нужна для учета всего персонала организации. При помощи такой карточки можно формировать картотеку штата сотрудников. Они располагаются или по отделам, или в алфавитном порядке.

    В унифицированной форме Т-2 есть все сведения о работнике и его деятельности. В форме есть четыре страницы. Первые две страницы заполняются, когда работника оформляют на работу и описывают общие сведения, последние страницы заполняются непосредственно в рабочем процессе.

    Любая организация обязана вести учет личных карточек каждого своего работника, но не индивидуальные предприниматели, которые освобождаются от этого правила.

    Структура личной карточки

    Обязанность по ведению личной карточки возлагается на работников отдела кадров. Нужно строго следить за датой, когда заполняется карточка, так как она обязательно должна совпадать с записями в трудовой книжке сотрудника. Лучший вариант в этом случае – указание даты сразу после подписания приказа о приеме нового сотрудника на работу.

    Следующие документы являются обязательными при заполнении карточки:

    • Трудовая книжка;
    • Паспорт;
    • Документ о полученном образовании,
    • Военный билет (только для военнообязанных);
    • Страховое свидетельство пенсионного фонда;
    • Трудовой договор;
    • Автобиография ;
    • Приказ о приеме на работу.

    В графе «Алфавит» на титульном листе указывается первая буква фамилии работника.

    Раздел 1. Общие сведения

    Пункт 5. «Знание иностранных языков». Здесь нужно указать степень возможного знания языков: владение, читанее и способность объясниться, читанее и перевод со словарем.

    Пункт 8. «Стаж работы». Следует учитывать, что расчет ведется лишь по тем записям, которые указаны в трудовой книжке.

    Раздел 2. Воинские сведения

    Если работник является офицером запаса, то данные о нем изымаются из военного билета:

    1. «Категория запаса». Отметки не ставятся на офицеров запаса.
    2. «Воинское звание». Здесь ставится такая отметка – «подлежит призыву».
    3. «Состав». Сюда записывают полное название состава.
    4. «Полное кодовое обозначение ВУС» - полное значение военно-учетной специальности.
    5. «Категория годности к военной службе». А - годен к службе, Б - годен с малыми ограничениями, В - ограниченно годен к службе, Г - временно не годен к прохождению службы. Если категория не указана, то обязательно должна быть указана категория «А».
    6. «Состоит на воинском учете» (ее нужно заполнять только простым карандашом).
    7. Если работник достигает предельный возраст пребывания на облике в запасе, в графе должна быть пропись - снят с воинского учета по возрасту.

    Если работник подлежит призыву к службе в армии в такие пунктах, как 1, 3, 4 и 6 нет необходимости.

    Раздел 3. Прием на работу, переход на другую работу

    Главным основанием для внесения изменений в данный раздел карточки сотрудника является приказ о непосредственном приеме на работу или же переводе на другую работу, с которым должен ознакомиться сам работник и заверить подписью.

    Раздел 10. Дополнительные сведения

    Этот раздел нужен для отражения максимально полной информации о работнике, к примеру, является ли он инвалидом какой-нибудь группы, имеет ли он водительские права определенных категорий и т.д.